Raadsbesluit
Raadsbesluit
Raadsvergadering: 30 november 2023
Zaaknummer : 1222310
Team : Financieel Beleid Heemstede Portefeuillehouder : S.A. de Wit-van der Linden Openbaarheid : Actief openbaar
Onderwerp
Verlenging overeenkomst met interimgriffier E.G. Bunt
Kernboodschap
De werkgeverscommissie vraagt de gemeenteraad de overeenkomst met dhr. E.G. Bunt te verlengen tot uiterlijk 1 juni 2024 en eventuele ontstane onrechtmatigheden te verwerken in de jaarrekening 2024.
Besluit raad
De raad van de gemeente Heemstede;
Besluit:
1. In afwijking op de Nota inkoop 2022 en, wanneer van toepassing, op de Aanbestedingswet 2012, de overeenkomst met de griffier, dhr E. G. Bunt te verlengen tot uiterlijk 1 juni 2024
2. Eventuele gevolgen in de onrechtmatigheid hiervan te verwerken in de jaarrekening 2024 De raad voornoemd,
de griffier, de voorzitter,
Wettelijke grondslag
Juridisch en beleidskader
Aanbestedingswet 2012
Nota inkoop 2022 Heemstede
Bevoegdheid
De raad is bevoegd overeenkomsten te sluiten in het kader van de werkgeversfunctie. De voorgenomen verlenging kan resulteren in een onrechtmatigheid, die verderop wordt toegelicht. Dit besluit neemt deze onrechtmatigheid niet weg, maar stelt alleen maar dat deze keuze weloverwogen is genomen.
Motivering
1. De werkgeverscommissie is gestart met de werving van een nieuwe griffier.
De zoektocht naar een nieuwe griffier is gestart. Het profiel is opgesteld en een wervingsbureau zal de werkgeverscommissie ondersteunen. Als alles volgens planning verloopt zal de vacature in december open gesteld worden en in januari de eerste gesprekken plaatsvinden. Na de voordracht, bestuurlijke besluitvorming en eventuele opzegtermijn van de kandidaat, zal een nieuwe griffier in maart of april kunnen starten.
2. De huidige overeenkomst met dhr. Bunt loopt tot en met 31 januari 2024
Met de huidige planning is de overeenkomst met dhr. Bunt net niet afdoende. Daarom wordt de raad verzocht deze te verlengen tot maximaal 1 juni 2024. Binnen de geldende aanbestedingsregels wordt verwacht dat de Europese aanbestedingsgrens van €221.000,- medio april bereikt zal worden. Mocht de werving van een nieuwe griffier volgens planning verlopen, dan zal dhr. Bunt ook rond deze periode afscheid nemen. Er is dan geen probleem voor wat betreft rechtmatigheid.
3. De verlenging tot 1 juni 2024 biedt de werkgeverscommissie de ruimte om een nieuw inhuurtraject op te starten, wanneer de werving voor een griffier niet succesvol blijkt.
Mocht in januari, na het sluiten van de vacature, blijken dat op dat moment er geen (geschikte) kandidaten zijn, dient de werkgeverscommissie, parallel aan de werving, ook een nieuw aanbestedingstraject op te starten voor de inhuur van interim griffier. Gezien het feit dat de huidige overeenkomst niet meer verlengd kan worden, zal een nieuwe, meervoudig onderhandse aanbesteding worden doorlopen. De doorlooptijd van zo’n traject is gemiddeld twee tot vier maanden. In dat geval zal dhr. Bunt dus tot uiterlijk 1 juni 2024 aanblijven. Hiermee zal de Europese aanbestedingsgrens van €221.000,- met ongeveer € 44.000 worden overschreden. Dit levert een onrechtmatigheid op. Deze fout zal in de jaarrekening 2024 worden verwerkt. In het controleprotocol jaarrekening 2023 en 2024 is een verantwoordingsgrens van 3% van de begroting vastgesteld door de raad. Als de totale fouten en onduidelijkheden in de jaarrekening hoger dan dit percentage uitkomen, kan het college geen rechtmatigheidsverklaring geven. Dit raadsbesluit voorkomt een onrechtmatigheid niet.
Kanttekeningen, risico’s en beheersmaatregelen
Het risico is wanneer er geen geschikte kandidaten uit de werving komen.
In dat geval zal er dus een inhuurtraject opgestart worden. Hoewel de werkgeverscommissie er alles aan zal doen om binnen de gestelde termijnen de vacature, al dan niet met een interimgriffier in te vullen, kan het dus gebeuren dat er een onrechtmatigheid gaat optreden. Door de verlenging nu tot uiterlijk 1 juni 2024 te doen, is er zowel ruimte om te werven, en een inhuurtraject op te starten, met nog wat ruimte wanneer er vertraging in het proces optreedt.
Financiën
De in de begroting 2024 opgenomen salarislasten voor de griffier zijn lager dan de inhuurlasten van de interimgriffier. Als er tot en met juni ingehuurd zal worden op de functie van griffier, zal dit leiden tot een geschatte incidentele overschrijding van € 36.000 op het inhuurbudget van de griffie.
In dit raadsvoorstel wordt nog geen begrotingswijziging meegenomen ter dekking van deze potentiële overschrijding, omdat het nog niet bekend is of de griffier daadwerkelijk tot en met juni ingehuurd zal blijven worden. Een mogelijke overschrijding op de budgetten van de griffie wordt bij de voorjaars- of najaarsnota 2024 meegenomen.
Samenwerking en communicatie
De gemeenteraad zal op de gebruikelijke wijze op de hoogte gehouden worden door de werkgeverscommissie.
Planning/uitvoering
De verlenging gaat in per 1 februari 2024 en zal uiterlijk op 1 juni 2024 stoppen. In overleg met dhr. Bunt zal een eerder moment gekozen worden, wanneer de werving van een nieuwe griffier succesvol is.