Inkoopvoorwaarden voor Leveringen
Inkoopvoorwaarden voor Leveringen
Erasmus Universiteit Rotterdam Vastgesteld op 1 mei 2015
Gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam op 1 mei 2015
Artikel 1 Definities
In deze Inkoopvoorwaarden worden de navolgende begrippen met een beginhoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt het volgende verstaan:
EUR: de Erasmus Universiteit Rotterdam die rechtspersoonlijkheid bezit op grond van de W et op het Hoger Onderwijs en Wetenschappelijk Onderzoek, alsmede deelnemingen en rechtspersonen verbonden aan de EUR (met KvK- nummer 00000000);
Inkoopvoorwaarden: de Inkoopvoorwaarden met betrekking tot Leveringen die van toepassing zijn op en deel uitmaken van de Overeenkomst;
Leverancier: de wederpartij van de EUR;
Levering: het één of meer producten, met uitzondering van ICT-producten, in bezit stellen van, respectievelijk in de macht brengen van de EUR en de eventuele installatie en montage van deze zaken onder welke titel dan ook door Leverancier;
Opdracht: de order zoals die door Opdrachtverstrekker wordt geplaatst bij Leverancier;
Opdrachtverstrekker: de functionaris die bevoegd is om namens de EUR Opdrachten aan te gaan, zoals vastgelegd in artikel
7.3 van de Inkoopvoorwaarden;
Overeenkomst: de Schriftelijke en door Leverancier en de EUR ondertekende (raam)overeenkomst tussen de EUR en Leverancier waarop de Inkoopvoorwaarden van toepassing zijn verklaard en die betrekking heeft op:
- de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten (met uitzondering van ICT), of
- de Levering van producten (met uitzondering van ICT) die zijdelings betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die Levering.
Partij(en) de in de Overeenkomst genoemde Partij(en), en waarnaar wordt gerefereerd in deze Inkoopvoorwaarden.
Personeel van Leverancier: de door Leverancier voor de uitvoering van de
Overeenkomst in te schakelen personeelsleden of hulppersonen, die krachtens de Overeenkomst onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken;
Product: de aan de EUR door de Leverancier op grond van de Overeenkomst te leveren roerende zaak/zaken;
Schriftelijk/Schrijven: op schrift of “langs elektronische weg” als bedoeld in artikel 6:227a van het Burgerlijk W etboek;
Werkdagen: maandag t/m vrijdag met uitzondering van de door de CAO-NU erkende feestdagen;
Artikel 2 Toepasselijkheid
2.1 De Inkoopvoorwaarden van de EUR zijn van toepassing op aanvragen, aanbiedingen, Opdrachten en Overeenkomsten.
2.2 Alle kennisgevingen van Partijen op grond van de Overeenkomst/Opdracht worden Schriftelijk gedaan.
2.3 Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht, tenzij deze Schriftelijk zijn bevestigd en door beide Partijen zijn ondertekend.
2.4 Afwijkingen van de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst en de Opdracht zijn slechts bindend, voor zover zij uitdrukkelijk Schriftelijk zijn overeengekomen en door beide Partijen zijn ondertekend.
Artikel 3 Totstandkoming van een Overeenkomst
3.1 Overeenkomsten en Opdrachten dienen altijd Schriftelijk en door beide Partijen ondertekend, te worden vastgelegd.
3.2 Overeenkomsten kunnen van de zijde van de EUR alleen worden aangegaan door de daartoe bevoegde functionarissen. Of een functionaris bevoegd is, kan worden opgevraagd bij de afdeling Bestuurlijke Zaken (Algemene Bestuursdienst) van de EUR.
3.3 Op een aanvraag van de EUR volgt een aanbieding van de Leverancier. Deze aanbieding is kosteloos, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. De aanbieding is onherroepelijk gedurende een minimale termijn van 90 Werkdagen na ontvangst door de EUR, tenzij de uitnodiging van de EUR tot het doen van het aanbod een afwijkende termijn inhoudt.
3.4 Leverancier garandeert dat de door of namens hem te leveren/geleverde Producten voldoen aan de in de Overeenkomst/Opdracht vastgelegde eisen en het aanbrengen en installeren van de Levering op vakbekwame wijze worden uitgevoerd.
Artikel 4 Personeel van Leverancier
De Leverancier draagt er zorg voor dat indien werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van de Levering moeten worden uitgevoerd, van ieder lid van het Personeel van Leverancier dat bij de uitvoering hiervan betrokken is, een kopie van een geldig identiteitsbewijs wordt overgelegd aan de EUR vóór aanvang van de werkzaamheden.
Artikel 5 Wijzigingen
5.1 Indien een door Leverancier voorgestelde wijziging gevolgen heeft voor de prijs en/of de kwaliteit en/of het Product en deze gevolgen naar het oordeel van de EUR onredelijk zijn ten opzichte van de aard en omvang van de gewenste wijziging en het een wezenlijke wijziging betreft, heeft de EUR het recht de oorspronkelijke Overeenkomst/Opdracht te handhaven danwel de Overeenkomst/Opdracht Schriftelijk met onmiddellijke ingang zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden. Een ontbinding op grond van dit artikel geeft de Leverancier geen recht op vergoeding van enigerlei schade.
