Overeenkomst tussen de Onderwijsinstelling en Stichting Snappet
Overeenkomst tussen de Onderwijsinstelling en Stichting Snappet
Deze Overeenkomst bestaat in totaal uit drie documenten:
I. Overeenkomst gebruik van Snappet
II. Algemene voorwaarden Stichting Snappet
III. Verwerkersovereenkomst inclusief bijlagen conform het model 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)
Deze Overeenkomst treedt in werking zodra de Onderwijsinstelling de bestelling bevestigt op de website van Stichting Snappet en akkoord gaat met de voorwaarden van Snappet zoals beschreven in de daar bijgevoegde en te downloaden Overeenkomst.
De Onderwijsinstelling ontvangt tevens, na goedkeuring van de bestelling door Stichting Snappet, een bevestiging van de bestelling per email (“de bevestigingsmail”), met daarin onder andere deze Overeenkomst.
I. OVEREENKOMST GEBRUIK VAN SNAPPET
Partijen bij deze Overeenkomst zijn:
1. “de Onderwijsinstelling”, zoals genoemd in het bestelformulier op de website van Stichting Snappet, en in de bevestigingsmail, vertegenwoordigd door de functionaris die het formulier heeft ingevuld
2. Stichting Snappet, vertegenwoordigd door haar bestuurder de xxxx X. Xxxxxxxx, hierna te noemen “Snappet”
Considerans:
De Onderwijsinstelling wenst gebruik te maken van een door Snappet ontwikkelde onderwijsapplicatie, die door gebruikers (leerkrachten en leerlingen) kan worden gebruikt op devices. In deze Overeenkomst leggen de Onderwijsinstelling en Snappet hun rechten en verplichtingen hieromtrent vast.
Partijen komen het volgende overeen:
Artikel 1. Toegang tot het Snappet-platform en de Snappet-applicatie
1.1 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst krijgen de door de Onderwijsinstelling opgegeven leerkrachten toegang tot het Snappet-platform, waaronder het dashboard waarmee onder andere leerresultaten kunnen worden ingezien en per leerling de leerinhoud kan worden bepaald.
1.2 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst krijgen de door de Onderwijsinstelling opgegeven gebruikers toegang tot de Snappet-applicatie (de applicatie op een device waarmee leerstof, verwerkingsopgaven en andere educatieve componenten kunnen worden benaderd).
Artikel 2. Toegang tot leerstof, verwerkingsopgaven en andere educatieve componenten
2.1 Gedurende de looptijd van deze Overeenkomst krijgen de door de Onderwijsinstelling opgegeven leerlingen en leerkrachten toegang tot de hieronder genoemde educatieve componenten. Leerkrachten en leerlingen krijgen hiervoor een automatisch inlogaccount waarmee via de internetverbinding van een device toegang wordt verkregen tot de online Snappet software. De software draait als Saas (software as a service) in de cloud. De software staat dus niet bij de Onderwijsinstelling op een server.
Artikel 3. Prijzen en verrekening
3.1 De Onderwijsinstelling betaalt een vergoeding per schooljaar conform de prijstabel op de website van Snappet (xxx.xxxxxxx.xxx), bestaande uit een vergoeding voor activatiekosten en een licentievergoeding. De daar genoemde tarieven kunnen door Snappet jaarlijks voorafgaand aan een nieuw schooljaar worden aangepast. Snappet zal eventuele prijswijzigingen uiterlijk 1 juni voorafgaand aan het begin van een schooljaar op de website publiceren. De Onderwijsinstelling kan, indien zij de wijziging niet accepteert, de Overeenkomst opzeggen op grond van artikel 8.
3.2. De Onderwijsinstelling heeft gedurende de eerste 3 maanden na het sluiten van deze Overeenkomst het recht om op elk gewenst moment met onmiddellijke ingang op te zeggen. In dat geval wordt uitsluitend de vergoeding voor activatiekosten en de licentievergoeding
over de gebruikte periode in rekening gebracht (afgerond naar boven in hele maanden). Deze bevoegdheid bestaat niet als de Onderwijsinstelling in een periode van 12 maanden voorafgaand aan de start van de Overeenkomst gebruik heeft gemaakt van Snappet.
3.3. Alle op de website genoemde bedragen zijn inclusief B.T.W. en worden per volledig contractjaar vooraf in rekening gebracht. Eventuele abonnementen op bijvoorbeeld software die de Onderwijsinstelling ten behoeve van deze vakken bij derden afneemt, zijn geen onderdeel van deze Overeenkomst.
3.4 De Onderwijsinstelling kan op elk moment gedurende de Overeenkomst additionele pakketten afnemen en/of upgraden naar een uitgebreider pakket. Deze wijzigingen worden per email bevestigd door Snappet en maken direct onderdeel uit van deze Overeenkomst.
3.5 Verrekening of opschorting ten aanzien van betalingsverplichtingen van de Onderwijsinstelling is uitgesloten, tenzij anders in deze Overeenkomst is vermeld.
Artikel 4. Indien van toepassing: koop en (terug)levering van devices
4.1 Indien gewenst kan de Onderwijsinstelling devices met aanverwante producten (die dienen om de devices te laten functioneren) kopen van Snappet. De aantallen devices en aanverwante producten kunnen gedurende de looptijd wijzigen. De correspondentie omtrent de gewijzigde aantallen worden zowel door Snappet als de Onderwijsinstelling in haar administratie bewaard.
4.2 De koopsom van de devices en aanverwante hardware is opgenomen in de hiervoor in artikel 3 genoemde vergoedingen. De eigendomsoverdracht van de devices en aanverwante producten vindt plaats door middel van en op het moment van feitelijke levering door Snappet aan de Onderwijsinstelling. Levering vindt plaats vrij van (beperkte) rechten of aanspraken van derden.
4.3 De Onderwijsinstelling stort bij aanvang van de Overeenkomst een bedrag van EUR 150,-- maal het aantal afgenomen devices op een rekening ten name van Xxxxxxx, als zekerheid voor de nakoming van de verplichtingen van de Onderwijsinstelling uit hoofde van deze Overeenkomst. De Onderwijsinstelling behoudt een vordering tot dat bedrag op Snappet. Bij beëindiging, opzegging of ontbinding van deze Overeenkomst wordt het in totaal door de Onderwijsinstelling gestorte bedrag terugbetaald, mits de Onderwijsinstelling de verschuldigde vergoeding tot aan het einde van de Overeenkomst heeft voldaan en de Onderwijsinstelling de devices en aanverwante hardware ex art. 4.4 terug levert aan Snappet. Er wordt geen rente vergoed.
4.4 Bij het einde van de Overeenkomst is de Onderwijsinstelling gehouden de devices en aanverwante hardware in goede staat terug te leveren aan Snappet. Deze verplichting bestaat op voorwaarde dat Snappet het door de Onderwijsinstelling ex art. 4.3 hiervoor in verband met de terug te leveren devices betaalde bedrag, terugstort aan de Onderwijsinstelling, na aftrek van de kosten voor eventueel beschadigde devices en aanverwante producten en eventueel bestaande achterstanden in de betaling van de vergoeding.
