SAMENWERKINGSOVEREENKOMST HUURDERS/VERHUURDER
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST HUURDERS/VERHUURDER
IDEALIS STUDENTENCOMPLEXEN IN WAGENINGEN EN EDE
Inhoudsopgave
5 Wijzigingen in de overeenkomst 12
Partijen
Verhuurder: Stichting Idealis,
hierna te noemen: Idealis, in deze vertegenwoordigd door mevrouw S.M.E. Xxxxxx, directeur/bestuurder
en
De huurdersorganisatie: de Stichting Flat Overleg,
hierna te noemen: de SFO, in deze vertegenwoordigd door xxxxxxx X. Xxxxxxx, voorzitter van de SFO
in aanmerking nemende:
• dat voor een goede beleidsontwikkeling van Idealis, waarbij nauwe aansluiting wordt gezocht bij wensen van bewoners, regelmatig contact met en betrokkenheid van de bewoners gewenst is;
• dat regelmatig overleg tussen Idealis en de SFO daarvan onderdeel uitmaakt;
• dat deze overeenkomst de strekking heeft het overleg en de andere vormen van communicatie tussen Idealis en de SFO op een zo goed mogelijke wijze te laten plaatsvinden;
• dat Idealis en de SFO ernaar streven tot een optimale samenwerking te komen, met respect voor elkaars standpunten en wederzijdse doelstellingen;
komen als volgt overeen:
1 Inleiding
Begrippen
In de overeenkomst worden de volgende begrippen gehanteerd:
a) Individuele bewoner:
de bewoner van een Idealis-kamer, die een huurovereenkomst met Idealis heeft afgesloten, of de kamer bewoont op basis van een met toestemming van Idealis afgesloten onderhuurovereenkomst.
b) Afdeling:
een als zodanig door het Idealis-bestuur aangewezen groep van kamers/wooneenheden.
c) Afdelingsvertegenwoordiger:
de bewoner die door de bewoners van de betreffende afdeling is gekozen als hun vertegenwoordiger.
d) Contactpersoon:
de door de bewoners van de kleine panden aangewezen huurder die namens hen als eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor Idealis en bewonersvertegenwoordiger fungeert.
e) Wooncomplex:
een als zodanig door het Idealis-bestuur aangewezen groep van kamers/afdelingen/woningen.
f) Bewonersvertegenwoordiger:
de bewoner die door de bewoners van het betreffende complex is gekozen als hun vertegenwoordiger.
g) SFO:
de Stichting Flat Overleg, de huurdersorganisatie in de zin van de Wet op het overleg huurders - verhuurder (Wohv) bestaande uit vertegenwoordigers van de hieronder genoemde Idealis-complexen.
h) Idealis:
de stichting Idealis te Wageningen.
i) RvC:
de Raad van Commissarissen van Idealis, aan wie het toezicht op het bestuur is opgedragen.
j) Directeur/bestuurder:
De functionaris die als directeur in dienst is van Idealis en het bestuur in de zin der wet vormt.
Wooncomplexen
De samenwerkingsovereenkomst is van toepassing voor de volgende wooncomplexen van Idealis: Asserpark, Bellostraat, Ben van Londenstraat, Binnenveld, Bornsesteeg, Boterstraat, Burgtstraat, Dijkgraaf, Droevendaalsesteeg, Haarweg, Herenstraat, Hoevestein, Javastraat, Marijkeweg, Mouterij, Nudestraat, Oude Bennekomseweg, Oude Eekmolenweg, Rijnveste, Salverdaplein/Vijzelstraat en Walstraat in Wageningen en Arnold Koningstraat, Hoefweg en Nieuwe Maanderbuurtweg in Ede.
2 Bewoners
Individuele bewoner
Dit betreft de individuele bewoner van een Idealis-kamer, die een huurovereenkomst met Idealis heeft Afgesloten, of de kamer bewoont op basis van een met toestemming van Idealis afgesloten onderhuur- overeenkomst. De individuele bewoner wordt vertegenwoordigd door de bewonersvertegenwoordiger en de SFO al naar gelang het onderwerpen betreft op complexniveau respectievelijk het complexniveau overschrijden. De individuele bewoner heeft altijd het recht om rechtstreeks in contact te treden met Idealis en met de SFO.
Afdelingsvertegenwoordiger wooncomplexen
De bewoners van een afdeling kiezen uit hun midden een afdelingsvertegenwoordiger.
De afdelingsvertegenwoordiger is verantwoording verschuldigd aan alle individuele bewoners van de betreffende afdeling.
