Financieringsvoorwaarden Implementatie KWF Kankerbestrijding 2022

Deze voorwaarden zijn van toepassing op gefinancierde projecten van KWF Kankerbestrijding met een toekenningsbesluit met dagtekening vanaf 1 juli 2022. Voor bepaalde projecten kunnen afwijkende of aanvullende voorwaarden gelden, deze zijn opgenomen in het betreffende toekenningsbesluit.

Artikel 1 Definities

Een definitie wordt met een hoofdletter geschreven. De definitie is in enkelvoud gegeven en hieronder wordt ook het meervoud begrepen.

1.1 Bestuurlijk Verantwoordelijke: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die (gedelegeerd) een organisatie statutair vertegenwoordigt, zoals ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.

1.2 Cofinanciering: een bijdrage van een organisatie, niet zijnde het Hoofdinstituut of een Deelnemende Organisatie, in de vorm van een financiële en/of materiële bijdrage voor de uitvoering van het Project gespecificeerd opgenomen in de door KWF Kankerbestrijding Goedgekeurde Projectbegroting.

1.3 Deelnemende Organisatie: een organisatie die de inhoudelijke en financiële verantwoordelijkheid draagt voor een gedeelte van de uitvoering van het Project, Disseminatie en Exploitatie en mogelijk Financiering ontvangt via het Hoofdinstituut.

1.4 Disseminatie: het delen, verspreiden en openbaren van het Resultaat onder andere in de vorm van publicatie, voorlichting, training en media.

1.5 Eigen Bijdrage: een verplichte bijdrage van het Hoofdinstituut of een Deelnemende Organisatie in de vorm van personele inzet en/of een financiële en/of materiële bijdrage voor de uitvoering van het Project gespecificeerd opgenomen in de door KWF Kankerbestrijding Goedgekeurde Projectbegroting.

1.6 Eindrapportage: de inhoudelijke verantwoording door de Projectleider, inclusief een voorlopig financieel overzicht van de gerealiseerde projectbestedingen op grond van de door KWF Kankerbestrijding Goedgekeurde Projectbegroting, na afloop van de Looptijd van het Project.

1.7 Exploitatie: alle activiteiten die gerelateerd zijn aan het valideren en door ontwikkelen van het Resultaat, het implementeren, opschalen en het (niet) commercieel gebruiken van een product of dienst gebaseerd op het Resultaat.

1.8 Financiering: de toegekende financiële bijdrage (inclusief BTW) van KWF Kankerbestrijding aan het Project op grond van de door KWF Kankerbestrijding Goedgekeurde Projectbegroting.

1.9 Goedgekeurde Projectbegroting: de door KWF Kankerbestrijding goedgekeurde projectbegroting, bevat de Financiering, Eigen Bijdrage en Cofinanciering. Hieronder wordt ook verstaan een herziene goedgekeurde projectbegroting waarin een eerder goedgekeurde projectbegroting wordt gewijzigd.

1.10 Hoofdinstituut: een Nederlandse organisatie die de inhoudelijke en financiële eindverantwoordelijkheid draagt voor de uitvoering van het Project, Disseminatie en Exploitatie. Tevens is het Hoofdinstituut de werkgever van de Projectleider, de ontvanger van de Financiering en aanspreekpunt voor KWF Kankerbestrijding, de Deelnemende Organisatie en andere betrokkenen.

1.11 Looptijd van het Project: de periode van maximaal het aantal maanden zoals vermeld in het Toekenningsbesluit gerekend vanaf de startdatum van het Project.

1.12 Project: het project, gebaseerd op het projectvoorstel, dat is toegekend door KWF Kankerbestrijding. Het project wordt uitgevoerd door de Projectleider en samen met KWF Kankerbestrijding gemonitord en afgerond.

1.13 Projectgegevens: de gegevens van het Project die KWF Kankerbestrijding openbaar kan maken. Dit zijn de namen van het Hoofdinstituut, de Deelnemende Organisatie, de Projectleider en medeaanvragers, de Nederlandse en Engelse samenvatting en het budget van het Project.

1.14 Projectleider: de persoon die namens het Hoofdinstituut het projectvoorstel indient, eindverantwoordelijk is voor de uitvoering van het Project, de Disseminatie en Exploitatie. De Projectleider is gedurende de Looptijd van het Project middels een arbeidsovereenkomst verbonden aan het Hoofdinstituut, hierin zijn voldoende uren opgenomen om de werkzaamheden als Projectleider te kunnen uitvoeren.

1.15 Projectmanager: de persoon die de Projectleider ondersteunt zodat het doel van het project wordt behaald binnen de tijd en het budget.

1.16 Resultaat: alle uit het Project voortkomende informatie, kennis en doorontwikkelingen. Mogelijk kan dit beschermd zijn of worden door een intellectueel eigendomsrecht.

1.17 Samenwerkingsovereenkomst: een overeenkomst tussen het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie waarin onder andere afspraken zijn vastgelegd over de organisatorische aspecten, het (gedeeld) eigendom van het Resultaat, de Exploitatie en Disseminatie van het Resultaat en de onderlinge financiële afspraken.

