Toekenningsvoorwaarden
Toekenningsvoorwaarden
2024
Longfonds Consortia
Juli 2024
Inhoudsopgave
Paragraaf 1, algemene bepalingen 3
Artikel 1, gebruikte begrippen 3
Artikel 2, algemene voorwaarden 3
Paragraaf II, het aanvragen van een subsidie 4
Paragraaf IV, subsidieverlening en bevoorschotting 5
Paragraaf V, overige verplichtingen van de subsidie verkrijgende organisatie 7
Artikel 7, kennisbenutting 8
Artikel 8, communicatie en publicatie 9
Artikel 9, aansprakelijkheid en verzekering 11
Artikel 14, verantwoording 12
Artikel 15, eindspecificatie 12
Paragraaf VIII, slotbepalingen 13
Bijlage A, behorende bij de toekenningsvoorwaarden van het Longfonds 15
Richtlijnen voor het opzetten van de begroting
Bijlage B, behorende bij detoekenningsvoorwaarden van het Longfonds 18
Controleprotocol Toekenningsvoorwaarden Longfonds
Bijlage C, behorende bij de toekenningsvoorwaarden vanhet Longfonds 19
Model gewaarmerkte accountantsverklaring behorende bij het Formulier
Bijlage D, behorende bij de toekenningsvoorwaarden van het Longfonds 21
Na toekenning van een subsidie: een overzicht
Preambule
De toekenningsvoorwaarden zoals Longfonds deze hanteert, zijn in dit document vastgelegd. Aanvullend op deze toekenningsvoorwaarden werkt Xxxxxxxxx zoveel mogelijk volgens de overeenkomst “akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008” gesloten tussen NWO en VSNU. Ook de NFU (namens de UMC’s), KNAW, ZonMw en de Sectie Gezondheidsfondsen/VFI hebben zich bereid verklaard conform de in dat akkoord vastgelegde afspraken te werken.
De toekenningsvoorwaarden van Longfonds prevaleren echter steeds boven bovengenoemde overeenkomst “akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008”.
Toekenningsvoorwaarden
Voorwaarden met betrekking tot het toekennen van subsidies door Xxxxxxxxx op het terrein van wetenschappelijk onderzoek.
Paragraaf 1, algemene bepalingen
Artikel 1, gebruikte begrippen
In dit document worden de volgende begrippen gebruikt:
a. Longfonds & patiëntenorganisatie stichting, hierna Longfonds
b. (aanvragende), (subsidieverkrijgende), Organisatie: een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid, dan wel een rechtspersoon krachtens publiekrecht ingesteld;
c. Onderzoeksbudget: het bedrag dat door Xxxxxxxxx ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering van een Onderzoeksproject;
d. Onderzoeksproject: een activiteit op het terrein van wetenschappelijk onderzoek met een vooraf gestelde doelstelling en van beperkte duur;
e. Partij: Longfonds of Organisatie;
f. Partijen: Longfonds en Organisatie;
g. Procedure: de door Longfonds vastgestelde werkwijze voor het indienen en beoordelen
van projectvoorstellen, voor de monitoring en voortgangsbewaking van de Onderzoeksprojecten en voor de sturing en evaluatie van Onderzoeksprojecten;
h. Projectleider / Hoofdaanvrager: inhoudelijk eindverantwoordelijke medewerker van de organisatie die de subsidie aanvraagt;
i. Penvoerder: projectleider en (inhoudelijk) aanspreekpunt voor een Onderzoeksproject;
j. Subsidie: een financiële bijdrage in de kosten van een Onderzoeksproject;
k. (externe) Controleverklaring: een verklaring van een registeraccountant of accountant- administratieconsulent bij een overzicht met (historische) financiële informatie over het Onderzoeksproject, waarbij de accountant opdracht heeft gekregen om na te gaan of de subsidie betrekking heeft op de totale kosten van het project en of de subsidie daadwerkelijk en volledig is besteed conform de Toekenningsvoorwaarden;
l. Interne financiële verantwoording: een verklaring van een interne financiële administrateur bij een overzicht met (historische) financiële informatie over het Onderzoeksproject, waarbij de interne financiële administrateur opdracht heeft gekregen om na te gaan of de subsidie betrekking heeft op de totale kosten van het Onderzoeksproject en of de subsidie daadwerkelijk en volledig is besteed conform de Toekenningsvoorwaarden.
Artikel 2, algemene voorwaarden
1. Buiten de subsidierondes van Longfonds en de daarbij behorende indieningstermijnen worden geen aanvragen in behandeling genomen.
2. Bij de openstelling van een subsidieronde wordt ook het daarvoor beschikbare bedrag bekend gemaakt door Xxxxxxxxx.
3. Subsidies worden slechts verstrekt voor zover Longfonds van oordeel is dat de verstrekking past in de doelstellingen van Longfonds en de beoordelingsprocedure heeft geleid tot een positief oordeel.
4. De Subsidie van Longfonds is niet bedoeld als alternatief voor reguliere financiering.
5. Bij dreigende overschrijding van het beschikbare programmabedrag geeft Xxxxxxxxx voorrang aan die aanvragen waarvan de inwilliging in vergelijking met andere aanvragen het meeste voldoet aan de doelstellingen, de gewenste kwaliteit en de vastgestelde prioriteiten van het desbetreffende programma. De procedures worden nader omschreven op de website: xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx
Paragraaf II, het aanvragen van een subsidie
1. De Subsidie wordt slechts op aanvraag verleend.
2. De aankondiging voor de start van een (nieuwe) subsidieronde wordt via de researchwebsite van Longfonds (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx), en via mailingen van (wetenschappelijke) partners bekend gemaakt.
3. Aanvragers dienen gebruik te maken van een door Longfonds vastgesteld formulier in elektronische versie (hetzij het vooraanmeldingsformulier, hetzij het formulier voor een definitieve projectaanvraag). Alle informatie en de benodigde formulieren zijn via de Longfonds research website te downloaden (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx).
4. Subsidieaanvragen dienen uiterlijk op de in de aankondiging genoemde datum in elektronische versie door Xxxxxxxxx te zijn ontvangen. De aanvraagformulieren dienen volledig ingevuld en ondertekend te worden.
5. Subsidieaanvragen dienen te zijn ondertekend door de inhoudelijke eindverantwoordelijke en de persoon(en) die op grond van de statuten bevoegd zijn de Organisatie te vertegenwoordigen.
6. Alle aanvragers ontvangen binnen 3 weken een ontvangstbevestiging van hun aanvraag en worden daarbij geïnformeerd over het tijdpad.
1. Longfonds behoudt zich het recht om bij de aanvraag door een privaatrechtelijke rechtspersoon op te vragen:
a. een afschrift van de oprichtingsakte en/of de statuten;
b. een afschrift waaruit de inschrijving van de Organisatie in het geldende openbaar register blijkt;
c. indien de aanvraag is ondertekend door een of meer andere personen dan de personen die op grond van de statuten bevoegd zijn de Organisatie te vertegenwoordigen: een afschrift van de volmacht op grond waarvan de aanvraag door die andere persoon of personen mag worden ondertekend.
2. Longfonds kan een aanvrager verplichten tot het overleggen van een volledig overzicht van de financiële toestand van de Organisatie op het tijdstip van de aanvraag.
3. De voor het Onderzoeksproject noodzakelijke infrastructuur dient bij de Organisatie(s) aanwezig te zijn en gedurende de looptijd van het Onderzoeksproject te blijven.
4. Indien de aanvragende Organisatie voor dezelfde begrote uitgaven een Subsidie of een andere financiële bijdrage heeft aangevraagd bij een of meer andere organisaties, tijdens- of voorafgaand aan het Onderzoeksproject, dan doet hij daarvan mededeling in de aanvraag. De aanvragende Organisatie dient in dat geval de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen te vermelden.
5. De begroting van projectvoorstellen geeft inzicht in de baten en lasten van het Onderzoeksproject. De begroting dient voorzien te zijn van een postgewijze toelichting. In de bij deze toekennings- voorwaarden gevoegde bijlage A zijn nadere richtlijnen opgenomen voor het opzetten van de begroting.
6. Als de liquiditeitsbehoefte niet regelmatig is gespreid over de looptijd van het project dient bij de aanvraag een liquiditeitsprognose te worden verstrekt. De liquiditeitsprognose geeft tenminste per kalenderkwartaal een gemotiveerd inzicht in het verloop van de liquiditeitsbehoefte van de activiteiten.
7. Indien bij het project proefpersonen en/of proefdieren zijn betrokken dient het projectvoorstel voorafgaand aan de indiening te zijn voorgelegd aan een Medisch Ethische Toetsings Commissie en/of Dier Experimenten Commissie. Een (voorlopig) oordeel door deze commissie dient te zijn afgegeven. Uitkering van subsidiegelden vindt uitsluitend plaats na ontvangst van deze goedkeuring.
