Definities
Bijlage 3: Erkenningsvoorwaarden erkenningsregeling diertransport
Definities
Artikel 1
Dit reglement neemt de definities en terminologie van de Algemene Voorwaarden (AV) Erkenningsregeling Diertransport over.
Scope
Artikel 2
1. Deze erkenningsvoorwaarden zijn van toepassing op rechtspersonen die deelnemers aan de Erkenningsregeling Diertransport op basis van de Erkenningsregeling Diertransport willen certificeren.
2. Na erkenning dient een Certificerende Instantie te allen tijde te blijven voldoen aan deze Erkenningsvoorwaarden.
Inleiding
Artikel 3
1. Een CI dient door de schemabeheerder te worden erkend. Voordat de schemabeheerder tot erkenning over kan gaan, dient de potentiële CI aan te tonen te kunnen voldoen aan de AV Erkenningsregeling diertransport en haar bijlagen en eventuele nadere afspraken op aanwijzingen van de schemabeheerder.
2. De erkenning wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen de (potentiële) CI en de schemabeheerder.
Aanvraag tot erkenning
Artikel 4
1. De potentiële CI meldt zich bij het secretariaat van de schemabeheerder.
2. De aanvraag wordt in behandeling genomen zodra alle gevraagde documenten zijn ingediend. De aanvraag dient vergezeld te gaan van de volgende documenten:
a) indien van toepassing een kopie geldig accreditatiecertificaat ISO/IEC17065 met bijbehorende verrichtingenlijst waaruit blijkt dat de CI geaccrediteerd is voor het verstrekken van een Certificaat Erkenningsregeling Diertransport;
b) indien geen accreditatie is behaald zoals vermeld onder a dan dient de CI deze zo spoedig mogelijk na datum erkenning als CI alsnog te behalen;
c) overlegging van polis aansprakelijkheidsverzekering met minimum dekking van €250.000
d) documenten waaruit blijkt dat de CI over voldoende expertise beschikt (bijvoorbeeld een overzicht van de bij certificatiewerkzaamheden inclusief betrokken personen, hun kwalificaties en aangetoonde onafhankelijkheid).
3. Het secretariaat van de schemabeheerder bevestigt de ontvangst van de aanvraag schriftelijk.
4. De CI die de aanvraag doet, draagt de kosten van de aanvraag en de beoordeling van de aanvraag.
Overeenkomst
Artikel 5
1. Indien geconstateerd is door de schemabeheerder dat de CI voldoet aan de in de regeling gestelde eisen wordt de potentiële CI door de schemabeheerder erkend. De erkenning wordt vastgelegd in een overeenkomst tussen CI en de schemabeheerder.
2. De schemabeheerder maakt bekend welke CI erkend is.
Eisen aan CI
Artikel 6
1. De werkzaamheden worden aantoonbaar conform de systematiek van ISO/IEC 17065 accreditatie uitgevoerd.
2. De CI is tegenover de schemabeheerder verantwoordelijk voor het correct (doen) uitvoeren van de certificatiewerkzaamheden, zoals omschreven in de ‘Certificatiecriteria Erkenningsregeling Diertransport’ (Bijlage 2 van de AV Erkenningsregeling Diertransport).
3. De CI toont op verzoek van het CCvD of de schemabeheerder aan dat zij nog steeds voldoet aan de voorwaarden voor erkenning.
Onafhankelijkheid / Onpartijdigheid
Artikel 7
Een (potentiële) CI en alle bij de certificatie betrokken certificatiemedewerkers mogen binnen een periode van één jaar voorafgaand aan de controle geen consultancy en/of trainingsactiviteiten uitgevoerd hebben bij het door de desbetreffende CI te controleren. Een (potentiële) CI dient bij aanmelding en op verzoek van het CCvD dan wel de schemabeheerder aantoonbaar te maken dat zij onafhankelijk is.
