B2. DUUR VAN HET CONTRACT 4 B3. AANBESTEDENDE OVERHEID 5 B4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5

OPEN OFFERTEAANVRAAG VOOR EEN OMNIUM ONDERHOUDSCONTRACT VOOR EEN MOBIELE X-STRALEN VOERTUIGENSCANNER.

Bestek nr.: S&L/AO/492/2016

Opening van de offertes: op 23/06/2016 om 14u30

INHOUDSOPGAVE

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN 4

B. ALGEMENE BEPALINGEN 4

B1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 4

B2. DUUR VAN HET CONTRACT 4

B3. AANBESTEDENDE OVERHEID 5

B4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5

B4.1. Wetgeving 5

B4.2. Opdrachtdocumenten 5

B5. ONVERENIGBAARHEDEN - BELANGENVERMENGING 5

B6. VERPLICHT PLAATSBEZOEK 6

B7. VRAAG EN ANTWOORD SESSIE 7

C. GUNNING 8

C1. INDIENINGSRECHT EN OPENING VAN DE OFFERTES 8

C1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes 8

C1.2 De opening van de offertes 10

C2. OFFERTES 10

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens 10

C 2.2. Structuur van de offerte 11

C2.3. Geldigheidsduur van de offerte 12

C3. PRIJZEN 12

C4. SELECTIE - REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES - GUNNINGSCRITERIA 12

C4.1. Het toegangsrecht 12

C4.2. Regelmatigheid van de offertes 16

C4.3. Gunningscriteria 16

C4.3.1. Lijst van de gunningscriteria 16

C4.3.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige offerte 17

D. UITVOERING 19

D1. LEIDENDE DIENST - LEIDEND AMBTENAAR 19

D2. PRIJSHERZIENING 19

D3. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE OPDRACHTNEMER EN ONDERAANNEMING 20

D3.1 Aansprakelijkheid 20

D 3.2 Onderaanneming 20

D4. OPLEVERING VAN DE UITGEVOERDE ONDERHOUDSDIENSTEN 20

D5. BORGTOCHT 21

D 5.1. Vestiging van de borgtocht 21

D 5.2. Vrijgave van de borgtocht 22

D6. UITVOERINGSVOORWAARDEN 22

D7. FACTURATIE EN BETALING 22

D8. BIJZONDERE VERPLICHTINGEN VOOR DE OPDRACHTNEMER 23

D9. GESCHILLEN 23

D10. BOETES EN STRAFFEN 24

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN 25

E.1. CONTEXT 25

E.2. UIT TE VOEREN DIENSTEN 25

E 2.1 Algemeen 25

E 2.2 Onderhoudsdiensten 26

E 2.3 Rapportering 26

E 2.4 Jaarlijkse performantietest van het te onderhouden toestel 27

E.3. INITIËLE TECHNISCHE EISEN MOBIELE SCANNER 27

E.4. SERVICE LEVEL AGREEMENT 27

F. BIJLAGEN 29

BIJLAGE 1: OFFERTEFORMULIER 30

BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS 32

BIJLAGE 3: SLA 33

BIJLAGE 4: VRAAG EN ANTWOORDFORMULIER 34

BIJLAGE 5: INITIËLE EISEN MOBIELE SCANNER 35

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B – 4e verdieping Koning Xxxxxx XX-laan 33 – bus 961 1030 BRUSSEL

BESTEK nr. S&L/AO/492/2016

Open offerteaanvraag voor een omnium onderhoudscontract voor een mobiele X-stralen voertuigenscanner

A. ALGEMENE AFWIJKINGEN

BELANGRIJK

Overeenkomstig artikel 9, paragraaf 4, van het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken wordt de aandacht van de inschrijvers gevestigd op het feit dat in dit bestek afgeweken wordt van artikel:

154 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 betreffende de boetes en straffen.

B. ALGEMENE BEPALINGEN

B1. Voorwerp en aard van de opdracht

De opdracht heeft als voorwerp een omnium onderhoudscontract van een mobiele scanner. De opdrachtnemer staat in voor zowel het preventief als voor het correctief onderhoud.

De technische minimumvoorwaarden waaraan het systeem moet voldoen, evenals de minimumvoorwaarden waaraan het onderhoudscontract moet beantwoorden zijn gespecificeerd in deel E van dit bestek (‘technische voorschriften’).

Voor onderhavige opdracht wordt de procedure van de open offerteaanvraag gekozen. Dit is een opdracht voor diensten.

Deze opdracht omvat één enkel perceel. Dit is een opdracht tegen globale prijs. Varianten zijn niet toegestaan

B2. Duur van het contract

De opdracht vangt aan de eerste kalenderdag na de dag waarop de opdrachtnemer de kennisgeving van het sluiten van de overeenkomst/opdracht heeft ontvangen en wordt afgesloten voor de duur van vier jaar.

Elke partij kan echter een einde stellen aan het contract aan het einde van het eerste, tweede, of derde jaar, op voorwaarde dat de kennisgeving aan de andere partij per aangetekend schrijven gebeurt:

- minstens drie (3) maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de aanbestedende overheid het contract opzegt,

- minstens (6) zes maanden vóór het einde van het lopende uitvoeringsjaar indien de opdrachtnemer het contract verbreekt;

De partij die de opzegging van het contract ondergaat, is niet gerechtigd op schadevergoeding.

B3. Aanbestedende overheid

De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Voorzitter van het Directiecomité.

B4. Documenten van toepassing op de opdracht

B4.1. Wetgeving

- Wet van 15 juni 2006 – overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

- Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 - plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

- Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies van openbare werken;

- Wet van 17 juni 2013 - betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

- Het Koninklijk Besluit van 20 juli 2001 houdende het algemeen reglement op de bescherming van de bevolking, van de werknemers en het leefmilieu tegen het gevaar van de ioniserende stralingen

- Het Koninklijk Besluit van 25 april 1997 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico's voortkomende uit ioniserende straling van toepassing.

- Alle wijzigingen aan de wet en de voormelde besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes.

B4.2. Opdrachtdocumenten

- De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde berichten en eventuele rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van te hebben genomen en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te hebben gehouden;

- Onderhavig bestek nr. S&L/AO/492/2016;

- De goedgekeurde offerte van de opdrachtnemer.

B5. Onverenigbaarheden - belangenvermenging

B5.1. Onverenigbaarheden

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.

B5.2. Belangenvermenging

In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie (“revolving doors”) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie, gedaan te New York op 31 oktober 2003, onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de FOD Financiën, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de FOD Financiën, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor de verrichting van bepaalde opdrachten in het kader van de uitvoering van deze opdracht.

Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het

kader van deze opdracht.

Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (of, ingeval het gaat om een opdracht op defensie- en veiligheidsgebied: artikel 10 van de wet van 13 augustus 2016 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied).

Concreet bestaat deze sanctie uit, al naargelang het geval, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht

B6. Verplicht plaatsbezoek

Het bezoek zal plaatsvinden op het volgende adres:

Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) Min. Xxxxxxxxxxxxxxx 0

8380 Zeebrugge

Het bezoek zal plaatsvinden van 14 tot 17 uur tijdens weekdagen. Elke kandidaat-inschrijver heeft maximaal 4 uur de tijd om de mobiele scanner te bezoeken.

Het scantoestel zal op de afgesproken data gedurende maximaal 45 minuten buiten gebruik worden gesteld teneinde de kandidaat-inschrijver toe te laten om, onder begeleiding van de vertegenwoordigers van de aanbestedende overheid, de binnenruimten ervan te bezoeken.

Het is aan de kandidaat-inschrijvers niet toegelaten om de mobiele scanner of gedeelten ervan te manipuleren zonder voorafgaande toestemming van de aanbestedende overheid of diens afgevaardigde.

Tijdens het plaatsbezoek kunnen er geen vragen worden gesteld. Eventuele vragen kunnen enkel worden gesteld en beantwoord in het kader van de infosessie (volgens de bepalingen zie B7 Vraag en antwoordsessie van het bestek).

De inschrijvers zullen na de publicatiedatum van het bestek contact opnemen met de aanbestedende overheid, voor het vastleggen van een bezoekdag voor de site, via het adres xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. deze aanvraag dient te gebeuren ten laatste 5 werkdagen voor de laatste indieningsdatum van de vragen voor de online georganiseerde vraag en antwoord sessie.