8. DvFederatie van Medisch Wetenschappelijke Verenigingen vormt de huidige richtlijn in relatie tot het gebruik van lichaamsmateriaal voor wetenschappelijk onderzoek, voor zover dit niet is afgedekt door toestemming van de Medisch Ethische Toetsings Commissie. De ‘Code Goed Gebruik’, toelichting en verdere informatie is te verkrijgen via de website van de FMWV.
De onderzoekers worden geacht de ‘Code Goed Gebruik’ te onderschrijven en binnen het voorgestelde onderzoek de aangegeven richtlijnen te volgen. In het aanvraagformulier voor definitieve projectvoorstellen dient men dit aan te geven.
Indien van toepassing dient men daarnaast zoveel als mogelijk te zoeken naar alternatieven voor geplande experimenten met dieren in het kader van vermindering, verfijning en vervanging van dierproeven.
9. De aanvragende Organisatie dient zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan Longfonds te doen van omstandigheden, die van invloed kunnen zijn op de beslissing omtrent (de hoogte van) de Subsidie. Daarbij dienen de relevante stukken te worden overgelegd (zie ook artikel 4 lid 4).
Tenslotte
10. Longfonds is van mening dat onderzoeksorganisaties met een missie op het gebied van gezondheidsonderzoek principieel geen gelden van de tabaksindustrie zouden moeten accepteren. Doet een Nederlandse Organisatie dit wel, dan zal Longfonds er nauwlettend op toezien dat er op geen enkele manier vermenging kan plaatsvinden van Longfondsgelden en deze industriegelden. Dit betekent dat Longfonds geen Subsidies zal toewijzen voor Onderzoeksprojecten die nauw verwant zijn aan projecten die door de tabaksindustrie worden gesubsidieerd. Zodra de Organisatie een subsidie accepteert van de tabaksindustrie voor de uitvoering van het betreffende onderzoek, is Longfonds gerechtigd tussentijds de financiering te beëindigen en de reeds verstrekte bedragen terug te vorderen.
Paragraaf IV, subsidieverlening en bevoorschotting
1. Longfonds informeert de aanvragende Organisaties zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen tien maanden na de uiterste inleverdatum (zie art. 3, lid 3) voor het indienen van de definitieve aanvraag, over de besluitvorming.
2. Een subsidietoekenning geldt voor de werkelijk gemaakte kosten van het project (zie bijlage A), volgens de in de toekenningsbrief vermelde maxima. Aan het verlenen van een subsidie kunnen nadere voorwaarden worden verbonden.
3. Toegekende Subsidies staan vast voor een bepaalde periode waarin in principe geen aanspraak kan worden gemaakt op extra gelden bij wijzigingen, zoals CAO-verhogingen voor universiteiten en ziekenhuizen.
4. Subsidie wordt slechts verstrekt indien de aanvragende Organisatie naar het oordeel van Longfonds aannemelijk heeft gemaakt dat de financiële middelen met inbegrip van de Subsidie redelijk en voldoende zullen zijn om de voorgenomen activiteiten uit te voeren.
5. Aan het verlenen van een Subsidie of voorschotten door Longfonds kunnen geen rechten worden ontleend door een Organisatie of derden noch bij de subsidievaststelling noch bij een volgende subsidieaanvraag.
6. Uiterlijk zes maanden nadat een aanvraag is gehonoreerd, dient het Onderzoeksproject van start te zijn gegaan. Longfonds dient schriftelijk geïnformeerd te worden door de Organisatie over de werkelijke startdatum van het Onderzoeksproject. De werkelijke startdatum is bepalend voor de start van het Onderzoeksproject en daarmee voor de start van de financiering (zie tevens lid 9 van dit artikel).
7. De subsidietoezegging vervalt indien het Onderzoeksproject niet binnen de termijn van zes maanden is gestart. In bijzondere gevallen kan deze termijn door Longfonds worden verlengd. In dat geval dient de aanvragende Organisatie binnen de eerdergenoemde zes maanden schriftelijk aan Longfonds aannemelijk te hebben gemaakt door welke omstandigheden een start binnen zes maanden onmogelijk is.
8. Longfonds dient in het geval van vergunningplichtig bevolkingsonderzoek, voordat het Onderzoeksproject kan gaan starten - een afschrift van de vergunning op grond van de Wet op het bevolkingsonderzoek (Wbo) te hebben ontvangen van de aanvragende Organisatie.
9. Indien voor de uitvoering van het projectvoorstel een definitieve akkoordverklaring van een Medisch Ethische Commissie en/of de Dier Experimenten Commissie, en/of de CCMO is vereist, dan dient Longfonds vóór de start van het Onderzoeksproject een afschrift van deze verklaring te hebben ontvangen.
10. Longfonds ontvangt zo spoedig mogelijk - voor de start van het Onderzoeksproject - het ‘bevoorschottingsformulier’ retour met daarop de gegevens van de aanvragende Organisatie(s), gegevens van de aangestelde onderzoekers en de werkelijke startdatum.
.
11. De betalingen aan de aanvragende Organisatie gaan pas van start, als de bovengenoemde akkoordverklaring(en) in bezit is/zijn van Longfonds.
12. Nadat een aanvraag is gehonoreerd en is voldaan aan de eventueel nader gestelde voorwaarden én nadat Xxxxxxxxx schriftelijk bericht heeft ontvangen van de werkelijke startdatum (via het
‘bevoorschottingsformulier’), kan Xxxxxxxxx op verzoek van de Organisatie voorschotten verstrekken tot een maximum van het goedgekeurde budget per projectjaar.
13. Voor Onderzoeksprojecten met een Subsidie boven € 25.000,-- geldt een bevoorschottingsmethodiek. Bij toekenning wordt normaliter een kwartaalbedrag vastgesteld aan de hand van de ingediende begroting, op basis van de totale projectsom en de looptijd. Dit bedrag wordt per kwartaal uitbetaald aan de aanvragende Organisatie, ongeacht de hoogte van de in dat kwartaal gemaakte kosten. Het eerste kwartaalbedrag wordt uitgekeerd bij aanvang van het Onderzoeksproject. De laatste betaling van de Subsidie wordt pas uitbetaald nadat aan alle voorwaarden zijn voldaan: zie punt 19 van dit artikel. Bij het eindverslag dient een gespecificeerde controleverklaring te worden ingeleverd door de aanvragende Organisatie (zie bijlage C). De hieraan verbonden kosten worden geacht te zijn inbegrepen in de Subsidie. De hoogte en het tempo van de bevoorschotting kunnen door Longfonds anders worden vastgesteld, hiervan wordt schriftelijke mededeling gedaan aan de aanvragende Organisatie.
14. Voor Onderzoeksprojecten met een subsidie onder de € 25.000,-- geschiedt uitbetaling op basis van ingediende declaraties.
15. Longfonds betaalt geen BTW over subsidiebedragen. Het uitbetaalde Subsidiebedrag is derhalve altijd inclusief eventuele verschuldigde omzetbelasting.
Benchfee:
a. Congresbezoek:
De kosten voor congresbezoek vallen onder de benchfee. Onderzoekers dienen aan te geven als zij van deze post gebruik wensen te maken. Longfonds heeft formulieren inclusief richtlijnen ter beschikking gesteld via de research-website (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx). Voor de verslaglegging van congresbezoeken stuurt de betrokken onderzoeker binnen één maand na terugkeer van het bezoek aan Xxxxxxxxx het volgende toe:
• een inhoudelijk verslag (max. drie A4) van het congresbezoek in het Engels. Daarnaast vragen we om een Nederlandse samenvatting in lekentaal;
• een kopie van de inschrijvingskosten;
• een overzicht/kopieën van de reis- en verblijfkosten (hotel, vlucht);
• een overzicht met bijdragen van derden (indien van toepassing).
Longfonds kan besluiten om het verslag in overleg met de betrokken onderzoeker te publiceren op de research website (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx ).
b. Proefschriften:
Ook voor het benutten van de benchfee voor de kosten van het drukken van een proefschrift vallen heeft Xxxxxxxxx voorwaarden opgesteld. De aanvraagformulieren en richtlijnen zijn te vinden op de research- website (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx).
Begroting en uitbetaling
17. Binnen een Onderzoeksproject mogen budgetten worden uitgewisseld. Uitgangspunt blijft wel
dat voor de volledige projectduur wetenschappelijk personeel wordt aangesteld, tenzij bij aanvang van het Onderzoeksproject anders is overeengekomen. Voor ingrijpende materiële wijzigingen in de begroting dient Longfonds voorafgaand geraadpleegd te worden. Voorwaarde is dat het Onderzoeksproject inhoudelijk niet aan kwaliteit inboet, door Longfonds te bepalen aan de hand van voortgangsverslagen, en dat het totaal toegekende budget niet wordt overschreden.
18. Voor (lopende) Onderzoeksprojecten hoeft geen jaarlijkse door een accountant gewaarmerkte verklaring te worden overlegd, wel dient jaarlijks een (intern) financieel overzicht aan Longfonds te worden verstrekt. Indien Longfonds dat nodig acht kan in individuele gevallen om een controleverklaring gevraagd worden.
.