Artikel 5. Garantie en vervanging
5.1 Snappet garandeert dat de Onderwijsinstelling de beschikking heeft over werkende devices en bijbehorende hardware. Dit betekent dat devices die niet of niet naar behoren werken ten gevolge van technische (productie)fouten of slijtage, door Snappet zo spoedig mogelijk en zeker binnen 14 dagen (eventuele schoolvakanties niet meegerekend), zullen worden gerepareerd of vervangen. De Onderwijsinstelling draagt hiervan niet de kosten, tenzij blijkt dat het gebrek te wijten is aan een oorzaak die voor rekening van de Onderwijsinstelling komt, zoals schade door onoordeelkundig gebruik, waterschade of diefstal. De Onderwijsinstelling aanvaardt dat met reparatie of vervanging enige tijd gemoeid kan zijn.
5.2 Indien Snappet oude devices vervangt, is de Onderwijsinstelling gehouden de oude devices terug te leveren aan Snappet.
Artikel 6. Intellectueel eigendom
6.1 Snappet verklaart en garandeert dat zij de inhoud van de opgaven zelf heeft laten opstellen en dat deze oorspronkelijk zijn. De opgaven maken geen inbreuk op de auteursrechten van derden. Snappet vrijwaart de Onderwijsinstelling tegen alle eventuele aanspraken dienaangaande voortvloeiend uit door Snappet beweerdelijk gepleegde inbreuken op het auteursrecht van derden. Indien een Onderwijsinstelling door een derde wordt aangesproken omtrent een auteursrechtinbreuk, zal zij Snappet hierover direct informeren.
6.2 De Onderwijsinstelling zal op geen enkele wijze de software van het Snappet-platform, de Snappet-applicatie of het Snappet-dashboard (proberen te) veranderen, anderen daar toegang toe verlenen of inzage in geven of op een andere manier inbreuk maken op de (auteurs)rechten van Snappet.
Artikel 7. Systeemeisen en storingen
7.1 Ten behoeve van de juiste dienstverlening door Snappet aan de Onderwijsinstelling stelt Xxxxxxx enkele technische randvoorwaarden, beschreven in Appendix A van deze Overeenkomst, met daarin beschreven wat er op het gebied van netwerk en andere voorzieningen nodig is om goed gebruik te kunnen maken van het Snappet-platform en de Snappet-applicatie. De Onderwijsinstelling dient er voor te zorgen dat aan alle systeemeisen wordt voldaan.
7.2 Snappet zal zich inspannen om een goed werkend Snappet-platform en goed werkende Snappet-applicatie operationeel te houden. De afwezigheid van storingen kan echter niet worden gegarandeerd. Snappet verbindt zich jegens de Onderwijsinstelling om adequaat op storingen te reageren. De Onderwijsinstelling verbindt zich eventuele storingen tijdig te melden.
7.3 Een storing geeft geen recht op korting of opschorting, tenzij de oorzaak van de storing onder verantwoordelijkheid van Xxxxxxx valt en Snappet niet binnen bekwame tijd na de melding van de storing voldoende actie heeft ondernomen om tot het verhelpen daarvan te komen.
Artikel 8. Looptijd van de Overeenkomst en opzegtermijn
8.1 Deze Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Zowel de Onderwijsinstelling als Snappet kunnen de Overeenkomst opzeggen tegen het einde van een schooljaar. De opzegging dient per brief of per e-mail voor 1 juli voorafgaand aan het nieuwe schooljaar bij Snappet te zijn ontvangen.
8.2 Bij beëindiging van de Overeenkomst wordt aan de Onderwijsinstelling de vraag voorgelegd op welke wijze (format/drager) de Onderwijsinstelling de gegevens van de leerlingen retour wenst te ontvangen. Indien de Onderwijsinstelling niet binnen 12 maanden reageert worden de persoonsgegevens, zonder nadere of voorafgaande waarschuwing, uit de systemen van Snappet verwijderd.
Artikel 9. Slotbepalingen
9.1 Snappet is niet aansprakelijk voor schade aan personen of aan zaken die ontstaat ten gevolge van het gebruik of installatie van door haar geleverde producten of diensten, tenzij sprake is van opzet of grove schuld. Snappet is in geen geval aansprakelijk voor gevolgschade.
9.2 Deze Overeenkomst geeft alle afspraken tussen partijen weer. Aanvullingen of wijzigingen kunnen uitsluitend schriftelijk worden gemaakt.
Appendix A: Technische randvoorwaarden Snappet
Indien van toepassing, levert Snappet de Onderwijsinstelling devices, opladers en eventueel een Wi-Fi systeem. Het is niet gezegd dat als niet aan al deze technische voorwaarden wordt voldaan, de Onderwijsinstelling geen gebruik kan maken van Snappet. Het is andersom. Als wél aan al deze voorwaarden is voldaan dan kan Snappet de verantwoordelijkheid nemen voor een goede werking. Nadat de Onderwijsinstelling de ICT-scan heeft ingevuld, zal Snappet de Onderwijsinstelling een evaluatie van de resultaten van de ICT Scan sturen. Hierin staan, indien nodig, aanbevelingen om aan de technische randvoorwaarden te voldoen.
Voor een goed gebruik van Snappet hanteren we de volgende technische randvoorwaarden:
• De afstand tussen een device en het Wi-Fi access point is maximaal 15 meter.
• Per gebruiker van de devices is een minimale downloadsnelheid van 0.5 Mbps en een uploadsnelheid van 1.5 Kbps beschikbaar.
• De Onderwijsinstelling zorgt voor de distributie en beschikbaarheid van IP-adressen, zodat elk device altijd een IP-adres toegekend krijgt en deze gedurende 24 uur mag behouden.
• De Onderwijsinstelling zorgt ervoor dat alle URLs die eindigen op (.)xxxxxxx.xxx toegankelijk zijn en niet door een firewall, proxyserver, contentfilter, de netwerkbeheerder of internet service provider worden geblokkeerd.
• Om vertragingen en time-outs te voorkomen, raadt Snappet het gebruik van een content filter en of proxyserver af.
• De devices worden op een plaats opgeladen die zoveel mogelijk vochtvrij is en waar de temperatuur niet boven de 35 graden Celsius komt. De oplader wordt alleen gebruikt via een stopcontact met randaarde.
• Indien de Onderwijsinstelling gebruik maakt van de door Snappet geleverde Wi-Fi faciliteit geldt het volgende:
o De eindgebruiker is zelf verantwoordelijk voor de technische inrichting van het netwerk waarover het Wi-Fi netwerk verbinding met het internet maakt.
o Het maximum aantal devices per Wi-Fi access point is niet groter dan 32.
o Op elk device is maximaal één Wi-Fi netwerk ingesteld. Dit is het access point dat in de klas aanwezig is.
o Wij adviseren de Wi-Fi access points van Snappet te plaatsen in een apart segment (VLAN) van het Onderwijsinstellingnetwerk, zodat het Snappet verkeer wordt gescheiden van het Onderwijsinstellingnetwerk. Dit is veiliger en kan storingen op het reguliere netwerk en de Snappet devices voorkomen.
o De Snappet access points worden ‘af leverancier’ geleverd met de standaard benaming (Wifinetwerk, SSID) en een standaard wachtwoord. Om het (Wifi)netwerk te beschermen adviseert Snappet om de standaard naam van het Wifinetwerk (SSID) en het standaard wachtwoord op alle accesspoints te wijzigen voordat deze in de klas in gebruik worden genomen.