1.18 Schriftelijk: per post, per e-mail of via enig ander elektronisch communicatiemiddel, waarmee het mogelijk is om informatie te verzenden die leesbaar, reproduceerbaar en aantoonbaar is.

1.19 Toekenningsbesluit: het besluit waarin KWF Kankerbestrijding Schriftelijk aan de Projectleider en het Hoofdinstituut verklaart het Project (gedeeltelijk) te financieren op grond van de Goedgekeurde Projectbegroting en de gestelde Voorwaarden. Hieronder wordt ook verstaan een herzien besluit waarin een eerder Toekenningsbesluit wordt gewijzigd, opgeschort of ingetrokken.

1.20 Voorwaarden: de voorwaarden die KWF Kankerbestrijding stelt aan de Projectleider, het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie die Financiering ontvangt via het Hoofdinstituut ter uitvoering van het Project. Hieronder vallen deze Financieringsvoorwaarden, het Accountantsprotocol KWF Kankerbestrijding 2022 en aanvullende voorwaarden. Aanvullende voorwaarden zijn vastgelegd in het Toekenningsbesluit en in de Schriftelijke vastlegging van verdere afspraken tussen de Projectleider en KWF Kankerbestrijding.

Artikel 2 Toekenningsbesluit

2.1 De Bestuurlijk Verantwoordelijke van het Hoofdinstituut en de Projectleider ondertekenen het Toekenningsbesluit, inclusief de Goedgekeurde Projectbegroting. Zij zorgen tevens voor de ondertekening van het Toekenningsbesluit door de Bestuurlijk Verantwoordelijke van de Deelnemende Organisatie die Financiering ontvangt.

2.2 KWF Kankerbestrijding heeft het recht om het Toekenningsbesluit te wijzigen, op te schorten of in te trekken indien:

a. de Voorwaarden niet (tijdig) worden nageleefd;

b. er sprake is van (onvoorziene) gewijzigde omstandigheden die de uitvoering van het Project belemmeren;

c. de werkzaamheden worden beëindigd voor afloop van de Looptijd van het Project;

d. de periodieke rapportage of Eindrapportage als onvoldoende wordt beoordeeld;

e. blijkt dat de Financiering niet is besteed aan de uitvoering van het Project volgens de Goedgekeurde Projectbegroting.

Dit betekent dat de Financiering kan worden gewijzigd, opgeschort of ingetrokken, middels een Schriftelijk herzien Toekenningsbesluit. KWF Kankerbestrijding kan niet bestede of niet rechtmatig bestede gelden als onverschuldigde betaling terugvorderen.

2.3 Het Hoofdinstituut en de Projectleider kunnen tot veertien (14) dagen na dagtekening van het Toekenningsbesluit gezamenlijk een Schriftelijk gemotiveerd bezwaar indienen bij KWF Kankerbestrijding tegen het Toekenningsbesluit. KWF Kankerbestrijding stuurt uiterlijk drie (3) maanden na ontvangst van het bezwaar een Schriftelijk en bindend besluit over het bezwaar. Daartegen kan geen beroep worden aangetekend.

2.4 De Projectleider kan tot drie (3) maanden voorafgaand aan de afloop van de Looptijd van het Project een Schriftelijk gemotiveerd verzoek indienen bij KWF Kankerbestrijding voor een budgetneutrale verschuiving van kosten binnen en tussen de subcategorieën, zoals vermeld in artikel 9.1. Als KWF Kankerbestrijding het verzoek goedkeurt, volgt een herziene Goedgekeurde Projectbegroting. Deze maakt onderdeel uit van het Toekenningsbesluit.

2.5 Indien de Projectleider de uitvoering van het Project wenst voort te zetten in dienst van een ander Hoofdinstituut, dan dienen het Hoofdinstituut en de Projectleider gezamenlijk een Schriftelijk gemotiveerd verzoek uiterlijk drie (3) maanden voor de verhuizing in bij KWF Kankerbestrijding. Als KWF Kankerbestrijding het verzoek goedkeurt, volgt een herzien Toekenningsbesluit.

2.6 Indien de Projectleider de uitvoering van het Project wenst over te dragen aan een andere Projectleider, dan dienen de Projectleiders gezamenlijk een Schriftelijk gemotiveerd verzoek uiterlijk drie (3) maanden voor de overdracht in bij KWF Kankerbestrijding. Als KWF Kankerbestrijding het verzoek goedkeurt, volgt een herzien Toekenningsbesluit.

Artikel 3 Verantwoordelijkheid Hoofdinstituut en Projectleider

3.1 Het Hoofdinstituut en de Projectleider zijn verantwoordelijk voor een goede en tijdige uitvoering van het Project.

3.2 Indien de uitvoering van het Project door onvoorziene omstandigheden is vertraagd of (gedeeltelijk) is stopgezet, dan zijn het Hoofdinstituut en de Projectleider verantwoordelijk voor de (financiële) consequenties hiervan en voor de opstart van een verdere adequate uitvoering van het Project.

3.3 Het Hoofdinstituut en de Projectleider melden wijzigingen in de uitvoering van het Project tijdig en Schriftelijk aan KWF Kankerbestrijding.