19. Voor Onderzoeksprojecten met een totaal subsidiebedrag van €50.000,- of hoger dient de Organisatie direct na afloop van het Onderzoeksproject een door haar accountant gewaarmerkte verklaring te overleggen, waaruit blijkt dat de door Longfonds beschikbaar gestelde middelen zijn ingezet voor het betreffende Longfonds Onderzoeksproject (zie bijlage C). Bijlage C is een modelverklaring voor eindrapportages: het gaat hier om één controleverklaring per Onderzoeksproject. Bij verleende Subsidies kleiner dan € 50.000,-- is geen controleverklaring nodig, maar wel een specificatie van de personele en materiële kosten.
20. De bevoorschotting wordt gecontinueerd op basis van de ontvangst en goedkeuring door Longfonds van de in artikel 6, lid 3 bedoelde voortgangsrapportage per projectjaar. Als de voortgang onvoldoende is kan de bevoorschotting (tijdelijk) worden stopgezet door Longfonds. Eventueel wordt het bevoorschottingsbedrag door Longfonds aangepast als de rapportage daartoe aanleiding geeft.
21. Bij het stopzetten of niet doorgaan van een Onderzoeksproject kan het reeds betaalde Voorschotbedrag worden teruggevorderd van de aanvragende Organisatie door Xxxxxxxxx. (Zie art. 18 punt 1).
22. Voor projectsubsidies toegekend vanaf 2017 wordt 10% van de totaal toegekende Subsidie pas uitbetaald door Xxxxxxxxx na ontvangst en goedkeuring van het eindverslag, de eindafrekening en de controleverklaring, als bedoeld in artikel 15.
Paragraaf V, overige verplichtingen van de subsidieverkrijgende Organisatie
1. De Organisatie van de Projectleider/ Hoofdaanvrager is verantwoordelijk voor het goede verloop van het Onderzoeksproject overeenkomstig het door Longfonds goedgekeurde plan. De Wetenschappelijke Advies Commissie van Xxxxxxxxx ziet toe op de uitvoering van Onderzoeksprojecten (“monitoring”).
2. Longfonds kan ten behoeve van het Onderzoeksproject een begeleidingscommissie instellen. Longfonds bepaalt de samenstelling, doelstelling, taken en bevoegdheden van deze commissie. Projectleiders dienen alle benodigde informatie aan de begeleidingscommissie te overleggen.
Monitoring – rapportages
3. Projectleiders schrijven voortgangsverslagen. Vanaf de startdatum van het Onderzoeksproject dienen zij iedere 12 maanden - tenzij anders bepaald is - een voortgangsrapportage in. Rapportages dienen in digitale, ondertekende versie te worden ingeleverd. In een voortgangsverslag rapporteert de Projectleider over het verloop van het Onderzoeksproject en de resultaten van de voorafgaande periode. Longfonds zal hiervoor tijdig de benodigde formulieren opsturen en de exacte termijnen vermelden waarbinnen de rapportage ingediend moet zijn.
4. Halverwege de looptijd van het Onderzoeksproject worden de Projectleider(s) uitgenodigd om de voortgang te presenteren aan (een deel van) de Wetenschappelijke Advies Commissie van Longfonds. Data en locatie zullen tijdig worden afgestemd. Overigens is Longfonds gerechtigd om op ieder gewenst moment informatie te vragen over de uitvoering en voortgang van het Onderzoeksproject, ook door middel van werkbezoeken. Projectleiders kunnen daarnaast ook tussendoor worden uitgenodigd een presentatie te verzorgen voor de Wetenschappelijke Advies Commissie, begeleidingscommissie of werkgroep.
5. Voor schriftelijke voortgangsrapportages geldt een rapportagetermijn van 1 maand. Voor schriftelijke eindrapportages geldt dat deze binnen 3 maanden na de vastgestelde einddatum bij Longfonds ingeleverd dienen te zijn. Alle rapportages dienen aan de gebruikelijke wetenschappelijke maatstaven te voldoen (artikel 6 lid 7). Bij de beoordeling van de voortgangsrapportages zullen de behaalde resultaten worden vergeleken met de van tevoren opgegeven doelen. De Projectleider is er verantwoordelijk voor dat de doelen gehaald worden. Voor bijstelling van de doelen of voor andere wijzigingen moet altijd eerst toestemming van Xxxxxxxxx gevraagd worden.
6. Voor klinische studies gelden nieuwe regels voor het rapporteren over de voortgang van de recrutering. In verband met veel voorkomende inclusieproblemen bij klinische studies heeft Xxxxxxxxx besloten om de voortgang van de inclusie nadrukkelijker te volgen. Daarom zullen de Projectleiders van klinische studies elk kwartaal de stand van zaken omtrent de inclusie moeten rapporteren aan Xxxxxxxxx.
7. Na afloop van het Onderzoeksproject wordt een eindrapportage ingediend op een door Longfonds beschikbaar gesteld formulier ‘Final Report’. Longfonds ontvangt van het Formulier ‘Final Report’ een digitaal exemplaar.
.
De formulieren voor het indienen van voortgangsverslagen en het eindrapport omvatten o.a. de volgende onderdelen:
• De oorspronkelijke vraagstelling;
• Een beschrijving van het verloop van het Onderzoeksproject en de gehanteerde methoden en technieken; hierbij dient men ook aan te geven (voor zover van toepassing) waarin men is afgeweken van het oorspronkelijke werkplan.
• Deliverables, resultaten en conclusies. Indien deze zijn beschreven in (concept) publicaties kan hiernaar ook worden verwezen, mits de betreffende manuscripten of publicaties worden bijgevoegd. Ongepubliceerde manuscripten worden te allen tijde als vertrouwelijke informatie behandeld, maar kunnen wel naar referenten en/of rapporteurs worden gestuurd in het kader van de beoordeling van het verslag.
• De betekenis voor en toepassing in de zorg en preventie van longziekten.
• Een overzicht van de direct uit het gesubsidieerde Onderzoeksproject voortgekomen of te verwachten publicaties.
• Naast een wetenschappelijke rapportage vraagt Xxxxxxxxx om een Nederlandse samenvatting over de voortgang op een begrijpelijke manier voor leken. Deze lekensamenvatting is onderdeel van het voortgangsrapportageformulier en is ervoor bedoeld om patiënten, donateurs en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van de voortgang van het Onderzoeksproject.
8. Uit de voortgangs- en eindrapportages dient duidelijk te blijken welke inspanningen zijn verricht om de kennisbenutting van de projectresultaten tebevorderen.
9. Ingeval van een proefschrift door de Organisatie dient binnen één maand na het afronden van
het proefschrift een digitaal exemplaar aan Longfonds te worden gestuurd. De kosten van het drukken van een proefschrift vallen onder de benchfee.
10. De subsidieverkrijgende Organisatie stemt ermee in dat gegevens uit de projectaanvraagformulieren, voortgangsverslagen en eindrapporten door Longfonds mogen worden opgenomen in een openbare projectverantwoording.
11. Het Onderzoek wordt in de Organisatie verricht door en/of onder leiding van de Projectleider. De Organisatie en de Projectleider staan er jegens Longfonds voor in dat steeds voldoende (Onderzoeks)medewerkers met adequate kwalificaties, ervaring en deskundigheid beschikbaar zullen zijn ten behoeve van het Onderzoek, en dat voorts alle andere al dan niet direct bij het Onderzoek betrokken derden de verplichtingen voortvloeiende uit deze Overeenkomst, voor zover voor hen relevant, nauwgezet en volledig zullen naleven.
Artikel 7
Kennisbenutting
Longfonds streeft ernaar dat haar uitgaven voor de door haar gesubsidieerde Onderzoeksprojecten van wetenschappelijk onderzoek een maximaal nuttige besteding vormen van de haar door donateurs en anderen ter beschikking gestelde gelden. De uitkomsten van de door haar ondersteunde Onderzoeksprojecten dienen een doelmatige bijdrage te leveren voor de uiteindelijke toepassing van de dankzij haar gegenereerde kennis.
De doelmatigheid van die bijdrage wordt gerealiseerd door mogelijk toepassingsgericht vervolgonderzoek en/of door actieve kennisbenutting - professionele “technology transfer” (utilisatie) in samenwerking met geïnteresseerde partners - danwel op z’n minst “implementatie” in de zorgketen.
Xxxxxxxxx stelt zich deze nuttige besteding respectievelijk kennisbenutting ten doel niet alleen ten behoeve van individuele patiënten, maar ook om de resultaten van het Onderzoek in den brede ten goede te laten komen aan de verbetering van de Nederlandse gezondheidszorg en de patiënt van morgen.
Teneinde deze doelstellingen ook daadwerkelijk en meetbaar te kunnen concretiseren verlangt Longfonds dat de door haar gesubsidieerde Organisaties, Projectleiders en onderzoekers zich nadrukkelijk en actief richten op de hiervoor genoemde kennisbenutting. Hieronder wordt aangegeven hoe dit volgens Longfonds dient te worden bereikt.