De onderneming geeft de naam (namen) en functie(s) op van de persoon (personen) die zullen afgevaardigd worden naar de bezoekdag. Om organisatorische redenen mogen er per onderneming slechts twee personen deelnemen.

BELANGRIJK

Dit plaatsbezoek is verplicht, op straffe van nietigheid. Een offerte ingediend door een inschrijver die niet aanwezig was op de bezoekdag zal niet aanvaard worden.

B7. Vraag en antwoord sessie

Voor onderhavige opdracht, zal de aanbestedende overheid online antwoorden geven op de vragen die voor de opgegeven datum zijn binnengekomen.

De procedure is als volgt:

- de potentiële inschrijvers moeten ten laatste op 07/06/2016 om 17u aan de aanbestedende overheid hun vragen per e-mail kenbaar maken op het volgende e-mailadres: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx. Zij vermelden daarbij de referentie en het voorwerp van de opdracht. Enkel de vragen die voor dit tijdstip de aanbestedende overheid bereken, zullen op het forum behandeld worden. De aanbestedende overheid raadt de inschrijvers ten stelligste aan de template voor het indienen van vragen in bijlage 4 te volgen.

- de aanbestedende overheid zal zo snel mogelijk (en ten laatste een week voor de openingsdatum) het geheel aan vragen alsook de antwoorden op de website van de FOD Financiën plaatsen:

(site: xxxx://xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/ )

Het document gepubliceerd op de website van de FOD Financiën maakt deel uit van de opdracht documenten.

Bij afwezigheid van vragen, zal er geen enkel document worden gepubliceerd.

Indien de geïnteresseerde ondernemingen onvolkomenheden, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bestek, worden ze uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten dit volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van de vragen.

De FOD Financiën hecht bijzonder veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt de specificaties van zijn bestekken op in het licht van die bekommernis. Indien een geïnteresseerde firma desondanks meent dat haar kansen worden verminderd of tot nul worden herleid, door bepaalde specificaties uit onderhavig bestek, wordt ze verzocht om dit schriftelijk mee te delen, volgens dezelfde modaliteiten als bij het versturen van de vragen. Zo nodig zal de FOD, indien hij dit noodzakelijk acht, het bestek aanpassen om er rekening mee te houden.

C. GUNNING

C1. Indieningsrecht en opening van de offertes

C1.1. Indieningsrecht en indieningswijze van de offertes

Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht.

In toepassing van artikel 52, § 2 van het KB van 15 juli 2011, staat de aanbestedende overheid het gebruik van elektronische middelen toe voor het indienen van offertes.

De offertes kunnen bijgevolg op volgende wijzen worden ingediend:

1) ofwel elektronisch via de e-tendering applicatie (zie hieronder voor meer informatie);

2) ofwel per brief (een aangetekende brief wordt aanbevolen) opgezonden naar de aanbestedende overheid;

3) ofwel persoonlijk neergelegd in de handen van de leden van de Afdeling Aankopen.

C1.1.1. Offertes verstuurd via elektronische middelen.

Wanneer elektronische middelen worden gebruikt voor het indienen van de offerte, moet de elektronische handtekening conform zijn met de regels van het Europees recht en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. (Artikel 52, § 1, 1° van het KB van 15 juli 2011).

Offertes die via elektronische middelen worden ingediend, kunnen verstuurd worden via de e- tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011.

Aangezien het versturen van een offerte per e-mail niet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011 voldoet, wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen.

Indien nodig worden de attesten zoals gevraagd in de opdrachtdocumenten, in PDF gescand om ze bij de offerte te voegen. Bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk met elektronische middelen kunnen worden aangemaakt, kunnen op papier bezorgd worden vóór de uiterste ontvangstdatum.

Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd.

Meer informatie kan worden teruggevonden op volgende website: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-procurement helpdesk op het nummer : x00 (0)0 000 00 00

C1.1.2 Offertes die niet via elektronische middelen worden ingediend.

De offertes die op papier worden ingediend of de offertes die met elektronische middelen worden opgesteld maar niet via deze middelen worden overgelegd, worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht:

- het nummer van het bestek: S&L/AO/492/2016

- de datum en het uur van de zitting voor de opening van de offertes.

Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen:

− het woord «offerte» in de linkerbovenhoek;

− het nummer van het bestek: S&L/AO/492/2016

− het adres van de bestemmeling zoals hieronder vermeld.

Indien de inschrijving per drager wordt ingediend wordt de offerte persoonlijk afgegeven bij één van de onderstaande leden van de Afdeling Aankopen:

− XXXXX Xxxxxx (FR)

− XXXXXX Xxxxx (NL)

− XXXXXXX Xxxxxxx (FR)

− XXXXXX Xxxxxxxx (FR)

− XXXXXXX Xxxxxxxxx (NL)

− XXXXXX Xxxxxx (FR)

− XXX XXXXXXXXXX Wendy (NL)

− XXXXXXX Xxxx (NL)

Ze worden ingediend in 1 origineel exemplaar en 2 kopieën (waarvan minstens 1 kopie in elektronische vorm zoals een usb of cd-rom werd opgeslagen) en dienen te worden opgesteld volgens het offerteformulier in bijlage bij dit bestek.

Indien de offerte per drager wordt ingediend, zal enkel een ontvangstbewijs worden afgeleverd indien daarom uitdrukkelijk wordt gevraagd. Enkel boven vermelde personen kunnen een geldig ontvangstbewijs afgeven. Er wordt op gewezen dat enkel dit ontvangstbewijs als bewijs voor het indienen van de offerte kan dienen.

De inschrijver die zijn offerte per drager indient, dient te weten dat de North Galaxy enkel toegankelijk is via de bezoekersingang op het gelijkvloers, Koning Xxxxxx XX-laan 33 te 1030 BRUSSEL en dit enkel tijdens de kantooruren, d.w.z. van 9 tot 11.45 uur en van 14 tot 16 uur.

Indien de offerte per post wordt opgestuurd (een aangetekend schrijven wordt aanbevolen), stuurt men de offerte op het volgende adres:

FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

Stafdienst Logistiek

T.a.v. Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B – 4e verdieping Koning Xxxxxx XX-laan 33 – bus 961 1030 BRUSSEL

Voor elke andere verzendingswijze (zoals Taxipost, expresbrief, enz.) is de inschrijver volledig aansprakelijk.

De offertes worden aanvaard voor zover de openingszitting van de offertes nog niet geopend is verklaard. De inschrijver is volledig aansprakelijk voor de verzendingswijze en inontvangstneming van zijn offerte binnen de toegestane termijnen.

C1.1.3 Wijzigen of intrekken van een reeds ingediende offerte

Indien een inschrijver een reeds opgestuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, moet dit gebeuren volgens de bepalingen in artikel 91 van het KB van 15 juli 2011. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan via elektronische middelen die voldoen aan artikel 52, §1 van het KB van 15 juli 2011 of op papier.

Om een reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken, is een schriftelijke verklaring vereist, die door de inschrijver of zijn gemachtigde behoorlijk is ondertekend. Het

voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig vermeld worden. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn.

De intrekking kan ook per telefax of via een elektronisch middel dat niet in overeenstemming is met artikel 52, § 1 van het KB van 15 juli 2011 worden medegedeeld voor zover:

1° deze intrekking bij de voorzitter van de zitting voor het openen van de offertes toekomt alvorens hij de zitting opent;

2° en zij wordt bevestigd per aangetekende brief, verzonden ten laatste de dag vóór de openingszitting.

Opmerking: om technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid dat offertes elektronisch worden ingediend. De keuze ligt natuurlijk steeds bij de inschrijver en zal op geen enkele manier een rol spelen bij de analyse en evaluatie van de offerte.

C1.2 De opening van de offertes

Tijdens de openingszitting op 23/062016 om 14u30 zal in één van de vergaderzalen van de North Galaxy, Koning Xxxxxx XX-laan 33 te 1030 BRUSSEL, worden overgegaan tot het openen van de offertes die voor deze opdracht zijn ingediend (zonder bekendmaking van de prijzen).

