INHOUDSOPGAVE
INHOUDSOPGAVE
Ethische code
Algemene interne controlebeginselen Gedragsrichtlijnen
Artikel 1 - Ethische code
Piaggio & C. S.p.A. (hierna de “Onderneming” of “Piaggio”) baseert haar activiteiten, zowel intern als extern, op de naleving van de beginselen uiteengezet in haar Ethische Code (hierna de "Ethische code"), in de overtuiging dat samen met het zakelijke succes, een ethische bedrijfsvoering moet worden nagestreefd.
Artikel 2 - Doelstellingen en waarden
De Onderneming wil allereerst waarde scheppen voor haar klanten, aandeelhouders en werknemers, met respect voor het milieu en voor de werkomstandigheden. De industriële en financiële strategieën van de Onderneming, en de daaruit voortvloeiende operationele houding, gericht op een doeltreffend gebruik van hulpbronnen, zijn helemaal afgestemd op die doelstelling.
In navolging van die doelstelling leeft de Onderneming naar de volgende algemene richtlijnen:
• als een actief en verantwoordelijk onderdeel van de gemeenschappen waarbinnen het actief is, verbindt de Onderneming zich ertoe om, zowel in haar interne aangelegenheden als in haar externe relaties, de wetten na te leven die gelden in de landen waar ze actief is, samen met de gangbare ethische beginselen op het vlak van bedrijfsbeheer (transparantie, eerlijkheid, loyauteit en vertrouwen), en om te handelen in overeenstemming met de regels voor bescherming van de mededinging;
• de Onderneming verwerpt en veroordeelt formeel onwettige of oneerlijke praktijken (ten aanzien van de gemeenschap, de overheid, klanten, werknemers, investeerders en concurrenten) om haar eigen economische doelstellingen te verwezenlijken, die ze enkel bereikt door uitmuntend te presteren op het vlak van kwaliteit en geschiktheid van haar producten en diensten, en dat op een fundament van professionalisme, ervaring, innovatie en oog voor de klant;
• de Onderneming legt haar partners en personeel de eigen organisatorische strategieën op, die bedacht zijn om de principes van wettigheid, transparantie, correctheid en loyauteit, vertrouwen en mededinging te vrijwaren, en verzekert dat die strategieën worden gerespecteerd en bijgewerkt;
• de Onderneming ziet er, aan de hand van de gepaste instrumenten, met inbegrip van de nodige organisatietools, op toe dat ze voldoet aan het absolute verbod op corruptie, het verzoeken om en/of het verlenen van voorkeursbehandelingen, frauduleuze praktijken, het verzoeken, hetzij rechtstreeks/onrechtstreeks en/of via derde partijen, om persoonlijke gunsten van welke aard dan ook voor zichzelf of voor anderen, van materiële voordelen en/of andere voordelen van eender welke entiteit ten gunste van derde partijen, hetzij privaatrechtelijke, hetzij publieke instellingen of regeringsvertegenwoordigers, zowel Italiaanse als buitenlandse;
• de Onderneming waarborgt volledige transparantie wat betreft haar acties ten aanzien van alle investeerders en van de samenleving in het algemeen, met respect voor de mededingingsprincipes;
• ze belooft om op eerlijke wijze concurrentie te voeren, die functioneel is in de belangen van de Onderneming, en in de belangen van alle marktoperatoren, klanten en investeerders in het algemeen;
• ze streeft uitmuntendheid en concurrentiekracht op de markt na, door haar klanten kwaliteitsvolle diensten te verlenen die doeltreffend tegemoetkomen aan hun noden;
• de Onderneming beschermt haar personeel en geeft het bevoegdheden;
• ze promoot activiteiten en processen die zo ecologisch mogelijk zijn, door de kaart te trekken van de modernste strategieën en technologieën op het vlak van milieubescherming, energie-efficiency en duurzaam gebruik van hulpbronnen;
• ze streeft toepassing van de milieunormen na door het ontplooien van gepaste beheer- en monitoringsystemen;
• de Onderneming gebruikt haar hulpbronnen op een verantwoorde manier, door in te zetten op duurzame ontwikkeling en op die manier het milieu en de rechten van de toekomstige generaties te respecteren.
Artikel 3 – Aandeelhouders
De Onderneming ziet erop toe dat alle aandeelhouders dezelfde behandeling krijgen. Voorkeursbehandelingen zijn uit den boze.
Artikel 4 – Klanten
De Onderneming wil uitblinken in de producten en de diensten die ze aanbiedt, door rekening te houden met de noden en wensen van haar klanten. Ze stelt alles in het werk om aan hun eisen tegemoet te komen. Ze streeft ernaar om een snel, adequaat en competent antwoord te verlenen op de noden van haar klanten, door op een correcte, hoffelijke en hulpvaardige manier te werk te gaan.
Artikel 5 – De gemeenschap
De Onderneming werkt volledig en actief samen met lokale, nationale en internationale overheden, met respect voor de vigerende wetgeving, de wederzijdse autonomie, de economische doelstellingen en de waarden die vervat zitten in deze Ethische Code.
De Onderneming waardeert en ondersteunt waar mogelijk maatschappelijke, culturele en educatieve initiatieven die erop gericht zijn individuen een beter leven te geven.
