TOEKENNINGSREGLEMENT
TOEKENNINGSREGLEMENT
INLEIDING
In de statuten is het doel van het Stichting Wijks Omgevingsfonds (verder te noemen het Fonds) als volgt vastgelegd:
1. De stichting heeft ten doel het bijdragen aan leefbaarheid en duurzaamheid, in de meest brede zin, In Cothen, Langbroek en Wijk bij Duurstede, met begrippen als energietransitie, natuur, klimaatadaptatie en inclusiviteit als richtsnoer, alsmede het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
2. De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het aangaan en in stand houden van overeenkomsten met exploitanten van grootschalige energieopwekkingsprojecten. Het in beginsel minimaal jaarlijks selecteren van een of meer winnende initiatieven die voldoen aan de criteria gesteld in het daartoe opgesteld fondsreglement en vervolgens geheel of gedeeltelijk financieren en toezien op de realisatie van de gekozen initiatieven.
3. De stichting maakt bij haar werkzaamheden geen onderscheid wegens ras, nationaliteit, nationale minderheid, geslacht, personele staat, of wegens het uiting geven aan overtuiging, politieke gezindheid of seksuele relatievoorkeur.
4. De stichting heeft niet tot doel het maken van winst. De stichting beoogt het algemene nut.
Dit reglement beschrijft de beoordelingscriteria voor initiatieven van groepen bewoners en organisaties, alsmede de voorwaarden en het proces van aanvragen, toekennen, uitkeren en verantwoorden van subsidies. Het bestuur hanteert dit reglement bij het beoordelen van die initiatieven.
DEFINITIES
In dit reglement verstaan we onder:
• Initiatief: een beschrijving van een project dat voldoet aan de criteria die gesteld zijn door het Fonds.
• Aanvrager: een groep bewoners of een organisatie die een initiatief indient om in aanmerking te komen voor financiële bijdrage uit het Fonds.
• Aanvraag: een compleet voorstel met details dat voldoet aan de voorwaarden en eisen die gesteld zijn door het Fonds.
ARTIKEL 1 Criteria
1.1
Alleen aanvragen die passen binnen de doelstellingen van het Fonds, zoals opgenomen in de statuten, hierboven herhaald, komen in aanmerking voor een financiële bijdrage. Het accent ligt op duurzame aansprekende initiatieven met een maatschappelijke meerwaarde, die relevant zijn voor veel bewoners, voldoende draagvlak in de omgeving hebben en activerend werken naar anderen. Initiatieven moeten een bijdrage leveren aan de energietransitie, de vergroening van de leefomgeving of de sociale cohesie in de buurt.
1.2
Alle dorpsraden, stichtingen, verenigingen en andere maatschappelijke organisaties, alsmede bewonersinitiatieven in de gemeente Wijk bij Duurstede kunnen aanvragen indienen. Een aanvrager
hoeft niet in de gemeente te wonen of gevestigd te zijn, mits het resultaat van het initiatief maar ten
goede komt aan de inwoners van de gemeente en binnen de gemeentegrenzen plaatsvindt.
1.3
Aanvragen die alleen een specifiek persoon of bedrijf bevoordelen, of die louter zijn gedaan om inwoners of organisaties in politieke of levensbeschouwelijke zin te profileren, komen niet in aanmerking.
1.4
Het Fonds verstrekt geen financiële bijdrage als de doelstellingen of (beoogde) activiteiten van het initiatief discriminatie oplevert wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, burgerlijke staat, seksuele gerichtheid, leeftijd of enige andere grond.
1.5
Initiatieven die reeds zijn uitgevoerd of waarvan de uitvoering al is gestart komen niet in aanmerking
voor een bijdrage.
1.6
Een aanvraag wordt afgewezen als het initiatief volledig subsidiabel is door de overheid of voorliggende fondsen en instellingen. Een initiatief kan geheel of gedeeltelijk worden gefinancierd uit het Fonds; het toegezegde bedrag wordt bepaald door het bestuur.