1. De gesubsidieerde Organisaties, Projectleider en onderzoekers dienen te allen tijde, maar met name bij het opstellen van de voortgangsverslagen en het eindrapport alert te zijn op en actief na te gaan:
a. of het gesubsidieerde Onderzoek qua resultaten zodanig beloftevol is dat er een noodzaak bestaat voor verder toepassings gericht vervolgonderzoek (zulks in nauw overleg met Longfonds), en/of
b. dat de resultaten van dat Onderzoek al zodanig concreet zijn dat onderzocht zou moeten worden of ze met het oog op de mogelijkheid van kennisbenutting geoctrooieerd danwel anderszins beschermd zouden moeten worden.
Zodra de noodzaak van een toepassingsgericht vervolgonderzoek en/of bescherming van een dergelijke “octrooiwaardige” vinding zich voordoet, dienen de gesubsidieerde Organisaties, de Projectleider en/of de betrokken onderzoekers Longfonds daarvan onverwijld schriftelijk op de hoogte te stellen zodat de noodzakelijke activiteiten tijdig kunnen worden ingezet. Deze activiteiten kunnen bestaan uit het na overleg met Longfonds doen onderzoeken van de octrooieerbaarheid van die vinding en/of het aanvragen van subsidie voor vervolgonderzoek bij Longfonds danwel een andere subsidiegever.
De voortgangs- en eindrapportages dienen zodanig beschreven te worden dat hieruit voor Longfonds en de Wetenschappelijke Advies Commissie blijkt of er mogelijkheden zijn om een traject voor kennisbenutting in te zetten.
2. In het specifieke geval van mogelijkheden voor octrooiering, geldt het volgende. Zolang Longfonds in het geval van een octrooiwaardige vinding beschermingsmaatregelen overweegt zullen de gesubsidieerde Organisatie, de Projectleider en de onderzoekers nauwlettend de aanwijzingen van Longfonds volgen en zullen zij niet zonder schriftelijke toestemming van Xxxxxxxxx overgaan tot het al dan niet vroegtijdig over het relevante onderwerp vertonen van een poster of het houden van een voordracht op congressen, laat staan het insturen van conceptpublicaties. Dit omdat daarmee de mogelijkheden van kennisbenutting ten behoeve van de patiënten respectievelijk de samenleving zouden worden gedwarsboomd. Longfonds zal posters, voordrachten of andere publicaties die betrekking hebben op de resultaten van het Onderzoek, niet langer vertragen dan 3 (drie) maanden.
Nadat een vinding is vastgelegd in een octrooiaanvraag zal Longfonds met de Projectleider in overleg treden over de concrete mogelijkheden van kennisbenutting (“technology transfer”) van die vinding.
De business development van de vinding zal in nauw overleg met Longfonds worden ondernomen. Eventuele opbrengsten van de hieruit volgende kennisbenutting zullen in eerste instantie toevallen aan Longfonds en eventuele co-subsidiënten. Daarna zullen deze besluiten in welke mate de onderzoeksgroep van de Projectleider een billijk aandeel dient te krijgen van de netto inkomsten (na betaling van octrooi- en andere kosten en uitgaven) ten behoeve van vervolgonderzoek.
3. Longfonds kan samen met Projectleiders bijeenkomsten/symposia organiseren, waarin onderdelen uit het programma worden belicht en besproken. Ook worden Onderzoeksprojecten in de regel afgesloten met een presentatie, bijvoorbeeld in de vorm van een conferentie over de behaalde resultaten. Projectleiders dienen hieraan hun medewerking te verlenen waarbij artikel 8 lid 2 van toepassing blijft. Dit geldt ook voor overige activiteiten in het kader van een communicatie- en implementatieplan van het Onderzoeksproject.
Artikel 8
Communicatie en publicatie
1. Van de Organisatie wordt verwacht dat zij, na instemming van en in overleg met Xxxxxxxxx over de inhoud en planning presentaties over haar projecten verzorgt en artikelen dan wel berichten in praktijktijdschriften, wetenschappelijke tijdschriften, en de algemene pers publiceert. Hierbij blijft artikel 8, lid 2 van toepassing. Alleen indien Longfonds in de publicatie is vermeld als subsidiegever, zal de betrokken publicatie worden meegeteld als uitkomst van het Onderzoeksproject. Longfonds ontvangt van iedere publicatie een digitaal exemplaar, tenzij anders overeengekomen. Longfonds zal op haar research website een link maken naar (het abstract van) gepubliceerde artikelen. In voorkomende gevallen zal hier extra aandacht aan besteed kunnen worden.
2. Na beëindiging van het Onderzoeksproject of wanneer de gegevens van het Onderzoek daartoe geschikt zijn (naar redelijk oordeel van Longfonds), mag de Organisatie de gegevens die uit het Onderzoek afkomstig zijn, voorbereiden voor publicatie. Om ervoor te zorgen dat Longfonds waar nodig opmerkingen en suggesties kan aanbrengen, wordt een voorgestelde publicatie door de Organisatie minimaal vijftien (15) kalenderdagen voorafgaand aan publicatie, openbare distributie of beoordeling door een publicatiecomité, ingediend bij Longfonds.
3. De Organisatie dient alle redelijke opmerkingen van Xxxxxxxxx met betrekking tot een voorgestelde publicatie, in de publicatie op te nemen. Na de periode voor beoordeling van een voorgestelde publicatie, zoals beschreven in lid 2 hierboven, heeft Xxxxxxxxx het recht om de Organisatie te verzoeken om de publicatie maximaal drie (3) maanden vanaf de datum van eerste indiening aan Xxxxxxxxx uit te stellen, om Longfonds in de gelegenheid te stellen stappen te ondernemen om zijn eigendomsgegevens en/of intellectuele eigendomsrechten en knowhow te beschermen. De Organisatie zal niet ongegrond haar goedkeuring onthouden aan een dergelijk verzoek.
4. In voorkomende gevallen kan Longfonds bij toekenning van de Subsidie bepalen dat openbaarmaking van de resultaten van een Onderzoeksproject door de Organisatie, niet geschiedt binnen een door Longfonds te bepalen periode van maximaal drie maanden na ontvangst van de resultaten door Longfonds.
5. In iedere publicatie, voordracht of poster over het gesubsidieerde Onderzoeksproject zal duidelijk worden vermeld dat het Onderzoek tot stand kwam met financiële steun van Xxxxxxxxx (Lung Foundation Netherlands). Voor voordrachten en posters kan het digitale Longfonds logo worden opgevraagd bij het bureau van Longfonds via xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. Longfonds kan besluiten de publicatie in een speciale reeks op te nemen met inachtneming van artikel 8 lid 2. Over de voorbereiding en afwikkeling van een en ander overlegt Longfonds tijdig met de Organisatie.
6. Indien de Organisatie de resultaten van het Onderzoeksproject in de publiciteit wil brengen, door middel van een persbericht, persconferentie, radio, televisie, internet of anderszins, dient vooraf overleg plaats te vinden met de afdeling communicatie van Longfonds. De inhoud van een persbericht dat betrekking heeft op de organisatie of activiteiten van Longfonds heeft de goedkeuring van Longfonds nodig. De Organisatie ziet er op toe dat in alle gevallen duidelijk wordt vermeld dat het Onderzoeksproject tot stand kwam met financiële steun van Xxxxxxxxx.
7. Het staat Longfonds vrij, na afstemming met de Organisatie, in haar communicatie informatie over de aard en de voortgang van het Onderzoeksproject naar buiten te brengen, zodanig dat wetenschappelijke publicatie en eventuele gevolgen voor de kennisbenutting niet gehinderd wordt. Longfonds ziet er op toe dat in alle gevallen duidelijk wordt vermeld door wie en in welke Organisatie het Onderzoeksproject is uitgevoerd.
8. Indien sprake is van geheime of vertrouwelijke gegevens dienen bij publicatie de nodige beperkingen in acht te worden genomen door zowel de subsidiegever als de subsidienemer. Hiermee wordt bedoeld: geen vrije verspreiding van die vertrouwelijke gegevens in welke vorm dan ook. De informatie kan op aanvraag worden verstrekt door de organisatie die de gegevens geheim/vertrouwelijk wil houden. Indien de Organisatie niet tot publicatie van de projectresultaten wenst over te gaan, is Xxxxxxxxx gerechtigd na overleg tot publicatie over de projectresultaten over te gaan. Bij elke publicatie wordt aangegeven wie de uitvoerder(s) en financier(s) zijn geweest.
9. Indien een subsidie gericht is of mede gericht is op de totstandkoming van een werk als bedoeld in artikel 10, onder 1°, van de Auteurswet 1912, draagt de subsidieverkrijgende Organisatie er zorg voor auteursrechthebbende te zijn ter zake van dat werk.1
10. De resultaten van Longfonds-Onderzoeksprojecten dienen zonder verdere vergoeding voor de subsidieverkrijgende Organisatie ter beschikking te komen van de Nederlandse bevolking dan wel van andere projecten op hetzelfde terrein.
