Stedelijk reglement betreffende de subsidiëring van jeugdwerkinfrastructuur
Stedelijk reglement betreffende de subsidiëring van jeugdwerkinfrastructuur
gewijzigd hervastgesteld door de gemeenteraad op 24 april 2023 bekendgemaakt op de website xxx.xxxxxx.xx op 26 april 2023
DEEL 1: Algemene bepalingen
Artikel 1 Toepassingsgebied
Binnen de goedgekeurde kredieten op het budget van de Stad Brugge wordt onder de hierna vermelde voorwaarden een subsidie verleend voor infrastructuurwerken ten bate van het plaatselijk erkend jeugdwerk.
Artikel 2 Verklarende woordenlijst
Jeugdwerk:
Groepsgericht sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door de jeugd, die daaraan deelneemt op vrijwillige basis, in de sfeer van de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en georganiseerd door particuliere jeugdverenigingen.
Plaatselijk jeugdwerk:
- heeft meer dan de helft van haar activiteiten op het grondgebied van Brugge
- is gericht op de Brugse kinderen en jongeren
- werkt specifiek met de doelgroep kinderen en jongeren
Erkende particuliere jeugdvereniging:
- organiseert plaatselijk jeugdwerk
- is voor de werking erkend door het college van burgemeester en schepenen van de Stad Brugge
Steunvzw:
Een vzw die voornamelijk logistieke, materiële en/of financiële ondersteuning biedt aan een particuliere jeugdvereniging, in het geval die een feitelijke vereniging is. De feitelijke vereniging wordt betrokken bij het beleid van de vzw en heeft ten minste toegang tot de vergaderingen van de vzw.
Aanvrager
De feitelijke vereniging of vzw die de subsidie aanvraagt.
Jeugdwerkinfrastructuur:
Xxxxx aan het jeugdwerk de mogelijkheid om hun reguliere werking te (blijven) ontplooien. Is ruimer te interpreteren dan enkel gebouw(en). De infrastructuur bevindt zich op het grondgebied van Brugge.
Particuliere jeugddienst
Heeft een vzw-statuut. Een kenmerk is dat die geen leden in strikte zin heeft, maar wel gebruikers. Een jeugddienst biedt tijdens de vrije tijd op allerlei gebieden zijn diensten aan, al dan niet gratis, aan jeugd zonder onderscheid, aan een bepaalde groep van jongeren of aan jeugdwerkinitiatieven.
Jeugdmuziekatelier
Specifieke vorm van jeugdwerk waarin kinderen en/of jongeren in het raam van de permanente vorming zichzelf vormen in de sector van de amateuristische kunstbeoefening onder leiding van vaktechnisch gevormde begeleiders.
Geldig betalingsbewijs:
- een factuur op naam van de aanvrager, ondertekend door de leverancier “voor voldaan” of
- een factuur op naam van de aanvrager, vergezeld van bewijs van storting of
- in uitzonderlijk geval losse kassatickets waarop te zien is dat ofwel cash ofwel via bancontact betaald werd
De betaling van de facturen moet gebeuren door de aanvrager.
Bij kassatickets moet aangetoond worden dat de betaling gebeurde door de aanvrager. De totale som aan kassatickets per aanvraag kan nooit meer dan 300 euro bedragen.
Geldige betalingsbewijzen moeten voldoende gedetailleerd zijn om controle van de gegevens mogelijk te maken.
Artikel 3 Subsidiebedrag
De subsidie kan nooit hoger zijn dan de werkelijk gedane uitgaven. Ze kan ook nooit meer bedragen dan het verschil tussen de totale bewezen uitgaven en de via andere kanalen ontvangen subsidies of giften.
De subsidie kan verminderd worden met de door de verzekeringsmaatschappij uit te keren schadevergoeding en/of met het bedrag van de btw voor de btw-plichtige aanvragers.
