Privacyverklaring Arend & Markslag B.V.
Privacyverklaring Arend & Markslag B.V.
In deze privacyverklaring wordt toegelicht hoe Arend & Markslag B.V. (hierna: ‘Arend & Markslag’, ook ‘wij’, ‘ons’ en ‘onze’) omgaat met uw persoonsgegevens wanneer u gebruik maakt van de dienstverlening van Arend & Markslag en/of indien Arend & Markslag uw persoonsgegevens verkrijgt in het kader van deze dienstverlening (bijvoorbeeld doordat u contracteert met een partij die
Arend & Xxxxxxxx gevolmachtigd heeft om uitvoering te geven aan de betreffende contracten). De actuele privacyverklaring zal altijd te raadplegen zijn op onze website xxx.xxxxx-xxxxxxxx.xx.
Onder ‘persoonsgegevens’ valt alle informatie die direct dan wel indirect naar u of anderen te herleiden is. Onder ‘verwerking’ valt vrijwel alles wat met persoonsgegevens gedaan kan worden; van vastleggen en opslaan tot verspreiden en wissen. Arend & Markslag is voor de verwerkingen van persoonsgegevens waarop deze privacyverklaring ziet ‘verwerkingsverantwoordelijke’ als omschreven in de Algemene verordening gegevensbescherming. Dit betekent dat wij de doelen van en de middelen voor de betreffende verwerkingen van persoonsgegevens bepalen.
Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor Xxxxx & Markslag verwerkingsverantwoordelijke is. Nadere informatie over verwerkingen van persoonsgegevens waarvoor Xxxxx & Markslag uitsluitend als verwerker optreedt, wordt door de betreffende verwerkingsverantwoordelijken aan u verstrekt.
In deze privacyverklaring wordt ingegaan op de volgende onderwerpen: Persoonsgegevensverwerkingen 1
Doeleinden 3
Rechtsgronden 3
Opdrachtgevers 3
Ontvangers 4
Rechten van betrokkenen 5
Contactgegevens Arend & Markslag 6
Vragen en klachten 6
Persoonsgegevensverwerkingen
Arend & Markslag B.V. is een gespecialiseerde en onafhankelijke Family Office werkzaam voor cliënten in Nederland. Wij focussen ons op een nauwgezette en persoonlijke en administratieve ontzorging van onze cliënten. Tot onze cliënten rekenen wij privépersonen en aan deze personen gelieerde holding- en investeringsvennootschappen.
Wij verwerken in het kader van onze dienstverlening persoonsgegevens die u als opdrachtgever aan ons verstrekt en persoonsgegevens die wij verkrijgen doordat u deze aan onze opdrachtgevers verstrekt (laatstgenoemde enkel voor zover dit noodzakelijk is in het kader van de door Xxxxx & Markslag verstrekte diensten).
Wij verwerken uw persoonsgegevens:
1. zodra u als opdrachtgever gebruik maakt van de door Arend & Markslag aangeboden diensten;
2. wanneer u als relatie van Opdrachtgevers (in de breedste zin van het woord) uw persoonsgegevens verstrekt aan onze opdrachtgevers en voor zover de verwerking daarvan noodzakelijk is voor:
a. postverzorging door Arend & Markslag, voor zover de betreffende post betrekking heeft op vermogensbezittingen en investeringsactiviteiten van de betreffende opdrachtgevers;
b. secretariële dienstverlening door Xxxxx & Markslag, ten behoeve van de vermogens- en investeringsadministratie van opdrachtgevers;
c. financiële administratie door Xxxxx & Markslag, als onderdeel van de vermogens- en investeringsadministratie van opdrachtgevers;
d. het opstellen van een persoonlijk financieel overzicht voor opdrachtgevers;
e. het verzorgen van ad hoc vermogensrapportage voor opdrachtgevers;
f. het opstellen van de jaarrekening van opdrachtgevers, voor zover zij houdster- en investeringsvennootschappen betreffen;
g. het verzorgen van de aangifte vennootschapsbelasting of de inkomstenbelasting van opdrachtgevers;
x. xx representatie van opdrachtgevers bij externen ter behartiging van de belangen van opdrachtgevers;
i. het financieel, administratief, facilitair en technisch beheer van de onroerend goed bezittingen van opdrachtgevers;
x. het begeleiden van opdrachtgevers bij keuze van investeringsalternatieven;
x. het begeleiden van de relaties bij het aanvragen van financieringen op vermogensbezittingen;
Arend & Markslag verwerkt – voor zover dit voor haar als gevolmachtigde noodzakelijk is in het kader van de verleende diensten – de volgende categorieën persoonsgegevens:
1. Namen en voornamen;
2. Adressen, postcodes en woonplaatsen;
3. E-mailadressen;
4. Geboortedata;
5. Geboorteplaatsen;
6. Nationaliteiten;
7. BSN (onder omstandigheden);
8. Bankrekeningnummers;
9. Salarisgegevens;
10. Kentekens;
11. Inkomens- en vermogensbestanddelen;
12. BTW-nummers;
13. KVK- en fiscale gegevens;
De door Xxxxx & Markslag verwerkte persoonsgegevens zijn ofwel rechtstreeks afkomstig van u, ofwel afkomstig uit de administratie – in de breedste zin van het woord – van de opdrachtgevers van
Arend & Markslag. Dit kan zowel bedrijfsmatige als persoonlijke administratie van de betreffende opdrachtgevers zijn.