5.2 Indien een door de EUR voorgestelde wijziging naar het oordeel van de Leverancier gevolgen heeft voor de overeengekomen vaste prijs, is de Leverancier verplicht, alvorens aan de wijziging gevolg te geven, de EUR hieromtrent uiterlijk binnen tien
(10) Werkdagen na kennisgeving van de verlangde wijziging, Schriftelijk te informeren. De EUR zal binnen tien (10) Werkdagen aangeven of deze prijs wordt geaccepteerd. Een wijziging op voorstel van de EUR geeft Leverancier niet het recht de Overeenkomst/Opdracht te ontbinden.
Artikel 6 Overdracht van verplichtingen
Partijen mogen de uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en verplichtingen niet zonder Schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde overdragen. Toestemming wordt niet zonder redelijke grond geweigerd; partijen kunnen daaraan voorwaarden verbinden.
Artikel 7 Contactpersonen
7.1 Beide partijen kunnen in de Overeenkomst een contactpersoon aanwijzen, die de contacten over de uitvoering van de Overeenkomst onderhoudt. Partijen informeren elkaar Schriftelijk over degene die zij als contactpersoon hebben aangewezen en over eventuele wijzigingen met betrekking tot de contactpersoon. In deze communicatie dient in elk geval gemeld te worden de naam en functie van de contactpersoon, alsmede adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
7.2 Contactpersonen zijn bevoegd bindende afspraken te maken, tenzij bij de Overeenkomst anders is bepaald.
7.3 Leverancier kan bij de contactpersoon van de EUR navragen welke personen bevoegd zijn om als Opdrachtverstrekker bestellingen te plaatsen.
Artikel 8 Geheimhouding en Integriteit
8.1 Leverancier maakt hetgeen hem bij de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht ter kennis komt en waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs had kunnen vermoeden, op geen enkele wijze verder bekend, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een uitspraak van de bevoegde rechter hem tot bekendmaking daarvan verplicht.
8.2 Leverancier verplicht Personeel van Leverancier deze geheimhoudingsverplichting na te leven en staat ervoor in dat deze personen die verplichting nakomen.
8.3 Leverancier is er verantwoordelijk voor dat het Personeel van Leverancier, dat betrokken is bij de uitvoering van werkzaamheden in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht, voor zover deze werkzaamheden bij de EUR worden verricht, de door de EUR aangegeven privacyregels naleeft.
8.4 Leverancier geeft geen persberichten, publicaties of reclame-uitingen uit en doet geen andere openbare mededeling met betrekking tot de onderhavige Overeenkomst dan na voorafgaande Schriftelijke toestemming van de EUR.
8.5 Leverancier gebruikt de naam van de EUR niet als referentie dan na Schriftelijke toestemming van de EUR.
8.6 Leverancier stelt alle gegevens (Schriftelijke stukken, computerbestanden, etc.) die hij in het kader van de uitvoering van de Overeenkomt onder zich heeft, binnen tien (10) Werkdagen na beëindiging van de betreffende werkzaamheden, aan de EUR ter beschikking.
8.7 De EUR kan bij de Overeenkomst een boete stellen op het schenden van de geheimhoudingsverplichting. Betaling van die onmiddellijk opeisbare boete laat de gehoudenheid van Leverancier om de schade, die het gevolg is van de schending, te vergoeden onverlet.
8.8 De verplichtingen uit hoofde van dit artikel blijven onbeperkt geldig nadat de Overeenkomst is afgelopen.
Artikel 9 Levering en eigendomsoverdracht
9.1 Voor de interpretatie van leveringsconditie D.D.P. (delivered duty paid - D.D.P.) zijn de "Incoterms" (de meest recente editie ten tijde van het aangaan van de Overeenkomst) van toepassing, uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel te Parijs. Tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen, geschiedt Levering van het Product door de Leverancier op de overeengekomen Leveringsdatum, of -data, of binnen de overeengekomen Leveringstermijn(en), op het door de Opdrachtverstrekker opgegeven afleveringsadres en afleveringsplaats, en draagt de Leverancier alle kosten en risico’s die verbonden zijn aan het vervoer van het Product daarheen, met, waar van toepassing, inbegrip van de betaling van de invoerrechten en de verantwoordelijkheid voor de vervulling van de daarmee verband houdende formaliteiten.
9.2 Het risico en het eigendom van de Producten gaan over op de EUR op het moment dat de Producten niet zijn afgekeurd overeenkomstig artikel 10.4. De Levering omvat mede Levering van alle bijbehorende hulpmiddelen als bedoeld in artikel 10.2, alsook de Levering van alle bijbehorende documentatie, tekeningen, kwaliteits- en garantiecertificaten, bij voorkeur in de Nederlandse taal, en indien dat niet mogelijk is, in de Engelse taal.
9.3 De overeengekomen Leveringsdatum, of -data, of -termijn(en) gelden als vast en fataal. Leveringen vinden plaats tussen 09.00 uur en 16.00 uur tijdens (normale en/of afgesproken) werkdagen, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen. Indien niet binnen de overeengekomen termijn op de overeengekomen plaats het Product is afgeleverd, is de Leverancier zonder ingebrekestelling in verzuim.