Artikel 4 Aanvragers
Komen voor subsidie in aanmerking:
- door het college van burgemeester en schepenen erkende particuliere jeugdverenigingen,
- steunvzw’s van erkende particuliere jeugdverenigingen,
- derden die eigenaar zijn van de jeugdwerkinfrastructuur en de infrastructuur op langdurige basis ter beschikking stellen voor de werking van een of meer erkende particuliere jeugdverenigingen.
Politieke jongerenbewegingen zijn van subsidie via dit reglement uitgesloten.
Artikel 5 Bijkomende voorwaarden voor aanvragers
1. Bij een aanvraag waarbij een subsidie gevraagd wordt vanaf 25.000 euro moet de aanvrager:
- de rechtsvorm van een vzw aannemen
- zijn balans en resultatenrekening voorleggen, naast een verslag inzake financieel beheer en financiële toestand
2. Een erkende particuliere jeugdvereniging of hun steunvzw, die werken wil uitvoeren aan infrastructuur die eigendom is van Stad Brugge:
Zij kunnen enkel in aanmerking komen voor subsidie als zij op voorhand een gemotiveerde aanvraag richten aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepen zal per dossier afzonderlijk beslissen of de jeugdvereniging de gevraagde werken mag uitvoeren en onder welke voorwaarden.
Binnenschilderwerken mogen echter steeds door de jeugdvereniging zelf uitgevoerd worden, hiervoor hoeft de aanvrager geen toestemming te vragen.
3. Een erkende particuliere jeugdvereniging of hun steunvzw die op grond en/of in gebouwen van derden infrastructuurwerken wil uitvoeren:
Zij kunnen slechts subsidie via dit reglement ontvangen als zij voldoen aan volgende voorwaarden:
- beschikken over een schriftelijk contract met de eigenaar van de grond en/of gebouwen, dat de jeugdvereniging garandeert dat zij na ontvangst van de infrastructuursubsidie nog voor de duur van minimaal 20 ononderbroken jaren gebruik kunnen maken van de grond en/of infrastructuur
4. Derden die hun grond en/of infrastructuur ter beschikking stellen van een erkende particuliere jeugdvereniging:
Zij kunnen slechts subsidie via dit reglement ontvangen als zij voldoen aan de volgende voorwaarden:
- met de particuliere jeugdvereniging een schriftelijk contract afsluiten dat garandeert dat de particuliere jeugdvereniging na ontvangst van de infrastructuursubsidie nog gedurende minimaal 20 ononderbroken jaren kan gebruik maken van de grond en/of infrastructuur
Artikel 6 Beperkingen
Deze categorieën komen alleen maar in aanmerking voor het deelreglement huren van jeugdwerkinfrastructuur
- Particuliere jeugddiensten
- Jeugdmuziekateliers
- Jeugdwerk dat voor de werking niet gesubsidieerd wordt via een algemeen reglement van de stedelijke jeugddienst, maar wel via een contract, overeenkomst of nominatieve inschrijving op het stadsbudget
Wie een investeringssubsidie overeenkomstig deel 4 van dit reglement bekomt, kan gedurende een bepaalde termijn geen andere subsidie in het kader van dit reglement bekomen. Zie voor die termijnen artikel 23.
Daarnaast is het zo dat aankopen die kunnen gesubsidieerd worden via het reglement duurzaam materiaal, zoals bijvoorbeeld los meubilair, (elektrische) toestellen, losse inrichting, gordijnen etc. niet via dit reglement worden gesubsidieerd.
Artikel 7 Controle
De aanvrager moet aanvaarden, binnen de perken van dit reglement, verantwoording af te leggen ten aanzien van het stadsbestuur over de aanvraag en/of aanwending van de subsidie.
Het stadsbestuur kan via haar diensten op elk moment inspecteren, desgewenst bijkomende informatie opvragen en de verstrekte gegevens op hun juistheid laten onderzoeken. De aanvrager moet zo nodig bijkomende verantwoording afleggen.