3.4 Het Hoofdinstituut en de Projectleider komen de verplichtingen na die voortvloeien uit de Voorwaarden.

3.5 Het Hoofdinstituut voert een deugdelijk beheer en een deugdelijke administratie van de Financiering op grond van de Voorwaarden. Het Hoofdinstituut en/of de Projectleider zijn tevens verplicht om op verzoek van KWF Kankerbestrijding administratieve informatie te verstrekken.

3.6 Het Hoofdinstituut keert een gedeelte van de Financiering uit aan de daarvoor in aanmerking komende Deelnemende Organisatie.

3.7 Het Hoofdinstituut en de Projectleider zijn verantwoordelijk voor het realiseren van de Eigen Bijdrage en/of de Cofinanciering.

3.8 Het Hoofdinstituut en de Projectleider stellen KWF Kankerbestrijding direct Schriftelijk in kennis indien de Eigen Bijdrage en/of Cofinanciering wijzigt of wegvalt.

3.9 Het Hoofdinstituut en de Projectleider stellen KWF Kankerbestrijding direct Schriftelijk in kennis indien er extra gelden van derden worden toegezegd voor het Project.

3.10 KWF Kankerbestrijding verstrekt geen Financiering aan een organisatie waar een relatie met de tabaksindustrie dan wel de tabakslobby aan de orde is.

Artikel 4 Start en Looptijd van het Project

4.1 Het Project moet voldoen aan de startcondities, zoals vermeld in het Toekenningsbesluit, en start uiterlijk zes (6) maanden na datum kennisgeving van het Toekenningsbesluit.

4.2 De startdatum van het Project is op de eerste dag van een maand.

4.3 Het Project start bij het Schriftelijk aanmelden van de Projectmanager die werkzaam is op het Project.

4.4 Indien het niet mogelijk is om binnen zes (6) maanden na datum kennisgeving van het Toekenningsbesluit met het Project te starten, kan de Projectleider een Schriftelijk gemotiveerd verzoek tot uitstel van de startdatum indienen. Als KWF Kankerbestrijding het verzoek goedkeurt, kan de startdatum met maximaal zes (6) maanden worden uitgesteld. Het verzoek tot uitstel van de startdatum kan worden ingediend ná ontvangst van het ondertekende Toekenningsbesluit door KWF Kankerbestrijding, tot uiterlijk vijf (5) maanden na datum kennisgeving van het Toekenningsbesluit.

4.5 Tot uiterlijk drie (3) maanden voor de afloop van de Looptijd van het Project kan de Projectleider een Schriftelijk gemotiveerd verzoek indienen bij KWF Kankerbestrijding voor een budgetneutrale verlenging. Als KWF Kankerbestrijding het verzoek goedkeurt, kan de Looptijd van het Project verlengd worden met een periode van maximaal twaalf (12) maanden. Indien de Looptijd van het Project vierentwintig (24) maanden of korter is, dan geldt een maximale budgetneutrale verlenging van zes (6) maanden. Dit is onafhankelijk van de budgetneutrale verlenging in verband met zwangerschapsverlof, zoals vermeld in artikel 4.6.

4.6 Indien de Projectmanager met zwangerschapsverlof gaat, heeft de Projectleider recht op een budgetneutrale verlenging van de Looptijd van het Project van maximaal zes (6) maanden.

Artikel 5 Aanstelling Projectmanager

5.1 Gedurende de Looptijd van het Project dient minimaal één (1) Projectmanager werkzaam te zijn op het Project.

5.2 Het Hoofdinstituut meldt de Projectmanager Schriftelijk aan bij KWF Kankerbestrijding die werkzaam is op het Project en is aangesteld bij het Hoofdinstituut of een Deelnemende Organisatie.

5.3 Het Hoofdinstituut informeert KWF Kankerbestrijding tijdig over wijziging van de aangemelde Projectmanager. Ook indien de wijziging van tijdelijke aard is, zoals in geval van ziekte, zwangerschapsverlof en personeelsvervanging.

Artikel 6 Samenwerkingsovereenkomst en overeenkomst met een derde partij

6.1 KWF Kankerbestrijding kan een Samenwerkingsovereenkomst en/of een overeenkomst met een derde partij, voor zover deze laatste betrekking heeft op het Project en/of de Exploitatie van Resultaat, verplicht stellen. Dit kan zijn vóór de start en gedurende de Looptijd van het Project.

6.2 De Samenwerkingsovereenkomst en/of een overeenkomst met een derde partij mag niet in strijd zijn met de Voorwaarden.

6.3 KWF Kankerbestrijding verkrijgt volledige inzage in de concept- en definitieve versie van de Samenwerkingsovereenkomst en/of een overeenkomst met een derde partij.

6.4 KWF Kankerbestrijding moet de getekende Samenwerkingsovereenkomst en/of een overeenkomst met een derde partij goedkeuren.

6.5 KWF Kankerbestrijding moet wijzigingen in de getekende Samenwerkingsovereenkomst en/of een overeenkomst met een derde partij goedkeuren.

