OVEREENKOMST
OVEREENKOMST
de Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de Minister van Justitie en Veiligheid ('de Staat/opdrachtgever'), en
Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn N.V., te dezen vertegenwoordigd door xx. X. xxx Xxxxxxxx-Xxxxxxx en mr. R.W. Veldhuis (‘Pels Rijcken’), overwegende:
- dat aan mr. R.W. Xxxxxxxx, partner bij Pels Rijcken & Droogleever Fortuijn, bij Koninklijk Besluit van 27 juni 2018, op voet van het Koninklijk Besluit van 2 april 1965, Stb. nummer 131, de titel van Landsadvocaat is verleend en hij daarmee de eerste vertrouwenspersoon van de Staat is;
- dat de Staat en Veldhuis in dat verband op 29 augustus 2018 een overeenkomst hebben gesloten, laatstelijk gewijzigd per 1 juni 2022, (‘Landscontract’);
- dat de onafhankelijke commissie advocaatdiensten aan de Staat in haar rapport van 6 december 2022 heeft geadviseerd de titel van landsadvocaat te behouden en een nieuwe, aangepaste overeenkomst met het kantoor Pels Rijcken te sluiten in plaats van met de landsadvocaat;
- dat partijen, mede ter opvolging van het voornoemde advies, het landscontract met het kantoor Pels Rijcken wensen te sluiten in plaats van met de landsadvocaat zelf en daarom met ingang van 1 juni 2023 de navolgende overeenkomst wensen te sluiten,
verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1. Voorwerp van de overeenkomst
1.1. Pels Xxxxxxx verklaart dat de advocaten die bij haar werkzaam zijn of aan haar verbonden zijn (‘Advocaten’) bereid zijn om voor de Staat als advocaat op te treden, zowel in als buiten rechte, adviezen te geven en anderszins advocatuurlijke diensten te verrichten in alle zaken waarin de Staat daarom verzoekt, met inachtneming van de verplichtingen die voortvloeien uit het bepaalde bij of krachtens de Advocatenwet.
1.2. De Advocaten zijn op grond van artikel 11a van de Advocatenwet verplicht tot geheimhouding met betrekking tot de zaken die zij voor de Staat behandelen en zullen ook overigens als vertegenwoordiger van de Staat zich steeds rekenschap geven van de in artikel 10a van de Advocatenwet neergelegde kernwaarden.
1.3. Pels Rijcken verbindt zich in ieder geval in Den Haag kantoor te houden.
Artikel 2 Compliance, databeveiliging en werkomgeving
2.1. Pels Xxxxxxx verbindt zich haar kantoor zodanig in te richten dat de zaken van de Staat naar behoren kunnen worden behandeld. Daartoe verbindt zij zich in ieder geval ertoe:
a. het kantoor zodanig in te richten dat het een governancestructuur hanteert waarin een continu proces van risicoanalyse, beheersing, evaluatie en verbetering van processen, procedures en maatregelen (zgn. PDCA-cyclus) is geborgd. Onderdeel van deze structuur vormen een voldoende onafhankelijk gepositioneerde ‘Risk & Compliance Officer’, ‘Security Officer’, ‘Financial Officer’ en Functionaris voor de Gegevensbescherming als bedoeld in artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze functies mogen worden gecombineerd, voor zover er geen sprake is van een tegenstrijdig belang;
b. de vertrouwelijkheid van informatie en data die wordt verwerkt in het kader van de uitoefening van werkzaamheden als bedoeld in deze overeenkomst, te verzekeren in overeenstemming met geldende normen en standaarden voor informatiebeveiliging. Pels Rijcken draagt er in dat kader zorg voor dat zijn kantoor beschikt over een ISO 27001 en 27002-certificering of gelijkwaardig en dat de systemen periodiek worden onderzocht op kwetsbaarheden. De medewerkers van Pels Xxxxxxx zijn gebonden aan een contractuele geheimhoudingsplicht. Het is Pels Rijcken niet toegestaan informatie verkregen of opgesteld in verband met werkzaamheden op grond van onderhavige overeenkomst fysiek op te slaan in een
land buiten de Europees Economische Ruimte of op de cloud-oplossingen waarvan de servers in een land buiten de Europees Economische Ruimte staan; en
c. het kantoor zodanig in te richten dat het ter bevordering van een veilige werkomgeving beschikt over een functie vertrouwenspersoon, klokkenluidersregeling en klachtenregeling.
d. Pels Rijcken sluit zich aan bij het Charter Diversiteit van Diversiteit in Bedrijf van de Sociaal Economische Raad (SER).