Tot de taken van de afdelingsvertegenwoordiger behoren:
1. Het fungeren als 1e contactpersoon naar Idealis en met name naar de beheerder;
2. Het verwelkomen van elke nieuwe bewoner en uitleg geven over het functioneren van de afdeling, gezamenlijke voorzieningen, schoonmaak(rooster) e.d.;
3. Het stimuleren van een positieve sfeer op de afdeling;
4. Organiseren van de bankrekening van de afdeling en het beheren van de financiën en (indien van toepassing) de restitutie schoonmaakkosten, waarbij, indien nodig, gebruik gemaakt kan worden van het recht tot inhouding;
5. In overleg met bewoners zorgdragen voor reparatie/vervanging van apparaten voor zover de afdeling daar verantwoordelijk voor is.
6. Het doorgeven van vragen, opmerkingen en klachten van medebewoners aan Idealis;
7. Het, na instemming van de afdeling, voordragen van een nieuwe bewoner, voor zover sprake is van een afdeling waarvoor coöptatie geldt.
8. Het zorgdragen voor een nieuwe afdelingsvertegenwoordiger bij verhuizing.
De afdelingsvertegenwoordiger ontvangt voor het uitvoeren van genoemde taken een vaste maandelijkse vergoeding via Idealis die jaarlijks door Idealis wordt vastgesteld.
De afdelingsvertegenwoordiger kan door de afdeling uit de functie ontheven worden als de hiervoor genoemde taken onvoldoende worden uitgevoerd.
Idealis zendt maandelijks een (met een wachtwoord beveiligd) overzicht van afdelingsvertegenwoordigers aan de betreffende bewonersvertegenwoordiger.
Contactpersonen
De bewoners van de kleinere stadspanden en de woningen in de A. Koningstraat en N. Maanderbuurtweg kiezen voor hun complex een contactpersoon. Deze contactpersonen maken zelf geen deel uit van de SFO en ontvangen geen vergoeding. Ze worden vertegenwoordigd door één van de SFO-leden te weten voor de complexen Xxxxxxxxxxx 0, Herenstraat 14, Salverdaplein/Vijzelstraat en Burgtstraat de bewoners- vertegenwoordiger van de Walstraat.
Het pand Xxxx Xxxxxxxxxxxxx 0 wordt vertegenwoordigd door de bewonersvertegenwoordiger van Asserpark. De woningen in Ede worden vertegenwoordigd door de bewonersvertegenwoordiger(s) van de Hoefweg.
De contactpersonen fungeren, anders dan de afdelingsvertegenwoordiger, alleen als contactpersoon voor
de bewoners naar Idealis en SFO en dragen bij coöptatie een nieuwe huurder voor.
Bewonersvertegenwoordiger
De bewonersvertegenwoordiger wordt gekozen door de bewoners van het betreffende wooncomplex en vormt de bewonerscommissie in de zin van de Wohv (Wet overleg huurders – verhuurder).
De bewonersvertegenwoordiger is in principe ten minste twee jaar in functie.
Tot de taken van de bewonersvertegenwoordiger behoren onder meer:
1. het vertegenwoordigen van een representatief deel van de huurders van betreffend wooncomplex;
2. het ten minste 1 keer per jaar uitschrijven en leiden van een algemene bewonersvergadering van het complex waarin de bewonersvertegenwoordiger verantwoording aflegt en plannen voor het komende jaar bespreekt en eventueel het instellen en raadplegen van een klankbordgroep;
3. het fungeren als eerste contactpersoon tussen Idealis en de bewoners van het complex en het informeren van bewoners over haar activiteiten;
4. het tenminste maandelijks op uitvoerend niveau een vorm van contact onderhouden met de beheerder;
5. het voeren van periodiek overleg, minstens 2 keer per jaar, met de betreffende beheerder en de specialist vastgoed; het gaat daarbij om uitvoering van bestaand beleid en om aandachtspunten voor toekomstig (groot)onderhoud en leefbaarheid;
6. het in eerste instantie bemiddelen bij conflicten tussen de bewoners onderling en/of met Idealis, op verzoek van een van de partijen;
7. het bij incidenten of calamiteiten informeren van de beheerder en zo mogelijk onderling afstemmen hoe de betreffende bewoners zo snel mogelijk geïnformeerd kunnen worden.
8. het als vertegenwoordiger van het betreffende complex deelnemen in de SFO;
9. het tijdig zorgdragen voor een opvolger, die gekozen is door de bewoners.
Opvolging kan plaatsvinden op voordracht van de bewonersvertegenwoordiger (als er slechts één kandidaat is) of op basis van een verkiezing (als er meerdere kandidaten zijn). Idealis en SFO worden tijdig schriftelijk geïnformeerd over de overdracht van de functie.
Als de bewonersvertegenwoordiger voor het beëindigen van de functie geen opvolger heeft kunnen vinden, dan start de SFO (in samenwerking met Idealis) een wervingsprocedure. Tot het moment van benoeming van een nieuwe bewonersvertegenwoordiger draagt de SFO zorg voor de noodzakelijke taken. Hetzelfde geldt voor nieuwe complexen.