Artikel 7 Financiering en betaling

7.1 KWF Kankerbestrijding stelt de Financiering ter beschikking aan het Hoofdinstituut.

7.2 KWF Kankerbestrijding past de Financiering alleen aan middels een herzien Toekenningsbesluit.

7.3 KWF Kankerbestrijding legt het betaalschema Schriftelijk vast overeenkomstig de Goedgekeurde Projectbegroting, behorende bij het Toekenningsbesluit.

7.4 KWF Kankerbestrijding betaalt negentig (90) procent van de Financiering aan het Hoofdinstituut gedurende de Looptijd van het Project per kwartaal achteraf, gerekend vanaf de startdatum, zoals vermeld in artikel 4.2 en 4.3.

7.5 KWF Kankerbestrijding betaalt de resterende tien (10) procent van de Financiering aan het Hoofdinstituut na tijdige ontvangst en goedkeuring van de Eindrapportage én de financiële verantwoording, zoals vermeld in artikel 10.

7.6 Indien uit de financiële verantwoording blijkt dat er sprake is van niet bestede of niet rechtmatig bestede gelden, worden deze verrekend door KWF Kankerbestrijding. Dit kan door middel van het gedeeltelijk of niet uitbetalen van de resterende tien (10) procent, een verrekening met de eerstvolgende betaling van andere projecten aan het Hoofdinstituut of een retourbetaling door het Hoofdinstituut aan KWF Kankerbestrijding.

Artikel 8 Monitoring

8.1 De Projectleider en KWF Kankerbestrijding bepalen contactmomenten, evaluatiemomenten en mijlpalen als basis van de monitoring van het Project. Deze afspraken worden Schriftelijk vastgelegd.

8.2 Het Hoofdinstituut en de Projectleider leggen de inhoudelijke en financiële voortgang van het Project tijdig vast in periodieke rapportages ten behoeve van de monitoring van het Project.

8.3 Het Hoofdinstituut en de Projectleider dienen de Eindrapportage uiterlijk zes (6) maanden na afloop van de Looptijd van het Project in bij KWF Kankerbestrijding. Tot uiterlijk één (1) maand voor de afloop van de Looptijd van het Project kan de Projectleider een Schriftelijk gemotiveerd verzoek indienen bij KWF Kankerbestrijding voor uitstel van het indienen van de Eindrapportage met maximaal zes (6) maanden. Als KWF Kankerbestrijding het verzoek goedkeurt, volgt een Schriftelijke bevestiging.

Artikel 9 Projectbegroting

9.1 KWF Kankerbestrijding stelt een kader ten behoeve van de projectbegroting. De Projectleider neemt alle bedragen inclusief eventuele BTW op in de projectbegroting. De projectbegroting bestaat uit de volgende subcategorieën:

a. Personeel;

• De post personeel is bestemd voor de feitelijke uitvoering van het Project door projectmedewerkers.

• Indien wetenschappelijk personeel wordt opgevoerd, geldt de salaristabel van de CAO- Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU)

• De post personeel omvat het loon en alle wettelijke fte gerelateerde opslagen en premies, waaronder het persoonlijk budget, de arbeidsongeschiktheid en de transitievergoeding.

b. Aanvullend persoonlijk budget;

• De post aanvullend persoonlijk budget is bestemd voor congresbezoek en bijbehorende reis- en verblijfkosten, drukkosten proefschrift en publicatiekosten.

c. Materiaal;

• De post materiaal is bestemd voor materialen die specifiek nodig zijn voor het Project, zoals:

o software en licenties;

o project specifieke verbruiksgoederen (materialen die geen economische waarde meer hebben na gebruik);

o materiaal voor evaluatiedoeleinden;

o reis- en verblijfskosten ten behoeve van evaluatiedoeleinden, site visits en stakeholder bijeenkomsten;

o vergoeding voor patiënten die meewerken aan het uitvoeren en evalueren van het Project;

o kosten voor de accountant tot een maximumbedrag van € 2.500,- per Project.

d. Intern en extern service verlenende partij en inclusiecentrum;

• De post service verlenende partij is bestemd voor het gebruik van faciliteiten en diensten die specifiek nodig zijn voor het Project.

• De post inclusiecentrum is bestemd voor het gebruik van de diensten van een inclusiecentrum die specifiek nodig zijn voor het Project.

e. Open access publicatie;

De post open access publicatie is bestemd voor publicatie in een open access tijdschrift en voor het archiveren in een online repository gedurende de Looptijd van het Project tot een maximumbedrag van € 10.000,-. Na goedkeuring door KWF Kankerbestrijding komen de kosten voor een open access publicatie, die gemaakt worden na de Looptijd van het Project, maar voordat de controleverklaring vastgesteld wordt, voor financiering in aanmerking.

f. Buitenlandstage;

De post buitenlandstage is bestemd voor reiskosten in economy class en verblijfskosten.

g. Eigen Bijdrage;

De post Eigen Bijdrage is een gespecificeerde weergave van de personele inzet en/of een financiële en/of materiële bijdrage.

h. Cofinanciering;

De post Cofinanciering is een gespecificeerde weergave van een financiële en/of materiële bijdrage.