1.7
Aanvragen bevatten tenminste de volgende onderdelen:
• Namen en contactgegevens van betrokkenen, alsmede van het eerste aanspreekpunt.
• Een beschrijving van het initiatief en het beoogde resultaat (SMART geformuleerd).
• Een kort projectplan (activiteiten, tijdlijn, incl. tussentijdse contactmomenten).
• Een duidelijke begroting en het gevraagde bedrag. Indien er sprake is van cofinanciering dit ook
vermelden. Mocht het initiatief leiden tot besparingen, ook deze vermelden.
• Een beschrijving hoe de initiatiefnemers het verschil maken voor de omgeving, anderen betrekken en hoe het initiatief een vervolg krijgt na de realisatie.
• Een voorstel hoe de aanvragers de publiciteit zoeken met het initiatief en de ontvangen bijdrage uit het Fonds (communicatieplan).
1.8
De uitvoerbaarheid van het initiatief dient, rekening houdend met de financiële ondersteuning door het Fonds, binnen het vermogen van de aanvrager te liggen, zowel financieel, organisatorisch als professioneel, zulks ter beoordeling van het bestuur.
1.9.
Als er plantgoed wordt gebruikt in het initiatief moet dit bij voorkeur biologisch en inheems zijn en de gebruikte tuinaarde, compost of potgrond bij voorkeur biologisch.
1.10
Bij ieder gehonoreerd initiatief wordt een Toekenningsovereenkomst opgesteld tussen de aanvragers en het Fonds.
1.11
De realisatie van het initiatief start binnen 6 maanden na toekenning en is afgelopen binnen de afgesproken termijn.
1.12
Alle ingediende en honoreerde initiatieven mogen door het Fonds voor publicitaire doeleinden worden ingezet.
ARTIKEL 2 Het aanvraag- en vervolgproces
2.1 Indieningsperiode
Jaarlijks wordt tweemaal een periode opengesteld (voorjaar en najaar) waarbinnen aanvragen bij het Fonds kunnen worden ingediend. Communicatie over het tijdsstip en de aanvraagprocedure vindt plaats via de website, (sociale) media en andere kanalen.
2.2 Speeddate
Voorafgaand aan de indieningsperiode organiseert het bestuur een speeddate voor initiatiefnemers. Aan de hand van een beperkt aantal vooraf gecommuniceerde vragen worden de haalbaarheid, inpasbaarheid en creativiteit van het voorstel besproken met de indieners. Hierdoor wordt de kans op financiële ondersteuning uit het Fonds vergroot. Communicatie over het tijdsstip en de procedure van de speeddate vindt plaats via de website, (sociale) media en andere kanalen. Meedoen aan de speeddate is niet verplicht, wordt echter wel aangeraden.
2.3 Wijze van indienen
Aanvragen kunnen uitsluitend ingediend door het volledig invullen van het Aanvraagformulier op de website van het Fonds. Onvolledige aanvragen worden niet in behandeling genomen. Door indiening van een aanvraag verklaren initiatiefnemers bekend te zijn met dit reglement en de voorwaarden en regels te kennen, accepteren en op te volgen.
2.4 Controle aanvraag
Het Fonds voert geen inventarisatie uit of er technische, juridische, bestuurlijke of andere obstakels zijn die de realisatie van een initiatief in de weg staan, zoals toestemming van een eigenaar, vergunningen, ontheffingen of aanpassingen in de openbare ruimte. Aanvragen worden wel gecontroleerd op volledigheid en of ze voldoen aan de gestelde criteria.
2.5 Aanvullende informatie en mogelijk aanvullende voorwaarden
Het bestuur kan de aanvrager om nadere informatie vragen en nadere voorwaarden stellen, onder welke de financiële ondersteuning van het initiatief plaats kan vinden.
2.6 Besluit
Het bestuur neemt de definitieve besluiten over het honoreren van de aanvragen, onder welke voorwaarden de toekenning plaatsvindt en over de hoogte van de toegezegde bedragen. Het bestuur zal besluiten toelichten, maar is geen verantwoording verschuldigd naar aanvrager. Over het besluit kan niet worden gecorrespondeerd en het indienen van bezwaar is niet mogelijk.