De bewonersvertegenwoordiger ontvangt voor het uitvoeren van genoemde taken een vaste maandelijkse vergoeding via Idealis. De bewonersvertegenwoordiger kan niet tevens lid zijn van de RvC, lid zijn van de Student Council van de WUR en/of de gemeenteraad van Wageningen (vanwege mogelijke conflicterende belangen).
De bewonersvertegenwoordiger kan door de SFO en de directeur/bestuurder gezamenlijk, voortijdig uit zijn/haar functie worden ontheven, indien betrokkene de genoemde taken niet naar behoren uitvoert, of niet meer op het betreffende complex woont.
De algemene bewonersvergadering
De bewonersvertegenwoordiger schrijft tenminste jaarlijks voor zijn/haar complex een algemene bewonersvergadering uit. Bij het uitschrijven van een algemene bewonersvergadering wordt deze twee weken van te voren aan de bewoners en aan de beheerder kenbaar gemaakt. Hierbij wordt tevens de (voorlopige) agenda bekend gemaakt. Tijdens deze vergadering worden de punten op de agenda afgehandeld en kunnen huurders eigen opmerkingen plaatsen en vragen stellen. Doel van de bewoners- vergadering is om informatie uit te wisselen, (toekomstige) problemen op te sporen en eventueel een stemmingsronde te houden. Xxxxxx en verslag van de vergaderingen worden ook naar de beheerder en de SFO gestuurd. Het verslag dient uiterlijk twee weken na de betreffende vergadering te worden verspreid.
De SFO
De Stichting Flatoverleg (SFO) is de huurdersorganisatie in de zin der wet (zie ook website SFO) met als (stichting)doel het behartigen van de belangen van de huurders van Idealis. In de SFO zijn vertegen- woordigd de bewonersvertegenwoordigers van de in de inleiding genoemde Idealis-complexen. Deze complexen hebben via hun bewonersvertegenwoordiger één stem in de vergadering behoudens de Haarweg die twee vertegenwoordigers telt.
Binnen de SFO vormen maximaal 5 leden, waaronder in elk geval de voorzitter, de penningmeester en de secretaris, het dagelijks bestuur.
De SFO wordt administratief ondersteund door een parttime kracht. Deze medewerker is in dienst van een extern bureau en gedetacheerd bij de SFO.
Tenminste 2 keer per jaar vindt met deze medewerker een gesprek plaats waarin o.a. de planning, voortgang en beoordeling van de werkzaamheden worden besproken. Bij dit gesprek zijn in elk geval aanwezig 2 vertegenwoordigers van de SFO en een vertegenwoordiger van het detacheringsbureau. Van deze gesprekken wordt een kort verslag gemaakt.
De taakverdeling binnen de SFO en de interne vergaderfrequentie (in principe eenmaal per drie weken) worden door de SFO-leden bepaald. Voor de vergaderingen van de SFO kunnen eventueel ook derden worden uitgenodigd. SFO zal Idealis de vastgestelde notulen doen toekomen.
De SFO kan besluiten over zaken die aan de SFO zijn opgedragen als ten minste de helft van het totaal van de benoemde leden aanwezig is. Besluiten worden genomen bij een meerderheid van stemmen.
Mochten er meerdere personen bewonersvertegenwoordiger zijn voor 1 complex dan telt hun mening samen als 1 stem. Mocht eventueel minder dan de helft van de leden aanwezig zijn, dan dienen de betreffende agendapunten in de volgende vergadering opnieuw ter stemming worden gebracht. Daarover kunnen dan besluiten worden genomen bij een meerderheid van stemmen, ook al is minder dan de helft van het aantal leden aanwezig.
Tot de taken van de SFO behoren onder meer:
1. het vertegenwoordigen van een representatief deel van de huurders van Idealis;
2. het tenminste 1 keer per jaar uitnodigen/informeren van de huurders, waarbij de SFO verslag doet en verantwoording aflegt over haar activiteiten en haar plannen/speerpunten voor het komende jaar bekend maakt.
3. het uitwisselen van ervaringen tussen de bewonersvertegenwoordigers onderling;
4. het optreden als informatie-, onderzoeks- en coördinatiepunt voor de bewonersvertegenwoordigers;
5. het overleggen met en adviseren van Idealis over kader stellende, beleidsmatige en/of gemeenschappelijke zaken die bewonersbelangen betreffen, in ieder geval in die aangelegenheden op basis waarvan de Wohv aan de SFO advies- en instemmingsrecht geeft;
6. het besluiten over zaken die opgedragen zijn aan de SFO volgens deze overeenkomst;
7. het deelnemen aan het periodieke overleg, minstens 2 keer per jaar met de directeur/bestuurder en minstens 4 keer per jaar met het hoofd Wonen/Vastgoed;
8. deelname aan de benoemingsprocedure voor de twee RvC-leden die op voordracht van de huurders worden benoemd;
9. het, in samenwerking met Idealis, evalueren van en adviseren over aanpassingen in de samen- werkingsovereenkomst;
10. het coördineren van en adviseren bij besluiten van bewonersvertegenwoordigers, die niet alleen van invloed zijn op het betreffende complex, maar ook op andere complexen.
