Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten die participeren in de Bibliotheek West Achterhoek
Samenwerkingsovereenkomst tussen de gemeenten die participeren in de Bibliotheek West Achterhoek
De ondergetekenden:
1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doetinchem, gevestigd te Xxxxxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxxxxx, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester xx. X Xxxxxxx MBA MPM,
en
1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bronckhorst, gevestigd te Xxxxxxxxxxx 0 xx Xxxxxxx (Xxx), hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester
X. Xxxxxxxxx,
en
2. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Doesburg, gevestigd te Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 2 te Doesburg, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door burgemeester xxx. X.X.X.X. xxx xxx Xxxxx,
hierna verder te noemen de gemeenten; overwegende dat,
• zij sinds 1 januari 2007 gezamenlijk de Bibliotheek West Achterhoek subsidiëren;
• zij er belang bij hebben dat uit een oogpunt van kwaliteit en continuïteit bepaalde onderdelen van de Bibliotheek collectief worden afgenomen en vanwege de lokale kleur andere delen afzonderlijk worden afgenomen;
• het omwille van effectiviteit en efficiency wenselijk is dat de gemeenten op hoofdlijnen een gemeenschappelijke koers uitzetten die echter ruimte laat voor maatwerk op het niveau van de afzonderlijke gemeenten;
komen het volgende overeen:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
1. Front office: individuele kosten van huisvesting en directe dienstverlening aan gebruikers en partners in een specifieke gemeente.
2. Backoffice: het geheel aan ontwikkel- en uitvoeringsactiviteiten (inclusief overhead) die gericht zijn op de (innovatie van) de dienstverlening van de bibliotheek en de dienstverlening aan de institutionele klant.
3. Collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten: de kosten van de backoffice activiteiten die voor alle deelnemende gemeenten worden uitgevoerd. Deze worden verdeeld op basis van inwonersaantallen.
Artikel 2 Doelstelling samenwerkingsovereenkomst
Het doel van de samenwerkingsovereenkomst is het gezamenlijk zorgdragen voor continuering van kwalitatief hoogwaardig bibliotheekwerk in de drie gemeenten, dat voldoet aan de certificeringsnorm van de Stichting Certificering Openbare Bibliotheken, vastgesteld door de VNG en VOB.
Artikel 3 Inhoudelijk en financieel kader
Deze samenwerkingsovereenkomst maakt, samen met het beleidsplan bibliotheek West Achterhoek 2021-2024, onderdeel uit van de afzonderlijke meerjarige subsidieovereenkomsten 2021-2024 tussen de gemeenten en de Bibliotheek West Achterhoek.
Artikel 4 Verdeling van de collectieve kosten
De gemeenten subsidiëren gezamenlijk de backoffice, dat wil zeggen de collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten (inclusief de overhead), van de bibliotheek West Achterhoek.
Deze kosten worden omgeslagen over de drie gemeenten naar rato van het aandeel van hun inwonertal in het totaal aantal inwoners van de subsidiërende gemeenten. Peildatum is 1 januari 2020. Op basis van deze verdeelsleutel bedraagt het aandeel in de backofficekosten gedurende de looptijd van deze overeenkomst voor
- gemeente Bronckhorst 35%
- gemeente Doesburg 11%
- gemeente Doetinchem 54%.
Artikel 5 Kosten voor huisvesting
De deelnemende gemeenten die een vaste bibliotheekvestiging hebben dragen ieder afzonderlijk zorg voor de bekostiging van de huisvesting van het betreffende bibliotheekfiliaal. Eventuele wijzigingen in concrete huisvestingssituaties behoeven instemming van zowel de betreffende gemeente als van de bibliotheek West Achterhoek.
Artikel 6 Afname verplichting
De aan de samenwerkingsovereenkomst deelnemende gemeenten verplichten zich tot:
1. Uniforme wijze waarop subsidie wordt verleend: alle deelnemende gemeenten gebruiken de vastgestelde meerjarige subsidieovereenkomst Bibliotheek west Achterhoek.
Artikel 7 Reserves, bestemmingen en voorzieningen
1. Bibliotheek West-Achterhoek neemt in haar begroting een analyse van het weerstandvermogen over de komende vier jaren op. Hierin worden de belangrijkste financiële risico’s en de weerstandscapaciteit gekwantificeerd.
2. De verhouding tussen de financiële risico’s en de beschikbare weerstandscapaciteit wordt uitgedrukt in een ratio voor het weerstandsvermogen. Voor de ratio geldt dat de ondernorm 0,8 en de bovennorm 1,2 bedraagt. Beneden de ondernorm dient Bibliotheek West-
Achterhoek maatregelen te nemen om de weerstandscapaciteit aan te vullen en/of de
risico’s te beperken. Boven de norm heeft Bibliotheek West-Achterhoek de ruimte om de weerstandscapaciteit in te zetten voor andere doeleinden.
3. Het is Bibliotheek West-Achterhoek toegestaan bestemmingsreserves te hebben ten laste van de overschotten uit de jaarlijkse exploitatie. Voor het vormen van bestemmingsreserves
dient schriftelijk goedkeuring te worden gevraagd aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten. Voor deze bestemmingsreserves levert de instelling een deugdelijke onderbouwing aan als bijlage van het financieel jaarverslag.
4. Het is stichting Bibliotheek West Achterhoek toegestaan voorzieningen te vormen. Voor het vormen van voorzieningen dient de instelling schriftelijk goedkeuring te vragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten. De besteding van deze gelden moet expliciet zijn vastgelegd en onderbouwd met een bestedingsplan.
Artikel 8 Gebruikerstarieven
De gemeenten komen overeen dat de Bibliotheek uniforme, door de Provincie Gelderland opgestelde, tarieven hanteert voor abonnementen en bijkomende vergoedingen van gebruikers.