De Onderwijsinstelling heeft iemand tot haar beschikking die (voor zover van toepassing) proxy- en andere netwerk-instellingen op de devices, op basis van de meegeleverde handleiding, kan instellen.
II. ALGEMENE VOORWAARDEN STICHTING SNAPPET
Artikel 1. Algemeen
1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen en Overeenkomsten tussen Stichting Snappet (hierna: Snappet) en haar Wederpartij.
1.2 Medewerkers en de directie van Snappet kunnen eveneens een beroep doen op deze algemene voorwaarden.
1.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop-of andere voorwaarden van de Wederpartij wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 2. Termijnen en uitvoering van de Overeenkomst
2.1 Is voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden of voor de levering van bepaalde zaken een termijn overeengekomen of opgegeven, dan is dit nimmer een fatale termijn. Bij overschrijding van een termijn dient de Wederpartij Snappet derhalve schriftelijk in gebreke te stellen. Snappet dient daarbij een redelijke termijn te worden geboden om alsnog uitvoering te geven aan de Overeenkomst.
2.2 Indien Snappet gegevens behoeft van de Wederpartij voor de uitvoering van de Overeenkomst, vangt de uitvoeringstermijn niet eerder aan dan nadat de Wederpartij deze juist en volledig aan Snappet ter beschikking heeft gesteld.
2.3 Snappet heeft het recht werkzaamheden te laten verrichten door derden.
Artikel 3. Ontbinding en tussentijdse beëindiging van de Overeenkomst
3.1 Snappet is bevoegd de Overeenkomst te ontbinden indien zich omstandigheden voordoen die meebrengen dat nakoming van de Overeenkomst onmogelijk is, Snappet in overmacht verkeert of dat ongewijzigde instandhouding van de Overeenkomst in redelijkheid niet van Snappet kan worden gevergd. Snappet is in deze gevallen niet schadeplichtig.
3.2 In geval van liquidatie, surséance van betaling of faillissement van de Wederpartij, is Snappet bevoegd om de Overeenkomst terstond en met directe ingang te beëindigen.
Artikel 4. Betaling en incassokosten
4.1 Betalingen dienen te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum. Alleen voor facturen verstuurd tussen 1 juli en 15 augustus bedraagt deze termijn 60 dagen. Betalingen zullen in de eerste plaats strekken in mindering op de kosten, vervolgens in mindering op rente en daarna in mindering op de hoofdsom.
4.2 Ieder beroep op opschorting of verrekening door de Wederpartij is uitgesloten. Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting derhalve niet op.
4.3 Indien de Wederpartij in gebreke of in verzuim is met de (tijdige) nakoming van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van de Wederpartij. De buitengerechtelijke kosten worden berekend op basis de Wet normering buitengerechtelijke kosten en de daarop gebaseerde besluiten.
Artikel 5. Garantie en verjaringstermijn
5.1 Op geleverde zaken verstrekt Snappet een garantie die qua vorm, mate en duur gelijk is aan de garantie die door de producent van de zaak in een voorkomend geval daadwerkelijk aan Snappet wordt verstrekt.
5.2 Iedere vorm van garantie komt te vervallen indien een gebrek is ontstaan als gevolg van onoordeelkundig of oneigenlijk gebruik, onjuiste opslag of het aanbrengen van wijzigingen of het verrichten van onderhoud door de Wederpartij of derden zonder schriftelijke toestemming van Xxxxxxx.
5.3 De Wederpartij is gehouden gebreken zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 14 dagen na constatering te melden bij Snappet. Snappet zal ten behoeve van de Wederpartij aanspraak maken op garantie bij de producent. Indien de gebrekkigheid aan een zaak onder de laatstgenoemde garantie valt, strekt die garantie in zijn geheel ten voordele van de Wederpartij.
5.4 In afwijking van de wettelijke verjaringstermijnen, bedraagt de verjaringstermijn van alle vorderingen jegens Snappet één jaar.
Artikel 6. Aansprakelijkheid
6.1 Snappet is niet aansprakelijk voor schade aan zaken en/of personen jegens de Wederpartij of jegens werknemers of leerlingen van de Wederpartij, tenzij sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Xxxxxxx. Snappet is in geen geval aansprakelijk voor gevolgschade.
6.2 De aansprakelijkheid van Snappet is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Wederpartij in de maand waarin de schade is ontstaan aan Snappet was verschuldigd of
– indien Snappet voor de betreffende schade is verzekerd - tot het bedrag dat de verzekeraar in een voorkomend geval uitkeert.
Utrecht, mei 2018
De Verwerkersovereenkomst inclusief bijlagen conform het model 4.0 van het Privacyconvenant Onderwijs (xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx) is een onlosmakelijk onderdeel van de Overeenkomst tussen Stichting Snappet en een Onderwijsinstelling.
Partijen:
1. De Onderwijsinstelling die met de Stichting Snappet een Overeenkomst met betrekking tot Snappet heeft gesloten, hierna te noemen “Onderwijsinstelling”
en
2. Stichting Snappet, kantoorhoudende te (3511 SX) Utrecht aan het Xxxxxxxxxxx 000, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar bestuurder de xxxx X. Xxxxxxxx, hierna te noemen “Verwerker”
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij” Overwegen het volgende:
a. Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een Overeenkomst aangegaan waarbij Xxxxxxxxx ‘Snappet’ levert in opdracht van de Onderwijsinstelling, zoals beschreven in ‘de Overeenkomst gebruik Snappet’, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
b. Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
Komen het volgende overeen:
Artikel 1: Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a. Attributenset: een door Edu-K vastgestelde en gepubliceerde set Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die aanvullend op het KetenID gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen;
b. AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van Persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
c. Betrokkene, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
d. Bijlage(n): bijlage(n) bij de Verwerkersovereenkomst;
e. Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0;
f. Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Verwerker;
g. Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
h. Digitaal Onderwijsmiddel: een digitaal product en/of digitale dienst waarin Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers worden Verwerkt ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces);
i. Edu-K: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, of diens opvolger;
j. Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Onderliggende Overeenkomst;
k. KetenID: een pseudoniem van het persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer zoals bedoeld in de Regeling pseudonimisering onderwijsdeelnemers. Het KetenID wordt ook ECK iD genoemd;
l. (Model) Verwerkersovereenkomst: deze verwerkersovereenkomst, welke als model in de bijlagen bij het Convenant is opgenomen en daarvan een integraal onderdeel uitmaakt;
m. Onderwijsdeelnemer: een leerling of student in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs, waaronder ook speciaal onderwijs en voortgezet speciaal onderwijs zoals bedoeld in de Wet op de expertisecentra, alsmede de vavo-student en de deelnemer educatie;
n. Onderwijsinstelling: het bevoegd gezag als bedoeld in de artikelen 1 van de Wet op het primair onderwijs, Wet op het voortgezet onderwijs en Wet op de expertisecentra en de instelling als bedoel in artikel 1.1.1. sub b van de Wet educatie en beroepsonderwijs;
o. Onderliggende Overeenkomst: de overeenkomst tussen (scholen die vallen onder de) Onderwijsinstelling en Verwerker, zoals omschreven in Overweging a. met inbegrip van een op basis van die overeenkomst gesloten overeenkomst tussen een
Onderwijsdeelnemer en de Verwerker voor het betreffende product of de betreffende dienst;
p. Schriftelijk: handgeschreven of gedrukte teksten, zowel in digitale als in analoge vorm;
q. Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Onderliggende Overeenkomst;
r. Subverwerkersovereenkomst: een overeenkomst of andere rechtshandeling waarmee Verwerker minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt aan de door hem ingeschakelde Subverwerker als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd;
s. Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet;
t. Toezichthoudende Autoriteit: toezichthoudende autoriteit als bedoeld in artikel 51 AVG. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
u. Verwerker: de leverancier, waaronder de distributeur, die in opdracht van de Onderwijsinstelling Persoonsgegevens Verwerkt in het kader van levering en gebruik van een Digitaal Onderwijsmiddel;
Artikel 2: Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst.