9.2 Infrastructurele kosten op organisatieniveau en materiële- en personeelskosten die niet gerelateerd zijn aan het Project komen niet voor financiering in aanmerking.

9.3 KWF Kankerbestrijding beschouwt de inzet van projectmedewerkers mét structurele financiering, zoals uit de eerste geldstroom, als infrastructurele kosten op organisatieniveau waardoor deze niet voor financiering in aanmerking komen.

9.4 KWF Kankerbestrijding legt de financierbare posten en de bedragen voor een Project Schriftelijk vast in de Goedgekeurde Projectbegroting, behorende bij het Toekenningsbesluit.

Artikel 10 Financiële verantwoording

10.1 De door KWF Kankerbestrijding Goedgekeurde Projectbegroting is de basis voor de financiële verantwoording van het Project.

10.2 Het Hoofdinstituut dient, twee weken voorafgaande aan een voortgangsgesprek, Schriftelijk een recent, niet ouder dan drie maanden, financieel overzicht van het Project in, zoals vermeld in artikel 8.2. Dit betreft een overzicht van de gerealiseerde projectbestedingen aan het Project tot op dat moment, op grond van de door KWF Kankerbestrijding Goedgekeurde Projectbegroting. Het totaal van de gerealiseerde projectbestedingen aan het Project gedurende de Looptijd van het Project is onderdeel van de Eindrapportage, zoals vermeld in artikel 8.3. De definitieve vaststelling van de toegekende Financiering door KWF Kankerbestrijding vindt plaats op basis van artikel 10.5 en 10.6.

10.3 Alle gerealiseerde projectbestedingen moeten gespecificeerd verantwoord worden per Project, met uitzondering van de accountantskosten.

10.4 De gerealiseerde projectbestedingen onder de post personeel dienen als volgt te worden verantwoord:

a. voor een projectmedewerker gefinancierd door KWF Kankerbestrijding dient een inspanningsverklaring, conform het Format Inspanningsverklaring (Bijlage A), te worden aangeleverd. Hieruit blijkt de werkelijke personele inzet op het Project. KWF Kankerbestrijding stelt geen eisen aan de registratie van de bestede uren, anders dan minimaal de aanwezigheid van een inspanningsverklaring;

b. de gerealiseerde projectbestedingen op de post personeel worden gefinancierd tot een maximum van het toegekende bedrag voor de projectmedewerker;

x. xx xxxxxxxxxxxxx projectbestedingen zijn conform CAO en arbeidsvoorwaarden van de organisatie waar de projectmedewerker werkzaam is;

d. voor zover deze geen onderdeel uitmaken van de loonlasten mag er binnen de post personeel boven op de gerealiseerde loonlasten van een projectmedewerker in totaal 5%, , ongespecificeerd worden opgevoerd: voor transitievergoeding (3,5%), arbeidsongeschiktheid (0,6%) en persoonlijk budget (0,9%).

10.5 Het Hoofdinstituut levert uiterlijk achttien (18) maanden na afloop van de Looptijd van het Project een controleverklaring aan, door een onafhankelijke accountant met certificerende bevoegdheid (“accountant”), over de door KWF Kankerbestrijding gefinancierde gerealiseerde projectbestedingen van € 125.000,- en hoger, conform het Format Financiële Eindverantwoording van het Project (Bijlage C). Indien het Hoofdinstituut minder dan € 125.000,- aan het Project heeft besteed volstaat een door de Bestuurlijk Verantwoordelijke getekende bestuursverklaring met een overzicht van de gerealiseerde projectbestedingen, conform het Format Bestuursverklaring (Bijlage B). Deze kosten hoeven niet door de accountant gecontroleerd te worden.

10.6 Indien één of meerdere Deelnemende Organisatie(s) Financiering ontvangen via het Hoofdinstituut en/of er sprake is van Eigen Bijdrage en/of Cofinanciering aan het Project, levert het Hoofdinstituut uiterlijk achttien (18) maanden na afloop van de Looptijd van het Project ook een rapport van feitelijke bevindingen aan, opgesteld door een accountant conform COS 4400N

‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden’. Deze geeft een overkoepelend financieel overzicht van het Project, conform het Format Financiële Eindverantwoording van het Project (Bijlage C). De accountant stelt hierbij vast of de bedragen van de Deelnemende Organisatie(s), de Eigen Bijdrage en de Cofinanciering in de financiële eindverantwoording van het Project aansluiten op de aangeleverde financiële overzichten en de vereiste controleverklaringen en/of bestuursverklaringen aanwezig zijn:

a. controleverklaring, door een accountant, van elke Deelnemende Organisatie bij door KWF Kankerbestrijding gefinancierde gerealiseerde projectbestedingen van € 125.000,- en hoger;

b. bestuursverklaring van elke Deelnemende Organisatie bij gerealiseerde projectbestedingen tot € 125.000,-. Deze door KWF Kankerbestrijding gefinancierde gerealiseerde projectbestedingen hoeven niet door de accountant gecontroleerd te worden;

c. bestuursverklaring van het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie bij Eigen Bijdrage;

d. bestuursverklaring van de co financier bij Cofinanciering.

