Algemene voorwaarden van “De Externe Vertrouwenspersoon B.V.”
Algemene voorwaarden van “De Externe Vertrouwenspersoon B.V.”
1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
Opdrachtgever: de partij die opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden;
Opdrachtnemer: “De Externe Vertrouwenspersoon B.V.”, een besloten vennootschap, gevestigd te Amsterdam (hierna weergegeven als “DEVP”) en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam onder nummer 34287471;
Overeenkomst: de overeenkomst van opdracht tussen de Opdrachtgever en DEVP, waarvan deze Algemene Voorwaarden onderdeel uitmaken, waarbij DEVP zich jegens de Opdrachtgever verbindt werkzaamheden te verrichten en (of) diensten te verlenen.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen DEVP en de Opdrachtgever betreffende door DEVP ten behoeve van de Opdrachtgever verrichte of te verrichten werkzaamheden en (of) diensten. Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig, indien en voor zover zij uitdrukkelijk en schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
2.2 Eventuele algemene voorwaarden van de Opdrachtgever zijn niet van toepassing en de eventuele toepasselijkheid daarvan wordt uitdrukkelijk afgewezen.
3. Totstandkoming van de Overeenkomst
3.1 Een Overeenkomst komt tot stand op het moment dat (i) de offerte van DEVP is getekend door DEVP en de Opdrachtgever en is ontvangen door DEVP, of op het moment dat (ii) DEVP is begonnen met de uitvoering van de werkzaamheden, volgend op een (mondeling) verzoek daartoe van de Opdrachtgever.
3.2 Overeenkomsten komen uitsluitend tot stand met de Opdrachtgever, ook als de opdracht is verleend met het oog op een specifiek persoon verbonden aan de Opdrachtgever. Artikel 7:404 BW en artikel 7:407 lid 2 BW zijn uitgesloten.
3.3 Ieder aanbod van DEVP is gebaseerd op de informatie ter beschikking gesteld door de Opdrachtgever.
4. Informatie
4.1 De Opdrachtgever stelt aan DEVP tijdig alle documenten, informatie, contacten en faciliteiten beschikbaar die nodig zijn voor een goede uitvoering van de Overeenkomst. Dit geldt ook voor eventuele medewerkers van de Opdrachtgever.
4.2 De Opdrachtgever is voorts gehouden DEVP uit eigen beweging tijdig alle informatie te verstrekken, waarvan de Opdrachtgever weet of redelijkerwijs behoort te weten dat deze voor een correcte uitvoering van de Overeenkomst van belang is of kan zijn.
4.3 Opdrachtgever staat voor de juistheid van deze informatie in. De gevolgen van de terbeschikkingstelling van onjuiste informatie zijn voor rekening en risico van de Opdrachtgever.
5 Uitvoering van de Overeenkomst
5.1 DEVP zal de Overeenkomst naar beste én eigen inzicht en vermogen uitvoeren en invullen volgens de normen die gelden binnen de branche van DEVP. DEVP staat niet in voor het bereiken van een bepaald resultaat.
5.2 DEVP bepaalt door welke persoon of personen uit haar organisatie (of uit de aan haar verbonden externe deskundigen) en op welke wijze en met welke middelen de Overeenkomst wordt uitgevoerd.
5.3 Ingeval van de aanstelling van een vertrouwenspersoon, onderzoeks- of klachtencommissie komen DEVP en de Opdrachtgever voor aanvang van deze aanstelling de voorwaarden overeen, zoals die door DEVP worden gehanteerd. Geheimhouding en vertrouwelijkheid van de gesprekken die met een werknemer gevoerd worden, alsmede het belang van de werknemer, zullen te allen tijde voorop staan.
5.4 Opdrachtgever garandeert dat de door DEVP te leveren vertrouwenspersoon, onderzoeks- of klachtencommissie de volledige vrijheid krijgt om in vertrouwen, en met acceptatie van hun “beroepsgeheim”, de Overeenkomst uit te voeren. In het geval van een belangenconflict tussen de Opdrachtgever en een werknemer, zal DEVP te allen tijde het belang van de werknemer voorop stellen. Opdrachtgever verklaart zich hiermee op voorhand akkoord en doet afstand van haar rechten DEVP hierop aan te spreken.
