Toelichting bij Contract Fondsenwerving

Toelichting bij Contract Fondsenwerving

Algemeen

De afspraken met Indeweer Organisatie Ondersteuning worden vastgelegd in een Contract en de bijbehorende Algemene Voorwaarden. Zij vormen samen het juridische raamwerk voor onze werkrelatie. Deze toelichting beschrijft het werk traject wat wij samen gaan bewandelen. Het heeft geen juridische status en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.

Reikwijdte van het contract

Het contract heeft uitsluitend betrekking op het afgesproken project, bijvoorbeeld geld inzamelen voor het inrichten van een ontmoetingsruimte. Dit staat exact omschreven in het Plan van Aanpak. Wilt u dat ik vervolgens ook werf voor bijvoorbeeld de cursus die uw organisatie nodig heeft, dan wordt dat een aparte opdracht.

Eén fondswerver per opdracht

In artikel 6.1 van de Algemene Voorwaarden is bepaald dat gedurende de looptijd van het contract geen andere fondswervers met een soortgelijke opdracht voor u bezig zijn. Hiermee wil Indeweer voorkomen dat verschillende partijen langs elkaar heen werken, en voor hetzelfde project bij hetzelfde fonds aankloppen, hetgeen averechts kan werken.

Wederzijdse vertrouwelijkheid

Het eerste deel van onze werkrelatie richt zich op het maken van een goed Plan van Xxxxxx. Hiervoor is veel informatie nodig zoals de statuten van uw stichting of vereniging, een uittreksel van de Kamer van Koophandel, de vorige jaarrekening, de begroting van het lopende jaar, een projectbegroting, een projectbeschrijving, eventuele aanbevelingen, eventuele offertes, foto’s van de ongewenste oude situatie en schetsen van de nieuwe situatie. Het spreekt voor zich dat ik al uw informatie, inclusief de gegevens die in de loop van het traject beschikbaar komen, vertrouwelijk zal behandelen.

Het Plan van Xxxxxx komt tot stand op grond van een Wervingsformat waarmee Indeweer werkzaam is. Het is u als opdrachtgever niet toegestaan dit Wervingsformat openbaar te maken.

Plan van Aanpak

Naar aanleiding van een oriënterend gesprek maakt Indeweer een Plan van Aanpak. Dit bestaat uit een Projectbeschrijving, diverse bijlagen, een begroting en dekkingsplan en aanbiedingsbrief. Daarnaast uit een voorstel van de Fondsen die aangeschreven gaan worden.

De Projectbeschrijving gaat uit van uw ideeën en is afgestemd op de wensen van de fondsen. Ik ga ervan uit dat u alle gegevens voor de Projectbeschrijving goed en binnen een redelijk tijdsbestek aanlevert.

Indeweer verzorgt alle voorbereidende werkzaamheden, maar u treedt officieel op als afzender.

In de praktijk betekent dit doorgaans dat een opdrachtgever mij van zijn briefpapier voorziet, dat ik brieven opstel en print en dat de opdrachtgever deze ondertekent. Vervolgens voeg ik de bijlagen toe en zorg voor verzending. Als opdrachtgever bent u de ontvanger van retourpost.

Er gaat niets de deur uit zonder uw goedkeuring

Het benaderen van potentiële gevers

Het Plan van Xxxxxx geeft aan welke bronnen worden benaderd en wie dat gaat doen. Hebt u eerdere contacten met een bepaald fonds en kent u daar de werkwijze, dan schrapt u dit fonds uit mijn Plan van

Aanpak. U zorgt er dan zelf voor dat het fonds wordt benaderd. Commissie bent u uitsluitend verschuldigd over fondsen die ik benader.

Besluit u bij het aanspreken van een mogelijke financier gebruik te maken van mijn Projectbeschrijving, dan betaalt u volgens de Algemene Voorwaarden artikel 6.2 commissie over het bedrag dat uw actie oplevert.

Het Plan van Aanpak bepaalt ook de volgorde in de benadering. Sommige fondsen en overheden willen pas worden aangesproken tegen het einde van het traject, nadat er al toezeggingen liggen van andere partijen.

Communicatie over en weer

Zodra het Plan van Xxxxxx van start gaat, worden potentiële geldgevers aangeschreven, gebeld, gemaild of bezocht. Dat genereert een stroom aan reacties die soms bij u en soms bij mij terechtkomen. Het is essentieel dat wij elkaar daarover wederzijds informeren.

De verslaglegging over en weer gebeurt via telefoon, mail en kopieën van correspondentie. Is meer uitgebreide verslaglegging gewenst, dan zorgen wij voor een gespreksverslag, dat aan u wordt gemaild en dat u binnen 14 dagen accordeert. In het Contract staat aangegeven wie namens uw organisatie als contactpersoon optreedt. Dat schept duidelijkheid in onze onderlinge contacten.

Publiciteit over behaalde resultaat

Het is belangrijk behaalde resultaten te delen met belangstellenden. Het is prettig als wij hiertoe kunnen afspreken behaalde resultaten te vermelden op onzer beider websites.

Daarnaast kan ik voor u persberichten verzorgen, om het behaalde resultaat en de gevers onder een groot publiek bekend te maken. Het schrijven van een persbericht valt niet onder het contract voor Fondsenwerven en wordt tegen een uurprijs van € 40,-­‐ (excl. btw) met u afgerekend.

De verschuldigde commissie

Fondsenwerven doe ik op basis van no cure no pay. Xxxxxx de actie niets op, dan bent u geen vergoeding verschuldigd, tenzij de werkzaamheden zo veelomvattend zijn dat vooraf een start bedrag wordt afgesproken. Te denken valt hierbij bijvoorbeeld aan het maken van extra filmmateriaal.

De commissie bedraagt 10% (excl. btw) voor projecten van € 35.000,-­‐ en meer, en 15% (excl. btw) voor projecten onder de € 35.000,-­‐. Reden hiervoor is dat voor kleinere en grotere projecten dezelfde basishandelingen verricht moeten worden

Wanneer een bedrag is toegezegd ontvangt u van mij een nota, die betrekking heeft op de feitelijk te ontvangen som. Voor de betaling van deze nota gelden de regels zoals omschreven in de Algemene Voorwaarden.

Op een succesvolle samenwerking

Ik probeer van uw opdracht een succes te maken, maar kan niet garanderen dat het gewenste bedrag inderdaad op tafel komt. Er zijn namelijk te veel onbeheersbare factoren waarop ik geen invloed heb. Denkt u bijvoorbeeld aan veranderende economische omstandigheden of aan de wijze waarop de opdrachtgever juist tijdens het project ongelukkig in de publiciteit komt.

Met of zonder garanties kunt u er altijd van verzekerd zijn dat ik al mijn expertise en middelen ten volle zal inzetten om uw doel te bereiken.