2. Deze Verwerkersovereenkomst vervangt eventuele Verwerkersovereenkomsten die in het verleden tussen Partijen zijn afgesloten in het kader van de onder Overweging a. bedoelde producten/diensten zoals vastgelegd in de Onderliggende Overeenkomst.
3. De Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker conform artikel 28 AVG Instructies om Persoonsgegevens te Verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling zijn onder meer omschreven in Bijlage 1 van deze Verwerkersovereenkomst. Deze opdracht en eventuele nadere Instructies worden schriftelijk verstrekt door en aan de contactpersonen van Partijen die hiertoe bevoegd zijn verklaard. Deze contactpersonen zijn opgenomen in voornoemde bijlage.
4. De Verwerker informeert de Onderwijsinstelling zo snel mogelijk indien een Instructie naar mening van Verwerker in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving. Onderwijsinstelling is in een dergelijk geval gehouden om te beoordelen of de Instructie inderdaad in strijd is met de AVG of andere toepasselijke wetgeving, gedurende welke beoordeling Verwerker niet gehouden zal zijn de Instructie op te volgen.
5. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien
Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3: Rolverdeling
1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in haar opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over (het bepalen van) het doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling gebruik kan maken van eventueel aangeboden optionele diensten.
3. In aanvulling op lid 2 en onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Xxxxxxxxx bij het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30 lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
5. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4: Privacyconvenant
Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant. Dit betekent dat de betreffende bepalingen – voor zover van toepassing – in rechte afdwingbaar zijn.
Artikel 5: Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van de Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Onderwijsinstelling en op basis van de Instructies van de Onderwijsinstelling. Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of doeleinden van derden, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking, zoals doorlevering aan een derde, verplicht. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking op basis van dat wettelijke voorschrift in kennis, tenzij de betreffende wetgeving een dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. In aanvulling op lid 1 vindt de Verwerking van Persoonsgegevens met betrekking tot Digitale Onderwijsmiddelen nooit plaats voor reclamedoeleinden of het doen van ongevraagde aanbiedingen door Xxxxxxxxx.
3. De Onderwijsinstelling en Verwerker specificeren in Bijlage 1 voor welke, door de Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden Persoonsgegevens worden Verwerkt bij het gebruik van zijn product en/of dienst, welke Verwerkingen daarvoor plaatsvinden en welke categorieën Persoonsgegevens van welke Betrokkenen daarbij worden Verwerkt. De Onderwijsinstelling draagt er zorg voor dat er niet meer Persoonsgegevens dan vastgelegd in Bijlage 1 worden doorgegeven aan Verwerker.
4. Indien Verwerker, in strijd met de AVG, het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
5. Xxxxxxx Xxxxxxxxx (in dit artikellid verder te noemen: Distributeur) zich bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst onder andere richt op distributie van Digitale Onderwijsmiddelen, zijn de volgende bepalingen aanvullend van toepassing:
a. De Distributeur in de rol van Verwerker wisselt in opdracht van de Onderwijsinstelling gegevens uit met de leveranciers van leermiddelen die ten opzichte van de Onderwijsinstellingen tevens de rol van Verwerker innemen.
b. De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het maken en vastleggen van afspraken met iedere leverancier van leermiddelen in een Verwerkersovereenkomst.
c. Onderwijsinstelling vrijwaart Distributeur voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de leverancier van leermiddelen, en de Onderwijsinstelling vrijwaart de leverancier van leermiddelen voor eventuele aanspraken van derden ten gevolge van het niet (tijdig) maken van Verwerkersafspraken met de Distributeur.
d. De verantwoordelijkheid van Distributeur voor het beheer van de Persoonsgegevens gaat over vanaf het moment dat de leverancier van leermiddelen die gegevens heeft ontvangen van Distributeur.
Artikel 6: Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk behandelt. Verwerker zorgt ervoor dat eenieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, een geheimhoudingsplicht heeft die ten minste ziet op de Persoonsgegevens en de omstandigheden waaronder die worden Verwerkt.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a. voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b. indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten zoals verwoord in de Onderliggende Overeenkomst; of
c. indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling tot verstrekking verplicht is.
3. Ingeval door een Derde een beroep wordt gedaan op een wettelijke verplichting als bedoeld in lid 2 sub c, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx – tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt – Onderwijsinstelling onmiddellijk, voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt ervoor dat de onder diens gezag en/of verantwoordelijkheid werkende personen uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7: Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG dragen beide Partijen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige Verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen – waar passend – genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA);
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde personen die onder gezag en/of verantwoordelijkheid van de Verwerker werken, toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden Verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten, en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen. De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de in lid 1 en 2 bedoelde passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
4. De Onderwijsinstelling en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3.
5. Beide Partijen dragen er zorg voor dat zij de eigen getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
6. De Verwerker stelt in goed overleg met de Onderwijsinstelling deze in staat om effectief te kunnen voldoen aan haar wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische
beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
7. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Verwerking van Persoonsgegevens in relatie tot de Onderliggende Overeenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit:
a. Partijen spreken in onderling overleg af dat de audit wordt uitgevoerd door een door één van de Partijen, na goedkeuring door de andere Partij, in te schakelen onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige die een derdenverklaring (TPM) afgeeft.
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen.
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit.
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derdenverklaring gebruikt kunnen worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit.
e. Partijen komen overeen dat de kosten van een audit als bedoeld in sub a voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden Partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8: Datalekken
1. Beide Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek bij de uitvoering van de Onderliggende Overeenkomst of van deze Verwerkersovereenkomst vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren, zodra zij of hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt in geval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. In aanvulling op lid 2 informeert Verwerker de Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34 lid 1 AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht, voor zover deze aan Verwerker bekend zijn gemaakt. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking van de Persoonsgegevens, en meer in het
bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten.
6. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
7. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met Persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
8. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals beschreven in Bijlage 2.
Artikel 9: Medewerking
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling medewerking bij het nakomen van de op Onderwijsinstelling in de hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder, maar niet beperkt tot:
a. het, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek tot inzage, rectificatie, wissing of beperking van de verwerking van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB/DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van een Toezichthoudende Autoriteit of een andere overheidsinstantie;
e. het (voorbereiden van) onderzoeken (naar), beoordelen en melden van Datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van een Toezichthoudende Autoriteit met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek of de klacht.