9.4 Eerdere Levering van het Product dan op de overeengekomen Leveringsdatum, -data of -termijnen, geschiedt slechts na voorafgaande Schriftelijke toestemming van de Opdrachtverstrekker en leidt niet tot wijziging van het overeengekomen tijdstip van betaling.
9.5 De Opdrachtverstrekker is bevoegd de Levering uit te stellen, tenzij dit onevenredige lasten voor de Leverancier met zich zou brengen. De Leverancier is verplicht het Product, zonder meerkosten, voor de Opdrachtverstrekker op te slaan tot het moment van de uitgestelde Levering, tenzij dit onevenredige lasten voor de Leverancier met zich zou brengen, in welk geval partijen in overleg zullen treden om tot een voor beide partijen redelijke en acceptabele regeling te komen. Het bepaalde in artikel
9.4 en artikel 14.1 is van overeenkomstige toepassing op de door de Opdrachtverstrekker uitgestelde Levering, met dien verstande dat verzuim van de Leverancier, zonder voorafgaande ingebrekestelling, eerst intreedt na overschrijding van de uitgestelde Leveringsdatum, -data of -termijnen.
Artikel 10 Kwaliteit, garantie en keuring
10.1 De Leverancier garandeert dat de geleverde Producten en eventueel de installatie/montage daarvan in ieder geval voldoen aan het volgende:
• zij beantwoorden aan hetgeen is overeengekomen;
• zij zijn vrij van gebreken;
• zij beschikken over de eigenschappen die zijn toegezegd;
• zij zijn geschikt voor het doel waarvoor zij zijn bestemd;
• zij voldoen aan de wettelijke eisen en overige overheidsvoorschriften
• alsmede aan de eisen van de binnen de branche gehanteerde veiligheids- en kwaliteits- en milieunormen, alle zoals deze gelden ten tijde van de Levering.
De Leverancier garandeert tevens dat de geleverde Producten onbezwaard en vrij van beslagen zijn.
10.2 De Leverancier garandeert dat de geleverde Producten voor gebruik gereed zijn. Hij zorgt er ondermeer voor dat alle onderdelen, hulpmaterialen, hulpstukken, gereedschappen, reserve onderdelen, technische documentatie, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken, die noodzakelijk zijn voor het realiseren van het door de EUR Schriftelijk aangegeven doel, worden meegeleverd, ook indien zij niet met name zijn genoemd. Documentatie, gebruiksaanwijzingen en instructieboeken zijn bij voorkeur in de Nederlandse taal, of, indien dit niet mogelijk is, in ieder geval in de Engelse taal.
10.3 De Leverancier is verplicht onderdelen in voorraad te houden gedurende de gebruikelijke levensduur van de geleverde Producten.
10.4 Indien de EUR de Levering niet goedkeurt, zendt de EUR zo spoedig mogelijk een Schriftelijke kennisgeving aan Leverancier.
10.5 Indien de Producten binnen een redelijke termijn na ontvangst, ongeacht de resultaten van enige keuring, controle en/of beproeving, niet blijken te voldoen aan het bepaalde in artikel 10.1, zal de Leverancier voor zijn rekening de Producten ter keuze van de EUR op eerste Schriftelijke aanzegging binnen een voor EUR redelijke termijn herstellen of vervangen, tenzij de EUR de voorkeur geeft aan beëindiging van de Overeenkomst, overeenkomstig het bepaalde in artikel 18.
10.6 In spoedeisende gevallen en indien na overleg met de Leverancier redelijkerwijs moet worden aangenomen dat de Leverancier niet, niet tijdig of niet naar behoren voor herstel of vervanging kan of zal zorg dragen, heeft de EUR het recht herstel of vervanging voor rekening en risico van de Leverancier zelf uit te voeren, of door derden uit te laten voeren op kosten van Leverancier. Tevens heeft de EUR het recht de Overeenkomst te beëindigen overeenkomstig het bepaalde in artikel 18.
10.7 Leverancier dient, binnen tien (10) Werkdagen na dagtekening van de Schriftelijke
kennisgeving van de EUR dat de geleverde Producten niet zijn geaccepteerd, de Levering voor rekening en risico van de Leverancier terug te halen. Indien Leverancier niet binnen tien (10) Werkdagen na dagtekening van de Schriftelijke kennisgeving de afgekeurde geleverde Producten terughaalt, heeft de EUR het recht de Producten aan Leverancier voor diens rekening te retourneren.
10.8 Ingeval van retour gehaalde/verstuurde Leveringen conform artikel 10.7 heeft de
EUR onmiddellijk het recht op creditering van eventueel reeds gefactureerde Producten.
Artikel 11 Facturering en betaling
11.1 De EUR zal aan Leverancier na akkoord door Opdrachtverstrekker de in de Overeenkomst afgesproken prijs vergoeden. Indien er geen (vaste) prijs is afgesproken, zal de EUR na akkoord door Opdrachtverstrekker de werkelijk gemaakte kosten vergoeden.