Enkel de offertes die bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart, kunnen aanvaard worden.

Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden.

C2. Offertes

C2.1. In de offerte te vermelden gegevens

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 in verband met de onverenigbaarheden.

De inschrijver wordt met aandrang verzocht om het in bijlage gevoegde offerteformulier te gebruiken. In dit verband wordt de aandacht van de inschrijver gevestigd op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt :

“Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.”

De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans.

De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.

Door het neerleggen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook als deze zouden voorkomen op één of meerdere bijlagen van zijn offerte.

De inschrijvers zijn gehouden zich expliciet te verbinden tot het naleven van alle administratieve en contractuele bepalingen van onderhavig bestek. Enige terughoudendheid of gebrek aan inzet inzake één van deze bepalingen kan leiden tot een onregelmatigheid in de offerte.

De volgende inlichtingen/documenten zullen worden vermeld in de offerte of aan de offerte worden toegevoegd:

- de prijzen in letters en in cijfers (excl. en incl. BTW);

- de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die het mandaat heeft/hebben om de offerte te ondertekenen;

- de hoedanigheid van de persoon of van de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen;

- de datum waarop voormelde persoon of de voormelde personen, naargelang het geval, de offerte heeft/hebben ondertekend;

- het volledige inschrijvingsnummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen (voor de Belgische inschrijvers).

- Alle documenten nodig voor de evaluatie van de offerte

- De complete ingevulde prijsinventaris (zie bijlage 2);

- Uittreksel uit het strafregister (op naam van de firma);

- De statuten of andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondergetekende(n) bewijzen;

- Alle documenten nodig voor de selectie en evaluatie van de offerte.

- Alle nuttige informatie aangaande de procedures en de middelen die zullen worden aangewend

- Referenties en informatie van de bedrijven die eventueel in onderaanneming zullen werken.

C 2.2. Structuur van de offerte

De offerte van de inschrijver bestaat verplicht uit vier afzonderlijke delen. De inschrijver wordt met aandrang gevraagd deze structuur te volgen:

Gedeelte A: “ Administratief gedeelte’’

Dit gedeelte bestaat uit:

1. Het volledig ingevulde, gedateerde en ondertekende offerteformulier;

2. Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een authentieke akte of zijn handtekening toe (of een kopie van die akte), die bewijst dat hij bevoegd is om de entiteit waarvoor hij inschrijft, te verbinden. De gevolmachtigde kan eveneens het nummer van de bijlage aan het Belgisch Staatsblad waarin zijn volmacht is gepubliceerd, vermelden.

Gedeelte B: “ Financieel gedeelte’’

Dit gedeelte bestaat uit:

De volledig ingevulde, gedateerde en ondertekende prijsinventaris (eventueel mits detaillering van de verschillende kosten).

Enkel in dit deel wordt er een prijsaanduiding voorzien. Mocht er in andere delen toch prijsaanduidingen voorkomen dan wordt daar geen rekening mee gehouden bij de beoordeling van de offerte.

Gedeelte C: “ Technisch gedeelte’’

In dit gedeelte, voegt de inschrijver de informatie in het kader van de uitvoering van de opdracht. De offerte volgt gemakkelijker wijze de structuur van deel E “Technische Voorschriften” van onderhavig bestek.

De inschrijver herneemt in dit deel ook het geheel aan informatie die de aanbestedende overheid toelaat om de offerte te evalueren op basis van de gunningscriteria opgenomen in onderhavig bestek.

De documenten van technische aard (geen publicitaire brochures) die bij de offerte als bijlage worden gevoegd, kunnen in het Engels worden opgemaakt voor zover deze niet beschikbaar zijn in de taal waarin de offerte werd opgemaakt.

Gedeelte D: “ Bijlagen’’

In dit deel voegt de inschrijver alle bijlagen en nuttige documenten die niet worden geëist in de vorige delen.

C2.3. Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes.

C3. Prijzen

Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in EURO.

Deze onderhoudsopdracht (preventief en correctief) is een opdracht volgens globale prijs wat betekent dat de globale prijs forfaitair is. De opdrachtnemer wordt geacht in zijn globale prijs alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen.

C4. Selectie - Regelmatigheid van de offertes - Gunningscriteria.

C4.1. Het toegangsrecht

Door het indienen van een offerte verklaart de inschrijver zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgevallen te bevinden. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken in hoofde van de inschrijver wiens offerte het beste gerangschikt is. De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen bij de gegevensbeheerder kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.

C4.1.1. Uitsluitingscriteria

Eerste uitsluitingscriterium.

§.1. De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes:

1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en

2° op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 EURO moet vereffenen, tenzij hij voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de termijnen strikt in acht neemt.

Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3.000,00 euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van gunning van de opdracht wordt overgegaan, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal bedoeld in het tweede lid, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1°, van de wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2°, van de wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3.000,00 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.

BELANGRIJK

Men wordt eraan herinnerd dat indien een inschrijver of kandidaat een sociale schuldbijdrage heeft die hoger is dan 3.000 euro en hij zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling, hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is.

Met dit doel voor ogen wordt de inschrijver uitgenodigd om in zijn offerte de vordering of vorderingen mee te delen waarmee door de aanbestedende overheid rekening kan worden gehouden, alsook de aard van deze vordering of vorderingen die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden dient te zijn.

§ 2. Ten laatste daags voor de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes moet de

buitenlandse inschrijver:

1° voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is.

2° in orde zijn met de bepalingen van § 1, indien hij personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders.

§.3. De aanbestedende overheid kan in welk stadium van de procedure ook, met alle middelen die zij dienstig acht inlichtingen inwinnen over de stand van betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid van om het even welke inschrijver.

Tweede uitsluitingscriterium.

Overeenkomstig artikel 20 van de wet en artikel 61, § 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die bij rechtelijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:

1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2° omkoping als bedoeld in artikel 246 en 250 van het Strafwetboek;

3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002;

4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 5 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

Met het oog op de toepassing van deze clausule heeft de aanbestedende overheid het recht om de inschrijver wiens offerte het best geklasseerd is, te verzoeken om de noodzakelijke inlichtingen of documenten over te leggen. Indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van die inschrijver, kan zij de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze ter zake nodig acht.

Derde uitsluitingscriterium.

Overeenkomstig artikel 20 van de wet van 15 juni 2006 en artikel 61, § 2, 1° en 2° van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 kan in elk stadium van de gunningsprocedure worden uitgesloten van de toegang ertoe, de inschrijver die:

1° in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;

2° aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen;

Vierde uitsluitingscriterium.

Xxxxx uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.

Vijfde uitsluitingscriterium.

De inschrijver mag niet bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken.

Bovendien, verbindt de inschrijver zich, door de ondertekening van zijn offerte, tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder:

1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);

2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);

3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);

4. het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958);

5. de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet-naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61, § 2, 4° van het KB van 15 juli 2011. De hogervermelde voorschriften zijn van toepassing ongeacht de andere voorschriften opgenomen in het artikel 61 van het hierboven vermeld besluit.

Zesde uitsluitingscriterium.

De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van zijn belastingen en taksen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15 juli 2011.

De kandidaat of de inschrijver is in orde met de bovenvermelde in België van toepassing zijnde verplichtingen indien hij voor het geheel van zijn bijdragen geen schuld van meer dan 3.000 euro heeft, tenzij hij voor die schuld betalingstermijnen heeft gekregen die hij strikt naleeft.

Xxxxxxx, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan 3000 euro, zal de kandidaat of de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens tot de beslissing van selectie of gunning van de opdracht wordt overgegaan, al naargelang het geval, aantoont dat hij, op het einde van het kalenderkwartaal, op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2 van de wet van 15 juni 2006, een of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op 3000 euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden.

Voor de Belgische inschrijvers of kandidaten, zal de aanbestedende overheid vooraleer gratis toegang te verwerven tot de attesten van de FOD Financiën, binnen de 48 uur volgend op de opening van de offertes overgaan tot het nakijken van de situatie van alle inschrijvers.

BELANGRIJK

Men wordt eraan herinnerd dat indien een inschrijver of kandidaat een professionele fiscale schuld heeft die hoger is dan 3.000 euro en hij zich kan beroepen op een schuldvordering ten aanzien van een aanbestedende overheid of een openbare instelling, hij opgeroepen wordt aan te tonen dat hij een dergelijke vordering bezit en dat die zeker, opeisbaar en vrij van enige verplichtingen tegenover derden is.