Artikel 3. Exclusieve beschikbaarheid voor de Staat
3.1. Pels Rijcken waarborgt dat op de voor de Staat relevante rechtsgebieden en onderwerpen voldoende deskundige advocaten beschikbaar zijn zodat Pels Rijcken, zo nodig op korte termijn, de gewenste hoge kwaliteit en capaciteit kan bieden. De Advocaten hebben begrip van de bijzondere positie van de Staat en beschikken over bijzondere expertise van het voor de Staat, en breder de publieke sector, relevante juridische krachtenveld.
3.2. Pels Xxxxxxx zal geen zaken aannemen of behandelen van, adviezen geven aan of anderszins diensten verrichten voor derden waarbij:
a. een procedure tegen (organen van) de Staat moet worden voorbereid of gevoerd dan wel het voorbereiden of voeren van een dergelijke procedure tot de reële mogelijkheden behoort;
b. in het kader van de behartiging van de belangen van deze derden de belangen van de Staat, van welke aard dan ook, geschaad zouden kunnen worden;
c. het gevaar bestaat dat niet-openbare beleidsmatige of niet-openbare feitelijke informatie die bij de behartiging van zaken van de Staat is verkregen, zou kunnen worden aangewend ten behoeve van deze derden.
3.3 Pels Rijcken treedt in overleg met de Staat indien er bij aanname van nieuwe zaken twijfel is of dit verenigbaar is met de in deze bepaling benoemde belangen van de Staat, zulks met in achtneming van het bepaalde bij of krachtens de Advocatenwet.
3.4 In verband met het bepaalde in artikel 3.1 informeert de Staat Pels Rijcken tijdig indien wordt besloten tot een meer dan incidentele inschakeling van andere advocaten of tot een inschakeling van andere advocaten ingeval de opdracht naar verwachting een significant bedrag behelst of anderszins van belang is voor een consistente opstelling in de landspraktijk. De Staat zal bij de afweging betrekken het belang van het synergetisch voordeel van geconcentreerde juridische dienstverlening zoals met het Landscontract is beoogd. Partijen voeren daarover zo nodig overleg.
Artikel 4. Kennisdeling
4.1 Pels Rijcken zorgt voor:
a. een helpdeskfunctie waar eenvoudige vragen van de Staat van niet bewerkelijke aard beantwoord kunnen worden. Uitgangspunt is dat deze vragen mondeling worden beantwoord;
b. het regelmatig organiseren van 'Inzicht-bijeenkomsten' en/of andere voorlichtingsbijeenkomsten/workshops over actuele onderwerpen in de relevante praktijkgebieden. Deze bijeenkomsten zijn voor juristen in dienst van de ministeries vrij toegankelijk;
c. het openstellen van het interne opleidingsprogramma voor juristen in dienst van de ministeries. Dit programma is voor hen vrij toegankelijk.
4.2. Voor de werkzaamheden beschreven in artikel 4.1 wordt eenmalig een vast bedrag per jaar vastgesteld. Per kwartaal zal een/vierde (1/4) van het op grond van dit artikel 4.2 verschuldigde bedrag in rekening worden gebracht bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Over dit bedrag zijn geen kantoorkosten verschuldigd. Het vaste bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd overeenkomstig de wijze als beschreven in artikel 5.5.
Artikel 5. Tarieven en facturering
5.1. De door Pels Xxxxxxx behandelde zaken, gegeven adviezen of verrichte diensten (niet zijnde werkzaamheden/diensten als bedoeld in artikel 4.1)
worden gedeclareerd op grondslag van het aantal bestede uren vermenigvuldigd met de standaarduurtarieven als bedoeld in artikel 5.5, vermeerderd met de gebruikelijke verschotten en btw. Onder de gebruikelijke verschotten vallen eveneens de kantoorkosten ten bedrage van 4,9% van het
in rekening gebrachte honorarium. Partijen kunnen voor een specifieke zaak schriftelijk afwijken van het bepaalde in de vorige volzinnen.