5.5 De door de Opdrachtnemer genoemde termijnen voor de uitvoering van de Overeenkomst zijn steeds richttermijnen.
5.6 Indien naar het oordeel van DEVP een wijziging in de uitvoering van de Overeenkomst en (of) de omvang van de krachtens de Overeenkomst te verrichten werkzaamheden nodig is om aan haar verplichtingen jegens de Opdrachtgever te (kunnen) voldoen, is DEVP bevoegd die wijziging aan te brengen, mits zulks door het redelijk belang van de Opdrachtgever gevorderd wordt en de wijziging niet zal leiden tot een verhoging van het aan de Opdrachtgever in rekening te brengen bedrag met meer dan tien procent (10%). Zodra vaststaat dat de hiervoor bedoelde wijziging zal leiden tot een verhoging met meer dan tien procent (10%), is DEVP gehouden de Opdrachtgever daarvan vooraf op de hoogte te stellen en met deze in overleg te treden over de (verdere) uitvoering van de Overeenkomst.
6. Wijzigingen en annuleringsvoorwaarden
Wijzigingen in de Overeenkomst
6.1 De Opdrachtgever is gehouden wijzigingen in de Overeenkomst, nadat deze
is verstrekt, tijdig en schriftelijk mee te delen. Wijzigingen in de Overeenkomst zijn van kracht door en vanaf de schriftelijke aanvaarding en bevestiging ervan door DEVP.
6.2 De kosten ten gevolge van wijzigingen in de Overeenkomst komen voor rekening van de Opdrachtgever.
6.3 Voortijdige beëindiging van de Overeenkomst is mogelijk met inachtneming van een opzegtermijn van twee maanden, doch DEVP behoudt daarbij aanspraak op betaling van de gehele som van de offerte, waaronder de vergoeding aan derden, tenzij hierover een andere afspraak is gemaakt.
6.4 Tussen partijen gesloten duurovereenkomsten (bijvoorbeeld: abonnementen) kunnen niet tussentijds worden beëindigd, tenzij sprake is van verzuim aan de zijde van DEVP, welk verzuim is ingetreden nadat DEVP door de Opdrachtgever met een redelijke termijn in gebreke is gesteld.
Annulering Opleiding, cursus en (of) training
6.5 Annulering van een opleiding, cursus of training kan tot uiterlijk 30 dagen voor de aanvang van die betreffende cursus of training.
6.6 Bij annulering tot 30 dagen voor aanvang van de opleiding, cursus of training worden administratiekosten in rekening gebracht ter hoogte van € 250,-.
6.7 Bij annulering korter dan 30 dagen tot 10 dagen voor aanvang wordt 50% van het factuurbedrag van de cursus of nascholing gefactureerd. Bij annulering korter dan 10 dagen voor aanvang van de training is het gehele factuurbedrag verschuldigd.
6.8 In geval van een opleiding, cursus of training kan de Opdrachtgever een ander dan de aangemelde deelnemer laten deelnemen. Deze wijziging dient voorafgaand aan de opleiding, cursus of training aan DEVP te worden medegedeeld.
6.9 DEVP heeft te allen tijde het recht om een opleiding, cursus en (of) training digitaal/online te geven in plaats van fysiek.
Annulering of wijziging van afspraken
6.10 Een voor een individuele cliënt overeengekomen te verrichten dienst (“afspraak”) kan tot twee werkdagen voor de dag van de afspraak kosteloos per e-mail of per telefoon worden afgezegd of verschoven.
6.11 DEVP is gerechtigd om in het geval een afspraak niet tijdig wordt geannuleerd of verschoven, de gehele op de desbetreffende dienst van toepassing zijnde vergoeding in rekening te brengen.
7. Overmacht
7.1 DEVP is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting, indien zij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan haar schuld en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor haar rekening komt.
7.2 Onder overmacht wordt in deze Algemene Voorwaarden, verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop DEVP zelf geen invloed kan uitoefenen en waardoor DEVP niet in staat is de verplichtingen na te komen. Hieronder zijn onder meer, maar niet uitsluitend, begrepen: ziekte en (of) arbeidsongeschiktheid in het bedrijf van DEVP, staking, brand, de gevolgen van een pandemie, en (of) overheidsmaatregelen of andere bedrijfsstoornissen.
7.3 Voor zover DEVP ten tijde van het intreden van overmacht inmiddels gedeeltelijk haar verplichtingen uit de Overeenkomst is nagekomen, of deze zal kunnen nakomen,
en aan het nagekomen respectievelijk na te komen gedeelte zelfstandige waarde toekomt, is DEVP gerechtigd om het reeds nagekomen, respectievelijk na te komen gedeelte, apart te declareren.
