VOORWAARDEN VERHUUR EN OVERIGE DIENSTVERLENING WESTLANDTHEATER DE NAALD
VOORWAARDEN VERHUUR EN OVERIGE DIENSTVERLENING WESTLANDTHEATER DE NAALD
1. Definities
1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op de verhuur van de verschillende accommodaties en alle overige dienstverlening die door of namens WestlandTheater Xx Xxxxx wordt verricht.
1.2 Het betreft alle accommodaties en ruimtes binnen WestlandTheater De Naald
1.3 Met overige dienstverlening wordt bedoeld:
• de inzet van personeel
• de inzet van middelen
1.4 Onder huurder wordt verstaan iedere natuurlijke dan wel rechtspersoon die huurt bij of dienst- verlening afneemt van WestlandTheater De Naald. Dit geschiedt op basis van schriftelijk vastgelegde afspraken.
2. Overeenkomsten
2.1 Middels een offerte wordt huurder op de hoogte gesteld van alle kosten welke aan de beoogde activiteit verbonden zijn. Een (huur)overeenkomst is tot stand gekomen, indien de offerte zoals deze is aangeboden door WestlandTheater Xx Xxxxx door de huurder is ondertekend en retour is gestuurd of wanneer huurder op andere wijze schriftelijk aangeeft dat de offerte zoals deze is aangeboden akkoord is bevonden. Huurder staat er voor in dat degene die voor akkoord tekent of op andere wijze aangeeft dat een offerte akkoord is bevonden daartoe bevoegd is.
2.2 Wijzigingen en/of aanvullingen in de overeenkomst komen alleen tot stand zodra WestlandTheater De Naald deze schriftelijk aan huurder kenbaar heeft gemaakt en de huurder deze schriftelijk heeft bevestigd.
2.3 Indien huurder voor de beoogde activiteit zaken nodig heeft die WestlandTheater Xx Xxxxx bij derden moet huren, zullen deze zaken pas gehuurd worden wanneer huurder de offerte akkoord heeft bevonden. De kosten voor het huren van dit alles komen voor rekening van huurder.
2.4 In elke offerte staat een termijn vermeld waarna de offerte komt te vervallen. Indien niet binnen de in de offerte genoemde termijn wordt gereageerd op de offerte dan vervallen eventuele opties op data dan wel vastgelegde data en wordt er vanuit gegaan dat de beoogde activiteit geen doorgang zal vinden.
2.5 Annuleringsvoorwaarden:
• In geval van annulering is de navolgende vergoeding aan WestlandTheater Xx Xxxxx verschuldigd:
- tot 3 maanden voor de gereserveerde datum: 25% van de overeengekomen huur voor de ruimte(s) alsmede de overeengekomen kosten van eventuele faciliteiten en/of materialen;
- tot 2 maanden voor de gereserveerde datum: 50% van de overeengekomen huur voor zowel de ruimte(s) alsmede de overeengekomen kosten van eventuele faciliteiten en/of materialen;
- tot 1 maand voor de gereserveerde datum: 75% van de overeengekomen huur voor zowel de ruimte(s) alsmede de overeengekomen kosten van eventuele faciliteiten en/of materialen;
- minder dan 1 maand voor de gereserveerde datum: 100% van de overeengekomen huur voor zowel de ruimte(s) alsmede de overeengekomen kosten van eventuele faciliteiten
en/of materialen alsmede speciaal ten behoeve van de huurder ingekochte horecafaciliteiten die buiten het normale assortiment van WestlandTheater De Naald vallen;
• Annulering kan uitsluitend schriftelijk geschieden, terwijl de dag waarop WestlandTheater De Naald de schriftelijke annulering ontvangt, bepalend is voor de berekening van de hierboven genoemde vergoedingen. Als ontvangstdatum geldt het poststempel van de schriftelijke bevestiging.
3. Tarieven, prijzen en betaling
3.1 De huurprijzen alsmede de prijzen van de overige dienstverlening zijn vastgelegd in een tarieflijst. Alleen de prijzen in deze tarieflijst gelden. De tarieflijst kan op verzoek worden overgelegd.
