Aanvulling Wet Bestuur en Toezicht en Regelgeving (WBTR)

Aanvulling Wet Bestuur en Toezicht en Regelgeving (WBTR)

Algemeen

Deze aanvulling WBTR is onafscheidelijk van de statuten van de Stichting Family and patient Centered Intensive Care. Verkorte naam: Stichting FCIC.

Het Huishoudelijk Reglement is een uitwerking van de statuten en daaraan ondergeschikt.

IC Connect is de patiëntenorganisatie voor (voormalig) IC-patiënten en naasten (tezamen genomen als ervaringsdeskundigen) die in september 2017 onder de vlag van Stichting FCIC is opgericht.

Verkorte naam: IC Connect. De patiëntenorganisatie IC Connect valt statutair, juridisch, organisatorisch en financieel onder Stichting FCIC. Deze aanvulling WBTR is daarmee ook direct van toepassing op IC Connect.

Stichting FCIC heeft geen toezichthoudend orgaan zoals wordt gekwalificeerd in de WBTR. Het bestuur is voornemens een Raad van Advies in te richten.

1. Goed bestuur

Als bestuur spreken wij het volgende af met betrekking tot ‘Goed bestuur’:

• Wij hebben afgesproken dat alle bestuursleden en toezichthouders handelen in het belang van Stichting FCIC. Dat betekent dat wij handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de Stichting) als extern (in relatie met derden).

• Bij aankopen stellen wij het belang van Stichting FCIC voorop. In situaties die van belang zijn voor Stichting FCIC, handelen wij niet op basis van onze persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de Stichting.

• Wij spreken af dat wij integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het stichtingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Wij publiceren de belangrijkste beslissingen op een wijze dat inzichtelijk is hoe en welke besluiten zijn genomen.

• Wij hebben een visiedocument waarin de doelen van Stichting FCIC staan. We hebben een meerjarenplan en een jaarlijks activiteitenplan waarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe we die willen bereiken.

• Er is een goede regeling voor onze stichtingsfinanciën. Wij gaan bewust om met uitgaven van het stichtingsgeld en gebruiken dat zoveel mogelijk voor het bereiken van de afgesproken doelen.

• Er is een duidelijke taakomschrijving beschreven in het huishoudelijk reglement voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.

• Wij hanteren het vier-ogen-principe bij uitgaven boven een bedrag van 5000,- euro, bevestigd via email. Dat betekent dat er altijd twee bestuursleden akkoord moeten zijn met overboekingen. Verder heeft niet alleen de penningmeester, maar tenminste één ander

bestuurslid, te weten de secretaris, ook altijd inzicht in de actuele financiële stand van zaken.

• Bij uitgaven boven € 10.000 vragen wij minimaal drie offertes aan bij verschillende leveranciers. We bespreken de offertes met het bestuur en leggen de besluitvorming over de keuze vast in de notulen.

• Bij dergelijke opdrachten aan leveranciers is er altijd een schriftelijke opdrachtbevestiging, zodat achteraf altijd duidelijkheid is wat is afgesproken.

• Wij spreken af dat we zorgvuldig omgaan met investeringen.

• Dat betekent: we volgen de juiste procedures, in het bijzonder bij grote, risicovolle uitgaven. Bij de besluitvorming dient er een gedegen onderbouwing van de noodzaak van de uitgaven te zijn, net als een risicoanalyse, een deugdelijke (meerjaren-)begroting en reserveringen voor toekomstige uitgaven.

• Xxx streven actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat wij goede procedures en afspraken hebben gemaakt. Wij hebben geregeld, bij voorkeur maandelijks, bestuursbijeenkomsten, stellen daarbij een agenda op en notuleren de belangrijkste genomen besluiten. Wij leggen vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en inzichtelijk gemaakt voor bestuursleden. Deze verslagen zijn op verzoek van derden in te zien.

• Wij hebben intern toezicht opgesteld, nader toegelicht bij punt 6.

• Wij spreken af dat wij bewust omgaan met risico's voor Stichting FCIC. We maken inzichtelijk welke risico's er zijn en streven ernaar die te minimaliseren.

• Wij spreken af de Statuten, het Huishoudelijk Reglement, de aanvulling WBTR en alle hieruit voortkomende afspraken regelmatig te controleren op actualiteit en te evalueren op relevantie (tenminste een keer per jaar). Zonodig passen wij de afspraken aan.

• Wij zorgen voor een passende bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering en een vrijwilligersverzekering.

• Wij vallen niet onder een governance code.