7.4 De Opdrachtgever is gehouden deze declaratie te voldoen als ware het een afzonderlijke Overeenkomst.
8. Resultaten
8.1 Voor elke door DEVP aanvaarde Overeenkomst geldt dat sprake is van een inspanningsverplichting. DEVP kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor niet behaalde resultaten.
8.2 Klachten over de door DEVP verrichte werkzaamheden/geleverde diensten dienen door de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval binnen vier weken nadat hij van de werkzaamheden heeft kennis genomen, schriftelijk te worden gemeld aan DEVP op verval van het klachtrecht. De Opdrachtgever blijft daarbij gehouden tot afname en betaling van de afgenomen zaken en (of) diensten.
8.3 Indien de Opdrachtgever niet binnen de door artikel 8.1 gestelde termijn heeft geklaagd, vervallen al zijn rechten ter zake.
9 Prijzen en prijswijzigingen
9.1 De door DEVP opgegeven prijzen zijn in Euro’s en exclusief omzetbelasting en eventueel van Overheidswege opgelegde heffingen.
9.2 Reistijd, reis- en verblijfkosten en ander kosten verbonden aan de uitvoering van de Overeenkomst worden afzonderlijk in rekening gebracht.
9.3 DEVP heeft het recht haar tarieven jaarlijks per 1 januari aanpassen op basis van (minimaal) de CBS index en (of) aan de gevolgen van maatregelen van overheidswege.
10. Betaling
10.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, dient betaling binnen veertien dagen na factuurdatum zonder enige verrekening te geschieden op een door DEVP op de factuur aangegeven bankrekening. Bezwaren tegen de hoogte van de facturen schorten de betalingsverplichting niet op.
10.2 DEVP heeft na het verstrijken van de betalingstermijn recht op vergoeding van de wettelijke rente en op de buitengerechtelijke incassokosten (welke kosten te begroten zijn op 15% van de hoofdsom).
10.3 Indien de factuur vier weken na de vervaldatum nog niet is voldaan, kan DEVP de uitvoering van het resterende deel van de Overeenkomst opschorten.
10.4 Is de Opdrachtgever in verzuim of schiet hij op enig andere wijze tekort in het nakomen van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening, zowel de gerechtelijke als de buitenrechtelijke.
10.5 In geval van een gezamenlijk gegeven Overeenkomst zijn de Opdrachtgevers hoofdelijk voor de voldoening van de rekeningen aansprakelijk, ongeacht de tenaamstelling van deze rekening.
11. Aansprakelijkheid
11.1 DEVP is uitsluitend aansprakelijk voor schade van de Opdrachtgever, die het rechtstreekse gevolg is van een aan DEVP toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de voor haar uit de met de Opdrachtgever gesloten Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. De aansprakelijkheid van DEVP is beperkt tot een maximum van twee
maal het bedrag van het honorarium dat door DEVP aan de Opdrachtgever in rekening is gebracht voor het verrichten van de werkzaamheden waarin de oorzaak van de schade is gelegen, waarbij alleen het honorarium in aanmerking wordt genomen dat betrekking heeft op de laatste twaalf maanden waarin die werkzaamheden zijn verricht, althans tot het maximum dat in het litigieuze geval door de aansprakelijkheidsverzekeraar van DEVP wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico.
11.2 DEVP is niet aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade voor bedrijfsstagnatie.
11.3 Het voorgaande geldt niet in geval van opzet of grove onzorgvuldigheid van DEVP, alsdan is de schade beperkt tot het maximum dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van DEVP in het litigieuze geval uitkeert, vermeerderd met het eigen risico van DEVP.
11.4 DEVP is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt doordat de Opdrachtgever niet heeft voldaan aan zijn uit de artikel 4 voortvloeiende verplichtingen of doordat de door de Opdrachtgever verstrekte informatie niet voldoet aan hetgeen waarvoor hij krachtens artikel 4 instaat, tenzij en voor zover deze schade mede is veroorzaakt door opzet of grove onzorgvuldigheid van DEVP.
11.5 DEVP is voorts niet aansprakelijk voor schade welke is veroorzaakt door handelen of nalaten van door de Opdrachtgever bij de uitvoering van de Overeenkomst betrokken derden, tenzij en voor zover deze schade mede is veroorzaakt door opzet of grove onzorgvuldigheid van DEVP.