Artikel 8 Naleving verplichtingen/Terugbetaling
- Het niet respecteren van de in dit reglement opgelegde verplichtingen, termijnen, data en/of het verstrekken van valse of onjuiste gegevens kan aanleiding geven tot: een niet-toekenning van de subsidie, een gedeeltelijke terugvordering van de subsidie of een volledige terugvordering van de subsidie.
- Bij vrijwillige of gerechtelijke ontbinding van de jeugdvereniging, bij wijziging van bestemming of bij vervreemding van de infrastructuur binnen een ononderbroken periode van 20 jaar, te rekenen vanaf de datum van eerste uitbetaling, moet de verkregen subsidie gedeeltelijk terugbetaald worden. Het terug te betalen subsidiebedrag wordt bepaald in evenredigheid met de nog te lopen termijn.
Ontbinding van de jeugdvereniging, alsook vervreemding en wijziging van bestemming van de infrastructuur, zijn verplicht mee te delen.
- Bij vroegtijdige verbreking van het contract met gebruiksrecht, tussen jeugdvereniging en/of steunvzw en de eigenaar van de grond en/of infrastructuur (zoals bedoeld in artikel 5, punt 3 en 4), zal het uitgekeerde subsidiebedrag in evenredigheid met de nog te lopen termijn worden teruggevorderd bij de eigenaar van de grond en/of infrastructuur.
Artikel 9 Bezwaar
Het college van burgemeester en schepenen deelt de aanvrager schriftelijk en gemotiveerd iedere beslissing mee met betrekking tot:
- niet-toekenning van de subsidie
- gedeeltelijke of volledige terugvordering van de subsidie
De aanvrager kan binnen de 14 dagen ingaande op de verzendingsdatum van de beslissing een nieuw onderzoek van het dossier aanvragen op grond van nieuwe feiten of documenten. Na onderzoek neemt het college van burgemeester en schepenen een definitieve beslissing.
Artikel 10 Deelreglementen
Er zijn 4 deelreglementen:
1. Voor de huur van jeugdwerkinfrastructuur, wordt verwezen naar deel 2
2. Voor de subsidie van kleine uitgaven, wordt verwezen naar deel 3
3. Voor de subsidie van investeringen, wordt verwezen naar deel 4
4. Voor de subsidie van infrastructurele werken n.a.v. een noodsituatie of overmacht, wordt verwezen naar deel 5
DEEL 4: Investeringen
Artikel 20 Wetgevend kader
De werken vallen onder de regelgeving van de overheidsopdrachten.
Artikel 21 Voorwaarden
Op voorhand aan te vragen en motiveren, alvorens met uitvoering van de werken te starten.
Werken die niet op voorhand werden aangevraagd, kunnen subsidie ontvangen via deel 3 (Kleine uitgaven). De aanvrager zal in dat geval de maximumsubsidie van de bijhorende klasse(s) ontvangen. Later kan voor dit werk geen aanvullende subsidie meer aangevraagd worden via dit reglement.
Er wordt verwacht dat (bijkomende) subsidie via andere kanalen onderzocht wordt, en dat bij bestaande mogelijkheden daar ook een subsidie wordt aangevraagd.
De aanvraag moet gekaderd worden in een lange termijn visie op de jeugdwerkinfrastructuur van de aanvrager. Dat wil onder meer zeggen dat prioriteiten als (brand)veiligheid en gezondheid eerst zullen in orde gebracht moeten worden, alvorens subsidie voor andere infrastructuurwerken zal worden toegestaan.
Het college van burgemeester en schepenen neemt de beslissing over de aanvragen en bepaalt het subsidiebedrag. Hierbij wordt rekening gehouden met de op het budget beschikbare middelen.
De aanvraag die niet werd goedgekeurd, wordt automatisch meegenomen naar de volgende aanvraagperiode. Het meenemen van een aanvraag verhoogt op geen enkele manier de kans tot goedkeuring bij de volgende aanvraagperiode.