In de nabije toekomst kan de interne structuur van de SFO veranderen, evenals de exacte verantwoor- delijkheden van bewonersvertegenwoordigers en contactpersonen. Deze overeenkomst wordt in dat kader flexibel geïnterpreteerd, voor zover Idealis en SFO daarmee beiden instemmen.
3 Idealis
Directeur/bestuurder
De directeur/bestuurder heeft onder meer de volgende taken:
1. het nemen van besluiten over zaken voor zover deze overeenkomst die besluitvorming voorschrijft;
2. het minstens 2 keer per jaar voeren van bestuurlijk overleg met de SFO over het algemene beleid van Idealis en relevante landelijke, regionale en plaatselijke ontwikkelingen, een en ander met inachtneming van hetgeen hieromtrent in deze overeenkomst is bepaald.
3. het zorgdragen voor een goede samenwerking met bewoners en de SFO en het jaarlijks in het bestuurlijk overleg met de SFO agenderen/evalueren van de onderlinge samenwerking;
4. het zorgdragen voor een goede en tijdige informatievoorziening naar bewonersvertegenwoordigers en individuele bewoners.
Manager Wonen/Vastgoed
De manager Xxxxx/Vastgoed heeft onder meer de volgende taken:
1. het minstens 4 keer per jaar periodiek overleg voeren met de SFO over kader stellende, beleidsmatige en/of gemeenschappelijke (uitvoerings)zaken die bewonersbelangen betreffen;
2. het zorgdragen voor goede communicatie tussen beheerder en bewonersvertegenwoordiger;
Beheerders
De beheerder hebben onder meer de volgende taken:
1. het tenminste maandelijks op uitvoerend niveau een vorm van contact onderhouden met de bewonersvertegenwoordiger;
2. het, samen met de vastgoedspecialist, in het 1e kwartaal van het jaar, voeren van overleg en afstemming met de bewonersvertegenwoordiger. Het gaat daarbij vooral om de jaarlijkse onderhoudsplanning, het bespreken bij welke zaken de bewoners betrokken worden en op welke wijze dit zal plaatsvinden. Hierbij wordt uitgegaan van een door Idealis en SFO gezamenlijk vastgesteld algemeen kader. Door dit kader zal de mate waarin huurders bij het onderhoud worden betrokken op alle wooncomplexen in hoofdlijnen op dezelfde wijze plaatsvinden. Ook gaat het om aandachtspunten voor toekomstig onderhoud, o.a. op basis van de resultaten van de jaarlijkse enquête Leefbaarheid. De beheerder maakt van het overleg een kort verslag;
3. het op basis van de jaarlijkse onderhoudsplanning met de bewonersvertegenwoordiger bespreken bij welke zaken de bewoners betrokken worden en op welke wijze dit zal plaatsvinden. Hierbij wordt uitgegaan van een door Idealis en SFO gezamenlijk vastgesteld algemeen kader. Door dit kader zal de mate waarin huurders bij het onderhoud worden betrokken op alle wooncomplexen in hoofdlijnen op dezelfde wijze plaatsvinden;
4. het doorspelen van klachten en opmerkingen van bewoners naar collega’s en naar de bewoners- vertegenwoordiger;
5. het op uitnodiging bijwonen van algemene bewonersvergaderingen die zijn uitgeschreven door de bewonersvertegenwoordiger;
6. het tijdig (in principe een week van tevoren), in samenwerking met de medewerkers marketing en communicatie, informeren van de bewoners en de bewonersvertegenwoordiger over (onderhoud)- werkzaamheden, of wijzigingen daarin, in of nabij het complex die het woongenot, waaronder de privacy, kunnen beperken.
Correspondentie hierover wordt in principe, indien dit vanuit praktisch oogpunt gezien wenselijk en mogelijk is, eerst in concept met de bewonersvertegenwoordiger overlegd, onverlet de inhoudelijke verantwoordelijkheid van Idealis.
Deze werkwijze is ook van toepassing voor bewonersvertegenwoordigers die met hun bewoners willen corresponderen, onverlet de inhoudelijke verantwoordelijkheid van de bewonersvertegenwoordigers. Hierbij gaat het om vooroverleg van bewonersvertegenwoordiger en beheerder.