10.7 KWF Kankerbestrijding behoudt zich te allen tijde het recht voor om op kosten van KWF Kankerbestrijding de besteding van de Financiering, de Eigen Bijdrage en de Cofinanciering door het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie te controleren.

10.8 Indien door het Hoofdinstituut en/of Deelnemende Organisatie niet tijdig een goedkeurende controleverklaring en/of geen bestuursverklaring wordt afgegeven wordt er niet voldaan aan de Voorwaarden.

Artikel 11 Omgaan met informatie

11.1 Het Hoofdinstituut en de Projectleider stellen KWF Kankerbestrijding gevraagd en ongevraagd tijdig op de hoogte van alle relevante informatie met betrekking tot het Project.

11.2 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie zijn ermee akkoord dat de informatie met betrekking tot het Project wordt beoordeeld en geanalyseerd. De beoordelaars en de medewerkers van KWF Kankerbestrijding zijn eraan gehouden om zorgvuldig met deze informatie om te gaan, onder andere door het in acht nemen van de vertrouwelijkheid en het vermijden van belangenverstrengeling.

11.3 De Projectleider ziet erop toe dat er geen vertrouwelijke informatie wordt opgenomen in de Projectgegevens die een mogelijke toekomstige bescherming van het Resultaat in de weg staat.

11.4 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie zijn akkoord met de publicatie van de Projectgegevens op de website van KWF Kankerbestrijding, op andere websites zoals de website ‘International Cancer Research Partnership’, in het jaarverslag en andere publicaties zoals communicatie uitingen en rapportages aan donateurs van KWF Kankerbestrijding.

11.5 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie dienen vooraf Schriftelijke toestemming van KWF Kankerbestrijding te verkrijgen om vertrouwelijke informatie openbaar te maken. Dit betreft informatie waarvan KWF Kankerbestrijding aangeeft dat het vertrouwelijk is of waarvan uit de aard redelijkerwijs blijkt dat deze een vertrouwelijk karakter heeft.

Artikel 12 Disseminatie en Exploitatie

12.1 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie spannen zich in voor Disseminatie en Exploitatie van het Resultaat en de structurele borging en eventuele verdere opschaling van het gebruik van de innovatie in de praktijk.

12.2 Het Hoofdinstituut en de Projectleider stellen KWF Kankerbestrijding op de hoogte van Disseminatie.

12.3 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie spannen zich in om het Resultaat te publiceren in een open access journal en/of een online open access repository.

12.4 Elk Resultaat dat is gegenereerd door of namens het Hoofdinstituut en/of een Deelnemende Organisatie is het exclusieve eigendom van de betreffende organisatie. Voor zover het eigendom van het Resultaat niet al van rechtswege aan haar toekomt, zorgt het Hoofdinstituut en/of de Deelnemende Organisatie ervoor dat haar medewerkers, studenten en andere vertegenwoordigers het Resultaat aan haar overdraagt respectievelijk dat deze personen aan het Hoofdinstituut en/of de Deelnemende Organisatie rechten verlenen die haar in staat stellen om exclusief met de eigendomsrechten (inclusief intellectuele eigendomsrechten) te kunnen handelen.

12.5 Indien het Resultaat is gegenereerd door of namens het Hoofdinstituut en een Deelnemende Organisatie is er sprake van een gedeeld eigendom van het Resultaat. De verdeling hiervan is gebaseerd op de aantoonbare (intellectuele) bijdrage van de medewerkers van de betrokken organisaties aan de totstandkoming van het Resultaat.

12.6 Disseminatie mag de bescherming van het Resultaat niet in de weg staan. Disseminatie mag maximaal honderdtwintig (120) dagen worden uitgesteld, gerekend vanaf de voorgenomen datum van Disseminatie.

12.7 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie verstrekken elkaar zonder vergoeding het gebruiksrecht van het background intellectuele eigendomsrecht, gedurende en voor zover nodig voor de uitvoering van het Project.

12.8 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie verstrekken elkaar zonder vergoeding het gebruiksrecht van ieders voortgebracht (gedeelde) Resultaat voor zover nodig voor de uitvoering van het Project.

12.9 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie verstrekken elkaar zonder vergoeding het gebruiksrecht van ieders voortgebracht (gedeelde) Resultaat, gedurende en na afloop van het Project voor niet-commerciële onderzoeks- en onderwijsdoeleinden.

12.10 Exploitatie van het (gedeelde) Resultaat voor commerciële doeleinden geschiedt tegen een marktconforme vergoeding aan de (mede-)eigenaar van het Resultaat.

12.11 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie spannen zich in om de uiteindelijke prijs van het product of de dienst voortgekomen uit het Resultaat geen beletsel te laten zijn voor de beschikbaarheid en toepasbaarheid in de markt. Waar mogelijk komt het Resultaat, het product of de dienst met voorrang in Nederland beschikbaar, hetzij in het kader van (klinisch) onderzoek, hetzij als eindproduct.