De Onderneming verstrekt geen bijdragen, winsten of andere opbrengsten aan politieke partijen, aan vakbonden of aan hun vertegenwoordigers of kandidaten, in overeenstemming met de toepasbare regelgeving.
Artikel 6 – Personeel
De Onderneming erkent de belangrijke rol van haar werknemers, vanuit de overtuiging dat het succes van eender welke onderneming allereerst schuilt in de professionele inzet van de mensen die er werken, binnen een context van wederzijds vertrouwen en respect.
Artikel 7 - Belangenconflicten
Binnen hun vertrouwensrelatie met de Onderneming moeten de werknemers en externe partners de middelen van de Onderneming en hun vaardigheden aanwenden in het belang van de Onderneming en volgens de beginselen uit deze Ethische Code.
In dat opzicht worden alle werknemers en partners geacht situaties te vermijden waarin hun persoonlijke en/of toevertrouwde belangen hun professionele houding zouden kunnen beïnvloeden, door af te zien van alle activiteiten waarbij een persoonlijk belang boven dat van de Onderneming geplaatst zou kunnen worden of activiteiten die de beslissingen die genomen moeten worden in het belang van de Onderneming, zouden kunnen beïnvloeden en bezwaren.
Eenieder moet elk belangenconflict, ook indirect of potentieel, onmiddellijk melden aan zijn of haar manager en het ("Toezichtsorgaan“ of “TO”) zoals voorzien door het organisatie-, beheer- en controlemodel ("Organisatiemodel") van het Bedrijf en de betrokken partij zal zich hoe dan ook afzijdig moeten houden van het betreffende bedrijfs-/besluitvormingsproces.
Artikel 8 – Milieu
Artikel 9 – Gezondheid en Veiligheid op het werk
De werknemers worden geacht alle situaties te voorkomen en te beperken die de werkomgeving zouden kunnen aantasten. In navolging van de waarden uit deze Ethische Code moet de Onderneming de veiligheid en gezondheid verzekeren van al haar werknemers en bij uitbreiding van alle gemeenschappen waarbinnen ze actief is.
Alle beslissingen die rechtstreeks of onrechtstreeks een invloed hebben op de gezondheid en veiligheid van de werkomgeving, moeten genomen worden vanuit de volgende overwegingen:
a) xxxxxx'x vermijden;
b) vermijdbare risico's beoordelen;
c) die risico's snel wegwerken;
d) het werk aanpassen aan de mensen, en in het bijzonder, wat betreft de vormgeving van de werkomgeving, de keuze aan faciliteiten en de werk- en productiemethodes afstemmen, om eentonigheid en repetitiviteit van het werk te beperken en om de gevolgen van het werk op de gezondheid te beperken;
e) rekening houden met de technologische vooruitgang ter zake;
f) wat gevaarlijk is vervangen door wat minder of niet gevaarlijk is;
g) de preventie, de werkorganisatie, de werkomstandigheden, de sociale relaties en de invloed van de werkomgeving goed plannen;
h) de collectieve veiligheid laten voorgaan op de individuele;
i) de werknemers de gepaste vorming geven.
De voornoemde principes worden door de Onderneming gehanteerd als basis voor alle vereiste maatregelen op het vlak van gezondheid en veiligheid van het personeel, met inbegrip van de
preventie van beroepsrisico's, informatie- en opleidingsactiviteiten en de gepaste organisatie en vereiste werkinstrumenten.
Artikel 10 – Industrieel en intellectueel eigendom en auteursrecht
Artikel 11 – Preventie van witwaspraktijken
De Onderneming stelt alles in het werk om te voorkomen dat haar economisch en financieel systeem gebruikt wordt voor het witwassen van geld of voor de financiering van terrorisme door haar klanten en leveranciers. Daartoe controleert ze uiterst nauwgezet de betrouwbaarheid van haar handelspartners alvorens er een handelsrelatie mee aan te gaan.
Artikel 12 – Bedrijfsinformatie
Artikel 13 – Naleving van de Ethische Code
Deze Ethische Code moet gerespecteerd worden door de raden van bestuur, het management en de werknemers, alsook door externe partners zoals consultants, agenten, leveranciers enz.
2. ALGEMENE INTERNE CONTROLEBEGINSELEN
Het Interne Controlesysteem is een pakket van "instrumenten" ontwikkeld om op redelijke wijze de verwezenlijking te garanderen van doelstellingen op het gebied van de operationele efficiëntie en doeltreffendheid, van de betrouwbaarheid van de financiële en managementinformatie, van de naleving van wetten en voorschriften, en van het veiligstellen van activa tegen fraude.
Het Interne Controlesysteem omvat een reeks algemene principes die toegepast worden op de verschillende vernoemde organisatieniveaus (in wat volgt zal ernaar verwezen worden met de term bedrijfseenheid).
Dit organisatie-, beheer- en controlemodel wordt aangevuld met de interne regels betreffende bedrijfsprocessen en uitgegeven door de verschillende organisatie-eenheden.
Het regelgevende kader van de Piaggio-groep bestaat uit: Handleidingen of beleid, managementprocedures, bedrijfsprocedures en werkinstructies.