7. het bij incidenten of calamiteiten informeren van de bewonersvertegenwoordiger en zo mogelijk daarmee afstemmen hoe de betreffende bewoners zo snel mogelijk geïnformeerd kunnen worden.
Overige medewerkers
Ook andere medewerkers dan hierboven genoemd werken samen met bewonersvertegenwoordigers, bijvoorbeeld bij gezamenlijke deelname aan projectgroepen, overleg met het SFO e.d.
4 Wijze van samenwerking
Algemeen
Idealis beschouwt het betrekken van haar bewoners bij beleid- en beheerzaken als één van haar taken. Idealis streeft een goede en open overlegsituatie na over alle zaken met betrekking tot de leefomgeving van de bewoners. Het betrekken van bewonersvertegenwoordigers kan op verschillende niveaus van besluitvorming betrekking hebben.
In deze overeenkomst wordt, zoals is bepaald in de Wet op het overleg huurders - verhuurder, onderscheid gemaakt in:
• het informatierecht;
• het adviseringsrecht;
• het instemmingsrecht.
Het informatierecht
Idealis informeert de huurder, de betrokken bewonerscommissie en de betrokken huurdersorganisatie op verzoek zo spoedig mogelijk schriftelijk over haar beleid en beheer voor zover dat:
1. rechtstreeks te maken heeft met de betrokken woongelegenheden of wooncomplexen en woonomgeving daarvan;
2. van invloed is op de directe woon- en leefsituatie van de betrokken huurders;
3. voor hen van wezenlijk belang kan zijn.
Idealis zal de SFO daartoe van de benodigde informatie voorzien en zo nodig met haar en betreffende bewonersvertegenwoordiger overleggen. Het informatierecht is daarbij nauw verweven met het adviesrecht van de SFO.
Het informatierecht omvat tenminste de volgende onderwerpen:
1. Het in stand houden van en het treffen van voorzieningen aan woongelegenheden en de direct daaraan grenzende omgeving;
2. Het slopen, renoveren, verwerven, vervreemden en bezwaren van woongelegenheden;
3. Het toewijzings- en verhuurbeleid;
4. De door Idealis in het algemeen te hanteren voorwaarden van de overeenkomst van huur en verhuur;
5. Het beleid inzake de huurprijzen;
6. De samenstelling, het kwaliteitsniveau en de prijs van het door Idealis aan te bieden pakket van diensten die rechtstreeks verband houden met de bewoning, het betrekken van een woongelegenheid en het huisvesten van personen;
7. Een voorstel tot een fusie als bedoeld in de artikelen 2:312 en 2:313 van het BW;
8. Het beleid inzake de leefbaarheid in de buurten en wijken waar de betrokken woongelegenheden of wooncomplexen zijn gelegen, alsmede inzake herstructurering van die buurten of wijken;
9. Het beleid inzake het bijdragen aan het tot stand brengen van huisvesting voor ouderen, gehandicapten en personen die zorg of begeleiding behoeven;
10. Overeenkomsten m.b.t. servicekosten en overeenkomsten m.b.t. het beheer van het verhuurde;
11. De uitspraken van de regionale klachtencommissie, voor zover het klachten over Idealis betreft;
12. Relevante informatie van de overheid over de volkshuisvesting;
13. Informatie over stukken die Idealis op grond van de Woningwet opstelt, zoals een overzicht van voorgenomen activiteiten, jaarrekening en jaarverslag, volkshuisvestingsverslag, overzicht met cijfermatige kerngegevens, prognoses op financieel en volkshuisvestingsgebied, meerjarenplannen;
14. Informatie die relevant is ten aanzien van de onderwerpen waaraan de SFO een adviesrecht ontleent en welke onderwerpen hieronder nader worden uitgewerkt.
Over een wijziging in het door Idealis gevoerde beleid en beheer ten aanzien van één van voornoemde punten informeert Idealis de betrokken huurdersorganisatie en de bewonerscommissie schriftelijk.
De informatieverplichting van Idealis geldt niet voor informatie tegen de verstrekking waarvan het bedrijfsbelang van Idealis zich verzet.
Het adviesrecht
Adviesrecht heeft betrekking op een wijziging in gevoerd beleid of beheer van Idealis ten aanzien van enkele specifieke in de wet opgenomen onderwerpen. Idealis verstrekt daarbij alle relevante informatie over deze onderwerpen voor zover op dat moment bekend is bij Idealis, inclusief de ontwikkelingen die al bij haar bekend zijn voor de langere termijn. De verplichting om advies te verstrekken door Idealis geldt niet voor informatie, tegen de verstrekking waarvan het bedrijfsbelang van Idealis zich verzet.
De SFO of de bewonerscommissie dient, indien zij dat wenst, binnen 6 weken na ontvangst van de door Idealis verstrekte informatie, daarover met Idealis overleg te voeren en schriftelijk advies uit te brengen.