Kan of wil de aanvrager niet op de volgende aanvraagronde(s) wachten, en toch met de uitvoering van de werken starten, dan kan enkel een subsidie ontvangen worden via deel 3 (Kleine uitgaven. Later kan voor dit werk geen aanvullende subsidie meer aangevraagd worden via dit reglement.
Artikel 22 Rangschikking
Als veel aanvragers een investeringssubsidie willen ontvangen, en als het beschikbare budget niet voldoende is, dan wordt er een rangschikking op basis van enkele parameters opgemaakt.
- Werken uit klasse 1 krijgen voorrang op werken uit klasse 2
- Aanvragers die voor het eerst een aanvraag doen voor een investeringssubsidie krijgen voorrang op aanvragers die in het verleden al een of meerdere keren een investeringssubsidie verkregen
Het college van burgemeester en schepenen neemt de beslissing.
Na elke aanvraagperiode wordt de rangschikking opnieuw opgemaakt.
Artikel 23 Subsidiebedrag
Het subsidiebedrag is afhankelijk van in welke klasse de werken vallen.
Hiervoor wordt een gebouwenlijst gebruikt die elk jeugdgebouw een score toekent.
De gebouwenlijst gaat enkel over werkingslokalen en focust zich op kenmerken zoals algemene bouwkunde, isolatie, sanitair, dak, technieken.
- Klasse 1 : gebouwen die 7 of meer punten scoren
- Klasse 2 : gebouwen die 5 of 6 punten scoren.
Als dit gebouw het enige lokaal van de vereniging is, dan kan de aanvraag toch in aanmerking komen bij klasse 1. Het stadsbestuur neemt hierin de beslissing.
- Klasse 3 : berging of andersoortige infrastructuur
Gebouwen met een score van xxx 4 punten, die gebruiken het onderdeel kleine uitgave. Het college van burgemeester en schepenen kan hiervan gemotiveerd afwijken in specifieke omstandigheden.
Bij aanvragen voor een berging of andersoortige infrastructuur zoals bijvoorbeeld luifel, steiger,… neemt het stadsbestuur de beslissing over de hoogte van het subsidiepercentage. Deze zaken vallen onder klasse 3. De uitkomst wordt bepaald door de motivatie in het dossier en door de beschikbaarheid van middelen op het stadsbudget. De uitkomst is nooit hoger dan 70%.
Klasse 1 | Klasse 2 | |
Omschrijving | - Gebouwen die 7 of meer punten scoren - Nieuwbouw of de aankoop van een gebouw voor groepen die nog geen infrastructuur in gebruik hebben voor de werking | - Gebouwen die 5 of 6 punten scoren - Nieuwbouw en/of de aankoop van een gebouw en/of uitbreidingswerken aan bestaande infrastructuur voor groepen wiens infrastructuur allemaal 5 of 6 punten scoort |
Maximum Subsidie | € 342.000 Aanvrager betaalt het BTW-percentage op de totale kosten, Stad Brugge betaalt de overige kosten. Vanaf een uitgave van € 413.820 incl BTW, bekom je de maximum subsidie. Bij uitgave meer dan €413.820 incl BTW Subsidie blijft max € 342.000 | € 175.000 De subsidie is 70% van de kosten incl BTW. Vanaf een uitgave van € 250.000 incl BTW, bekom je de maximum subsidie. Bij uitgave meer dan € 250.000 incl BTW Subsidie blijft max 175.000 euro. |
Maximale Frequentie* | Bij subsidie t.e.m. €100.000 Per project individueel vast te stellen Bij subsidie meer dan €100.000 en t.e.m. €180.000 1 x per 10 kalenderjaren Bij subsidie meer dan €180.000 1 x per 15 kalenderjaren | Bij subsidie t.e.m. €100.000 Per project individueel vast te stellen Bij subsidie meer dan €100.000 en t.e.m. €175.000 1 x per 10 kalenderjaren |
Klasse 3 | |
Omschrijving | Aanvragen voor berging of andersoortige infrastructuur |
Maximum Subsidie | € 80.000 De uitkomst qua subsidiebedrag wordt bepaald door de motivatie in het dossier en door de beschikbaarheid van middelen op het stadsbudget. De uitkomst is nooit hoger dan 70% |
Maximale Frequentie* | Per project individueel vast te stellen |
* Afhankelijk van het bekomen subsidiebedrag komt de aanvrager tijdelijk niet in aanmerking voor subsidie voor onderdelen 3 en 4 van dit reglement.