Doeleinden
Arend & Markslag verwerkt uw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de hierna omschreven doeleinden, in het kader van haar dienstverlening voor opdrachtgevers. Per doeleinde hebben wij vermeld gedurende welke termijn wij de persoonsgegevens maximaal bewaren. Deze termijn kan in feite korter zijn; Arend & Markslag bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking, tenzij er een wettelijke langere bewaartermijn geldt.
Doelen | Bewaartermijnen |
Het verzorgen van financiële administratie; | 7 jaren |
Het opstellen van een persoonlijk financieel overzicht; | 4 jaren na opstellen |
Het opstellen van jaarrekeningen; | 7 jaren |
Het verzorgen van aangiften van vennootschaps- en/of loonbelasting; | 7 jaren |
Het financieel, administratief en facilitair beheer van onroerend goed; | • Bezitsdocumentatie permanent; • Overige gegevens (bedrijfs-)onroerend goed 10 jaren na ontvangst; • Gegevens betreffende administratie 7 jaren. |
Het begeleiden bij investeringskeuzes; | 1 maand na afronding traject, tenzij de documentatie onderdeel wordt van administratie. |
Het begeleiden bij het aanvragen van financieringen voor vermogensbezittingen; | 1 maand na indiening aanvraag, tenzij de documentatie onderdeel wordt van administratie. |
Rechtsgronden
Voornoemde persoonsgegevensverwerking geschiedt op grond van:
- de noodzaak voor de uitvoering van de ‘Service overeenkomst’ of om voorafgaand daaraan maatregelen te nemen, voor zover u onze opdrachtgever bent;
- de noodzaak voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van opdrachtgever of Arend & Markslag;
- de noodzaak om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Arend & Markslag rusten, zoals het voldoen aan wettelijke bewaartermijnen;
- uw toestemming voor de verwerking voor de hierboven omschreven specifieke doeleinden.
Opdrachtgevers
Indien u een opdrachtgever van Arend & Markslag bent, verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om de ‘Service overeenkomst’ met u aan te gaan. Uit hoofde van
de ‘Service overeenkomst’ bent u contractueel verplicht om de voornoemde persoonsgegevens aan ons te verstrekken.
U kunt de Service overeenkomst niet aangaan met Arend & Markslag zonder de desbetreffende persoonsgegevens te verstrekken; zonder deze persoonsgegevens is Arend & Markslag niet in staat om haar ‘Family Office’ diensten aan u te leveren alsmede aan de andere verplichtingen van de Service overeenkomst te voldoen.
Soms verwerkt Xxxxx & Markslag persoonsgegevens langer dan strikt noodzakelijk is voor het behalen van het primaire doel van de verwerking. Dit is enkel het geval voor zover het verwerken van dat deel van de persoonsgegevens voortvloeit uit wettelijke bewaarplichten die rusten op Arend & Markslag. Op grond van die bewaartermijnen kan Arend & Markslag verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te verwerken dan noodzakelijk is voor voornoemde doelen. Zoals reeds opgemerkt bent u contractueel verplicht deze persoonsgegevens te verstrekken. Indien de persoonsgegevens niet worden verstrekt, kan Arend & Markslag niet aan haar wettelijke verplichtingen voldoen en zal zij haar diensten niet aan u verlenen.
Relaties van opdrachtgevers
De gerechtvaardigde belangen van Arend & Markslag en diens opdrachtgevers als hiervoor genoemd zijn enerzijds het belang van Arend & Markslag om haar diensten te kunnen verlenen en anderzijds het belang van opdrachtgever om haar werkzaamheden en administratie aan een betrouwbare partner uit te kunnen besteden. Xxxxx & Markslag gaat te allen tijde vertrouwelijk en conform de toepasselijke wetgeving om met uw persoonsgegevens. Voor meer informatie over de aan de verwerking van uw persoonsgegevens ten grondslag liggende belangenafweging, kunt u contact met ons opnemen.