Voor het huren van accommodaties, ruimtes en dienstverlening gelden dagprijzen, mits anders is aangegeven op de tarieflijst.
De tarieflijst wordt elk jaar per 1 januari van dat jaar geïndexeerd. In het geval dat (contractuele) afspraken gemaakt worden voor de aanvang van een nieuw kalenderjaar ten behoeve van een activiteit in het nieuwe kalenderjaar, geldt dat de prijs berekend wordt zoals deze t.b.v. het nieuwe kalenderjaar vastgesteld is of wordt. WestlandTheater De Xxxxx zal hiertoe de huurder binnen vier weken na vaststelling van de indexering op de hoogte stellen van de nieuwe prijs. Annulering van een evenement is dan mogelijk binnen vier weken; alleen dan zijn aan deze annulering geen kosten verbonden.
Indien WestlandTheater Xx Xxxxx verzuimt huurder binnen vier weken na vaststelling van de indexering op de hoogte te stellen van de prijswijziging blijven de oude, overeengekomen tarieven gelden.
3.2 Er gelden twee prijzen voor het huren van accommodaties en ruimtes. Het betreft:
• een prijs voor commerciële en niet besloten activiteiten
• een prijs voor niet-commerciële activiteiten
Door het theater wordt bepaald in welke categorie de activiteit, waarvoor een accommodatie of ruimte wordt gehuurd, valt. Dit gebeurt altijd met kennisgeving naar de huurder waarbij de motivatie waarom voor een bepaald tarief wordt gekozen mondeling of schriftelijk aan de huurder kenbaar wordt gemaakt.
3.3 Het lagere tarief wordt alleen in rekening gebracht als de organisatie middels de cultuurnota van de gemeente Westland kan aantonen dat zij een amateur-status heeft.
3.4 Als definitie van “een dag” geldt elke periode van 09.00 uur tot 24.00 uur. Hierbij gelden de volgende regels:
• Om 23.45 uur wordt door de dienstdoende medewerker van WestlandTheater Xx Xxxxx aangegeven dat de gasten de gelegenheid krijgen nog eenmaal iets bij de bar te bestellen.
• Om 24.00 uur sluit de bar en stopt de muziek.
• Om 00.30 uur moeten alle gasten het gebouw verlaten hebben.
In bijzondere gevallen (jubilea, feestavonden, e.d.) kan, na vooroverleg, van deze regel afgeweken worden. Voor zo’n verlenging tot uiterlijk 02.00 uur wordt extra huur in rekening gebracht. Deze extra huur bedraagt een toeslag op de vastgestelde huurprijs van 15%.
In dergelijk geval gelden de volgende regels:
• Om uiterlijk 01.00 uur moet de muziek stoppen
• Om 01.15 uur wordt door de dienstdoende medewerker van WestlandTheater Xx Xxxxx aangegeven dat de gasten de gelegenheid krijgen nog eenmaal iets bij de bar te bestellen.
• Om 01.30 uur sluit de bar.
• Om 02.00 uur moeten alle gasten het gebouw verlaten hebben.
Wordt de gestelde sluitingstijd niet in acht genomen dan zal WestlandTheater De Naald extra kosten in rekening brengen bij huurder. Deze kosten bedragen een toeslag van 15% per uur of
deel van een uur dat de afgesproken sluitingstijd wordt overschreden berekend over de basishuurprijs (tarief voor aftrek van eventuele korting en/of subsidie).
Over toeslagen worden geen kortingen verleend.
3.5 WestlandTheater De Naald bepaalt het aantal dagen dat nodig is om een activiteit te realiseren.
3.6 Voor de verschuldigde huur en/of eventuele extra kosten stuurt WestlandTheater De Naald een factuur.
De directie van het theater kan in voorkomende gevallen bepalen dat er een voorschotfactuur wordt verstuurd.