11.2 Opdrachtnemer zendt de factuur bij voorkeur per email naar: E-mail: xxxxxxx@xxx.xxx.xx (1 factuur per pdf bestand)
O.v.v. onderstaand postadres:
Erasmus Universiteit Rotterdam
t.a.v. SSC-HR&F Crediteurenadministratie Xxxxxxx 0000
0000 XX Xxxxxxxxx
11.3 Op de factuur dienen op de eerste pagina ten minste de onderstaande zaken te worden vermeld. Indien de factuur hier niet aan voldoet kan de EUR deze niet in behandeling nemen, en zal geen betaling plaatsvinden.
• Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van uw bedrijf.
• KvK-nummer.
• BTW nummer en correcte vermelding van BTW % en bedragen.
• IBAN rekeningnummer van uw bedrijf.
• Naam van het bestellende bedrijfsonderdeel.
• EUR E-mail adres besteller/contactpersoon.
• EUR budgetnummer.
• Titel van de overeenkomst/opdracht.
• Deugdelijke specificatie waaruit valt af te leiden wat er geleverd is.
• Alle overige informatie die door uw contactpersoon is vermeld.
11.4 Op een vergoeding van wettelijke rente kan Leverancier geen aanspraak maken, indien de desbetreffende factuur niet aan het gestelde in artikel 11.1 tot en met 11.3 voldoet.
11.5 Overschrijding van een betalingstermijn door de EUR of niet-betaling van een factuur op grond van vermoedelijke inhoudelijke onjuistheid daarvan of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde Levering, geeft Leverancier niet het recht andere Leveringen uit hoofde van de Overeenkomst/Opdracht op te schorten dan wel te beëindigen.
11.6 Indien de factuur voldoet aan de in artikel 11.1 tot en met 11.3 genoemde eisen en na Schriftelijke goedkeuring door Opdrachtverstrekker, geschiedt de betaling binnen 30 kalenderdagen na ontvangst van de factuur.
11.7 De EUR heeft het recht het bedrag van de factuur te verminderen met bedragen die Leverancier is verschuldigd aan de EUR.
11.8 De EUR doet geen voorschotbetalingen, tenzij dit Schriftelijk is vastgelegd in een betalingsschema dat door beide partijen voor akkoord is ondertekend.
11.9 De EUR is gerechtigd, alvorens betaling plaatsvindt, te verlangen dat de Leverancier voor rekening van de Leverancier een onvoorwaardelijke en onherroepelijke bankgarantie doet afgeven door een voor de EUR acceptabele in Nederland gevestigde bank, om de nakoming van verplichtingen van Leverancier zeker te stellen. Indien van toepassing, kan worden volstaan met overlegging van een onvoorwaardelijke en onherroepelijke concerngarantie. De bankgarantie dan wel concerngarantie dient op eerste verzoek van EUR direct opeisbaar te zijn gedurende de looptijd van de Overeenkomst/Opdracht en de aansluitende garantieperiode.
Onder bepaalde voorwaarden en slechts in overleg met Opdrachtgever is een bankgarantie niet nodig.
Artikel 12 Prijzen
12.1 De overeengekomen prijzen zijn in Euro’s en exclusief BTW, tenzij Schriftelijk en door beide partijen ondertekend anders is overeengekomen.
12.2 De prijzen worden niet gewijzigd en zijn slechts aan herziening onderhevig indien de Overeenkomst omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt.
12.3 De overeengekomen prijzen zijn gebaseerd op de Leveringsconditie als in artikel 9 van de Inkoopvoorwaarden is bepaald.
Artikel 13 Dreigende vertraging
13.1 Indien de Levering vertraging dreigt te ondervinden, bericht Leverancier dat onmiddellijk Schriftelijk aan de EUR met vermelding van oorzaak en consequenties daarvan. Tevens stelt Xxxxxxxxxxx maatregelen voor om de reeds opgelopen vertraging in te lopen en verdere vertraging te voorkomen.
13.2 Uiterlijk binnen veertien (14) kalenderdagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de EUR of al dan niet wordt ingestemd met de voorgestelde maatregelen. Xxxxxxxxxx houdt niet in dat de EUR de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen die de EUR op grond van de Overeenkomst toekomen, onverlet.
Artikel 14 Boete
14.1 Bij overschrijding van de overeengekomen Leveringsdatum, of -data, of -termijn(en) anders dan door overmacht, is Leverancier aan de EUR een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 1 % van de overeengekomen prijs van het desbetreffende Product voor elke dag dat deze tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 15
%. Indien de Levering anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de boete van in totaal 15 % van de overeengekomen prijs van het desbetreffende Product onmiddellijk geheel verschuldigd.
14.2 De boete komt de EUR toe, onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:
a. haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het verrichten van de Levering;
b. haar recht op schadevergoeding.
14.3 Opdrachtverstrekker kan bepalen dat de boete wordt verrekend met de door de EUR verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.
Artikel 15 Aansprakelijkheid
15.1 Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit de Overeenkomst/Opdracht, kan de andere partij haar in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in verzuim als nakoming van de desbetreffende verplichtingen anders dan door overmacht binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt Schriftelijk, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim.
15.2 De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de termijn waarbinnen de Levering verricht hadden moeten zijn, voor de afloop daarvan is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming ook niet heeft plaatsgevonden voor het eind van de verlengde termijn, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim.