3. Partijen brengen, onverlet het bepaalde in artikel 7 lid 7 sub e, artikel 8 lid 6 en artikel 13 lid 3, elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze Partij de andere Partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10: Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan een internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot doorgifte verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de doorgifte schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij de betreffende wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 sub 26 AVG, dan zien Partijen erop toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien van toepassing staat in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst een opgave van de derde landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
3. Als voor de doorgifte naar een derde land buiten de EER gebruik wordt gemaakt van een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract (standard contractual clauses), dan moeten er indien nodig voldoende aanvullende maatregelen worden genomen om te waarborgen dat het niveau van bescherming van de Persoonsgegevens tijdens en na de doorgifte gelijkwaardig is aan het beschermingsniveau binnen de EER. Deze maatregelen moeten worden beschreven in Bijlage 1.
Artikel 11: Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in Bijlage 1.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken. De bezwaartermijn bedraagt 6 weken volgend op schriftelijke inlichting aan Onderwijsinstelling over de voorgenomen toevoeging of wijziging.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Subverwerkersovereenkomsten, of van de relevante passages uit de Subverwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11 lid 1 van deze Verwerkersovereenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12: Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling informeert Verwerker in Bijlage 1 adequaat over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door
Verwerker. Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens niet langer dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst binnen een door Partijen gezamenlijk overeengekomen termijn terug te (doen) leveren aan de Onderwijsinstelling en/of te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke verplichting, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling.
3. Verwerker bevestigt Onderwijsinstelling Schriftelijk dat vernietiging van de Verwerkte Persoonsgegevens als bedoeld in lid 2 heeft plaatsgevonden. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
4. Xxxxxxxxx ziet erop toe en waarborgt dat ook alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens, de Persoonsgegevens (laten) terugleveren en/of vernietigen na het verstrijken van bewaartermijnen dan wel de termijn voor het terugleveren en/of vernietigen zoals bedoeld in lid 2.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
1. Partijen kunnen afspraken over aansprakelijkheid die voortvloeit uit deze Verwerkersovereenkomst, opnemen in de Onderliggende Overeenkomst of in een andere overeenkomst of regeling tussen Partijen.
2. In afwijking van het eerste lid kunnen Partijen geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking die is opgenomen in de Onderliggende Overeenkomst of een andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, in geval van een door één van de Partijen ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthoudende Autoriteit betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
3. Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken Partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staan. Het bepaalde in lid 2 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
4. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen om over te gaan tot) het opleggen van een bestuurlijke boete door de Toezichthoudende Autoriteit, beide in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of (het voornemen tot) een boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij. Partijen informeren elkaar zoveel mogelijk vooraf over deze kosten.
5. De Partij (hierna de “Benaderde Partij”) die door de Toezichthoudende Autoriteit in kennis is gesteld van het voornemen om over te gaan tot het opleggen van een
bestuurlijke boete (verder: “Voornemen tot handhaving”) in verband met deze Verwerkersovereenkomst, zal:
a. in het verweer tegen het Voornemen tot handhaving rekening houden met de redelijke belangen van de andere Partij;
b. de andere Partij in redelijkheid in de gelegenheid stellen om haar zienswijze met betrekking tot het Voornemen tot handhaving aan de Benaderde Partij te geven, en
c. geen schikkingsvoorstel van de Toezichthoudende Autoriteit accepteren, of afstand doen van een rechtsmiddel tegen het Voornemen tot handhaving, of een boete, zonder hierover eerst de andere Partij te consulteren.
Artikel 14: Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Onderliggende Overeenkomst, zijn de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend.
2. Indien Partijen bij het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst willen afwijken, of deze willen aanvullen, dan worden deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst wordt gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Onverminderd het bepaalde in artikel 11 lid 2 wordt bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten na het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst, die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens zoals beschreven in Bijlagen 1 en 2, de Onderwijsinstelling, alvorens zij de wijzigingen aanvaardt, in begrijpelijke taal door de Verwerker geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die kan leiden tot een uitbreiding van de te Verwerken Persoonsgegevens en die gevolgen kan hebben voor de door Onderwijsinstelling vastgestelde doeleinden waarvoor de Persoonsgegevens worden Verwerkt. Deze wijzigingen zullen in Bijlage 1 of Bijlage 2 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst na het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid en schriftelijk tussen Partijen worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen Partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15: Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Onderliggende Overeenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Onderliggende Overeenkomst. Totdat de Persoonsgegevens door de Verwerker zijn teruggeleverd en vernietigd overeenkomstig het bepaalde in artikel 12, blijft de Verwerker ervoor zorgen dat de artikelen van deze Verwerkersovereenkomst worden nageleefd.
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
2. Alle geschillen die tussen Partijen ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, worden voorgelegd aan de rechter die bevoegd is verklaard in de Onderliggende Overeenkomst. Is in de Onderliggende Overeenkomst geen rechter bevoegd verklaard, dan is de rechter bevoegd in de plaats waar Onderwijsinstelling gevestigd is.
Bijlage 1: Privacy bijsluiter Bijlage 2: Beveiligingsbijlage
Bijlage 3: Wijzigingenbijlage
BIJLAGE 1: PRIVACY BIJSLUITER
I: Algemene informatie
Naam product en/of dienst: Snappet
Naam Verwerker en vestigingsgegevens: Stichting Snappet, Xxxxxxxxxxx 000,
0000 XX Xxxxxxx
Beknopte uitleg en werking product en dienst: Het vaststellen van leerprestaties van
leerlingen via een device, waarbij de docent door middel van het dashboard inzicht verkrijgt in de leerresultaten van de individuele leerlingen van zijn groep.
Link naar leverancier en/of productpagina: xxxxx://xx.xxxxxxx.xxx/ Doelgroep (zoals PO/VO, onderbouw/bovenbouw): Primair onderwijs, onderbouw en
bovenbouw.
Gebruikers: Leerlingen en docenten.
II: Omschrijving specifieke diensten
Omschrijving van de specifiek verleende diensten en bijbehorende Verwerkingen
A. Standaard verwerkingen
Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden basis dienstverlening door Snappet.
1. Het verwerken van persoonsgegevens waaronder de leerresultaten van individuele leerlingen (betrokkene) voor de leerling zelf.
Snappet houdt bij welke leerling welke opgaven maakt en wat daarvan de
resultaten zijn. De resultaten worden systematisch bij elkaar opgeslagen zodat inzicht kan worden verkregen over de prestatie van de leerling. De data geven inzicht aan de leerling welke resultaten hij of zij heeft behaald bij het maken van de opgaven met betrekking tot de lesstof.
2. Het via het dashboard beschikbaar stellen van de persoonsgegevens, waaronder de leerresultaten, aan de leerkrachten van de individuele leerlingen.