11.6 De Opdrachtgever vrijwaart DEVP voor aanspraken van derden (waaronder onder meer begrepen: werknemers van de Opdrachtgever) ter zake schade die verband houdt met, of voortvloeit uit de door DEVP uitgevoerde Overeenkomst, indien en voor zover DEVP daarvoor krachtens het bepaalde in dit artikel niet jegens de Opdrachtgever aansprakelijk is.
11.7 De in de voorgaande bepalingen van dit artikel neergelegde aansprakelijkheids- beperkingen worden mede bedongen ten behoeve van de door DEVP bij de uitvoering van de Overeenkomst ingeschakelde derden, die hierdoor een rechtstreeks beroep op die aansprakelijkheidsbeperkingen kunnen doen.
11.8 Alle vorderingsrechten van de Opdrachtgever jegens DEVP, ongeacht op welke grond, vervallen zodra één jaar is verstreken na de dag waarop de Opdrachtgever bekend werd of had moeten zijn met het bestaan van die vorderingsrechten en de Opdrachtgever de betreffende vorderingen niet binnen die periode van één jaar in rechte aanhangig heeft gemaakt.
12. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
12.1 DEVP verplicht zich tot geheimhouding van alle informatie en gegevens van de Opdrachtgever jegens derden. DEVP zal voorts in het kader van de Overeenkomst alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen ter bescherming van de belangen van de Opdrachtgever. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is meegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
12.2 De Opdrachtgever accepteert dat DEVP en de aan haar verbonden professionals, waaronder de Vertrouwenspersonen, met werknemers van de Opdrachtgever een vertrouwelijke relatie hebben en dientengevolge DEVP tot geheimhouding jegens de werknemers gehouden is en deze geheimhoudingsplicht te allen tijde prevaleert.
12.3 DEVP is gerechtigd om de met de uitvoering van de Overeenkomst verkregen uitkomsten, mits die niet individueel herleidbaar zijn, aan te wenden voor statistische doeleinden.
12.4 Voor eventuele medische gegevens geldt het bepaalde in artikel 88 van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg en het bepaalde in artikel 7:457 van het Burgerlijk Wetboek.
12.5 Indien een advocaat bij de uitvoering van de Overeenkomst wordt betrokken geldt het Beroepsgeheim als bedoeld in artikel 10a van de Advocatenwet.
13. Intellectuele eigendomsrechten
13.1 De intellectuele eigendomsrechten die door DEVP in het kader van de Overeenkomst worden gebruikt of voortgebracht (waaronder begrepen analyses, modellen, overzichten, programmatuur en technieken) of die het resultaat zijn van de door DEVP krachtens de Overeenkomst verrichte werkzaamheden (waaronder begrepen adviezen, rapporten, verslagen en plannen) berusten uitsluitend bij DEVP, voor zover die rechten niet (tevens) aan derden toekomen.
13.2 De Opdrachtgever is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de DEVP niet bevoegd tot openbaarmaking of vermenigvuldiging van de in artikel 13.1 bedoelde rechten, noch tot gebruik daarvan voor een ander doel of terbeschikkingstelling daarvan aan andere personen, dan waarvoor of voor wie de betreffende producten bestemd zijn. Dit verbod omvat tevens het uitdrukkelijk of stilzwijgend toestaan van voormelde handelingen.
14. Onafhankelijk klachtonderzoek, vertrouwenscommissie/persoon
14.1 DEVP en de Opdrachtgever komen voor aanvang van het onderzoek de procedure overeen die op het onderzoek van toepassing zal zijn.
14.2 Adviezen naar aanleiding van klachtonderzoek en adviezen van de vertrouwenscommissie of vertrouwenspersoon zullen door of namens DEVP schriftelijk en vertrouwelijk aan de Opdrachtgever worden verstrekt. DEVP is noch verantwoordelijk, noch aansprakelijk voor besluiten en de daaraan verbonden gevolgen, zoals die door Opdrachtgever naar aanleiding van het advies worden genomen.
15. Toepasselijk recht en geschillen
15.1 De Overeenkomst wordt beheerst door Nederlands recht.
15.2 Alle geschillen voortvloeiende uit of in verband met een Overeenkomst worden uitsluitend voorgelegd aan de rechter te Amsterdam.
Deze algemene voorwaarden zijn op 8 februari 2022 gedeponeerd ter griffie van de rechtbank Amsterdam onder nummer 9/2022.