SAMENWERKINGSOVEREENKOMST ‘VACCINATIECENTRUM PALLIETERLAND’
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST ‘VACCINATIECENTRUM PALLIETERLAND’
Tussen de partners:
GEMEENTEBESTUUR LIER
Paradeplein 2 bus 1 – 2500 Lier
vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx, voorzitter gemeenteraad, en xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, algemeen directeur
en
GEMEENTEBESTUUR BERLAAR
Markt 1 – 2590 Berlaar
vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxxx Xxxxxxxx, burgemeester, en xxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx, algemeen directeur waarnemend,
en
GEMEENTEBESTUUR DUFFEL
Xxxxxxxxxxxxxx 00 – 0000 Xxxxxx
vertegenwoordigd door xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx, voorzitter gemeenteraad, en de heer Xxx Xx de Beeck, algemeen directeur,
en
GEMEENTEBESTUUR NIJLEN
Xxxxxxxxxx 0 – 0000 Xxxxxx
vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxxxxx, voorzitter gemeenteraad, en xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx, algemeen directeur,
en
GEMEENTEBESTUUR RANST
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx 0 – 0000 Xxxxx
vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xx Xxxx, burgemeester, en de xxxx Xxx Xxx xxx Xxxxxx, algemeen directeur,
en
EERSTELIJNSZONE Pallieterland vzw,
Xxxxxxxxxxxxxx 0 – 0000 Xxxxxx
vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxx, voorzitter en de xxxx Xx Xxxx, ondervoorzitter
wordt op grond van artikel 387 van het decreet lokaal bestuur het volgende overeengekomen:
Doelstelling van de overeenkomst
De Vlaamse Regering legt in het draaiboek vaccinatiecentra en de blauwdruk van het Agentschap Zorg en Gezondheid aan de lokale besturen op om per eerstelijnszone minimaal één en maximaal twee vaccinatiecentra op te richten.
In het Besluit van de Vlaamse Regering van 22 januari 2021 tot toekenning van een subsidie voor infrastructuur en uitbating van een vaccinatiecentrum, worden de juridische contouren vastgelegd voor een correcte vergoeding van de kosten die de lokale besturen en de ELZ maken voor de inrichting en uitbating van een vaccinatiecentrum.
Voor de eerstelijnszone Palieterland werd het cultuurcentrum De Mol vastgelegd als vaccinatiecentrum voor de gemeenten Lier, Berlaar, Duffel, Nijlen en Ranst. Lier heeft de rol opgenomen als beherende of penhoudende gemeente.
In deze overeenkomst worden een aantal afspraken vastgelegd inzake de infrastructuur, logistiek, mobiliteit, de ontvangsten- en uitgavencyclus, de terbeschikkingstelling van personeel en de rapportering.
Voorwerp
De gemeenten Lier, Berlaar, Duffel, Nijlen, Ranst en ELZ Pallieterland gaan een samenwerkingsverband aan inzake de uitbating en financiering van het vaccinatiecentrum Pallieterland, verder genoemd ‘het vaccinatiecentrum’.
INFRASTRUCTUUR en LOGISTIEK
Locatie en infrastructuur
Cultuurcentrum De Mol, Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxx wordt door de stad Lier ter beschikking gesteld als vaccinatiecentrum die de Eerstelijnszone Pallieterland integraal bedient. Het gebouw betreft het cultuurcentrum met alle aanhorigheden. Het gebouw wordt om niet ter beschikking gesteld. De levering en gebruik van nutsvoorzieningen (energie, water, data, telefonie e.d.) worden verrekend. De stad Lier kan mits kleine werken de inrichting van het gebouw aanpassen aan de noden en richtlijnen zoals omschreven in het draaiboek vaccinatiecentra. Op het einde worden deze aanpassingen verwijderd en wordt alles teruggebracht tot de oorspronkelijke staat van het gebouw, met uitzondering van duurzame aanapossingen.