Het dashboard, dat aan de Onderwijsinstelling en leerkracht ter beschikking
wordt gesteld, zorgt ervoor dat de leerkrachten in een oogopslag kunnen zien welke opgaven de leerlingen doen, of ze de opgaven correct of fout beantwoorden, aan welke vakken of leerdoelen ze werken, etcetera. Via het dashboard kunnen leerkrachten ook vakken aan- of uitzetten. Verder kunnen leerkrachten lesstof aanpassen of beschikbaar maken (denk aan het ‘zichtbaar’ maken van dictees en toetsen). Leerkrachten kunnen ook bepaalde functionaliteiten aan- of uitschakelen voor individuele leerlingen, bijvoorbeeld de ‘voorleesfunctie’. Tenslotte kunnen leerkrachten ook leerlingen toevoegen of verwijderen via het dashboard.
3. Het maken van een back-up
De persoonsgegevens die door Snappet worden verwerkt voor de Onderwijsinstelling worden via een back-up veiliggesteld. Mocht een server van Snappet uitvallen dan is het mogelijk om, na herinstallatie, door te gaan met het gebruik van Snappet, zonder verlies van leerresultaten.
B. Optionele verwerkingen voor inzicht en bijsturing door de Onderwijsinstelling en/of leerkracht op individueel plus en groepsniveau.
Het gaat hier om drie met elkaar verbonden verwerkingen die eenmalig gezamenlijk worden geactiveerd door de Onderwijsinstelling en de Onderwijsinstelling en/of leerkracht extra informatie en inzichten opleveren in de resultaten, het vaardigheidsniveau. Op basis hiervan kan een Onderwijsinstelling en/of leerkracht leerplannen en/of leerdoelen verder bijstellen alsmede de inhoud en de aard van leermiddelen personaliseren. Pas wanneer deze drie verbonden verwerkingen zijn geactiveerd door de onderwijsinstelling of wanneer Snappet hiervoor opdracht heeft gekregen van de onderwijsinstelling, zullen persoonsgegevens van leerlingen voor een onderwijsinstelling en/of Leerkracht voor de volgende optionele verbonden doelen kunnen worden verwerkt:
1. Het maken en zelfstandig gebruiken van overzichten van, door leerlingen behaalde, resultaten per opgave, bijvoorbeeld om de moeilijkheid van die opgaven nauwkeurig te bepalen. Niet direct identificerende overzichten met resultaten per opgave worden door de Onderwijsinstellingen, op basis van de Verwerkersovereenkomst, ter beschikking gesteld aan Snappet voor beperkt zelfstandig gebruik.
Snappet houdt – zoals hierboven bij verwerking A1 beschreven – bij welke leerling
welke opgaven maakt en wat daarvan de resultaten zijn. De resultaten worden systematisch bij elkaar opgeslagen. Snappet maakt uit deze gegevens regelmatig per opgave een overzicht van door leerlingen behaalde resultaten bij die opgave voor de Onderwijsinstelling. In dit overzicht staat voor elke opgave per leerling of hij/zij de opgave goed of fout beantwoord heeft. Deze niet direct identificerende gegevens worden, met instemming van de onderwijsstelling, naar anonieme statistische gegevens omgezet waarmee Snappet zowel de kwaliteit zoals de moeilijkheid van de vragen kan verbeteren, leerlingen betere vragen kan aanbieden en onderwijsinstellingen kan voorzien van generieke informatie.
2. Het maken van niet direct identificerende overzichten met betrekking tot vaardigheden, bijvoorbeeld om op verschillende momenten het vaardigheidsniveau van een leerling of een groep leerlingen te classificeren naar een percentielscore. Niet direct identificerende overzichten met percentielscores worden door de Onderwijsinstellingen ter beschikking gesteld aan Snappet voor beperkt zelfstandig gebruik.
Snappet houdt – zoals hierboven bij verwerking A1 beschreven – bij welke leerling welke opgaven maakt en wat daarvan de resultaten zijn. De resultaten worden systematisch bij elkaar opgeslagen. Snappet maakt uit deze gegevens regelmatig per leerdoel, per vak en over alle vakken heen een overzicht van vaardigheidsscores van de leerlingen voor de Onderwijsinstelling. In dit overzicht staat voor elk leerdoel, vak en over alle vakken heen per leerling de actuele vaardigheid. De individuele leerling gegevens zijn in deze overzichten niet direct
identificerend opgenomen. Dit overzicht is nodig om de vaardigheid van leerlingen nauwkeurig te classificeren naar percentielscores (bijvoorbeeld: deze leerling is voor dit leerdoel vaardiger dan 52% van de andere leerlingen) en deze niet direct identificerende overzichten worden, met instemming van de onderwijsinstelling, naar anonieme statistische gegevens omgezet bijvoorbeeld ten behoeve van andere aan Snappet deelnemende Onderwijsinstellingen en de verbetering van de lesstof.
3. Het maken van identificerende overzichten voor Onderwijsinstelling en/of leerkracht op basis van actuele vaardigheden van individuele leerlingen, die gecombineerd worden met data, die wordt afgeleid uit anonieme historische bestanden van leerplannen, leerdoelen en actuele resultaten. Deze identificerende overzichten worden door de Onderwijsinstelling en/of leerkracht gebruikt bij het bijsturen van de resultaten van de individuele leerlingen en/of het bijstellen van leerplannen en/of leerdoelen. Tevens is het mogelijk dat de Onderwijsinstelling en/of leerkracht de inhoud en de aard van leermiddelen kan personaliseren. Een anonieme versie van het historische bestand van leerplannen, leerdoelen en resultaten worden door de onderwijsinstelling ter beschikking gesteld aan Snappet voor beperkt zelfstandig gebruik.
Met deze derde van de optionele verwerkingen krijgt een Onderwijsinstelling en/of
leerkracht een dieper inzicht in de actuele vaardigheden van de klas of
een individuele leerling. Hierdoor kunnen de Onderwijsinstelling en/of leerkracht leerplannen en leerdoelen vaststellen, vakken naar behoefte toe voegen en de inhoud en de aard van de leermiddelen personaliseren. Het aan Snappet, met instemming van de Onderwijsstelling, beschikbaar gestelde anonieme bestand zal aan andere Snappet deelnemende Onderwijsinstellingen en/of leerkrachten ondersteunen in het bijsturen van leerplannen en/of leerdoelen.
C. Optionele verwerkingen die Verwerker alleen zal uitvoeren na voorafgaande additionele opdracht van de Onderwijsinstelling.
1. Het adviseren door consulenten van Snappet van de Onderwijsinstelling met betrekking tot het verbeteren van leerprestaties van leerlingen na voorafgaande additionele opdracht van de Onderwijsinstelling.
Deze verwerkingen worden in samenspraak met de Onderwijsinstelling nader
ingevuld. Let op: de Onderwijsinstelling dient hiervoor vooraf een aanvullende schriftelijke opdracht te geven aan Snappet (bijvoorbeeld bij het plannen van trainingen van de Onderwijsinstelling door Xxxxxxx).
2. Het adviseren door consulenten van Snappet van de Onderwijsinstelling met betrekking tot het vaststellen van het curriculum voor leerlingen na voorafgaande additionele opdracht van de Onderwijsinstelling.