11. De Organisatie verklaart zich bereid om -ook na afronding van het Onderzoeksproject- volledige medewerking te verlenen aan door Xxxxxxxxx op te stellen enquêtes, overzichten, wervingsbrieven voor donateurs enz. over het project en de behaalde resultaten.
12. Xxxxxxx aanvaarding van een subsidie voor onderzoek dat resulteert in auteursrechtelijk werk
en/of databanken, geeft de (Organisatie van de) auteursrechthebbende respectievelijk de producent van de databank(en) toestemming voor het volgende: “Longfonds kan ter bevordering van de kennisoverdracht van onderzoeksresultaten nadere voorwaarden stellen omtrent de
auteursrechten en eigendomsrechten op databanken die in het kader van het onderzoek worden gecreëerd. Databanken met bijbehorende toelichting worden in elk geval - dus ook in
geval hierop geen eigendomsrechten van Longfonds rusten - op door Longfonds aan te geven wijze beschikbaar gesteld voor gebruik door andere wetenschappelijk onderzoekers.” Longfonds kan dus nadere eisen stellen aan het beschikbaar stellen van gegevensverzamelingen ten behoeve van een intensiever en efficiënter gebruik van deze gegevens.
1 Het kan voorkomen dat de subsidie wordt verstrekt (mede) om een bepaalde publicatie tot stand te brengen. Indien de subsidieontvanger de totstandkoming van een dergelijk werk uitbesteedt aan derden kan over het auteursrecht discussie ontstaan. In de praktijk komt het voor dat er bij publicatie (onvoorziene) problemen ontstaan doordat die derden beroep op hun auteursrecht doen. Om dergelijke problemen te voorkomen is deze bepaling opgenomen. Het verplicht de subsidieontvanger om met degenen die bij de totstandkoming van een werk worden ingeschakeld uitdrukkelijk overeen te komen dat het auteursrecht komt te berusten bij de opdrachtgever, in casu de subsidieontvanger.
Artikel 9
Aansprakelijkheid en Verzekering
1. De Organisatie vrijwaart Longfonds voor de schade die het gevolg is van de niet-naleving van de in deze Toekenningsvoorwaarden 2024 en bijlagen opgenomen verplichtingen en/of aan grof onzorgvuldig/nalatig handelen door de Organisatie en/of de Projectleider en/of haar medewerkers.
2. De Organisatie vrijwaart Longfonds voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de verrichte activiteiten en de daarmee samenhangende door of vanwege de Organisatie verspreide publicaties.
3. Longfonds is nimmer aansprakelijk voor in het Onderzoek veroorzaakte schade door dood of letsel van proefpersonen die zich openbaart gedurende deelname en/of na beëindiging van de proefpersoon aan het Onderzoek.
4. Longfonds is nimmer aansprakelijk voor enige indirecte schade, gevolgschade of enige andere bijkomstige schade (waaronder, maar niet gelimiteerd tot gederfde omzet of winst, verlies van data, verlies van het gebruik van apparatuur) geleden door de Organisatie, diens werknemers, proefpersonen, patiënten of derden.
5. De Organisatie en de Projectleider zijn verplicht om zich, in het kader van het Onderzoek, adequaat te verzekeren tegen door het Onderzoek veroorzaakte schade door dood of letsel van proefpersonen die zich openbaart gedurende deelname van de proefpersoon aan het onderzoek of na beëindiging van diens deelname aan het Onderzoek.
6. De verzekering dient te voldoen aan de eisen die daaraan worden gesteld op grond van de W et Medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) en het Besluit verplichte verzekering bij Medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen.
7. Het Onderzoek wordt door de Organisatie en Projectleider zelf geïnitieerd en gemonitord, Longfonds treedt nimmer op als sponsor in de zin van de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO).
8. De Organisatie en de Projectleider dienen hun overige aansprakelijkheidsrisico’s voldoende te verzekeren en verzekerd te houden, waaronder begrepen verzekering van haar roerende en onroerende goederen tegen het risico van diefstal en brand alsmede tegen het risico van wettelijke aansprakelijkheid tegenover derden, alsmede verzekering voor vrijwilligers, die werkzaamheden verrichten in het kader van de gesubsidieerde activiteiten.
De Organisatie zorgt er voor dat de Subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze wordt verleend.
1. De subsidieverkrijgende Organisatie zorgt er voorts voor dat:
a) de administratie op overzichtelijke en doelmatige wijze wordt gevoerd;
b) aan alle ontvangsten en uitgaven deugdelijke bewijsstukken, waaruit de aard en de omvang van de geleverde goederen of van verrichte diensten duidelijk blijken, aanwezig zijn.
2. Baten en lasten van een Onderzoeksproject die door middel van interne en externe doorberekeningen worden toegerekend, worden bepaald op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. Voor zover hierin lasten zijn begrepen van materiële vaste activa, worden deze lasten op basis van aanschaffingsprijzen van die activa berekend.
3. Vergoedingen die de subsidieverkrijgende Organisatie ten laste van het Onderzoeksproject betaalt van of aan derden, vanwege geleverde diensten of goederen zijn niet hoger dan bedrijfseconomisch verantwoord en maatschappelijk gangbaar.
1. De Organisatie verstrekt aan de door Longfonds aangewezen personen op hun verzoek alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een juiste vervulling van hun taak. De bescheiden worden op één adres getoond en de inlichtingen, op verzoek, schriftelijk verstrekt. Zo nodig verstrekt de Organisatie de verlangde gegevens op zodanige wijze dat deze niet tot personen herleidbaar zijn, opdat geen inbreuk gemaakt kan worden op het recht van de betreffende personen op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.
2. Ook anderszins wordt door de Organisatie zoveel mogelijk medewerking verleend teneinde de door Longfonds aangewezen personen in staat te stellen hun taak op een juiste wijze te vervullen.
De Organisatie doet zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan Longfonds van omstandigheden die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de Subsidie. Daarbij worden alle relevante stukken aan h Longfonds overlegd, (zie ook artikel 5 lid 6 en artikel 4 lid 4).
Paragraaf VI, afrekening
Artikel 14
1. Binnen drie maanden na afloop van het Onderzoeksproject dient de Organisatie een verantwoording in. De verantwoording bestaat uit:
a. de eindrapportage (via het formulier ‘Final Report’ van Longfonds), bedoeld in artikel 6, lid 7;
b. een eindspecificatie (met een controleverklaring conform model C bij een subsidiebedrag van € 50.000,-- en hoger).
c. indien de verantwoording is ondertekend door een of meer andere personen die op grond
van de statuten bevoegd zijn de subsidieverkrijgende Organisatie te vertegenwoordigen: een afschrift van de volmacht op grond waarvan de verantwoording door die andere persoon of personen is ondertekend.
2. De eindspecificatie geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de aanwending en de besteding van de subsidie door de Organisatie en geeft de nodige informatie om de Subsidie vast te stellen. De specificatie sluit aan op de indeling van de bij de aanvraag ingediende begroting. Belangrijke verschillen tussen specificatie en begroting dienen door de Organisatie te worden toegelicht in de eindspecificatie. Een eindspecificatie dient voorts voldoende inzicht te geven in het verschil tussen de met de gefinancierde activiteiten samenhangende werkelijke lasten, voor zover opgenomen in een door Longfonds goedgekeurde begroting en de met de gefinancierde activiteiten samenhangende baten.
Artikel 15
1. De eindspecificatie gaat vergezeld met een rapportage (formulier ‘Final Report’) omtrent de naleving van de toekenningsvoorwaarden door de Organisatie, opgesteld door de accountant overeenkomstig een door Longfonds vast te stellen protocol, dat als bijlage B bij deze voorwaarden is opgenomen en met gebruikmaking van de in bijlage C opgenomen model-controleverklaring.
2. De Organisatie draagt er zorg voor dat de accountant meewerkt aan door of namens Xxxxxxxxx in te stellen onderzoek naar de door de accountant verrichte (controle)werkzaamheden. De daaraan verbonden kosten worden geacht te zijn begrepen in de Subsidie.
3. Het eerste en tweede lid zijn niet van toepassing indien het totaal van de door Longfonds verleende subsidie minder dan € 50.000,-- bedraagt. In dat geval dient alleen een specificatie van de personele en materiële kosten te worden meegezonden met het formulier ‘Final Report’.
Binnen drie maanden na ontvangst van de totale verantwoording, zoals vastgelegd in artikel 15 lid 1, wordt de Subsidie definitief vastgesteld door Longfonds.
Paragraaf VII, Beëindiging
1. De Organisatie dient Longfonds te informeren als de Projectleider zijn dienstverband bij de Organisatie beëindigt of geen connectie meer heeft met de Organisatie of op andere wijze niet meer beschikbaar is als de Projectleider. In een dergelijk geval dient de Organisatie alle redelijke pogingen te ondernemen om een vervanging te vinden die acceptabel is voor zowel de Organisatie als Longfonds, met inachtneming van de doorslaggevende verplichtingen van de Organisatie ten aanzien van personen die deelnemen aan medisch-wetenschappelijke onderzoeken en individuele patiëntenzorg. Als er geen wederzijds acceptabele vervanging kan worden gevonden, waarbij een door de Organisatie voorgestelde vervanging niet op onredelijke gronden wordt onthouden door Longfonds, is Longfonds gerechtigd haar verplichtingen op te schorten of de overeenkomst voor het toekennen van Subsidie met de Organisatie waarvan deze Toekenningsvoorwaarden 2024 deel uit maken te beëindigen.