Het bedrag van een factuur dient binnen 14 dagen na ontvangst bijgeschreven te zijn op bankrekeningnummer NL 73 XXXX 0000 0000 62 van Stichting WestlandTheater De Naald onder vermelding van het factuurnummer. Indien het een voorschotfactuur betreft dan dient deze in alle gevallen voldaan te zijn twee maanden voordat de huurperiode ingaat of de dienst verleend wordt. Indien de huurperiode of de dienstverlening eerder ingaat dan twee maanden na het versturen van de voorschotnota dan dient deze voorschotnota binnen één week voldaan te worden. Indien huurder in gebreke blijft een voorschotfactuur te betalen dan is WestlandTheater De Naald gerechtigd om de verhuring of de dienstverlening stop te zetten
c.q. te annuleren zonder dat zij daardoor aansprakelijk gesteld kan worden voor enige schade
die huurder daardoor zou kunnen leiden.
3.7 Indien huurder subsidie wil aanvragen voor het gebruik van accommodaties, ruimtes en dienstverlening dan zal deze subsidie moeten worden aangevraagd bij de daarvoor bestemde instanties. WestlandTheater De Xxxxx neemt geen verzoeken tot het verlenen van subsidie in behandeling.
4. Personele ondersteuning
4.1 In de huurprijs voor een ruimte zijn geen manuren techniek inbegrepen. Deze uren worden vooraf ingeschat naar aanleiding van de uitvraag bij het start gesprek. De daadwerkelijk bestede uren worden op basis van nacalculatie in rekening gebracht volgens het in de tarieflijst genoemde tarief. Technici mogen maximaal 12 uur werken inclusief lunch en diner pauze. Indien het evenement een langere inzet van theater technici verlangt moet extra tijd worden genomen voor de overdracht naar een andere ploeg. Deze kosten zijn voor de huurder.
4.2 In de huurprijs van de accommodatie en ruimtes zijn inbegrepen de aanwezigheid van een gasteheer, of een medewerker die deze functie uitoefent, voor de duur van de activiteit zelf, met een maximum van een dag.
4.3 In de huurprijs van de Grote Zaal en Rabo Zaal van WestlandTheater De Naald is de personele bezetting van de bar in de Foyer inbegrepen. Voor de Grote Zaal betekent dit dat er maximaal vier personeelsleden van de horeca aanwezig zijn; voor de Kleine Zaal betekent dit dat er maximaal één persoon van de horeca aanwezig is. De inzet van deze personeelsleden is afhankelijk van het aantal te verwachten bezoekers voor een activiteit. Mocht huurder aangeven dat er meer personeelsleden voor de horeca dienen te worden ingezet dan worden de uren separaat in rekening gebracht volgens het in de tarieflijst genoemde tarief.
4.4 Huurder dient bij het genoemde in punt 2.3, 2.4 en 2.5 rekening te houden met lunch- en dinertijden van de medewerkers van WestlandTheater De Naald (12.00 uur - 13.00 uur respectievelijk 17.00 uur - 19.00 uur). In overleg kan van deze regel worden afgeweken. De kosten voor maaltijden worden dan doorberekend aan huurder.
5. Ruimtes
5.1 Bij het huren van de accommodatie wordt uitgegaan van de zalen in theateropstelling;
de zaal wordt verhuurd met het bestaande stoelenplan. Voor een afwijkende zaalinrichting is opbouw- en afbreektijd en mensenkracht nodig. Hiervoor zal per uur extra kosten in rekening gebracht worden. Indien dit opbouwen en/of afbreken na 09.00 uur of voor 24.00 uur gebeurt gelden de in de tarieflijst genoemde prijzen voor theatertechnici dan wel overig personeel.
Indien dit opbouwen en/of afbreken voor 09.00 uur en/of na 24.00 uur dient te gebeuren dan zal een toeslag berekend worden over de in de tarieflijst genoemde prijzen voor theatertechnici dan wel overig personeel. Deze toeslag is afhankelijk van de toeslagen welke op dat moment gelden voor genoemde uren.