Het verwerken van een deel van de persoonsgegevens vloeit voort uit wettelijke bewaarplichten die rusten op Arend & Markslag. Zonder deze persoonsgegevens is Xxxxx & Markslag niet in staat te voldoen aan haar wettelijke verplichting om deze persoonsgegevens te verwerken, in het bijzonder ten aanzien van bewaartermijnen. Op grond van die bewaartermijnen kan Arend & Markslag verplicht zijn om uw persoonsgegevens langer te verwerken dan noodzakelijk is voor voornoemde doelen.
Ontvangers
In het kader van onze dienstverlening delen onze opdrachtgevers persoonsgegevens met ons, die wij in het kader van onze dienstverlening ook aan hen terugkoppelen (bijvoorbeeld in het kader van onze secretariële dienstverlening, financiële administratiediensten en postverzorging). Arend & Xxxxxxxx verstrekt uw persoonsgegevens daarnaast aan de volgende partijen:
- Previder B.V., gevestigd te Hengelo (7556 BE) aan de Expolaan 50, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 08078011,
- AFAS Software B.V., gevestigd te Leusden (3833 LC) aan de Philipsstraat 9, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 31046821,
- Bloxs Software B.V., gevestigd te Utrecht (3572 KT) aan de Xxxxxxxx Xxxxxxxx 00, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 62076957,
Het ICT-platform van Arend & Markslag BV wordt gehost door Previder. Met Previder is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin beveiligings- en auditmaatregelen zijn vastgelegd. Previder beschikt over diverse certificeringen, te weten:
- ISO/IEC 27017:2015 Kwaliteitssysteem
- ISO/IEC 27018:2019 Management systeem voor bescherming van
persoonsgegevens in de publieke cloud
- ISO/IEC 27001:2013 Informatiebeveiligingsmanagementsysteem
- ISO 9001:2015 Kwaliteitssysteem
- ISO 14001:2015 Milieumanagementsysteem
- NEN 7510:2011 Informatiebeveiligingsmanagementsysteem
Bloxs is het vastgoedbeheersoftware welke gebruikt wordt door Arend & Markslag. Met Bloxs is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin beveiligings- en auditmaatregelen zijn vastgelegd. Bloxs beschikt over diverse certificeringen, te weten:
- ISO 9001:2015 Quality Management System
- ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management System
Bovendien verstrekken wij uw persoonsgegevens onder omstandigheden aan de volgende categorieën ontvangers:
- accountants;
- fiscalisten;
- overige financieel adviseurs;
- (civiel) juristen en advocaten;
- IT-dienstverleners.
Deze ontvangers krijgen slechts toegang tot uw persoonsgegevens indien en voor zover dat noodzakelijk is voor het behalen van de voornoemde toepasselijke doeleinden.
Arend & Markslag zal uw persoonsgegevens niet exporteren naar landen buiten de Europese Economische ruimte (hierna: ‘EER’), dan wel delen met internationale organisaties gevestigd buiten de EER.
Rechten van betrokkenen
U heeft het recht bij Arend & Markslag een verzoek in te dienen om inzage in welke persoonsgegevens er van u door Arend & Markslag worden verwerkt. Daarnaast kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te rectificeren of te verwijderen, dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of over te (laten) dragen aan een derde.
Bovendien heeft u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de persoonsgegevens- verwerking, voor zover deze verwerking geschiedt op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing- doeleinden.
Arend & Markslag zal voornoemde verzoeken en bezwaren zo snel mogelijk inwilligen of u gemotiveerd toelichten waarom uw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. Wij zullen normaliter binnen een maand op uw verzoek of bezwaar reageren, tenzij de complexiteit of frequentie van de verzoeken en bezwaren verlenging van die termijn vereist. De termijn kan in dat geval met maximaal twee maanden worden verlengd.
U kunt uw verzoek zenden aan Arend & Markslag, waarvan de contactgegevens hieronder te vinden zijn.
Contactgegevens Arend & Markslag
Handelsnaam: Arend & Markslag B.V.
Adres: Xxxxxxxxxxx Xxxx 00-00, 0000 XX Xxxxxx E-mailadres: xxxxxxxxxxx@xxxxx-xxxxxxxx.xx
Tel.: 0000-000000
KvK-nr.: 57626499
BTW-nr.: NL852663948B01
Vragen en klachten
Indien u nog vragen heeft over de privacyverklaring van Arend & Markslag, dan kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
Mocht u van mening zijn dat Arend & Markslag uw persoonsgegevens op een onbehoorlijke of onrechtmatige wijze verwerkt of op enigerlei andere wijze in strijd handelt met de geldende privacywetgeving, dan kunt u te allen tijde een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u woont of werkt, of waar de AVG naar uw mening geschonden wordt. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.
U vindt de meest actuele privacyverklaring te allen tijde op: xxx.xxxxx-xxxxxxxx.xx