2. Longfonds is gerechtigd deze overeenkomst voor het toekennen van Subsidie na schriftelijke kennisgeving aan de Organisatie met onmiddellijke ingang te beëindigen en de reeds verstrekte bedragen terug te vorderen na elke wezenlijke schending van, of het nalaten te voldoen aan, de voorwaarden van overeenkomst voor het toekennen van Subsidie en/of de Toekenningsvoorwaarden 2, door de Organisatie, de Projectleider, diens medewerkers en/of derden, waarbij een dergelijke schending of nalatigheid, indien deze hersteld kan worden, niet binnen dertig (30) dagen hersteld is na kennisgeving door Xxxxxxxxx die een dergelijk herstel vereist.
3. Onverminderd het in lid 2 van dit artikel bepaalde is Longfonds gerechtigd, indien er aanwijzingen zijn dat door of namens de Organisatie en/of Projectleider onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt of indien de in deze bepalingen vervatte voorschriften die Longfonds aan het verlenen van de Subsidie heeft verbonden niet zijn nageleefd, de toezegging voor het verlenen van Subsidie te wijzigen dan wel in te trekken, het verstrekken van subsidievoorschotten op te schorten of de Subsidie lager vaststellen.
4. Iedere Partij mag de overeenkomst voor het toekennen van Subsidie na schriftelijke kennisgeving aan de andere Partijen met onmiddellijke ingang beëindigen in de volgende gevallen:
- als één van de Partijen is ontbonden;
- als één van de Partijen failliet is verklaard of als er een aanvraag tot faillissement tegen deze Partijen is aangevraagd.
5. Longfonds is na beëindiging volgens lid 1 van dit artikel uitsluitend gehouden de redelijke kosten te vergoeden die de Organisatie tot op de datum van beëindiging aantoonbaar heeft gemaakt in verband met verrichte werkzaamheden, alsmede alle te betalen uitgaven na datum van beëindiging die voortkomen uit redelijke en noodzakelijke verplichtingen van de Organisatie voor de uitvoering van het Onderzoek. Longfonds is steeds gerechtigd de nog te vergoeden kosten te verrekenen met eventuele openstaande vorderingen van Longfonds op de Organisatie.
Paragraaf VIII, slotbepalingen
1. De artikelen 4, 7, 8, 9, 10, 11, 12 , 13, 14, 15, 18 en 19 van deze Toekenningsvoorwaarden 2024 blijven ook na beëindiging van de overeenkomst voor het toekennen van Subsidie en eventuele aanvullingen, dan wel van andere overeenkomsten die hieruit voortvloeien geldig.
2. Alle gegevens, knowhow alsmede overige informatie, die door Partijen in het kader van deze Toekenningsvoorwaarden 2024, de overeenkomst voor het toekennen van Subsidie en eventuele aanvullingen, dan wel van andere overeenkomsten die hieruit voortvloeien wordt uitgewisseld en een vertrouwelijk karakter heeft, dan wel naar zijn aard als vertrouwelijk moet worden aangemerkt, zal door de ontvangende Partij vertrouwelijk worden behandeld en de ontvangende Partij zal daarbij tenminste dezelfde zorgvuldigheid in acht nemen, welke zij ter zake van haar eigen vertrouwelijke informatie in acht behoort te nemen.
3. Op deze Toekenningsvoorwaarden 2024, de overeenkomst voor het toekennen van Subsidie en eventuele aanvullingen, dan wel van andere overeenkomsten die hieruit voortvloeien, is Nederlands recht van toepassing.
4. Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van deze Toekenningsvoorwaarden 2024, de overeenkomst voor het toekennen van Subsidie en eventuele aanvullingen, dan wel van andere overeenkomsten die hieruit voortvloeien en die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht.
5. De Organisatie is niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit deze Toekenningsvoorwaarden 2024, de overeenkomst voor het toekennen van Subsidie en eventuele aanvullingen, dan wel van andere overeenkomsten die hieruit voortvloeien aan derden over te dragen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Longfonds
6. Alle bijlagen zijn onlosmakelijk aan deze Toekenningsvoorwaarden 2024 verbonden.
7. In geval van discrepantie tussen hetgeen in de tekst van deze Toekenningsvoorwaarden 2024 is bepaald en hetgeen in de tekst van de bijlagen staat, prevaleert hetgeen in de tekst van deze Toekenningsvoorwaarden 2024 is bepaald.
Bijlagen A, B, C, D
A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting B Controleprotocol toekenningsvoorwaarden
C Controleprotocol toekenningsvoorwaarden – model controleverklaring t.b.v. eindrapportage D Subsidietoekenning: een overzicht
Bijlage A, behorende bij de Toekenningsvoorwaarden van het Longfonds
Richtlijnen voor het opzetten van de begroting
Longfonds is één van de gezondheidsfondsen die zich verenigd hebben in de ‘Samenwerkende GezondsheidsFondsen’ (SGF) (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx). Ten aanzien van de financiering van wetenschappelijk onderzoek heeft de SGF zich sinds 2008 bereid verklaard om (zoveel mogelijk) te werken volgens de afspraken uit de overeenkomst tussen NWO en VSNU, beschreven in het ‘Akkoord bekostiging wetenschappelijk onderzoek 2008’. Ook de NFU (namens UMC’s), KNAW en ZonMW hebben zich hierbij aangesloten. Deze overeenkomst tussen NWO en VSNU is te vinden om de research website van Longfonds (xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx)
Voor de bekostiging van wetenschappelijke onderzoeksprojecten met een Longfonds subsidie zal Longfonds zoveel mogelijk volgens deze overeenkomst werken, maar hanteert op sommige punten haar eigen voorwaarden om aan het eigen organisatiebeleid te kunnen voldoen. De ‘Toekenningsvoorwaarden’ van Longfonds zijn steeds leidend bij het opstellen van de begroting.
Subsidieronde 2024
Voor de subsidieronde 2024 gelden richtlijnen ten aanzien van het opstellen van een begroting en het uitbetalen van de subsidie. Deze richtlijnen staan hieronder beschreven.
A. Hoogte van de subsidie (consortium onderzoek)
De maximale subsidie voor 2024 voor Onderzoeksprojecten binnen de subsidieronde voor consortium onderzoek is vastgesteld op € 650.000. Het vaststellen van de maximale Subsidie voor een Onderzoeksproject gebeurt op basis van de ingediende begroting door de Projectleider/ financiële administrateur. Hierbij wordt uitgegaan van de bedragen zoals deze zijn opgesteld in de uitgewerkte subsidieaanvraag (Grant Application). De definitieve Subsidie wordt vastgesteld na afloop van het Onderzoeksproject en gebeurt op basis van de eindafrekening en de controleverklaring van een accountant.
B. Richtlijnen voor het opstellen van de begroting / te vergoeden kosten
Als richtlijn voor het opstellen van de begroting gelden de afspraken uit het akkoord tussen de VSNU en NWO. Hierin zijn drie posten opgenomen, namelijk 1. personeelskosten, 2. materiële kosten en 3. benchfee.
1. personeelskosten
Voor de personeelskosten wordt op grond van het akkoord tussen de Samenwerkende Gezondheidsfondsen (SGF) en NWO een vergoeding beschikbaar gesteld voor de looptijd van het Onderzoek voor het aanstellen van onderzoekers en/of ondersteunend personeel. Deze vergoeding wordt op het moment van toekenning berekend, uitgaande van de duur van de aanstelling(en). De vergoeding kan als volgt worden opgebouwd:
a) een basis salarisbedrag uitgaande van de vastgestelde normen, vakantietoeslag en eindejaarsuitkering;
b) een opslag voor werkgeverslasten;
c) een opslag voor overige personeelskosten;
d) een ‘einde project vergoeding’ ten behoeve van eventuele verlengingen, (afkoop) wachtgeldlasten, bindingspremies, afwijkende inschalingen en dergelijke.
Longfonds hanteert geen vaste CAO als uitgangspunt. De gesubsidieerde Organisaties kunnen zelf aangeven welke CAO gevolgd wordt.
Als voorbeeld:
1a. Basis salaris
Als basis salaris voor promovendi (en andere vergelijkbare functies) kan de cao-NU gevolgd worden. Voor promovendi wordt de vergoeding dan berekend op basis van een fulltime inzet in een periode van maximaal vier jaar.
Voor het salaris van de overige medewerkers, gedurende de gehele looptijd van het te financieren dienstverband, heeft de volgende inschaling de voorkeur:
- Senior wetenschappelijk medewerker (waaronder postdocs en andere onderzoekers op vergelijkbaar niveau): schaal/trede 11.0 CAO-NU
- NWP op MBO-niveau: schaal/trede 7.5 CAO-NU
- NWP op HBO-niveau: schaal/trede9.3 CAO-NU
- NWP op academisch niveau: schaal/trede 11.2 CAO-NU
Salarisniveau, percentage vakantietoeslag en percentage eindejaarsuitkering kunnen worden overgenomen uit de vastgestelde bedragen en percentages van uw meest actuele CAO.