Artikel 24 Vaststellen gebouwenlijst
Het college van burgemeester en schepenen stelt de lijst vast.
Artikel 25 Indienen aanvraag
1. De aanvraag wordt ingediend via een standaardformulier
2. De aanvraag moet verplicht vergezeld zijn van volgende bijlagen:
- beschrijving van de huidige toestand van de infrastructuur, incl. foto’s ter verduidelijking
- informatie over de leeftijd van de huidige infrastructuur en in grote lijnen welke werken in het verleden al werden uitgevoerd aan deze infrastructuur
- gedetailleerde omschrijving van de werken die men wil uitvoeren, met een raming van de kostprijs
- motivatie van de aanvraag: waarom deze werken, en hoe passen ze in de lange termijn visie op de jeugdwerkinfrastructuur van de jeugdvereniging
- een overzicht van het huidig ledenaantal of aantal deelnemers aan het jeugdwerk en een historiek ervan voor de voorbije 5 jaar
- de gevolgen voor het jeugdwerk van een eventueel niet toekennen van een subsidie
- financieringsplan
- de huidige financiële situatie van de aanvrager
- het contract tussen de jeugdvereniging en de eigenaar van de grond en/of infrastructuur, als een subsidie wordt gevraagd voor werken waarbij de infrastructuur geen eigendom is van stad Brugge of van de jeugdvereniging
Een vzw die voor het eerst een aanvraag indient, dient bijkomende documenten in:
1. Een afschrift van de recentste statuten van de vzw
2. De samenstelling van de raad van bestuur van de vzw
Artikel 26 Procedure
1. Aanvraag en verplichte bijlagen kunnen het ganse jaar ingediend worden
2. De subsidieaanvraag wordt 1x per jaar door de jeugddienst verwerkt
3. De aanvrager wordt op de hoogte gebracht of de aanvraag al dan niet werd goedgekeurd
Artikel 27 Bijkomende voorwaarden
1. Contract
Met aanvragers die via dit onderdeel van het reglement een subsidie ontvangen, zal door het stadsbestuur een contract worden afgesloten. Daarin zullen onder meer afspraken geformuleerd worden die in de lijn van de visietekst liggen. Verder staan daarin nog voorwaarden waaraan de uit te voeren werken moeten voldoen, zoals onder meer epb-regelgeving, (brand)veiligheid, toegankelijkheid, duurzaamheid etc, alsook afspraken en verwachtingen inzake financiën. Deze opsomming is niet limitatief. Elk contract wordt per dossier individueel opgemaakt.
2. Timing
- Werken die niet vergunningplichtig zijn, moeten uiterlijk 1 jaar na goedkeuring van het project van start zijn gegaan en uiterlijk 3 jaar na goedkeuring van het project zijn afgerond.
Zoniet vervalt de subsidie of het resterend saldo.
- Werken die wel vergunningplichtig zijn, moeten uiterlijk 3 jaar na goedkeuring van het project van start zijn gegaan en uiterlijk 5 jaar na goedkeuring van het project zijn afgerond.
Zoniet vervalt de subsidie of het resterend saldo.
- Aankoop van jeugdwerkinfrastructuur moet uiterlijk 3 jaar na goedkeuring van het project aangekocht zijn, en eventueel verbouwd of gerenoveerd zijn. Zoniet vervalt de subsidie of het resterend saldo.
- De timing van start of afwerking van de werken kan verlengd worden als gegronde reden vertraging veroorzaken. De aanvrager vraagt het stadsbestuur officieel om een verlening van de voorwaarden. Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd om hierin een gemotiveerde beslissing te nemen.