Als Idealis een schriftelijk advies niet of slechts deels overneemt, dan zal Idealis deze afwijking van het advies van de SFO binnen twee weken schriftelijk beargumenteren.
Indien Idealis geen advies van de SFO ontvangt of een dergelijk advies niet tijdig ontvangt, zal Idealis haar plannen als bekend gemaakt aan de SFO uitvoeren. Indien Idealis het advies van de SFO niet of niet geheel volgt, dan staat het Idealis vrij om haar plannen uit te voeren drie dagen nadat Idealis aan de SFO heeft medegedeeld haar advies niet of slechts deels over te nemen. Deze regeling laat onverlet dat Idealis in urgente kwesties die vanuit het bedrijfsbelang van Idealis of anderszins voortvarende actie vragen, maatregelen mag treffen. Idealis zal de SFO daarover zo spoedig als mogelijk informeren.
Het adviesrecht geldt in ieder geval voor de volgende onderwerpen:
1. het in stand houden en het treffen van voorzieningen aan de woongelegenheden en de direct daaraan grenzende omgeving. Naar aanleiding van de jaarlijkse onderhoudsbegroting geeft Idealis per complex aan welke werkzaamheden zullen worden verricht, op welke wijze, wanneer, waar eventuele medewerking van huurders noodzakelijk is en welke keuzeopties huurders krijgen;
2. het slopen, renoveren, aankoop, verkoop en bezwaren van woongelegenheden;
3. het ondernemingsplan en het strategisch voorraad beleid;
4. het toewijzings- en verhuurbeleid;
5. de algemene voorwaarden bij standaard huurovereenkomsten;
6. het huurprijsbeleid;
7. de samenstelling, het kwaliteitsniveau en de prijs van de dienstpakketten in relatie tot de woonruimte, zoals het servicekostenpakket;
8. een concreet voornemen tot fusie;
9. het beleid inzake de leefbaarheid en herstructurering van buurten en wijken waar woningbezit van Idealis is gelegen;
10. het beleid inzake de huisvesting van ouderen, gehandicapten en andere personen die zorg of begeleiding nodig hebben;
11. overeenkomsten met betrekking tot servicekosten en overeenkomsten met betrekking tot het beheer van het woningbezit;
12. het jaaroverzicht van de uitspraken van de regionale klachtencommissie (Geschillencommissie);
13. het concept-jaarplan wordt jaarlijks in het 4e kwartaal geagendeerd in het bestuurlijk overleg.
Het instemmingsrecht
Voordat Idealis tot definitieve besluitvorming overgaat, dient ten aanzien van enkele summier omschreven onderwerpen het voorgenomen besluit goedgekeurd te worden door de SFO. Het betreft hier het instemmingsrecht van de SFO.
Het instemmingsrecht geldt voor de volgende onderwerpen:
1. het wijzigen van deze samenwerkingsovereenkomst;
2. een voorgenomen wijziging in het gevoerde beleid ten aanzien de vaststelling van de servicekosten (in die zin: het aanpassen in de wijze van afrekenen van de servicekosten en aanpassingen in het servicekostenbeleid die van toepassing zijn voor het hele woningbezit;
3. het wijzigen van de spelregels voor het uitvoeren van onderhoud.
4. het Activiteitenoverzicht, waarin, jaarlijks voor 1 juli, de gezamenlijk geformuleerde bijdrage van Idealis en SFO aan het gemeentelijk volkshuisvestingsbeleid wordt geformuleerd;
5. de Prestatie-afspraken, waarin, jaarlijks voor 15 december, de afspraken tussen gemeente Wageningen, Idealis en SFO jaarlijks worden vastgelegd;
6. jaarlijks wordt in het 1e kwartaal, in een gezamenlijke projectgroep, bezien welke vorm van samenwerking het meest geschikt is voor elke, in het vastgestelde jaarplan, beschreven activiteit.
In het geval dat instemming nodig is, zal Idealis haar plannen schriftelijk aan de SFO kenbaar maken. Eerst na overeenstemming tussen Idealis en SFO, welke schriftelijk dient in te stemmen, kan Idealis haar plannen ten uitvoer brengen. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt kan de meest gerede partij het voorgenomen besluit ter vervangende instemming aan de rechter voorleggen.
NB Instemming huurders:
Bij wijzigingen aan het gehuurde (kamers en gemeenschappelijke ruimten als beschreven in de huurvoorwaarden) die aan te duiden zijn als veranderingen die de gebruiksmogelijkheden van het gehuurde wezenlijk beïnvloeden en/of gerief verbeteren, zal Idealis huurders een redelijk voorstel doen en zo nodig individuele huurders om een akkoord vragen. Onderhoudswerkzaamheden en vervangings- werkzaamheden behoren hier niet toe, alsmede dringende en van overheidswege aan verhuurder opgelegde werkzaamheden en veranderingen.
