Convenant Rijkshuisvesting en afstootopgave rijkskantoren en de gemeente Zwolle
Convenant Rijkshuisvesting en afstootopgave rijkskantoren en de gemeente Zwolle
De ondergetekenden
De Staat der Nederlanden, te dezen kantoorhoudende aan het Xxxxx Xxxxxxxx 0 xx Xxx Xxxx, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de minister voor Wonen en Rijksdienst, de heer drs. S.A. Blok;
a. hierna te noemen: het Rijksvastgoedbedrijf;
De gemeente Zwolle, bezoekadres Xxxxx Xxxxxxxxx 00 xx Xxxxxx (postadres: xxxxxxx 00000, 0000 XX), xxxxxxxxxxxx in het handelsregister van de Kamer van Koophandel voor Oost-Nederland onder dossiernummer: 08218173, hierbij ingevolge artikel 171 lid 1 van de Gemeentewet rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar burgemeester, de heer drs. H.J. Meijer, handelend ter uitvoering van het besluit van het College van Burgemeester en Wethouders van 19 augustus 2014;
b. hierna te noemen: de Gemeente;
c. hierna gezamenlijk te noemen: Partijen;
Overwegende dat:
1. met het oog op een efficiëntere rijkshuisvesting en het beperken van de leegstand in de rijkskantorenportefeuille, de minister voor Wonen en Rijksdienst in november 2013 het Masterplan Rijkshuisvesting Overijssel heeft vastgesteld;
2. de Gemeente het bestrijden van de kantorenleegstand in de gemeente Zwolle heeft vastgelegd in de nota’s: proactieve aanpak kantorenleegstand (2011), leegstandsmanagement (2012) en update leegstandsmanagement (2013);
3. in dit Masterplan wordt uitgegaan van een rijkskantorencluster nabij het station en dit tot gevolg heeft dat een aantal kantoren, gelegen buiten dit cluster en eigendom van de Staat, overtollig wordt en wordt afgestoten;
4. het Rijksvastgoedbedrijf tot taak heeft om binnen Zwolle passende herhuisvesting voor rijksdiensten te realiseren;
5. het Rijksvastgoedbedrijf de afstoot van rijkskantoren en de nieuwe huisvesting goed op elkaar af wenst te stemmen om leegstand tegen te gaan;
6. de Gemeente gebaat is bij het bestrijden van leegstand en daarnaast de wens heeft overheidsdiensten, die ca. 10% van de totale Zwolse kantorenmarkt in gebruik heeft, binnen haar gemeente te blijven huisvesten;
7. de Gemeente het Rijk derhalve ziet als een strategische partner in de aanpak van de kantorenleegstand;
8. Partijen in dit kader besloten hebben te onderzoeken of en in hoeverre de (her)huisvesting voor rijksdiensten alsmede de afstoot van rijkskantoren kan worden geoptimaliseerd teneinde leegstand tegen te gaan;
9. Partijen in voorgaande bestuurlijk overleggen hebben besloten samen te werken ten einde bovengenoemde afstoot en (her)huisvesting zo goed mogelijk te coördineren, op elkaar af te stemmen en te effectueren, rekening houdend met elkaars belangen;
10.Partijen hun samenwerking om de kantorenleegstand te verminderen wensen vast te leggen in een overeenkomst; Partijen verklaren als volgt overeen te komen.
Artikel 1. Vertrouwelijkheid
Partijen zullen vertrouwelijkheid in achtnemen ten aanzien van de uitvoering van deze overeenkomst en ten aanzien van alle informatie welke in het kader daarvan wordt verkregen. Het (eventueel) doen van mededelingen aan derden kan slechts wanneer Partijen daartoe gezamenlijk besluiten of een partij op grond van geldende wet –en regelgeving informatie aan derden dient te verschaffen. In dat geval zullen Partijen in onderling overleg de wijze van communicatie bepalen. Deze bepaling houdt zijn werking na beëindiging van deze overeenkomst.
Artikel 2. Doel en uitgangspunten samenwerking
2.1 Partijen werken samen om een optimale (her)huisvesting van rijksdiensten en de zorgvuldige afstoot van de overtollige rijksgebouwen in Zwolle mogelijk te maken.
2.2 In het belang van het verkrijgen van optimale oplossingen en het voorkomen van dubbeling van werkzaamheden stemmen partijen vooraf in onderling overleg een gezamenlijke benadering af in de projectorganisatie voor het benaderen van derden, waaronder marktpartijen.