Eisen aan controleur, beoordelaar, certificatiemanager en coördinator
Artikel 8
1. Controleur: Ten behoeve van de controles kunnen controleurs worden ingezet met minimaal MBO-niveau. De controleur mag voor eenzelfde deelnemer geen beoordelings- en/of besliswerkzaamheden in het kader van de Erkenningsregeling Diertransport uitvoeren.
2. Beoordelaar: De beoordelaar beoordeelt alle controlebevindingen en herstelmaatregelen. Op basis van de beoordeling identificeert de beoordelaar welke maatregelen al dan niet tegen het bedrijf worden genomen. De beoordelaar heeft minimaal een HBO-niveau en is aantoonbaar deskundig voor het certificatieproces. De beoordelaar mag voor eenzelfde deelnemer geen besliswerkzaamheden en/of controle werkzaamheden uitvoeren.
3. Certificatiemanager: De certificatiemanager is eindverantwoordelijk voor het certificatiebesluit dat wordt genomen. De certificatiemanager heeft minimaal HBO-niveau en is aantoonbaar deskundig voor het certificatieproces.
4. Coördinator: Naast de in lid 1 t/m 3 genoemde personen stelt de CI een coördinator aan die de contacten met de schemabeheerder onderhoudt. De functie van coördinator kan door een controleur, beoordelaar of certificatiemanager vervuld worden.
5. Indien van de gestelde eisen wordt afgeweken dient een onderbouwing hiervoor z.s.m. aan de schemabeheerder worden voorgelegd.
Scholingsprogramma
Artikel 9
1. De CI is verantwoordelijk voor adequate interne scholing van de controleurs, beoordelaars, certificatiemanagers en coördinatoren. Het scholingsprogramma dient onder meer de volgende elementen te omvatten:
a) kennis van de meest actuele versie van de Erkenningsregeling Diertransport;
b) het gebruik van de voorschriften en de controlerapportage;
c) de interpretatie van de controlevragen;
d) kennis van relevante databases;
e) het bijwonen van harmonisatieoverleggen die de CI organiseert voor haar medewerkers.
2. Daarnaast dient het (bij)scholingsprogramma de betreffende medewerker op de hoogte te stellen van gewijzigde of nieuwe wet- of regelgeving die van belang is voor de uitvoering van de werkzaamheden.
3. De CI dient aan te kunnen tonen dat het scholingsprogramma op adequate wijze is ingevuld.
Uitvoering certificatie
Artikel 10
1. De CI voert haar taken uit, zoals omschreven in de Erkenningsregeling Diertransport.
2. De certificatiewerkzaamheden kunnen bij alle (potentiële) deelnemers aan de Erkenningsregeling Diertransport worden uitgevoerd.
3. De CI verzorgt de gehele uitvoering van de aanmelding, controleplanning, het controlebezoek, de rapportage van controle en beoordeling, beoordeling van de documenten en de uiteindelijke afgifte van het certificaat Erkenningsregeling diertransport. De certificatiewerkzaamheden
worden uitgevoerd zoals beschreven in de ‘Certificatiecriteria Erkenningsregeling Diertransport’ (Bijlage 2 van de AV Erkenningsregeling Diertransport).
4. De CI beschrijft de wijze waarop zij de voor Erkenningsregeling Diertransport certificatie relevante werkzaamheden uitvoert (aanvraag t/m afgifte van het certificaat) in procedures en andere documenten. Deze documenten maken deel uit van het kwaliteitssysteem van de CI en worden onderhouden in het kader van de (te verwerven) accreditatie ISO/IEC 17065.
5. De schemabeheerder informeert de CI over wijzigingen in de Erkenningsregeling Diertransport. De CI dient deze wijzigingen vanaf de ingangsdatum in hun certificatiewerkzaamheden op te nemen.
Beschikbaarheid certificatiegegevens en geheimhoudingsplicht
Artikel 11
1. De CI is verantwoordelijk voor het tijdig uitvoeren van de controles en de inhoud van de controlerapportages.
2. De CI en haar medewerkers zijn bij de uitoefening van hun taken als omschreven in de Erkenningsregeling Diertransport, verplicht tot geheimhouding van commerciële en bedrijfseigen technische informatie van deelnemers.
