Samenwerkingsovereenkomst
Actieprogramma
Maatschappelijke Diensttijd
Bij het indienen van een subsidieaanvraag wordt, indien relevant, een samenwerkingsovereenkomst bijgevoegd die door alle partijen die bijdragen aan de uitvoering van het project is ondertekend. Daarbij dient de samenwerkingsovereenkomst te voldoen aan de toepasselijke algemene en bijzondere subsidiebepalingen van ZonMw.
Minimale vereisten van de samenwerkingsovereenkomst
Er worden afspraken gemaakt met betrekking tot de minimale vereisten:
De startdatum en de duur van de overeenkomst;
U noemt de start- en einddatum van het project en de looptijd in maanden.
De aanwijzing en het mandaat van de projectleider;
U geeft de verantwoordelijkheden van de projectleider aan en u geeft aan vanuit welke organisatie hij/zij optreedt.
Medewerking van de partijen aan de inspanningen van de hoofdaanvrager om aan zijn verplichtingen (o.a. informatieplicht en tijdige en volledige inhoudelijke en financiële rapportage) jegens ZonMw te voldoen;
U geeft aan welke bijdrage de partijen leveren om de hoofdaanvrager te ondersteunen om aan de verplichtingen van ZonMw te voldoen. Beschrijf welke inspanningen de partijen verrichten in het kader van de informatieplicht en de tijdige en volledige inhoudelijke en financiële rapportage aan ZonMw.
Medewerking jongeren.
Geef aan welke jongeren u op welke wij betrekt. Daarbij geeft u aan of jongeren op persoonlijke titel of vanuit een organisatie optreden.
De afstemming van de onderlinge samenwerking, onder andere in de vorm van regulier intern overleg, rapportage- en informatieplicht;
U geeft aan welke afspraken er zijn gemaakt tussen partijen (in onderlinge samenwerking), met betrekking tot overleggen, rapportage- en informatieplicht.
De formele communicatie tussen partijen, onder andere in verband met een mogelijk ingebrekestelling van één der partijen of de beëindiging van de deelname van een partij aan de samenwerkingsovereenkomst;
U dient hier een bepaling op te nemen wat er gebeurt wanneer één van de of meerdere partijen aangeven de afspraken niet na te kunnen komen of de samenwerking wensen te beëindigen.
De wijze waarop er gezamenlijke besluiten worden genomen;
Denk daarbij aan unanieme besluitvorming of quorum.
Voor de projectwerkzaamheden en het budget wordt in de overeenkomst verwezen naar de subsidieaanvraag zoals die wordt ingediend bij ZonMw. Na subsidieverlening wordt de door ZonMw goedgekeurde versie van de subsidieaanvraag (inclusief de goedgekeurde volledige projectbegroting en de besluitbrief) als bijlage bij de overeenkomst opgenomen;
U dient hier een bepaling op te nemen waarin u aangeeft dat u de werkzaamheden van het project en het budget van het project uitvoert zoals genoemd in de subsidieaanvraag. U kunt gebruik maken van deze bepaling “De projectwerkzaamheden en het budget worden uitgevoerd zoals vastgelegd in de subsidieaanvraag die is ingediend bij ZonMw met de titel [voeg titel toe]”
Omgang met de resultaten van het project.
U dient hier aan te geven wat u zult doen met de resultaten tijdens en na het project.
Naast de voornoemde eisen, kunt u zelf aanvullende bepalingen in de samenwerkingsovereenkomst opnemen. De partijen kunnen afspraken maken over:
Overmacht (Force Majeure);
Voortijdige beëindiging van de overeenkomst;
De beperking van de aansprakelijkheid jegens elkaar;
Het vrijwaren van de andere projectpartijen voor aanspraken van derden in geval door het handelen of nalaten van een projectpartner in het kader van de samenwerkingsovereenkomst schade ontstaat bij deze derde;
Geheimhouding van gevoelige informatie;
Welke bepalingen na het einde van de samenwerkingsovereenkomst van kracht blijven en een eventuele termijn daarvoor.
Gebruik van elkaars logo’s en merknamen voor publicaties over het project
De structuur van de overeenkomst
Bij het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst kunt u gebruik maken van onderstaande opbouw.
De partijen
De samenwerkingsovereenkomst wordt ondertekend door alle partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van het project.
Van elke partij wordt vermeld:
De naam (de rechtsvorm én adres) zoals vermeld in registers van de Kamer van Koophandel.
In geval van een natuurlijke persoon, de familienaam, de voorletters en het adres waar deze persoon volgens de registers van de burgerlijke stand staat ingeschreven.
In geval een persoon een partij (rechtspersoon) ter zake rechtsgeldig vertegenwoordigd, de familienaam, voorletters en functie van deze persoon.
Overwegende dat, …. (de overwegingen, ofwel de considerans)
Dit is een korte (vaak puntsgewijze) uiteenzetting van de redenen (achtergrond en motieven) voor de deelnemende partijen voor het aangaan van een overeenkomst. Deze opsomming valt niet onder de gemaakte afspraken (de inhoud van de overeenkomst), maar dient bij te dragen aan beter begrip en uitleg van die afspraken. In de considerans wordt verwezen naar de projectsubsidie van ZonMw voor het onderhavige project.
Zijn als volgt overeengekomen
Definities
Belangrijke en veel gebruikte begrippen kunnen worden gedefinieerd. Dit beperkt het risico op geschillen doordat partijen een begrip iedere op hun eigen wijze interpreteren.
De afspraken tussen partijen met betrekking tot de gezamenlijke uitvoering van het project. Hier voegt u de minimale vereisten toe en de (eventueel) aanvullende bepalingen.
Het ondertekening blok
Check of de onder I benoemde partijen overeenkomen met de hier benoemde partijen.
Bijlagen
Hierin worden documenten opgenomen die bij de overeenkomst horen, zoals de door ZonMw goedgekeurde subsidieaanvraag (inclusief de volledige projectbegroting), maar ook een lijst met contactpersonen voor formele communicaties tussen de partijen (b.v. een ingebrekestelling). In de overeenkomst niet alleen verwijzen naar de bijlagen, maar ook opnemen dat deze onderdeel zijn van de overeenkomst. Omdat er tegenstrijdigheden kunnen ontstaan tussen de afspraken in het hoofddocument en de documenten in de bijlagen, verdient het aanbeveling om een voorrangsbepaling op te nemen.
2