2.3 De samenwerking geschiedt op basis van en met behoud van de onderscheiden verantwoordelijkheden en belangen van Partijen. Dat betreft voor het Rijksvastgoedbedrijf de verantwoordelijkheid voor een adequate en financieel haalbare (her) huisvesting van rijksdiensten en de afstoot van rijkskantoren volgens de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006. De Gemeente draagt een publieke verantwoordelijkheid voor het bestrijden van leegstand en een goede ruimtelijke ordening.
2.4 Ten behoeve van het in artikel 2.1 genoemde doel zullen Partijen een aantal verkenningen verrichten. Hieronder valt in ieder geval:
a. een verkenning , waaronder een haalbaarheids- en marktonderzoek, ten behoeve van de afstoot van de kantoren buiten het beoogde rijkskantorencluster nabij het station;
b. een verkenning inzake alternatieve rijkshuisvesting nabij het station ten behoeve van rijksdiensten;
c. een afstootopgave van het Rijksvastgoedbedrijf elders in de stad, indien dit wordt voorzien.
2.5 In het kader van deze verkenningen hanteren de partijen de uitgangspunten als geformuleerd in:
a. het Masterplan Rijkshuisvesting Overijssel vastgesteld door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties in november 2013;
b. de Regeling materieel beheer 2006 (afstootprocedure panden rijk);
c. het Leegstandsbeleid kantoren gemeente Zwolle (nota’s aanpak leegstand 2011-2013);
d. het Provinciaal beleid / structuurvisie provincie Overijssel.
2.6 De uitkomsten van deze verkenningen zullen worden voorgelegd in het bestuurlijk overleg, als bedoeld in artikel 3. Het bestuurlijk overleg beslist zo nodig over de uitwerking van de uitkomsten van de verkenningen.
Artikel 3. Projectorganisatie
3.1 Ter uitvoering van deze overeenkomst vormen Partijen een tweetal organen: een bestuurlijk overleg en een ambtelijk (werk)overleg.
3.2 Het bestuurlijk overleg bevat een gelijkwaardige vertegenwoordiging van Partijen op bestuurlijk niveau. Het bestuurlijk overleg heeft tot taak om de voortgang van de uitvoering van deze overeenkomst te bewaken en de dilemma's te bespreken welke tussen Partijen bij de uitvoering van deze overeenkomst mochten rijzen. Het bestuurlijk overleg bepaalt binnen de kaders van deze overeenkomst de voorwaarden waarbinnen het ambtelijk werkoverleg zijn taak uitoefent.
3.3 Het ambtelijk werkoverleg bestaat uit twee onderdelen: een werkgroep voor de verkenning optimalisatie rijkshuisvesting en een werkgroep voor de verkenning afstootopgave. De werkgroepen bevatten een gelijkwaardige vertegenwoordiging van Partijen. Binnen de werkgroep zullen Partijen informatie uitwisselen welke benodigd is voor de coördinatie en de goede voortgang van de door Partijen te verrichten werkzaamheden. Aan de werkgroepen komt een door het bestuurlijk overleg te bepalen beslissingsbevoegdheid toe. De werkgroepen bereiden in goede communicatie de beslissingen van het bestuurlijk overleg voor .
3.4 Het bestuurlijk overleg en het ambtelijk werkoverleg voorzien zelf in voorzitterschap, secretariaat, vergaderfrequentie en wijze van functioneren.
Artikel 4. Kosten
Partijen dragen in principe ieder zelf de interne kosten voor de samenwerking. Voor zover externe kosten gemaakt moeten worden treden Partijen op dat moment in overleg. Zo nodig kunnen specifieke afspraken worden gemaakt waarbij een andere kostenverdeling mogelijk is. In dit kader wordt in overleg met de provincie Overijssel onderzocht of er aanspraak kan worden gemaakt op de subsidie aanpak kantorenleegstand Overijssel.
Artikel 5. Geschiloplossing
Een eventueel geschil tussen Partijen bij de uitwerking van deze overeenkomst wordt voorgelegd aan het bestuurlijk overleg.
Artikel 6. Wijzigingen en aanvullingen
Deze overeenkomst kan alleen worden aangevuld of gewijzigd door middel van een door beide Partijen ondertekend schriftelijk aanhangsel.
Artikel 7. Looptijd, evaluatie en einde van de Overeenkomst
7.1 Deze overeenkomst treedt in werking op de dag na de ondertekening.
7.2 Deze overeenkomst wordt tweejaarlijks in het bestuurlijk overleg geëvalueerd. Het bestuurlijk overleg besluit over eventuele verlengingen. Deze overeenkomst kan alleen na deze evaluatie schriftelijk eenzijdig worden opgezegd.