15.3 De partij, diens ondergeschikten of hulppersonen daaronder inbegrepen, die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen onder de Overeenkomst, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door de andere partij geleden danwel te lijden schade.
15.4 De Leverancier vrijwaart de EUR tegen eventuele aanspraken van derden op vergoeding van schade als gevolg van het tekortschieten als bedoeld in artikel 15.3.
15.5 Indien de EUR aan de Leverancier zaken in bruikleen geeft/heeft gegeven ten behoeve van het verrichten van de Levering, bewaart de Leverancier deze gescheiden van zaken welke toebehoren aan hemzelf of aan derden. De Leverancier merkt de zaken aan als eigendom van de EUR, houdt de zaken in goede staat, verzekert deze zaken tegen alle risico’s, en gebruikt de zaken uitsluitend voor het doel waarvoor ze ter beschikking zijn gesteld. De Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die aan deze zaken wordt toegebracht. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de EUR bij de Leverancier ter uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht schade aan de Leverancier of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van de Leverancier. In voorkomende gevallen zal de Leverancier de EUR Schriftelijk vrijwaren tegen aanspraken van derden.
Artikel 16 Verpakking en verzending
16.1 De Producten dienen behoorlijk te zijn verpakt en conform voorschriften van de EUR te worden gemerkt, zodat zij bij normaal vervoer de in de Overeenkomst afgesproken plaats van bestemming in goede staat bereiken. De Leverancier is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door niet behoorlijke verpakking.
16.2 Alle verpakking (uitgezonderd leenemballage) wordt bij de Levering eigendom van de EUR. Leenemballage moet als zodanig duidelijk door de Leverancier worden gekenmerkt.
16.3 Retourzending van leenemballage geschiedt voor rekening en risico van de Leverancier naar een door Leverancier Schriftelijk op te geven bestemming.
16.4 Indien er op verzoek van de EUR door Leverancier verpakkingsmaterialen worden verwerkt of vernietigd, geschiedt dit voor rekening en risico van Leverancier.
Artikel 17 Overmacht
17.1 Leverancier is niet gehouden tot het nakomen van zijn verplichting jegens de EUR indien hij daartoe gehinderd wordt als gevolg van een omstandigheid die niet is te wijten aan schuld, en noch krachtens de wet, een rechtshandeling of in het verkeer geldende opvattingen voor zijn rekening komt.
17.2 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortkoming of niet-nakoming van de verplichtingen door toeleveranciers, storingen in de productie van de Leverancier, verlate aanlevering of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde goederen en liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen aan de zijde van Leverancier of tekortschieten van door Leverancier ingeschakelde derden.
17.3 In geval van overmacht is de EUR bevoegd de Overeenkomst/Opdracht onmiddellijk te ontbinden overeenkomstig het bepaalde in artikel 18 van de Inkoopvoorwaarden.
Artikel 18 Ontbinding
18.1 Onverminderd hetgeen in de Overeenkomst/Opdracht is bepaald, kan elk van de partijen de Overeenkomst/Opdracht door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden zonder dat de opzeggende partij tot enige schadevergoeding is gehouden, indien de andere partij in verzuim is dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is.
18.2 Indien een partij gedurende een redelijke termijn ten gevolge van overmacht de verplichtingen op grond van de Overeenkomst/Opdracht niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht de Overeenkomst/Opdracht door middel van een aangetekend schrijven, met inachtneming van een redelijke termijn, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding ontstaat.
18.3 In geval van overmacht gaan partijen niet eerder tot ontbinding over dan na het verstrijken van een termijn van vijftien (15) Werkdagen gerekend vanaf de datum waarop de omstandigheid die de overmacht oplevert, ontstond, tenzij partijen een andere termijn overeenkomen.
18.4 De EUR kan, zonder enige aanmaning of ingebrekestelling, met onmiddellijke ingang buiten rechte de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding jegens Leverancier te zijn gehouden, indien:
Leverancier (voorlopige) surséance van betaling aanvraagt of hem
(voorlopige) surseance van betaling wordt verleend;
Leverancier zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard;
de onderneming van Leverancier wordt geliquideerd;
Leverancier zijn onderneming staakt;
op een aanmerkelijk deel van het vermogen van Leverancier beslag wordt gelegd;
er sprake is van omkoping of belangenverstrengeling als bedoeld in artikel 23;
Leverancier een fusie of splitsing aangaat; of
Leverancier anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Overeenkomst na te zullen komen.
18.5 Indien de Overeenkomst is ontbonden, betaalt Leverancier de reeds door de EUR aan Leverancier verrichte onverschuldigde betalingen aan de EUR terug, vermeerderd met de wettelijke rente over het betaalde bedrag vanaf de dag waarop dit is betaald door EUR aan Leverancier. Indien de Overeenkomst gedeeltelijk is ontbonden, bestaat de terugbetalingsverplichting alleen voor zover de betalingen op het ontbonden gedeelte betrekking hebben.