Opdat de buitenlandse inschrijver of de buitenlandse kandidaat als in orde wordt beschouwd, voegt hij bij zijn aanvraag tot deelname of zijn offerte, naargelang het geval, een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Dit attest moet betrekking hebben op de laatste fiscale periode vóór de uiterste ontvangstdatum van de aanvragen tot deelname of van de offertes, naargelang het geval.

Zevende uitsluitingscriterium.

Wordt uitgesloten van deelname aan de overheidsopdracht, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van dit hoofdstuk, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt.

C4.1.2. De kwalitatieve selectie

Wanneer een inschrijver beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht en welke andere entiteiten hij voorstelt.

C4.1.2.1 Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver

De inschrijver moet in de loop van de laatste drie boekjaren een jaaromzet met betrekking tot activiteiten die rechtstreeks verband houden met het voorwerp en de aard van het bestek, hebben geboekt van 500.000 euro elk jaar. Hij moet bij zijn offerte een verklaring voegen met betrekking tot dit omzetcijfer tijdens de laatste drie boekjaren. De buitenlandse kandidaat moet tevens de jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren bezorgen.

C4.1.2.2. Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver.

De technische bekwaamheid van de inschrijver moet worden aangetoond als volgt :

De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van gelijkaardige opdrachten (minimum drie referenties), die gedurende de laatste drie kalenderjaren voor openbare of privé-instellingen werden verricht en waaruit de opgebouwde expertise moet blijken. Onder gelijkaardige opdrachten verstaat de aanbestedende overheid onderstaande voorwaarden:

- onderhoud van tenminste één mobiele scanner waarvan de technische specificaties tenminste gelijkwaardig zijn aan deze geëist in het kader van de huidige opdracht, te weten het preventief als voor het correctief onderhoud van mobiele X-stralen voertuigenscanner.

C4.2. Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun formele en materiële regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes zullen worden geweerd.

Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria.

C4.3. Gunningscriteria

Voor de keuze van de economisch meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst.

Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om voor de analyse van de offertes een beroep te doen op een of meer externe deskundigen;

C4.3.1. Lijst van de gunningscriteria

De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die de meest voordelige offerte heeft ingediend, rekening houdend met:

	Gunningscriteria	Punten
1.	Prijs inclusief BTW	60/100
2.	Kwaliteit van de voorgestelde onderhoudsdiensten	40/100

C4.3.2. Methode voor het bepalen van de meest voordelige offerte

1. De prijs (/60)

Wat het criterium “Prijs” betreft, heeft de aanbestedende overheid alvast een evaluatieconfiguratie opgesteld die is samengesteld uit verschillende onderdelen,

waarbij :

Po de totale maandelijkse prijs incl. BTW voor het preventief en het correctief onderhoud. Pt het aantal toegekende punten t.a.v. het gunningscriterium prijs

Pm de laagste globale prijs incl. BTW, in een regelmatige offerte;

De punten voor dit gunningscriterium worden dan berekend volgens onderstaande formule.

Pt = x 60

Het aantal behaalde punten wordt afgerond op twee decimalen. 2. Kwaliteit van de voorgestelde onderhoudsdiensten (/40)

Om de kwaliteit van de voorgestelde onderhoudsdiensten met betrekking tot de mobiele scanner, te kunnen evalueren, zal de aanbestedende dienst rekening houden met volgende subcriteria:

- algemeen:

• de mate waarin het voorgesteld onderhoudscontract alomvattend is (hoe uitgebreider, hoe meer punten) (m.a.w. hoe meer uitsluitingen hoe minder punten) (/10);

• duidelijke omschrijving van de onderhoudsprocessen indien mogelijk volgens Business Proces Model and Notation (BPMN) (/5)

• de methode van rapportering inzake preventief en correctief onderhoud (/5).

- m.b.t. het preventief onderhoud:

• de frequentie van de jaarlijkse onderhoudsbeurten en een gedetailleerde beschrijving van de onderhoudstaken per onderdeel van het scantoestel. (/15).

- m.b.t. het curatief onderhoud:

• de mate van bereikbaarheid van de hulplijn (telefoon, fax, e-mail,…) en de talen waarin men geholpen kan worden naast het obligate Nederlands en Frans (/5)

BELANGRIJK

In zijn offerte geeft de inschrijver alle mogelijke informatie om bovenstaande beoordelingspunten te kunnen evalueren.

Dit betekent onder andere dat de inschrijver volgende elementen in zijn offerte toevoegt:

- een beschrijving van de inhoud van het onderhoudscontract + de omschrijving van de onderhoudsprocessen;

- een beschrijving van de rapportering van het onderhoud;

- een opgave van het aantal keren per jaar preventief onderhoud die de inschrijver minimaal zal uit te voeren tijdens de uitvoering van de opdracht;

- een beschrijving van de onderhoudstaken per onderdeel van het scantoestel;

- een beschrijving van de bereikbaarheid van de hulplijn;

- een beschrijving van de extra talen die de inschrijver eventueel aanbiedt voor de hulplijn.

Voor meer informatie zie deel E : technische voorschriften.

3. Eindcijfer

Er wordt een eindcijfer toegekend aan iedere offerte door de behaalde punten voor de bovengenoemde criteria bij elkaar op te tellen.

De offerte met de hoogste eindquotatie zal beschouwd worden als de meest economisch interessante offerte.

D. UITVOERING

D1. Leidende dienst - leidend ambtenaar.

De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.

De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.

De leidend ambtenaar kan een deel van zijn bevoegdheden delegeren.

D2. Prijsherziening

De regels voor herziening zijn als volgt:

▪ De prijzen kunnen jaarlijks worden herzien.

▪ De opdrachtnemer kan elk jaar de prijsherziening aanvragen door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de Stafdienst B&B, Afdeling Vastleggingen, Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 bus 781, 1030 Brussel.

De prijsherziening kan ingaan op:

• de jaardag van de kennisgeving van de gunning van de opdracht als de opdrachtnemer de aanvraag tot herziening heeft verzonden vóór deze dag. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de leveringen die effectief na de jaardag van de gunning van de opdracht gepresteerd zijn;

• de eerste dag van de maand volgend op de verzending van het aangetekend schrijven als de opdrachtnemer een of meer jaardagen heeft laten voorbijgaan. De prijsherziening heeft enkel betrekking op de leveringen die effectief na de voormelde datum gepresteerd zijn (opgelet: de opdrachtnemer moet een nieuwe aanvraag indienen voor de herziening van de prijzen van de leveringen die na de eerstvolgende jaardag gepresteerd zullen worden).

De prijsherziening wordt berekend aan de hand van de volgende formule: P = Po x [(s x 0,80 ) + 0,20 (F)]

De kleine letters slaan op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening.

De hoofdletters hebben betrekking op gegevens geldig 10 dagen vóór de opening van de offertes. P = herziende prijs;

Po = offerteprijs;

s en S = salariskosten (sociale lasten inbegrepen);

F : onherzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten omvat (Art. 57 van de wet van 30 maart 1976 betreffende de economische herstelmaatregelen).

De inschrijver voegt bij zijn offerte de bewijsstukken van het paritair comité waaronder zijn werknemers vallen, met de wedde- en loongegevens van toepassing op de 10de dag vóór de opening van de offertes.

De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om de prijzen te herzien bij dalende index. In dat geval volgt de herziening de bovenstaande regels, behalve dat het aangetekend schrijven uitgaat van de aanbestedende overheid.

Deze aanpassing van de prijzen kan één keer per jaar gebeuren.

D3. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer en onderaanneming

D3.1 Aansprakelijkheid

De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de dienst of op grond van het in gebreke blijven van de opdrachtnemer.

De opdrachtnemer heeft een resultaatsverbintenis dat wil zeggen dat de opdrachtnemer gehouden is om de diensten op de wijze uit te voeren zoals die in het bestek en de goedgekeurde offerte zijn omschreven alsook binnen de daarin opgenomen termijnen.