Deze documenten worden gepubliceerd door de verschillende organisatiegebieden en vormen met name het Organisatiesysteem, het Kwaliteitsmanagementsysteem, het Veiligheidsmanagementsysteem en het Milieumanagementsysteem.
2.1 Toepassingsgebied van de controle
Vertegenwoordigingsbevoegdheden mogen slechts worden toegewezen met omschrijving van hun beperkingen voor wat betreft het normale bereik van inherente transacties en in overeenstemming met de bedrijfsdomeinen die strikt verband houden met toegewezen taken en de structuur van de organisatie.
Verantwoordelijkheden moeten worden gedefinieerd en naar behoren verdeeld, waarbij functionele overlappingen of operationele toewijzingen die belangrijke activiteiten bij één enkele persoon leggen, moeten worden vermeden:
• Geen enkele belangrijke transactie van de bedrijfseenheid kan ontstaan/opgezet worden zonder de gepaste toelating.
Bedrijfssystemen1 moeten verenigbaar zijn met het Ondernemingsbeleid en met de Ethische Code:
• In het bijzonder moet de financiële informatie worden opgesteld:
a) volgens de wetten en voorschriften, de toepasbare boekhoudkundige normen en de internationaal gangbare praktijken;
b) in overeenstemming met de gangbare administratieve procedures;
c) als onderdeel van een volledig en bijgewerkt rekeningstelsel.
2.2 Risicobeoordeling
De doelstellingen van de bedrijfseenheid moeten gepast worden beoordeeld en gecommuniceerd aan alle relevante echelons, om de algemene aanpak van die eenheid te verduidelijken en te delen.
Xxxxxx'x verbonden aan het verwezenlijken van doelstellingen moeten worden geïdentificeerd met periodiek gepaste monitoring en updates:
• negatieve gebeurtenissen die de continuïteit van de activiteiten en het milieu in gevaar zouden kunnen brengen, moeten onderworpen worden aan een specifieke risicobeoordeling en uitlijning van de bescherm- en controlesystemen;
• innovatieprocessen voor producten/diensten, organisaties en systemen moeten voorzien in een gepaste risicobeoordeling voor implementeringen.
2.3 Controleactiviteiten
Bij het definiëren van operationele processen moet voorzien worden in adequate document- of systeemondersteuning, om een constante traceerbaarheid mogelijk te maken in termen van consistentie, samenhang en verantwoordelijkheid:
1 Procedures, organisatie, processen, informatiesystemen enz.
• operationele processen moeten op elk moment verzekeren dat de Onderneming voldoet aan de toepasbare wet- en regelgeving en, in het algemeen, aan de voorschriften die gelden in Italië en in alle landen waar ze actief is, en met de intern ingestelde procedures en voorzieningen;
• operationele beslissingen moeten traceerbaar zijn in termen van eigenschappen en rechtvaardiging en zij die afzonderlijke activiteiten hebben toegestaan, uitgevoerd en gecontroleerd, moeten geïdentificeerd kunnen worden;
• de uitwisseling van informatie tussen belendende fases/processen moet gebeuren volgens vastgelegde mechanismen (afstemming, uitbalancering enz.) om de integriteit en de volledigheid van de beheerde gegevens te waarborgen;
• het personeel moet geselecteerd, aangenomen en beheerd worden op een transparante manier en in overeenstemming met de ethische waarden en de doelstellingen van de Onderneming;
• de kennis van zaken en de vaardigheden die binnen de bedrijfseenheid aanwezig zijn in termen van samenhang met de opgelegde doelstellingen, moeten periodiek worden gecontroleerd;
• alle werknemers moeten gevormd en opgeleid worden voor de hun toegewezen taken;
• de aankoop van goederen en diensten voor de goede werking van de Onderneming moet gebeuren in overeenstemming met een vereistenanalyse en bij nauwgezet uitgekozen en gecontroleerde leveranciers:
• de werkomstandigheden en -omgeving moeten periodiek gecontroleerd worden om de veiligheid en de gezondheid van het personeel te verzekeren;
• het gecertificeerde milieubeheersysteem moet onafgebroken worden gemonitord om te voldoen aan de milieuwetgeving.
2.4 Informatie en Communicatie
Er moet voor een gepast systeem van indicatoren per proces/activiteit worden gezorgd en voor periodieke informatiestromen naar het management.
Informatiesystemen voor de administratie en het management moeten gericht zijn op integratie en standaardisering.
Veiligheidsmechanismen moeten een doeltreffende beveiliging en toegang van de gegevens en van de activa van de bedrijfseenheid waarborgen
2.5 Controle
Het controlesysteem is continu onderworpen aan toezicht voor periodieke beoordelingen en constante stroomlijning.
GEDRAGSRICHTLIJNEN
Dit document is een integraal onderdeel van het Organisatie- en managementmodel ("Model") toegepast door Piaggio & C. S.p.A. (de “Onderneming”) krachtens Italiaans wetsdecreet 231/2001, dat de gedragsregels bevat die alle Ontvangers (inclusief derden, zie par. 1.4) verplicht moeten naleven om te verzekeren dat hun gedrag is geïnspireerd op principes van eerlijkheid, loyaliteit, transparantie en samenwerking en om te voorkomen dat handelingen optreden die misdrijven en overtredingen vormen (in het bijzonder die genoemd in het decreet).