3. Gegevens dienen minimaal 5 jaar te worden bewaard.
4. Bij de overstap van de ene CI naar een andere bestaat de verplichting om op verzoek alle relevante bedrijfsgegevens aan de nieuwe CI ter beschikking te stellen.
Toezicht CI’s
Artikel 12
1. De schemabeheerder toetst het functioneren van elke CI. Om de kwaliteit van uitvoering en het functioneren van de CI’s te controleren kan er gebruik worden gemaakt van onder andere:
a) de resultaten van de onderzoeken bij de CI die door de Raad voor Accreditatie in het kader van het ISO/IEC 17065 worden uitgevoerd. Deze resultaten dienen door de CI aan de schemabeheerder inzichtelijk te worden gemaakt;
b) periodieke rapportages (minimaal jaarlijks) van de CI aan de schemabeheerder over de resultaten van de uitgevoerde controles en beoordelingen;
c) evaluatie door de schemabeheerder van de door CI aangeleverde gegevens;
d) eigen onderzoek bij de CI door de schemabeheerder;
e) Witness audits;
f) Schaduwaudits;
g) Harmonisatie overleggen tussen CI en schemabeheerder.
2. Indien de schemabeheerder in het belang van de Erkenningsregeling Diertransport dit noodzakelijk acht, kan het toezicht worden geïntensiveerd.
3. De schemabeheerder is gehouden tot geheimhouding van bedrijfsgegevens welke door de CI’s worden aangeleverd.
Sanctionering
Artikel 13
1. Indien de schemabeheerder op basis van het toezicht (zoals genoemd in artikel 12) vaststelt dat een CI niet (langer) voldoet aan de gestelde voorwaarden, dient de CI de gesignaleerde afwijkingen zo spoedig mogelijk ten genoegen van de schemabeheerder te herstellen. Indien herstel niet volledig en/of tijdig plaatsvindt, kan de schemabeheerder besluiten aan de CI een sanctie op te leggen. Sancties kunnen bestaan uit:
a) Schorsing van (één of meer) controleurs;
b) Schorsing van CI;
c) Extra toezicht (bijv. witness audit of desk reviews) op kosten CI;
d) Extra trainingen laten uitvoeren (op kosten CI);
e) Intrekking van de erkenning van de CI.
Klachten
Artikel 14
1. De CI dient een klachtenregistratie bij te houden zoals voorgeschreven in de norm ISO/IEC 17065.
2. Indien de schemabeheerder een klacht ontvangt over een CI of het vermoeden heeft dat een CI de certificatiewerkzaamheden niet uitvoert volgens de ‘Certificatiecriteria Erkenningsregeling Diertransport’ (Bijlage 2 van de AV Erkenningsregeling Diertransport) en / of deze
‘Erkenningsvoorwaarden Certificerende Instanties Erkenningsregeling Diertransport’, dan kan zij nader onderzoek (laten) instellen bij de betreffende instantie. Mocht de klacht gegrond worden verklaard door de schemabeheerder worden er passende maatregelen genomen. Tevens kan de schemabeheerder de Raad voor Accreditatie van een dergelijke klacht of vermoeden op de hoogte stellen.
Geschillen
Artikel 15
1. De geschillen tussen CI’s en Erkenningsregeling Diertransport-deelnemers worden behandeld conform het Geschillenreglement Erkenningsregeling Diertransport (Bijlage 4 van de AV Erkenningsregeling Diertransport).
2. Geschillen tussen schemabeheerder en deelnemers worden behandeld conform het
‘Geschillenreglement Erkenningsregeling Diertransport’ (Bijlage 4 van de AV Erkenningsregeling Diertransport).
Slotbepaling
Artikel 16
Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als ‘Erkenningsvoorwaarden Certificerende Instanties Erkenningsregeling Diertransport’.