Penhoudende gemeente
De stad Lier neemt met betrekking tot de enveloppen infrastructuur, logistiek en vaccinatieteams de regierol in handen als penhoudende organisatie en stelt daden van beheer en beschikking m.b.t. het vaccinatiecentrum Pallieterland. De stad Lier verbindt er zich toe de verplichtingen als penhoudende organisatie na te leven zoals opgesomd in de besluiten.
De betalingen in dit kader verlopen via de stad Lier, waarvan op het einde van de looptijd van de vaccinatiecampagne de verrekening gebeurt.
Onderhoud en herstellingen.
Alle onderhouds- en herstellingswerken van het ter beschikking gestelde gebouw zijn ten laste van de stad Lier, met uitzondering van die werken die specifiek en alleen zijn te wijten aan de functie van het gebouw als vaccinatiecentrum of het nalaten van derde-gebruikers (medewerkers, bevolking, leveranciers, …).
Bij het einde van het samenwerkingsverband wordt het nodige gedaan om het gebouw opnieuw volledig en veilig op te leveren met attest van reiniging en hygiëne, waardoor het gebouw opnieuw de functie van cultuurcentrum kan opnemen.
Aansprakelijkheid en verzekering
De eigenaar van het gebouw heeft in haar verzekeringspolis brand en aanverwante gevaren, een clausule van afstand van verhaal voorzien met betrekking tot het gebruik door derden, niet-commerciële verenigingen tijdens de periode van terbeschikkingstelling als vaccinatiecentrum.
Er wordt indien nodig een extra verzekering afgesloten voor de inboedel (o.a. vaccinaties) en extra inrichting en/of materialen die door de stad en deelnemende partijen worden voorzien tot uitbating van het vaccinatiecentrum.
De stad Lier, noch bestuursorganen verwant aan het cultuurcentrum, kunnen in geen geval, op geen enkele wijze aansprakelijk worden gehouden voor diefstal, verlies, schade aan goederen die door gebruikers of derde-gebruikers is aangebracht in en rond het gebouw tijdens de duurtijd van de terbeschikkingstelling als vaccinatiecentrum.
FINANCIERING
Financiën – uitgaven / inkomsten
De financiering van de uitbating van het vaccinatiecentrum wordt opgebouwd rond 4 enveloppes :
1. Infrastructuur en logistiek
2. Collectief transport en vervoer naar het vaccinatiecentrum
3. Vaccinatieteams
4. Programmamanagement
De subsidies voorzien voor de eerste drie enveloppes worden ontvangen door de penhoudende organisatie stad Lier. De engagementen en kosten die hieruit voortvloeien worden betaald door de stad Lier op basis van hun uitgavencyclus en systeem van organisatiebeheersing.
De te voorziene kosten binnen de enveloppe 1 zijn:
- nutskosten
- inzet van diverse niet-medische medewerkers (stewards, onthaal, coördinatie, parking, security,…)
- inzet vrijwilligers
- onderhoud + schoonmaak
- beveiliging
- ICT-ondersteuning
- verzekeringskosten indien niet voorzien binnen aangegane contracten
- …
De te voorziene kosten binnen de enveloppe 2 zijn:
- kosten die te maken hebben met mobiliteit en vervoer van inwoners naar het vaccinatiecentrum (Lijn, Mindermobielencentrale, …)
De te voorziene kosten binnen de enveloppe 3 zijn:
- de vergoedingen voor het medische personeel (verpleegkundigen, medische en farmaceutische expertise on site)
- inzet van de mobiele teams
- de verloning van de HR-manager
De stad Lier zal voor de uitgaven maximaal de wetgeving overheidsopdrachten toepassen, waarbij ze zich tevens kunnen beroepen op hoogdringendheid. Ook de verlening van het visum
zal in dit kader ruim geïnterpreteerd worden. De stad Lier centraliseert en registreert alles wat betreft de financiën van hogervermelde enveloppes en rapporteert maandelijks transparant en zo volledig mogelijk aan de beleidsgroep van het vaccinatiecentrum. De onderliggende bewijsstukken blijven beschikbaar in de boekhouding.
