Bewerkersovereenkomst ICT dienstverlening versie 1.0 20160323

Bewerkersovereenkomst ICT dienstverlening

Deze Bewerkersovereenkomst beschrijft de taken en verantwoordelijkheden van ITZZ en haar klanten betreffende de beheerde gegevens van personen en bedrijven.

De ondergetekenden:

1. [itzz klant naam], (statutair) gevestigd te [itzz klant vestigingsplaats],

te dezen vertegenwoordigd door [itzz klant rechtsgeldige vertegenwoordiger]

hierna te noemen: Opdrachtgever,

en

2. Realign B.V. handelend onder de naam itzz, (statutair) gevestigd te Den Haag,

te dezen vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xxxxxx hierna te noemen: Opdrachtnemer,

hierna gezamenlijk te noemen: "Partijen";

Overwegende dat:

• Opdrachtgever met Opdrachtnemer op […datum…] een Overeenkomst met betrekking tot het uitvoeren van werkzaamheden op het gebied van ICT dienstverlening met kenmerk: ………………. (hierna te noemen: de “Overeenkomst”) heeft gesloten;

• in het kader van de uitvoering daarvan Persoonsgegevens in de zin van artikel 1, onder a, van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna te noemen: Wbp) worden verwerkt;

• krachtens het bepaalde in artikel 1 van de Wbp Opdrachtgever “Verantwoordelijke” is voor de Persoonsgegevens en Opdrachtnemer “Bewerker”.

• Partijen in overeenstemming met de Wbp in deze Bewerkersovereenkomst hun afspraken over het verwerken van de Persoonsgegevens door Opdrachtnemer als “Bewerker” wensen vast te leggen;

• de overeenkomst is aan te merken als een Bewerkersovereenkomst in de zin van artikel 14 lid 2 Wbp;

• deze Bewerkersovereenkomst uitsluitend aanvullend en verduidelijkend van aard is op de Overeenkomst en daarin geen wijzigingen aanbrengt.

Komen overeen:

1. Begrippen

De hierna en hiervoor in deze Bewerkersovereenkomst vermelde, met een hoofdletter geschreven begrippen, hebben de volgende betekenis:

1.1 Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon

1.2 Verwerking: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen, of vernietigen van gegevens

1.3 Overeenkomst: een Overeenkomst tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer inzake ICT dienstverlening

1.4 Bewerkersovereenkomst: deze overeenkomst inclusief overwegingen en bijbehorende Bijlagen

1.5 Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft

1.6 Functionaris voor de gegevensbescherming: de door Opdrachtgever benoemde functionaris als bedoeld in artikel 62 van de Wbp

2. Totstandkoming, duur en einde van de Bewerkersovereenkomst

2.1 Deze Bewerkersovereenkomst treedt in werking op de datum dat Partijen een Overeenkomst hebben ondertekend.

2.2 Deze Bewerkersovereenkomst zal van kracht zijn gedurende de looptijd van een Overeenkomst Indien alle Overeenkomsten zijn beëindigt, eindigt deze Bewerkers-overeenkomst automatisch.

2.3 Geen van beide Partijen kan deze Bewerkersovereenkomst tussentijds opzeggen.

3. Voorwerp van de Bewerkersovereenkomst

3.1 Opdrachtnemer verwerkt in opdracht van Opdrachtgever de in Bijlage 1 beschreven (bijzondere) Persoonsgegevens van Opdrachtgever.

3.2 Opdrachtnemer zal de Persoonsgegevens op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de Wbp en andere toepasselijke regelgeving betreffende de verwerking van Persoonsgegevens verwerken.

3.3 Opdrachtnemer verwerkt Persoonsgegevens slechts in opdracht van Opdrachtgever en volgt alle instructies van Opdrachtgever dienaangaande op, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

3.4 Opdrachtnemer heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de Verwerking van Persoonsgegevens. Voor zover niet anders is bepaald in deze Bewerkersovereenkomst, neemt Opdrachtnemer geen beslissingen over het gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de Persoonsgegevens verstrekt onder deze Bewerkersovereenkomst komt nimmer bij Opdrachtnemer te berusten.

3.5 Indien Opdrachtnemer derden inschakelt ten behoeve van de dienstverlening aan Opdrachtgever, verzekert Opdrachtnemer zich in ieder geval dat de derde zich richt naar de instructies van Opdrachtgever, tot geheimhouding verplicht is en de nodige beveiligingsmaatregelen ten opzichte van de gegevensverwerking neemt. Alle relevante verplichtingen uit deze Bewerkersovereenkomst voor de bescherming en beveiliging van de persoonsgegevens worden overgenomen in de overeenkomst met de derde.

3.6 Het is Opdrachtnemer niet toegestaan Persoonsgegevens aan anderen dan Opdrachtgever te verstrekken, tenzij op schriftelijk verzoek van Opdrachtgever, of met diens schriftelijke toestemming. Opdrachtnemer is verplicht schriftelijk te bevestigen dat een verstrekking heeft plaatsgevonden, waarbij hij exact de verstrekte Persoonsgegevens, de Betrokkene(n), de ontvanger(s) en het moment van verstrekking dient te beschrijven.