5.2. De Staat vergoedt aan Pels Rijcken in aanvulling op het bepaalde in artikel 5.1 de redelijke kosten die redelijkerwijs verband houden met de werkzaamheden die Pels Rijcken en/of haar Advocaten ten behoeve van de Staat hebben verricht of zullen verrichten anders dan die vallen onder de gebruikelijke verschotten en die niet vallen onder een door Pels Rijcken afgesloten verzekering, tenzij die kosten voortkomen uit nalatigheid, opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van haar Advocaten. Pels Rijcken overlegt in voorkomend geval met opdrachtgever.
5.3. De declaraties als bedoeld in artikel 5.1 en 5.2 worden ingediend bij het onderdeel van de Staat door of namens wie de opdracht werd verstrekt. Bij elke declaratie wordt een specificatie gegeven met een overzicht van de bestede uren, de vermelding van de aard van de werkzaamheden en de personen die de werkzaamheden hebben verricht.
5.4. De accountant van Pels Xxxxxxx verklaart in het kader van de controle over een boekjaar dat over dat boekjaar:
a. de urenadministratie deugdelijk was ingericht;
b. het in artikel 5.1 genoemde uitgangspunt is aangehouden.
Aan de Staat wordt een afschrift van de accountantsverklaring verstrekt.
5.5. De voor de Staat gehanteerde tariefgroepen en standaarduurtarieven staan beschreven in een bij deze overeenkomst behorende bijlage genaamd 'Tarieven'.
De standaarduurtarieven worden telkens met ingang van 1 januari, voor het eerst op 1 januari 2024, aangepast overeenkomstig de consumentenprijsindex alle huishoudens over de daaraan voorafgaande periode september-september. Vanaf 2026 worden de standaarduurtarieven telkens met ingang van 1 januari, voor het eerst op 1 januari 2026, aangepast overeenkomstig de CBS dienstenprijsindex Rechtskundige diensten advocatuur over het daaraan voorafgaande derde kwartaal. Aanpassingen volgens de overeengekomen indexering worden rekenkundig afgerond op één euro. Een breuk uitkomend op € 0,50 of hoger wordt afgerond naar boven. Een breuk uitkomend beneden
€ 0,50 wordt afgerond naar beneden. Voor het eind van een kalenderjaar wordt aan de Staat een overzicht verstrekt van de geldende standaarduurtarieven per 1 januari daaropvolgend.
5.6. Wijziging van de standaarduurtarieven anders dan door indexering als bedoeld in artikel
5.5 vereist de instemming van partijen.
Artikel 6. Aansprakelijkheid
6.1. Pels Xxxxxxx en haar Advocaten zijn ter zake van het risico van beroepsaansprakelijkheid adequaat verzekerd.
6.2. Pels Xxxxxxx zal in het laatste kwartaal van ieder jaar een beknopt dekkingsoverzicht beroepsaansprakelijkheid verstrekken aan de Staat, en zal indien zich in de tussentijd een wijziging voordoet die de dekking betreft, daarvan terstond schriftelijk mededeling doen aan de Staat.
6.3. Iedere aansprakelijkheid voor beroepsfouten van Pels Rijcken en haar Advocaten is beperkt tot het bedrag waarop in het desbetreffende geval de gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) aanspraak geeft (geven), te vermeerderen met het bedrag van het eigen risico dat in het desbetreffende geval uit de geldende polisvoorwaarden voortvloeit.
6.4. Indien en voor zover geen uitkering krachtens de in artikel 6.3 genoemde verzekeringen(en) plaatsvindt wegens een Advocaten toe te rekenen uit de wettelijke bepalingen omtrent de verzekeringsovereenkomst of uit deze overeenkomst zelf voortvloeiende nietigheid, verweer of verval, is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag waarop in het kader van de verzekering anders aanspraak zou bestaan, te vermeerderen met het bedrag van het eigen risico dat in het desbetreffende geval uit de geldende polisvoorwaarden zou voortvloeien.