18.6 De EUR kan voorts de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven, met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, te allen tijde opzeggen. Tussen de EUR en Leverancier vindt afrekening plaats op basis van de door de Leverancier terzake van de uitvoering van de onderhavige Overeenkomst/Opdracht geleverde Producten en in redelijkheid gemaakte kosten en van de voor de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht in redelijkheid voor de toekomst reeds aangegane verplichtingen. De EUR hoeft Leverancier op generlei wijze anderszins schadeloos te stellen voor de gevolgen van de opzegging van de Overeenkomst/Opdracht.
18.7 Indien in of buiten rechte vast komt te staan dat de Overeenkomst/Opdracht in strijd met de geldende aanbestedingsregelgeving is (aangegaan), is de EUR gerechtigd om, zonder tot enige vorm van schadevergoeding gehouden te zijn, de Overeenkomst/Opdracht zonder nadere ingebrekestelling of rechtelijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk te beëindigen door middel van een Schriftelijke kennisgeving aan Leverancier.
Artikel 19 Zaakvorming
Op het moment dat materialen, zoals grondstoffen, hulpstoffen en software, van de EUR zijn verwerkt in Producten van de Leverancier, is er sprake van een nieuw Product waarvan het eigendom aan de EUR toebehoort.
Artikel 20 Intellectuele eigendomsrechten
20.1 De EUR en Leverancier dragen de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat bij de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht geen inbreuk wordt gemaakt op intellectuele eigendomsrechten of overige rechten van derden.
20.2 In geval bij het geleverde Product een handleiding/gebruiksaanwijzing wordt geleverd, verleent Leverancier aan de EUR een niet-exclusief gebruiksrecht voor onbepaalde duur. Hierbij is het de EUR onder andere toegestaan om bestanden te vermenigvuldigen voor eigen gebruik. Leverancier garandeert in dat geval gerechtigd te zijn tot het verlenen van bovengenoemd gebruiksrecht.
20.3 Leverancier vrijwaart de EUR tegen aanspraken van derden terzake van (eventuele) inbreuk op intellectuele eigendomsrechten van die derden, vergelijkbare aanspraken met betrekking tot kennis, ongeoorloofde mededinging en dergelijke daaronder begrepen. Leverancier verplicht zich tot het op zijn kosten treffen van alle maatregelen die kunnen bijdragen tot voorkoming van stagnatie en tot beperking van de te maken extra kosten of de te lijden schade als gevolg van bedoelde inbreuken.
20.4 Onverminderd het hiervoor bepaalde kan de EUR, indien derden de EUR ter zake
van schending van intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, de Overeenkomst/Opdracht Schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk ontbinden. Van zijn recht tot ontbinding van de Overeenkomst/Opdracht maakt de EUR geen gebruik dan na voorafgaand overleg met Leverancier.
Artikel 21 Verzekeringen
21.1 Leverancier verzekert zich adequaat voor de navolgende risico´s:
a. beroepsaansprakelijkheid (xxxxxx’x die voortvloeien uit beroepsfouten, waar onder wordt verstaan: tekortkomingen, vergissingen, onachtzaamheden, nalatigheden, verzuimen, onjuiste adviezen die een vakbekwame en
zorgvuldige Leverancier onder de gegeven omstandigheden met inachtneming van normale oplettendheid en bij een normale vakkennis en normale wijze van vakuitoefening behoort te vermijden);
b. bedrijfsaansprakelijkheid (waaronder aansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen, of zaken die eigendom van de EUR zijn);
c. productaansprakelijkheid voor schade toegebracht aan personen, of zaken die eigendom zijn van de EUR.
21.2 Leverancier legt op verzoek van de EUR bij de sluiting en/of ondertekening van de Overeenkomst, of in ieder geval zo spoedig mogelijk, een gewaarmerkt afschrift van de polissen en de bewijzen van premiebetaling terzake van de in het eerste lid bedoelde verzekeringen, dan wel een verklaring van de verzekeraar betreffende het bestaan van deze verzekeringen en het betaald zijn van de premies. Leverancier beëindigt niet zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van de EUR de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan gedurende de looptijd van de Overeenkomst/Opdracht. Evenmin wijzigt Leverancier het verzekerde bedrag ten nadele van de EUR zonder bedoelde toestemming. De EUR zal toestemming niet op onredelijke gronden weigeren. De door Leverancier verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.
21.3 Opdrachtnemer zal in geval van schade, waarvoor Xxxxxxxxxxxxx op grond van de Overeenkomst jegens de EUR aansprakelijk is, terstond na het ontstaan van de schade, en uiterlijk bij melding daarvan bij de betreffende verzekeraar, deze verzekeraar berichten dat schadepenningen aan de EUR moeten worden uitbetaald.
21.4 Verzekeringspenningen die door verzekeraar rechtstreeks aan de EUR worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door Opdrachtnemer aan de EUR te betalen schadevergoeding.
Artikel 22 Overname van personeel en nevenfuncties
22.1 Partijen zullen niet zonder Schriftelijk toestemming van de wederpartij, tijdens de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht en binnen één jaar na beëindiging daarvan, personeel van de wederpartij in dienst nemen of met dat personeel over indiensttreding onderhandelen. Deze toestemming wordt niet zonder redelijke grond onthouden.