De opdrachtnemer is in alle gevallen verantwoordelijk, op basis van artikel 1384 van het Burgerlijk Wetboek, voor feiten, gepleegd door leden van zijn personeel die een band hebben met de activiteiten die worden uitgeoefend voor de FOD Financiën.

D 3.2 Onderaanneming

De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemers hij voorstelt. Tijdens de uitvoering worden enkel de onderaannemers opgenomen in de offerte aanvaard.

Ook mogelijke onderaannemers mogen zich niet in één van de uitsluitingsgevallen bevinden. De aanbestedende overheid heeft het recht om indien nodig rechtstreeks contact op te nemen met de onderaannemer en dit zonder voorafgaande goedkeuring van de hoofdaannemer.

De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake de levering van diensten in het kader van deze opdracht. Het feit dat de opdrachtnemer het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen aan derden toevertrouwt, ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze laatste erkent geen enkele contractuele band met die derden.

Bij een wijziging van onderaannemer zal de opdrachtnemer de FOD Financiën op de hoogte brengen, die zijn akkoord moet geven alvorens de opdrachtnemer tot deze wijziging kan overgaan.

De inschrijver vermeldt eveneens of hij een tijdelijke vereniging zal oprichten voor de uitvoering van de opdracht. Indien dat het geval is, dient hij de namen van de ondernemingen die deel uitmaken van de tijdelijke vereniging, zakencijfer, aansprakelijkheidsverdeling tussen de leden en welk deel ieder van de ondernemingen van de tijdelijke vereniging op zich zal nemen, te vermelden voor ieder van de ondernemingen die deel uitmaakt van de tijdelijke vereniging.

D4. Oplevering van de uitgevoerde onderhoudsdiensten

Er zal op de correcte uitvoering van de diensten worden toegezien door de personen die in de kennisgeving van de gunning van de opdracht worden vermeld. De dienstverlener moet in het kader van de controle van de voorbereiding en de uitvoering van de diensten alle nodige inlichtingen en middelen ter beschikking stellen van de FOD Financiën.

Indien tijdens de uitvoering van de onderhoudsdiensten, anomalieën worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld per telefoon of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.

Per kwartaal zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een voorlopig opleveringsverslag worden opgemaakt, waarvan een kopij zal worden toegestuurd aan het toezichthoudend personeel van de dienstverlener (zie E 2.3 Rapportering) en het origineel exemplaar aan de centrale facturatie (zie D7. Facturatie en betaling).

De definitieve oplevering van de onderhoudsdiensten vindt plaats op het einde van de uitvoering van de opdracht.

D5. Borgtocht

D 5.1. Vestiging van de borgtocht

De borgtocht wordt vastgesteld op 5 % van de totale globale prijs excl. Btw (d.w.z. de globale prijs per maand voor het volledig onderhoud van de mobiele scanner vermenigvuldigd met 48). Het aldus bekomen bedrag wordt naar het hoger tiental in euro afgerond (KB 14 januari 2013 – art. 25,

§ 2,lid 1 en 5)

Overeenkomstig de wets- en reglementsbepalingen ter zake kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.

De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).

De opdrachtnemer moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van het sluiten van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op een van de volgende wijzen heeft gesteld:

1° wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de Postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas [bpostbank rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 (IBAN) XXXXXXXX (BIC)] of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito-en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

3° wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.

Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:

1° hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

2° hetzij het debet bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;

3° hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

4° hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;

5) hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.

Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de

opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.

De termijn van dertig kalenderdagen hiervoor vermeld wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.

Het bewijs van de borgstelling moet worden verstuurd naar het volgende adres:

Federale Overheidsdienst FINANCIËN Stafdienst Begroting en Beheerscontrole Afdeling Vastleggingen

Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00, xxxxxxx 000

1030 BRUSSEL

D 5.2. Vrijgave van de borgtocht

De borgtocht zal in één keer worden vrijgegeven na de definitieve oplevering ervan bij het einde van het contract dat op basis van dit bestek werd afgesloten.

D6. Uitvoeringsvoorwaarden

De inschrijver engageert zich, gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de 8 basisconventies van de IAO te respecteren, in het bijzonder :

1. het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);

2. het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948);

3. het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949);

Het niet respecteren van dit engagement wordt op basis van artikel 44, § 1, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 beschouwd als het niet uitvoeren van de opdracht volgens de voorschriften bepaald in de opdrachtdocumenten, wat aanleiding zal geven tot het in gebreke stellen van de opdrachtnemer, en kan, op basis van artikel 47, § 2, 1° van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen, meer bepaald het eenzijdig verbreken van de opdracht.

D7. Facturatie en betaling

De betaling gebeurt ieder kwartaal na uitvoering en oplevering van de prestaties zoals beschreven in D4 ‘Oplevering van de uitgevoerde onderhoudsdiensten” en deel E “Technische voorschriften” op basis van correct opgemaakte, aan de btw te onderwerpen facturen.

De opdrachtnemer zendt de facturen (in één exemplaar) en het verslag van voorlopige oplevering van de opdracht (origineel exemplaar) naar het volgende adres:

F.O.D. Financiën Centrale facturatiedienst

Xxxxxx Xxxxxx xx-xxxx 00 - XX 000 –X00 0000 Xxxxxxx

De factuur mag ook onder de vorm van een pdf-bestand worden gezonden naar het volgende e- mailadres : xx.000@xxxxxx.xxx.xx

Op de facturen moet de volgende vermelding staan: "Het verschuldigde bedrag moet worden gestort op rekeningnr.. op naam van... te...". Het nummer van de bestelbon (4500XXXXXX) en eventueel het nummer van de overeenkomst (5XXXXXX) moeten systematisch op elke factuur worden vermeld.

De betaling zal gebeuren conform de regelgeving inzake de Rijkscomptabiliteit.

BELANGRIJK

De FOD FINANCIËN dient geen periodieke btw-aangiften in.

Dientengevolge, in overeenstemming met btw-beslissing nr. E.T. 122.360 van 20.03.2012 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit, is niet van toepassing voor de werken, leveringen of diensten uitgevoerd in het kader van onderhavige opdracht: het stelsel van medecontractant, georganiseerd in artikel 20 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.

Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen worden gefactureerd, na opstelling van een door beide partijen ondertekend PV van voorlopige oplevering.

De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van de beëindiging van de diensten, vastgesteld overeenkomstig de regels van de opdrachtdocumenten, om de formaliteiten betreffende de keuring en de voorlopige oplevering te vervullen en aan de opdrachtnemer kennis te geven van de het resultaat daarvan.

De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen vanaf het verstrijken van de verificatietermijn of te rekenen vanaf de dag die volgt op de laatste dag van de verificatietermijn indien deze minder is dan dertig dagen.

De factuur dient te worden opgesteld in EURO.

D8. Bijzondere verplichtingen voor de opdrachtnemer

De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van die opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden.

D9. Geschillen

De verweermiddelen van de FOD Financiën zijn die welke zijn voorzien in de artikelen 44 en volgende van het koninklijk besluit van 14 januari 2013.

De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgisch recht.

Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands of het Frans.

De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.

D10. Boetes en straffen

Als een bepaald element van het SLA niet wordt nageleefd, wordt dit met een boete van minimum 600 euro bestraft bij een niet blokkerend incident (betekent dat het incident de werking vertraagt zonder dat de veiligheid in gedrang komt en zonder dat de capaciteit tot minder dan 50% van de normale toestand terugvalt) en minimum 800 euro bij een blokkerend incident (incident waarna systeem niet toegankelijk is, niet werkt, op een capaciteit van minder dan 50% van de normale toestand werkt of dat de veiligheid niet gegarandeerd kan worden). Het is geenszins de bedoeling van de FOD Financiën om de kosten door middel van boetes te drukken, maar om de opdrachtnemer aan te sporen alle afspraken te eerbiedigen zodat de gebruikers niet de dupe worden en de continuïteit van de controles kan worden gewaarborgd .

De boetes kunnen worden opgelegd aan de dienstverleners indien de FOD Financiën vaststelt dat de resultaatsverplichtingen en –verbintenissen niet worden nageleefd.

BELANGRIJK

Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item van het SLA verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van minimum 600 of 800 euro (naar gelang de aard van het incident) met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt.