1b. Opslag werkgeverslasten: Opslag werkgeverslasten kunnen worden opgevoerd in de begroting. Maak voor de percentages gebruik van uw meest actuele CAO.
1c. Opslag overige personeelskosten: Opslag overige personeelskosten kunnen worden opgevoerd in de begroting. Maak voor de percentages gebruik van uw meest actuele CAO.
1d. Einde projectvergoeding: De einde projectvergoeding kan worden opgevoerd in de begroting. Dit geldt niet bij een feitelijke aanstellingsduur van minder dan een jaar. Maak gebruik van de bedragen uit uw meest actuele CAO.
2. Materiële kosten
De materiële kosten worden vergoed conform de in de subsidieverlening toegekende bedragen. Het betreft alleen de directe materiële kosten, voor zover aangevraagd en toegekend. De kosten voor infrastructuur (huisvesting, kantoorautomatisering) en overhead worden niet vergoed. Kosten voor apparatuur vervaardigd in eigen beheer kunnen vergoed worden indien dit tijdig is aangevraagd en vervolgens is toegekend door Longfonds.
3. Benchfee
C. Bekostigingsmethodieken betalingsritme van Longfonds
Longfonds betaalt uit in termijnen (per kwartaal) vanaf de startdatum van het onderzoeksproject. Gedurende de looptijd van het Onderzoeksproject kan soepel worden omgegaan met budgetten. Budgetten voor analytische ondersteuning kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor de aanstelling van duurder personeel of een hoger materieel krediet voor het onderhavige Onderzoeksproject. Bij wijzigingen geldt zowel voor looptijd, personeel en budget dat Longfonds direct geïnformeerd dient te worden. Uitgangspunt bij onderzoeksprojecten blijft dat voor de volledige projectduur wetenschappelijk personeel wordt aangesteld en dat de oorspronkelijke doelen behaald worden.
Samengevat:
- Longfonds kent voor consortia een maximale subsidie van € 650.000 (incl. benchfee) toe;
- Financiële administrateurs van een universiteit maken vooraf een begroting voor een Onderzoeksproject. Met behulp van de richtlijn genoemd onder punt B wordt hier de hoogte van de subsidie op afgestemd.
- Projectleiders dienen jaarlijks zowel een inhoudelijke rapportage en een financieel overzicht in, opgesteld door een (interne) financiële administrateur.
- Na afronding van een Onderzoeksproject ontvangt Longfonds zowel een inhoudelijke eindrapportage, als een door een accountant gewaarmerkte financiële eindverantwoording.
- De 10% van de totaal toegekende Subsidie wordt pas uitbetaald na goedkeuring van zowel de inhoudelijke rapportage, als de financiële eindverantwoording.
- Eventuele afwijkingen in de financiële eindverantwoording, worden indien de afwijking meer dan 10% is als te veel betaalde subsidie teruggevorderd.
- De aanmelding van het wetenschappelijk personeel/de projectmedewerker is bepalend voor de start van het Onderzoeksproject en dus voor de start van de financiering.
- Op de subsidietoekenningen in 2024 zijn de op dat moment geldende bekende Nederlandse CAO’s van toepassing.
Bijlage B, behorende bij de Toekenningsvoorwaarden van Longfonds
Controleprotocol Toekenningsvoorwaarden Longfonds
In de brief waarmee de Subsidie is verleend, kunnen afwijkende en aanvullende subsidievoorwaarden zijn opgenomen. De accountant neemt van de inhoud van deze brief kennis en betrekt de naleving van de eventueel opgenomen nadere subsidievoorwaarden in de controle.
De accountant stelt zijn verklaring op in overeenstemming met het in bijlage C opgenomen model. In de verklaring noemt de accountant de brief of brieven waarmee de subsidie is verleend. Als in de (eind)specificatie al melding wordt gemaakt van deze brieven, mag de accountant daarnaar verwijzen met behulp van paragraaf-, paginanummers of dergelijke.
Voor zover de Organisatie subsidievoorwaarden niet heeft nageleefd maakt de accountant daarvan melding in zijn verklaring. Als de leiding van de Organisatie in de (eind)specificatie al melding maakt van de subsidievoorwaarden die niet zijn nageleefd, mag de accountant daarnaar verwijzen met behulp van paragraaf-, paginanummers of dergelijke.
Bij de controle op basis waarvan de rapportage over de naleving van de subsidievoorwaarden, bedoeld in artikel 15 eerste lid van de Toekenningsvoorwaarden, plaatsvindt, besteedt de accountant aan de naleving van de hierna genoemde artikelen van die voorwaarden de daarbij aangegeven aandacht.
Artikel Soort aandacht
5, lid 2 normale aandacht
11 normale aandacht
14 normale aandacht
15 normale aandacht
17 normale aandacht
Onder normale aandacht wordt verstaan: controle met dezelfde diepgang die de accountant in acht neemt bij de controle van een jaarrekening.
Onder speciale aandacht wordt verstaan: controle waarbij de accountant nadrukkelijk beziet of de desbetreffende subsidiebepalingen zijn nageleefd. In dit geval moet dus verder worden gegaan dan bij de controle die normaal op een jaarrekening wordt uitgeoefend.
Onder procedurele aandacht wordt verstaan: controle waarbij er op wordt toegezien of procedures in het leven zijn geroepen om te waarborgen dat aan de desbetreffende voorschriften wordt voldaan, of het volgen van die procedures leidt tot naleving van die voorschriften en of die procedures in feite zijn gevolgd.
Aan de niet genoemde artikelen van de Toekenningsvoorwaarden behoeft bij de controle geen aandacht te worden besteed, met dien verstande dat teneinde de controle op de hierboven genoemde artikelen goed te kunnen verrichten kennisneming van de Toekenningsvoorwaarden en de niet genoemde artikelen noodzakelijk is.
Bijlage C, behorende bij de Toekenningsvoorwaarden van Longfonds
Model gewaarmerkte accountantsverklaring behorende bij het Formulier
‘Final Report’ (eindrapportage)
CONTROLEPROTOCOL TOEKENNINGSVOORWAARDEN LONGFONDS
OP DIT MODEL MAG SLECHTS VOOR ÉÉN LONGFONDS- PROJECT TEGELIJK EEN VERKLARING WORDEN AFGEGEVEN.
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Afgegeven ten behoeve Longfonds & patiëntenorganisatie stichting
Aan: <Opdrachtgever>
Opdracht
Wij hebben het bijgevoegde en door ons gewaarmerkte ‘financieel verslag’ van <naam entiteit> te
<statutaire vestigingsplaats> gecontroleerd. Het ‘financieel verslag’ is opgesteld onder verantwoordelijk van het bestuur2 van de entiteit3.
Verantwoordelijkheid van het bestuur4
Het bestuur5 van de entiteit6 is verantwoordelijk voor het opstellen van het ‘financieel verslag’ in overeenstemming met de bepalingen van het ‘Handboek XXX’ en de nader gestelde verplichtingen in de XXX. Het bestuur7 is tevens verantwoordelijk voor een zodanig interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van het ‘financieel verslag’ mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over het ‘financieel verslag’ op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol zoals opgesteld door de Longfonds & patiëntenorganisatie stichting. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het ‘financieel verslag’ geen afwijkingen van materieel belang bevat.
2 Afhankelijk van de aard van de entiteit te vervangen door een meer passende aanduiding zoals ‘directie’, etc.
3 Afhankelijk van de aard van de entiteit te vervangen door een meer passende aanduiding zoals ‘vennootschap’, ‘vereniging’, ‘stichting’, etc.
4 Zie footnote 1
5 Zie footnote 1
6 Zie footnote 2
7 Zie footnote 1
Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en toelichtingen in het ‘financieel verslag’. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste professionele oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat het ‘financieel verslag’ een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van het ‘financieel verslag’ door de entiteit8, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.
Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de entiteit9. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het ‘financieel verslag’.
Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.
Oordeel
Naar ons oordeel is het ‘financieel verslag’, aangevende het bedrag van € <bedrag invullen> aan kosten en inkomsten, in alle van materieel belang zijnde aspecten in overeenstemming met de bepaling van het ‘Handboek XXX’ en de nader gestelde verplichtingen in de XXX.
Overige aspecten – beperking in gebruik en verspreidingskring
Het ‘financieel verslag’ is opgesteld om …..<naam entiteit> in staat te stellen te voldoen aan het
‘Toekenningsvoorwaarden 2024’ van de Longfonds & patiëntenorganisatie stichting. Het ‘financieel verslag’ hoeft derhalve niet geschikt te zijn voor andere doeleinden. Onze rapportage is louter bestemd voor de Longfonds & patiëntenorganisatie stichting en dient niet te worden verspreid of te worden gebruikt door anderen dan de Longfonds & patiëntenorganisatie stichting.