22.2 Partijen zullen aan elkaar noch aan derden aanbieden, noch van elkaar of derden vragen, accepteren of toegezegd krijgen, voor xxxxxxx of enige andere partij, enige schenking, beloning, compensatie of profijt van welke aard dan ook die uitgelegd kan worden als een onwettige praktijk. Een dergelijke praktijk kan reden zijn voor gehele of gedeeltelijke ontbinding van de Overeenkomst.
22.3 Indien blijkt dat een lid van het personeel van de EUR een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult bij Leverancier of ten tijde van de onderhandelingen over de totstandkoming van de Overeenkomst heeft vervuld, zonder dat de EUR daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, kan de EUR de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden.
22.4 Leverancier betrekt geen personen, anders dan met Schriftelijke toestemming van de EUR, bij de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht die in een periode van twee jaar voorafgaand aan de werkzaamheden bij de EUR in dienst zijn geweest.
Artikel 23 Omkoping en belangenverstrengeling
23.1 Indien blijkt dat ten behoeve van het aangaan van de Overeenkomst/Opdracht met de Leverancier enig voordeel is of wordt aangeboden, of verschaft aan ondergeschikten of vertegenwoordigers van de EUR, is de EUR gerechtigd de Overeenkomst/Opdracht zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden overeenkomstig het bepaalde in artikel 18.
23.2 Indien blijkt dat een ondergeschikte van de EUR bij de totstandkoming van de Overeenkomst een al dan niet betaalde nevenfunctie vervult bij de Leverancier zonder dat de EUR daarover vóór het sluiten van de Overeenkomst is ingelicht, is de EUR gerechtigd de Overeenkomst zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden overeenkomstig het bepaalde in artikel 18.
Artikel 24 Nietige en vernietigde bepalingen
Indien één of meer bepalingen van de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst of de Opdracht nietig blijken te zijn of vernietigbaar zijn, behouden de overige bepalingen van de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst of de Opdracht hun rechtskracht. Partijen zullen over de nietige of vernietigde bepalingen overleg voeren teneinde een vervangende regeling te treffen. De vervangende regeling zal de strekking van de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst of de Opdracht niet aantasten.
Artikel 25 Vervolgopdracht
De Leverancier kan aan de Overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor de verkrijging van een vervolgovereenkomst/Opdracht.
Artikel 26 Voortdurende bepalingen
Bepalingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na afloop van de Overeenkomst/Opdracht voort te duren, behouden nadien hun werking. Tot deze bepalingen behoren in ieder geval de artikelen over geheimhouding (artikel 8), intellectuele eigendomsrechten (artikel 20) en geschillen en toepasselijk recht (artikel 27).
Artikel 27 Geschillen en toepasselijk recht
27.1 Op de Inkoopvoorwaarden, de Overeenkomst en alle Opdrachten die daaruit voortvloeien, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van de bepalingen van de “United Nations Convention on contracts for the sale of goods” (het “Weens Koopverdrag”) is uitgesloten.
27.2 Eventuele geschillen tussen de partijen die optreden in verband met of voortvloeiend uit de Overeenkomst zullen, voor zover zij niet in der minne kunnen worden geschikt, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam. In afwijking hiervan kan een geschil tussen partijen, mits uitdrukkelijk in de tussen partijen gesloten Overeenkomst opgenomen, worden onderworpen aan arbitrage.
Purchasing Conditions for Supplies
Erasmus University Rotterdam Laid down on 1 May 2015
Filed with the Chamber of Commerce in Rotterdam on 01-05-2015
This is a translation only. In case of conflict, the Dutch version is leading.
Article 1 Definitions
In these Purchasing Conditions, the following definitions are used for the following capitalised terms. These terms shall mean:
Agreement: the Written (framework) agreement between the EUR and the Supplier, signed by the Supplier and the EUR, which the Purchasing Conditions have been declared applicable to, and which concerns:
- the purchase, leasing, hire or hire-purchase, with or without an option to buy, of products (with the exception of ICT), or
- the Supply of products (with the exception of ICT) that are indirectly associated with activities for the fitting and installation of that Supply.
EUR: the Erasmus University Rotterdam, which has legal personality under the Higher Education and
Research Act, as well as affiliates and legal persons allied to the EUR (with Chamber of Commerce number 24495550);
Order: the order as placed by the Order Issuer with the Supplier;
Order Issuer/Client: the EUR official who is authorised to conclude Orders on behalf of the EUR, as laid down in article 7.3 of the Purchasing Conditions;
Party/Parties: the Party or Parties specified in the Agreement and referred to in these Purchasing Conditions;
Personnel of the Supplier: the personnel or contractors to be engaged by the
Supplier for the performance of the Agreement, who shall work under its responsibility pursuant to the Agreement;
Product: the movable goods to be supplied by the Supplier to the EUR under the Agreement;
Purchasing Conditions: the Purchasing Conditions in relation to Supplies, which are applicable to and form a part of the Agreement;
Supplier: the opposite contract party of the EUR;
Supply: the placing of one or more products, with the exception of ICT products, in the possession of, or under the control of, the EUR, and any installation and assembly of these goods under any title whatsoever undertaken by the Supplier;
Written/in Writing/Letter: laid down in writing on paper or ‘by electronic means’
as referred to in article 6:227a of the Dutch Civil Code;
Working Days: Monday through Friday excluding public holidays recognised under the Collective Labour Agreement for Dutch Universities (CAO-NU);
Article 2 Applicability
2.1 The Purchasing Conditions of the EUR are applicable to enquiries, offers, Orders, and Agreements.
2.2 All notifications of the Parties under the Agreement/Order shall be made in Writing.
2.3 Verbal notifications, commitments, or agreements will not be legally binding unless they have been confirmed in Writing and signed by both parties.