Het bedrag van de door de dienstverlener verschuldigde schadevergoedingen voor het niet- naleven van zijn SLA wordt uitdrukkelijk vermeld op de factuur en wordt afgetrokken van het door de aanbestedende overheid te betalen bedrag.

E. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN

E.1. Context

Deze opdracht heeft als voorwerp het afsluiten van een omnium onderhoudscontract voor de mobiele X-stralen voertuigenscanner die de Algemene administratie van de Douane en Accijnzen (AAD&A) in 2005-2006 aankocht.

Het toestel type, HCVM V2 N° 850537, bestaat uit volgende subsystemen :

- Een elektronenversneller;

- Het detectiesysteem en zijn bijbehorende elektronen systeem om de data te capteren;

- Het informaticasysteem die de ontvangen data verwerkt en in beeld brengt;

- Het controlesysteem dat de coördinatie en de bewaking verzekert van het geheel functioneren van het toestel;

- Het voertuig, een Mercedes type ATEGO 2528 met al zijn toebehoren en waarin bovenvermelde onderdelen verwerkt werden.

Dit scantoestel wordt vanuit zijn standplaats te Zeebrugge-Grensinspectiepost van maandag t/m vrijdag van 06:00 t/m 22:00 ingezet op de openbare weg om efficiënt trucks, voertuigen, containers en hun cargo te inspecteren in het kader van gecoördineerde acties met de motorbrigades en externe partners (federale politie…) :

- bij de eerstelijnsverificatie van commerciële zendingen bij invoer, uitvoer en doorvoer o.a. in het kader van de douanewetgeving, van de gemeenschappelijke landbouwpolitiek, van beperkings- en controlemaatregelen enz. ;

- op de illegale trafieken van aan verbodsbepalingen onderworpen goederen zoals drugs, wapens en explosieven ;

- op de illegale trafieken van accijnsproducten, zoals alcohol en tabaksfabricaten.

- als back-up voor de vaste scaninstallaties.

In 2015 werd een informatica upgrade van de hard- en software uitgevoerd, bestaande uit de installatie van nieuwe computers, beeldschermen met toebehoren, een nieuw operating system (O.S.) en de upgrade van de software applicatie voor het beheer en het verwerken van de digitale beelden. Op deze informatica onderdelen loopt een garantieperiode van één jaar.

Het lopend onderhoudscontract van de volledige mobiele scanner wordt in de loop van 2016 beëindigd.

E.2. Uit te voeren diensten

E 2.1 Algemeen

De inschrijver dient bij zijn offerte een gedetailleerde beschrijving van zijn interventieprocedure te voegen.

Bij de uitvoering van het onderhoud zal de opdrachtnemer de initiële technische eisen die aan het voertuig werden gesteld in het bestek aankoop mobiele scanner in acht nemen (zie uittreksel bijlage 5)

De beschrijving bevat o.a. een volledige procesbeschrijving - indien mogelijk volgens BPMN 2.0 - die een duidelijk antwoord geeft op wie (Lanes) wat (Activities, Conversations en Coreographies) en wanneer (Events) een handeling moet uitvoeren.

E 2.2 Onderhoudsdiensten

Om ten allen tijde de goede werking van het toestel te verzekeren dient een nieuw onderhoudscontract te worden afgesloten.

Het onderhoudscontract zal betrekking hebben op het gehele toestel, voertuig inbegrepen. Het omvat :

- het preventief onderhoud en behelst de correct geplande interventies, met als doel defecten te voorkomen en de maximale inzetbaarheid van het toestel te waarborgen.

- het curatieve onderhoud en betreft alle tussenkomsten - wanneer de werking van het toestel geheel of gedeeltelijk faalt - noodzakelijk opdat het apparaat weer operationeel inzetbaar wordt.

Alle mogelijke kosten hieraan verbonden dienen inbegrepen te zijn in de prijs van het onderhoudscontract en kunnen niet afzonderlijk aan de aanbestedende overheid gefactureerd worden.

De aanbestedende overheid denkt hier onder meer aan:

• een herstelling of de vervanging van de defecte onderdelen met inbegrip van de batterijen van het voertuig;

• de wisselstukken (aankoop, bestelling en vervoer);

• de gepresteerde werkuren;

• de verplaatsingen, uitgevoerd door het personeel van de opdrachtnemer, alsook alle kosten verbonden aan het vervoer van de apparatuur indien een retour naar de werkplaats noodzakelijk zou zijn;

Voor het preventief onderhoud zal de opdrachtnemer in zijn offerte aangeven met welke frequentie hij dit type van onderhoud zal uitvoeren en een overzicht geven van de uit te voeren taken per onderhoudsbeurt met opgave van de te controleren onderdelen.

De eigenlijke planning van het preventief onderhoud zal gebeuren in samenspraak met de operationele dienst na toewijzing van de opdracht.

Voor het curatief onderhoud zal de opdrachtnemer - teneinde de duur van onbeschikbaarheid van het toestel tot een minimum te beperken – een wachtdienst (call-center voor informatie en dienstverlening) verzekeren te bereiken per telefoon, fax of e-mail. De opdrachtnemer voorziet een inbelnummer dat 24/24 uur toegankelijk is om hulp te verlenen teneinde op afstand een diagnose te stellen van het voorgelegd probleem; indien nodig, wordt een technieker ter plaatse gezonden om het probleem op te lossen binnen de termijnen vooropgestelde in de service level agreement (SLA) zie verder. De opdrachtgever zal de nodige informatie voorzien die noodzakelijk zijn om na te gaan of opdrachten binnen de vooropgestelde termijn van de SLA werden uitgevoerd.

Alle zelfstandige onderdelen en wisselstukken dienen door de opdrachtnemer te worden geleverd. Voor de onderdelen die gevoelig zijn aan gebruiksslijtage, dienen de wisselstukken direct beschikbaar te zijn. De inschrijver bepaalt de aard en het aantal te vervangen onderdelen die in stock zullen worden opgenomen opdat de herstellingstijd tot een minimum kan worden beperkt. Een ge-update lijst van aanwezige onderdelen in stock zal per kwartaal aan de opdrachtgever worden overgemaakt. Reserveonderdelen voor de gehele hardware configuratie moeten voor de verwachte levensduur van de scaninstallatie voorzien worden.

E 2.3 Rapportering

Per gemelde storing zal de dienstverlener een case-rapport opstellen dat enerzijds naar het regionaal component xx.xxx.xxx0.xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx en anderzijds naar de centrale administratie van de AAD&A xx.xxx.xxxxxxxxx.xx@xxxxxx.xxx.xx zal wordt toe gezonden.

De dienstverlener zal om het kwartaal een verslag van voorlopige oplevering opmaken met de lijst van al de uitgevoerde en de nog in uitvoering zijnde tussenkomsten gedurende de verlopen drie maand. Onderscheid zal worden gemaakt tussen de interventies of voorvallen die werden opgelost en welke nog in uitvoering zijn. Dit syntheserapport zal binnen de tien dagen na het verloop van elke kwartaal worden verzonden (zie D7. Facturatie en betaling)

Voor het preventief onderhoud bevatten het case-rapport minimaal de volgende informatie:

- Naam technieker;

- Beschrijving onderhoudsbeurt (+ datum van uitvoering);

- Aandachtspunten: bv. onderdeel moet binnen X tijd worden vervangen;

Voor het curatief onderhoudsrapporten bevatten het case-rapport minimaal de volgende informatie:

- nr. of referentie toestel;

- nr. of referentie die aan de interventie wordt gegeven;

- naam van de aanvrager;

- datum en tijd van de aanvraag tot interventie;

- inhoud of doel van de gevraagde interventie;

- duidelijke beschrijving en referentie nummer(s) van het/de wisselstuk(ken) die werd(en) vervangen;

E 2.4 Jaarlijkse performantietest van het te onderhouden toestel.

De opdrachtnemer zal jaarlijks een performantietest uitvoeren :

- van de maximale penetratie doorheen staal (indien meerdere versnellers of stralingsbronnen

: per versneller of stralingsbron);

- van de maximale contrastwaarden (indien meerdere versnellers of stralingsbronnen : per versneller of stralingsbron);

- van de maximale resolutie aan de hand van Image Quality Indicators (IQ1) (indien meerdere versnellers of stralingsbronnen : per versneller of stralingsbron).