Deze Richtlijnen beschrijven, zij het bij wijze van voorbeeld, "wat wel" en "wat niet" toegestaan en/of verplicht is, en specificeert in operationele termen de principes van de Ethische Code van de Onderneming.
“Wat is wel toegestaan/verplicht?”
Functionele managers moeten erop toezien dat:
• alle werknemers zich bewust zijn van de wetgeving en van het vereiste gedrag om die na te leven; bij twijfel ze geschikt geadviseerd worden over de aan te nemen houding;
• er een gepast programma wordt uitgevoerd om werknemers permanent op te leiden en bewust te maken rond de kwesties uit de Ethische Code van de Onderneming.
Dergelijke onderhandelingen mogen enkel gevoerd worden door zij die daar voorafgaand en uitdrukkelijk de toelating voor krijgen, met respect voor de toegekende rollen en in overeenstemming met de bedrijfsprocedures; er moeten ook adequate mechanismen worden opgezet om de informatiestromen naar de contractpartij te traceren.
De afdelingshoofden die doorgaans in contact staan met de Overheid moeten:
• hun partners de richtlijnen verstrekken met betrekking tot de houding die aangenomen moet worden in formele en informele contacten met de verschillende overheidsinstanties, in overeenstemming met de specifieke kenmerken van elk individueel activiteitdomein, en hun kennis van de regelgeving en van situaties die vatbaar zijn voor misdrijven overbrengen;
• voor wat betreft de officiële informatiekanalen met de Overheid, adequate traceringsmechanismes instellen;
• zelf een gedrag handhaven en van iedereen die in contact staat met de Overheid verlangen, dat gekenmerkt wordt door eerlijkheid, transparantie, traceerbaarheid en goed vertrouwen, met respect voor de toegewezen taken en verantwoordelijkheden; in dat opzicht, en met een specifieke verwijzing naar relaties met de Overheid, de bedrijfsprocedures die erop gericht zijn de functies en posities verantwoordelijk en toegewezen voor relaties met de Overheid abstract te bepalen en te traceren, na te leven en te doen naleven, in overeenstemming met de rollen binnen het bedrijf;
• duidelijk, nauwkeurig, volledig en traceerbaar communiceren aan overheidsinstanties en volledige, echte en ongewijzigde documenten en gegevens verstrekken;
• een correcte en duidelijke houding aannemen om te vermijden dat de tegenpartij tot zelfs potentiële inbreuken wordt gedwongen.
Ook voor hen die in contact staan met de Overheid moeten identieke gedragsrichtlijnen worden gehanteerd met betrekking tot alle relaties met particuliere derden, zoals leveranciers, klanten, concurrenten, partners en/of elke andere contractuele tegenpartij.
• correct en eerlijk zijn bij het gebruiken en overmaken van documenten en verklaringen die volledig en relevant zijn voor de activiteiten waarvoor dergelijke voordelen rechtmatig gevraagd en verkregen kunnen worden;
• eens de verzochte financiering verkregen is, dan mag die enkel gebruikt worden voor de doeleinden waarvoor ze in oorsprong aangevraagd en verkregen werd.
• wettig, consistent, gelijkvormig, toegestaan en controleerbaar is;
• correct en gepast wordt geregistreerd, zodat de besluitvormings-, toelatings- en implementeringsprocedure kan worden gecontroleerd;
• onderbouwd wordt met correcte, echte en gepaste documentatie, zodat er op elk moment een zorgvuldige inspectie mogelijk is van de kenmerken en motiveringen van de operatie, en dat kan worden vastgesteld wie de operatie heeft toegestaan, uitgevoerd, geregistreerd en gecontroleerd.
Alle ontvangers die betrokken zijn bij de voorbereiding van de financiële overzichten of andere soortgelijke documenten (verslagen, prospectussen of andere zakelijke mededelingen bestemd voor de aandeelhouders, crediteuren of het publiek) moeten passende gedragslijnen volgen, optimale samenwerking, volledigheid, transparantie en duidelijkheid van de verstrekte informatie en nauwkeurigheid van de gegevens en berekeningen verzekeren, in overeenstemming met de geldende wetgeving en de door de onderneming gehanteerde interne procedures.
Bestuurders en hun assistenten moeten:
- informatieverzoeken van het comité van statutaire auditoren naar behoren respecteren en de controle- of revisieactiviteiten die wettelijk toegekend zijn aan partners of andere Ondernemings- en auditcomités, zoveel mogelijk vergemakkelijken;
- de aandeelhoudersvergadering presenteren met volledige aktes en documenten die overeenstemmen met de boekingen;
De betrekkingen met de pers - en de massamedia in het algemeen - moeten worden beheerd in
overeenstemming met beginselen van integriteit, transparantie, volledigheid en actualiteit.
Werkgevers, leidinggevenden, alle werknemers en externe dienstverleners worden geacht de wetgeving inzake bescherming van de veiligheid en de gezondheid op het werk toe te passen en na te leven. In het bijzonder, en teneinde het potentiële risico op letsels op de werkplaats te vermijden, wordt verwacht dat iedereen zich voegt naar de regels voor ongevalpreventie en naar de individuele en collectieve preventiemaatregelen die de Onderneming opstelt en uitvaardigt aan de hand van specifieke instructies, uitrustingen en opleidingsprogramma's. In dat opzicht moeten werknemers zichzelf verantwoordelijk beschouwen voor het correcte beheer van de veiligheid en derhalve vermijden dat ze zichzelf of hun collega's blootstellen aan gevaren die letsel of schade zouden kunnen berokkenen.