Instemming van huurders wordt in elk geval geacht aanwezig te zijn indien een aanzienlijke meerder- heid (minimaal 70%) van betreffend complex heeft ingestemd. Instemmen gebeurt door een aantoon- bare schriftelijke of elektronische stemming, inclusief akkoordverklaringen of middels een bij voorbaat afgegeven akkoordverklaring. Dit zelfde geldt ook bij voorstellen tot het vervallen of toevoegen van een servicekostencomponent voor zittende huurders.
Woonlasten
Idealis draagt zorg voor overleg over de huur- en servicekosten met de SFO/de bewonersvertegenwoor- digers. Elk jaar zal Idealis het voorgenomen huurbeleid, de afrekening van de servicekosten over het afgelopen kalenderjaar en de conceptbegroting van de servicekosten voor het komende jaar met de SFO bespreken. Het huurbeleid en de begroting van de servicekosten voor het komende jaar worden door de directeur/bestuurder vastgesteld. Elke individuele huurder wordt tijdig schriftelijk geïnformeerd over de per 1 juli verschuldigde maandelijkse woonlasten. Via de website van Idealis wordt nadere toelichting gegeven over het huurbeleid en de afrekening en begroting van de servicekosten. Restitutie zal in principe binnen drie maanden na verzending van de stukken naar de individuele huurder plaatsvinden.
Informatie algemeen
Informatie wordt onder andere gegeven via de huurvoorwaarden, folders, de website, infobulletins, email, een digitale nieuwsbrief, mondeling contact of (persoonlijke) digipost.
Het medium waarvoor wordt gekozen, wordt bepaald door de aard en het belang van het onderwerp, de urgentie van het onderwerp en de doelgroep: degenen aan wie de informatie is gericht.
Dit kunnen zijn: bewoners in het algemeen, bewoners van betreffende complexen of de SFO. Als door Idealis een beslissing is genomen waarvan de bewoners en/of de bewonersvertegenwoordigers op de hoogte moeten worden gesteld, dan dient dit zo spoedig mogelijk (uiterlijk binnen twee weken) na de betreffende beslissing te gebeuren. In principe liggen alle niet-vertrouwelijke stukken vrij ter inzage bij Idealis. Vertrouwelijk zijn die stukken die handelen over personen en de stukken die de directeur/- bestuurder als vertrouwelijk heeft bestempeld.
Idealis verzendt mededelingen aan SFO, de bewonersvertegenwoordiger, afdelingsvertegenwoordiger en de contactpersoon per e-mail.
Raadplegen bewoners: gedachtevorming of mening peiling
Naast het overleg met de SFO en met de individuele bewonersvertegenwoordigers communiceert Idealis rechtstreeks met bewoners, onder andere door (online) enquêtes en via haar website. Het gaat daarbij deels om structurele meting zoals bij de jaarlijkse enquête leefbaarheid en het meten van de klant- tevredenheid van nieuwe en vertrekkende huurders. Daarnaast kan het gaan om projectmatige raadpleging, bijvoorbeeld ten aanzien van een keuze uit enkele kleurvarianten bij bepaald planmatig onderhoud of om het peilen van meningen onder bewoners. Tevens vindt input van bewoners plaats
d.m.v. gesprekken ‘aan de keukentafel’ en ‘in het huurderscafé’, klankbordgroepen, bewonerspanels, individuele contacten van medewerkers van Idealis met bewoners en via social media.
Financiën
De kosten van de huurdersorganisatie worden in principe door Idealis gedragen. Idealis zal naar vermogen het goed functioneren van bewonersvertegenwoordigers en de SFO bevorderen. Idealis biedt daartoe financiële steun en faciliteiten om hen in redelijkheid in staat te stellen hun werkzaamheden in het licht van deze samenwerkingsovereenkomst redelijkerwijs te verrichten.
De SFO stelt jaarlijks een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan Idealis. De goedkeuring kan alleen worden onthouden op redelijke gronden. Jaarlijks wordt door de SFO een jaarrekening vastgesteld en voorgelegd aan Idealis. Uitgangspunt is dat er geen grote reserve wordt gevormd.
De reserve mag maximaal 20% van de jaarbegroting bedragen.
De kosten die gepaard gaan met de volgende werkzaamheden/benodigdheden van de SFO komen in elk geval in aanmerking voor vergoeding, mits deze kosten redelijk zijn en in redelijkheid zijn gemaakt:
• telefoonkosten;
• kantoorfaciliteiten (vergaderruimte, papier, apparatuur, fax, computer etc.) door ter beschikking- stelling van een door Idealis aan te wijzen kantoorruimte;
• administratieve ondersteuning;
• koffie, thee, etc.;
• excursie;
• aanschaf relevante literatuur;
• lidmaatschap(pen) van (studenten) huurdersorganisatie(s) zoals de Nederlandse Woonbond;
• promotiemateriaal voor de huurders;
• drukkosten;
• portokosten
• reis- en parkeerkosten;
• scholing;
• inschakeling deskundige.