2. Aansprakelijkheid van bestuursleden

Als bestuur spreken wij het volgende af met betrekking tot ‘Aansprakelijkheid van bestuursleden’:

Voor huidige bestuursleden

Wij zorgen er als bestuur voor dat alle bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de Stichting. We spreken af dat we als bestuursleden:

• Bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen onze bevoegdheden blijven.

• Handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen.

• De afspraken aanhouden zoals neergelegd in ‘Goed bestuur'.

• Bespreekbaar maken indien er sprake is van tegenstrijdig belang.

• Voldoen aan de administratieplichten.

• Geen overeenkomsten aangaan die Stichting FCIC niet kan nakomen.

• Geen betalingstoezeggingen doen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de stichting in financiële problemen verkeert en afstevent op een faillissement.

• Ervoor zorgen dat Stichting FCIC voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG, klachtenregeling en interne gedragscode.

Voor nieuwe bestuursleden

Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:

• De financiële toestand van Stichting FCIC.

• De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.

• De (onderlinge) werkafspraken.

• De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van het Huishoudelijk Reglement.

• De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.

De voorzitter evalueert met het nieuwe bestuurslid na 3 tot 6 maanden na toetreding tot het bestuur de algemene gang van zaken.

Voor aftredende bestuursleden

Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:

• Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering waarin het bekend is gemaakt.

• Na het neerleggen van de bestuursfunctie uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.

• Decharge van de bestuurstaken van Stichting FCIC (indien van toepassing conform de regeling in de statuten.

• Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s) en vastlegging van de gemaakte afspraken.

3. Tegenstrijdig belang

Als bestuur spreken wij het volgende af met betrekking tot ‘Tegenstrijdig belang’:

• Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden en indien van toepassing de Raad van Advies.

• Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang en neemt niet deel aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.

• Bij agendapunten met besluitvorming wordt vooraf overwogen of er een tegenstrijdig belang is. Dat wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur van Stichting FCIC hiermee is omgegaan.

• Bij een tegenstrijdig belang onthoudt het betreffende bestuurslid zich van besluitvorming.

• Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben legt het bestuur de beslissing voor aan de Raad van Advies. Indien deze afwezig is volgen wij de statuten en het Huishoudelijk Reglement, waarbij de stem van de voorzitter doorslaggevend is in acht nemend alle overwegingen. In de verslaglegging van de bestuursvergadering beschrijven wij de procedure en het besluit.

• Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:

I. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen Stichting FCIC enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.

II. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.

III. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de stichting ten behoeve van een bestuurder.

4. Afwezigheid van één of meer bestuursleden

Als bestuur spreken wij het volgende af met betrekking tot ‘Afwezigheid bestuursleden’:

• Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.

• Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie.

• Het bestuur gaat bij het nemen van besluiten na of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals in de statuten is vastgelegd.

• Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en in het Huishoudelijk Reglement.

• Wij leggen de procedures vast in het Huishoudelijk Reglement.

5. Meervoudig stemrecht

Als bestuur spreken wij het volgende af met betrekking tot ‘Meervoudig stemrecht’:

• Het meervoudig stemrecht is voor Stichting FCIC niet van toepassing, geen enkel bestuurslid heeft een dubbele stem.

6. Toezicht

Als bestuur spreken wij het volgende af met betrekking tot ‘Toezicht’:

• Wij handelen volgens het principe van een 'one-tier board’ zoals benoemd in de WBTR, er is

sprake van één bestuur (dus zonder Raad van Toezicht/commissarissen).

• Wij hebben een jaarlijks aan te wijzen Kascommissie bestaande uit twee personen. Deze wordt niet gekwalificeerd als een Raad van Toezicht volgens de WBTR.

• De leden van de Kascommissie hebben alleen een adviserende taak aan het bestuur voor het jaarlijks beoordelen van het financieel jaarverslag en andere bescheiden van de administratie van Stichting FCIC van een afgelopen boekjaar die de penningmeester binnen de eerste vijf maanden na einde boekjaar aan hun voor dient te leggen.

• De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn de Kascommissie, de projectleden en de vrijwilligers.

• Het bestuur kan een Raad van Commissarissen/Toezicht/Advies instellen.

7. Ontslag bestuurders door de rechter

Als bestuur spreken wij het volgende af met betrekking tot ‘Ontslag bestuurders’:

• De procedure voor de benoeming, de herbenoeming en het ontslag van bestuurders is vastgelegd in de statuten en het Huishoudelijk Reglement.

• Het bestuur is bevoegd tot het ontslag of royement van een bestuurder.

• Wij hebben geen bestuurders in loondienst.

Vastgesteld op 05-07-2021 door het voltallige bestuur van Stichting FCIC.