Betrekkingen met derden (leveranciers, externe werknemers met een contract, commerciële/financiële partners) moeten worden beheerd in overeenstemming met de interne procedures en gekenmerkt door onpartijdigheid, onafhankelijkheid en transparantie.
In het bijzonder moet toepassing worden verzekerd van vooraf bepaalde regels en mechanismen die tijdens selectieprocedures moeten worden nageleefd en moet een adequaat controle- en monitoringsysteem met betrekking tot een goede uitvoering van de geleverde diensten worden gewaarborgd.
Alvorens een zakelijke relatie met deze partijen aan te gaan, moet de beschikbare informatie met betrekking tot de commerciële betrouwbaarheid van dergelijke tegenpartijen goed worden beoordeeld, om vast te stellen of zij bekwaam en geschikt zijn om te voldoen aan de contractuele verplichtingen te voldoen en in staat om de toegewezen taken naar behoren en met precisie te vervullen, alsook om alle mogelijke betrokkenheid van de Onderneming te voorkomen in activiteiten die heling of het witwassen en/of hergebruik van geld of gunsten van illegale herkomst kunnen bevorderen.
In de uitvoeringsfase moeten de bevoegde functies de rechtmatige oorsprong van de geleverde goederen controleren, en, bij het bestaan van ook slechts het vermoeden van illegale herkomst, afzien van de acceptatie ervan, en moeten zij de juiste aard van de betalingen verifiëren, onder verwijzing naar de volledige overeenstemming tussen ontvangers/uitvoerders van de betalingen en daadwerkelijk bij de transactie betrokken tegenpartijen.
De relaties met (openbare of particuliere) klanten moeten worden beheerd in volledige overeenstemming met de criteria van eerlijkheid, beleefdheid, transparantie en samenwerking.
Xxx xx Xxxxxxxxxx wordt met name verlangd dat zij:
• zich houden aan alle door de Onderneming voorziene interne procedures die moeten worden toegepast ten opzichte van de klanten;
• ervoor zorgen dat de klanten complete en waarheidsgetrouwe informatie krijgen over de aard en intrinsieke en extrinsieke karakteristieken van de geleverde goederen.
Meer in het algemeen, moet alle informatie die verstrekt wordt over commerciële, reclame- en promotieactiviteiten om de producten en diensten van de Onderneming te presenteren, waarheidsgetrouw en in overeenstemming zijn met de kenmerken en technische eigenschappen van de producten zelf.
Alle werknemers worden geacht de bedrijfsprocedures na te leven voor het correcte gebruik van de informatie en technologische apparatuur waar ze over beschikken. Werknemers moeten de
fysieke/logische veiligheidsconfiguraties in acht nemen die de Onderneming instelt, in het bijzonder voor activiteiten die:
- de verwerking vereisen van gegevens en informatie waarvan de misbruik kan leiden tot fraude tegen natuurlijke of rechtspersonen (particuliere organisaties en, met name, wanneer de tegenpartij een Overheidsinstantie of -ambtenaar is);
- de toegang vereisen tot infrastructuren en/of software, waarvan het gebruik aanleiding kan geven tot vormen van fraude.
In het bijzonder wat betreft de controle-/organisatieaspecten van inbreuken die betrekking hebben op het milieu, verzekert de Onderneming:
• om de periodieke monitoring van vergunningen/licenties en in het bijzonder het plannen van de vereiste stappen om die te verkrijgen en/of te verlengen;
• om de rollen, taken en verantwoordelijkheden duidelijk te omlijnen, om te garanderen dat de nodige technische vaardigheden en bevoegdheden aanwezig zijn voor de controle, de beoordeling, het beheer en de monitoring van milieurisico's;
• om na te gaan of aan alle wettelijke en bedrijfsregulerende vereisten is voldoen, via de planning en uitvoering van interne audits;
• om verplichte registers en formulieren van afvalbeheer heel nauwgezet te bundelen;
• monitoring van de indiening, door de transportfirma, van het afvalidentificatieformulier binnen de wettelijke termijnen.
Voorts, met een specifieke verwijzing naar de bedrijfsactiviteiten in kwestie en voor het beheer waarvan de Onderneming een beroep doet op derde partijen, moet het personeel van de betrokken eenheden binnen zijn respectievelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden:
• verzekeren dat leveranciers en andere derde partijen (zoals consultants), als de regels en voorschriften dat opleggen en afhankelijk van de aard van de goederen en diensten, een bewijs leveren dat ze - van hun kant - in orde zijn met de regels wat betreft de afvoer van afvalwater, het beheer van afval en milieubescherming, in overeenstemming met de procedures van de Onderneming en met contractuele bepalingen;
• periodiek het bestand bijwerken met vergunningen, registraties en bewijzen vereist van derde leveranciers en eventuele tekortkomingen onmiddellijk melden aan de bevoegde dienst;
• alvorens een relatie aan te knopen de achtenswaardigheid en de betrouwbaarheid nagaan van dienstverleners op het vlak van afvalbeheer, ook door de verwerving en controle van milieuvermeldingen, -certificaten en -vergunningen van die laatste of verworven volgens de wet, alsook de verbintenis eisen - van die laatste - om voor de volledige duur van de overeenkomst de voornoemde toelatingscertificaten geldig en werkzaam te houden.