3.7 Indien Opdrachtnemer op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, verifieert Opdrachtnemer de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker en informeert hij onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, Opdrachtgever ter zake.

3.8 Opdrachtnemer verleent Opdrachtgever volledige medewerking om binnen de wettelijke termijnen te voldoen aan de verplichtingen op grond van de Wbp, meer in het bijzonder de rechten van betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot, een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet. Tevens verleent Opdrachtnemer volledige medewerking aan het adequaat informeren van de betrokkenen in het kader van de Meldplicht Datalekken.

De eventuele met dit artikel gemoeide kosten komen voor rekening van Opdrachtgever.

3.9 Indien Opdrachtnemer (pogingen tot) onrechtmatige of anderszins ongeautoriseerde verwerkingen of inbreuken op de beveiligingsmaatregelen van de Persoonsgegevens signaleert, zal hij Opdrachtgever hierover inlichten en alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (verdere) schending van de Wbp of andere regelgeving betreffende de verwerking van de Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.

3.10 Opdrachtgever en Opdrachtnemer zorgen ervoor dat de Functionaris voor de gegevensbescherming naar behoren en tijdig wordt betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens.

4. Van toepassing zijnde Voorwaarden

Op deze Bewerkersovereenkomst zijn de bepalingen van de Overeenkomst van toepassing voor zover daarvan in deze Bewerkersovereenkomst niet wordt afgeweken.

5. Voortdurende verplichtingen

Na afloop van de Overeenkomst en de Bewerkersovereenkomst geldt dat de lopende verplichtingen van Opdrachtnemer in stand blijven, zoals, doch niet beperkt tot overdracht, signalering van ongeautoriseerde verwerkingen en geheimhouding, als ook nader bepaald in de artikelen 3.8, 3.9 en 9.4.

6. Teruggave persoonsgegevens

Na afloop van alle Overeenkomsten en de Bewerkersovereenkomst worden alle Persoonsgegevens, kopieën en bewerkingen daarvan, alsmede alle gegevensdragers waarop de Persoonsgegevens, kopieën of bewerkingen daarvan zijn of zullen worden vastgelegd, onmiddellijk op eerste verzoek van Opdrachtgever te worden geretourneerd c.q. verstrekt aan Opdrachtgever (of een door Opdrachtgever aan te wijzen derde), dan wel te worden vernietigd, een en ander naar keuze van Opdrachtgever. Dit verzoek van Opdrachtgever dient uiterlijk twee maanden na de beëindiging van de Overeenkomsten aan de Opdrachtnemer te worden gedaan.

Op het moment dat deze Bewerkersovereenkomst eindigt, zal Opdrachtnemer bovendien al zijn medewerking verlenen ter zake van de overdracht van de werkzaamheden inzake de verwerking van de Persoonsgegevens aan Opdrachtgever of een opvolgende Opdrachtnemer en wel op zo een wijze dat vanaf het moment dat de overdracht plaatsvindt de continuïteit van de dienstverlening maximaal gewaarborgd blijft, althans niet door handelen of nalaten van Opdrachtnemer wordt belemmerd.

De kosten gemoeid met deze inspanningen van Opdrachtnemer, komen voor rekening van Opdrachtgever voor zover deze kosten niet inbegrepen zijn in de overeengekomen prijzen en vergoedingen van Opdrachtnemer voortvloeiende uit de uitvoering van de Overeenkomst.

7. Intellectuele eigendomsrechten

Alle (intellectuele) eigendomsrechten - daaronder begrepen auteursrechten en databankenrechten - op de verzameling van Persoonsgegevens, kopieën of bewerkingen daarvan, blijven te allen tijde berusten bij Opdrachtgever of haar licentiegever(s).

8. Beveiliging

8.1 Opdrachtnemer zal de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen implementeren zoals beschreven in Bijlage 2. Deze maatregelen zullen, met inachtneming van de stand der techniek en de kosten gemoeid met de implementatie en de uitvoering van de maatregelen, een passend beschermingsniveau verzekeren, zulks met inachtneming van de risico's die het verwerken van de Persoonsgegevens, en de aard daarvan, meebrengen.

8.2 Opdrachtnemer rapporteert periodiek met een frequentie van 1 maal per jaar, uiterlijk op 31 december aan Opdrachtgever over de door Opdrachtnemer genomen maatregelen aangaande de getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en eventuele aandachtspunten daarin.

8.3 Opdrachtnemer verwerkt geen Persoonsgegevens buiten een land van de Europese Unie, tenzij hij daarvoor uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft verkregen van Opdrachtgever.

9. Geheimhouding

9.1 Opdrachtnemer is gehouden tot geheimhouding van alle Persoonsgegevens en informatie die zij als uitvloeisel van deze Bewerkersovereenkomst verwerkt, behoudens in zoverre die gegevens of informatie klaarblijkelijk geen geheim of vertrouwelijk karakter hebben, dan wel reeds algemeen bekend zijn.