<Plaats, datum>
<Naam accountantsorganisatie>
<Naam externe accountant>
8 Zie footnote 2
9 Zie footnote 2
Bijlage D, Na toekenning van een subsidie: een overzicht
Afbakening
Deze bijlage D is een verkort en niet-uitputtend overzicht van de toekenningsvoorwaarden, de toekenningsvoorwaarden prevaleren altijd boven deze bijlage.
Correspondentie
Longfonds kent aan ieder onderzoeksvoorstel een projectnummer toe. Bij elke correspondentie met Xxxxxxxxx dient vermeld te worden:
- Het projectnummer van Xxxxxxxxx;
- De naam van de penvoerder. De penvoerder is de Hoofdaanvrager van de subsidie. Correspondentie die hier niet aan voldoet, kan niet in behandeling worden genomen. Correspondentie over een multicenter uitgevoerd onderzoek dient altijd via de in de Toekenningsbrief benoemde Hoofdaanvrager (penvoerder) te verlopen. Hij/zij is het officiële aanspreekpunt voor Longfonds.
Thema
Onderzoeksvoorstellen kunnen alleen worden ingediend en toegekend indien deze passen binnen één van de drie thema’s van Longfonds; preventie van longziekten; zorg en behandeling van longziekten; en/of diagnose. Binnen elk thema heeft Longfonds subthema’s benoemd. Deze sub-
thema’s komen voort uit de onderzoeksagenda van Xxxxxxxxx, zie ook xxx.xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx
Uitvoer van onderzoeksprojecten
Het onderzoek dient te worden uitgevoerd in overeenstemming met het goedgekeurde werkplan - zoals weergegeven in de subsidieaanvraag - rekening houdend met eventuele aanbevelingen van de referenten en/of Wetenschappelijke Advies Commissie van Longfonds. Indien er wijzigingen ten opzichte van het originele werkplan noodzakelijk zijn om het onderzoek in de juiste richting te sturen, dienen deze altijd onmiddellijk, voorafgaand aan een wijziging, schriftelijk ter goedkeuring aan Longfonds te worden voorgelegd. Xxxxxxxxx laat zich bij het nemen van een besluit over goedkeuring van een voorgestelde wijziging, adviseren door haar Wetenschappelijke Advies Commissie. Enkel na schriftelijke goedkeuring door Longfonds mogen de wijzigingen worden doorgevoerd in het onderzoek.
Subsidie wordt verleend onder de opschortende voorwaarde dat, indien van toepassing, het onderzoek is getoetst en een verklaring van geen bezwaar is afgegeven door de Medisch Ethische Commissie en/of de Ethische Commissie voor Dierexperimenteel Onderzoek van de Organisatie waar het onderzoek wordt uitgevoerd.
Start van het onderzoek
Als begindatum van het onderzoek wordt aangehouden de eerste datum waarover subsidie wordt betaald, danwel de eerste datum genoemd in het ‘bevoorschottingsformulier’. De Hoofdaanvrager is verplicht om de begin- en einddata van eventuele deelprojecten, en mogelijk wijzigingen daarin, door te geven aan Longfonds. Indien er sprake is van een voorwaardelijke (gefaseerde) toekenning, dan wordt de financiering van de vervolgfase van het Onderzoeksproject pas gecontinueerd na schriftelijke bevestiging door Xxxxxxxxx dat aan alle gestelde eisen is voldaan. In geen enkel geval wordt de subsidie met terugwerkende kracht (dus voor de begindatum) vergoed.
Het onderzoek moet in ieder geval gestart zijn binnen zes maanden na de datum van toekenning. Indien deze startdatum niet wordt gehaald, dan heeft Xxxxxxxxx het recht om de toegezegde subsidie in te trekken.
Als einddatum geldt de begindatum plus de door Longfonds toegewezen subsidieperiode. Indien personeel gedurende de looptijd van de subsidieperiode wordt aangesteld, dient men bij de aanstelling rekening te houden met de einddatum van de subsidieperiode.
Bij onvoldoende voortgang van het onderzoek, uitsluitend ter beoordeling door Longfonds, is Longfonds ten allen tijde gerechtigd om de financiering tussentijds te beëindigen en/of terug te vorderen.
Monitoring - rapportages
De Projectleider van het onderzoeksproject dient aan Xxxxxxxxx te rapporteren over het verloop van het onderzoek en de resultaten van de voorafgaande periode. Longfonds zal hiervoor tijdig de benodigde formulieren opsturen en de exacte termijnen vermelden waarbinnen de rapportage ingediend moet zijn. Algemeen geldt dat er jaarlijks gerapporteerd dient te worden over de voortgang van het onderzoeksproject. Halverwege de looptijd van het onderzoeksproject worden de Projectleider(s) uitgenodigd om de voortgang te presenteren aan (een deel van) de Wetenschappelijke Advies Commissie van Longfonds. Data en locatie zullen tijdig worden afgestemd. Overigens is Longfonds gerechtigd om op ieder gewenst moment informatie te vragen over de uitvoering en voortgang van het onderzoeksproject, ook door middel van werkbezoeken.
Voor schriftelijke voortgangsrapportages geldt een rapportagetermijn van een maand. Voor schriftelijke eindrapportages geldt dat deze binnen 3 maanden na de vastgestelde einddatum bij Longfonds ingeleverd dienen te zijn. Alle rapportages dienen aan de gebruikelijke wetenschappelijke maatstaven te voldoen. Bij de beoordeling van de voortgangsrapportages zullen de behaalde resultaten worden vergeleken met de tevoren opgegeven doelen. De Projectleider van het onderzoeksproject is er verantwoordelijk voor dat de doelen gehaald worden. Voor bijstelling van de doelen of voor andere wijzigingen moet altijd eerst schriftelijke toestemming van Xxxxxxxxx verkregen worden.
Naast een wetenschappelijke rapportage vraagt Xxxxxxxxx om een Nederlandse samenvatting over de voortgang op een begrijpelijke manier voor leken. Deze lekensamenvatting is onderdeel van het voortgangsrapportageformulier en is ervoor bedoeld om patiënten, donateurs en andere geïnteresseerden op de hoogte te houden van de voortgang van het onderzoeksproject.
Wetenschappelijke publicaties
De resultaten van het onderzoek dienen op de gebruikelijke internationaal toegankelijke wijze te worden gepubliceerd. Een kopie van de wetenschappelijke publicaties dienen na publicatie te worden opgestuurd naar Longfonds en te worden meegestuurd met de voortgangsrapportages en/of eindrapportage. Voor het vaststellen van de wetenschappelijke output van het Onderzoeksproject gelden alleen die publicaties waarin directe resultaten van het onderzoek worden gepubliceerd en waarop het projectnummer van Xxxxxxxxx staat vermeld.
Communicatie- publiciteit en voorlichting
Longfonds heeft het recht om het gesubsidieerde onderzoek en daaruit voortkomende resultaten te gebruiken voor publicitaire, voorlichtings- en of fondsenwervende activiteiten. Denk daarbij aan persberichten, radio- of televisie uitingen van Longfonds, activiteiten in het kader van een fondsenwervende campagne, het jaarverslag , artikelen voor de researchwebsite van Longfonds en dergelijke.
De betrokken onderzoekers van het onderzoeksproject geven, desgevraagd, volledige ondersteuning aan de eerder genoemde activiteiten door actieve medewerking aan onder andere het aanleveren van (actuele) gegevens, meewerken aan het opstellen van publicitaire teksten, het beschikbaar stellen van het logo(‘s) van de betrokken Organisatie(s), instellingen en dergelijke. In alle uitingen bepaalt Longfonds, in overleg met de betrokken onderzoekers) de inhoud, vorm en toonzetting van de uitingen.
Persuitingen over het onderzoek dat door Xxxxxxxxx wordt gesubsidieerd worden door de hoofdonderzoeker altijd vooraf gemeld aan Longfonds. De afdeling persvoorlichting/ communicatie zal per geval bekijken of samenwerking en of afstemming kan worden gezocht. Publiciteitsuitingen zonder schriftelijke toestemming van Xxxxxxxxx zijn niet toegestaan.
Congresbezoek, werkbezoek, publicatiekosten en proefschriften
Voor projectsubsidies die Longfonds heeft toegekend vanaf 2017 geldt dat de kosten voor congresbezoek, werkbezoek, publicatiekosten en voor het drukken van een proefschrift vallen onder de benchfee.
Deze begrotingspost ‘benchfee’ is opgenomen in de toegekende subsidie en bedraagt maximaal € 5.000,- per aangestelde onderzoeker: een PhD (uitgaande van een vierjaarsaanstelling) of senior wetenschappelijk medewerker (uitgaande van een tweejaarsaanstelling). Bij een aanstellingsduur korter dan vier respectievelijk twee jaar, wordt de benchfee proportioneel toegekend.
Longfonds heeft voorwaarden opgesteld aan het benutten van deze post. Deze voorwaarden zijn te vinden op de website van Longfonds xxx.xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.