3. Afbraak bestaande infrastructuur
- Soms kan het afbreken van bestaande infrastructuur in het kader van duurzaamheid, de beste oplossing zijn. Dit is echter niet altijd het geval en wordt daarom per dossier individueel bekeken.
- Afbraak en vervanging van infrastructuur die nog geen 10 jaar oud is, zal niet worden gesubsidieerd.
- Het afbreken van infrastructuur ouder dan 10 jaar, waarvoor de aanvrager de voorbije 5 jaar subsidies heeft ontvangen via deel 3 (voorheen ‘subsidie verbouwen’), zal een vermindering van het subsidiebedrag tot gevolg hebben.
4. Uitbetaling subsidie
De uitbetaling van de subsidie wordt per dossier individueel vastgelegd in het contract. Soms wordt gewerkt met voorschotten, in een of meer verschillende schijven.
Als achteraf blijkt dat de totale factuur lager uitvalt dan vooraf was ingeschat via de raming, dan wordt de subsidie herberekend. Het saldo zal in dat geval verminderd worden. Als zou blijken dat de aanvrager via de voorschotten al teveel subsidie heeft ontvangen, dan zal overgegaan worden tot terugvordering van het teveel uitbetaald subsidiebedrag.
DEEL 5: werken n.a.v. overmacht of noodsituaties
Artikel 28 Voorwaarden
Jeugdwerkinfrastructuur die geheel of ten dele onbruikbaar is geworden door noodsituaties (vb brand) of overmacht (vb natuurgeweld), kan hoge kosten met zich meebrengen. Tegelijk is het in dergelijke gevallen nodig om qua herstel kort op de bal te kunnen spelen.
Omdat dit soort zaken niet te voorzien is, is het aanvragen van een investeringssubsidie (zoals in deel 4), met de bijhorende voorafgaandelijke aanvraag en wachttijd geen optie.
Een snel contact met het college van burgemeester en schepenen is in zo’n geval noodzakelijk.
Artikel 29 Ondersteuning
Het college van burgemeester en schepen zal per dossier individueel beslissen welke ondersteuning op dat moment geboden kan worden. Het kan gaan om financiële en/of materiële en/of logistieke ondersteuning. De vereniging wordt hiervan op de hoogte gebracht en eventuele modaliteiten worden meegedeeld.
DEEL 6: Diverse info
Artikel 30 Gebruik stadsmateriaal
De stad stelt geen materiaal beschikbaar om de bouwplaats in te richten of de werf af te schermen, niet kosteloos noch tegen betaling. Evenmin kan de stad instaan voor vervoer van materiaal ifv de infrastructuurwerken.
Artikel 31 Verzekeringen
Als infrastructurele werken worden uitgevoerd door vrijwilligers is de bouwheer verplicht om de vrijwilligers afdoende te verzekeren voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen.
Daarnaast wordt aangeraden om te onderzoeken of een verzekering Alle Bouwplaatsrisico’s (ABR) van
nut is bij het geplande infrastructuurproject.
DEEL 7: Overgangsbepalingen, inwerkingtreding en opheffing reglement
Artikel 32 Overgangsbepalingen
- Aanvragers die via het vorig reglement goedkeuring kregen voor een investeringstoelage en nog niet van start zijn gegaan met de werken, moeten de timing opgelegd in artikel 27 naleven. De termijnen van artikel 27 beginnen voor hen te lopen vanaf de datum van inwerkingtreding van dit nieuwe reglement.
- Met aanvragers die via het vorig reglement goedkeuring kregen voor een investeringstoelage, en nog niet van start zijn gegaan met de werken, zal het contract vernieuwd worden en de hoogte van het subsidiebedrag worden aangepast naar de bedragen zoals voorzien in dit nieuwe reglement.
Artikel 33 Inwerkingtreding en opheffing reglement
Dit reglement treedt in werking op datum van hervaststelling door de Gemeenteraad