E.3. Initiële technische eisen mobiele scanner

Bij de uitvoering van het onderhoud zal de opdrachtnemer de initiële (minimum) technische eisen die werden gesteld in het bestek aankoop mobiele scanner (DG 207.853) in acht nemen. Deze initiële eisen worden vermeld in bijlage 5 van huidig bestek.

E.4. Service Level Agreement

BELANGRIJK

Het bedrag van de door de dienstverlener voor elk item van het SLA verschuldigde schadevergoeding wordt bekomen door vermenigvuldiging van 600 of 800 euro (naargelang de aard van het incident) met de afwijking van de norm uitgedrukt in de eenheid die voor dit item wordt gebruikt.

De SLA zoals die opgenomen is in Bijlage 3 van het bestek, is van toepassing. Er wordt gewerkt volgens 2 prioriteit niveaus.

Type 1 : Incident waardoor het systeem blokkeert :

• Betekent dat het systeem niet toegankelijk is, niet werkt, op een capaciteit van minder dan 50% van de normale toestand werkt of dat de veiligheid niet gegarandeerd kan worden;

• Tijdstip van melding1: wordt geregistreerd door een ambtenaar van de FOD Financiën;

• Reactietijd2: maximum 1 uur na het tijdstip van melding;

• Interventietijd3: maximum 24u. na het tijdstip van melding;

• Terugkeer naar de normale toestand4: maximum 48u. na het tijdstip van melding.

Type 2 : Incident waardoor het systeem niet blokkeert :

• Betekent dat het incident de werking vertraagt zonder dat de veiligheid in gedrang komt en zonder dat de capaciteit tot minder dan 50% van de normale toestand terugvalt;

• Tijdstip van melding: wordt geregistreerd door een ambtenaar van de FOD Financiën;;

• Reactietijd: maximum 1uur na het tijdstip van melding;

• Interventietijd: maximum 24u. na het tijdstip van melding;

• Terugkeer naar de normale toestand: maximum 72u. na het tijdstip van melding.

Gezien en goedgekeurd,

De Voorzitter van het Directiecomité

Xxxx X’XXXXX

BELANGRIJK

Deze offerteaanvraag kan geenszins worden beschouwd als een verbintenis vanwege de FOD FINANCIËN, die zich het recht voorbehoudt de opdracht al dan niet toe te wijzen.

1 Het tijdstip van melding is het tijdstip waarop de opdrachtnemer telefonisch of per e-mail in kennis wordt gesteld van het incident.

2 De reactietijd is de tijd die voor de opdrachtnemer nodig is om de FOD Financiën te contacteren.

3 De interventietijd is de tijd die nodig is voor de opdrachtnemer om zich met de afhandeling van het incident te belasten.

4 De tijd om naar een normale toestand terug te keren is de tijd waarin de herstelling/de interventie moet worden uitgevoerd.

F. BIJLAGEN

1. Offerteformulier

2. Prijsinventaris

3. De SLA-formulier

4. Vraag- en antwoordformulier

5. Initiële eisen mobiele scanner

BIJLAGE 1: Offerteformulier

FEDERALE OVERHEIDSDIENST Financiën

Stafdienst Logistiek Afdeling Aankopen

North Galaxy – Toren B4 – bus 961 Koning Xxxxxx XX-laan 33

1030 BRUSSEL

BESTEK NR.: S&L/AO/492/2016

Open offerteaanvraag voor een alomvattend omnium onderhoudscontract van een mobiele scanner

De firma:

(volledige benaming)

met als adres:

(straat)

(postnr. en gemeente) (land)

Ingeschreven bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen onder nummer

(naam)

(functie)

en waarvoor de heer/mevrouw5

gedomicilieerd op het adres:

(straat)

(postnr. en gemeente) (land)

als inschrijver of gevolmachtigde optredend, ondertekent hieronder en verbindt zich overeenkomstig de voorwaarden en bepalingen van het genoemde bestek tot de uitvoering van de leveringen en diensten die het onderwerp uitmaken van onderhavig bestek, tegen de vermelde bedragen volgens de bijgevoegde inventaris.

In het geval deze offerte wordt goedgekeurd, zal de borgtocht worden gestort overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

Ik verleen de administratie de toelating om alle nuttige inlichtingen, zowel van financiële als van morele aard, over mij in te winnen bij andere instanties of instellingen.

Deze inschrijving behelst de verbintenis om op eenvoudige aanvraag en binnen de kortste tijd aan de Administratie de documenten en attesten te laten geworden waarvan het de voorlegging zou eisen krachtens

het bestek van deze aanneming of krachtens de reglementering betreffende het sluiten van overeenkomsten voor rekening van de Staat.

Bij goedkeuring van deze offerte zal de borgtocht worden gesteld overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden en termijnen.

In de offerte is de vertrouwelijke informatie en/of de informatie die betrekking heeft op technische of commerciële geheimen duidelijk aangeduid.

Het betalingsorganisme van de aanbestedende overheid zal de verschuldigde sommen betalen door storting of overschrijving op

het rekeningnummer IBAN

BIC

Er wordt gekozen voor de

Nederlandse/Franse 6

taal voor de interpretatie van het contract.

Alle briefwisseling betreffende de uitvoering van de opdracht moet worden gestuurd naar:

(straat)

(postnr. en gemeente) (telefoonnummer)

(e-mailadres)

op 201.

Gedaan:

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie)

(handtekening)

BIJLAGE 2: PRIJSINVENTARIS

BESTEK: S&L/AO/492/2016

Open offerteaanvraag voor de levering en indienststelling en onderhoud van een mobiele X- stralen voertuigscanner voor rekening van de Algemene Administratie van de Douane en Accijnzen

PRIJSINVENTARIS

De prijsinventaris moet op straffe van nietigheid volledig worden ingevuld. De prijsinventaris moet worden ondertekend en gedateerd.

A) Globale prijs per maand voor het volledig onderhoud van de mobiele scanner
Excl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ €/maand
BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ €/maand
Incl. BTW	_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _	_ _ _ _ _ _ , _ _ _ €/maand

BELANGRIJK

De voorstelling van de in de offerte vermelde prijzen moet op straffe van nietigverklaring worden ingedeeld volgens de bovenstaande tabellen. Met prijzen die op een andere plaats worden vermeld, wordt geen rekening gehouden. In geval van afwijkingen tussen onderhavige inventaris en een gedetailleerde inventaris van de inschrijver, zullen uitsluitend de prijzen van de inventaris, die in bijlage van dit bestek worden voorzien, in aanmerking worden genomen.

op 201.

Gedaan:

De inschrijver of gevolmachtigde:

(naam) (functie) (handtekening)

In te vullen door de aanbestedende overheid :

GOEDGEKEURD VOOR DE BOVENVERMELDE PRIJS,

BIJLAGE 3: SLA

ITEM

Eenheid

Te respecteren Norm

Bedrag boete

Type 1 - Incident waardoor het systeem blokkeert

Reactietijd

Uur

1 uur

na oproep/e-mail

800 € per overschreden uur

Interventietijd

Uur

24 uur

na oproep/e-mail

800 € per overschreden uur

Tijd nodig om terug te keren naar de normale situatie

Uur

48 uur

na oproep/e-mail

800 € per overschreden uur

Type 2 - Incident waardoor het systeem niet blokkeert

Reactietijd

Uur

1 uur

na oproep/e-mail

600 € per overschreden uur

Interventietijd

Uur

24 uur

na oproep/e-mail

600 € per overschreden uur

Tijd nodig om terug te keren naar de normale situatie

Uur

72 uur

na oproep/e-mail

600 € per overschreden uur

BIJLAGE 4: VRAAG EN ANTWOORDFORMULIER

Opmerking: Indien de vraag niet aan een paragraaf kan gekoppeld worden, wordt in de eerste kolom “algemeen” vermeld.

Paragraaf	Paginanr.	Taal	Vraag

BIJLAGE 5: Initiële eisen mobiele scanner

Veiligheid inzake ioniserende stralingen en andere veiligheidsmaatregelen.