Specifiek met betrekking tot de plants wordt van de betrokkenen verwacht dat zij het onderhoud van de plant plannen en/of uitvoeren volgens de bijhorende onderhoudsplannen, waarbij ze het correcte gebruik ervan waarborgen en eventuele afwijkingen meteen melden aan de bevoegde personen.
Om het intellectuele en industriële eigendom te beschermen, eist de Onderneming dat alle onderzoeks-, ontwerp- en ontwikkelingsactiviteiten met betrekking tot nieuwe producten uitgevoerd worden in volledige overeenstemming met de huidige toepasbare nationale en internationale regelgeving, alsook met de gemaakte contractuele afspraken; het is in het bijzonder noodzakelijk om vooraf te controleren of er geen industriële eigendomsrechten bestaan uit hoofde van derde partijen (registratie van handelsmerken of andere waarmerken, uitvindingen, industriële siermodellen, octrooien). In dezelfde lijn verwacht de Onderneming dat de herkomst van
aangekochte materialen, onderdelen en producten nauwgezet gecontroleerd wordt, om te verzekeren dat er geen namaak of wijziging van handelsmerken en/of waarmerken in het spel is.
Aan de werknemers wordt uitdrukkelijk aanbevolen om uitsluitend software, databanken of intellectueel eigendom van anderen te gebruiken mits het beschikken over de gepaste gebruikslicentie of in elk geval volgens wetgeving op het auteursrecht. Het is ook nodig om preventiemaatregelen te treffen teneinde de Onderneming te beschermen tegen nadelige gevolgen die zouden kunnen voortvloeien uit vorderingen door derde partijen wat betreft de vermoedelijke schending van intellectuele eigendomsrechten.
Het Toezichtsorgaan beschermt klokkenluiders tegen mogelijke schadelijke gevolgen die kunnen voortvloeien uit het melden van informatie. Het Toezichtsorgaan verzekert de vertrouwelijkheid wat betreft de identiteit van die personen, in overeenstemming met de wetgeving van kracht.
In het bijzondere geval van poging tot afpersing van een werknemer (of andere partners) door een overheidsfunctionaris, zijn de volgende richtlijnen van kracht:
• het verzoek moet worden genegeerd;
• de bevoegde persoon moet onmiddellijk worden ingelicht;
• de bevoegde persoon moet het Toezichtsorgaan gepast en formeel inlichten.
“Wat is niet toegestaan”
In de betrekkingen met de Overheidsambtenaren (met inbegrip in deze definitie van enige partij of vertegenwoordiger daarvan, waaronder de senior managers, functionarissen of werknemers van de Staat of Overheidsinstanties - hierna “Overheidsmedewerkers” - en in het algemeen al diegenen die een openbare functie hebben) 2), zij het in een institutionele capaciteit of als aanbestedende tegenpartij, is het verboden om:
• geld, geschenken of voordelen te beloven of aan te bieden (aan hen of aan hun partners, familieleden, vrienden enz.), behalve indien ze van geringe waarde zijn (reizen, vakanties en lidmaatschappen in clubs bijvoorbeeld, worden niet beschouwd als zijnde van geringe waarde);
• mogelijkheden van een baan en/of commerciële (of andere) opportuniteiten te beschouwen of voor te stellen met betrekking tot dergelijke partijen (of hun partners, familieleden, vrienden enz.), waaruit zij voordeel zouden kunnen betrekken;
• hen advies van eender welke aard en om welke reden dan ook te beloven of aan te bieden;
• onverantwoorde kosten te maken voor vermaak of kosten met andere bedoelingen dan het louter promoten van het imago van de Onderneming;
• werkzaamheden/diensten van persoonlijk nut aan te bieden, ook niet via andere bedrijven (bv. renovatiewerkzaamheden aan gebouwen in hun bezit of gebruik - ook niet aan partners, familieleden, vrienden enz.);
2 Voor de concepten van de Overheid en die van Ambtenaren van een Openbare dienstverlener, verwijzen wij u naar de Speciale sectie, Overtredingen tegen de Overheid, pagina 41 e.v.
• informatie en/of vertrouwelijke documenten te verstrekken (of te beloven) of gegevens die de reputatie van een of beide partijen zou kunnen schaden;
• tijdens aankoopprocedures leveranciers en subleveranciers bevoordelen die aanbevolen worden door dergelijke partijen, als voorwaarde voor de latere uitvoering van activiteiten (bv. de toekenning van commissies, het verlenen van zachte financiering of het geven in concessie).
Dergelijke acties en gedragingen zijn verboden, zowel wanneer ze rechtstreeks door het personeel van de Onderneming worden uitgevoerd als wanneer ze onrechtstreeks worden uitgevoerd door niet-werknemers die handelen in naam van de Onderneming.