12.12 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie nemen de uitgangspunten vermeld in artikel

12.11 op als kettingbeding in iedere overeenkomst die zij sluiten met betrekking tot Exploitatie, waaronder een licentieovereenkomst en overdrachtsovereenkomst.

12.13 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie stellen KWF Kankerbestrijding op de hoogte van Disseminatie van het (gedeelde) Resultaat tot drie (3) jaar na afloop van de Looptijd van het Project.

12.14 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie stellen KWF Kankerbestrijding op de hoogte van Exploitatie van het (gedeelde) Resultaat tot tien (10) jaar na afloop van de Looptijd van het Project.

12.15 Indien de Exploitatie revenuen voortbrengt, zijn het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie verplicht gedurende vijf (5) jaar minimaal dertig procent (30%) hiervan te herinvesteren in oncologische ontwikkelingen. Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie geven KWF Kankerbestrijding een overzicht van de revenuen en de herinvestering. Indien de revenuen niet aantoonbaar herinvesteerd worden in oncologische ontwikkelingen, heeft KWF Kankerbestrijding het recht de Financiering (gedeeltelijk) terug te vorderen.

Artikel 13 Aansprakelijkheid

13.1 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie voeren het Project uit voor eigen verantwoordelijkheid en op eigen risico.

13.2 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie vrijwaren KWF Kankerbestrijding van elke aansprakelijkheid betreffende de schadelijke gevolgen voortvloeiend uit het Project. Ook indien schade (aan derden) voortvloeit uit het gebruik van het Resultaat tijdens of na het Project.

13.3 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie verzekeren zich afdoende tegen de schadelijke gevolgen voortvloeiend uit het Project en het risico op aanspraken.

Artikel 14 Bijdrage aan activiteiten KWF Kankerbestrijding

14.1 De Projectleider en projectmedewerker verlenen op verzoek waar mogelijk medewerking aan activiteiten van KWF Kankerbestrijding, waaronder fondsenwervende en communicatieve activiteiten.

14.2 De Projectleider en projectmedewerker treden op verzoek waar mogelijk op als referent voor de beoordeling van projectvoorstellen van KWF Kankerbestrijding.

Artikel 15 Eigen fondsenwerving

Het Hoofdinstituut, de Projectleider en/of de Deelnemende Organisatie informeren KWF Kankerbestrijding direct indien zij zelf fondsen werven of medewerking verlenen aan de fondsenwerving van andere organisaties ten gunste van het Project. Zij zorgen dat deze fondsenwervende activiteiten niet conflicteren met de fondsenwervende activiteiten van KWF Kankerbestrijding, noch met haar doelstelling en missie.

Artikel 16 Naam- en logogebruik

16.1 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie vermelden de naam en waar mogelijk het logo van KWF Kankerbestrijding bij de werving van personeel ten behoeve van het Project.

16.2 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie vermelden bij Disseminatie dat het Project wordt uitgevoerd middels een financiële bijdrage van KWF Kankerbestrijding, onder vermelding van naam en waar mogelijk het logo volgens de richtlijnen van KWF Kankerbestrijding. Deze richtlijnen zijn beschikbaar via de website van KWF Kankerbestrijding.

Artikel 17 Slotbepalingen

17.1 Op de Voorwaarden is het Nederlands recht van toepassing.

17.2 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie:

a. zien erop toe dat het Project wordt uitgevoerd volgens alle toepasselijke nationale en internationale wetten, regelingen, richtlijnen en gedragscodes;

b. informeren KWF Kankerbestrijding direct indien er sprake is van een afwijking in toepassing van dit artikel.

17.3 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie handelen te allen tijde in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het

Privacy statement van KWF Kankerbestrijding stellen ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en privacy van alle betrokkenen bij het Project. Deze verplichting strekt zich tevens uit tot de persoonlijke gegevens die worden ontvangen van derden. Het Privacy statement KWF Kankerbestrijding is beschikbaar via de website van KWF Kankerbestrijding.

17.4 Het Hoofdinstituut en de Deelnemende Organisatie hebben ieder de verantwoordelijkheid voor de juiste toepassing van de BTW.

17.5 Het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie spannen zich in dat het Project volgens FAIR Data principes (Findable, Accessible, Interoperable and Re-usable) wordt uitgevoerd.

17.6 De Voorwaarden zijn van toepassing op het Hoofdinstituut, de Projectleider en de Deelnemende Organisatie die Financiering ontvangt via het Hoofdinstituut. Daarnaast kunnen deze Voorwaarden van toepassing zijn op een Deelnemende Organisatie die geen Financiering ontvangt en andere derde partijen. Het Hoofdinstituut en/of de Deelnemende Organisatie die Financiering ontvangt via het Hoofdinstituut stellen hen hiervan op de hoogte.

17.7 Voorwaarden die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van het Project voort te duren, behouden nadien hun werking.

17.8 Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van de Voorwaarden die niet in onderling overleg worden opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

Bijlage A Format Inspanningsverklaring

Dit is het format voor een inspanningsverklaring voor een Project dat gefinancierd wordt door KWF Kankerbestrijding.