Deze verwerkingen worden in samenspraak met de Onderwijsinstelling nader ingevuld. Let op: de Onderwijsinstelling dient hiervoor vooraf een aanvullende schriftelijke opdracht te geven aan Snappet (bijvoorbeeld bij het plannen van trainingen van de Onderwijsinstelling door Xxxxxxx).
3. Het beschikbaar stellen, na instructie van de Onderwijsinstelling, van een set (persoons)gegevens aan onderzoeksinstellingen.
Het kan zijn dat een Onderwijsinstelling aan onderzoeksinstellingen een dataset met resultaten van haar (persoons)gegevens ter beschikking wil stellen. Wanneer het gaat om een enkele, kleine dataset dan kan de Onderwijsinstelling dit doen. Wanneer het gaat om substantiële bestanden dan kan de Onderwijsinstelling gebruik maken van deze dienst van Snappet. Met deze dienst maakt Snappet het mogelijk om op een meer kostenefficiënte manier bestanden gereed te maken voor overdracht namens de Onderwijsinstelling aan onderzoeksinstellingen. Let op: de Onderwijsinstelling dient hiervoor vooraf een aanvullende schriftelijke opdracht te geven aan Snappet.
III: Doeleinden voor het verwerken van gegevens
Snappet is leverancier van een digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leermiddelen en toetsen. Met de verwerking van de persoonsgegevens binnen haar producten en diensten (zie onder II) ondersteunt zij de Onderwijsinstelling met bereiken van de volgende doelstellingen:
A. Het, met gebruikmaking van Snappet, geven en volgen van onderwijs door de Onderwijsinstelling en/of leerkracht en het begeleiden en volgen van onderwijsdeelnemers, waaronder:
• opslag van leer- en toetsresultaten;
• schoolgerelateerde communicatie en chat tussen leerkracht en leerling;
• terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten;
• beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer;
• analyse en interpretatie van leerresultaten;
• vaststellen van leerplannen en leerdoelen, vakken naar behoefte toe voegen en personaliseren van de inhoud en de aard van de leermiddelen door de Onderwijsinstellingen en/of leerkracht of op verzoek van de Onderwijsinstelling en/of Leerkracht door Xxxxxxx
• kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten op verzoek van de onderwijsinstelling.
B. het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten/docenten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling
C. de communicatie met medewerkers van de Onderwijsinstelling
D. monitoring en verantwoording, met name ten behoeve van: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vormen) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs
E. het geleverd krijgen/in gebruik kunnen nemen van Snappet conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;
F. het verkrijgen van toegang tot Snappet, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
G. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van Snappet Verwerkte Persoonsgegevens.
H. de continuïteit, verbetering en goede werking van Snappet conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning;
I. onderzoek en analyse op basis van strikte voorwaarden, vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek, ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling;
J. het door de Onderwijsinstelling beschikbaar kunnen stellen van (geanonimiseerde of gepseudonimiseerde) Persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling, dat wordt uitgevoerd op basis van strikte voorwaarden vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek;
K. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen.
L. het behandelen van geschillen;
IV: Categorieën en soorten persoonsgegevens
Omschrijving en opsomming categorieën betrokkenen die gebruikt worden zijn:
1) Leerkrachten
2) Leerlingen
3) Ondersteunend personeel
De volgende categorieën persoonsgegevens worden binnen Snappet vastgelegd (zie volgende pagina):
Van toepassing | Categorie | Toelichting |
X | 1. Contactgegevens | naam, e-mail, klas |
nvt | 2. BSN/PGN | |
nvt | 3. Onderwijs-deelnemer- nummer | een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert |
nvt | 4. Keten-ID (ECK-ID) | uniek ID voor de 'educatieve contentketen'. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar onderwijsdeelnemers of docenten. |
nvt | 5. Nationaliteit | |
nvt | 6. Geboortedatum | |
nvt | 7. Geboorteplaats | |
nvt | 8. Financiën | Bankrekeningnummer en/of Facturenadministratie |
nvt | 9. Gegevens over gezondheid | gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de betrokkene of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs; |
nvt | 10. Godsdienst | gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de betrokkene, voor zover die noodzakelijk zijn voor het onderwijs, of op eigen verzoek, een en ander voor zover noodzakelijk voor het onderwijs; |
X | 11. Studievoortgang | gegevens betreffende de klas / leerjaar / ILT-code en het verloop van het onderwijs, alsmede de behaalde studieresultaten (te weten de Studievoortgang en/of Studietraject) |
nvt | 12. Onderwijsorganisatie | gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; |
nvt | 13. Beeldmateriaal | foto’s en videobeelden (beeldmateriaal) met of zonder geluid van activiteiten van de instelling of het instituut; |
X | 14. Gebruikersgegevens | Diagnostische gegevens, loggegevens, metadata en IP-adres |
X | 15 Overige gegevens, te weten a. correspondentie gegevens b. chatgegevens (indien de onderwijsinstelling de functie geactiveerd heeft) | a) Correspondentie tussen school en de verwerker over de werking van het platform en eventuele additionele informatieverstrekking. b) Chatgegevens tussen docenten en leerlingen indien de functie door de onderwijsinstelling is geactiveerd. |
nvt | 16 Gegevens van ouder/voogd/verzorger | Contactgegevens, Onderwijsorganisatie, Beeldmateriaal, Gebruiksgegevens en Andere persoonsgegevens. |
De verwerker hanteerde de volgende bewaartermijnen:
1) Contactgegevens, studievoortganggegeven en Docent, zorg coördinator, intern begeleider, decaan en mentor volgt de verwerker de instructie van de onderwijsinstelling over het verwijderen van de persoonsgegevens n.a.v. de gehanteerde bewaartermijnen van de onderwijsinstelling.
2) Loggegevens bewaart Snappet maximaal 6 maanden.
3) Chatgegevens bewaart Snappet maximaal 6 maanden.
V: Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
Snappet en haar sub verwerkers verwerken de persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
Snappet Verwerking | Plaats/Land van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens | Getroffen waarborgen*1 voor doorgiften |
1. Hosting Snappet applicaties | Europese Economische Ruimte (Luxemburg) | GDPR – toezichthouder Luxemburg |
2. Hosting security controls | VS – San Francisco VS – Nothern Virginia Nieuw Zeeland - Wellington | SCC overeenkomst, geen gevoelige persoonsgegevens (Leerresultaten) |
4. Chat Function2 | Europese Economische Ruimte - opslag chatgegevens VS - San Mateo beheer activiteiten chat functie | Potentieel high risk voor Onderwijsinstelling -> SCC afgesloten welke mede ondertekend wordt door de scholen die de functionaliteit activeren, opslag binnen de EER, maximale opslag 6 maanden. |
5. (Bulk) e-mails | VS – Denver | SCC overeenkomst. |
6. Support Function | VS – San Francisco | BCR goedgekeurd door de Nederlandse en Engelse Autoriteit + een SCC overeenkomst |
Met het tekenen van de Verwerkersovereenkomst gaat de Onderwijsinstelling akkoord met de hierboven opgenomen doorgiften aan derde landen.
VI: Subverwerkers
1 Mogelijke waarborgen zijn bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land of – bij het ontbreken daarvan, Standard Contractual Clauses (SCC), met, indien nodig, voldoende aanvullende maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen.