2.7 Bericht
Het bestuur streeft ernaar binnen 6 weken na sluiting van de indieningsperiode alle aanvragen te beoordelen. Aanvragers worden schriftelijk en/of per mail op de hoogte gesteld van de beoordeling.
2.8 Toekenningsovereenkomst
Aanvragers van gehonoreerde initiatieven ontvangen een Toekenningsovereenkomst met daarin het toegezegde bedrag en de algemene en project-specifieke criteria waaraan het initiatief moet voldoen; het door hun ingediende Aanvraagformulier maakt daar integraal onderdeel van uit. Deze overeenkomst moet door de initiatiefnemers ondertekend worden en geretourneerd, pas dan is de financiële bijdrage definitief.
2.9 Gedurende de realisatie
Bij de aanvang van de realisatie van het initiatief dienen aanvragers een duidelijke beschrijving in van de beginsituatie, door het aanleveren van bijvoorbeeld een beschrijving, foto’s of een filmpje. Gedurende de realisatie is er contact tussen het Fonds en de aanvrager over de voortgang van het initiatief. Elke afwijking van het ingediende plan, zoals bijvoorbeeld vertraging in de uitvoering, moet worden gemeld.
2.10 Na de realisatie
Na de realisatie legt de aanvrager verantwoording af over het resultaat en de besteding van de toegekende gelden uit het Fonds. Dit gebeurt door het binnen twee maanden na afloop indienen van het Verantwoordingsformulier en aan de hand van facturen en bonnen. Hierbij wordt vooral ook waarde gehecht aan een weergave (bij voorkeur foto’s of een filmpje) van het zichtbare resultaat van het initiatief. Daarnaast wordt aangegeven wat er goed ging, waarvan geleerd is, wat er wordt doorgegeven aan de omgeving en betrokkenen en of het initiatief nog leidt tot een vervolg.
2.11 Geen (gehele) realisatie of afgeweken van afspraken
Wordt een initiatief niet afgerond in de afgesproken periode en/of voldoet het niet aan de vooraf vastgestelde en door aanvrager geaccepteerde criteria en afspraken, dan behoudt het bestuur zich het recht voor het toegezegde bedrag niet uit te keren, en indien (gedeeltelijke) uitkering al heeft plaatsgevonden, het al uitgekeerde bedrag terug te vorderen.
2.12 Restbedrag
Indien er sprake is van een restbedrag uit de ontvangen bijdrage zal deze binnen 4 weken na het indienen van het Verantwoordingsformulier door de aanvrager worden teruggestort op de bankrekening van het Fonds.
2.13 Aansprakelijkheid
Het Fonds is niet aansprakelijk voor enigerlei geleden schade als gevolg van het indienen van aanvragen, het toekennen of afwijzen van aanvragen, de uitvoering van de initiatieven of gebruik of toepassen van gerealiseerde initiatieven.
ARTIKEL 3 Overige bepalingen
3.1
Alle informatie (inhoudelijk, financieel etc.) van alle initiatieven is in principe openbaar, maar indien gewenst kan het bestuur besluiten daarvan af te wijken. Uiteraard voldoen we aan de AVG.
3.2
Aanvragers die zich naar het oordeel van het Fonds onwenselijk of onsportief opstellen of gedragen kunnen door het Fonds worden uitgesloten. Bij aangetoond misbruik worden de aanvrager en eventuele andere betrokken partijen in de toekomst uitgesloten van de mogelijkheid tot het doen van aanvragen bij het Fonds.
3.3
In zaken waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
3.4
Dit reglement is vastgesteld voor onbepaalde tijd. Het bestuur kan het reglement, mits binnen de grenzen van de statuten van de stichting, wijzigen of aanvullen. Het reglement wordt na de eerste vaststelling na twee jaar geëvalueerd en vervolgens elke vier jaar.