6.5 Artikel 6.3 en 6.4 zijn van toepassing voor zover tussen partijen niet anders schriftelijk is overeengekomen.
Artikel 7. Rapportage kosten
Pels Rijcken levert jaarlijks een overzicht aan van het totaalbedrag dat de Staat in verband met de advocatuurlijke dienstverlening aan het kantoor heeft voldaan aan de directeur Wetgeving en
Juridische Zaken van het ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna te noemen: Contactpersoon bij de Staat). Het overzicht zal een uitsplitsing bevatten van de kosten per ministerie. De Staat spant zich ervoor in Pels Rijcken binnen drie weken te laten weten of hij zich met het verstrekte overzicht kan verenigen. Partijen streven ernaar hierover jaarlijks informatie te publiceren op Xxxxxxxxxxxxx.xx en op de website van Xxxx Xxxxxxx.
Artikel 8. Veiligheidsonderzoek
8.1. De Staat kan met het oog op een specifieke zaak of categorie zaken verlangen dat ten aanzien van een of meer Advocaten een veiligheidsonderzoek in de zin van de Wet veiligheidsonderzoeken plaatsvindt.
8.2. Pels Rijcken zal alle medewerking verlenen aan door de Staat uitgevoerde veiligheidsonderzoeken als bedoeld in artikel 8.1 en zal zich ervoor inspannen dat de Advocaten hieraan meewerken.
Artikel 9. Melding bijzondere omstandigheden
Pels Rijcken zorgt ervoor dat de Contactpersoon bij de Staat onverwijld melding ontvangt van omstandigheden die uitvoering van deze overeenkomst of de continuïteit van haar bedrijfsvoering in gevaar zouden kunnen brengen of die de Staat zouden kunnen raken.
Artikel 10. Overleg en informatie-uitwisseling
10.1. Partijen wisselen in goed vertrouwen voortdurend informatie en documentatie uit, voor zover dat nodig of passend is voor de uitvoering van onderhavige overeenkomst.
10.2 Partijen organiseren dat voor elk onderdeel van de Staat waarvoor dat gewenst is in beginsel twee maal per jaar een accountoverleg plaatsvindt.
10.3 Partijen organiseren dat ten minste één maal per jaar overleggen plaatsvinden tussen de landsadvocaat of zijn plaatsvervanger en de Directeur van de juridische directie van elk ministerie.
10.4. Partijen voeren ieder half jaar bestuurlijk overleg, waarbij van de zijde van Xxxx Xxxxxxx in ieder geval aanwezig zijn de Landsadvocaat en/of de plaatsvervangend Landsadvocaat, de voorzitter van het Bestuur en, voor zover van toepassing, de voorzitter van de Raad van Commissarissen.
10.5. Partijen bepalen gezamenlijk de agenda voor het overleg als bedoeld in lid 4, waarbij in ieder geval wordt geagendeerd:
a. de naleving van onderhavige overeenkomst (waaronder het bepaalde in artikel 2 en artikel 11 van deze overeenkomst);
b. eventuele dilemma’s die zich hebben voorgedaan in de uitvoering van opdrachten of bij cliënt- en zaakacceptatie;
c. ontwikkelingen en vraagstukken die met het oog op artikel 3.1 van belang kunnen zijn voor de huidige of toekomstige juridische dienstverlening aan de Staat.
d. juridische ontwikkelingen en aandachtspunten vanuit de landspraktijk die voor de Staat relevant kunnen zijn en hoe die binnen de Staat kunnen worden gedeeld.
Artikel 11. Rapportage en audits
11.1. Pels Xxxxxxx rapporteert op verzoek van de Staat over de nakoming van de op grond van onderhavige overeenkomst op haar rustende verplichtingen, tenzij en voor zover dit redelijkerwijs niet van haar kan worden verlangd.
11.2. In aanvulling op audits die periodiek in opdracht van Pels Rijcken worden uitgevoerd, kan de Staat Pels Rijcken met het oog op de naleving van de op grond van onderhavige overeenkomst op haar rustende verplichtingen verzoeken een audit uit te (laten) voeren op (onderdelen van) haar bedrijfsvoering als concrete omstandigheden daartoe aanleiding geven. Pels Rijcken verleent alle medewerking aan bedoelde audit, tenzij en voor zover dit redelijkerwijs niet van haar kan worden verlangd, bijvoorbeeld vanwege op een op de Advocaten rustende geheimhoudingsplicht.