Artikel 9 Beëindigen subsidierelatie of subsidievermindering
1. Indien een gemeente de subsidierelatie voor het basispakket wil beëindigen of de subsidie wil verminderen neemt zij een aanzeggingstermijn in acht van tenminste 12 maanden. De gemeente stelt zowel de Bibliotheek West Achterhoek als de overige subsidiërende gemeenten met inachtneming van deze termijn op de hoogte van het voorgenomen besluit.
2. Indien een gemeente de subsidierelatie beëindigt, betaalt zij in het eerste jaar waarin de beëindiging wordt geëffectueerd 50% van haar bijdrage in het voorgaande boekjaar aan de bekostiging van het basispakket, d.w.z. de overhead en de collectieve ontwikkel- en uitvoeringskosten en overige collectieve kosten. In het daarop volgende jaar betaalt zij nog 25% van die bijdrage. In het derde jaar wordt een bedrag van 0 betaald.
3. Een van de drie gemeenten die tijdens de duur van deze samenwerkingsovereenkomst bezuinigt op de subsidie aan de Bibliotheek kan in beginsel uitsluitend bezuinigen op de front office en het pluspakket, d.w.z. de individuele ontwikkel- en uitvoeringskosten die zij subsidieert.
4. In geval een van de drie gemeente de subsidierelatie met de Bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere bibliotheekorganisatie, draagt de gemeente er zorg voor dat boventallige front office medewerkers in dienst treden bij die andere bibliotheekorganisatie. Indien en voor zover herplaatsing niet mogelijk is en boventallige medewerkers moeten worden ontslagen, treedt de betreffende gemeente met de Bibliotheek West Achterhoek in overleg over de financiering van de afvloeiingskosten.
5. In geval een van de drie gemeente de subsidierelatie met de Bibliotheek beëindigt en aansluitend een subsidierelatie aangaat met een andere bibliotheekorganisatie, ziet de gemeente er op toe dat de andere bibliotheekorganisatie de huurovereenkomsten van de vestigingen in de desbetreffende gemeente overneemt. Indien een of meerdere vestigingen niet worden overgenomen en er zijn doorlopende huurverplichtingen, draagt de betreffende gemeente zorg voor de financiering van alle huurpenningen en alle overige doorlopende huisvestingskosten.
6. In geval een gemeente de subsidie vermindert en daardoor front office medewerkers boventallig worden, treedt deze gemeente met de Bibliotheek in overleg over de financiering van de afvloeiingskosten.
7. In geval een gemeente de subsidie vermindert en deze bezuiniging gepaard gaat met sluiting van een of meerdere vestigingen en er zijn doorlopende huurverplichtingen, draagt de
betreffende gemeente zorg voor de financiering van alle huurpenningen en alle overige doorlopende huisvestingskosten.
Artikel 10 Overlegorgaan en penvoerder
Het door de samenwerkende gemeenten in te stellen overlegorgaan bestaat uit de portefeuillehouders en ambtenaren uit de samenwerkende gemeenten die belast zijn met het bibliotheekwerk.
De deelnemers aan het overlegorgaan stellen uit hun midden een penvoerder aan. De penvoerder wordt namens het overlegorgaan belast met:
1. Het toezien op de naleving van de bepalingen in deze samenwerkingsovereenkomst;
2. Het minimaal eenmaal per jaar organiseren van een overleg met de portefeuillehouders om de voortgang in de samenwerking en beleidsmatige en financiële ontwikkelingen te bespreken die de inhoud en de financiering van het bibliotheekwerk (op termijn) raken.
3. Het beleggen van een vergadering indien één van de samenwerkende partijen tijdig te kennen geeft dat zij:
-een wijziging wenst aan te brengen in de samenwerkingsovereenkomst;
-besloten heeft de subsidierelatie met de Bibliotheek west Achterhoek te wijzigen, dan wel te beëindigen.
Artikel 11 Duur en wijziging overeenkomst
1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de boekjaren 1 januari 2021 tot en met 31 december 2024.
2. Gemeenten kunnen overgaan tot verlenging van de looptijd van deze overeenkomst met 1 jaar. Indien verlenging aan de orde is, zullen de gemeenten hierover binnen de looptijd van deze overeenkomst een besluit nemen maar uiterlijk één jaar voor het verlopen van de overeenkomst.
3. Tussentijdse wijziging van deze overeenkomst is uitsluitend mogelijk indien alle betrokken gemeenten daarmee instemmen.
Artikel 12 Geschillen
1. Alle geschillen die uit deze overeenkomst voortvloeien zullen zoveel mogelijk in onderling overleg tot een oplossing worden gebracht.
2. Indien er over de uitleg of toepassing van deze overeenkomst geschillen ontstaan die niet door de samenwerkende partijen binnen het overlegorgaan zijn op te lossen, worden deze voorgelegd aan een geschillencommissie bestaande uit drie personen. De partijen die het niet met elkaar eens zijn, benoemen elk één lid. Indien dit drie partijen zijn, dan wordt uit hun midden een voorzitter benoemd. Indien dit twee partijen zijn, dan benoemen zij gezamenlijk een derde lid die voorzitter wordt.
De geschillencommissie brengt een bindend advies uit.
Artikel 13 Slotbepaling
1. Partijen hebben geen aanspraak op onderlinge verrekening van schulden ontstaan tijdens de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de samenwerking, anders dan bij deze overeenkomst bepaald.
2. Op deze overeenkomst is het Nederlands recht van toepassing.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, (plaats en datum): ….. Namens de gemeente Doetinchem,
Namens de gemeente Bronckhorst,
Namens de gemeente Doesburg,