5.2 WestlandTheater De Naald biedt huurder haar accommodaties, ruimtes en faciliteiten aan in optimale conditie. Huurder is verplicht om na afloop van de activiteiten het gehuurde in diezelfde staat achter te laten dan wel terug te geven zoals het is aangetroffen of zoals het door WestlandTheater De Naald is aangeleverd.
Huurder dient er zorg voor te dragen dat de door huurder meegebrachte materialen op de dag van de activiteiten(en) worden aangeleverd en afgevoerd.
5.3 Schade aan de accommodatie en/of faciliteiten, veroorzaakt door huurder, haar medewerk(st)ers of bezoek(st)ers tijdens de huurperiode komt geheel voor rekening van huurder. Dit geldt ook voor extra schoonmaakkosten.
5.4 Voor het aanbrengen van materiaal aan wanden en plafonds dient vooraf schriftelijk toestemming te worden verkregen. Indien deze toestemming is verleend dient huurder er zorg voor te dragen dat deze materialen weer verwijderd worden op het einde van de dag dat het evenement plaatsvindt, dan wel aan het einde van de overeengekomen huurtermijn. In het geval dit gepaard gaat met beschadigingen geldt hetgeen in punt 5.3 genoemd is.
6. Veiligheid
6.1 Alle betrokkenen bij een verhuring verplichten zich te houden aan de huisregels van WestlandTheater De Naald en aan de algemeen geldende brandweervoorschriften (informatie hierover is verkrijgbaar bij de Brandweer gemeente Westland).
6.2 Voor elke activiteit dient een ingevulde risico-inventarisatie door de huurder te worden aangeleverd. Deze risico-inventarisatie wordt door of namens de bedrijfsleider aan huurder verstrekt en dient zo snel mogelijk, in ieder geval uiterlijk een week voor aanvang van de activiteit, ingevuld te worden terug gestuurd. Hierbij zijn een aantal zaken van belang:
6.2.1
Wanneer uit de risico-inventarisatie blijkt dat er op enigerlei wijze dusdanige risico’s aan het evenement zijn verbonden dat het evenement geen doorgang kan vinden dan wordt huurder daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld door de bedrijfsleider of diens vervanger.
6.2.2
Huurder is, op aanwijzingen van de directie van WestlandTheater Xx Xxxxx of diens vervanger, verantwoordelijk voor het dusdanig aanpassen van het evenement en/of de daarbij gebruikte materialen dat er geen sprake meer is van risico’s die maken dat het evenement geen doorgang kan vinden. De directie of diens vervanger bepaalt vervolgens of het evenement doorgang kan vinden.
6.2.3
WestlandTheater Xx Xxxxx aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor enige schade welke huurder leidt door de aanpassing en/of de afgelasting van een evenement. Alle kosten welke voortkomen uit het aanpassen dan wel het afgelasten van een evenement komen voor rekening van huurder.
6.3 Huurder is volledig verantwoordelijk voor het afsluiten van alle verzekeringen aangaande het evenement waarvoor een overeenkomst tot stand is gekomen.
6.4 Onder andere met het oog op de brandweervoorschriften is het niet toegestaan jassen e.d. mee te nemen in de theaterzalen. Het gebruik van de garderobe is derhalve verplicht. WestlandTheater De Naald is niet aansprakelijk voor vermissing van of beschadiging van daarin achtergelaten voorwerpen of kleding.
Bij twijfel over artikelen die wel of niet mogen worden meegenomen in de theaterzalen beslist de dienstdoende suppoost.
6.5 Voor alle accommodaties en ruimtes geldt een maximaal aantal personen dat mag worden toegelaten. WestlandTheater De Naald stelt huurder op de hoogte van het maximaal aantal bezoekers dat in een accommodatie en/of ruimte mag worden toegelaten. Huurder dient er voor te zorgen dat er niet meer dan dit aangegeven aantal bezoekers worden uitgenodigd en toegelaten. Wanneer blijkt dat er meer dan het maximum aantal bezoekers in de accommodatie of ruimtes aanwezig zijn dan zijn de daarvoor aangestelde medewerkers van WestlandTheater De Xxxxx gemachtigd het evenement op dat moment stop te zetten.
