CONCEPTLicentieovereenkomst
CONCEPT |
Stichting Koninklijk Nederlands Normalisatie Instituut, gevestigd te Delft hierna te noemen "NEN", enerzijds en [Naam Certificerende instelling] gevestigd te [Plaatsnaam], hierna te noemen "CI" anderzijds,
verklaren te zijn overeengekomen dat NEN aan CI het recht verleent om voor het toepassingsgebied zoals gedefinieerd onder bepaling 3, certificaten af te geven op basis van de bijbehorende certificatieschema's, onder de volgende voorwaarden:
1 Algemeen
1. De Algemene Voorwaarden van NEN zijn van toepassing. Bij gebleken contradictie tussen de Algemene Voorwaarden en de onderstaande bepalingen prevaleren de onderstaande bepalingen.
2. Voorts is van toepassing het Handboek NEN Schemabeheer van NEN.
2 Erkenning
CI zal uiterlijk 12 maanden na het aangaan van deze overeenkomst door RvA worden erkend conform ISO/IEC 17065 Conformiteitsbeoordeling – Eisen voor certificatie-instellingen die certificaten toekennen aan producten, processen en diensten voor het certificatieschema voor het toepassingsgebied zoals gedefinieerd in bepaling 3. De CI zal daartoe een kopie van de aanmelding en een kopie van de bijlage bij het accreditatiecertificaat waarop de erkende schema's zijn vermeld, toezenden aan NEN.
3 Toepassingsgebied
Certificatie moet in overeenstemming zijn met de volgende documenten:
— NTA 8080-1:2015 Duurzaam geproduceerde biomassa voor bio-energie en biobased producten
— Deel 1: Duurzaamheidseisen
— NTA 8080-2:2015 Duurzaam geproduceerde biomassa voor bio-energie en biobased producten
— Deel 2: Eisen aan ketenbeheer
— Better Biomass certificatieschema (NCS 8080)
aangevuld met door NEN vastgestelde interpretatiedocumenten alsmede besluiten van de NEN Commissie Schemabeheer.
4 Certificatieprocedure
1. CI is verantwoordelijk voor het voldoen aan ISO/IEC 17065 in combinatie met de certificatie- schema’s als vermeld onder bepaling 3.
2. De certificatieprocedures zoals beschreven in het Handboek NEN Schemabeheer zijn van toepassing.
3. CI zal het certificatieschema onverkort zonder beperkingen en zonder toevoegingen hanteren.
4. De in te zetten auditoren volgen eenmalig de Better Biomass basistraining.
5. Minimaal één (1) afgevaardigde van de CI neemt deel aan de Better Biomass auditorenoverleggen die tenminste jaarlijks worden gehouden.
6. CI voldoet aan de aanvullende eisen binnen de werkingssfeer van Richtlijn (EU) 2018/2001:
— bijwoning van NEN van minimaal één (1) representatieve audit op jaarbasis;
— medewerking aan onderzoeken naar het functioneren van certificatieschema op verzoek van lidstaten of Europese Commissie.
5 Gebruik beeldmerk
1. CI zal op de certificaten verleend onder deze licentie het beeldmerk afbeelden zoals vastgesteld door NEN en behorende bij de relevante normen onder bepaling 3.
2. Elk gebruik anders dan onder bepaling 5.1 genoemd is niet toegestaan, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
6 Vergoedingen
1. CI draagt jaarlijks een licentievergoeding af aan NEN.
2. Voorts draagt CI per verstrekt certificaat een jaarlijkse bijdrage af aan NEN.
3. De hoogte van de vergoedingen worden jaarlijks vóór 1 oktober op grond van een omslagstelsel door NEN vastgesteld en in een tarievenblad bekendgemaakt en gelden per 1 januari van het daarop volgende kalenderjaar.
4. De CI is verantwoordelijk voor het incasseren van de periodieke bijdragen van de certificaat- houders ten behoeve van NEN als genoemd onder bepaling 6.2.
5. De licentievergoeding voor het eerste jaar wordt door NEN direct na ondertekening van de overeenkomst gefactureerd, en vervolgens jaarlijks aan het begin van het kalenderjaar. De certificaatafhankelijke afdrachten worden door NEN jaarlijks gefactureerd op basis van de rapportages van CI (zie bepaling 8).
7 Geldigheidsduur
1. Deze overeenkomst gaat in op het moment van ondertekening door beide partijen en wordt aangegaan tot [Datum]. Deze overeenkomst wordt vervolgens voortdurend stilzwijgend verlengd met telkens de periode van 1 jaar.
2. Deze overeenkomst vervalt door opzegging door één van beide partijen en door het vervallen van de erkenning als genoemd in bepaling 2.
3. Deze overeenkomst vervalt indien de CI niet aan haar betalingsverplichtingen voldoet.
4. Deze overeenkomst vervalt indien de Commissie Schemabeheer besluit het certificatieschema in te trekken of op te schorten.
5. Voor tussentijdse opzegging door één van beide partijen geldt een opzegtermijn van 6 maanden.
6. Opzegging geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.
7. CI dient bij beëindiging van de overeenkomst – om willekeurig welke reden - naar redelijkheid zorg te dragen voor een zorgvuldige afhandeling van verplichtingen jegens certificaathouders.
8. Indien CI de overeenkomst 1 maand voor het aflopen van de overeenkomst (zie 7.1) opzegt opzegt, is CI geen licentievergoeding over het daaropvolgende kalenderjaar verschuldigd.
9. Bij het vervallen van de overeenkomst in de situatie zoals beschreven in lid 4 zal de door CI reeds betaalde licentievergoeding voor dat jaar naar rato worden gerestitueerd.
10.Indien de situatie zoals bedoeld in lid 4 zich voordoet, wordt CI door NEN naar redelijkheid in de gelegenheid gesteld zorg te dragen voor een zorgvuldige afhandeling van de verplichtingen jegens de certificaathouders.
8 Rapportage
1. CI stuurt NEN binnen twee weken na certificaatverlening, hercertificatie en/of certificaat- intrekkingen een rapportage ten behoeve van het door NEN gevoerde informatieve register die bestaat uit:
— samenvatting van auditrapportage volgens template;
— kopie van afgegeven certificaat;
— volledig auditrapport met inbegrip van feitelijke broeikasgasemissieberekeningen waar van toepassing in het geval certificaathouder binnen de werkingssfeer van Europese Richtlijn (EU) 2018/2001 is beoordeeld.
2. CI rapporteert jaarlijks aan NEN over de volgende aspecten betreffende het certificatieschema onder bepaling 3:
— aantal uitgevoerde certificatietrajecten;
— de daarbij opgedane ervaringen met het gebruik van het schema die van belang zijn voor het onderhoud en waar nodig verbetering van het schema;
— de samenstelling van auditteams per uitgevoerde audit met inbegrip van het curriculum vitae van de ingezette auditoren;
— aard en omvang van ontvangen klachten en afhandeling ervan.
Voor akkoord, | ||
CI Naam: Datum: | NEN Naam: Datum: | |
Bijlagen:
— Algemene voorwaarden NEN 2019
— Handboek NEN Schemabeheer versie 7.1
— Tarievenblad 2021