9.2 Indien en voor zover Opdrachtgever daarom uitdrukkelijk schriftelijk verzoekt, zal Opdrachtnemer ten aanzien van de daarbij aangeduide gegevens of informatie bijzondere maatregelen treffen met het oog op de geheimhouding daarvan, welke maatregelen onder meer kunnen inhouden de vernietiging van betrokken gegevens of informatie zodra de noodzaak voor Opdrachtnemer om daarvan nog langer kennis te nemen, is komen te vervallen.

9.3 Opdrachtnemer heeft in haar overeenkomsten met het personeel van Opdrachtnemer bedingen opgenomen dat door die personen op overeenkomstige wijze als in artikel 9.1 en 9.2 bepaald geheimhouding zal worden betracht ten aanzien van alle gegevens en informatie die zij in het kader van hun werkzaamheden voor Opdrachtnemer verwerken. Opdrachtnemer staat er jegens Opdrachtgever voor in dat de bedoelde bedingen door de betrokken personen zullen worden nageleefd.

9.4 Na afloop van de Overeenkomst en deze Bewerkersovereenkomst blijft dit artikel 9 en de hierin besproken geheimhouding gedurende een periode van 1 jaar van kracht.

10. Controle

10.1 Opdrachtgever kan de bewerkingen en de naleving van de overeengekomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen van Opdrachtnemer, dan wel die van door Opdrachtnemer ingeschakelde derden, op elk door haar gewenst moment (laten) controleren. Deze controle vindt als volgt plaats:

- Opdrachtnemer verstrekt met een frequentie van 1 maal per jaar, uiterlijk op 31 december aan Opdrachtgever een verklaring van een onafhankelijke externe deskundige, waarin deze een oordeel geeft over de genoemde naleving;

10.2 Opdrachtnemer zal alle redelijkerwijs benodigde medewerking verlenen aan de controle en er voor zorg dragen ook de door hem ingeschakelde derden hiertoe de redelijkerwijs benodigde medewerking zullen verlenen.

10.3 Het uitvoeren van een controle zal niet tot een vertraging van de door Opdrachtnemer in het kader van de Overeenkomst en deze Bewerkersovereenkomst te verrichten werkzaamheden mogen leiden. Indien dat onverhoopt toch het geval is, zullen Partijen in overleg treden teneinde daarvoor zo snel mogelijk een oplossing te vinden.

10.4 De met de controle gemoeide kosten zijn voor rekening van Opdrachtgever tenzij uit de controle blijkt dat Opdrachtnemer is tekortgeschoten in de nakoming van zijn verplichting(en) uit deze Bewerkersovereenkomst en/of de Overeenkomst.

10.5 Opdrachtnemer voert de door Opdrachtgever aangegeven aanbevelingen ter verbetering uit binnen de daartoe in overleg te bepalen termijn.

11. Slotbepalingen

11.1 Afwijkingen van deze Bewerkersovereenkomst zijn slechts bindend voor zover zij uitdrukkelijk tussen Partijen schriftelijk zijn overeengekomen.

11.2 Algemene leveringsvoorwaarden dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden van Opdrachtnemer zijn niet van toepassing op deze Bewerkersovereenkomst en worden door Opdrachtgever uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Aldus op de laatste van de twee hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend,

………….…............(plaats),…………..…… (datum)
[itzz klant naam], namens deze,




………..……………………………..……..…. (naam)
………..………………………………….….... (functie)

Den Haag, [datum]
Realign B.V.






Xxxxx Xxxxxx
Directeur

Bijlagen:

1. De Verwerking van Persoonsgegevens

2. Passende technische en organisatorische maatregelen

Bijlage 1. De Verwerking van Persoonsgegevens

Verwerking van gegevens door Opdrachtgever, voortvloeiend uit de Overeenkomst(en):

(aanvinken indien van toepassing)

• Opslag en beheer en back-up van persoonsgegevens van (personeel van) Opdrachtgever

• Adres- en telefoongegevens

• Financiele gegevens

• Medische gegevens

• Inlog gegevens voor diensten van derden

• Overige gegevens, namelijk: ………………………………………

• Opslag en beheer en back-up van persoonsgegevens van klanten van Opdrachtgever

• Adres- en telefoongegevens

• Financiele gegevens

• Medische gegevens

• Inlog gegevens voor diensten van Opdrachtgever

• Inlog gegevens voor diensten van derden

• Overige gegevens, namelijk: ………………………………………

Bijlage 2. Passende technische en organisatorische maatregelen

Overeengekomen maatregelen ter bescherming van de betreffende persoonsgegevens uit Bijlage 1.

• Geheimhouding

  • Geheimhoudingsplicht itzz

  • Geheimhoudingplicht door derden in opdracht van itzz

  • Veilige procedures voor communicate en beheer

• Back-up

• On-site back-up, 1 x per 24 uur

• Off-site back-up, 1 x per 24 uur

• Beveiliging van data verkeer

• Versleuteld Internet verkeer voor Cloud diensten

• Tweevoudige authenticatie op Cloud diensten

• Financiele gegevens

• Medische gegevens

• Inlog gegevens voor diensten van derden

• Overige gegevens, namelijk: ………………………………………

7