In dat geval zal er gaan restitutie van gemaakte kosten voor het evenement plaatsvinden en aanvaardt WestlandTheater Xx Xxxxx geen enkele aansprakelijkheid voor enige schade welke huurder hierdoor lijdt.
7. Kaartverkoop en PR
7.1 Indien sprake is van kaartverkoop voor de activiteiten van huurder dient dit via WestlandTheater De Naald te verlopen. Hiervoor wordt dient het ingevulde kaartverkoopformulier, ondertekend, vijf werkdagen voorafgaand aan de overeengekomen start verkoop ontvangen zijn. Er gelden afwijkende regels t.a.v. het ruilen en retourneren van verkochte kaarten. Deze worden niet retour genomen en reserveringen dienen 14 dagen voor aanvang evenement betaald te zijn. Bij annulering van de activiteit waarbij reeds kaartverkoop heeft plaatsgevonden worden de transactiekosten, per verkocht kaartje, aan huurder tegen dit geldende tarief in rekening gebracht, waarbij een minimum bedrag van vijftig euro geldt.
Op de dag van de activiteit verzorgt WestlandTheater De Naald kaartcontrole behalve als de
huurder aangeeft dit zelf te willen doen.
7.2 Meewerking aan publicatie van activiteiten in de accommodatie van WestlandTheater De Naald kan verleend worden. U kunt bij de directie van het theater navraag doen over de hieraan verbonden tarieven. Indien het zaken betreft waarvoor derden ingeschakeld dienen te worden kan WestlandTheater De Naald hierin bemiddelen. In dat geval echter wordt over de kosten van deze derden een toeslag berekend van 15%, met een minimum van 50 euro. In bijzondere gevallen behoudt WestlandTheater De Xxxxx zich het recht voor om geen medewerking te verlenen aan publicitaire acties.
8. Overige bepalingen
8.1 Binnen WestlandTheater De Naald is de mogelijkheid aanwezig van het gebruik van een horecavoorziening. Hier is derhalve niet toegestaan om meegebrachte spijzen of dranken binnen de accommodatie van WestlandTheater De Naald te nuttigen, te verkopen of te verstrekken. Indien horecavoorziening gewenst is, dient huurder dit minimaal één maand van te voren dan wel direct bij boeking te laten weten.
8.2 Huurder is volledig aansprakelijk voor de afdracht van auteursrechtelijke en nabuurrechtelijke vergoedingen, waaronder begrepen de verschuldigde afdrachten aan BUMA respectievelijk Sena. Dit geldt zowel in geval van huur als van uitkoop of partage en ongeacht het heffen van entreegelden. Huurder vrijwaart hierbij WestlandTheater Xx Xxxxx voor elke aanspraak van derden in of buiten rechte uit dien hoofde.
8.3 Indien door wet- of regelgeving dan wel voortschrijdend inzicht de hierboven genoemde voorwaarden veranderen zal WestlandTheater De Naald hiervan zo spoedig mogelijk melding maken aan huurder. Hierbij geldt dat het zaken betreft waarvan huurder niet op de hoogte kan zijn (bijvoorbeeld hinderwetvergunning, wijziging openings- en sluitingstijdenwet, e.d.). Algemene aanpassingen, zoals verandering van het BTW tarief per bepaalde ingangsdata hoeft WestlandTheater De Naald niet separaat aan huurder te melden.
Over toeslagen wordt geen korting verleend.
Op alle tarieven is het hoge BTW-tarief van toepassing, mits anders vermeld.
Over zaken welke door de huurder van belang worden geacht maar waarin bovenstaande voorwaarden niet voorzien dient contact opgenomen te worden met de directie van WestlandTheater De Naald. In alle gevallen beslist de directie van het theater.
Op overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing.
Naaldwijk, januari 2015
De directie van WestlandTheater De Naald