Om bovengenoemde zaken naar behoren mogelijk te maken ontvangt de SFO van Idealis een jaarbudget, waarover de SFO met inachtneming van hetgeen in deze overeenkomst is bepaald kan beschikken.
Idealis kan aan de begroting haar goedkeuring onthouden als zij van mening is dat er kosten zijn opgevoerd, die niet redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor het functioneren van de SFO.
De SFO is zelf verantwoordelijk voor budgetoverschrijding en de eventuele gevolgen daarvan.
Onderhoud
Idealis en de SFO hebben tezamen een gedragscode voor het uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden vastgesteld (‘Spelregels onderhoud’, zie de website van Idealis). Wijziging daarvan zal met wederzijds goedvinden plaatsvinden.
Voordracht twee RvC-leden
De Raad van Commissarissen (RvC) bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste zeven natuurlijke personen, waarvan een derde deel van de leden op voordracht van de huurders. Deze personen functioneren in de RvC op persoonlijke titel, zonder last of ruggespraak.
Bij een vacature van een huurderszetel in de RvC wordt gewerkt met een selectiecommissie waarin
2 leden van de RvC en 2 leden van de SFO zitting hebben. De RvC stelt de profielschets vast en betrekt de SFO bij het opstellen hiervan. De commissie voert gesprekken met kandidaten en draagt uiteindelijk unaniem een kandidaat voor benoeming door de RvC voor. Bij de werving van kandidaten voor de RvC wordt altijd geworven via een advertentie. Jaarlijks voert de SFO met beide huurdersvertegenwoordigers in de RvC een evaluatiegesprek.
Bij afloop van de benoemingsperiode van een huurderzetel zal de RvC telkens met de SFO bespreken of er, indien van toepassing, een herbenoeming van het zittende RvC-lid kan plaatsvinden dan wel of er een nieuwe benoemingsprocedure dient te worden gestart.
Bij tussentijds aftreden van RvC-leden op voordracht van de huurders worden nieuwe kandidaten geworven.
5 Wijzigingen in de overeenkomst
Wijziging
Deze samenwerkingsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd en wordt 1 x per 2 jaar geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Tot wijziging van deze samenwerkingsovereenkomst kan worden besloten door de directeur/bestuurder, na overleg met en goedkeuring van de SFO.
Onvoorziene zaken en geschillen
In alle gevallen waarin deze samenwerkingsovereenkomst niet voorziet, zoeken de SFO en het Idealis-bestuur of -bureau naar een gezamenlijke oplossing. Geschillen en interpretatievragen die voortvloeien uit deze samenwerkingsovereenkomst, dan wel uit de Wet op het Overleg Huurders Verhuurder, kunnen zowel op gezamenlijk verzoek van Idealis en SFO als op verzoek van één van beide partijen aan de RvC of een daarvoor te benoemen commissie worden voorgelegd ter advies. Als
door partijen een commissie wordt benoemd, zal deze bestaan uit drie leden, waarbij SFO en het Idealis- bestuur elk een lid voordragen en gezamenlijk een onafhankelijke voorzitter benoemen.
Zolang het geschil onderwerp van deze vorm van geschillenbeslechting is, kan Idealis zich slechts tot de kantonrechter wenden in gevallen waarmee spoedeisend belang is gemoeid of de bedrijfseconomische belangen van Idealis zulks vergen. De SFO zal zich tot de kantonrechter kunnen wenden direct nadat de commissie het advies aan Idealis en de SFO heeft uitgebracht.
De te benoemen commissie zal het advies binnen drie weken uitbrengen nadat de onafhankelijke voorzitter de opdracht heeft aanvaard. Het advies van de commissie is schriftelijk en wordt aan beide partijen gelijktijdig toegezonden. De kosten van de geschillenprocedure worden in beginsel door Idealis vergoed, tenzij de commissie anders beslist.
Inwerkingtreding
Met ingang van 25 augustus 1988 is een participatiereglement in werking getreden. Op 9 maart 2001 is het participatiereglement door de SFO en Idealis omgezet in een overeenkomst van samenwerking.
Deze overeenkomst wordt om de 2 jaar geëvalueerd en geactualiseerd en is het meest recent aangepast op ……… 2019.
Wageningen, ……… 2019
Namens Idealis, Namens de SFO,
Mevrouw S.M.E. Deenen Xxxxxxx X. Xxxxxxx