De subsidies voorzien voor vierde enveloppe worden ontvangen door de penhoudende organisatie voor dat luik, nl. ELZ Pallieterland. De engagementen en kosten die hieruit voortvloeien worden betaald door de ELZ. Er worden geen tussentijdse bedragen doorgerekend aan de andere partijen.
De te voorziene kosten binnen de enveloppe 4 zijn:
- de vergoedingen voor de programmamanager en medisch expert en populatiemanager
- kosten verbonden aan communicatie
De vergoeding van de programmamanager en medisch expert wordt betaald op basis van een uur-registratie waarbij wordt gefactureerd aan 80 euro per uur.
De ELZ centraliseert en registreert alles wat betreft de financiën van hogervermelde enveloppe en rapporteert maandelijks aan de beleidsgroep van het vaccinatiecentrum. De onderliggende bewijsstukken blijven beschikbaar in de boekhouding.
PERSONEEL
Niet medisch
Voor de niet-medische taken en rollen binnen de werking en uitbating van het vaccinatiecentrum worden op diverse wijzen medewerkers ingezet:
• Voor coördinerende taken zijn dit medewerkers van lokale besturen die voltijds of voor een substantiële inhoud van hun te presteren uren toegewezen worden aan de coördinatiepool van het vaccinatiecentrum.
• Voor wisselende taken en taken tijdens de opening van het vaccinatiecentrum of ter bestaffing van het callcenter worden eveneens diverse medewerkers van de lokale besturen ter beschikking gesteld.
• Deze medewerkers worden steeds aan 100% gecompenseerd en dit na overleg met de vakorganisaties.
• Voor de wisselende taken en taken tijdens de opening van het vaccinatiecentrum wordt aanvullend gewerkt met vrijwilligers die een forfaitaire onkostenvergoeding krijgen van 15 of 30 euro (shift van 4 of 8 uren).
• Een aantal taken worden uitbesteed via overeenkomst met een externe leverancier.
De medewerkers die worden ingezet in het vaccinatiecentrum als medewerker lokaal bestuur blijven functioneren onder werkgeversgezag van het eigen lokaal bestuur maar ontvangen, net zoals de vrijwilligers, wel de concrete instructies van de centrumverantwoordelijke.
Het aantal in te zetten personeelsleden van elk lokaal bestuur wordt steeds vastgelegd door de algemeen directeur van elke gemeente.
Medisch
Voor de medische taken wordt gewerkt op basis van diverse tewerkstellingsvormen.
Vrijwilligersinzet vormt steeds het eerste uitgangspunt voor een groot deel van deze taken, complementair aangevuld met professionele profielen.
De professionele profielen kunnen ingezet worden door het aangaan van dagcontracten, interim, detachering vanuit andere organisaties, zelfstandigenstatuut.
De HR-manager bewaakt samen met de centrumverantwoordelijke steeds een evenwichtige inzet van de medewerkers met primaire focus op inschakeling van beschikbare vrijwilligers, subsidiair aangevuld met professionele krachten vanuit de focus op kwaliteit, continuïteit en beschikbaarheid. De HR-manager verzorgt alle administratie rond de overeenkomsten en verloning/vergoeding van alle medewerkers en bezorgt de noodzakelijke input aan de stad Lier conform de afspraken die met de financieel directeur zijn gemaakt.
BESLUITVORMING
De penhoudende organisaties nemen finaal de besluiten met betrekking tot de enveloppes en domeinen waarvan ze de regierol opnemen. Beslissingen met verregaande impact, financieel, politiek of organisatorisch worden steeds voor een bindend advies voorgelegd aan de beleidsgroep. De beleidsgroep bestaat uit minimaal:
- de burgemeesters
- voorzitter ELZ
- de algemeen directeurs
- coördinerende medewerkers vaccinatiecentrum (centrumverantwoordelijke, HR- manager)
- medewerkers ELZ (medisch, farmaceutisch, populatiemanager)
Afhankelijk van de te bespreken dossiers kunnen andere betrokkenen mee aansluiten op vraag van of in vervanging van de hoger vermelde deelnemers.