2 De Chat functie is optioneel en moet door de Onderwijsinstelling apart geactiveerd worden.
Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen zes weken volgend op de schriftelijke inlichting aan de onderwijsinstelling.
Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
Naam Subverwerker (Vestigingsland, Locatie opslag) | Soort verwerking | Categorie persoonsgegevens |
Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg, Luxemburg) | Hosting vragen, antwoorden, resultaten en basisgegevens van de leerlingen en leerkrachten. | Contactgegevens, Studievoortgang, Gebruikersgegevens, Overige gegevens |
New Relic Inc, (VS, EER) | Hosting security controls (monitoring) | Gebruikersgegevens |
Raygun limited (Nieuw Zeeland - Wellington, VS – Northern Virginia) | Hosting security controls (monitoring) | Gebruikersgegevens |
SendBird Inc. (VS, EER /San Mateo) | Chatfunctie (EER) Xxxxxx xxxxxxxxxxx (San Mateo) | Gebruikersgegevens Overige gegevens – chat gegevens |
Sendgrid Inc. (VS, Denver) | E-mail functionaliteiten | Contactgegevens, Gebruikersgegevens, Overige gegevens – correspondentiegegevens |
Zendesk Inc (VS, San Francisco) | Support functie | Contactgegevens, Gebruikersgegevens, Overige gegevens – correspondentiegegevens |
VII: Contactgegevens
Voor vragen of opmerkingen over deze bijsluiter of de werking van dit product of deze dienst, kunt u terecht bij: Stichting Snappet, t.a.v. de servicedesk, Xxxxxxxxxxx 000, 0000 XX Xxxxxxx, telefoonnummer 088 – 999 0 444, xxxx@xxxxxxx.xxx of bij de Functionaris Gegevensbescherming van Snappet via e-mail: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
VIII: Versie Verwerkersovereenkomst
Versie 9.0, september 2022
BIJLAGE 2: TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE BEVEILIGINGSMAATREGELEN
Snappet is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
A. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking
• Snappet heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
• Snappet neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
• Snappet heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Snappet heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
• Snappet sluit met medewerkers geheimhoudingsverklaringen af en maakt informatiebeveiligingsafspraken.
• Snappet stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
B. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen
Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Verwerker gebruikt hiervoor in beginsel het ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy.
Toetsvorm | Self-assessment |
Uitvoerder toets | Hoofd IT en gereviewd door de FG |
Scope | Snappet Platform |
BIV-classificatie | Leerling omgeving Beschikbaarheid = level 2, Integriteit = level 2, Vertrouwelijkheid = level 1. Leerkrachten/school omgeving is geclassificeerd als Beschikbaarheid = level 2, Integriteit = level 2, Vertrouwelijkheid = level 2 |
Snappet platform is geclassificeerd als: Beschikbaarheid=level 2, Integriteit = level 2, Vertrouwelijkheid = level 3 | |||
Categorie | Maatregelen | Compliance | Uitleg |
[Voldaan/ Niet voldaan/ Alternatieve maatregel] | [Bij “Niet voldaan” aangeven hoe/wanneer dit wordt gecorrigeerd. Bij “Alternatieve maatregel” deze beschrijven.] | ||
Beschikbaarheid | Ontwerp | Voldaan - Level 2 | nvt |
Capaciteit beheer | Voldaan - Level 2 | nvt | |
Onderhoud | Voldaan - Level 2 | nvt | |
Testen | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Monitoring | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Herstel | Voldaan - Level 2 | nvt | |
Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | Voldaan - Level 2 | nvt |
Back-up | Voldaan - Level 2 | nvt | |
Application controls | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Onweerlegbaarheid | Voldaan - Level 2 | nvt | |
Herleidbaarheid (technisch beheer) | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Controle integriteit | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Onweerlegbaarheid | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | Voldaan - Level 3 | nvt |
Logische toegang | Leerling Voldaan - Level 1 Leerkracht Voldaan – level 2 Snappet platform Voldaan - level 3 | nvt | |
Fysieke toegang | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Netwerktoegang | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Scheiding omgevingen | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Transport en fysieke opslag | Voldaan - Level 3 | - Alle data is buiten de school opgeslagen in beveiligde datacentra. - Data in transport is TLS 1.2 geëncrypt m.u.v. die scholen die zelf gekozen hebben voor verouderde apparatuur. - Gevoelige data en persoonlijke details staan altijd in separate datastores, waardoor deze data alleen indirect herleidbaar is. - Data wordt gesegmenteerd opgeslagen in afzonderlijke servers/datastores, met aanvullende security | |
maatregelen om ongewenst combineren en herleiden van deze gevoelige data te voorkomen. - Systemen die betrokken zijn bij gegevensuitwisseling met gekoppelde systemen, hebben data at rest geëncrypt. | |||
Logging | Voldaan - Level 3 | nvt | |
Omgaan met kwetsbaarheden | Voldaan - Level 3 | nvt |
D: Beveiligingsincidenten en/of datalekken:
E: Informeren over Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging
Snappet heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zal Snappet de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
• De kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft het betrekking, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);
• de oorzaak van de inbreuk;
• hoe de inbreuk is ontdekt;
• de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
• of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
• de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;
• wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor de Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor de groep(en) Betrokkene(n);
• de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Verwerker in beginsel per e-mail contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens, dan wel de contactgegevens zoals opgenomen in Bijlage 4.
Naam c.q. functie contactpersoon bij beveiligingsincidenten/Datalekken | Contactgegevens (e-mail en telefoonnummer) | |
Verwerker | Servicedesk Functionaris Gegevensbescherming | xxxx@xxxxxxx.xxx, 088 – 999 0 444, |
Onderwijsinstelling | Via contactpersoon | Zoals doorgegeven bij bestelling |
BIJLAGE 3: DE WIJZIGINGENBIJLAGE
Overzicht van afwijkingen, zoals bedoeld in artikel 14, lid 2 van de Model Verwerkersovereenkomst, en de motivering daarvan.
Partijen zijn de volgende wijzigingen overeengekomen:
1. Beschrijving noodzakelijke afwijkingen Model Verwerkersovereenkomst | |
Betreft artikel | 7 lid 4 |
Wijziging of aanvulling? | Wijziging |
Huidige tekst artikel | De Onderwijsinstelling en Verwerker gebruiken in het kader van de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3. |
Nieuwe tekst artikel (onderstreep wijzigingen en aanvullingen) | Op verzoek van de Onderwijsinstelling gebruikt Verwerker in het kader de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (indien beschikbaar) uitsluitend het KetenID en de toepasselijke Attributenset bij alle Onderwijsdeelnemers die kunnen beschikken over het KetenID. Indien een van de Partijen aangeeft dat dit redelijkerwijs niet van haar kan worden gevergd, dient dit voldoende gemotiveerd te worden vastgelegd in Bijlage 3. |
Reden van wijziging of aanvulling (noodzaak en motivering) | De Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de aanvraag van het KetenID. Waar nodig kan Snappet op verzoek van de Onderwijsinstelling het Keten ID en bijbehorende Attributenset gebruiken in de communicatie met de school buiten de Snappet applicatie. Snappet voldoet daarbij aan de eisen van KetenID |