Aan dezelfde voorwaarden moet in alle betrekkingen met derden (leveranciers, externe werknemers met een contract, commerciële/financiële partners, klanten, enz.) worden voldaan. Meer in het algemeen is het uitdrukkelijk verboden om gunsten van enige aard en vorm toe te kennen (ook in de vorm van bijvoorbeeld sponsoring, giften, consulting-opdrachten, opdrachten, enz.), hetzij direct of indirect ten gunste van exponenten van particuliere ondernemingen om op onrechtmatige wijze de belangen van de Onderneming te begunstigen (om bijvoorbeeld gunstigere marktomstandigheden, de openbaarmaking van vertrouwelijke informatie, de toewijzing van een levering te verkrijgen, enz.).
Ten aanzien van Overheidsinstanties is het tevens verbonden om:
• valse of vervalste documenten/gegevens te verstrekken;
• authentieke documenten achter te houden of nalaten ze over te maken;
• zich misleidend te gedragen, om de Overheidsinstantie op een dwaalspoor te zetten in de technische/economische beoordeling van de producten en diensten die aangeboden/geleverd worden;
• verschuldigde informatie te verzwijgen, om zo op onrechtmatige wijze de beslissingen van de Overheid te beïnvloeden;
• zich zo te gedragen dat de beslissingen van de Overheid op onrechtmatige wijze worden beïnvloed;
• vertegenwoordigd te worden door consultants of 'derde partijen' wanneer daardoor belangenconflicten ontstaan;
• iemands positie als staatsambtenaar te misbruiken om bepaalde voordelen te bekomen voor zichzelf of voor de Onderneming.
Het is ook verboden om - met geweld of bedreiging, of door geld te beloven of te geven - een persoon ervan te overtuigen geen verklaringen af te leggen voor de gerechtelijke autoriteiten of om valse verklaringen af te leggen om de belangen van de Onderneming te bevorderen.
onrechtmatig informatie te verwerven en/of te wijzigen ten gunste van de Onderneming of derden, of in elk geval om onterechte voordelen te verwerven voor bovengenoemden.
Het is tevens uitdrukkelijk verboden om de beschikbare informatica-apparatuur van de Onderneming te gebruiken voor doeleinden die ingaan tegen de wet, de openbare orde en de goede zeden; ook gedrag dat de informatie- en communicatieapparatuur van de Onderneming zou kunnen beschadigen of aantasten is niet toegelaten, net zoals het verboden is om zich onrechtmatig toegang te verschaffen tot informatiesystemen die beschermd zijn door beveiligingsmaatregelen.
Voor Bestuurders en hun assistenten is het verboden om:
Het is uitdrukkelijk verboden om:
c) op basis van vertrouwelijke informatie, direct of indirect, effecten van de uitgever te verkopen, te kopen of er andere transacties mee uit te voeren, voor zichzelf of ten bate van derden (handel met voorkennis);
d) vertrouwelijke informatie openbaar te maken buiten het gebruikelijke bedrijfskader (tips geven);
g) aankoop-/verkooptransacties of orders opzetten die:
- kunstgrepen te gebruiken of eender welke andere vorm van bedrog of redmiddel;
Het is ontvangers van het Model uitdrukkelijk verboden om situaties en gedragingen in te stellen die de veiligheid en de kwaliteit van de werkplek in het gedrang zouden kunnen brengen,
georganiseerd volgens het ISO 9001, ISO 14001 en OHSAS 18001 gecertificeerde geïntegreerde systeem voor kwaliteit-, milieu- en veiligheidsbeheer ingesteld door de Onderneming.
De Onderneming en haar medewerkers moeten alle handelingen of elke betrokkenheid bij handelingen voorkomen die het misdrijf van heling, witwassen of zelf-witwassen van geld kunnen vormen, zoals het aanvaarden of bezitten en/of hergebruiken van de opbrengsten (zaken) afkomstig van illegale activiteiten.
Algemeen gesteld is het de Ontvangers uitdrukkelijk verboden om:
- om welke reden dan ook, contant geld of bank- of postspaarboekjes aan toonder of effecten aan toonder, in euro of in vreemde valuta, te accepteren en/of over te dragen, behalve via banken, instellingen voor elektronisch geld of Poste Italiane SpA, wanneer de, ook gespleten, waarde van de transactie in totaal groter is dan, of gelijk aan de door de wet voorgeschreven limiet;
- bank- en postcheques uit te geven voor bedragen die hoger zijn dan die voorzien in de huidige wetgeving en die geen indicatie van de naam of bedrijfsnaam van de begunstigde, noch de niet- overdraagbaarheid clausule hebben;
- betalingen te doen aan buitenlandse rekeningen-courant van natuurlijke personen met residentie in Italië, of entiteiten met maatschappelijke zetel in Italië;
- betalingen te doen aan genummerde rekeningen-courant of aan rekeningen bij banken zonder fysieke vestiging;
- betalingen te doen aan rekeningen-courant van banken die actief zijn in landen opgenomen in lijsten van belastingparadijzen en ten bate van offshore-ondernemingen.
Het is ook uitdrukkelijk verboden om producten van elke vorm en aard te kopen en/of ontvangen, waarvan bekend is, of zelfs maar wordt vermoed, dat ze van illegale oorsprong zijn.
De Onderneming verbiedt uitdrukkelijk de onterechte openbaarmaking of schending van industriële en intellectuele eigendoms- en auteursrechten of van haar eigen handelsgeheimen of die van derde partijen.