De operationele werking en het dagelijks beheer van het vaccinatiecentrum wordt aangestuurd vanuit het directieteam van het vaccinatiecentrum. Verder bereidt het directieteam ook de besluiten (adviezen) en vergaderingen van de beleidsgroep voor.
Het directieteam bestaat minimaal uit de voorzitter van de ELZ en de coördinerende medewerkers van het vaccinatiecentrum.
Maandelijks rapporteren de penhoudende organisaties (stad Lier en ELZ) betreffende de financiën met een samenvatting van de ontvangsten en uitgaven en de evolutie ervan.
VERDEELSLEUTEL
Na afloop zal de stad Lier een eindafrekening maken rekening houdend met de gemaakte kosten en opbrengsten. Ook de ELZ zal een eindafrekening opmaken.
Elke gemeente draagt bij in de werking van het vaccinatiecentrum. Indien de subsidies die via het Agentschap Zorg en Gezondheid uitgekeerd worden niet toereikend zijn om alle kosten te dekken, zullen de resterende kosten verdeeld worden over de vijf deelnemende gemeenten in functie van het aantal inwoners op datum van 1 januari 2020 per gemeente en aldus het procentuele aandeel in het totale inwonersaantal van de eerstelijnszone.
Er wordt enkel gewerkt op basis van een eindafrekening wanneer het vaccinatiecentrum ophoudt te bestaan. Op een zelfde wijze kunnen na afrekening eventuele overschotten evenredig herverdeeld worden tussen de deelnemende besturen.
Het eventueel batig saldo van het deel programmamanagement gaat terug naar de eerstelijnszone.
DUURTIJD EN WIJZIGINGEN
De overeenkomst wordt gehandhaafd voor de totale duur van de vaccinatieperiode en dit in principe tot de voorziene einddatum van 31 oktober 2021, telkens met een maand stilzwijgend verlengbaar, in functie van de verlenging van de vaccinatiecampagne en inzet van het vaccinatiecentrum. In functie daarvan is het tevens mogelijk om deze overeenkomst eerder te beëindigen na instemming van alle betrokken partijen.
Een vervroegde uittreding van één der partijen uit deze overeenkomst is niet mogelijk, tenzij deze opgelegd of mogelijk gemaakt wordt door de bevoegde federale of Vlaamse overheid.
Wijzigingen aan de overeenkomst kunnen enkel worden aangebracht door het opmaken van een addendum, goedgekeurd en ondertekend door de deelnemende partijen.
Overeenkomst opgesteld in vijfvoud te Lier op xx xx 2021, waarvan elke partij verklaart er één digitaal te hebben ontvangen.
GEMEENTEBESTUUR LIER
Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
voorzitter gemeenteraad algemeen directeur
GEMEENTEBESTUUR BERLAAR
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
voorzitter gemeenteraad algemeen directeur waarnemend
Ondertekend door Xxxxxx Xxxxxxxx (Signature) Datum: 2021.06.16 19:29:39 CEST
Functie: burgemeester Locatie: BERLAAR
Ondertekend door Xxxxx Xxxxxxxx (Signature) Datum: 2021.06.17 14:08:57 CEST
Functie: wnd. algemeen directeur Xxxxxxx: BERLAAR
GEMEENTEBESTUUR DUFFEL
Xxxx Xxxxxxx Tim Op de Beeck
voorzitter gemeenteraad algemeen directeur
GEMEENTEBESTUUR NIJLEN
Xxxxx Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx
voorzitter gemeenteraad algemeen directeur
GEMEENTEBESTUUR RANST
Xxxxx Xx Xxxx Xxx Xxx xxx Xxxxxx
Xxxxxxxxxxxx algemeen directeur
EERSTELIJNSZONE Pallieterland vzw,
Xxxx Xxxxxx Xx Xxxx
voorzitter ondervoorzitter