Projectnummer KWF Kankerbestrijding: Projecttitel:

Projectleider: Hoofdinstituut: Toekenningsdatum: Startdatum Project: Einddatum Project:

Medewerker	Functie	Inzet FTE	Werkzame periode

Hierbij verklaar ik dat hierboven genoemde medewerker is ingezet op én uitvoering heeft gegeven aan bovenstaand Project bij organisatie:

Plaats: Datum:

Handtekening (Hiërarchisch) Leidinggevende van medewerker:

Handtekening Medewerker:

Handtekening Projectleider:

Bijlage B Format Bestuursverklaring

Dit is het format voor een bestuursverklaring voor een Project dat gefinancierd wordt door KWF Kankerbestrijding. Het is bestemd voor het Hoofdinstituut of een Deelnemende Organisatie waarvan de gerealiseerde projectbestedingen aan het Project minder dan € 125.000,- zijn en voor de organisatie die Eigen Bijdrage / Cofinanciering bijdraagt aan het Project. Indien de gerealiseerde projectbestedingen van het Hoofdinstituut of een Deelnemende Organisatie aan het Project gelijk of

hoger dan € 125.000,- zijn is een controleverklaring door een onafhankelijke accountant met certificerende bevoegdheid van de gerealiseerde projectbestedingen vereist.

Projectnummer KWF Kankerbestrijding: Projecttitel:

Projectleider: Hoofdinstituut: Toekenningsdatum: Startdatum Project: Einddatum Project:

Eigen Bijdrage / Cofinanciering in euro’s (indien van toepassing):

Eigen Bijdrage / Cofinanciering in materiaal (beschrijving, indien van toepassing): Eigen Bijdrage in FTE (indien van toepassing):

	Gerealiseerde projectbestedingen aan het Project (in euro’s) door het Hoofdinstituut of een Deelnemende Organisatie (indien van toepassing)
Personeel
Persoonlijk budget
Materiaal
Service verlenende partij en inclusiecentrum
Open Access
Buitenlandstage
Totaal gerealiseerde projectbestedingen (tot € 125.000,-)

De Bestuurlijk Verantwoordelijke van het Hoofdinstituut of de Deelnemende Organisatie verklaart dat de hierboven aangegeven Eigen Bijdrage / Cofinanciering / projectbestedingen is/zijn gerealiseerd voor het bovengenoemde Project conform de bijbehorende Financieringsvoorwaarden. De Bestuurlijk Verantwoordelijke verklaart verantwoordelijk te zijn voor de juistheid en volledigheid van de hierboven genoemde Eigen Bijdrage / Cofinanciering / gerealiseerde projectbestedingen.

Organisatie: Plaats: Datum:

Handtekening Bestuurlijk Verantwoordelijke:

Bijlage C Format Financiële Eindverantwoording van het Project

Dit is het format voor de eindverantwoording KWF-projecten "Programma Onderzoek & Implementatie", vanaf 2016. Beschikbaar in Excel in het GMS portaal.

Financieringsvoorwaarden KWF (Toekenningsjaar 20XX-X): Projectnummer Instituut:

Projectnummer KWF Kankerbestrijding: Projecttitel:

Projectleider: Hoofdinstituut: Toekenningsdatum: Startdatum Project: Einddatum Project:

In onderstaand overzicht staan de volledig gerealiseerde projectbestedingen van de KWF Kankerbestrijding financiering, inclusief gerealiseerde projectbestedingen van Deelnemende Organisatie(s), Eigen Bijdrage en/of Cofinanciering. Deze dienen te worden onderbouwd met controleverklaring(en) en/of bestuursverklaring(en).

- De accountantscontrole heeft uitsluitend betrekking op kolom a, de financiële projectverantwoording van het Hoofdinstituut.

- Het rapport van feitelijke bevindingen heeft betrekking op kolom b t/m e, indien een of meerdere Deelnemende Organisatie(s) Financiering ontvangt via het Hoofdinstituut en/of er sprake is van Eigen Bijdrage en/of Cofinanciering aan het Project.

Datum: Plaats:

Handtekening Projectleider:

Handtekening financieel verantwoordelijke:

Waarmerk onafhankelijke accountant met certificerende bevoegdheid, uitsluitend voor identificatiedoeleinden:

KWF Kankerbestrijding dient tezamen met deze financiële eindverantwoording de volgende documenten te ontvangen:

- De controleverklaring, of indien van toepassing de bestuursverklaring, over de gerealiseerde projectbestedingen van het Hoofdinstituut of de geconsolideerde gerealiseerde projectbestedingen inclusief Deelnemende Organisatie(s).

- Een rapport van feitelijke bevindingen indien een of meerdere Deelnemende Organisatie(s) Financiering ontvangen via het Hoofdinstituut en/of er sprake is van Eigen Bijdrage en/of Cofinanciering aan het Project.

De controleverklaringen van de Deelnemende Organisatie(s) en/of de bestuursverklaringen hoeft KWF Kankerbestrijding niet te ontvangen. Deze blijven in bezit van het Hoofdinstituut gedurende de wettelijke bewaartermijn.

Document Metadata

Table of Contents

Financieringsvoorwaarden Implementatie KWF Kankerbestrijding 2022

Document Metadata