Verwijzend naar de gedragsregels op het vlak van milieu is het de Ontvangers van dit Model verboden om:
• er gedragingen op na te houden die bedoeld zijn om inbreuk te plegen op de voorzieningen inzake afvalbeheer, emissiebronnen en de afvoer van industrieel afvalwater dat gevaarlijke stoffen bevat;
• de milieu-informatie verstrekt aan de bevoegde Overheidsinstantie te vervalsen of te wijzigen, met inbegrip van gegevens en informatie die betrekking heeft op de emissies in de atmosfeer die overgemaakt dient te worden aan de toezichthoudende Autoriteiten (zoals ARPA, provinciebesturen);
• afval te storten of te bewaren op een ongecontroleerde manier en dat afval, zowel vast als vloeibaar, te lozen in oppervlakte- en grondwater;
• activiteiten rond afvalbeheer te organiseren zonder een specifieke toelating voor de verwijdering en de herwinning ervan, of in geval van een ingetrokken of geschorste vergunning;
• verschillende soorten gevaarlijk afval te vermengen (of gevaarlijk met niet-gevaarlijk afval);
• de normen te schenden omtrent openbaarmaking en het houden van verplichte registers en formulieren voor afvalbeheer;
• certificaten van afvalanalyses te vervalsen/wijzigen en/of aan te vullen met onjuiste en/of valse informatie wat betreft de aard, de samenstelling en de fysisch-chemische eigenschappen van dat afval, ook verwijzend naar het SISTRI - Verwerkingszone;
• georganiseerde activiteiten op te zetten die gericht zijn op de illegale handel van afval of deel te nemen aan dergelijke activiteiten;
• de toegang tot sites te verhinderen voor controle-instanties;
• industrieel afvalwater dat gevaarlijke stoffen bevat te lozen zonder vergunning of nadat die vergunning werd geschorst of ingetrokken;
• het nalaten om, bij gebeurtenissen die de site zouden kunnen verontreinigen, de nodige preventie- en herstelmaatregelen te treffen en om de bevoegde autoriteiten tijdig op de hoogte te stellen;
• de grenswaarden voor emissies of de voorzieningen, vastgelegd in de vergunning en de grenswaarden voor luchtkwaliteit vastgelegd in de huidige wetgeving, niet na te leven tijdens de bedrijfsvoering van een fabriek;
• hoogradioactief materiaal te verkopen, kopen, ontvangen, transporteren, importeren, bewaren, over te dragen, achter te laten of op onrechtmatige wijze weg te werpen.
Misdrijven begaan in het buitenland
De Onderneming kan, krachtens art. 4 van het Italiaanse Wetsdecreet, verplicht worden om in Italië verantwoording af te leggen in verband met bepaalde misdrijven gepleegd in het buitenland waarbij:
a) het misdrijf in het buitenland gepleegd is door een persoon die functioneel verbonden is aan de entiteit;
b) de maatschappelijke zetel van de entiteit gevestigd is in Italië.
Indien de misdrijven deels in het buitenland en deels in Italië gepleegd worden, krachtens art. 6, lid 2 van het Italiaans Strafwetboek, kan de aansprakelijkheid waarvan sprake in het Decreet ook van toepassing zijn wanneer de feiten zich slechts ten dele voordeden in Italië.
Met betrekking tot misdrijven die volledig in het buitenland gepleegd worden door personen, het topmanagement of ondergeschikten die verbonden zijn aan de Onderneming, is die laatste aansprakelijk in de gevallen vastgelegd in artikelen 7, 8, 9 en 10 van het Italiaans Strafwetboek en op voorwaarde dat met betrekking tot de feiten het Land waar het misdrijf gepleegd werd geen actie onderneemt.
Sancties
Gedrag dat indruist tegen de voorschriften van de Ethische Code en tegen deze Richtlijnen zal, ongeacht elke andere vorm van strafrechtelijke vervolging van de overtreders, leiden tot disciplinaire maatregelen in overeenstemming met de geldende wetgeving en/of de geldende collectieve arbeidsovereenkomsten en in overeenstemming met het Model in de sectie gewijd aan het tuchtstelsel.
Schendingen van de bepalingen en gedragsregels opgenomen in de Ethische Code en de Gedragscode en iedere opdracht voor de strafbare feiten als bedoeld in Italiaans wetsdecreet 231/2001, uitgevoerd door Xxxxxx die, hoewel niet deel uitmakend van de Onderneming, handelen namens en/of in het belang ervan (zoals outsourcers, consultants en service contractors) worden bestraft in overeenstemming met de bepalingen van de specifieke contractuele clausules in hun contracten. Dergelijke clausules kunnen het recht omvatten om zonder beperking het contract te beëindigen en/of de betaling van sancties op te leggen. Het opleggen van sancties kan bovendien het verbod inhouden tot het aangaan van nieuwe contractuele betrekkingen met de betrokken partijen, tenzij de Raad van Bestuur anders beslist.
Communicatie aan het Toezichtsorgaan
Om het Toezichtsorgaan gemakkelijker te kunnen inlichten over feiten of omstandigheden met betrekking tot het Model, heeft Piaggio het volgende e-mailadres aangemaakt: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx