Bijlagen
Subsidies in
Bijlagen
Inhoudsopgave
Bijlage 1 1
Bijlage 2 Juridisch kader 2
Wet- en regelgeving en enkele daarin gehanteerde begrippen 2
Aanvragen van een subsidie op grond van titel 4.2 van de Awb 7
Aanvragen van subsidies die per boekjaar worden verstrekt aan rechtspersonen op grond van de Awb
Subsidie aanvragen op grond van de Algemene subsidieverordening
Bijlage 3: In 2002 geldende subsidieverordeningen 18
Bijlage 4: Financiële omvang en bestemming van subsidies 20
Bijlage 5: Bevindingen per sector 28
Cultuur 28
en Welzijn : 33
39
Sociale Dienst 44
Sport en Xxxxxxxxx , , , 00
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx / xxxxxxx ,
Xxxxxxxxxxxxxxxxx
Stadswerken 58
60
Bijlage 6: Subsidies, de interne informatievoorziening 62
Bijlage 7: van troughputsubsidie naar 65
Bijlage 1
In het kader van het onderzoek is een inventarisatie uitgevoerd van de geldende wet- en regelgeving voor subsidies. Het subsidiebegrip dat hieruit naar voren kwam is vervolgens gebruikt om de volledigheid te checken van de subsidies die zijn opgenomen in de staat van inkomensoverdrachten in de rekeningen en begrotingen van de diensten. De productbladen uit de begrotingen en rekeningen waren voor deze check een belangrijke naast de interviews die zijn gehouden met sectordirecteuren, juridische medewerkers, controllers en beleidsmedewerkers uit de sectoren.
De interviews met de sectoren vonden plaats volgens een vaste opzet. In alle interviews werd aandacht besteed aan de financiële omvang van de subsidieverstrekking door de sector, de interne informatievoorziening binnen de sector, de opzet van de besluitvorming over subsidieverstrekking en de opzet van de controle op subsidies.
De werking van de besluitvorming over subsidies en de werking van de controle op subsidies werden beoordeeld aan de hand van een steekproef. De omvang van de steekproef bij een sector was afhankelijk van de totale financiële omvang van subsidies binnen de sector. De selectie van dossiers voor de steekproef vond plaats aan de hand van de volgende criteria:
• aantal gesubsidieerde instellingen binnen één subsidieregeling: zowel "buiksubsidies" als maatwerk komen voor in de steekproef
• omvang van het subsidiebedrag per beschikking: zowel grote als kleine bedragen komen voor in de steekproef
• type subsidie: zowel subsidies met een overwegend exploitatiekarakter als subsidies voor projecten of activiteiten komen voor in de steekproef
• duur van de subsidierelatie: zowel instellingen die reeds vele jaren subsidie ontvangen als instellingen die een eerste aanvraag hadden ingediend komen voor in de steekproef
Deze steekproef was dus niet aselect. Het onderzoek had niet de pretentie om met behulp van statistische technieken tot algemene uitspraken te komen over de werking van de subsidieverlening en -vaststelling door de gemeente. De spreiding van de dossiers binnen de steekproef is echter wel zodanig dat een algemeen beeld is ontstaan van de praktijk van de subsidieverstrekking en -vaststelling.
Het onderzoek had betrekking op de situatie in 2002. Per 1 januari 2003 is een structuurverandering doorgevoerd in de organisatie. Daarnaast heeft een aantal personeelswijzigingen plaatsgevonden waardoor "historische informatie" over de situatie bij een organisatieonderdeel inmiddels bij een ander organisatieonderdeel terecht was gekomen. Het onderzoeksteam heeft, afhankelijk van een concrete situatie, steeds in overleg met betrokkenen naar een werkbare oplossing gezocht voor deze situaties. Er is hierbij niet voor één standaardbenadering gekozen.
Kwaliteitsborging
Voor de herkenning en erkenning van de onderzoeksaanpak, -bevindingen en aanbevelingen is een klankbordgroep geformeerd. In deze klankbordgroep had de concerncontroller van de gemeente Dordrecht zitting, de sectordirecteur Onderwijs en Welzijn en de sectorcontroller Sport en Recreatie.
Daarnaast is voor de bewaking van de methodologische kwaliteit een begeleidingsgroep samengesteld. De begeleidingsgroep bestond uit de projectleider van het onderzoek dat de Rekenkamer Rotterdam heeft uitgevoerd naar subsidiëring door deelgemeenten, de stadsjurist van de gemeente Dordrecht en de directeur van het Sociaal Geografisch Bureau van de gemeente Dordrecht.
Bijlage 2 Juridisch kader
Inleiding
In deze bijlage vindt een bespreking plaats van de geldende wet- en regelgeving voor het verstrekken van subsidies. Allereerst wordt kort aangegeven welke wet- en regelgeving voor subsidiëring van toepassing is. Daarna wordt er aandacht geschonken aan het begrip subsidie; er volgt vervolgens een bespreking van artikel 4:23 Awb, omdat dit artikel de basis biedt voor het het verstrekken van subsidie. Dan wordt het begrip subsidieplafond waarna wordt aangegeven wat de verhouding is tussen titel 4.2 van de Awb en de subsidieverordeningen van de gemeente Dordrecht. En tenslotte worden de stappen aangegeven, subsidieaanvragen
op grond van de Awb en
2. op grond van de algemene subsidieverordening dienen te worden behandeld.
Wet- en regelgeving en enkele daarin gehanteerde begrippen
De volgende wetgeving is van belang voor het proces van subsidie verstrekken.
• Titel 4.2 van de Awb
• Subsidieverordeningen die binnen de gemeente Dordrecht gelden.
• Subsidiebeleidsnota's
Het subsidiebegrip
De Awb vermeldt in artikel 4:21 lid 1 het volgende.
Onder subsidie wordt verstaan: de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten.
Het is niet altijd met zekerheid te bepalen of er sprake is van een subsidie of niet. Hieronder vindt een aftasting van het begrip plaats.
Met name de woorden 'met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager' veroorzaakt een grijs gebied. De clausulering drukt het gebonden karakter van de subsidie uit. Bij verstrekking voorafgaand aan de te verrichten activiteiten moet de bestedingsrichting van de te verstrekken middelen zijn vastgelegd. Bij sociale uitkeringen, studiefinanciering en huursubsidie overheerst het element van (aanvullende) inkomensvoorziening en staat de bestedingsrichting dus niet vast, zodat geen sprake is van subsidie (Kamerstukken II 23 700, nr. 5, 14).
zijn studiefinanciering en huursubsidie in de desbetreffende wetgeving uitdrukkelijk uitgezonderd van de subsidietitel (artikel Wet studiefinanciering 2000 respectievelijk artikel 7 lid 3 Huursubsidiewet).
Uitkeringen die naast een algemene sociale uitkering worden verstrekt voor een bepaalde activiteit (bijvoorbeeld scholing) vallen wel onder het subsidiebegrip. Op deze regel zijn echter weer uitzonderingen gemaakt.
Schadevergoedingen, kredietverlening, deelnemingen, kredieten op commerciële basis door gemeentelijke kredietbanken en overheidsdeelnemingen in het aandelenkapitaal van een vennootschap vallen buiten het subsidiebegrip (Memorie van Toelichting Kamerstukken II 23 700, nr. 3,
De woorden 'anders dan als betaling voor goederen of diensten' veroorzaken ook wel eens verwarring.
Met deze clausulering houdt de wetgever commerciële transacties met de overheid buiten het subsidiebegrip. De memorie van toelichting verstaat onder betaling "het leveren van een tegenprestatie die is afgestemd op de waarde van de verkregen goederen of diensten in het economisch verkeer". Dit wil niet zeggen dat iedere betaling boven de marktprijs een subsidie is. Dit is alleen het geval als de betaling onmiskenbaar zozeer boven de marktprijs ligt dat redelijkerwijs niet meer van een betaling kan worden gesproken. (Memorie van Toelichting, Kamerstukken II 23 700, nr. 3,
Of sprake is van subsidieverlening of een commerciële transactie moet aan de hand van de omstandigheden van het concrete geval worden vastgesteld. Wellicht kan worden aangesloten bij jurisprudentie over de heffing van BTW. Deze houdt in dat zolang de overheid een subsidie louter verleent in het algemeen belang en dus niet rechtstreeks gebaat is bij de gesubsidieerde activiteiten, de subsidieverlener over de prestatie van de subsidieontvanger geen BTW verschuldigd is.
In ieder geval zijn voor de afgrenzing de volgende factoren van belang.
a. Anders dan bij levering van goederen en diensten, zijn er bij subsidiëring veelal een of meer transacties tussen de subsidieontvanger en derden, die (mede) uit de subsidie worden bekostigd. Als dergelijke transacties niet zijn aan te wijzen, is dat een belangrijke aanwijzing dat geen sprake is van een subsidie.
b. Bij een commerciële transactie moet het door de overheid verstrekte bedrag niet alleen de kosten van de activiteit dekken, zoals bij subsidie, maar ook een zekere winstmarge.
c. Bij uitkeringen voor onderzoek is van belang van welke partij het initiatief voor het verrichten van het onderzoek is uitgegaan en kunnen ook afspraken over de publicatie van het onderzoek aanwijzingen bieden
Artikel 4.21 leden 2 en 3 vermelden dat de subsidietitel niet van toepassing is op:
• aanspraken of verplichtingen die voortvloeien uit een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de heffing van een premie dan wel een premievervangende belasting ingevolge de Wet financiering volksverzekeringen en
• op de aanspraak op financiële middelen die wordt verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift dat uitsluitend voorziet in verstrekking aan rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld.
De subsidietitel is echter wel van overeenkomstige toepassing op het onderwijs en onderzoek.
De grondslag voor het verstrekken van subsidie.
Het proces voor het verstrekken van subsidie staat beschreven in de Awb titel 4.2, dat het algemene processuele kader aangeeft waarlangs subsidie dient te worden verstrekt. Art 4:23 Awb is hier met name van belang.
Artikel 4:23
Een bestuursorgaan verstrekt slechts subsidie op grond van een wettelijk voorschrift dat regelt voor welke activiteiten subsidie kan worden verstrekt.
2
3. Het eerste lid is niet van toepassing:
a. in afwachting van de totstandkoming van een wettelijk voorschrift gedurende ten hoogste een jaar of totdat een binnen dat jaar bij de Staten-Generaal ingediend wetsvoorstel is verworpen of tot wet is verheven en in werking is getreden;
b. indien de subsidie rechtstreeks op grond van een door de Raad van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Raad gezamenlijk of de Commissie van de Europese Gemeenschappen vastgesteld programma wordt verstrekt;
c. indien de begroting de subsidieontvanger en het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld, vermeldt, of
d. in incidentele gevallen, mits de subsidie voor ten hoogste vier jaren wordt verstrekt.
Lid 1 vermeldt dat een bestuursorgaan slechts subsidie verstrekt op grond van een wettelijk (artikel 4:23 Awb). Dit wettelijk voorschrift is voor een gemeente een
(subsidie)verordening.
In lid drie van dit artikel wordt een aantal uitzonderingen op het eerste lid opgesomd.
Ten eerste kan in afwachting van een wettelijk voorschrift kan men gedurende één jaar zonder verordening subsidie worden verstrekt. Deze mogelijkheid is uitsluitend gecreëerd voor situaties, waarin de met het subsidiebeleid nagestreefde doelen onverwijld optreden vergen. Dit zal op gemeentelijk niveau niet vaak aan de orde zijn. Maar als het gebeurt dan moet het subsidiërende bestuursorgaan in een jaarlijks te publiceren verslag een globale omschrijving geven van de activiteiten waaruit de aard van de buitenwettelijke geldstromen blijkt.
Ten tweede kan subsidie zonder verordening worden verstrekt indien de subsidie rechtstreeks op grond van een door de Raad van de Europese Unie, het Europees Parlement en de Raad gezamenlijk of de Commissie van de Europese Gemeenschappen vastgesteld programma wordt verstrekt. Aangezien Europese subsidieprogramma's veelal reeds de voorwaarden voor subsidieverstrekking bevatten, zou een wettelijke regeling op welk nationaal niveau ook een doublure zijn.
Ten derde is het mogelijk om op grond van een begrotingspost subsidie te verstrekken, als er sprake is van een meerjarige subsidieverhouding en er per aanvrager forse budgetten nodig zijn. Men dient dan de subsidieontvanger en de maximum subsidie in de begroting zelf of in de toelichting erop te vermelden. Het gaat veelal om exploitatiesubsidies. Het is niet toegestaan om de naam van de subsidieontvanger en het subsidiebedrag alleen in de subsidieprogramma's te vermelden, tenzij een dergelijk subsidieprogramma een bijlage van de begroting vormt.
De vaststelling van een dergelijke begrotingspost op: dit is een raadsbevoegdheid) is een beschikking in de zin van de Awb, waartegen -na het bekendmaken van de beschikking aan de subsidieontvanger en voor belanghebbenden- de bezwaar- en beroepsmogelijkheden openstaan. Wanneer de begrotingspost het bedrag vermeldt waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld is het mogelijk om bij dergelijke buitenwettelijke subsidies ook te werken met eerst de beschikkingverlening en vervolgens de beschikking tot subsidievaststelling.
Tenslotte kan bij incidentele subsidiëring, die voor ten hoogste vier jaren achtereen wordt verstrekt, ook zonder verordening een subsidie verleend worden. Daarbij dient te worden opgemerkt dat een subsidie voor één jaar, maar met een groot aantal subsidieontvangers geen sprake is van incidentele subsidie. Deze mogelijkheid is gecreëerd, omdat men vindt dat het niet altijd reëel is een wettelijk voorschrift als basis voor de subsidie te verlangen. Bij het vasthouden aan deze eis zou in bepaalde gevallen een onevenredigheid tussen de bestuurslasten en de te dienen belangen kunnen ontstaan. Deze uitzondering op de regel gaat op indien de voorgenomen subsidie in twee opzichten van beperkte betekenis is. Zowel het aantal aanvragers als het tijdvak
waarover de subsidie wordt verstrekt dient beperkt te zijn. Het tijdvak is gefixeerd op vier jaar. De termijn is bedoeld voor de ontvanger van de subsidie die niet langer dan vier jaren achtereen voor dezelfde activiteit een incidentele subsidie kan ontvangen. Een begrotingspost op grond waarvan incidentele subsidies worden verstrekt kan wel langer dan vier jaar worden opgevoerd. In een jaarlijks te publiceren verslag moet het subsidiërende bestuursorgaan een globale omschrijving geven van de activiteiten waaruit de aard van de buitenwettelijke geldstromen blijkt.
Het begrip subsidieplafond
Het subsidieplafond is volgens de Awb het bedrag dat gedurende een bepaald tijdvak ten hoogste beschikbaar is voor de verstrekking van subsidies krachtens een bepaald wettelijk voorschrift.
Wanneer aan alle eisen van het subsidieplafond is voldaan (zie hieronder) en wanneer het bedrag al subsidie is verleend, dienen de overige subsidieaanvragen geweigerd te worden voor zover er sprake is van overschrijding van het subsidieplafond. Het plafond is ter vervanging van de uitputtingsclausules die voor 1998 werden gehanteerd. Er moet worden opgemerkt uit jurisprudentie blijkt dat indien een gemeente geen uitputtingsclausule (en nu dus geen subsidieplafond) heeft gehanteerd het enkele feit dat een begrotingspost is uitgeput niet voldoende is om een subsidie die gebaseerd is op een verordening te weigeren.
In de praktijk kan dit ondervangen worden door in de regeling of op de regeling gebaseerde beleidsregels op te nemen dat de aanvraag buiten behandeling blijft of geweigerd wordt als de beschikbaar gestelde financiële middelen zijn uitgeput.
Eisen aan subsidieplafond
Zonder verordeningsgrondslag is geen subsidieplafond in de zin van de Awb vast te stellen. Voor de gemeente houdt dat in de verordening het college bevoegd worden verklaard een subsidieplafond vast te stellen. De vaststelling van het plafond in de verordening is niet aan te bevelen, omdat dan ieder jaar of na andere termijn de verordening wijziging behoeft om het nieuwe subsidieplafond vast te leggen.
Daarnaast verplicht de Awb om verdeelregels vast te stellen (regels hoe het beschikbare bedrag wordt verdeeld) en zowel het subsidieplafond als de verdeelregels bekend te maken voor de aanvang van het subsidietijdvak (in een huis-aan-huis blad). Indien hieraan is voldaan dan is de gemeente verplicht een subsidie te weigeren voorzover toekenning zou leiden tot overschrijding van het plafond. Het plafond kan worden verlaagd indien de betreffende begrotingspost wordt verlaagd of geschrapt. Dit heeft alleen effect op reeds verleende subsidies indien bij de toekenning van de subsidie het zogenaamde begrotingsvoorbehoud is gemaakt.
Plafond voor wettelijke en buitenwettelijke subsidies
Het subsidieplafond is bedoeld voor de subsidies, die worden verleend op basis van een verordening (wettelijke subsidies). Voor buitenwettelijke subsidies, dus subsidies die niet op basis van een verordening worden verstrekt, is er geen regeling om een subsidieplafond vast te stellen. De beschikbaarheid van geld voor de subsidiëring blijkt in geval van buitenwettelijke subsidies uit een begrotingspost. Bij de daaronder vallende incidentele subsidies, de subsidies op basis van een begrotingspost en de spoedshalve subsidies zijn de aanspraken op subsidies en de benodigde financiën meestal goed te voorzien. Vaak is ook de beleidsvrijheid zodanig ruim dat aanvragen die het beschikbare budget overstijgen, kunnen worden geweigerd. Mocht deze beleidsvrijheid ingekaderd zijn door dan verzet de Awb zich niet tegen een in de beleidsregels op te nemen subsidieplafond. Het vaststellen van een subsidieplafond is een besluit in de zin van de Awb. Ook hier dient het plafond na vaststelling in de beleidsregels op dezelfde wijze bekend te worden gemaakt als het plafond voor de wettelijke subsidies.
Begro voorbehoud
Het begrotingsvoorbehoud is bedoeld voor de situatie dat een subsidie wordt toegekend op het moment dat een begroting nog niet is vastgesteld of goedgekeurd. De Awb gaat ervan uit dat het voorbehoud in de verleningsbeschikking wordt opgenomen. In de verordening kan wel de
bepaling worden opgenomen dat de subsidie slechts wordt verleend voorzover de raad voldoende middelen ter beschikking stelt. Maar de rechtszekerheid eist dat de voorwaarde in de beschikking wordt opgenomen. Uiteraard is het ook mogelijk het subsidieplafond op nul vast te stellen als de begroting nog niet is vastgesteld. Het begrotingsvoorbehoud is niet te stellen als er sprake is van
subsidieverlening in het kader van een openeinderegeling. Bij wettelijke subsidies blijkt het open einde door het ontbreken van een vastgesteld subsidieplafond.
De algemene wet bestuursrecht
Titel 4.2 van de Awb is de subsidietitel. Hierin staat het algemene processuele kader weergegeven waarlangs subsidie dient te worden verstrekt. Dit kader dient zijn weerslag te krijgen in subsidieverordeningen. De wet laat een paar procedure mogelijkheden ter keuze de materiële wetgever; voor de gemeente is de materiële wetgever de gemeenteraad: dit bestuursorgaan stelt namelijk (subsidie) verordeningen voor de gemeente vast.
Hieronder volgen de belangrijkste processuele stappen die op basis van de Awb genomen dienen te worden.
Dit is het kader aan de hand waarvan de betreffende subsidieverordeningen moeten zijn opgesteld. Als er geen subsidie wordt verleend op basis van een verordening valt men terug op deze processuele kaders.
Eerst wordt het "stappenplan" weergegeven van een aanvraag voor een subsidie, die niet per boekjaar wordt verstrekt aan een rechtspersoon. Deze kunnen worden gezien als algemene bepalingen rond het aanvragen, verlenen en vaststellen van subsidies. Vervolgens wordt het stappenplan weergegeven van een aanvraag voor een subsidie, die per boekjaar wordt verstrekt aan een rechtspersoon. Dit zijn regels voor een specifiek soort subsidies. Zij kunnen voor dit soort subsidies bij wettelijk voorschrift of besluit van een bestuursorgaan van toepassing worden verklaard. Voor zover zij afwijken van de algemene regels, gaan zij voor.
Verhouding tussen de bepalingen van de Awb, de verordeningen en de beleidsnota's van de gemeente Dordrecht
Naast het wettelijke Awb-kader zijn er ook subsidieverordeningen. In het algemeen kan gesteld worden dat de specifieke subsidieverordening voorgaat op de algemene subsidieverordening
Pas indien er niet op basis van enige subsidieverordening subsidie behoeft te worden verstrekt valt men terug op het processuele kader van titel 4.2. Awb. Men valt ook terug op de bepalingen van de Awb indien processuele zaken niet in een subsidieverordening wordt vermeld en er niet bij wet is gesteld dat een bepaald onderwerp slechts bij of krachtens een wettelijk voorschrift moet worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld een subsidieplafond.
Vaak is er - in plaats van een specifieke subsidieverordening - een beleidsnota opgesteld voor een bepaalde subsidie. Dit zijn beleidsregels op grond waarvan de gemeente subsidie zal verlenen.
Een dergelijke nota geeft het subsidiebeleid op een bepaalde terrein inhoud. In deze nota wordt aangegeven dat op basis van de algemene subsidieverordening de subsidie dient te worden verstrekt. De beleidsnota vormt samen met de Algemene subsidieverordening de basis voor het vertrekken van subsidie voor dat specifieke gebied.
Aanvragen van een subsidie op grond van titel 4.2 van de Awb
STAP 1
AANVRAGENVANSUBSIDIE
De aanvrager voor een bepaalde subsidie verzoekt om subsidie.
Bij de aanvraag dient hij een aantal bij zijn aanvraag te overleggen. Per verordening zal dit verschillen. De Awb vermeldt voor een activiteitensubsidie niet welke zaken bij de aanvraag dienen te worden gevoegd. Het ligt echter voor de hand dat in ieder geval een activiteitenplan en een begroting voor de activiteit wordt ingediend.
De aanvrager richt zijn verzoek tot het bestuursorgaan, dat bevoegd is tot het verlenen van subsidie. Het bestuursorgaan dient het verzoek te hebben beoordeeld binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, of bij het ontbreken ervan binnen een redelijke termijn (is in ieder geval binnen 8 weken) na ontvangst van de aanvraag.
STAP 2
SUBSIDIE VERLENEN
Tenzij bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) anders is bepaald kan voorafgaand aan een subsidievaststelling een beschikking omtrent subsidieverlening worden gegeven. De aanvraag tot verlening dient in principe te worden ingediend voor de afloop van de activiteit of het tijdvak waarvoor de subsidie wordt gevraagd. Wanneer een verlening dient te worden afgegeven, wordt door de betreffende verordening bepaald. In veel subsidieverordeningen is bepaald dat een subsidie eerst verleend wordt.
Een subsidie in de vorm van een periodieke aanspraak op financiële middelen wordt verleend voor een bepaald tijdvak. In de beschikking tot verlening wordt dit tijdvak vermeld. Indien de beschikking tot subsidieverlening het bedrag van de subsidie niet vermeldt, vermeldt zij het bedrag waarop de subsidie ten hoogste kan worden vastgesteld, tenzij bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) anders is bepaald.
De subsidie verlening is een beschikking (in de zin van Awb), waartegen bezwaar en beroep mogelijk is.
UITVOERINGSOVEREENKOMST
Ter uitvoering van voorgaande beschikking kan een overeenkomst worden gesloten. Tenzij bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) anders is bepaald of de aard van de subsidie zich daartegen verzet, kan in de overeenkomst worden bepaald dat de subsidieontvanger verplicht is de activiteiten te verrichten waarvoor de subsidie is verleend.
De overeenkomst mag geen doublure zijn van de beschikking. De essentiële activiteiten moeten in de beschikking staan, zoals een aanduiding van de het subsidiebedrag. Denkbaar is het echter dat deze elementen in de uitvoeringsovereenkomst worden uitgewerkt.
Tenzij bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) anders is bepaald of de aard van de subsidie zich daartegen verzet, kan in de overeenkomst worden bepaald dat de subsidieontvanger verplicht is de activiteiten te verrichten waarvoor subsidie is verleend. Een dergelijke bepaling in een uitvoeringsovereenkomst verschaft de subsidiegever, anders dan in normale gevallen, de mogelijkheid om in rechte nakoming te vorderen van het verrichten van de gesubsidieerde activiteit. De verplichting van de subsidieontvanger om mee te werken aan het sluiten van een uitvoeringsovereenkomst mag worden opgenomen als voorwaarde in de beschikking tot subsidieverlening. Een dergelijke bepaling is bedoeld voor die gevallen waarin de subsidiabele activiteit bestaat uit het verschaffen van door de overheid essentieel geachte voorzieningen en (dreiging met) intrekking van de subsidie een onvoldoende effectieve sanctie is. Dit zou zich kunnen voordoen als het aanbieden van de desbetreffende voorziening niet eenvoudig door anderen of door de overheid zelf kan worden overgenomen. In de memorie van toelichting wordt vermeld dat men hierbij moet denken aan jeugdhulpverlening en justitiële
particuliere inrichtingen voor ter beschikking gestelden. Een afdwingovereenkomst is NIET toegestaan als een wettelijk voorschrift of de aard van de subsidieverhouding zich daartegen verzet. Vaak is immers juist voor het subsidie-instrument gekozen omdat de wetgever burgers juist niet rechtstreeks heeft willen verplichten tot het verrichten van de betrokken activiteit. Een alternatief is dan sec de verplichting opnemen om de gesubsidieerde activiteit daadwerkelijk te verrichten.
STAP 3
SUBSIDIE VASTSTELLING AANVRAGEN
Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven, dient de subsidieontvanger na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend in principe een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in. Indien bij wettelijk voorschrift gemeentelijke verordening) geen termijn is bepaald of de aanvraag na afloop van de daarvoor bepaalde termijn niet is ingediend, wordt de aanvraag tot vaststelling ingediend binnen een bij de subsidieverlening te bepalen termijn. De ASV bepaalt dat de subsidieontvanger voor 1 april na afloop van het jaar waarin de subsidie is verleend een aanvraag tot vaststelling van de subsidie moet indienen.
4
VASTSTELLEN SUBSIDIE
Wanneer er een aanvraag tot subsidie vaststelling is gedaan, dient het bestuursorgaan hierop te beslissen. Het bestuursorgaan dient het verzoek te hebben beoordeeld binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, of bij het ontbreken ervan binnen een redelijke termijn (is in ieder geval binnen 8 weken) na ontvangst van de aanvraag.
AMBTSHALVE VASTSTELLEN
Een bestuursorgaan kan de subsidie geheel of gedeeltelijk ambtshalve vaststellen indien
bij verordening of de subsidieverlening een termijn is bepaald binnen welke de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld;
2. voor de indiening van de aanvraag tot vaststelling aanvankelijk geen termijn is bepaald, het bestuursorgaan deze echter vervolgens wel heeft gesteld, maar waarbinnen geen aanvraag wordt ingediend.
3. de aanvraag na afloop van de daarvoor bepaalde termijn niet is ingediend;
4. de beschikking tot subsidieverlening of de beschikking tot subsidievaststelling wordt ingetrokken of ten nadele van de ontvanger wordt gewijzigd.
Hierbij is het bestuursorgaan bevoegd om een schatting te maken van de kosten van de gesubsidieerde activiteit, die lager kan uitvallen dan vaststelling op basis van de werkelijke kosten. Het niet (tijdig) aanvragen van een vaststelling kan overigens niet zonder meer tot een vaststelling op nihil leiden. Het evenredigheidsbeginsel speelt hierbij een rol. Wanneer een aanvraag tot vaststelling dagen te laat is ingediend, maar de activiteit wel volledig is verricht rechtvaardigt deze situatie geen nihil vaststelling.
Een ambtshalve vaststelling is ook een beschikking waartegen bezwaar en beroep mogelijk is.
Indien geen beschikking tot subsidieverlening is gegeven, wordt op basis van de subsidieaanvraag de subsidie vastgesteld.
Ook dit is een beschikking waartegen bezwaar en beroep mogelijk is.
Indien een beschikking tot subsidieverlening is gegeven stelt het bestuursorgaan de subsidie overeenkomstig de verlening vast.
De subsidie kan lager worden vastgesteld indien:
de activiteiten waarvoor subsidie is verleend niet of niet geheel hebben plaatsgevonden;
2. de subsidieontvanger niet heeft voldaan aan de aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen;
3. de subsidieontvanger onjuiste of onvolledige gegevens heeft verstrekt en de verstrekking van juiste of volledige gegevens tot een andere beschikking op de aanvraag tot subsidieverlening zou hebben gesteld of
4. de subsidieverlening anderszins onjuist was en de subsidieontvanger dit wist of behoorde te weten
VERPLICHTING TOT REKENING EN VERANTWOORDING VAN SUBSIDIE
Bij de aanvraag tot subsidievaststelling toont de aanvrager aan dat de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Bij de aanvraag tot subsidievaststelling legt de aanvrager rekening en verantwoording af omtrent de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten, voor zover deze voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn.
INTREKKING EN WIJZIGING VAN SUBSIDIE
Als een subsidie is verleend kan deze verlening onder omstandigheden worden ingetrokken of worden gewijzigd. Dit is een beschikking waartegen bezwaar en beroep mogelijk is.
INTREKKING EN WIJZIGING VAN DE VERLENING EX TUNC
Zolang de subsidie niet is vastgesteld kan de subsidieverlening worden ingetrokken of ten nadele van de subsidieontvanger gewijzigd indien aan één van de voorwaarde is voldaan genoemd in artikel 4:48 Awb. Het voert hier te ver deze voorwaarden te beschrijven.
Het begrip 'ex houdt in dat de intrekking met terugwerkende kracht plaatsvindt.
INTREKKING EN WIJZIGING VAN DE VASTSTELLING EX TUNC
In bepaalde situaties kan het bestuursorgaan de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen. Het voert te ver om hierop in te gaan.
Dit kan echter niet meer plaatsvinden, onder andere indien vijf jaren zijn verstreken sedert de dag waarop zij is bekend gemaakt.
*Het begrip 'ex houdt ook hier in dat de intrekking met terugwerkende kracht plaatsvindt.
INTREKKING EN WIJZIGING LOPENDE SUBSIDIEVERLENING EX NUNC
Zolang de subsidie niet is vastgesteld kan het bestuursorgaan de subsidieverlening met inachtneming van een redelijke termijn intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger wijzigen:
voor zover de subsidieverlening onjuist is;
2. voor zover veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich in overwegende mate tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, of
3. in andere bij wettelijk voorschrift geregelde gevallen.
'Ex nunc intrekken' houdt 'intrekken vanaf het heden naar de toekomst toe' in. Feitelijk is er sprake van 'opzeggen'.
WEIGERING VAN SUBSIDIE VOOR EEN NIEUW TIJDVAK
Indien aan een subsidieontvanger voor drie of meer achtereenvolgende jaren subsidie is verstrekt voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteiten (bijvoorbeeld exploitatiesubsidies), geschiedt gehele of gedeeltelijke weigering van de subsidie voor een daarop aansluitend tijdvak op de grond, dat veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, slechts met inachtneming van een redelijke termijn. Hiertoe dient echter wel beleidsvrijheid te zijn.
STAP 5
BETALING EN TERUGVORDERING
Het subsidiebedrag wordt binnen vier weken na de subsidievaststelling tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.
Het subsidiebedrag kan in principe in gedeelten worden betaald, mits bij wettelijk voorschrift is bepaald hoe de gedeelten worden berekend en op welke tijdstippen zij worden betaald.
VOORSCHOTTEN VERLENEN/WEIGEREN
Het bestuursorgaan kan de subsidieontvanger voorschotten verlenen, voor zover dit bij wettelijk voorschrift of bij subsidieverlening is bepaald. De beschikking tot voorschotverlening vermeldt het bedrag van het voorschot, dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald. De regering
*heeft expliciet geadviseerd om deze beschikking zoveel mogelijk te combineren met de verleningsbeschikking om dubbele bezwaar- en beroepsprocedures te voorkomen.
Voorschotten worden overeenkomstig de voorschotverlening betaald en in principe binnen vier weken na de voorschotverlening betaald.
De verlening of een weigering van een voorschot is een beschikking in de zin van de Awb.
TERUGVORDERING ONVERSCHULDIGDE BETALINGEN
Onverschuldigd betaalde subsidiebedragen en voorschotten kunnen worden teruggevorderd, als er nog geen vijf jaren is verstreken na de dag waarop de subsidie is vastgesteld of na de dag waarop de subsidieontvanger na vaststelling niet voldaan heeft aan de aan subsidie verbonden verplichtingen.
Aanvragen van subsidies die per boekjaar worden verstrekt aan rechtspersonen op grond van de Awb
INLEIDING
Een exploitatiesubsidie is een voorbeeld van een (structurele) subsidie die per boekjaar wordt verstrekt aan rechtspersonen ter bekostiging van structurele activiteiten. Projectsubsidies voor éénmalige activiteiten vallen hier dus niet onder.
Onderstaande regeling is vooral geschikt voor exploitatiesubsidies en voor budgetsubsidies, waarbij het subsidiebedrag direct gerelateerd wordt aan een niveau van prestaties of activiteiten. De regeling is volgens de Awb facultatief. Zij is alleen van toepassing wanneer een wettelijk voorschrift zulks bepaalt of het bestuursorgaan daartoe uitdrukkelijk besloten heeft. De gemeente Dordrecht heeft in haar algemene subsidieverordening 1998 deze regeling opgenomen.
Bij rechtspersonen is het boekjaar de periode waarin de cyclus van planning, uitvoering en verantwoording zich afspeelt. De structuur van de regeling is op deze jaarlijkse cyclus afgestemd. Het is voor de toepassing vereist dat het subsidietijdvak gelijk is aan één of meer boekjaren van de subsidieontvanger.
Onderstaand wordt aangegeven langs welke weg een subsidie wordt verstrekt die per boekjaar wordt verstrekt aan rechtspersonen. Er dient uitgegaan te worden van de hiervoor beschreven weg
STAP 1
HET AANVRAGEN VAN EEN PER BOEKJAAR VERSTREKTE SUBSIDIE AAN EEN RECHTSPERSOON
Tenzij bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) of (apart) besluit anders is bepaald, wordt de aanvraag voor de subsidie uiterlijk dertien weken voor de aanvang van het boekjaar ingediend.
Vereistenaanvraag
De aanvraag gaat in ieder geval vergezeld van:
een activiteitenplan en
2. een begroting.
De begrotingsposten dienen ieder afzonderlijk van een toelichting te zijn voorzien.
Indien de aanvrager beschikt over een egalisatiereserve, wordt hiervan tevens de omvang vermeld.
Het activiteitenplan behelst een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd en de daarmee nagestreefde doelstellingen en vermeldt per activiteit de daarvoor benodigde personele en materiële middelen.
Aanvullende vereisten bij een eerste aanvraag
Tenzij de aanvraag wordt ingediend door een krachtens publiekrecht ingestelde gaat deze, indien voor het jaar voorafgaand aan het subsidiejaar geen subsidie werd aangevraagd, voorts vergezeld van:
een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd en
2. de laatst opgemaakte jaarrekening of de balans en de staat van baten en lasten en de toelichting daarop. Deze dient vergezeld te worden door een accountantsverklaring.
Bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) of bij besluit van het bestuursorgaan kan vrijstelling of ontheffing worden verleend voor het bijvoegen van een accountantsverklaring.
Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen.
STAP 2
SUBSIDIE VERLENEN
In tegenstelling tot de algemene bepalingen van subsidie ( niet per boekjaar vast te stellen subsidies ) dient bij deze subsidieaanvragen altijd eerst een subsidieverlening plaats te vinden.
De subsidie wordt voor een boekjaar of voor een bepaald aantal boekjaren verleend. In het laatste geval wordt aan de subsidie de verplichting verbonden tot het periodiek aan het bestuursorgaan verstrekken van de gegevens die voor de vaststelling van de subsidie van belang zijn. De beschikking tot subsidieverlening voor een bepaald aantal boekjaren vermeldt welke gegevens de subsidieontvanger moet verstrekken, alsmede op welke tijdstippen de gegevens moet worden verstrekt.
VERPLICHTINGEN VAN DESUBSIDIEONTVANGER
De belangrijkste verplichtingen zijn de volgende.
Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij een of meerdere andere bestuursorganen, doet hij daarvan mededeling in de aanvraag, onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot de beoordeling van die aanvraag of aanvragen.
2. Het boekjaar van de subsidieontvanger dient in principe gelijk te zijn aan het kalenderjaar. Indien gedurende het boekjaar verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke uitgaven en inkomsten en de begrote uitgaven en inkomsten doet de subsidieontvanger daarvan onverwijld mededeling aan het bestuursorgaan onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.
STAP 3
SUBSIDIE VASTSTELLING AANVRAGEN
De subsidie wordt per boekjaar vastgesteld.
De subsidieontvanger dient binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in, tenzij bij wettelijk voorschrift ( lees: gemeentelijke verordening) anders is bepaald of er subsidie voor een bepaald aantal boekjaren is verleend.
De aanvraag gaat in principe vergezeld van
een financieel verslag en
2. een activiteitenverslag.
3. een accountantsverklaring ( alleen indien dit bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) verplicht is).
De subsidieontvanger geeft opdracht tot onderzoek van het financiële verslag aan een (accountantsverklaring).
Bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) of subsidieverlening kan worden bepaald dat voornoemde opdracht tevens strekt tot onderzoek van aan de subsidie verbonden verplichtingen.
Het financiële verslag dient tevens vergezeld te gaan van een schriftelijke verklaring van de accountant over de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden verplichtingen.
Bij wettelijk voorschrift (lees: gemeentelijke verordening) of subsidieverlening wordt een aanwijzing gegeven over de reikwijdte en intensiteit van de controle.
Het activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend en bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen.
Wanneer een subsidieontvanger zijn inkomsten geheel ontleend aan de subsidie stelt de Awb speciale eisen aan het financieel verslag. Het voert te ver om deze hier te vermelden.
Wanneer er sprake is van meerjarige subsidieverlening geldt de verplichting om periodiek gegevens te verstrekken.
4
VASTSTELLEN VAN SUBSIDIE
Na het aanvragen van een subsidie dient de subsidie te worden
De subsidie wordt per boekjaar vastgesteld (ook bij meerjarige subsidies). Op deze wijze wordt aangesloten bij de voor rechtspersonen verplichte jaarlijkse cyclus van begroting en verantwoording.
Het bestuursorgaan dient het verzoek te hebben beoordeeld binnen de bij wettelijk voorschrift bepaalde termijn, of bij het ontbreken ervan binnen een redelijke termijn (is in ieder geval binnen 8 weken) na ontvangst van de aanvraag.
AMBTSHALVEVASTSTELLEN
Een bestuursorgaan kan de subsidie geheel of gedeeltelijk ambtshalve vaststellen indien
a. bij verordening of de subsidieverlening een termijn is bepaald binnen welke de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld;
b. voor de indiening van de aanvraag tot vaststelling aanvankelijk geen termijn is bepaald, het bestuursorgaan deze echter vervolgens wel heeft gesteld, maar waarbinnen geen aanvraag wordt ingediend;
c. de aanvraag na afloop van de daarvoor bepaalde termijn niet is ingediend;
d. de beschikking tot subsidieverlening of de beschikking tot subsidievaststelling wordt ingetrokken of ten nadele van de ontvanger wordt gewijzigd.
Hierbij is het bestuursorgaan bevoegd om een schatting te maken van de kosten van de gesubsidieerde activiteit, die lager kan uitvallen dan vaststelling op basis van de werkelijke kosten. Het niet (tijdig) aanvragen van een vaststelling kan overigens niet zonder meer tot een vaststelling op nihil leiden. Het evenredigheidsbeginsel speelt hierbij een rol. Wanneer een aanvraag tot vaststelling dagen te laat is ingediend, maar de activiteit wel volledig is verricht rechtvaardigt deze situatie geen nihil vaststelling.
INTREKKING EN WIJZIGING VAN SUBSIDIE
Als een subsidie is verleend kan deze verlening onder omstandigheden worden ingetrokken of worden gewijzigd. Dit is een beschikking waartegen bezwaar en beroep mogelijk is.
INTREKKING EN WIJZIGING VAN DE VERLENING EX TUNC
Zolang de subsidie niet is vastgesteld kan de subsidieverlening worden ingetrokken of ten nadele van de subsidieontvanger gewijzigd indien aan één van de voorwaarde is voldaan genoemd in artikel 4:48 Awb. Het voert hier te ver deze voorwaarden te beschrijven.
Het begrip 'ex houdt in dat de intrekking met terugwerkende kracht plaatsvindt.
INTREKKING EN WIJZIGING VAN DE VASTSTELLING EX TUNC
In bepaalde situaties kan het bestuursorgaan de subsidievaststelling intrekken of ten nadele van de ontvanger wijzigen. Het begrip 'ex houdt ook hier in dat de intrekking met terugwerkende kracht plaatsvindt.
Dit kan echter niet meer plaatsvinden, onder andere indien vijf jaren zijn verstreken sedert de dag waarop zij is bekend gemaakt.
INTREKKING EN WIJZIGING LOPENDE SUBSIDIEVERLENING EX NUNC
Zolang de subsidie niet is vastgesteld kan het bestuursorgaan de subsidieverlening met inachtneming van een redelijke termijn (voor de toekomst) intrekken of ten nadele van de subsidieontvanger (voor de toekomst) wijzigen:
voor zover de subsidieverlening onjuist is;
2. voor zover veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich in overwegende mate tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, of
3. in andere bij wettelijk voorschrift geregelde gevallen.
'Ex nunc intrekken' houdt opzeggen voor de toekomst in. Feitelijk houdt dit dan 'opzeggen' in.
WEIGERING VAN SUBSIDIE VOOR EEN NIEUW TIJDVAK
Indien aan een subsidieontvanger voor drie of meer achtereenvolgende jaren subsidie is verstrekt voor dezelfde of in hoofdzaak dezelfde voortdurende activiteiten (bijvoorbeeld exploitatiesubsidies), geschiedt gehele of gedeeltelijke weigering van de subsidie voor een daarop aansluitend tijdvak op de grond, dat veranderde omstandigheden of gewijzigde inzichten zich tegen voortzetting of ongewijzigde voortzetting van de subsidie verzetten, slechts met inachtneming van een redelijke termijn. Hiertoe dient echter wel beleidsvrijheid te zijn.
STAP 5
BETALING EN TERUGVORDERING
Het subsidiebedrag wordt binnen vier weken na de subsidievaststelling betaald, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald.
Het subsidiebedrag kan in principe in gedeelten worden betaald, mits bij wettelijk voorschrift is bepaald hoe de gedeelten worden berekend en op welke tijdstippen zij worden betaald.
VOORSCHOTTEN VERLENEN/WEIGEREN
Het bestuursorgaan kan de subsidieontvanger voorschotten verlenen, voor zover dit bij wettelijk voorschrift of bij subsidieverlening is bepaald. De beschikking tot voorschotverlening vermeldt het bedrag van het voorschot, dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald. De regering heeft expliciet geadviseerd om deze beschikking zoveel mogelijk te combineren met de verleningsbeschikking om dubbele bezwaar- en beroepsprocedures te voorkomen.
Voorschotten worden overeenkomstig de voorschotverlening betaald en in principe binnen vier weken na de voorschotverlening betaald.
De verlening of een weigering van een voorschot is een beschikking in de zin van de Awb.
TERUGVORDERING ONVERSCHULDIGDE BETALINGEN
Onverschuldigd betaalde subsidiebedragen en voorschotten kunnen worden teruggevorderd, als er nog geen vijf jaren is verstreken na de dag waarop de subsidie is vastgesteld of na de dag waarop de subsidieontvanger na vaststelling niet voldaan heeft aan de aan subsidie verbonden verplichtingen.
Subsidie aanvragen op grond van de Algemene subsidieverordening 1998
Hieronder wordt aangegeven hoe een aanvraag voor een subsidie op grond van de Algemene Subsidieverordening plaatsvindt.
STAP 1
AANVRAGENVANSUBSIDIEVERLENING
De aanvraag wordt in 2-voud ingediend bij het college van burgemeester en wethouders. De aanvraag dient ondertekend te zijn door de aanvrager.
De aanvraag wordt voor 1 september, voorafgaande aan het jaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd, bij het college en wethouders ingediend.
De aanvraag bevat in elk geval:
Een begroting van baten en lasten van het desbetreffende jaar
2. Een activiteitenplan
3. Eisen uit de Awb:
Indien de rechtspersoon een egalisatiereserve heeft, een opgave van de omvang daarvan.
Bij een aanvraag voor een investeringssubsidie worden tevens de volgende stukken overlegd:
een plan tot investering en financiering;
2. een kostenspecificatie of -raming van de voorgenomen investering;
3. de raming van de gevolgen voor de exploitatie die uit de investering voortvloeien.
Een aanvraag voor per boekjaar te verstrekken subsidies bevat tenslotte onverminderd de hiervoor genoemde stukken:
een afschrift van de oprichtingsakte alsmede reglementen van de instelling;
2. de laatst opgemaakte jaarrekening, voor zover aanwezig;
3. namen, adressen en functies van de zittende bestuursleden.
STAP 1 A
Burgemeester en wethouders bevestigen onverwijld schriftelijk de ontvangst van de aanvraag. STAP 2
SUBSIDIE VERLENEN
De subsidieverlening beschikking) bevat een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend.
De beschikking bevat in ieder geval:
het bedrag van de subsidie dan wel de wijze waarop dit bedrag wordt bepaald. Indien het bedrag niet vermeld kan worden, vermeldt zij het bedrag en/of het aantal formatieplaatsen dat ten hoogste kan worden vastgesteld; indien een wettelijk voorschrift bepaalt dat aan de subsidie geen maximum wordt gesteld, zal het bedrag niet vermeld worden;
2. welke verplichtingen aan de subsidie zijn verbonden;
3. welke bepalingen van deze verordening niet van toepassing zijn;
4. welke onderwerpen eventueel bij (uitvoerings) overeenkomst nader dienen te worden geregeld. ( red: de systematiek van subsidie brengt wel met zich mee dat de uitvoeringsovereenkomst VOOR de vaststelling moet zijn aangegaan.
STAP 3 SUBSIDIEVASTSTELLINGAANVRAGEN
Voor 1 april na afloop van het jaar waarin subsidie is verleend doet de aanvrager een aanvraag tot subsidievaststelling.
Bij deze aanvraag wordt het volgende overlegd:
1. een financieel verslag;
2. een activiteitenverslag. Dit bevat in ieder geval een overzicht van de verrichte activiteiten met een beschrijving van het verkregen resultaat, gerelateerd aan het beoogde resultaat.
Indien er voor genoemde datum geen aanvraag tot subsidievaststelling is gedaan, nodigen burgemeester en wethouders de instelling uit binnen vier weken alsnog deze aanvraag in te dienen. Indien hieraan geen gehoor wordt gegeven kunnen burgemeester en wethouders de subsidie ambtshalve vaststellen.
Voor controle op de aanvraag van de vaststelling is de Algemene wet bestuursrecht van overeenkomstige toepassing. Dit is vooral van belang bij per boekjaar verstrekte subsidies aan rechtspersonen. Het betreft eisen rond de inhoud van een financieel verslag bij volledige subsidiëring en subsidiëring en de plicht tot accountantscontrole. Maar ook bij subsidies die niet per boekjaar worden verstrekt aan rechtspersonen stelt de Awb eisen ten aanzien van dit voorschrift verleent burgemeester en wethouders vrijstelling, indien een financiële aanspraak lager of gelijk is dan € 9075,60.
STAP 4
VASTSTELLEN VAN SUBSIDIE
De subsidie wordt overeenkomstig de hoogte van de subsidieverlening vastgesteld (of lager indien daartoe aanleiding is).
AMBTSHALVEVASTSTELLEN
Een bestuursorgaan kan de subsidie geheel of ambtshalve vaststellen indien
bij verordening of de subsidieverlening een termijn is bepaald binnen welke de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld;
2. voor de indiening van de aanvraag tot vaststelling aanvankelijk geen termijn is bepaald, het bestuursorgaan deze echter vervolgens wel heeft gesteld, maar waarbinnen geen aanvraag wordt ingediend.
3. de aanvraag na afloop van de daarvoor bepaalde termijn niet is ingediend, het bestuursorgaan deze wel heeft gegeven, maar waarbinnen de aanvraag niet is ingediend;
4. de beschikking tot subsidieverlening of de beschikking tot subsidievaststelling wordt ingetrokken of ten nadele van de ontvanger wordt gewijzigd.
Hierbij is het bestuursorgaan bevoegd om een schatting te maken van de kosten van de gesubsidieerde activiteit, die lager kan uitvallen dan vaststelling op basis van de werkelijke kosten. Het niet (tijdig) aanvragen van een vaststelling kan overigens niet zonder meer tot een vaststelling op nihil leiden. Het evenredigheidsbeginsel speelt hierbij een rol. Wanneer een aanvraag tot vaststelling dagen te laat is ingediend, maar de activiteit wel volledig is verricht rechtvaardigt deze situatie geen nihil vaststelling.
Een ambtshalve vaststelling is ook een beschikking waartegen bezwaar en beroep mogelijk is. STAP 5
BETALING
Het vastgestelde subsidiebedrag wordt binnen vier weken na vaststelling betaald onder verrekening van betaalde voorschotten.
Indien de subsidie niet op een wettelijk voorschrift berust, kan bij de subsidieverlening of, indien geen beschikking tot subsidieverlening is gegeven, bij de subsidievaststelling een andere termijn worden bepaald waarbinnen het subsidiebedrag wordt betaald.
De verplichting tot betaling van een subsidiebedrag of een voorschot wordt opgeschort met ingang van de dag waarop het bestuursorgaan aan de subsidieontvanger schriftelijk kennis geeft van het ernstige vermoeden dat er grond bestaat om toepassing te geven aan de bepalingen in de wet ter zake wijziging, intrekking of beëindiging van de subsidie, tot en met de dag waarop de beschikking omtrent de intrekking of wijziging is bekendgemaakt of de dag waarop sedert de kennisgeving van het ernstige vermoeden dertien weken zijn verstreken.
VOORSCHOTTEN VERLENEN
Burgemeester en wethouders kunnen een voorschot verlenen op de subsidie tijdens het jaar waarvoor deze subsidie is verleend voor in principe maximaal 90 % van de verleende subsidie, te betalen in de eerste week van januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober in het jaar waarvoor de subsidie is verleend.
TERUGVORDERING ONVERSCHULDIGDE BETALINGEN
Onverschuldigde betalingen en voorschotten kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Algemene opmerking over de algemene subsidieverordening 1998.
De verordening is alleen van toepassing op subsidieaanvragen van rechtspersonen. Slechts in voorkomende gevallen kan het college beslissen dat deze verordening ook van toepassing is subsidie aanvragen door natuurlijke personen. (Artikel 2 lid 4). Dit laatste moet dus bij collegebesluit besloten zijn. Niet duidelijk is of dit ook gebeurd is.
Daarnaast kan het college beslissen dat deze verordening niet van toepassing is op eenmalige subsidies.
Voor intrekking van subsidies en terugvorderingacties valt men terug op de regels van de Awb.
Bijlage 3: In 2002 geldende subsidieverordeningen
1. Algemene subsidieverordening 1998
wijziging
2. Subsidieverordening godsdienst- levensbeschouwelijk vormingsonderwijs wijziging
wijziging wijziging
3. Verordening subsidiëring culturele initiatieven
4. Evenementensubsidieverordening wijziging
wijziging
5. Subsidieverordening funderingsherstel 2001
6. Verordening Voorziening Gehandicapten
wijziging wijziging wijziging wijziging wijziging wijziging
7. Subsidieverordening 1997
8. Subsidieverordening jeugd- en jongerenwerk
9. Verordening op het
Aanvullende subsidieverordening Kinderopvang
Subsidieverordening beeldend kunstenaars wijziging
Subsidieverordening amateuristische muziekbeoefening 1995 wijziging
Sportsubsidieverordening 1999
wijziging wijziging wijziging
14. Subsidieverordening stadsvernieuwing
wijziging
Verordening (re)integratie arbeidsgehandicapten
Verordening stimuleringssubsidie en vrijlating van inkomsten wijziging
Verordening loonkostensubsidie werkervaringsplaatsen Wiw
Subsidieverordening Gehandicaptensport
Verordening voorzieningen huisvesting gemeente Dordrecht
20. Verordening Leerlingenvervoer Gemeente Dordrecht 2002
Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Dordrecht
22. Stimuleringsregeling Opplussen 2002-2004
23. Verordening Kunstopdrachten 1995
4: overzicht subsidies rekening 2001 en begroting 2003
Prod- nr. | Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | 2003 | |
114 | Cultuur St Toonkunst Muziekschool Stichting Professionele beeldend kunstenaars verenigingen Kamermuziek Rainbowmusic festival Div instellingen letteren Cultuurstad Kunstmenu Bibelot Div instellingen o.g.v. amateurkunst Div instellingen o.g.v. pop en jazz Stichting Hof Belcanto Festival Stichting Museum 40/45 Archeologische werkgemeenschap Diversen Totaal | ASV-98 | in de exploitatie in de exploitatie in de exploitatie Werkbeurzen Nader te bepalen in de exploitatie subsidies Exploitatiesubsidie Activiteitensubsidies Diverse subsidies Activiteitensubsidies Activiteitensubsidies Act.subs. (voorheen O&W) Basis- en vormingssubsidies Activiteiten- en exploitatiesubsidies Exploitatiesubsidie Activiteitensubsidies Exploitatiesubsidie Exploitatiesubsidie Diverse subsidies | 653.852 | 930.100 | |
114 | ASV-98 | 136.134 | 154.100 | |||
113 | ASV-98 | 655.304 | 739.339 | |||
122 | Nota Kunsten- | 118.359 | 126.790 | |||
. | ||||||
ASV-98 | 28.429 | 30.640 | ||||
115 | ASV-98 | 16521 | 18.200 | |||
115 | ASV-98 | 11.345 | 12.200 | |||
115 | ASV-98 | 8.168 | 8.800 | |||
115 | ASV-98 | 21.707 | 8.500 | |||
115 | ASV-98 | 98.554 | 101.879 | |||
115 | ASV-98 | 162.452 | ||||
115 | ASV-98 | ntb | ||||
116 | ASV + verord. | 110.125 | ||||
amateur | ||||||
beoefening | ||||||
116 | ASV-98 | 22.689 | 26.800 | |||
116 | ASV-98 | 43.654 | 36.600 | |||
115 | ASV-98 | 0 | 0 | |||
116 | ASV-98 | 19.558 | 22.100 | |||
116 | ASV-98 | 13.200 | ||||
115 | ASV-98 | 42.736 | 35.000 | |||
2.161,249 |
Prod- | Sector/bedrijf Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | 2003 | |
Havenbedrijf | ||||||
136 | Veerboten | |||||
Stichting VD | Exploit.bijdrage veerboot | 1.292 | 7.446 | |||
Totaal | 7.446 | |||||
Ingenieursbureau Dordrecht | ||||||
168 | ||||||
Dordtse Reddingsbrigade |
| 0 | 921 | |||
Totaal | 0 | 921 | ||||
Onderwijs en Welzijn | ||||||
400 | Regionaal | |||||
Regionaal Indicatie-orgaan | subsidie | 616.821 | 719.075 | |||
405 | Ouderenvoorziening | |||||
Dordtse | subsidie | 1.218.378 | 1.313.311 | |||
Raad voor het seniorenbeleid | subsidie | 8.129 | 8.763 | |||
Woonzorg Nederland | subsidie WTV | 13.194 | 10.250 | |||
subsidie | 8.038 | 8.667 | ||||
St. | subsidie WTV | 9.664 | 3.610 | |||
De | subsidie WTV | 6.942 | ||||
Jong voor oud O.K. | div. subsidies | 93.019 | 99.999 | |||
Jong voor oud | ||||||
Leger des | subsidie Grijs Genoeg | 0 | 39.495 | |||
(Jong voor Oud GSB) | ||||||
Jong voor oud cont. | ||||||
Reg Mantelzorg Org | subsidie | 1.829 | ntb | |||
SPD | subsidie | 4.919 | ntb | |||
ANBO | subsidie | 340 | ntb | |||
Da Vinci | subsidie | 1.815 | ntb | |||
Platform, diverse | subs. Xxxxxx.xx, etc | 76.558 | ntb | |||
410 | Gezondheid | |||||
Gezondheidsvoorzieningen | ||||||
EHBO Ned. Ver. Dubbeldam | subsidie | 363 | 450 | |||
Kon.Ned.ver. EHBO Dordt | subsidie | 3.606 | 4.538 | |||
EHBO St. Xxxxxxxx | subsidie | 454 | 572 | |||
overige | ntb 2002 | 1.345 | ||||
415 | Dak- en thuislozen | |||||
Leger des Heils | subsidie Dak en thuislozen | 2.402.324 | 2.395.805 | |||
Jeugdzorg | subsidie T Team | 102.101 | ||||
overige | OGGZ convenant | 0 | 78.012 | |||
420 | Vrouwenopvang | |||||
St. Blijf van m'n lijf | subsidie | 394.077 | 424.783 | |||
Rivas | subsidie | 30.602 | 32.986 | |||
subsidie | 59.870 | 64.535 | ||||
overige | 78.453 | ntb |
Sector/bedrijf Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | Begroting 2003 | ||
425 | ||||||
subsidie |
| 1.331.063 | ||||
Gemeente Leerdam | subsidie | 167.826 | 194.460 | |||
430 | Gehandicapten | |||||
Dordtse Adviesraad Gehandicaptenbeleid | subsidie | 13.666 | 13.000 | |||
Welzijnsorganisatie | subsidie | * | ||||
Gehandicapten | subsidie | 6.806 | 6.793 | |||
SPD | subsidie | 4.919 | 7.112 | |||
* NB subs ouderen en gehandicapten loopt door | heen in de begr | wordt nader bepaald) | ||||
435 | dienstverlening | |||||
Si. Opmaat | subsidie | 689.598 | ||||
St. Slachtofferhulp | subsidie | 21.746 | 22.556 | |||
SOS Telefonische hulpdienst | subsidie | 404 | 420 | |||
500 | School in samenleving | |||||
Basisscholen, Da Vinci, Humanitas | subsidie | 219.201 | 506.181 | |||
000 | Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx | |||||
Xx. Kansen | subsidie | 497.706 | ||||
ROC Da Vinci | subsidie | 2.896.951 | ||||
Trivium | subsidie | 36.302 | ||||
Lasenberg | subsidie | |||||
Er wordt per schooljaar subsidie verleend. Er wordt geraamd per onderdeel (zie hieronder) | ||||||
Bestrijding | 2.630.507 | |||||
Time Out | 33.000 | |||||
Voortijdig schoolverlater | 434.997 | |||||
510 |
| |||||
DaVinci college | subsidie | 90.756 | 99.999 | |||
515 | Schoolbegeleiding | |||||
DaVinci college | subsidie Leonordo | 84.857 | 50.000 | |||
Schoolbegeleidingsdienst | subsidie zieke kinderen | 31.455 | 25.604 | |||
Schoolbegeleidingsubsidie | 0 | 730.796 | ||||
610 | Schoolgebouwen | |||||
Div.schoolbesturen | subsidie | 58.235 | 123.882 | |||
700 | Voorschoolse Periode | |||||
StPeuterspeelzalen D | subsidie | 305.447 | 252.000 | |||
Chr | subsidie | 219.557 | 228.000 | |||
De Mussen | subsidie | 17.855 | 0 | |||
Dordtse Welzijnsorganisatie | subsidie | 132.493 | 103.000 | |||
St. Opmaat | subsidie | 294.796 | 305.000 | |||
Onderwijsbegeleidingsdienst | subsidie | 40.840 | 43.000 | |||
705 |
| |||||
Stichting Kansen | subsidie | 0 | 400.000 | |||
COKD | subsidie | 0 | 95.000 | |||
St.Peuterspeelzalen Dordrecht | subsidie | 0 | 495.000 | |||
subsidie | 0 | 180.000 | ||||
DWO | subsidie | 56.723 | 270.000 |
Prod- | Sector/bedrijf Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | Begroting 2003 | |
710 | ||||||
Welzijnsorganisatie | 376.548 | 580.002 | ||||
715 | Jeugdvoorzieningen | |||||
St. Jeugdzorg | subsidie MDT/BO en T Team | 201.454 | ntb | |||
subsidie Home Start | 48.101 | ntb | ||||
Dordtse Welzijnsorganisatie | subsidie diverse projecten | 136.361 | ntb | |||
Totaal raming | 982.197 | |||||
Speeltuinen : | ASV 98 +Verord. | |||||
- Federatie Speeluinwerk | J&J+Jeugdfonds | subsidie | 2.904 | 3.920 | ||
- Wielwijk | subsidie | 12.789 | 13.881 | |||
- Oosterkwartier | subsidie | 13.771 | ||||
- Crabbehof | subsidie | 7.587 | 8.941 | |||
- Victorie | subsidie | 7.593 | 8.294 | |||
- Zeehavenkwartier | subsidie | 12.960 | 12.216 | |||
- Brouwersdijk | 13.184 | 14.000 | ||||
- Wanty | subsidie | 3.851 | 2.540 | |||
- Stadspolders | subsidie | 17.398 | 19.094 | |||
subsidie, ing. 2003 naar | 34.805 | 0 | ||||
Jeugdbond Natuur en Milieustudie | subsidie | 802 | 890 | |||
Natuurstudie | subsidie | 158 | opgeheven | |||
St. Xxxxxx xx Xxxxxxx | subsidie | 12.857 | 13.017 | |||
van Speyk | subsidie | 6.054 | 6.550 | |||
St. Xxxxxxxx de | subsidie | 5.226 | 9.422 | |||
St. Scouting De Wet | subsidie | 7.071 | ||||
St. Scouting Arooda | subsidie | 6.789 | 7.123 | |||
Scouting Xxxxxx xx Xxxxxxx | subsidie | 6.302 | 7.493 | |||
St. Medogroep | subsidie | 4.087 | gefuseerd | |||
St. VakantieKinderFeesten | subsidie | 44.833 | 48.327 | |||
overige | storting jeugdfonds | 107.032 | 196.550 | |||
tbv veiligh speeltuinen | ||||||
720 | Homo-emancipatie | ASV 98 | ||||
Orpheus | subsidie | 1.414 | 1.502 | |||
Integratie | ASV 98 + verord. | |||||
Participatie en Voorlichting integratie | integr. Activit. | |||||
Stichting Abhilasa | subsidie | 0 | 4.000 | |||
Armeen Cultureel Huis | subsidie | 0 | 0.000 | |||
Xx. Xxx-Xxxx | subsidie | 5.025 | 000 | |||
Xxxxxx Xxxxxxxx | subsidie | 908 | 957 | |||
Club Italiano | subsidie | 908 | opgeheven | |||
St. Cultureel Centrum Marokkanen | subsidie | 3.026 | 4.347 | |||
Turkse Arbeidersvereniging | subsidie | 9.341 | 9.500 | |||
Dordtse | subsidie | 2.655 | 2.454 | |||
St. Fazilet Dordrecht | subsidie | 2.867 | 3.974 | |||
Vereniging Kosova | subsidie | 2.309 | 2.547 | |||
Marokkaanse Jongerenvereniging | subsidie | 2.949 | 5.993 | |||
subsidie | 4.173 | 2.050 | ||||
subsidie | 1.203 | 1.950 | ||||
St. Behoud Somalische cultuur | subsidie | 2.017 | 957 | |||
Ver.Spaanse gezinshoofden | subsidie | 4.917 | ||||
Spaanse vrouwenvereniging | subsidie | 1.203 | opgeheven | |||
St. Tuana (Ufuk) | subsidie | 1.909 | 2.050 | |||
Centrum Integratiebevordering (vm RCB) | subsidie | 22.117 | 7.600 |
Prod- | Sector/bedrijf Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | Begroting 2003 | |
| subsidie | 3.233 | 3.400 | |||
DWO - Menzil | subsidie | 140.509 | 150.000 | |||
DWO - Allochtone vrouwen | subsidie | 29.694 | 32.000 | |||
Vereniging Kayapinar | subsidie | 3.495 | 1.748 | |||
Vereniging Dordrecht | subsidie | 2.019 | 1.257 | |||
Vereniging Afghaanse Vluchtelingen | subsidie | 2.813 | 3.477 | |||
Stichting | subsidie | 1.632 | ||||
Stichting Balans | subsidie voorheen bij | 0 | 16.410 | |||
Socindo | subsidie | 0 | 1.567 | |||
overige | subsidie diverse projecten | 20.740 | 39.060 | |||
Integratie Adviesraad | ||||||
Integratie Adviesraad | 22.585 | 13.000 | ||||
| 12.947 | ntb | 34.500 | |||
730 | ASV98 | |||||
subsidie | 3.431.240 | 6.500.000 | ||||
St. Sociaal Kulturee! Werk (SSKW) | subsidie | 56.707 | 54.945 | |||
St. | subsidie | 4.367 | 0 | |||
3ur. Bewonersondersteuning | subsidie | 208.678 | 129.366 | |||
735 | Vorming en Ontwikkeling | |||||
DaVinci-college | subsidie V&O | 197.848 | 241.760 | |||
740 | ||||||
Anti-discriminatieraad | subsidie | 62.419 | 73.475 | |||
745 | Vrijwilligerswerk | |||||
Vrijwilligersvacature bank | subsidie | 134.401 | 94.596 | |||
THD + Lokaal Comité 2001 | subsidie alleen 2001 | 23.143 | 0 | |||
SSKW Gilde | subs. Proj. Samenspraak | 44.889 | ||||
overige | subsidie | 9.015 | ||||
750 | Bibliotheek | |||||
Ver.Openb. bibliotheken | subsidie | 2.465.284 | 2.336.275 | |||
755 | Kinderopvang | |||||
Diversen (via inkoop) | geen subsidie € 3.674.688 | |||||
COKD | ASV 98 + aanv.ver | subsidie | 1.050.949 | |||
ord. Kinderopv. | ||||||
SDK | Idem | subsidie | 460.989 | 308.570 | ||
de Olifant | Idem | subsidie | 11.810 | nvt | ||
ASV 98 | subsidie | 122.521 | nvt | |||
765 | Mediabeleid | ASV 98 | ||||
Dordrecht (was Trom) | subsidie | 260.924 | 272.809 | |||
780 | Overige | ASV 98 | ||||
Centraal Comité Oranjedag | subsidie | 20.874 | 22.234 | |||
Werkgroep Kind en Ziekenhuis | subsidie | 2.950 | opgeheven | |||
Rechtswinkel | subsidie | 4.947 | 2.913 | |||
Pad | subsidie | 26.365 | 27.799 | |||
Diverse | subsidie Antillianenbeleid | ntb | ||||
Totaal | 22.374.376 |
Prod- | Sector/bedrijf Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | Begroting 2003 | |
16 | Dierenbescherming/tehuis Integrale veiligheid St. Jeugdzorg ZHZ St. Jeugdzorg ZHZ St. Delinkwentie en samenleving St. Welzijn Dordrecht in te vullen projecten Advisering wijkgericht werken Buurt Service Team Totaal N.B. In 2003 is afd. Xxxxxx Xxxxx van Stad Een aantal subsidieregelingen gaan ook over. On Stadsontwikkeling is van de Sociale Dienst Regionaal centrum Buitenlanders Stichting Bres Stichting cliëntenraad Dordtse Adviesraad Gehandicapten Individuele cliënten Individuele cliënten Individuele cliënten Individuele cliënten Totaal Sport & Recreatie Binnensportaccommodaties Verenigingshallen Sportservice Bijdrage regionale instellingen | ASV-98 ASV-98 ASV-98 ASV-98 ASV-98 ASV-98 overgeg deze deels gedek vanaf ASV-98 ASV-98 ASV-98 ASV-98 Loonkn.subs. xxxxxxx.xx. Stimul.subs. en vrijlating v ink. (Re)integr. Arb.- ASV-98 ordening 1999 ASV-98 | Subsidie | 80.478 | 93.205 | |
12 | Subs. steltselm. daders | 36.302 | ||||
12 | Jeugdpreventieteam | 115.714 | 119.359 | |||
12 | Integrale Traject Begeleiding | 66.673 | ||||
12 | Subsidie schoolbezoeken | 5.445 | ||||
12 | Subs. activiteiten Oud en Nieuw | 5.082 | ||||
12 | 29.750 | |||||
24 | Verg. act. in | 135.574 | 158.040 | |||
378.595 | 467.027 | |||||
aan naar Publieksdiensten. | ||||||
t worden uit fondsen van | ||||||
J nog | ||||||
38 | 12.479 | Vervallen | ||||
38 | Wet Inburgering Nieuwkomers | 570.937 | 456.000 | |||
45 | Voorlichting | 29.110 | 32.000 | |||
59 | Wet Voorzien. Gehandicapten | 37.144 | 25.000 | |||
40 | 18.471.891 | 20.393.347 | ||||
40 | 7.697.657 | 6.240.819 | ||||
46 | Vrijlating van inkomsten | 534.970 | ||||
38 | Scholing- en activeringstrajecten | 4.005.272 | 4.828.000 | |||
|
| |||||
Diverse subsidies | 246.021 | 252.532 | ||||
Diverse subsidies | 191.382 | 224.436 | ||||
Diverse subsidies | 38.499 | 42.374 |
Sector/bedrijf Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | Begroting 2003 | ||
146 | Recreatie Stichting Wantijbad Stichting Dubbeldam Stichting Schaats-en Activiteiten- centrum Toerisme Evenementen Evenementen en activiteiten Totaal Stads bestuurs centrum groeperingen Totaal Griffie groeperingen Totaal Stadsontwikkeling Gewone subsidies | in exploitatiekosten Bijdr. in xxxxxxx.xx. De Dubbel 3ijdr. in xxxxxxx.xx. ijshal In het exploitatietekort Bijdrage in het exploitatietekort subsidies en bijdragen vergoedingen vergoedingen Funderingsherstel 2001? Subsidie ??? Aansturing Milieudienst tbv Handhavingstaken. Subsidie voor | ||||
ASV-98 | 22.596 | 24.717 | ||||
ASV-98 | 39.888 | 49.209 | ||||
ASV-98 | 47.375 | 51.823 | ||||
147 | ||||||
Evenem.subs. |
| 44.140 | ||||
verordening | ||||||
ASV-98 |
| 365.044 | ||||
149 | ||||||
Evenem.subs. | 1.100.417 | 1.222.844 | ||||
verordening | ||||||
2.089.135 | 2.277.119 | |||||
Verord. reg. tege- | 93.695 | |||||
kn. bij- | ||||||
stand | ||||||
93.695 | ||||||
Verord. ambt.bij- | ||||||
stand raadsl. En | ||||||
fractie-onderst.-02 | ||||||
117.000 | ||||||
172 | Beleid Bouwen en Wonen SOT VPW (Verbetering particuliere woningen) Kwaliteitsbeleid Verbetering particuliere woningen Woonconsumentenregeling Technische bewonersondersteuning Woningzoekenden (urgentie regio) Wijken Wonen boven winkels Milieu: geluid/MIG Subsidies Milieu: Energie Subsidie zonne-enrgie | |||||
87.596 | 287.000 | |||||
Subs.verord. | 606.203 | |||||
Stadsvern. | ||||||
Subs.verord. | 13.621 | |||||
Stadsvern. | ||||||
Geen verordening | 20.420 | |||||
Subs.verord. | 384.034 | |||||
Stadsvern. | ||||||
Geen verordening | 2.791 | 8.168 | ||||
ASV-98 | 77.000 | |||||
31.453 | 45.221 | |||||
184 | ||||||
ASV-98 | 172.096 | |||||
189 | ||||||
Geen verordening | 48.577 | |||||
193 | ||||||
Geen verordening | 3.403 |
Prod- | Sector/bedrijf Productomschrijving Subsidie instelling | Titel verordening | Omschrijving | Rekening 2001 | Begroting 2003 | |
200 | Verkeersveiligheid Subsidie verkeersbrigadiers Monumenten Totaal gewone subsidies nvesteringssubsidies: | Geen verordening Subs.verord. Stads- rest.fonds- 03 Subs.verord. ouderen Subs.verord. Fund.herstel 2001 Opplussen 02-04 verdracht van afd. Bo ASV-98 ASV-98 ASV-98 | Monumenten Hiervan ca. 150.000 t.b.v. Wonen boven Winkels subs. van Ministerie van V&W In 2002 € geraamd. en Wonen naar Publieksdienst Exploitatie/activiteitensubsidie Activiteitensubsidies | |||
| 12.228 | |||||
201 | ||||||
1.478.593 | 907.560 | |||||
639.830 | ||||||
997.612 | ||||||
Subsidies promotie en acquistie Grondbedrijf | 493.056 | |||||
172 | Beleid Bouwen en Wonen | |||||
Subsidie ouderenhuisvesting | 84.403 | 116.168 | ||||
Uitbetaalde subsidies bodem | 1.634 | |||||
Stimulerenenopplussen | ||||||
Subsidie aanpassing woningen t.b.v. huurders | 303.000 | |||||
met lichte functiestoornis | i j | |||||
Wijken | ||||||
Uitbetaalde subsidies | 107.006 | |||||
195 | Verkeersmanagement | |||||
Uitbetaalde subsidies | 6.159 | |||||
201 | Monumenten | |||||
Uitbetaalde subsidies | 237.962 | |||||
Totaal investeringsubsidies | 692.258 | |||||
Totaalgewone en investeringsubsidies | 1.689.870 | 1.232.819 | ||||
N.B. Zie opmerking bij Publieksdiensten inzake c | ||||||
Stafdiensten | ||||||
229 | Internationale betrekkingen | |||||
COS | 78.886 | 79.105 | ||||
Stedenbanden | 25.637 | |||||
Div. instellingen | 37.089 | |||||
Totaal | 127.319 | 104.742 | ||||
Totaal sectoren/bedrijven | 60.274.991 | 65.725.222 |
Bijlage 5: Bevindingen per sector
Cultuur
De sector Cultuur is per 1 januari 2003 de voorzetting van de voormalige dienst Kunsten. De sector heeft met de grote gesubsidieerde instellingen frequent en intensief contact. De directeur van ToBe (gefuseerde instelling waarin muziekschool en Centrum voor culturele educatie zijn ondergebracht) zit in het managementteam van de sector Cultuur. Op bestuurlijk niveau is er met diverse instellingen regelmatig contact.
Vanwege deze intensieve relatie wordt de beschikkingsbevoegdheid niet namens het college door medewerkers gebruikt, ofschoon dit mandaat wel bestaat. Beschikkingen tot subsidieverlening- en vaststelling worden in de regel getekend door de sectordirecteur.
Opzet van de besluitvorming
De volgende regelgeving en beleidskaders worden bij de sector gebruikt voor het verstrekken van subsidies.
• Algemene subsidieverordening 1998
• Verordening subsidiëring culturele initiatieven
• Subsidieverordening beeldend kunstenaars
• Subsidieverordening amateuristische muziekbeoefening 1995
• Verordening Kunstopdrachten
• Nota kunstenaarsbeleid
• Nota popbeleid
• Festivalnota
• Cultuureducatie op grond van het collegeprogramma
De subsidies van de sector Cultuur zijn open-einderegelingen. De sector loopt hierdoor een budgettair risico. De sector maakt, net als de overige onderdelen van de gemeente, geen gebruik van de mogelijkheid een subsidieplafond in te stellen om dit risico af te dekken.
De sector beschikt niet over een procedurebeschrijving voor subsidiëring. Er zijn wel een aantal ongeschreven procedureafspraken. Deze komen erop neer dat subsidiebeschikkingen door een medewerker worden opgemaakt en door de directeur Cultuur ondertekend. Indien de beschikking afwijkt van de regelgeving vindt motivering hiervan plaats aan de directeur.
Presentatiesubsidies (subsidies die worden verstrekt op grond van de subsidieverordening amateuristische muziekbeoefening) worden bij de sector cultuur verleend voor maximaal 50% van het begrote tekort. Definitieve vaststelling geschiedt aan de hand van het werkelijk subsidiabele tekort met dien verstande dat de definitieve subsidie nooit hoger kan zijn dan de subsidietoekenning. Bij deze subsidievorm worden geen voorschotten verstrekt.
Werking van de besluitvorming
Voor de werking van de besluitvorming zijn de volgende subsidieverstrekkingen onderzocht.
De toekenning van de subsidie 2003 voor het poppenfestival/poppentheater (€ 27.226,81)
2. De toekenning van de subsidie 2003 voor Pictura (€
De toekenning van de subsidie 2003 voor het poppenfestival/poppentheater
De juridische basis voor deze aanvraag is de Evenementensubsidieverordening 2002. Een subsidieplafond is niet vastgesteld.
Uit het dossier blijkt dat Het internationale Micro Festival op 20 augustus 2002 een aanvraag heeft gedaan voor een subsidiebijdrage ten behoeve voor het Internationale Poppentheater Festival 2003. De brief zelf is niet in het dossier aangetroffen. Op grond van de verordening is de uiterste aanvraagdatum augustus van het jaar, voorafgaande aan het jaar waarin het
evenement zal worden gehouden. De aanvraag dient tenminste te worden vergezeld van een globale begroting en activiteitenplan, op grond waarvan de status van het evenement kan worden bepaald. Beide documenten zijn niet in het dossier aangetroffen.
Het college laat zich over de aanvraag adviseren door het Evenementenbureau Dordrecht. Een advies van dit bureau is niet in het dossier aangetroffen.
Deze verordening verklaart de algemene subsidieverordening 1998 van toepassing.
Op grond van de Algemene wet Bestuursrecht (artikel Awb) dient een beschikking te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift gegeven termijn, of bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag. Er is in de verordening geen termijn aangegeven waarbinnen op de aanvraag moet zijn beslist. Ook in de ASV wordt geen termijn genoemd. Dit betekent dat op grond van de Awb de beschikking binnen een redelijke termijn dient te worden afgegeven. De Awb stelt dat de hiervoor vermelde redelijke termijn in ieder geval is verstrekken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven, noch een kennisgeving als bedoeld in artikel Awb heeft gedaan. Dit betekent dus dat de subsidie in beginsel binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag beoordeeld moet zijn. Dit is ook gebeurd: op 1 oktober 2002 is de subsidie verleend.
Uit de beschikking blijkt dat er toetsing heeft plaatsgevonden aan de criteria uit de Evenementenverordening. De toetsing ervan heeft blijkens de beschikking plaatsgevonden aan het feit dat het festival in voorgaande jaren heeft bewezen hieraan te hebben voldaan. Om deze reden voldoet de aanvrager aan gestelde in artikel 6.1 van de verordening.
Artikel 6.1 meldt dat voor een evenement met een A-status € beschikbaar is. Artikel 6.2 geeft de bevoegdheid aan het college om aan grote, beeldbepalende evenementen de binnenstad een speciale status (A + ) toe te kennen, waarbij van voornoemd bedrag kan worden afgeweken. In deze beschikking wordt gebruik gemaakt van deze mogelijkheid.
Xxxxxxxxxxxx wordt ten aanzien van de verhoging van het subsidiebedrag in de beschikking naar een ander artikel verwezen dan artikel 6.2.
Het verleende subsidiebedrag is € 27.226,81 groot en is verleend onder de voorwaarde dat het evenement doorgang vindt en er vergunning voor wordt verleend. Op grond van artikel 9 lid 1 van de verordening wordt een voorschot verleend van 80 % van het subsidiebedrag.
In de beschikking wordt aangegeven dat het deel van de subsidie dat nog niet is betaald zal worden overgemaakt na overhandiging van een gespecificeerde eindafrekening en inhoudelijk verslag van de activiteiten. Hierin dient in elk geval een specificatie van de bezoekersaantallen en van de persuitingen gegeven te zijn.
De beschikking wordt ondertekend door het hoofd afdeling Recreatie & Toerisme. Juridisch gezien is dit onjuist. De subsidie dient te worden verleend namens het college van burgemeester en wethouders van Dordrecht.
De toekenning van de subsidie 2003 voor Pictura
het dossier wordt nergens aangegeven wat de juridische basis is voor deze subsidieverstrekking. Cultuur geeft aan het onderzoeksteam door dat de basis de Nota Kunstenaarsbeleid de basis is. Dit zou betekenen dat er geen verordening aan deze subsidieverstrekking ten grondslag ligt. Het betreft een per boekjaar verstrekte subsidie aan een rechtspersoon. Een dergelijke subsidie vereist echter een subsidieverordening.
Op 20 november 2002 wordt een aanvraag voor voornoemde subsidie ingediend. Bij de aanvraag is een begroting gevoegd.
Op 20 januari 2003 deelt de sector Cultuur mee dat op advies van het Centrum voor Beeldende Kunst er € aan subsidie wordt verleend (de beschikking spreekt van voorlopig toekennen). Er wordt aangegeven dat dit vastgestelde bedrag uit 2002 is verhoogd met 5 % inflatie.
Dit bedrag kan door het onderzoeksteam niet gecontroleerd worden.
Er wordt in deze beschikking tevens een voorschot verleend van € Een bewijs dat het is overgemaakt is niet in het dossier aanwezig.
Tevens wordt in de beschikking aangegeven, dat uiterlijk 1 maart 2004 het subsidiebedrag zal worden vastgesteld (de beschikking spreekt van 'definitief nadat het financieel jaarverslag 2003 door de gemeente is ontvangen.
De beschikking wordt ondertekend door de directeur sector Cultuur namens het college.
De beschikking wordt afgesloten met de mededeling dat wanneer de aanvrager zich niet kan verenigen met dit besluit, hij zich op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen zes weken nadat u van dit besluit kennis heet kunnen nemen, een gemotiveerd bezwaarschrift indien bij het College van Burgemeester en Wethouders. Aangegeven wordt dat een afschrift ervan naar de sector Cultuur gestuurd dient te worden.
Opzet van de controle
De sector beschikt niet over een modelbeschikking voor subsidieverlening. Via die weg is dus niet gewaarborgd dat in beschikkingen voor subsidieverlening voorwaar-den worden opgenomen voor de verantwoording door gesubsidieerde instellingen.
De sector heeft alleen ten aanzien van de presentatiesubsidies voor amateur een bewaking op de tijdige ontvangst van subsidieverantwoordingen.
De sector heeft net als de andere onderdelen van de gemeente geen geformaliseerd controlebeleid ten aanzien van gesubsidieerde instellingen. Er dient wel altijd een financiële verantwoording te worden overlegd. Ook is het zo dat de instellingen soms voor de verantwoording gebruik dienen te maken van een formulier dat de gemeente bij de verlening heeft verstrekt. Dit bevordert dat de kwaliteit en efficiency van de controle en subsidievaststelling.
De controle geschiedt door een andere functionaris dan degene die de beschikking namens het college ondertekent.
Gemeentebreed is er geen vastgesteld sanctiebeleid ten aanzien van het niet nakomen van verplichtingen die zijn verbonden aan verstrekte subsidies.
Werking van de controle
Voor de werking van de besluitvorming zijn de volgende subsidieverstrekkingen onderzocht.
De toekenning van de subsidie 2001 voor de Pop-centrale (€
2. Subsidieafrekening met Drechtstad Muziekvereniging voor amateurkunst beoefening (€ 948)
3. Subsidieafrekening met Orpheus Ensemble voor amateurkunst beoefening
De toekenning van de subsidie 2001 voor de Pop-centrale
De sector Cultuur heeft het onderzoeksteam meegedeeld dat de juridische grondslag voor het verstrekken van deze subsidie is de Algemene Subsidieverordening 1998.
De bevoegdheid tot uitvoering van deze verordening is opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders. Een beschikking tot verlening heeft volgens het dosssier niet plaatsgevonden. Wel wordt een raadsvoorstel aangetroffen waarin de raad gevraagd wordt om een subsidiebudget beschikbaar te stellen.
De subsidieontvanger dient op grond van de ASV vóór 1 april na afloop van het jaar waarin subsidie is verleend een aanvraag tot vaststelling te doen. Op 27 maart 2002 doet de POP- centrale een dergelijke aanvraag. Zoals de ASV vereist is bij de aanvraag de jaarrekening 2001 en het jaarverslag 2001 (artikel lid 2 ASV 1998: "financieel verslag en
Op 23 januari 2003 wordt de subsidie vastgesteld. Dit is ver na de datum (27 maart 2002) waarop om vaststelling was gevraagd. Op grond van de Algemene wet Bestuursrecht (artikel
Awb) dient een beschikking te worden gegeven binnen de bij wettelijk voorschrift gegeven termijn, of bij het ontbreken van zulk een termijn, binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag. In de ASV wordt geen beslistermijn genoemd. Dit betekent dat op grond van de Awb de beschikking binnen een redelijke termijn dient te worden afgegeven. De Awb stelt dat de hiervoor vermelde redelijke termijn in ieder geval is verstrekken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag geen beschikking heeft gegeven, noch een kennisgeving als bedoeld in artikel Awb heeft gedaan.
Dit betekent dus dat de subsidie in beginstel binnen 8 weken na ontvangst van de vaststellingsaanvraag vastgesteld had moeten zijn. Een reden voor deze late beschikking wordt niet in het dossier aangetroffen.
De vaststelling wordt ondertekend door de controller van Cultuur. Er wordt niet vermeld dat hij dit namens het college beschikt. Bovendien wordt niet aangegeven dat tegen deze beschikking rechtsmiddelen open staan. Uit het dossier blijkt niet dat toetsing van de aanvraag heeft plaatsgevonden.
Het dossier vermeldt dat op 18 december 2001 reeds het totale bedrag als voorschot is uitbetaald.
Subsidieafrekening met Muziekvereniging voor amateurkunst beoefening (€ 948) De juridische grondslag voor deze subsidie is de subsidieverordening amateuristische muziekbeoefening Het betreft een presentatiesubsidie.
Hoewel het in deze paragraaf gaat om de beoordeling van de wil het onderzoeksteam toch melding maken van het feit dat voor dit type subsidies gewerkt wordt met een aanvraagformulier. Een dergelijk formulier is, indien het een goed formulier is en goed wordt gebruikt, een waarborg voor efficiënte en kwalitatief goede besluitvorming.
Aan de hand van een ingevuld aanvraagformulier wordt subsidie aangevraagd door Drechtstad Muziekvereniging voor twee uitvoeringen, één op 6 januari 2002 en één in september/oktober 2002. Op het formulier wordt gevraagd of voor de presentaties ook elders subsidie is aangevraagd. Voor de uitvoering van september/oktober 2002 is aangegeven dat dit het geval is. Het aanvraagformulier is niet gedateerd. De brief is gedateerd op 21 december 2002.
Op 15 maart 2002 wordt subsidie verleend voor de uitvoering van 6 januari 2002. Over de uitvoering van september/oktober wordt niets vermeld. Het bedrag van de subsidie wordt voorlopig vastgesteld op maximaal op € 948, hetgeen neerkomt op 50 % van het begrote tekort. De subsidieverordening amateuristische muziekbeoefening spreekt van 'voorlopig vaststellen'.
Deze term wordt na de invoering van de derde tranche van de Awb niet meer gebruikt. Men spreekt nu van 'verlenen'. In de beschikking wordt aangegeven dat voor de vaststelling van de subsidie een aanvraag dient te worden ingediend. Daarbij dient gebruik te worden gemaakt van een formulier dat bij de verlening is gevoegd. Ook wordt aangegeven dat een inhoudelijk verslag over de uitvoering bijgevoegd dient te worden. De gegevens dienen voor 6 april 2002 in bezit te zijn van de gemeente.
De subsidieverordening Amateuristische Kunstbeoefening verklaart de Algemene Subsidieverordening van toepassing. Hier wordt uiteraard verwezen naar de algemene subsidieverordening van voor Deze is echter ingetrokken. Nu is De Algemene Subsidie Verordening in werking getreden met een andere systematiek. De aansluiting met de specifieke verordening is nu lastig, daar in deze alleen de systematiek van per boekjaar verstrekte subsidies is opgenomen.
Op 20 maart 2002 wordt de aanvraag tot vaststelling ingediend. Het formulier waar in de verleningsbeschikking over gesproken wordt, wordt niet in het dossier aangetroffen. Wel wordt de jaarrekening 2001 en een overzicht van de kosten voor de presentatie. Er heeft aan de hand hiervan een check plaatsgevonden met de vaststellingsbeschikking.
Op 27 maart 2002 wordt de subsidie conform de verlening vastgesteld. Over de aanvraag voor de presentatie van september/oktober 2002 wordt in de beschikking niets vermeld. De beschikking wordt ondertekend door de directeur sector Cultuur namens het college. In de beschikking wordt vermeld dat het bedrag zal worden overgemaakt. Op grond van de ASV dient dit binnen 4 weken na vaststelling te gebeuren. In het dossier is het bewijs tot betaling niet aanwezig.
Subsidieafrekening met Orpheus Ensemble voor amateurkunst beoefening
De aanvraag voor het verlenen van subsidie wordt gedaan op een standaard aanvraagformulier. Het betreft een presentatiesubsidie voor een uitvoering van 25 mei 2002. Er is een begroting bijgevoegd. Het aanvraagformulier is niet gedateerd.
Op 15 maart 2002 verleent de gemeente de subsidie op grond van de subsidieverordening Amateuristische Kunstbeoefening (de beschikking spreekt van 'voorlopig Deze verordening is echter niet door het onderzoeksteam getraceerd. Zeer waarschijnlijk wordt hier bedoeld de Subsidieverordening Amateuristische Muziekbeoefening Deze verordening is nog niet aangepast aan de derde tranche van de Awb en spreekt daarom nog van voorlopige vaststelling van de subsidie. In de beschikking wordt aangegeven dat er nog een afrekening moet plaatsvinden voor 25 juli 2002. Hiervoor dient de subsidiënt gebruik te maken van een formulier dat dient vergezeld te gaan van nota's en betalingsbewijzen.
Op 31 maart meldt Xxxxxxx dat de uitvoering verschoven is en vraagt vervolgens om uitstel voor het aanvragen van de subsidievaststelling. Deze wordt op 5 april 2002 door de gemeente verleend. De aanvraag tot vaststelling dient uiterlijk 28 november 2002 te zijn
Op 19 november 2002 dient Orpheus de zojuist genoemde aanvraag in. Een financieel overzicht van de activiteit is bijgevoegd. Op 27 november 2002 stelt de gemeente de subsidie vast. Er heeft toetsing van het financiële overzicht plaatsgevonden aan de hand van nota's De aanvraag is door een andere functionaris behandeld dan degene die de beschikking heeft ondertekend. De beschikking wordt ondertekend door de directeur sector Cultuur namens het college.
Onderwijs en Welzijn
De sector Onderwijs en Welzijn is de sector die de meeste subsidies verstrekt van alle sectoren, in termen van aantallen subsidierelaties als in termen van financieel belang. Het merendeel
van de subsidies wordt verstrekt op basis van de ASV De sector heeft daarnaast een aantal specifieke subsidieverordeningen.
Op het beleidsterrein Onderwijs heeft de sector te maken met een aantal wettelijke taken, met name onderwijshuisvesting en leerlingenvervoer. De bijdragen die de sector verstrekt voor de uitvoering van deze wettelijke taken worden op grond van de Algemene wet bestuursrecht ook aangemerkt als subsidies.
Opzet van de besluitvorming
De beleidsdoelen die de sector met subsidieverlening wil bereiken zijn voor een deel vastgelegd in het meerjaren ontwikkelingsplan GSB en sinds najaar 2002 geïntegreerd in het MJP. Meer informatie over het gevoerde beleid op de GSB doelstellingen is te vinden in een aantal beleidsnota's. De doelstellingen op beleidsterreinen die geen onderdeel vormen van het MJP zijn vastgelegd in diverse beleidsnota's.
Het merendeel van de dateert uit de tweede helft van de jaren 90. Op enkele beleidsterreinen worden beleidskaders van nog eerdere datum gehanteerd (verslavingszorg, bibliotheek). Recentere beleidskaders zijn ook voorhanden (voor- en educatie). Op grond van het grote aantal beleidsnota's van de sector Onderwijs en Welzijn, de voor het onderzoek beschikbare capaciteit en het relatief beperkte belang van beoordeling van de sturingskwaliteit van deze beleidsnota's voor het onderzoek, is ervoor gekozen de beleidsnota's niet inhoudelijk te beoordelen. De mate waarin de beleidskaders die de sector Onderwijs en
Welzijn hanteert duidelijke criteria bevatten aan de hand waarvan de sector een subsidieaanvraag kan beoordelen en over de aanvraag kan beslissen, is dus niet vastgesteld.
een aantal onderwerpen kent de sector een verordening die de basis vormt voor subsidieverlening:
• Subsidieverordening godsdienst- en levensbeschouwelijk vormingsonderwijs derde wijziging
Subsidieverordening integratieactiviteiten (1997)
• Subsidieverordening jongerenwerk
• Verordening op het jeugdfonds (1995)
• Aanvullende subsidieverordening Kinderopvang (vervallen met ingang van 1 januari 2003)
• Verordening leerlingenvervoer gemeente Dordrecht 2002
• Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs gemeente Dordrecht 2001
Het merendeel van de subsidies die de sector verstrekt vinden echter hun juridische basis in de
ASV.
De gemeente liep in 2002 een budgettair risico op de subsidieverstrekking voor organisaties op het beleidsterrein van Onderwijs en Welzijn, omdat
geen gebruik werd gemaakt van de in de verordening ASV) geboden mogelijkheid tot het vaststellen van een subsidieplafond of
2. in de verordening geen mogelijkheid tot vaststelling van een dergelijk plafond is opgenomen. Voor de begrotingsuitvoering 2002 zijn in 2001 geen subsidieplafonds vastgesteld. De oorzaak hiervan is gelegen in artikel 6 van de ASV: een subsidieplafond wordt vastgesteld op het niveau van een comptabele subfunctie. Doordat een subsidieplafond op dit niveau moet worden vastgesteld is de sector bij een aantal subfuncties afhankelijk van consolidatie op concernniveau. Gegevens hiervoor zijn door O&W wel aan het SBC aangeleverd, maar werden niet door het SBC verwerkt in een raadsvoorstel tot het vaststellen van subsidieplafond.
Volgens opgave van de sector O&W wordt echter met name voor subsidies die op grond van de ASV worden verstrekt in het daarvoor bestemde beleidsplan wel steeds een bedrag vermeld dat maximaal aan die bepaalde soort subsidie kan worden verstrekt. Dit beleidsplan dient te worden vastgesteld en bekendgemaakt. Op grond van dit laatste kan worden gesteld dat - indien een maximum bedrag voor een bepaalde periode in een beleidsstuk voorkomt en dit beleid
is vastgesteld en bekendgemaakt - men de openeinde-regeling van een subsidieregeling praktisch gezien heeft dichtgeschroeid.
Het onderzoeksteam heeft de opname van bedragen in beleidsplannen niet geverifieerd.
De sector Onderwijs en Welzijn heeft een handboek voor beleidsmedewerkers. Daarin is een beschrijving van het subsidieproces opgenomen. Die beschrijving voldoet echter niet aan de in dit onderzoek gehanteerde normen van actualiteit en toegankelijkheid. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de verschillende fasen van het subsidieproces blijkt onvoldoende uit deze beschrijving.
De sector hanteert een modelbeschikking voor subsidieverlening. Het hanteert geen andere standaarden zoals een checklist of een standaardindeling voor subsidiedossiers. In de beschrijving van het subsidieproces is niet opgenomen op welke wijze bevindingen uit voorgaande subsidievaststellingen worden betrokken bij de besluitvorming over een nieuwe subsidieaanvraag. De sector is ten tijde van het onderzoek bezig een AO-beschrijving van het subsidieproces op te stellen.
Werking van de besluitvorming
In het kader van het onderzoek zijn drie dossiers beoordeeld op de werking van de besluitvorming. Een vierde dossier dat op basis van de staat van inkomensoverdrachten in de 2003 was geselecteerd, bleek een bijdrage op basis van een gemeenschappelijke regeling te betreffen. Dit was niet uit de staat van inkomensoverdrachten op te maken.
Aangezien gemeenschappelijke regelingen buiten het onderzoek zijn gehouden is dit dossier niet beoordeeld. Overigens is men op basis van de begrotings- en niet verplicht om een onderverdeling in de staat van inkomensoverdrachten op te maken. De meeste sectoren maken wel een onderverdeling in de staat, wat de informatiewaarde verhoogt.
De drie dossier betroffen
o de subsidietoekenning 2002 aan Stichting De Hoop voor opvang in De Jordaan (€630.235),
o de subsidietoekenning voor het schooljaar 2002-2003 voor- en vroegschoolse educatie aan Stichting Kansen voor Kinderen in de Dordtse samenleving en
o de subsidieaanvraag 2003 van de Dordtse Weizijns Organisatie DWO voor het buurtwerk, jongerenwerk en bijdragen aan SIS (€ 2.179.749).
De Hoop
De Stichting De Hoop diende op 7 februari 2002 een aanvraag in voor subsidie voor het jaar 2002. Het betrof een eerste aanvraag. De aanvraag werd ruim 5 maanden na de in de ASV opgenomen uiterste datum ingediend. Volgens O&W was dit niet anders mogelijk, omdat het een verhuizing van een rijksvoorziening De beslissing daartoe was door de rijksoverheid niet eerder genomen. Juridisch gezien had het college expliciet (gemotiveerd) ontheffing moeten verlenen in de verleningsbeschikking voor deze te late indiening van de subsidieaanvraag.
De Indiening van de aanvraag vond plaats na overleg met de sector Onderwijs en Welzijn. De aanvraag bevatte een begroting en een inhoudelijk verhaal. In dat verhaal waren geen gegevens opgenomen over aantallen op te vangen personen, te behalen resultaten en overige gegevens die relevant zijn voor de toetsing aan het geldende beleidskader (nota Zorgvernieuwing Maatschappelijke Opvang / Hoofdlijnen Maatschappelijke opvang en de resultaatsturing door de sector. De statuten van de stichting waren bij de subsidieaanvraag gevoegd. Overige gegevens die op grond van de ASV bij de subsidieaanvraag ingediend moeten worden ontbraken laatst opgemaakte jaarrekening, samenstelling bestuur). Uit het subsidiedossier van Xx Xxxx blijkt niet dat toetsing heeft plaatsgevonden op de bij de subsidieaanvraag ingediende documenten.
Op grond van artikel 2 van de ASV dient de raad te beslissen op nieuwe subsidieaanvragen. De beslissing om Stichting De Hoop subsidiabel te stellen voor maatschappelijke opvang in De Jordaan is genomen door de raad op 4 februari 2003. Het feit dat de raad over deze subsidieaanvraag moest beslissen is ook een reden voor de vertraging in het
besluitvormingsproces. De subsidiebeschikking is vastgesteld op februari 2003 en ondertekend door de sectordirecteur. De besluitvorming over de subsidieaanvraag heeft daarmee een jaar geduurd. Subsidie over 2002 werd toegekend na afloop van het subsidiejaar.
Vooruitlopend op de subsidieverlening werden wel al voorschotten verstrekt. Op grond van de systematiek van subsidieverlening is het ongewenst eerst een voorschot te verlenen alvorens de subsidie wordt verleend. Zeker nu het college over het voorschot heeft beschikt en de raad later over de subsidieaanvraag diende te beslissen.
De subsidiebeschikking voor De Hoop bevat een omschrijving van de activiteiten waarvoor subsidie wordt de hoogte van het subsidiebedrag en een motivering. In de beschikking ontbreekt, net als in de beschikkingen van andere sectoren, een Dit is weliswaar niet wettelijk verplicht, maar is vanuit beleidsmatig en budgettair oogpunt wenselijk. Het is namelijk onwenselijk dat instellingen voor eenzelfde activiteit meer keren een subsidie kunnen ontvangen. Zolang deze onwenselijkheid niet bij verordening of beschikking is vastgelegd kunnen in deze gevallen subsidiegelden slechts worden teruggevorderd, indien uit de aanvraag voor de vaststelling blijkt dat de gelden met betrekking tot deze subsidieaanvraag niet (geheel) voor de gesubsidieerde activiteit zijn aangewend.
Daarnaast worden er geen door De Hoop te bereiken resultaten benoemd. De voorwaarden waaraan de inhoudelijke verantwoording door De Hoop moet voldoen zijn niet in de beschikking opgenomen. Een relatie met de op het productblad opgenomen doelstelling en meetgegevens wordt zo niet gelegd. Van de mogelijkheid om een uitvoeringsovereenkomst te sluiten is geen gebruik gemaakt. In de beschikking wordt De Hoop wel "verzocht voor komende jaren de activiteiten in uw subsidie-aanvraag nader te concretiseren ten aanzien van de verwachtingen rond de cliëntenpopulatie van De Jordaan, waarbij minimaal wordt ingegaan op aantal cliënten, achtergrondgegevens, herkomst, opnameduur en resultaat hulpverlening".
Kansen voor Kinderen
De subsidieaanvraag van de Stichting Kansen voor Kinderen voor voor- en vroegschoolse educatie in het schooljaar 2002-2003 werd ingediend op 16 juli 2002. De subsidieaanvraag werd vergezeld een begroting. Een activiteitenplan ontbrak.
Voor de voor- en vroegschoolse educatie beschikt de sector Onderwijs en Welzijn over een recent beleidskader dat duidelijke toetsingscriteria bevat voor de toekenning van subsidie. De subsidieaanvraag door de Stichting Kansen voor Kinderen bevatte geen gegevens die toetsing aan deze criteria mogelijk maakte.
Op 1 oktober 2002 beslist het college op de subsidieaanvraag. De beschikking wordt op 15 oktober vastgesteld en ondertekend door het afdelingshoofd Onderwijs. De beslissingstermijn van de ASV is op dat moment ruim een maand overschreden. De subsidiebeschikking bevat de hoogte van het subsidiebedrag, de bevoorschotting en een motivering. In de beschikking is een verwijzing opgenomen naar een subsidieplafond. In 2002 was echter geen subsidieplafond van
kracht. In de beschikking worden geen te bereiken resultaten benoemd. De voorwaarden waaraan de inhoudelijke verantwoording door Kansen voor Kinderen moet voldoen zijn niet in de beschikking opgenomen. Van de mogelijkheid om een uitvoeringsovereenkomst te sluiten is geen gebruik gemaakt.
Dordtse Weizijns Organisatie
De subsidieaanvraag van DWO werd ingediend op 10 december 2002, ruim na de uiterste indieningsdatum volgens de ASV van 1 september. De subsidieaanvraag bevatte een begroting en een zeer lijvig activiteitenplan. Op grond van de slechte kwaliteit van de begroting en het daarin gepresenteerde exploitatietekort over 2001 en 2002 en het onvoldoende als sturingsinstrument kunnen dienen van het activiteitenplan, heeft de sector Onderwijs en Welzijn tot op heden (april 2003) niet tot toekenning van een subsidie willen overgaan. Desalniettemin worden wel voorschotten verstrekt om een faillissement van DWO te voorkomen. De sector mist op dit moment een formele beschikking met daarin opgenomen subsidievoorwaarden op grond waarvan zij kan sturen op de bedrijfsvoering en resultaten van DWO. Doordat de voorschotten
niet op grond van een beschikking worden verstrekt mist DWO een rechtsgrond om bezwaar te kunnen maken tegen bij voorbeeld de hoogte of het ritme van bevoorschotting.
Opzet van de controle
De afdeling beschikt over een modelbeschikking voor subsidieverlening. In deze modelbeschikking is geen onderdeel 'subsidievoorwaarden' opgenomen. Via die weg is dus niet gewaarborgd dat in beschikkingen voor subsidieverlening voorwaarden worden opgenomen waaraan de verantwoordingen door gesubsidieerde instellingen moeten voldoen.
De sector kent alleen een "handmatige" bewaking van de tijdige ontvangst van subsidieverantwoordingen. Hierdoor worden rappels soms laat verstuurd.
De sector Onderwijs en Welzijn kent geen geformaliseerd controlebeleid voor subsidies. Bij twijfel aan de rechtmatige besteding van een subsidie is de intentie wel dat door de sector opdracht wordt verstrekt aan een accountant tot aanvullende controle. In 2002 heeft dit niet plaatsgevonden; de sector heeft naar eigen zeggen in 2001 wel een aantal onderzoeken laten uitvoeren naar de administratieve organisatie van gesubsidieerde instellingen. Er is geen checklist of ander instrument in gebruik waardoor de controle op verantwoordingen door gesubsidieerde instellingen gestandaardiseerd plaatsvindt. Een uitzondering vormt een aantal subsidies voor jeugd- en jongerenwerk. De verantwoording van die subsidies vindt plaats op basis van een door de sector voorgeschreven Als gevolg daarvan is ook de controle gestandaardiseerd.
Alle verantwoordingen worden financieel en inhoudelijk gecontroleerd door een beleidsmedewerker. Vervolgens vindt er nog een tweede controle plaats door een planning&control medewerker. Er is bij de sector Onderwijs en Welzijn dus wel sprake van een standaard controleprocedure.
Bij subsidies die hoger zijn dan € 10.000 wordt een accountantsverklaring verlangd van de gesubsidieerde instelling. Deze grens wijkt enigszins af van de grens van
€ 9075 die bij eerste wijziging van de ASV in januari 2002 is vastgesteld, omdat er was vooruitgelopen op voornoemde wijziging van de ASV inzage de omzetting van de naar de euro.
De sector maakt geen gebruik van de mogelijkheid in de subsidievoorwaarden vast te leggen dat accountantscontrole ook plaatsvindt op de naleving van subsidievoorwaarden.
Gemeentebreed is geen sanctiebeleid voor subsidies Uit het dossieronderzoek is gebleken dat in de relatie met de stichting Kansen voor Kinderen wel een sanctie in het vooruitzicht is gesteld wanneer de verantwoording over de subsidie voor het schooljaar 2000- 2001 zou uitblijven. De subsidie zou dan ambtshalve op € worden In het kader van het onderzoek is niet verder op dit onderwerp ingegaan.
Werking van de controle
In het kader van het onderzoek zijn vier dossiers beoordeeld op de werking van de controle.
De vier beoordeelde dossiers betroffen
o de subsidieafrekening 2001 van de Stichting Verenigde Openbare Bibliotheken Dordrecht (€2.471.995),
o de subsidieafrekening 2001 met het Boumanhuis (nog niet afgerond; de beschikking tot subsidieverlening 2001 vermeldde een bedrag van € 1.202.279)
o de subsidieafrekening 2001 van de Stichting Scouting Xxxxxxxxxx xx Xxx (€ 6.984)
o de subsidieafrekening 2001 van de Scouting Arooda (€ 6.756).
Bibliotheek
De bibliotheek diende haar jaarrekening 2001 met goedkeurende accountantsverklaring in op 23 juli 2002. Haar jaarverslag 2001 volgde op 3 september 2002. Beide documenten kwamen binnen ruim na de uiterste datum van 1 april 2002 en werden niet vergezeld van een aanvraag tot vaststelling van de subsidie De sector heeft de bibliotheek niet gerappelleerd. De sector kent wel een systeem hiervoor, maar van rappellering is in casu afgezien in verband met een lopende bezwaarschriftenprocedure.
De bibliotheek ontving voor het boekjaar 2001 subsidie op grond van 4 beschikkingen die vastgesteld werden op 22 december 2000, 22 november 8 januari 2002 en 9 oktober 2002. De eerste beschikking vormt de basis voor
het grootste deel van de subsidie De tweede beschikking betreft de verlening van een aanvullend voorschot op grond van de liquiditeitspositie van de bibliotheek. De derde en vierde beschikking tenslotte bevatten compensatiebedragen voor de gestegen loonkosten van de bibliotheek. Uit de afrekening van de subsidie blijkt dat naast de genoemde voorschotten nog 3 aanvullende voorschotten zijn verleend. Hoewel dit geen onderdeel vormde van het onderzoek, constateert het onderzoeksteam toch dat hier sprake is van een arbeidsintensieve werkwijze die een transparante afrekening van subsidiejaren bemoeilijkt. Overwogen zou moeten worden met instellingen van de omvang van de bibliotheek tot andere werkafspraken te komen, bij voorbeeld dat de uitkomsten van een nacalculatie van loonstijgingen worden meegenomen in de subsidieaanvraag van een volgend jaar.
In de beschikking van 22 december 2000 is opgenomen welke resultaten de bibliotheek wordt geacht te realiseren met de verstrekte subsidie. In de beschikking is niet vastgelegd dat de bibliotheek in haar verantwoording moet ingaan op de geleverde prestaties in relatie tot de benoemde resultaten.
In de verantwoording door de bibliotheek werd op twee van de vijf in de beschikking genoemde resultaten ingegaan. De prestaties bleven achter bij de in de beschikking opgenomen resultaten.
De subsidie werd vastgesteld op 20 januari 2003. De termijn van 8 weken werd hiermee overschreden. De beschikking tot was gemotiveerd. De beschikking was vastgesteld en ondertekend door een De subsidie werd afgerekend 1 week na vaststelling van de beschikking.
Het Boumanhuis diende op 12 november 2002 zijn jaarverslag 2001 in en een overzicht van baten en lasten Een accountantsverklaring ontbrak bij deze stukken, evenals een aanvraag tot subsidievaststelling. De sector heeft het Boumanhuis gerappelleerd toen de uiterste indieningdatum voor de verantwoording van 1 april 2002 was overschreden. Een jaar eerder had het Boumanhuis overigens aangegeven met de uiterste indieningdatum van 1 april problemen hebben omdat de jaarrekening dan nog niet is afgerond.
In de beschikking tot subsidieverlening 2001 voor het Boumanhuis waren geen prestatieafspraken opgenomen, noch inhoudelijke voorwaarden waaraan de subsidieverantwoording door het Xxxxxxxxxx moest voldoen. Het beleidskader voor de verslavingszorg (1994) biedt overigens ook weinig aanknopingspunten voor het maken van dergelijke prestatieafspraken en het benoemen van 'meetgegevens' die in de subsidieverantwoording moeten terugkomen. Een inhoudelijk toetsingskader voor de prestaties van het Boumanhuis ontbreekt derhalve.
Ten tijde van het dossieronderzoek (maart 2003) was de subsidie 2001 voor het Boumanhuis nog niet afgerekend.
Scouting Xxxxxxxxxx xx Xxx
De Scouting Xxxxxxxxxx xx Xxx diende op 24 maart 2002 haar subsidieverantwoording 2001 in met een begeleidend schrijven. De verantwoording vond plaats met gebruikmaking van een door de sector Onderwijs en Welzijn voorgeschreven format. Dit format is financieel van aard. Naast de financiële verantwoording was een activiteitenverslag opgesteld.
De verantwoording is zichtbaar getoetst. De uitkomsten van de toetsing zijn vastgelegd in het subsidiedossier.
De beschikking tot subsidievaststelling is vastgesteld en ondertekend op 29 mei 2002. Daarmee is de beslissingstermijn van 8 weken overschreden. Op basis van de verantwoording is de subsidie lager vastgesteld dan het bedrag van de subsidieverlening. Deze lagere vaststelling wordt in de beschikking tot subsidievaststelling gemotiveerd. De subsidieafrekening heeft tijdig plaatsgevonden.
Scouting Arooda
De Scouting Xxxxxx diende haar subsidieverantwoording 2001 in op 4 april 2002. De scouting had van de sector O&W uitstel gekregen voor indiening tot 1 mei 2002. De verantwoording vond plaats met gebruikmaking van het door de sector Onderwijs en Welzijn voorgeschreven format en bestond daarnaast uit een activiteitenverslag.
De verantwoording is zichtbaar getoetst. De uitkomsten van de toetsing zijn vastgelegd in het subsidiedossier.
De beschikking tot subsidievaststelling is vastgesteld en ondertekend op 23 mei 2002, dat is binnen de daarvoor geldende beslissingstermijn van 8 weken. Op basis van de verantwoording is de subsidie iets lager vastgesteld dan het bedrag van de subsidieverlening. Deze lagere vaststelling wordt in de beschikking tot subsidievaststelling gemotiveerd. De subsidieafrekening heeft tijdig plaatsgevonden.
Publieksdiensten
De sector publieksdiensten is ontstaan uit de dienst Stads Service Centrum. Daarnaast is vanuit de dienst Stadsontwikkeling de afdeling Bouwen en Wonen toegevoegd aan de sector. De sector publieksdiensten bestaat uit de afdelingen Burgerzaken, Belastingen, Bouwen en Wonen (Bowo), Openbare Orde en Veiligheid (OO&V), Programmabureau Wijken (PW) en Toezicht. Alle subsidies die de sector publieksdiensten vertrekt worden verstrekt door de afdelingen Programmabureau Wijken, Openbare Orde en Veiligheid en Bouwen en Wonen.
Met betrekking tot het Programmabureau Wijken is een dubbele aansturing van kracht: directeur publieksdiensten is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van het wijkgericht werken. De inhoudelijke aansturing van het wijkgericht werken vindt plaats door de programmadirecteur Wijken. Ook voor de afdeling OO&V geldt een dergelijke constructie. De budgetverantwoordelijkheid ligt bij directeur publieksdiensten; de inhoudelijke aansturing vindt deels plaats door de programmadirecteur Veiligheid.
De rapportage over de sector publieksdiensten is onderverdeeld naar de subsidieverstrekkende afdelingen OO&V, PW en Bowo.
Openbare Orde en Veiligheid
Opzet van de besluitvorming
De afdeling beschikt met het Integraal Veiligheids Programma Dordrecht van november 2002 over een recent beleidskader. In dit zijn meetbare en specifieke doelstellingen geformuleerd. Voor subsidieaanvragen die instellingen op eigen initiatief indienen vormt het Integraal Veiligheids Programma een goed toetsingskader.
Uit het beleidskader wordt niet in gevallen duidelijk met welke instrumenten de benoemde doelstellingen bereikt moeten worden. Het subsidie instrument wordt in het beleidskader niet genoemd. Voor het doelgericht, proactief uitzetten van heeft het Integraal Veiligheids Programma als gevolg daarvan een minder sturende functie.
Het beleidskader op basis waarvan het dierentehuis wordt gesubsidieerd wordt gevormd door een collegebesluit uit In dat besluit zijn subsidiebedragen tot en met 2000 opgenomen. Aan de subsidiëring in 2001 en latere jaren lag geen beleidskader ten grondslag. Het dierentehuis voert deels wettelijke taken van de gemeente uit (opvang zwerfdieren en kadaverruiming) en deels andere taken (dierenpension). In het beleidskader voor het dierentehuis zijn geen doelstellingen geformuleerd op elk van deze terreinen.
Alle subsidies die de afdeling OO&V verstrekt worden verstrekt op basis van de ASV. De ASV heeft het karakter van een open einde regeling. De afdeling loopt hierdoor budgettaire risico's die in 2002, net als bij de overige onderdelen van de gemeente, niet waren afgedekt door een subsidieplafond.
De afdeling heeft geen procedurebeschrijving van het subsidieproces. Modellen of standaarden zijn evenmin aanwezig. Voor het opstellen van subsidiebeschikkingen wordt gebruik gemaakt van voorbeelden uit het verleden. In deze voorbeelden is geen opgenomen.
Werking van de besluitvorming
In het onderzoek is geen dossier meegenomen van subsidietoekenning door de afdeling OO&V in 2002. Wel is uit het dossier van de subsidieafrekening met het Jeugd Preventieteam over 2001 gebleken dat aan het Jeugd Preventieteam over 2002 een subsidie is verleend zonder dat daartoe door het Jeugd Preventieteam een aanvraag was ingediend. De hoogte van deze subsidie was vastgesteld door het subsidiebedrag over 2001 te verhogen met 3%. De beschikking werd op 4 december 2002 vastgesteld en ondertekend door het afdelingshoofd, die ook de conceptbeschikking had opgesteld.
Opzet van de controle
De afdeling beschikt zoals hierboven is aangegeven niet over een modelbeschikking voor subsidieverlening. Via die weg is dus niet gewaarborgd dat in beschikkingen voor subsidieverlening voorwaarden worden opgenomen voor de verantwoording door de gesubsidieerde instellingen.
De afdeling OO&V heeft een handmatige bewaking op de tijdige ontvangst van subsidieverantwoordingen.
De afdeling beschikt net als de overige onderdelen van de gemeente niet over een controlebeleid voor subsidies. De afdeling heeft intern de afspraak gemaakt dat subsidieverantwoordingen worden getoetst aan de voorwaarden die zijn opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening. Bij grote subsidies wordt conform de ASV een financieel verslag met een accountantsverklaring gevraagd.
Gemeentebreed is geen sanctiebeleid aanwezig waarin is vastgesteld hoe wordt gehandeld bij onvoldoende verantwoording of gebleken onrechtmatige besteding van subsidies. De afdeling treedt naar eigen zeggen bij onrechtmatig bestede subsidies in overleg met de portefeuillehouder hiertegen op.
Werking van de controle
In de beschikking tot subsidieverlening 2001 voor het Jeugd Preventieteam (beschikkingsdatum
21 maart waren de passages opgenomen over de verantwoording door Stichting Jeugdzorg Rotterdam/ZHZ over het Jeugd Preventieteam:
"Wij verzoeken u om ons naast de gebruikelijke verantwoording in het waarin aantallen deelnemers, begeleidingsperioden en aantallen cliëntcontacten zijn opgenomen,
om een tussentijdse rapportage per 30 juni 2001. Wij verzoeken u om in de rapportage en het jaarverslag tevens aandacht te besteden aan recidive."
dient u voor 1 april 2002 een aanvraag tot vaststelling van het subsidie bij ons in te dienen. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van een financieel verslag en een activiteitenverslag."
De gevraagde tussentijdse rapportage is niet in het dossier aangetroffen.
Op 4 december 2002 is door Stichting Jeugdzorg Rotterdam/ZHZ nog geen verzoek tot vaststelling van de subsidie ingediend. Op die datum stuurt de afdeling OO&V een rappel naar Stichting Jeugdzorg. Dit rappel is opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening 2002. In het rappel wordt met betrekking tot de inhoud van de verantwoording gevraagd om een inhoudelijk en financieel verslag/jaarrekening over 2001 waarin tot uitdrukking komt hoeveel cliënten in dat jaar in Dordrecht zijn bereikt en hoeveel begeleidingen hebben plaatsgevonden."
Op 7 februari 2003 vond een gesprek plaats tussen de afdeling OO&V en het bureau Jeugdzorg Zuid Holland, het uitvoerend orgaan van de Stichting. Het jaarverslag en de jaarrekening 2001 zijn tijdens dat gesprek aan de afdeling OO&V overhandigd. De jaarrekening bevat een goedkeurende accountantsverklaring. Beide verantwoordingsdocumenten zijn gedateerd op april 2002. Een aanvraag tot vaststelling van de subsidie 2001 is niet aangetroffen. In het gesprek is volgens de afdeling gevraagd om nadere verantwoordingsinformatie. Een verslag van het gesprek is niet beschikbaar. In afwachting van de ontvangst van aanvullende verantwoordingsinformatie is de subsidie 2001 nog niet vastgesteld.
In de beschikking tot subsidieverlening 2001 van 21 maart 2001 was aangegeven dat de subsidie bestemd was voor de begeleiding van 200 cliënten per jaar, met een bandbreedte van 10%, waarbij per cliënt een kortdurend begeleidingstraject wordt geboden van maximaal 3 maanden en gemiddeld per cliënt face to face contacten plaatsvinden. Indien het aantal te begeleiden cliënten achterblijft bij het, binnen de bandbreedte, beoogde aantal per jaar, dan zal een heroverweging van het subsidie en de daaraan verbonden afspraken plaats vinden."
Uit het jaarverslag blijkt dat jongeren zijn aangemeld en jongeren zijn begeleid. De duur van de begeleiding en het aantal face to face contacten blijken niet uit het jaarverslag. In hoeverre de afdeling OO&V toepassing van een sanctie overweegt bij deze gebleken van de subsidievoorwaarden, is niet bekend.
Programmabureau Wijken
In de subsidiestaat van de rekening van het SSC 2001 en in de subsidiestaat van de begroting van publieksdiensten 2003 is een bijdrage aan het Buurt Service Team opgenomen. Deze bijdrage wordt verstrekt door het Programmabureau Wijken. Andere door het programmabureau verstrekte bijdragen zijn niet in deze staten verantwoord.
Het Programmabureau Wijken heeft 6 wijkmanagers die elk jaarlijks een budget ('handgeld') van
€ 2500 te besteden hebben in de wijken. Het handgeld is bestemd voor bijdragen aan kleine activiteiten die de sociale samenhang bevorderen. Het gaat hier om bijdragen die naar hun aard subsidies zijn; ze voldoen aan het subsidiebegrip in de Awb. Deze bijdragen worden echter niet op grond van een beschikking verstrekt.
Het Programmabureau Wijken beheert het Fonds Sociale Investeringen. De omvang van dit budget is circa € 55.000 op jaarbasis. Hieruit worden eveneens bijdragen verstrekt voor activiteiten die de sociale samenhang in de wijken versterken. Het gaat om grotere bijdragen dan uit het handgeld worden verstrekt. De bijdragen hebben het karakter van een subsidie, maar worden niet op grond van een beschikking verstrekt.
Opzet van de besluitvorming
Het Programmabureau Wijken beschikt over een beleidsnota die in februari 2002 is vastgesteld door het college. In deze nota wordt de relatie met hét Buurt Service Team geregeld. De relatie met het Buurt Service Team kan op grond van deze nota niet als een worden aangemerkt. De bijdrage aan het Buurt Service Team wordt dus ten onrechte opgenomen in staat van subsidies.
De besteding van het handgeld door de wijkmanagers vindt niet plaats op grond van een beleidskader waarin criteria zijn vastgelegd waaraan bijdragen vanuit het handgeid moeten voldoen.
Voor de besluitvorming over het al dan niet honoreren van subsidieaanvragen uit het Fonds Sociale Investeringen is evenmin een beleidskader aanwezig.
Het programmabureau Wijken beschikt niet over een procedurebeschrijving voor subsidiëring. De afdeling heeft geen standaarden of modellen om de subsidieverlening te ondersteunen. Het programmabureau onderkent de noodzaak over deze zaken te beschikken.
Werking van de besluitvorming
De wijkmanagers zijn materieel de budgethouders van het zogenaamde handgeld. In de mandaatregeling 2000 is dit niet geformaliseerd.
Een verzoek om een bijdrage uit het handgeld wordt gericht aan de wijkmanager. Deze toetst het verzoek aan de ongeschreven beleidsregel dat een bijdrage ten goede moet komen aan de sociale samenhang en leefbaarheid in de wijk. Bij een positieve beoordeling stuurt hij een brief naar de aanvrager waarin het toegekende bedrag staat vermeld. Planning en control maakt het volledige bedrag in opdracht van de wijkmanager over. Een afwijzing wordt ook per brief bekend gemaakt. Daarnaast komen mondelinge toekenningen en afwijzingen voor en uitbetalingen uit de wijkkas op basis van betalingsbewijzen.
Opzet van de controle
Het programmabureau verstrekt subsidies niet op basis van beschikkingen met daarin opgenomen voorwaarden voor de verantwoording over de besteding van de subsidie. De vraag naar een bewakingssysteem op de tijdige ontvangst van subsidiever-antwoordingen is daarmee ook niet relevant. Het programmabureau heeft in het velengde van het ontbreken van beschikkingen ook geen controlebeleid of sanctiebeleid.
Werking van de controle
De bijdragen uit het handgeld van wijkmanagers worden veelal vooraf en in hun geheel verstrekt. De reden hiervoor is dat de betrokken aanvragers niet over middelen beschikken om uitgaven voor te schieten. In de toekenningsbrief die in het dossieronderzoek is betrokken wordt geen verantwoording verlangd. Desondanks heeft de betrokken organisatie een brief met een inhoudelijk verslag en een aantal kassabonnen ingestuurd bij wijze van verantwoording.
Bouwen en Wonen
Bouwen en Wonen voert een aantal subsidieregelingen uit van de Rijksoverheid. Het betreft de vangnetregeling, de regeling geldelijke steun voorzieningen aan huurwoningen en de regeling GVPW - HVGW (betekenis van deze afkorting is ook bij de afdeling onbekend). De eerstgenoemde regeling betreft een regeling met het karakter van een aanvullende inkomensvoorziening. De verstrekkingen uit deze regeling vallen daarmee niet onder het subsidiebegrip van de Awb. De twee laatstgenoemde regelingen zijn inmiddels beëindigd door de rijksoverheid. Xxxxxx en Wonen verzorgt de afwikkeling. Deze drie regelingen zijn wel in de (financiële) inventarisatie meegenomen (zie hoofdstuk financiële omvang subsidies, sector Stadsontwikkeling), maar de uitvoering van deze regelingen is verder niet beoordeeld.
Xxxxxx en Wonen is zijdelings betrokken bij de uitvoering van de subsidieregeling Wonen boven winkels, waarvan het budgetbeheer bij de sector Stadsontwikkeling ligt. Xxxxxx en Wonen adviseert over de uit te voeren bouwwerkzaamheden en is daardoor mede bepalend voor de hoogte van het toe te kennen subsidiebedrag. Xxxxxx en Wonen verstrekt tevens de bouwvergunning.
Xxxxxx en Wonen is budgetbeheerder en uitvoerder van de voor het opplussen van woningen. Deze regeling heeft tot doel woningen aan te passen zodat ze geschikt worden voor de bewoning door ouderen en mindervaliden.
van de besluitvorming
Voor de subsidieregeling opplussen is een uitgebreide handleiding in gebruik waarin zowei technische regels als te hanteren procedures zijn vastgelegd. De handleiding is in gemaakt door de Stichting Experimenten Volkshuisvesting (SEV) en in herzien. De handleiding is gemaakt in het kader van de landelijke stimuleringsregeling opplussen. Die regeling is inmiddels opgeheven. Op 5 februari 2002 heeft de gemeenteraad een stimuleringsregeling opplussen vastgesteld voor Dordrecht. Het beleid is vastgelegd in een verordening. De verordening en de handleiding van de SEV vormen het toetsingskader voor subsidieaanvragen. De handleiding bevat duidelijke criteria voor de beoordeling van subsidieaanvragen.
De stimuleringsregeling opplussen is geen open einde regeling. De subsidie per woning is gemaximeerd, evenals het totaal beschikbare budget voor de periode 2002-2004. De artikelen 2 en 3 van de verordening Stimuleringsregeling Opplussen regelen dat de gemeente bij de uitvoering van deze regeling geen budgettair risico loopt.
De handleiding van de SEV bevat een aanzet voor een procedurebeschrijving voor de behandeling van subsidieaanvragen. Xxxxxx en Wonen hanteert twee formulieren waarmee subsidie kan worden aangevraagd respectievelijk voor onderdelen van de regeling dispensatie kan worden aangevraagd. Voor de stimuleringsregeling opplussen is een modelbeschikking in gebruik. De (aanzet voor een) procedure-beschrijving bevat geen waarborg dat bevindingen uit eerdere subsidieaanvragen en door dezelfde aanvrager (woningbouwcorporatie) worden meegenomen in de behandeling van een subsidieaanvraag.
Werking van de besluitvorming
Uit het dossieronderzoek blijkt dat toetsing op volledigheid van de bij de subsidieaanvraag ingediende documenten plaatsvindt. De werkwijze met aanvraagformulieren zorgt ervoor dat deze toetsing eenvoudig kan plaatsvinden. Toetsing aan de bepalingen in de subsidieverordening en aan het beschikbare budget heeft eveneens plaatsgevonden. De toetsing vond plaats door een medewerker van Xxxxxx en Wonen; de beschikking werd vastgesteld en ondertekend door het
afdelingshoofd. De beschikking was tijdig genomen. In de beschikking ontbrak de berekeningsgrondslag voor het subsidiebedrag. De overige in een subsidiebeschikking op te nemen gegevens waren vermeld.
Opzet van de controle
Op de subsidie worden geen voorschotten verstrekt. Vaststelling en uitbetaling van de subsidie vindt in zijn geheel plaats na van de werkzaamheden. De uitvoering van de werkzaamheden moet binnen een jaar na subsidieverlening zijn afgerond. Gereedmelding moet geschieden aan de hand van een bij de beschikking van subsidieverlening gevoegd formulier.
Originele betalingsbewijzen moeten daaraan ter controle worden toegevoegd. Controle op de uitvoering van de werkzaamheden vindt ter plekke plaats; financiële controle voert de afdeling zelf uit.
Werking van de controle
Er hebben nog geen gereedmeldingen plaatsgevonden, dus ook geen controle, subsidievaststelling en uitbetaling.
Sociale Dienst
De sector Sociale Dienst geeft uitvoering aan een aantal rijksregelingen op het terrein van werk en inkomen. In dit kader worden bijdragen verstrekt aan individuele cliënten. Een deel van bijdragen heeft het karakter van algemene inkomensondersteuning en valt daarmee buiten het subsidiebegrip van de Algemene wet bestuursrecht. Andere bijdragen hebben een specifiek doel, veelal op het vlak van scholing en werk. Deze bijdragen aan individuele cliënten zijn subsidies volgens de Algemene wet bestuursrecht. Bij de realisatie van scholing en werk voor individuele cliënten werkt de Sociale Dienst samen met diverse organisaties. Naast de bijdragen aan individuele cliënten kent de sector Sociale Dienst een beperkt aantal subsidies toe aan organisaties op basis van de ASV. Alleen deze laatste subsidies worden opgenomen in de subsidiestaten in begroting en rekening.
Opzet besluitvorming
De subsidies die de sector Sociale Dienst verstrekt aan individuele klanten worden verstrekt op basis van formele wetten. Voor zover deze wetten aan gemeenten beleidsruimte bieden bij de uitvoering, zijn voor de invulling van die beleidsruimte verordeningen vastgesteld:
• de verordening loonkostensubsidie werkervaringsplaatsen Wiw (1
• de verordening stimuleringssubsidie en vrijlating van inkomsten (2000, gewijzigd in en
• de verordening (re)integratie arbeidsgehandicapten (1999).
De sector beschikt hiermee over actuele beleidskaders voor de beoordeling van subsidieaanvragen. De beleidskaders voldoen tevens aan de eis dat zij specifiek moeten zijn: de verordeningen bevatten duidelijke criteria aan de hand waarvan op een subsidieaanvraag kan worden beslist.
Voor de subsidiëring van de drie organisaties die van de Sociale Dienst een subsidie ontvangen op basis van de ASV beschikt de sector niet over een actueel beleidskader met toetsingscriteria.
Op grond van de aard en omvang van de verstrekte subsidies is de vraag naar een subsidieplafond voor deze sector niet relevant.
De subsidies die de sector Sociale Dienst verstrekt aan individuele cliënten voor scholing en werk worden verstrekt volgens sterk gestandaardiseerde processen. Hiervan zijn actuele beschrijvingen aanwezig. Diverse standaarden en maken deel uit van deze processen. Van elke beschikking is een dossier aanwezig.
Voor de subsidies die verstrekt worden op basis van de ASV is geen procesbeschrijving aanwezig. Een beoordelingslijst wordt niet gehanteerd, noch een modelbeschikking. In het proces is derhalve niet gewaarborgd dat bevindingen uit eerdere subsidietijdvakken betrokken worden in de besluitvorming over een subsidieaanvraag en dat beoordeling en beslissing door verschillende personen gebeuren.
Werking besluitvorming
De werking van de besluitvorming is beoordeeld aan de hand van 1 dossier van een subsidietoekenning voor een scholingstraject van een Wiw cliënt.
De aanvraag is vastgelegd in een electronisch aanvraagformulier. Toetsing op de volledigheid van de voor de subsidieaanvraag benodigde gegevens kan daardoor eenvoudig plaatsvinden. Uit het dossier blijkt dat een inhoudelijke toetsing van de subsidievraag heeft plaatsgevonden. Een motivering voor de beslissing op de aanvraag is in het dossier opgenomen. De toetsing is uitgevoerd door een ander dan de beslisbevoegde die de beschikking heeft vastgesteld en ondertekend. De beschikking was vastgesteld exact 1 week nadat de aanvraag was ingediend, ruim binnen de daarvoor staande termijn van 8 weken. De beschikking bevatte alle vereiste gegevens: begunstigde, subsidiebedrag, doel van de wijze van verantwoording. Er werd geen voorschot verleend.
Opzetcontrole
In subsidiebeschikkingen voor individuele cliënten en instellingen is in subsidievoorwaarden vastgelegd aan welke verantwoordingseisen de cliënten of instellingen moeten voldoen.
In de samenwerking met scholingsinstellingen en organisaties voor gesubsidieerde arbeid zijn eveneens afspraken gemaakt over registraties, verantwoordingen en declaraties. Deze afspraken worden door de verantwoordingseisen die de rijksoverheid of de Europese Unie hanteren.
Voor de controle op subsidies aan individuele cliënten heeft de sector Sociale Dienst een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik op te sporen en tegen te gaan. In dit beleid zijn zowel de controle als de te nemen sancties uitgewerkt.
Op de naleving van afspraken over registraties en verantwoordingen door instellingen waarmee wordt samengewerkt in de uitvoering van scholings- en werkactiviteiten, wordt eveneens strikt toegezien. Naleving van die afspraken is noodzakelijk omdat hiermee (grote) financiële belangen zijn gediend. Als deze instellingen onvoldoende registraties bijhouden van hun prestaties en zich op grond daarvan onvoldoende kunnen verantwoorden, kunnen rijksbijdragen of Europese subsidies worden misgelopen. Accountantscontrole, niet alleen op de financiële verantwoording maar ook op de verantwoording van geleverde prestaties, maakt onderdeel uit van de afspraken die gemaakt worden met uitvoeringsinstellingen. De kwaliteit van registratie en verantwoording is voor de sector Sociale Dienst een criterium op basis waarvan zij de uitvoeringsinstellingen selecteert. Dit beleid wordt 'afgedwongen' door de verantwoordingseisen die de rijksoverheid en de Europese Unie (Europese subsidies) stellen. Het is niet in een eigen beleidsnota van de sector Sociale Dienst vastgelegd.
Voor de subsidies die de sector Sociale Dienst verstrekt op basis van de ASV heeft de sector geen waarin bij de subsidievoorwaarden bepalingen over de inhoudelijke en financiële verantwoording zijn opgenomen. De sector heeft geen bewaking op de tijdige ontvangst van subsidieverantwoordingen. Voor de verantwoording door en de controle op de instellingen die de sector Sociale Dienst subsidieert op grond van de ASV heeft de sector geen controle- en sanctiebeleid. De sector wil ook deze relaties verzakelijken.
Werking controle
De werking van de controle is beoordeeld aan de hand van 1 dossier van een subsidieafrekening. Het betrof de subsidieafrekening met stichting Bres, een organisatie die voor nieuwkomers verzorgt.
Stichting Bres ontving voor haar activiteiten in 2001 een subsidie van De sector Sociale Dienst heeft Bres gerappelleerd toen de van de aanvraag tot subsidievaststelling was overschreden. In juni 2002 werd de jaarrekening met accountantsverklaring ontvangen. Bij de jaarrekening is geen aanvraag tot subsidievaststelling aangetroffen, noch een activiteitenverslag. De subsidie werd vastgesteld op 2 september 2002, meer dan 8 weken na ontvangst van de jaarrekening van Bres.
In de beschikking tot subsidieverlening waren voorwaarden opgenomen over de inhoudelijke rapportage door Bres aan de sector. Deze voorwaarden zijn niet nagekomen. Uit het subsidiedossier blijkt niet dat toetsing van de (puur financiële) verantwoording aan deze subsidievoorwaarden heeft plaatsgevonden. Hoewel in de beschikking tot subsidieverlening was opgenomen dat wij kunnen consequenties verbinden aan het niet of niet tijdig voldoen aan deze verplichtingen" is van die mogelijkheid geen gebruik gemaakt. Het bedrag van de subsidievaststelling lag iets hoger dan het bedrag van de subsidieverlening.
De beschikking tot subsidievaststelling bevatte een motivatie. De beschikking was vastgesteld en ondertekend door afdelingshoofd uitstroom en activering. De uitbetaling van de subsidieafrekening vond tijdig plaats.
Sport en Recreatie
Sport en Recreatie is per 1 januari 2003 als sector ontstaan uit de dienst Stadswerken. In het overgangsjaar 2002 functioneerde Sport en Recreatie, vooruitlopend op de formele reorganisatie, al als sector. De evenementensubsidie-verordening werd tot 1 januari 2003 uitgevoerd door de sector Sport en Recreatie. Vanaf die datum is de uitvoering overgeheveld naar het programmabureau Binnenstad. Eenzelfde verschuiving van taken geldt voor het Vitaliteitsfonds: tot 1 januari 2003 werd dit fonds beheerd door Sport en Recreatie; vanaf die datum door programmabureau Binnenstad.
De sector verricht uitvoerende werkzaamheden voor de Sportraad. De Sportraad is een bestuurscommissie die onder andere belast is met de uitvoering van de sportsubsidieverordening
Opzet van de besluitvorming
De subsidies die de sector Sport en Recreatie verstrekt vinden hun juridische basis in vier verordeningen. Naast de ASV zijn dit:
• de sportsubsidieverordening 1999, die voor het laatst inhoudelijk is gewijzigd in 2001
• de evenementensubsidieverordening deze verordening is in 1993 en 2001 aangepast, de laatste maal aan de overgang naar de
• de subsidieverordening Gehandicaptensport 1999.
Op basis van de ASV werd in 2002 subsidie verstrekt aan de VVV, de ijshal en 2 zwembaden. Voor de subsidieverlening aan de VVV is een beleidskader vastgesteld. De andere subsidies worden niet verstrekt op basis van een beleidskader.
De drie specifieke subsidieverordeningen van de sector bevatten voidoende duidelijke en specifieke criteria voor de besluitvorming over subsidieaanvragen.
De sector gaat op grond van het verenigingshallenplan (beleidskader) overeenkomsten aan met stichtingen die sporthallen exploiteren. De die de sector op basis van die overeenkomsten verstrekt voldoen materieel aan het subsidiebegrip uit de Algemene wet bestuursrecht. Ze worden ook verantwoord op de subsidiestaat van de sector. De juridische basis voor deze bijdragen wordt echter niet gevonden in beschikkingen maar in een privaatrechtelijke overeenkomst. De bijdragen voor verenigingshallen zijn daarom buiten dit onderzoek gelaten.
De sportsubsidieverordening is een open einde regeling. In de subsidieverordening Gehandicaptensport is in artikel 2 een verwijzing naar een subsidieplafond opgenomen. Een subsidieplafond wordt echter niet gehanteerd. De budgettaire risico's die de sector loopt met de uitvoering van deze subsidieregelingen zijn desalniettemin beperkt. Het aantal sportverenigingen, hun accommodaties en ledenaantallen zal niet van het ene op het andere jaar zodanig sterk wijzigen dat hiermee onacceptabele risico's worden gelopen.
De evenementensubsidieverordening is geen open einde regeling.
De sector Sport en Recreatie beschikt niet over een procedurebeschrijving voor subsidieverlening. Voor de verschillende sportsubsidies worden wel standaard aanvraagformulieren gehanteerd.
Voor de beoordeling van subsidieaanvragen uit het vitaliteitsfonds is een checklist in gebruik waarin de criteria uit de evenementenverordening en 2 beleidskaders overzichtelijk zijn verwerkt tot een beoordelingslijst voor subsidieaanvragen. Modelbeschikkingen of andere hulpmiddelen zijn niet aanwezig.
Werking van de besluitvorming
In het kader van het onderzoek zijn drie dossiers beoordeeld op de werking van de besluitvorming. De drie beoordeelde dossier betroffen
• de subsidietoekenning aan een inwoner van de gemeente in het kader van de subsidieregeling jeugdige topsporters (onderdeel van de sportsubsidieverordening) (€387),
• de subsidietoekenning aan het Natuur- en Recreatieschap De Hollandse Biesbosch voor de nieuwbouw van het bezoekerscentrum en
• de subsidietoekenning aan de Stichting Dordt in Stoom voor de organisatie van het gelijknamige evenement, editie 2002 (€ 90.756).
Jeugdige topsporter
De subsidieaanvraag op grond van de subsidieregeling jeugdige topsporters was zichtbaar getoetst. Naar aanleiding van de toetsing werden aanvullende vragen gesteld aan de indiener van de aanvraag. De verordening bevat de bepaling dat kosten alleen voor subsidie in aanmerking komen voor zover ze niet uit andere bron worden vergoed. De subsidieaanvraag bevatte geen informatie die toetsing van deze bepaling mogelijk maakte; over dit aspect werden geen vragen gesteld.
De beschikking tot subsidieverlening bevatte een motivering van het toegekende bedrag en alle overige gegevens die in een beschikking aanwezig dienen te zijn. De beschikking werd opgesteld door een sectormedewerkster en ondertekend door Hoofd Sportzaken. Op de subsidie werd een voorschot verleend van 75%. De subsidie werd ruim 2 maanden na indiening van de aanvraag verleend, waarmee de behandeltermijn van 8 weken werd overschreden.
De Hollandse
Het bezoekerscentrum van de Hollandse Biesbosch werd eind 2001 door brand verwoest. Voor de financiering van de herbouw van het bezoekerscentrum deed het recreatieschap op 27 mei 2002 een verzoek aan alle deelnemende gemeenten van het recreatieschap voor een eenmalige bijdrage. Blijkens de aanvraag had het recreatieschap nog €675.000 nodig om de financiering van de rond krijgen. De aanvraag was ondertekend door de voorzitter en de secretaris van het recreatieschap die tevens wethouder van de gemeente Dordrecht en sectordirecteur Sport en Recreatie zijn.
Naar aanleiding van de aanvraag heeft afdelingshoofd Recreatie en Toerisme van de sector een advies voorbereid voor het in het advies wordt een investeringssubsidie van voorgesteld en een Er heeft geen zichtbare toetsing plaatsgevonden aan de voorwaarden die de ASV stelt aan het verstrekken van een Het college
heeft het advies overgenomen en ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. De raad heeft op 17 september conform besloten. De beschikking is opgesteld door afdelingshoofd Recreatie en Toerisme en ondertekend door secretaris en burgemeester op 4 oktober 2002. De behandeltermijn van de Awb is hiermee ruim overschreden. Bij subsidieaanvragen waarover de raad moet besluiten is naleving van deze termijn niet mogelijk. De subsidie is in zijn geheel in l keer uitgekeerd (100%). De beschikking bevat geen bepalingen over de verantwoording.
Dordt in Stoom
De subsidieaanvraag voor het evenement Dordt in Stoom is getoetst aan de criteria die gelden voor toekenning van subsidies uit het vitaliteitsfonds. Voor deze toetsing is een checklist in gebruik. Een ingevulde checklist voor de subsidieaanvraag van Dordt in Stoom is niet in het dossier aanwezig. Het evenement Dordt in Stoom is een evenement met een zogenaamd status; de checklist is helaas niet passend voor evenementen met deze status.
De subsidieaanvraag is getoetst aan de door de raad beschikbaar gestelde middelen, conform de daartoe strekkende bepaling in de evenementensubsidieverordening. De stichting Dordt in Stoom gaat in haar subsidieaanvraag in op de mogelijkheden voor sponsoring van het evenement.
Omdat het maximale subsidiebedrag niet voldoende is voor de financiering van het evenement, is sponsoring hoe dan ook noodzakelijk.
De beschikking tot subsidieverlening is voorbereid en vastgesteld door afdelingshoofd Recreatie en Toerisme. De beschikking bevat een motivatie voor het toegekende subsidiebedrag en alle overige noodzakelijke gegevens, met uitzondering van een indieningstermijn voor de aanvraag tot subsidievaststelling. Op de subsidie is een voorschot verleend van 80%. De beschikking is ruim 2 maanden na indiening van de aanvraag vastgesteld. De beslistermijn van 8 weken is hiermee overschreden.
Opzet van de controle
De afdeling beschikt niet over een modelbeschikking voor subsidieverlening. Via die weg is dus
niet gewaarborgd dat in beschikkingen voor subsidieverlening voorwaarden worden opgenomen voor de verantwoording door gesubsidieerde instellingen. De sector heeft voor de sportsubsidies een bewaking op de tijdige ontvangst van subsidieverantwoordingen. Voor de evenementensubsidies bestaat zo'n voortgangsbewaking niet.
De sector Sport en Recreatie heeft net als andere onderdelen van de gemeente geen controlebeleid voor anders dan de bepaling uit de ASV over accountantscontrole. Er is geen checklist of ander instrument in gebruik waardoor de controle op verantwoordingen door gesubsidieerde instellingen gestandaardiseerd plaatsvindt. Een sanctiebeleid is evenmin aanwezig. Wel biedt de sportsubsidieverordening in artikel 10 lid 2 de Sportraad expliciet diverse sanctiemogelijkheden, variërend van het gedeeltelijk terugvorderen van een subsidie tot het uitsluiten van een instelling van verdere subsidie. Dit artikellid geeft ook aan op grond waarvan
de Sportraad tot het instellen van een sanctie over kan gaan. Een uitwerking van deze bevoegdheid in een sanctiebeleid, waarin de verschillende sancties qua zwaarte zijn gekoppeld aan de zwaarte van "overtredingen", ontbreekt echter.
Werking van de controle
In het kader van het onderzoek zijn twee dossiers beoordeeld op de werking van de controle. De twee beoordeelde dossier betroffen
• de af rekening 2001 van de voor de gymnastiekvereniging (€619),
• de subsidieafrekening 2001 van de Stichting Schaats- en Activiteitencentrum Drechtsteden (€47.376).
gymnastiekvereniging
De sector heeft de gymnastiekvereniging 3 weken vóór de uiterste indieningdatum van de aanvraag tot subsidievaststelling gewezen op het naderen van die datum, 31 maart 2002. Op 8 april 2002 wordt de al gerappelleerd. De aanvraag wordt
ontvangen. De aanvraag gaat vergezeld van een financieel Een inhoudelijk verslag ontbreekt. Uit het dossier blijkt niet dat toetsing van de subsidieaanvraag heeft De beschikking tot subsidievaststeiling bevat geen motivering voor het vastgestelde subsidiebedrag. De beschikking is vastgesteld en ondertekend door De beschikking was ruim binnen de daarvoor geldende termijn vastgesteld. De afrekening vond eveneens tijdig plaats.
Schaats- en activiteitencentrum Drechtsteden
De schaatsbaan heeft een jaarrekening ingediend, zonder begeleidende aanvraag tot subsidievaststelling. De jaarrekening is ingediend na de uiterste datum van 31 maart 2002. De jaarrekening is opgesteld door een accountant; een accountantsverklaring zoals bedoeld in de ASV is bij de jaarrekening niet aanwezig. Uit de jaarrekening blijken de bezoekersaantallen van de schaatsbaan. Uit het dossier blijkt niet of toetsing aan de subsidievoorwaarden heeft plaatsgevonden. Een financiële toetsing heeft wel plaatsgevonden.
De hoogte van de jaarlijkse subsidie voor de schaatsbaan is in door de raad vastgesteld. De beschikking tot subsidievaststelling bevat geen verwijzing naar dit besluit of een andere motivering voor de hoogte van het vastgestelde subsidiebedrag. In is de Schaatsbaan wel bij brief op de hoogte gesteld van het raadsbesluit om een structurele jaarlijks gelijkblijvende exploitatiesubsidie te verstrekken.
De beschikking is vastgesteld en ondertekend door de sectordirecteur binnen de daarvoor geldende behandeltermijn. De afrekening van de subsidie heeft tijdig plaatsgevonden.
Stadsbestuurscentrum / griffie
In de staat van inkomensoverdrachten van het SBC zijn zowel in de rekening 2001 als in de begroting 2003 opgenomen de vergoedingen aan raadsfracties. Over het karakter van vergoedingen bestaat binnen de organisatie onduidelijkheid. De vergoedingen worden niet op grond van een subsidiebeschikking verstrekt en niet na controle vastgesteld. Gemeentebestuur en raadsfracties noemen in hun onderlinge correspondentie deze vergoedingen echter wel subsidies en hebben in de loop van de jaren afspraken gemaakt over welke kosten van de raadsfracties 'subsidiabel' zijn. In november 2002 heeft het gemeentebestuur aan de fractievoorzitters aangegeven dat zij de toekenning en afrekening van fractievergoedingen wil laten gaan plaatsvinden conform de processuele kaders voor subsidies. Dit is echter nog niet verwerkt in
een verordening op de fractievergoedingen.
Per 1 januari 2003 worden de fractievergoedingen betaald uit het budget van de raad dat wordt beheerd door de griffier.
Gezien de in 2002 genomen beslissing om de fractievergoedingen aan te merken als subsidies heeft het onderzoeksteam gemeend deze vergoedingen in haar rapportage te moeten meenemen. Het onderzoeksteam is echter van mening dat de fractievergoedingen beter niet als subsidies maar als onkostenvergoedingen aangemerkt kunnen worden.
Opzet van de
De vergoedingen aan raadsfracties worden verstrekt op basis van de "Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen Op 16 april 2002 is de "Verordening ambtelijke bijstand aan de raad en aan raadsleden en de fractie-ondersteuning" door de gemeenteraad vastgesteld. In artikel 4, lid 3 van deze verordening is bepaald dat voor de tegemoetkoming, de berekeningswijze en de verstrekking van de vergoeding door de raad een afzonderlijke verordening wordt vastgesteld.
In de verordening uit 1996 is de berekeningswijze van de vergoeding vastgelegd (artikel Ook de wijze van toekenning en verantwoording vinden in die verordening een basis (artikel 3). De verordening uit 2002 gaat niet inhoudelijk in op deze onderwerpen. De daarvoor op te stellen afzonderlijke verordening is nog niet vastgesteld. De oude regeling uit is nog niet ingetrokken. Dit betekent dat de juridische basis van de vergoeding voorlopig nog steeds wordt gevormd door de "Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen in de gemeenteraad
De verordening uit is geen Het totale budget voor fractievergoedingen is hierin gemaximeerd.
Van het proces van verstrekken en afrekenen van fractievergoedingen is geen procesbeschrijving aanwezig. Het proces kent wel een aantal gestandaardiseerde elementen.
Zo is op basis van artikel 2 van de verordening uit door de P&C-medewerkster van het SBC een spreadsheet gebouwd om de jaarlijkse vergoeding te berekenen. In de loop van de jaren is in een aantal brieven (21 oktober 7 juli 2000 en 19 maart van het gemeentebestuur aan de fractievoorzitters van de raadsfracties nadere invulling gegeven aan de bepalingen uit de verordening van Zo is bepaald wat de maximale omvang mag zijn van de reserve die fracties aanhouden en welke kosten 'subsidiabel' zijn.
Werking van de besluitvorming
Voor de berekening van de vergoeding over 2002 is de berekeningswijze gehanteerd als in voorgaande jaren, gebaseerd op voornoemde verordening uit
De brieven van het gemeentebestuur aan de diverse raadsfracties waarin hen wordt meegedeeld op welke vergoeding zij recht hebben en waarin zij worden uitgenodigd een begroting in te dienen, werden in het voorjaar van 2002 verstuurd. Deze brieven zijn geen
in de van de Algemene wet bestuursrecht waartegen bezwaar mogelijk is. De brieven waren ondertekend door hoofd Secretariaat. De begrotingen werden in het loop van het jaar ingediend, het merendeel pas na de zomer. Vervolgens vond uitbetaling aan de fracties plaats van de toegezegde fractievergoeding. Fracties ontvangen altijd de volledige fractievergoeding waarop zij op basis van de verordening recht hebben, ook als zij blijkens hun begroting minder nodig hebben.
Opzet van de controle
De fracties dienen jaarlijks een verantwoording in. Voor de verantwoording is een model opgesteld. De verantwoording hoeft niet voorzien te worden van een accountantsverklaring: de fracties hoeven niet voor een accountantscontrole zorg te dragen. Een (accountantscontrole) in opdracht van de gemeente is evenmin verplicht op grond van de verordening uit en aanvullende circulaires.
In de verantwoording moet de omvang van de reserve worden aangegeven. Indien de omvang van de reserve de toegestane omvang overschrijdt vindt verrekening plaats met de fractievergoeding voor een volgende periode.
De verantwoordingen over en 2000 werden, op basis van een specifieke controleopdracht gecontroleerd door een externe accountant. De controleopdrachten werden formeel verstrekt door het college en materieel door directeur SBC. De rechtmatigheid van de bestedingen vormde onderdeel van deze controles. De controles leidden tot de eerder genoemde verduidelijkingen in de regels voor besteding en verantwoording van de vergoedingen.
Werking van de controle
Met uitzondering van 1 fractie hebben alle fracties in 2002 hun verantwoording over 2001 ingediend. Er werden geen rappels verstuurd. De verantwoording 2001 werd gecombineerd met de begrotingen voor fractieondersteuning 2002.
In 2002 heeft namens het college geen accountantscontrole plaatsgevonden over de verantwoording
De afrekening de fractievergoedingen 2001 had op het moment van het (maart 2003} nog niet plaatsgevonden.
Stadsontwikkeling
De afdeling Bouwen en Wonen (BoWo) was tot 1 januari 2003 onderdeel van de sector Stadsontwikkeling. Na deze datum heeft er een overgang van deze afdeling plaatsgevonden naar de sector Publieksdiensten. Bevindingen over Xxxxxx en Wonen zijn daarom opgenomen bij laatstgenoemde sector.
De sector Stadsontwikkeling beschikte in haar dienstrekening 2001 en haar sectorbegroting 2003 niet over een staat van inkomensoverdrachten.
De volgorde waarin de bevindingen worden gepresenteerd is gelijk aan de volgorde die is aangehouden in het hoofdstuk Beoordelingskader. Voor de in het onderzoek gehanteerde normen wordt verwezen naar dat hoofdstuk.
Opzet van de besluitvorming
De kaders voor de subsidies die de sector Stadsontwikkeling verstrekt zijn vastgelegd in beleidsnota's en De volgende subsidieregelingen werden in 2002 uitgevoerd (subsidies BoWo uitgezonderd) op grond van de ASV en aanvullende beleidskaders:
• Subsidies ter van "Wonen Boven Winkels" . Het beleid hiervoor wordt aangetroffen in de Contourennota Kwaliteitsbeleid voor de particuliere woningvoorraad in Dordrecht - 2001/2005 (april 2001) en het Programma Binnenstad Stad als Beleving februari
Subsidies voor Het beleid hiervoor treft men aan in het milieubeleidsplan 2005.
« Subsidies voor en voor funderingsherstel Ernmaplein.
Voor deze treft men de beleidskaders aan in de
Kwaliteitsbeleid voor de particuliere woningvoorraad in Dordrecht - 2001/2005 (april de monumentenzorg", Kwaliteitsverbetering Woningbouw De kaders hiervoor treft men op hun beurt weer aan in het en de Nota Volkshuisvesting.
• Subsidies gemeentelijk restauratiefonds Dordrecht. Voor deze subsidie is het beleid in de Monumentennota neergelegd.
Daarnaast zijn er nog 2 soorten subsidieregelingen uitgevoerd. Deze buiten het onderzoek, omdat het hier regionale regelingen betreft.
Voor een aantal subsidieregelingen is een specifieke subsidieverordening opgesteld:
• Voor subsidies voor het funderingsherstel is er de subsidieverordening funderingsherstel
2001.
• Voor subsidies voor stadsvernieuwing is er de subsidieverordening stadsvernieuwing
De beleidskaders zijn actueel, maar bieden niet steeds duidelijke handvatten voor het wel of niet verstrekken van subsidies. Voor met name de subsidieregeling Wonen Boven Winkels lijken de Contourennota en het Programma Binnenstad Stad als Beleving onvoldoende. Dit is door de directeur van de sector gesignaleerd. In de zomer van 2003 zal een specifieke subsidieverordening voor deze regeling in werking treden, waarin scherper de voorwaarden voor de subsidies zijn omschreven.
In 2002 heeft de gemeenteraad geen vastgesteld voor subsidies die worden verstrekt op grond van de ASV. De sector liep daardoor een budgettair risico. In de subsidieverordeningen is een bepaling over het jaarlijks vaststellen van een subsidieplafond opgenomen (artikel 5). In de subsidieverordening stadsvernieuwing is een bepaling opgenomen dat de raad jaarlijks een budget voor stadsvernieuwing beschikbaar stelt. Deze twee subsidieregelingen zijn daarom geen open-einderegelingen.
De sector Stadsontwikkeling heeft één voor de subsidieverstrekking, namelijk die voor het Ernmaplein, welke de basis is geweest voor een AO-beschrijving voor de stadsbrede funderingsproblematiek. De laatste is onlangs in het Managementteam van Stadsontwikkeling
vastgesteld en in het Protos opgesteld. Deze laatste electronisch raadpleegbare is ten kantore van de controller kort ingezien. De procedurebeschrijving is actueel en toegankelijk. De beschrijving bevat de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het subsidieproces. De beleidskaders zijn gekoppeld aan de beschrijving. De implementatie van deze AO-beschrijving moet door de sector nog ter hand worden genomen.
De sector beschikt naar eigen zeggen niet over modelbeschikkingen, checklists of andere instrumenten die de besluitvorming over subsidies ondersteunen.
Ten aanzien van de verstrekking van subsidies monumentenzorg overweegt de sector op dit moment de aanschaf van een geautomatiseerd systeem voor het afgeven van beschikkingen - inclusief het volgen van de processen. Dit systeem werkt volgens de sector bij de gemeente Amsterdam naar volle tevredenheid.
Werking van de besluitvorming
In het kader van het onderzoek naat de besluitvorming heeft de sector Stadsontwikkeling 4 dossiers gelicht, te weten
• een subsidietoekenning 2001 (gevraagd was een dossier over 2003) inzake technische bewonersondersteuning
• een subsidietoekenning 2001 (gevraagd was een dossier over 2003) van een restauratiesubsidies (fl.
• Subsidietoekenning 2001 voor funderingsaanpak van een woning aan de Mauritsweg (fl
• Subsidietoekenning 2001 voor funderingsaanpak van een woning aan de Dubbeldamseweg Zuid 34,000)
Subsidietoekenning 2007 bewonersondersteuning
Deze subsidie aanvraag is gebaseerd op de opgave van SO blijkt het subsidiebedrag te bestaan uit een exploitatiesubsidie en gedeeltelijk uit een projectsubsidie. De subsidie wordt per boekjaar verstrekt. Opmerkelijk is dat de beschikking tot door de dienst Xxxxxxx is opgesteld. De samenhang met de dienst Xxxxxxx blijkt niet uit het dossier.
De subsidie aanvraag is voor Uit het dossier blijkt dat de aanvraag rond oktober 2000 is De aanvraag zelf is niet in het dossier aangetroffen. Er kan dus niet gecontroleerd worden of bij de aanvraag een begroting en een activiteitenplan gevoegd waren, zoals de ASV
stelt.
Op 17 mei 2001 vindt er subsidieverlening plaats op grond van de ASV 1998. De beschikking geeft aan dat er toetsing heeft plaatsgevonden aan de hand van de ASV een offerte Buro Bewonersondersteuning Stedelijke vernieuwing, samen werken aan leefbaarheid, het beleidskader Buurtwerk de uitvoeringsovereenkomst 2001 en de sturingsfilosofie gemeente Dordrecht. De stukken waren niet in dossier
De ASV bepaalt geen termijn waarbinnen op de aanvraag dient te worden beslist. Dit betekent dat teruggevallen dient te worden op de bepalingen van de Awb. Die bepaalt dat een redelijke termijn 8 weken is. Het dossier geeft niet aan waarom niet binnen 8 weken over de aanvraag is beslist. Bovendien zijn in het dossier ook geen brieven aangetroffen waarin wordt aangegeven dat de beslistermijn wordt verlengd.
Hoewel er geen subsidieplafond is vastgesteld, wordt in de verleningsbeschikking wel vermeld dat de subsidie wordt verleend met inachtneming van het door de raad vastgestelde subsidieplafond (en de beleidsregels volgens welke de beschikbare gelden worden verdeeld). In de verlening wordt een begrotingsvoorbehoud gemaakt. Dit is echter niet terecht. Op het moment van subsidieverlening was de begroting 2001 reeds vastgesteld.
Uit het dossier blijkt impliciet dat er bij de verlening is nagegaan of de aanvrager reeds eerder subsidie heeft aangevraagd (bij een andere sector). Er is bij toetsing niet expliciet nagegaan of de aanvrager andere financieringsmogelijkheden heeft, inclusief het beschikken over reserves.
In de beschikking tot verlening wordt aangegeven wanneer het financiële verslag over 2001 uiterlijk in bezit moet zijn van de gemeente (1 april 2002). Tevens wordt aangegeven dat een goedkeurende verklaring van een registeraccountant dient te worden meegezonden. In de subsidiebeschikking is verder opgenomen: Naam, adres en woonplaats van de aanvrager. Met betrekking tot de te subsidiëren activiteiten wordt in de beschikking verwezen naar de offerte, waarin zaken zijn afgesproken. De offerte is niet in het dossier aangetroffen. De beschikking vermeldt een aantal verplichtingen uit de ASV De beschikking vermeldt niet of er nog een uitvoeringsovereenkomst dient te worden gesloten. Een is niet opgenomen.
Er wordt bij deze verlening een voorschot verleend van maximaal 90%. Het resterende voorschot bedrag zal in drie termijnen worden overgemaakt.
Vóór de verlening is reeds een voorschot verstrekt. Dit voorschot is verleend bij besluit van 20 december 2000 vooruitlopend op de besluitvorming over de subsidieaanvraag. Deze voorschotverlening is als beschikking opgemaakt, hetgeen juridisch juist is.
De toetsing van de subsidieaanvraag heeft door een andere persoon plaatsgevonden dan degene die de beschikking ondertekend heeft. De beschikking is juridisch gezien op de juiste wijze ondertekend, namelijk Burgemeester en Wethouders van Dordrecht, namens dezen, het hoofd bureau onderwijs en welzijn. Het is wel opmerkelijk dat de dienst Welzijn in mandaat beslist over subsidiegelden, die waarschijnlijk uit een budget kwamen dat door de dienst Stadsontwikkeling werd beheerd.
Subsidietoekenning 2001 restauratiesubsidies
Het dossier betreft de subsidieaanvraag van de Stichting Schroevendok Straatman De aanvraag van deze subsidie is gebaseerd op de Subsidieverordening Stadsvernieuwing
Het betreft een éénmalige subsidie voor restauratie.
De subsidie aanvraag is niet in het dossier aangetroffen. Hierdoor kan niet worden vastgesteld of de beschikking tijdig is Volgens de verordening wordt de subsidie aangevraagd met behulp van een door het college vastgesteld formulier. Op 16 februari 2001 wordt de subsidie verleend. Er heeft toetsing aan de verordening plaatsgevonden. In de beschikking wordt tevens vermeld welke verplichtingen aan de subsidie zijn verbonden. Er is niet expliciet nagegaan of de aanvrager andere subsidiemogelijkheden heeft of anderszins over andere financieringsmogelijkheden beschikt. Toetsing heeft plaatsgevonden door een ander dan degene die de beschikking heeft getekend. De beschikking vermeldt de naam, adres, postcode en woonplaats van de aanvrager. In de beschikking tot verlening is geen anti-cumulatiebeding opgenomen.
In de beschikking wordt verwezen naar de voorwaarden en bepalingen van de subsidieverordening Stadsvernieuwing In de beschikking wordt expliciet gevraagd om met behulp van een formulier kenbaar te maken of de aanvrager bereid is de subsidie onder deze voorwaarden te aanvaarden. De verordening wordt niet meegezonden, althans uit het dossier blijkt niet dat hij meegezonden is. Het formulier is in het dossier aanwezig. Dit formulier maakt niet duidelijk wat die voorwaarden precies inhouden. Een dergelijke bereidheidverklaring door Jooren Scheepsschroeven VOF is in het dossier aangetroffen.
In de subsidieverlening wordt de mogelijkheid van voorschot geboden tot maximaal 85 % van de toezegde subsidie, naar evenredigheid van de werkelijk gemaakte kosten op het gehele werk. In de beschikking wordt duidelijk gemotiveerd op grond waarvan de aanvrager in aanmerking komt voor subsidie. De beoordeling is door een andere functionaris geschied dan degene die de verlening, namens het college, heeft ondertekend.
Naar aanleiding van kwartaalopgaven van het eerste en tweede kwartaal van 2001 worden voorschotten verleend, nadat getoetst is of men op grond van de kwartaalopgaven voor voorschotten in aanmerking kwam. Deze brieven zijn ondertekend door het hoofd Ruimtelijk beheer.
In het dossier worden machtigingen aangetroffen waarin de stichting aangeeft dat Xxxxxx VOF de voorschotbedragen namens de stichting mag incasseren.
Op 1 augustus 2001 vindt er een aanvullende verleningsbeschikking plaats, nu de stichting heeft aangegeven dat er onvoorziene tegenvallers zijn. Er vindt toetsing plaats, aan de hand van tekeningen, technische gegevens en de begroting plaats (alledrie niet aanwezig in het dossier). In deze verlening wordt aangegeven dat de beschikking pas van kracht wordt, in het geval een bouwvergunning en eventueel een restauratievergunning zijn vereist, deze onherroepelijk zijn verleend. Ook hier wordt aangegeven dat de subsidie verleend wordt onder de voorwaarden en bepalingen zoals vermeld in hoofdstuk 3 van de subsidieverordening 1997. De in de oorspronkelijke beschikking vermelde data voor aanvang en voltooiing van het werk blijven van kracht.
De beschikking is op de juiste wijze ondertekend, namelijk: Burgemeester en Wethouders van Dordrecht, namens dezen, het hoofd Ruimtelijk beheer.
Subsidietoekenning 2001 voor de van een woning aan de
19.000) De basis voor deze subsidieverstrekking is de Subsidieverordening Stadsvernieuwing en het besluit nadere regels Emmaplein en omgeving.
Er heeft een inhoudelijke check plaatsgevonden op de bescheiden die vereist waren voor het verlenen van deze subsidie. Daarnaast is getoetst of deze aanvraag onder het toepassingsgebied van de verordening valt. Op het aanvraagformulier wordt niet geïnformeerd of elders subsidie is aangevraagd voor de te verrichten activiteit. De behandeling van de aanvraag is door een andere functionaris geschied dan degene die de beschikking heeft ondertekend.
De aanvraag heeft plaatsgevonden op 3 maart 2000. Op 22 maart 2000 is er een beschikking tot verlening afgegeven. In de subsidieverordening Stadsvernieuwing 1997 is aangegeven dat op aanvraag binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag dient te worden beslist. Onderhavige afhandeling is inderdaad binnen acht weken is gebeurd. In de beschikking wordt aangegeven hoeveel de aanvaardbare kosten zijn en tevens wordt vermeid hoeveel van dit bedrag voor subsidie in aanmerking komt. Aangegeven wordt dat vaststelling van de subsidie nadat de werkzaamheden door de aanvrager gereed zijn gemeld. Aangegeven wordt dat de geldelijke steun verleend wordt onder de in de subsidieverordening vermelde voorwaarden en bepalingen, waarvan de belangrijkste in een bijlage zijn bijgevoegd.
Bij deze beschikking worden geen voorschotten verleend. De verordening biedt hiertoe wel de mogelijkheid. De beschikking wordt ondertekend door burgemeester en wethouders van Dordrecht, namens deze het hoofd Beleidsgroep Wonen.
Subsidietoekenning voor de funderingsaanpak van een woning aan de Dubbeldamseweg Zuid
De basis voor deze subsidieverstrekking is de Subsidieverordening Stadsvernieuwing en het besluit nadere regels funderingsherstel Emmaplein en omgeving. Een aanvraagformulier voor deze aanvraag is niet in het dossier aangetroffen.
Volgens de beschikking heeft er heeft een inhoudelijke check plaatsgevonden op de bescheiden die vereist waren voor het verlenen van deze subsidie. Daarnaast is volgens de beschikking getoetst of deze aanvraag onder het toepassingsgebied van de verordening valt. De behandeling van de aanvraag is door een andere functionaris geschied dan degene die de beschikking heeft ondertekend.
De aanvraag heeft volgens de beschikking plaatsgevonden op 16 april 2000. Op 14 juli 2000 is er een beschikking tot verlening afgesloten. In de subsidieverordening Stadsvernieuwing is aangegeven dat op een aanvraag binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag dient te worden beslist. Dit is in casu niet gebeurd. In het dossier wordt hiervoor geen reden aangetroffen.
In de beschikking wordt aangegeven hoeveel de aanvaardbare kosten zijn en tevens wordt vermeld hoeveel van dit bedrag voor subsidie in aanmerking komt. Aangege-ven wordt dat
vaststelling van de subsidie plaatsvindt, nadat de werkzaamheden door de aanvrager gereed zijn gemeld. De subsidie wordt verleend onder de in de subsidieverordening vermelde voorwaarden en bepalingen, waarvan de belangrijkste in een bijlage zijn bijgevoegd. Bij deze beschikking worden geen voorschotten verleend. De verordening biedt hiertoe wel de mogelijkheid. De beschikking wordt ondertekend door burgemeester en wethouders van Dordrecht, namens deze het hoofd Beleidsgroep Wonen. Deze beschikking is qua opmaak identiek aan de beschikkingen op de subsidieaanvragen voor de woningen aan de Mauritsweg.
Opzet van de controle
De sector Stadsontwikkeling beschikt zoals hierboven is aangegeven niet over een modelbeschikking voor subsidieverlening. Via die weg is dus niet gewaarborgd dat in beschikkingen voor subsidieverlening voorwaarden worden opgenomen voor de verantwoording door de gesubsidieerde instellingen of personen. De sector heeft geen bewaking op de tijdige ontvangst van subsidieverantwoordingen.
De sector Stadsontwikkeling heeft net als de overige sectoren geen controlebeleid ten aanzien van subsidies, anders dan vastgelegd in de ASV. Bij de aanvraag voor een vaststelling van een subsidie dient de aanvrager zaken als jaarrekeningen en/of rekeningen te overleggen. Aan de hand van de beleidskader, verordening en door de aanvrager aangeleverde gegevens wordt de subsidie vastgesteld. Indien zaken niet op tijd of niet juist zijn aangeleverd, treedt de sector daarover in contact alvorens tot vaststelling over te gaan.
Gemeentebreed ontbreekt een sanctiebeleid waarin is vastgesteld hoe wordt gehandeld bij onvoldoende verantwoording of gebleken onrechtmatige besteding van subsidies.
Werking van de controle
Aan de hand van de volgende wordt de werking van de controle bestudeerd. subsidieafrekening 2001 in het kader van Xxxxx Xxxxx
2. een subsidieafrekening 2001 inzake restauratie monumenten Straatmancomplex
3. de subsidieafrekening 2002 funderingsaanpak woning Mauritsweg
Subsidieafrekening in het kader van Xxxxx Xxxxx (€
Aan de subsidieverlening 8 februari 2002) is een aantal voorwaarden (verplichtingen! verbonden. Hierin wordt tevens vermeld op welke wijze verantwoording moet worden afgelegd over de besteding van de subsidie. Deze zijn voldoende duidelijk. In een brief voorafgaande aan de beschikking tot verlening wordt door de gemeente aangegeven dat een verlening eerst plaats zal vinden indien op de plannen een bouwvergunning is afgegeven.
De termijn waarbinnen de activiteiten moeten plaatsvinden, wordt niet expliciet vermeld; er
wordt slechts vermeld dat binnen 'termijn' na dagtekening van deze beschikking de verbeteringen gerealiseerd moeten worden. Op grond van de ASV dienen deze voor 1 april 2003 te worden aangetroffen.
Een gereedmelding is niet in het dossier aangetroffen. Wel wordt in de subsidievaststelling vermeld dat de subsidieontvanger op 3 april 2002 een gereedmelding heeft gedaan en heeft verzocht om de subsidie vast te stellen. Deze datum ligt ruim voor 1 april 2003, de datum waarop de subsidieontvanger dit uiterlijk moest mededelen op grond van de ASV
De vaststellingbeschikking van april 2002 vermeldt expliciet dat het uitgevoerde plan van de subsidieaanvrager voldoet aan de voorwaarden en uitgangspunten. Dit geeft aan dat er een toetsing heeft plaatsgevonden aan de voorwaarden en uitgangspunten. Een checklist daaromtrent is niet in het dossier aangetroffen. De beoordeling heeft plaatsgevonden door een andere functionaris dan degene die de vaststellingsbeschikking heeft ondertekend. De vaststelling is geschied binnen de termijn van 8 weken, waarbinnen een beschikking dient te worden gemaakt. In de beschikking wordt vermeld dat het bedrag zal worden overgemaakt. In het dossier wordt niet aangegeven of dit binnen 4 weken is gebeurd, zoals de ASV voorschrijft.
In de beschikking wordt expliciet vermeld dat deze beschikking in de plaats komt van de voorlopige beschikking onder handhaving van de daaraan verbonden voorwaarden en
uitgangspunten. Dit is juridisch gezien onjuist. Een subsidievaststelling vervangt geen subsidieverlening. Het is het vervolg op de verlening, het controle moment.
Uit de subsidievaststelling kan worden opgemaakt dat de beoordeling van de aanvraag door een andere functionaris is geschied dan degene die de beschikking heeft ondertekend.
Deze brief is ondertekend door de hoofd van de afdeling Beheer & Inrichting Stadsdelen en dus niet ondertekend namens het college van burgemeester en wethouders.
Een subsidieafrekening 2001 inzake restauratie monumenten Straatmancomplex De aanvraag van deze subsidie is gebaseerd op de Subsidieverordening Stadsvernieuwing 1997. Het betreft een éénmalige subsidie.
In de beschikking tot verlening wordt gewezen op het feit dat - in geval voor deze subsidieverlening een restauratievergunning en/of bouwvergunning noodzakelijk is - de verlening pas van kracht wordt, nadat deze vergunningen onherroepelijk zijn verleend. In het dossier zijn deze vergunningen niet aangetroffen. Uit het dossier blijkt niet duidelijk dat hierop gecheckt is. Aan de verlening wordt een aantal voorwaarden gekoppeld. Eén is dat de restauratie voor 1 juni 2002 moet zijn voltooid. Met betrekking tot deze bepalingen wordt verzocht kenbaar te maken of de aanvrager akkoord gaat.
Betaling zal binnen 4 weken na vaststelling plaatsvinden mits voldaan is aan de opgenomen voorwaarden en de bepalingen van de Subsidieverordening Stadsvernieuwing 1997, Er wordt tevens de mogelijkheid geboden om tijdens de uitvoering van het werk per kalenderkwartaal en naar evenredigheid van de werkelijk gemaakte kosten op het gehele werk, een voorschot tot ten hoogste 85 % van de toegezegde subsidie uit te betalen.
De beschikking is op de juiste wijze ondertekend, namelijk Burgemeester en van Dordrecht, namens dezen, het hoofd Ruimtelijk beheer.
Er is een kwartaalopgaven in het dossier aan de hand wasrvan men tot een voorschot betaling is overgegaan (opgave kwartaal 2000, opgave opgave vierde kwartaal In de beschikkingen tot het betalen van een voorschot vindt steeds toetsing plaats aan de daaraan gestelde voorwaarden.
De voorschotverleningen vinden niet plaats door een beschikking, maar gewoon door een brief die ondertekend is door het hoofd van de vakgroep Archeologie en Monumentenzorg. Juridisch gezien is een voorschotverlening uiteraard wel een beschikking.
In een rappelbrief van 14 augustus 2002 van de gemeente aan Grafelijk Domein Vof wordt aangegeven dat de financiële eindverantwoording met de daarbij behorende bijlagen in origineel en kopie vorm nog niet door de gemeente ontvangen waren. Een termijn van zes weken wordt gegeven om de zaken alsnog in te dienen.
Met de brief augustus 2002 (deze brief heeft de brief van de gemeente 14 augustus 2002 gekruist) worden de gewenste zaken aangeleverd.
Op 4 september 2002 vindt subsidievaststelling plaats, waarin verrekening plaatsvindt met de reeds verstrekte et is een beschikking, waartegen juridisch gezien bezwaar en beroep mogelijk is, maar de opmaak/tekst van de brief maakt dit niet duidelijk. Er vindt een toetsing plaats. De vaststelling wordt niet door dezelfde persoon beoordeeld als degene die ondertekend heeft. De brief is ondertekend door het hoofd van de vakgroep Archeologie en Monumentenzorg.
Xxxxxxxxx is dit onjuist, omdat hieruit niet blijkt dat dit hoofd in mandaat (namens burgemeester en wethouders van Dordrecht) de subsidie heeft vastgesteld.
Subsidieafrekening 2002 voor de funderingsaanpak van een woning aan de Mauritsweg (€ 8807,4J)
De basis voor deze subsidieverstrekking is de Subsidieverordening Stadsvernieuwing en het besluit nadere regels funderingsherstel Emmaplein en omgeving.
In de beschikking tot subsidieverlening is aangegeven hoeveel de aanvaardbare kosten zijn en tevens is vermeld hoeveel van dit bedrag voor subsidie in aanmerking komt. Aangegeven is dat vaststelling van de subsidie plaatsvindt, nadat de werkzaamheden door de aanvrager gereed zijn gemeld. Aangegeven is dat de geldelijke steun verleend wordt onder de in de subsidieverordening vermelde voorwaarden en bepalingen, waarvan de belangrijkste in een bijlage zijn bijgevoegd.
Een aanvraag tot vaststelling dient in principe plaats te vinden binnen twee jaar na de verlening zijn ingediend. Burgemeester en wethouders kunnen een afwijkende termijn toestaan. Op 21 januari 2002 verzoekt de aanvrager gemotiveerd tot verlenging van de termijn van twee jaar voor twee woningen aan de Mauritsweg.
Op 5 februari 2002 bericht een functionaris op blanco papier dat uitstel wordt verleend met betrekking tot één woning aan de Mauritsweg tot 31 december 2002. Uit het dossier blijkt niet waarom er geen verlenging is verleend voor de andere woning aan de Mauritsweg.
Bij de vaststelling van de subsidie voor de betrokken woningen aan de Mauritsweg hoort de vaststelling te geschieden aan de hand van een formulier dat door de gemeente is verstrekt. Dit formulier wordt niet in het dossier aangetroffen. Hierdoor kan niet worden gecontroleerd of de vaststelling tijdig heeft plaatsgevonden.
De beschikking van 29 augustus 2002 laat zien dat er een toetsing van de aanvraag tot vaststelling heeft plaatsgevonden. De behandeling ervan heeft plaatsgevonden door een andere functionaris dan degene die de beschikking namens het college van burgemeester en wethouders heeft
de beschikking is aangegeven dat het bedrag binnen een maand na de dagtekening wordt overgemaakt onder inhouding van verstrekte voorschotten.
In de subsidieverordening Stadsvernieuwing is opgenomen dat een voorschot verstrekt kan worden. In dit dossier is geen beschikking tot voorschotverlening gevonden. In 3.14 lid 3 sub de subsidieverordening is aangegeven dat de betaling binnen vier weken na (hernieuwde) vaststelling dient piaats te vinden. In de beschikking is opgenomen dat de betaling binnen 1 maand na dagtekening zal worden gedaan. Dit is juridisch gezien - niet geheel juist.
In de bijlage zijn de belangrijkste voorwaarden en bepalingen voor deze subsidieverstrekking opgenomen. De beschikking is ondertekend door de projectmanager namens het college van burgemeester en wethouders van Dordrecht.
Op 8 oktober 2002 maakt de aanvrager bezwaar tegen de vaststellingbeschikking voor de twee betrokken woningen aan de Mauritsweg. Reden voor het bezwaar is het feit dat een functionaris heeft gezegd dat het bedrag herzien zou worden. Een interne notitie meldt dat de subsidie ten onrechte te laag was vastgesteld. Op 23 december 2002 vindt er beslissing op bezwaar plaats ten aanzien van de subsidievaststellingen van de woningen aan de Mauritsweg. De oorspronkelijke beslissing wordt hierin niet expliciet herroepen. In de beschikking wordt aangegeven dat er nog een subsidie zal worden toegekend aan de aanvrager. Een berekening wordt vermeld. De beschikking vermeldt dat het bedrag waar de aanvrager nog recht op had zal worden overgemaakt. De beschikking is ondertekend door de projectmanager namens het college van burgemeester en wethouders van Dordrecht.
Juridische opmerking: de beschikking wordt afgesloten met de mededeling dat binnen zes weken na verzending tegen de beschikking een bezwaarschrift kan worden ingediend bij het college van burgemeester en wethouders. Juridisch is dit onjuist. Tegen een beschikking op bezwaar kan niet wederom een bezwaarschrift worden ingediend.
Stadswerken
De sector stadswerken voert één subsidieregeling uit. Het betreft de vergoeding die eigenaren van beeldbepalende bomen kunnen ontvangen voor de kosten van het onderhoud van deze bomen.
Opzet van de besluitvorming
De juridische basis voor deze subsidie ligt in de Algemene Plaatselijke Verordening art tot en met Eigenaren van bomen kunnen voor de subsidie in aanmerking komen als hun boom staat op de bomenlijst. Deze bomenlijst dateert uit De genoemde bepalingen uit de APV en de bomenlijst vormen samen het beleidskader op basis waarvan de subsidieverstrekking plaatsvindt. Het beleidskader bevat duidelijke criteria aan de hand waarvan de sector een subsidieaanvraag kan beoordelen en over de aanvraag kan beslissen. Het beleidskader is echter niet actueel; de bomenlijst is toe aan actualisatie.
De subsidieregeling is in principe een openeinderegeling. Gezien het zeer beperkte financiële belang van deze regeling is de vraag naar een subsidieplafond voor deze regeling echter
relevant. Van deze subsidieregeling wordt vrijwel geen gebruik gemaakt. De sector begroot geen apart budget voor de uitvoering van de subsidieregeling.
De sector beschikt niet over een procedurebeschrijving voor deze regeling. Voor de aanvraag van deze subsidie is een aanvraagformulier beschikbaar waarop alle voor de toetsing van de aanvraag noodzakelijke informatie kan worden ingevuld. De opzet van dit formulier is in principe het formulier is echter wel verouderd. Subsidieaanvragen kunnen ook door middel van een brief worden gedaan.
De APV biedt de gemeente de mogelijkheid om in plaats van een subsidie te verstrekken,noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden aan een boom zelf uit te voeren.
Werking van de besluitvorming
Uit het dossieronderzoek is gebleken dat subsidieaanvragen werden getoetst aan de Tevens vond een toetsing plaats op de noodzaak van het uitvoeren van de maatregelen
waarvoor subsidie werd aangevraagd. Toetsing vond plaats door een medewerker van de afdeling Beleid en Beheer. Deze stelde de concept beschikkingen op. De beschikkingen van subsidieverlening werden vastgesteld en getekend door het hoofd van de afdeling Beleid en Beheer. De beschikkingen bevatten een motivering en werden binnen de geldende termijn van 8 weken vastgesteld.
Het toegekende subsidiebedragen waren steeds 50% van de verwachte kosten tot een maximum van 50% van het De APV biedt de mogelijkheid de onderhoudskosten volledig te subsidiëren. Een reden voor deze lagere dan toegestane subsidietoekenningen is niet gevonden.
Er vond geen uitbetaling van voorschotten plaats.
Na de grote storm van eind oktober 2002 heeft de sector een aantal malen gebruik gemaakt van de in de APV geboden mogelijkheid om "subsidie in natura" te verstrekken in de vorm van door de sector uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden aan bomen van particulieren die voorkomen op de bomenlijst.
Opzet van de controle
In de beschikking tot subsidieverlening is vastgelegd dat de uitbetaling van de toegekende subsidiebedragen plaatsvindt nadat de onderhoudswerkzaamheden zijn afgerond. Uitbetaling vindt plaats op basis van de rekening van de hovenier aan de eigenaar van de boom. Door deze opzet (geen bevoorschotting) is de sector in opzet verzekerd van een goede verantwoording door de subsidieontvanger.
Werking van de controle
Uit het dossieronderzoek is gebleken dat de uitbetaling plaatsvindt conform de bovenbeschreven opzet. De boomeigenaar dient een verzoek tot uitbetaling van de subsidie in bij Stadswerken en voegt daar de rekening van de hovenier aan toe. De subsidie wordt berekend conform de berekeningsgrondslag die is opgenomen in de beschikking tot subsidieverlening. Na controle van de rekening en berekening van het subsidiebedrag vindt uitbetaling plaats. Er wordt in afwijking van de vereisten in de ASV geen beschikking van subsidievaststelling gemaakt.
Stafdiensten
De sector stafdiensten verstrekt slecht een beperkt aantal subsidies. Alle subsidies die de sector stafdiensten verstrekt worden behandeld door de afdeling communicatie van die sector. De subsidies worden verstrekt in het kader van het internationale beleid van de gemeente.
De sector heeft enkele langdurige subsidierelaties. De sector verstrekt ook eenmalige project- of activiteitensubsidies.
Opzet van de besluitvorming
Alle subsidies die de sector Stafdiensten verstrekt worden verstrekt op basis van de ASV Het beleidskader dat ten grondslag ligt aan de structurele, jaarlijks verstrekte subsidies is de "Nota herijking internationale samenwerking" van juni Hierin is vastgelegd welke organisaties voor subsidie in aanmerking komen. In algemene termen wordt in deze nota ook aandacht besteed aan de beleidsdoelen van de gemeente op het terrein van de internationale samenwerking. Voor de projectsubsidies die verstrekt worden uit het budget "voorlichting en bewustwording" is geen vastgesteld beleidskader aanwezig.
De sector heeft een nieuwe beleidsnota over internationale samenwerking in voorbereiding. Hierin wil de sector duidelijker toetsingcriteria opnemen aan de hand waarvan subsidieaanvragen getoetst kunnen worden en met subsidierelaties prestatieafspraken gemaakt kunnen worden.
De sector Stafdiensten loopt op haar subsidieverstrekking een budgetair risico dat in 2002, net als bij de andere van de gemeente, niet was afgedekt door een subsidieplafond.
De sector heeft geen AO beschrijving van het subsidieproces en ook anderszins geen hulpmiddelen (checklist voor de boordeling van subsidieaanvragen, van voortgangsbewaking om het subsidieproces te standaardiseren en de uitvoering ervan te vereenvoudigen en overdraagbaar te maken. Eind 2002 is wel een voor de subsidieverlening in gebruik genomen.
Werking van de besluitvorming
De werking van de besluitvorming is getoetst aan de hand van 1 dossier van een per boekjaar verstrekte subsidie. Het betrof de subsidieverlening aan het Centrum voor Ontwikkelingssamenwerking COS.
De aanvraag was ingediend op 1 november 2002, dat is na de in de ASV genoemde uiterste datum van 1 september. De sector heeft aangegeven dat het COS in overleg met de betrokken wethouder uitstel had gekregen voor het indienen van de subsidieaanvraag. De aanvraag ging vergezeld van een activiteitenplan en een begroting. Het activiteitenplan en de begroting waren zichtbaar door de sector getoetst. Gegevens uit eerdere jaren waren niet zichtbaar in de besluitvorming over de subsidieaanvraag betrokken, evenals gegevens over mogelijke andere subsidiebronnen.
De beschikking tot subsidieverlening werd vastgesteld en ondertekend door secretaris en burgemeester op 17 december 2002. Dit is binnen de daarvoor geldende termijn van 8 weken. In de beschikking was geen inhoudelijke motivering opgenomen van de beslissing. Er zijn in de beschikking geen door COS te behalen resultaten benoemd, en geen eisen aan de inhoudelijke verantwoording over de doelrealisatie. In de beschikking wordt verwezen naar een subsidieplafond. Dit subsidieplafond is echter nooit vastgesteld. In de beschikking wordt ten onrechte een begrotingsvoorbehoud gemaakt. Op het moment dat de subsidie werd verleend, december 2002, was de begroting namelijk al vastgesteld.
In de beschikking tot subsidieverlening wordt voor drie rechtspersonen gelijktijdig subsidie verleent. Zowel vanuit juridische overwegingen als voor de sturing op de prestaties van deze verschillende rechtspersonen is dit een minder wenselijke situatie. In de beschikking is vastgelegd dat een voorschot van 90% van het subsidiebedrag wordt verleend. Dit voorschot wordt in afwijking van de bepalingen in de ASV (bevoorschotting in 4 termijnen) ineens uitgekeerd.
Opzet van de controle
De sector heeft geen modelbeschikking waarin bij de subsidievoorwaarden bepalingen over de inhoudelijke en financiële verantwoording zijn opgenomen.
De sector heeft geen bewakingssysteem op de tijdigheid van de indiening van verantwoordingen. Er is wel voorzien in een bespreking van de stand van de subsidiedossiers eens per kwartaal tussen de subsidiemedewerker en de P&C consulent van de sector.
Bij grote subsidiebedragen wordt conform de ASV een accountantscontrole verlangd. De gemeente beschikt niet over een controle- en sanctiebeleid. De sector beslist per geval over de inhoud van de controle en de daaraan te koppelen acties.
Werking van de controle
Voor de beoordeling van de werking van de controle is een dossier gelicht. Het betrof een subsidie in de vorm van een vergoeding van verschuldigde huur. De uitbetaling van deze subsidie kende in 2002 een aanzienlijke achterstand die in de loop van het jaar werd gecorrigeerd. Voor het overige leende dit dossier zich door de aard van de subsidie niet voor een beoordeling van de werking van de controle.
Bijlage 6: Subsidies, de interne informatievoorziening
In deze bijlage wordt ingegaan op de informatie waarover de gemeentelijke organisatie beschikt om te kunnen sturen op de rechtmatigheid en resultaatgerichtheid van de door haar verstrekte subsidies. Deze bijlage bevat met andere woorden het antwoord op het deel van de probleemstelling dat gericht was op de interne informatievoorziening.
Het sectormanagement
Het sectormanagement, bestaande uit sectordirecteuren en afdelinghoofden, beschikt over een veelheid van informatie over subsidies. Zij zijn over het algemeen goed op de hoogte van de subsidieverlening. Afdelinghoofden zijn veelal degenen die beschikkingen voor subsidieverlening en subsidievaststelling namens B&W ondertekenen. Op het moment dat zij een beschikking voorgelegd krijgen ontvangen zij in de regel mondeling of schriftelijk informatie die relevant is voor de te nemen beslissing. Het sectormanagement is veelal ook betrokken bij periodiek overleg dat gevoerd wordt met gesubsidieerde instellingen. Dat is eveneens een belangrijke bron van informatie.
De informatie die het sectormanagement periodiek op gestructureerde wijze ontvangt over subsidies beperkt zich bij de meeste sectoren tot financiële informatie. Het betreft met name informatie over budgetuitputting. Informatie over de rechtmatigheid van de subsidieverlening (bij voorbeeld: behandeltermijn van subsidieaanvragen, tijdigheid van ontvangst van subsidieverantwoordingen, behandeltermijn aantallen bezwaren en voortgang in de behandeling van bezwaren) wordt bij geen enkele sector gestandaardiseerd aan het sectormanagement ter beschikking gesteld.
Informatie over de door gesubsidieerden uitgevoerde activiteiten en daarmee bereikte resultaten is eveneens op enkele uitzonderingen na niet eenvoudig toegankelijk voor het sectormanagement.
Dit bemoeilijkt de sturing op activiteiten en resultaten. De koppeling tussen de van . de gemeente en de prestaties van gesubsidieerde instellingen wordt managementrapportages niet gemaakt. De periodieke heroverweging van subsidierelaties wordt hierdoor niet ondersteund.
Best practice
Alle subsidies van sector stafdiensten, afdeling communicatie worden begroot en verantwoord op
1 product. De afdelingsmarap communicatie kent een hoofdstuk waarin op productniveau de budgetuitputting van programma en apparaatskosten wordt gevolgd. Deze koppeling tussen productdoelen en subsidies als beleidsinstrument in begroting en biedt goede sturingsmogelijkheden. Hoewel de focus van deze marap nog sterk financieel is, biedt de toelichting op de uitputting van de programmakosten de mogelijkheid ook procedurele en inhoudelijke informatie over subsidies te rapporteren. In 2002 is van die mogelijkheid gebruik gemaakt.
Best practice
De sociale dienst werkt met een sterk inhoudelijk getinte kwartaalrapportage. De resultaten die bereikt worden met diverse subsidieregelingen worden in deze kwartaalrapportage voor 4 achtereenvolgende kwartalen in beeld gebracht en in een enkel geval ook gekoppeld aan budget en budgetuitputting. De rechtmatigheid van de uitvoering van een aantal regelingen wordt eveneens gemonitord.
Voor het opstellen van een dergelijke rapportage is een goed ontwikkelde registratie, zowel binnen de sector als bij gesubsidieerde instellingen, een noodzakelijke voorwaarde. Ook moeten gehanteerde begrippen daarvoor nauwkeurig worden gedefinieerd en moet er een verantwoordingsdiscipline worden opgebouwd. De ontwikkeling van een dergelijke rapportage is daardoor een kwestie van een lange adem en niet voor alle sectoren en alle subsidierelaties zinvol. De rapportage van de Sociale Dienst laat echter goed zien wat op dit vlak mogelijk is.
Naast de informatie in de maraps ontvangt het sectormanagement gestandaardiseerde informatie over subsidies in de subsidiestaten in begroting en rekening. De subsidiestaten zijn echter onvolledig en onbetrouwbaar. Verschillende sectoren beschikken over een budget waaruit aanvragen voor vaak eenmalige subsidies kunnen worden gehonoreerd. Deze kleine subsidies komen bij geen van de sectoren voor in de subsidiestaat. Al deze kleine subsidies vertegenwoordigen met elkaar toch een aanzienlijk bedrag (€ 50.000 - € over De sector stadsontwikkeling heeft geen subsidiestaat in haar begroting en jaarverslag. Bij de sociale dienst ontbreken alle subsidies voor scholing en activering en de subsidies in het kader van de gesubsidieerde arbeid op de subsidiestaat.
Aan de andere kant blijken op de subsidiestaten uitgaven te staan die geen subsidies zijn in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.
Gemeentesecretaris / Algemene Directie
De Algemene directie ontving in 2002 van de voormalige diensten per dienst een jaarverslag 2001 en een begroting 2003. Daarin waren subsidiestaten opgenomen (met uitzondering van de dienst stadsontwikkeling).
Op grond van de comptabiliteitsvoorschriften is het sinds niet meer verplicht een staat van inkomensoverdrachten op te nemen in begroting en rekening. In haar van de Algemene Directie uitgaande interne richtlijnen voor de dienst/sectorbegroting en dienstrekening schrijft de gemeente Dordrecht deze staat nog wel voor. Ook is er een checklist voorgeschreven voor de volledigheid van rekening- respectievelijk begrotingsonderdelen. In deze checklist is opgenomen dat de staat van inkomens-overdrachten voor wat betreft de opgenomen subsidies moet aansluiten op categorie 4.2 inkomensoverdrachten' en dat de bijdragen aan gemeenschappelijke regelingen moeten zijn opgenomen.
In de richtlijnen voor de dienstrekeningen 2001 en de sectorbegrotingen 2003 waren voorschriften opgenomen voor de inhoud van de staat van inkomensoverdrachten. informatiegehalte van de staten van de sectoren verschilt als gevolg daarvan. Soms werd het karakter van de subsidierelatie aangegeven (exploitatiesubsidie, maar veelal gebeurde dat niet. De verordening op grond waarvan de subsidie werd verstrekt werd in sommige staten wel genoemd en in andere niet.
De bedragen die werden opgenomen in de subsidiestaten in de sectorrekeningen waren op verschillende wijze samengesteld. Soms bestonden de verantwoorde bedragen alleen uit de uitbetaalde voorschotten, soms uit de voorschotten plus openstaande verplichtingen, soms waren het de uitgaven op kasbasis (subsidieafrekeningen van het jaar voorafgaand aan het verantwoordingsjaar plus voorschotten uitbetaald over het verantwoordingsjaar). De richtlijnen voor de sectorrekeningen gaven geen duidelijkheid over deze definitievraag.
De opdracht aan de accountant voor de controle van de stadsrekening 2001 voorzag niet in specifieke op de rechtmatigheid van de subsidieverlening. De managementletter die de accountant uitbracht naar aanleiding van zijn controle van de stadsrekening 2001 bevatte één opmerking over de rechtmatigheid van de subsidieverlening. Het betrof de afwikkeling van openstaande oude subsidieverplichtingen bij de dienst Welzijn.
Het college van burgemeester en wethouders
Het college van burgemeester en wethouders ontving in 2002 de stadsrekening 2001 en de stadsbegroting 2003. Dit waren, naast de kadernota en de interimnota, de formele sturings- en verantwoordingsdocumenten voor het college. De dienstrekeningen 2001 werden het college alleen ter informatie voorgelegd. Hetzelfde geldt voor de sectorbegrotingen 2003.
Op grond van de comptabiliteitsvoorschriften is het sinds niet meer verplicht een staat van inkomensoverdrachten op te nemen in begroting en rekening. In haar interne richtlijnen voor de stadsbegroting en stadsrekening schrijft de gemeente Dordrecht deze staat nog wel voor. De richtlijnen voor de stadsrekening 2001 en de richtlijnen voor de stadsbegroting 2003 bevatten geen vormvereisten voor deze staat.
Zowel in de rekening 2001 als in de begroting 2003 beperkte de informatie in de staat van inkomensoverdrachten zich tot totaalbedragen per dienst. Een onderscheid in subsidies en inkomensoverdrachten op grond van gemeenschappelijke regelingen werd in deze staten niet gemaakt.
De inkomensoverdrachten van de dienst stadsontwikkeling ontbraken in deze staten.
De bedragen in de subsidiestaat van de stadsrekening 2001 voor de dienst Welzijn weken 20% af van de bedragen die de dienst verantwoordde in de staat van inkomensoverdrachten in zijn eigen dienstrekening
De ASV bevat in artikel 18 lid 4 de volgende verplichting: "Burgemeester en wethouders publiceren jaarlijks bij de stadsrekening over het subsidiejaar een verslag van subsidies die krachtens deze verordening zijn vastgesteld." Een artikelsgewijze toelichting ontbreekt bij de ASV. Het is daarom niet duidelijk wat doel en inhoud van dit verslag zouden moeten zijn.
Waarschijnlijk moet de subsidiestaat in de rekening gezien moet worden als het verslag zoals bedoeld in artikel lid 4 ASV.
In de Algemene wet bestuursrecht is een bepaling (art 4:23 lid 4) opgenomen op grond waarvan het college jaarlijks een dient te publiceren van
• de subsidies die worden verstrekt in afwachting het tot stand komen van een wettelijk voorschrift
• de incidentele subsidies.
Deze informatie is niet centraal beschikbaar binnen de organisatie. Dit voorschrift is niet verwerkt in de richtlijnen voor het stadsjaarverslag.
Het college ontvangt bij afzonderlijke beleidsvoorstellen veelvuldig informatie over subsidieregelingen, subsidiedoelen en gesubsidieerde instellingen. Een meer integrale van nieuwe voorstellen tegen de achtergrond van het gehele veld van subsidierelaties is op grond van de beschikbare informatie door het college echter te maken. :
De raad
De gemeenteraad stelt de stadsbegroting en stadsrekening vast. De informatievoorziening over subsidies in deze documenten is beperkt, zoals hierboven reeds is beschreven.
Naast de subsidiestaat bevatten stadsbegroting en -rekening op afzonderlijke productbladen soms informatie over de beleidsdoelen die met subsidies worden nagestreefd en de omvang van subsidies. De opzet van de productbladen leent zich echter niet direct voor het toegankelijk presenteren van informatie over subsidies.
Bij afzonderlijke beleidsvoorstellen ontvangt de raad informatie over subsidies. Ook kan zij haar vragenrecht en haar recht van onderzoek gebruiken om op eigen initiatief informatie over subsidies te verkrijgen. Tenslotte bevat de ASV in artikel 23 de bepaling dat het college minimaal eens in de vijf jaar onderzoek doet naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van bepaalde gesubsidieerde activiteiten. Het college doet over de resultaten van dat onderzoek verslag aan de raad. Het nu uitgevoerde onderzoek naar subsidieverlening in het algemeen kan gezien worden als een invulling van die bepaling.
Bijlage 7: van troughputsubsidie naar outputsubsidie
Vanuit de behoefte aan meer resultaatgericht werken, meer transparantie en meer samenwerking binnen onze gemeente heeft in 2001 de ombouw van beleidsbegroting (inputgericht) naar productbegroting (outputgericht) plaatsgevonden. In de productenbegroting staan afspraken die het bestuur maakt over de producten (resultaatgericht) die de sectoren en bedrijven moeten realiseren gelet op bepaalde beoogde effecten en binnen beschikbare middelen. Derhalve een omslag van inputsturing naar outputsturing. Hiervoor zijn onze doelen, functies en taken zo concreet mogelijk gedefinieerd in outputtermen van producten en prestaties, uitgedrukt in kengetallen voor kwaliteit en kwantiteit Langs deze lijn wordt jaarlijks begroot en verantwoord in onze productenbegroting en -rekening.
Bij subsidiëring zien we thans eenzelfde behoefte naar meer outputgerichte sturing. In het
2002-2006 heeft het College het accent gelegd op prestaties. Het subsidiebeleid is vanuit de filosofie van zakelijk en resultaatgericht werken verwoord. Deze aanpak wil het College vertaald zien in de verantwoordingsplicht verbonden aan subsidies. Dat wil zeggen: vooraf overeenstemming over te leveren prestaties, achteraf afrekenen op basis van de prestaties die daadwerkelijk zijn geleverd. Dit gaat verder dan de in de huidige algemene subsidie verordening (ASV vastgelegde van voorleggen van een activiteiten- plan bij de subsidie-aanvraag en het hierover verantwoording afleggen in een activiteitenverslag bij de subsidie-afrekening.
Deze nieuwe aanpak vereist een bijstelling van de algemene subsidie verordening (ASV 1998). In de ASV is het onderscheid in verschillende subsidievormen losgelaten met argumentatie dat ook de Awb geen onderscheid hierin kent. Binnen het vee! toegepaste onderscheid van financiering in input-, troughput- en outputfinanciering kunnen alle subsidievormen worden onderscheiden in input-, troughput- en outputsubsidies.
is subsidiëring op input op basis van productiemiddelen (personeel, huisvesting en materieel) en geeft geen indicatie van het werkelijk beoogde resultaat (product), efficiency effectiviteit. Deze is vooral gericht op de rechtmatigheid van de uitgaven ten behoeve van kostensoorten (uitgavencategorieën) en komt steeds minder voor.
Troughputsubsidie is subsidiëring van taken/activiteiten waaraan de subsidiegever voorwaarden verbindt (bijvoorbeeld een activiteitenplan/verantwoording bij subsidies op basis van de ASV 1998).
Outputsubsidie is subsidiëring rechtstreeks gericht op de taakstelling (output), waarbij de middelen worden toegewezen aan de hand van bedrijfseconomische kostprijscalculatie en instellingen afgerekend worden op de al dan niet gerealiseerde prestaties die subsidiegever en subsidiënt zijn overeengekomen. De nieuw gewenste subsidie-aanpak valt onder outputsubsidie.
In toenemende mate zien we bij andere gemeenten een geleidelijke overgang van trough- putsubsidie naar outputsubsidie in de vorm van productsubsidie. Dit vergt zowel voor de gemeente als voor de subsidiënt een meer professionele insteek. De subsidiënt zal zijn doelen, functies en taken in concrete outputtermen van producten en prestaties moeten vastleggen in een productbegroting waarin ook sprake is van toerekening van de instellingskosten naar de diverse producten. In de praktijk kan alleen van grote instellingen verwacht worden dat zij in staat zijn een productenbegroting bij hun subsidie aanvraag in te dienen. Bij kleine instellingen is dit lastiger en kan volstaan worden met het maken van afspraken beschreven in producten doch zonder dat er sprake is van een echte productenbegroting. De gemeente Zoetermeer heeft al enkele jaren ervaring met outputsubsidiëring volgens vorenstaande toepassing. Utrecht, Rotterdam, Den Haag en andere gemeenten passen op bescheiden schaal productsubsidie toe.
Invoering van productsubsidie geeft meer inzicht in de relatie tussen de gemeentelijke vraagstelling aan gesubsidieerde instellingen en de wijze waarop de instellingen hun inzet omvormen in concrete producten. De gemeente zal onder meer op basis van het collegeprogramma en kaderstellend subsidiebeleid speerpunten voor gemeentelijke subsidies
moeten vaststellen. Vertaling hiervan dient plaats te vinden naar inhoud (speerpunt, resultaatverwachting, zo mogelijk resultaatmeting, taak/activiteit gerelateerd aan de gewenste doelgroep etc.) en naar vorm (welke producten, eenheden, prijs per eenheid In feite een soortgelijke methodiek als bij de ombouw van onze beleidsbegroting naar productenbegroting in
Bij de meeste gemeenten vindt de ombouw plaats binnen de Welzijnssector. In onze gemeente is het aandeel van de sector Onderwijs en Welzijn in het totale subsidiebedrag circa 40%. Het ligt ook voor de hand gelet op de grote betrokkenheid, de relatief grote capacitaire inzet en de aanwezige kennis op subsidiegebied deze sector hierin een voortrekkersrol te geven. De ombouw vergt in de beginfase veel energie doch geeft op termijn meer transparantie, meer sturing en een meer resultaatgerichte inzet van schaarse gemeentelijke subsidiemiddelen.
Landelijk zien we een ontwikkeling van inputgerichte naar outputgerichte subsidiëring vanuit de gemeentelijke behoefte naar prioriteitstelling en betere inhoudelijke sturing.
Zoetermeer hanteert 6 subsidievormen: structurele subsidies (product- en aanmoediging- subsidies) en incidentele subsidies (project-, incidentele-, garantie- en investeringssubsidies). Productsubsidie is de subsidievorm, waarbij de instelling subsidie wordt verleend voor door die instelling te leveren producten.
Utrecht hanteert 4 grondslagen voor het verlenen van subsidies: prestatie-eenheden (outputfinanciering), activiteitenplannen (Troughputfinanciering), kostensoorten (inputfinanciering) en waardering (financiering vrijwilligerswerk en tekortfinanciering). Zij moedigt voortzetting van het ingezette traject in de richting van outputgerichte subsidiëring sterk aan.
Rotterdam onderscheidt 4 methoden van subsidiëring: budgetsubsidie, exploitatiesubsidie, prestatiesubsidie en waarderingssubsidie. In een onderzoek (maart 2000) van de plaatselijke rekenkamer wordt aanbevolen om in het kader van het subsidieproces meer aandacht te besteden aan de relatie doelen, en ten einde de doeltreffendheid te vergroten, en daarbij het instrument "Beleidsgerichte contractfinanciering" in overweging te nemen.
dient meer aandacht aan de evaluatie van effecten van subsidies te worden geschonken. Mede als hierop is in september 2002 een uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn vastgesteld welke onder andere voor aanvragen tot subsidieverlening de verplichting oplegt om bij de aanvraag een begroting per product of activiteit in te dienen, waarbij alle kosten en opbrengsten aan het product of activiteit zijn toegerekend, inclusief de kosten voor personeel en accommodatie.