11.3. Pels Rijcken draagt de kosten van uitgevoerde audits en verstrekte rapportages. De Staat zal evenwel de kosten van door Pels Rijcken ingeschakelde derden gemoeid met de audits als bedoeld in artikel 11.2 aan Pels Rijcken vergoeden.
11.4. De Staat is steeds bevoegd om naar aanleiding van op grond van dit artikel verkregen informatie maatregelen voor te stellen. Partijen treden daarover vervolgens in overleg.
11.5. De Staat zal vertrouwelijk met de op grond van artikel 9, 10 en 11 verkregen informatie omgaan. Hij zal deze informatie niet met derden delen of openbaar maken, tenzij na overleg en indien met de openbaarmaking de belangen van Pels Rijcken niet onevenredig worden geschaad.
11.6. Op verzoek van een onderdeel van de Staat levert Pels Rijcken aan dat onderdeel ten minste twee maal per jaar een overzicht aan van de lopende zaken waarin voor dat onderdeel over de betreffende periode werkzaamheden zijn verricht. De overzichten bevatten in ieder geval: het door opdrachtnemer toegekende zaaknummer, zaaknaam, begin- en einddata van de zaak, het gefactureerde bedrag over de betreffende periode en het totaal gefactureerde bedrag. Partijen overleggen jaarlijks over vorm en inhoud van deze overzichten.
Artikel 12. Duur, beëindiging en wijziging van de overeenkomst
12.1. Deze overeenkomst treedt met ingang van 1 juni 2023 in werking en kan door ieder van partijen met inachtneming van een opzegtermijn van twaalf maanden schriftelijk worden beëindigd.
12.2. In geval van beëindiging van de overeenkomst voor 31 december van een lopend kalenderjaar, zal van het in artikel 4.2 bedoelde bedrag dat deel verschuldigd zijn dat evenredig is met het deel van het kalenderjaar dat bij het einde van deze overeenkomst is verstreken.
12.3. Wijzigingen en aanvullingen van deze overeenkomst dienen schriftelijk te worden vastgelegd tussen partijen.
12.4. Deze overeenkomst vervangt de overeenkomst tussen de Staat en Veldhuis van 13 mei 2022. Pels Xxxxxxx verklaart dat mede namens Xxxxxxxx.
Artikel 13. Verplichtingen bij beëindiging van de overeenkomst
13.1 Ingeval van beëindiging van de overeenkomst zal Pels Rijcken zich gedurende de opzegtermijn inspannen:
a. op verzoek van de Staat hulp te verlenen bij de overdracht naar een nieuwe aanbieder van dezelfde diensten, waaronder ook moet worden begrepen het op verzoek van de Staat en tegen redelijke vergoeding aanleveren van gegevens, informatie en documentatie die niet bij de Staat berusten en die nodig is voor de voorbereiding op het sluiten van een overeenkomst met een nieuwe aanbieder van dezelfde diensten;
b. de in deze overeenkomst beschreven diensten zo mogelijk te blijven uitvoeren totdat deze diensten zijn voltooid of kunnen worden uitgevoerd door de Staat zelf of een derde;
c. dossiers en relevante informatie op verzoek van de Staat over te dragen aan een andere advocaat, een en ander met inachtneming van het bepaalde bij of krachtens de Advocatenwet;
d. op verzoek van de Staat en tegen redelijke vergoeding aanleveren aan de Staat van gegevens, informatie en documentatie die betrekking hebben op de werkzaamheden uitgevoerd onder deze overeenkomst.
13.2. Ter uitvoering van deze bepaling zal Pels Rijcken binnen drie maanden na de datum van opzegging van de overeenkomst in overleg met de Staat een plan opstellen waarin is opgenomen op welke wijze Pels Rijcken aan het bepaalde in artikel 13.1 sub b, en voor zover van toepassing sub a, c en/of d uitvoering zal kunnen geven.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend in Den Haag:
Op 2023: Op 2023:
de Staat der Nederlanden X. xxx Xxxxxxxx-Xxxxxxx Voor deze: Minister van Justitie en
Veiligheid
R.W. Veldhuis
Bijlage bij deze overeenkomst: standaarduurtarieven voor 2023