Wat de ioniserende straling betreft, is van toepassing het Koninklijk Besluit van 20 juli 2001 (B.S. 30/08/2001) houdende het algemeen reglement op de bescherming van de bevolking, van de werknemers en het leefmilieu tegen het gevaar van de ioniserende stralingen.

Het gehele systeem moet gebruikt kunnen worden in alle klimatologische omstandigheden zoals die zich gewoonlijk in België voordoen, ongeacht het seizoen, zelfs in een omgeving met zeewater zoals dat het geval is in zeehavens.

Wat de onderdelen van het systeem betreft die niet vallen onder de reglementering inzake de bescherming tegen ioniserende straling, zijn de Europese en Belgische normen van toepassing. In dit kader kan bijv. verwezen worden naar het Algemeen Reglement op de Arbeidsbescherming, de Codex voor het Welzijn op het Werk, het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties, enz.

…

Het voertuig moet volledige bescherming biedt tegen de gevaren van ioniserende straling, zowel voor de operatoren, het publiek en de omgeving.

De throughput bedraag minimaal 15 voertuigen per uur, van 19 m lang. Het toestel kan functioneren tussen een temperatuur van -15°C en +45 °C. Het beschikbaarheidspercentage (preventief onderhoud niet inbegrepen) moet minstens 90% bedragen, bij een werking van 24u/24u, 7 dagen op 7.

De veiligheidsperimeter mag niet groter zijn dan 50 x 20 meter.

De totale opgelopen dosis voor een persoon die zich tijdens het scannen op maximale energie zou verborgen hebben in het gescande voertuig, mag niet hoger liggen dan 0,2 mGy/scan.

Gedurende het normale gebruik van het systeem, moet de stralingsdosis in de publieke ruimten, aan de rand van de veiligheidsperimeter, (daaronder begrepen de ruimte voor de beeldschermoperatoren en de chauffeurscabine) lager zijn dan 0,5 µSv/uur.

De chauffeurscabine en de ruimte voor de beeldschermoperatoren zijn uitgerust met detectoren die bij een dosis van meer dan 0,5 µSv/uur het gehele systeem automatisch doet stoppen.

Een systeem voor videobewaking in gesloten circuit (CCTV) werd geleverd om de chauffeur toe te laten alle plaatsen die binnen de veiligheidsperimeter gesitueerd zijn in het oog te houden.

Een knipperlicht, alsook een geluidssignaal werd geïnstalleerd. De knipperlichten en het geluid worden geactiveerd vanaf het ogenblik dat er straling wordt uitgezonden en blijven actief tot de stralingsbron geen voeding meer krijgt. Vooraleer er enige straling wordt uitgezonden, wordt een licht- en geluidssignaal gestart die de aanvang van de inspectie aangeven.

Noodstopknoppen zijn voorzien om de X-straling te stoppen. Wanneer deze geactiveerd worden, wordt de voeding van de versneller afgesloten en geïsoleerd.

Een controlesysteem voor de veiligheidsperimeter werd geïnstalleerd rond de mobiele scanner tijdens het scannen, zodanig dat de limieten van deze zone aangegeven worden.

Alle informatie en certificaten betreffende de aggregatie en classificatie door het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle zullen meegedeeld worden.

Het scansysteem moet uitgerust zijn met veiligheidssystemen en werking ervan dient te zijn vastgelegd in procedures teneinde een maximale bescherming te bieden aan het bedienend personeel of andere aanwezige personen tegen directe of weerkaatste straling, ongevallen tijdens het gebruik (mogelijkheid om systeem onmiddellijk te stoppen), overdreven lawaai, enz...

De werkomgeving moet zodanig ingericht zijn dat zowel voor het bedienend personeel, voor de chauffeurs als voor het publiek alle voorschriften die voorzien zijn in de Codex voor het welzijn op het werk worden nageleefd.

De stralingsbron en detectiesysteem.

Een elektronenversneller die elektromagnetische straling genereert die toelaat een horizontale scanning uit te voeren, moet worden gebruikt. Bronnen die gebruik maken van radioactieve isotopen of bronnen die neutronen stralen worden niet aanvaard.

De energie van de elektronenbundel zal zodanig moeten zijn dat een penetratie van minimum 240 mm staal wordt gehaald, bij een scansnelheid van minimaal 0,3 m/s volgens de methode beschreven in bijlage 3.

Het moet mogelijk zijn om op een tweede snelheid te scannen.

De maximale resolutie, aan de hand van de gedefinieerde Image Quality Indicators, moet gerespecteerd worden (1mm2 stalen draad of 1mm2 gaatje in stalen plaat of beter) bij een snelheid van minimaal 0,3 m / seconde volgens de methode beschreven in bijlage 3.

De minimale contrastwaarden : minimum 2,63 % bij een snelheid van minimaal 0,3 m / seconde volgens de methode beschreven in onderhavig bestek.

De stralingsbron is voorzien van een collimator en voldoende blindering, of enig ander systeem, dat ervoor zorgt dat de stralenbundel zo smal mogelijk wordt gemaakt, weliswaar in verhouding tot de breedte van de detectiekolom. Dit moet ervoor zorgen dat het stralingsniveau buiten de stralenbundel zo laag mogelijk wordt gehouden.

Specificaties van het voertuig.

• Het voertuig is een standaard voertuig dat op gelijk welk type weg mag rijden met een totaal gewicht van maximum 32 ton en met maximaal 10 ton per as.

• De hoogte van het voertuig, terwijl het aan het rijden is, bedraagt niet meer dan 4,10 m.

• De fabrikant van het voertuig is vertegenwoordigd in gans de Europese Unie.

• Het voertuig heeft twee brandstoftanks om het gebruik van minder belaste gasolie toe te laten.

• Het voertuig is uitgerust met stuurbekrachtiging en met ABS-remmen.

• De motor is conform aan de EUR03-norm.

• Een manuele noodprocedure is voorzien die het mogelijk maakt de arm te plooien in geval er geen voeding meer zou zijn.

• Dimensies van de voertuigen die moeten kunnen gescand worden :

- Lengte : tot 27 m

- Breedte : tot 3,5 m (uitstekende delen inbegrepen)

- Hoogte : 4,5 m

• Het systeem scant het gehele voertuig (chassis, wielen, oplegger, lading en chauffeurscabine) zonder dat er delen van de lading onzichtbaar zijn.

• De chauffeurs- en operatorencabine werden uitgerust met klimaatregeling voor het comfort van de gebruikers. De temperatuur ligt tussen 19°C tot 25°C.

• Het voertuig mag gestationeerd of gebruikt worden in moeilijke klimatologische omstandigheden, als daar zijn stof, regen, koude, sneeuw en hitte. De normale klimatologische omstandigheden gaan van -15°C tot + 45°C, en de vochtigheidsgraad tot 96%.

• Het onderhoud moet kunnen gebeuren zonder dat het systeem daarvoor naar de fabriek moet.

• Het ontplooien van de arm kan volledig veilig en automatisch gebeuren. Het kan worden uitgevoerd door één enkele persoon.

Het informaticasysteem.

Het informatica systeem beheert de controle met X - stralen en het verwerking ervan tot beelden. De installatie laat een volledig automatische uitvoering van het werk toe.

Ten behoeve van het informatica - systeem is er een elektrische noodvoeding voorzien. Ingeval van stroompanne wordt zodoende voorkomen dat gegevens verloren gaan en laat toe dat de informatica systemen op een normale wijze kunnen afgesloten worden.

De nodige soft- en hardware voorzien in de mogelijkheid om :

- de nodige gegevens in het informaticasysteem in te brengen, zoals plaatnummer, identificatie van container, eventuele commentaren, enz ....

- het manifest of het document in te scannen en/of te memoriseren.

Na het scannen worden deze gegevens en het gescande beeld samen opgeslagen in 1 dossier. Tijdens het scannen, of tenminste onmiddellijk na het beëindigen van een scan, worden de beelden automatisch doorgestuurd naar het eerste vrij beschikbare station van de beeldschermoperatoren.

De stations is aan een kleurenprinter verbonden die toelaat de gescande beelden, de manifesten of documenten, de commentaren van de operatoren, enz af te printen.

Document Metadata

Table of Contents

B2. DUUR VAN HET CONTRACT 4 B3. AANBESTEDENDE OVERHEID 5 B4. DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5

Document Metadata