2.4 Deviations from the Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order are only binding insofar as they have been expressly agreed in Writing and signed by both Parties.
Article 3 Formation of an Agreement
3.1 Agreements and Orders must always be laid down in Writing and signed by both Parties.
3.2 Agreements can only be concluded on the side of the EUR by the officials authorised to do so. Enquiries about whether an official is authorised or not can be made to the Administrative Affairs Department (General Administrative Office) of the EUR.
3.3 After a quotation request has been made by the EUR the Supplier will make an offer. This offer shall be free of charge, unless otherwise is agreed in Writing. The offer is irrevocable for a minimum period of 90 Working Days after receipt by the EUR, unless the invitation of the EUR to make the offer stipulates a different period.
3.4 The Supplier guarantees that the Products supplied/to be supplied by it will satisfy the requirements laid down in the Agreement/Order, and that the fitting and installation of the Supply will be carried out in a professional way.
Article 4 Personnel of the Supplier
The Supplier shall be responsible for ensuring that if work has to be carried out for the fitting or installation of the Supply, each member of the Personnel of the Supplier that is involved in the performance of such presents a copy of a valid identity document to the EUR before the commencement of the work.
Article 5 Changes
5.1 If a change proposed by the Supplier has consequences for the price and/or quality and/or the Product, and these consequences in the opinion of the EUR are unreasonable relative to the nature and size of the desired change, and it concerns a significant change, the EUR has the right to maintain the original Agreement/Order and/or to dissolve the Agreement/Order in Writing with immediate effect without judicial intervention. A dissolution on the grounds of this article shall not give the Supplier a right to compensation for any damage whatsoever.
5.2 If in the opinion of the Supplier a change proposed by the EUR has consequences for the agreed fixed price, the Supplier must inform the EUR in Writing about such before carrying out the change, no later than within ten (10) Working Days after notification of the requested change. The EUR shall state whether or not this price is accepted within ten (10) Working Days. A change at the proposal of the EUR shall not give the Supplier the right to dissolve the Agreement/Order.
Article 6 Transfer of obligations
The parties may not transfer the rights and obligations arising out of the Agreement to a third party without the Written permission of the other Party. Permission shall not be refused without reasonable cause, although the parties can attach conditions to such.
Article 7 Contact persons
7.1 Both parties can designate a contact person in the Agreement, who will handle the contacts about the performance of the Agreement. The parties will inform each other in Writing about the person they have designated as a contact person, and about any change with respect to the contact person. This communication must include in all cases details of the name and position of the contact person as well as address details, telephone number, and email address.
7.2 Contact persons shall be authorised to make binding agreements unless otherwise is provided for under the Agreement.
7.3 The Supplier can make enquiries with the contact person of the EUR concerning the persons authorised to place orders as an Order Issuer.
Article 8 Confidentiality and Integrity
8.1 The Supplier shall not make any disclosures about that which comes to its knowledge during the performance of the Agreement/Order, and the confidential character of which it is aware of, or reasonably should have been aware of, except insofar as disclosure of such is required of it under a statutory regulation or an order given by a competent court.
8.2 The Supplier shall obligate the Personnel of the Supplier to observe this obligation of confidentiality and guarantees that these persons will comply with this obligation.
8.3 The Supplier is responsible for making sure that the Personnel of the Supplier involved in the execution of activities in connection with the performance of the Agreement/Order, insofar as these activities are carried out at the EUR, comply with the privacy rules specified by the EUR.
8.4 The Supplier shall not issue any press releases, publications, or advertising, nor any other public announcements in relation to this Agreement unless it has obtained the prior Written permission of the EUR.
8.5 The Supplier may not use the name of the EUR as a reference unless it has obtained the Written permission of the EUR.
8.6 The Supplier shall return all information (Written documents, computer files, etc.), which it has in its possession in connection with the execution of the Agreement, to the EUR within ten (10) Working Days after ending of the relevant activities.
8.7 The EUR can stipulate in the Agreement that a fine will be imposed for any breach of the obligation of confidentiality. Payment of that immediately payable fine will be without prejudice to the obligation of the Supplier to pay compensation for the damage resulting from any such breach.
8.8 The obligations pursuant to this article shall continue to remain fully in force after the Agreement has ended.
Article 9 Delivery and transfer of ownership
9.1 The “Incoterms” (the most recent edition when the Agreement was entered into), as published by the International Chamber of Commerce in Paris, shall apply to the interpretation of the delivered duty paid supply conditions (DDP). Unless otherwise is agreed in Writing, the Supply of the Product by the Supplier shall be carried out on the agreed Delivery Date or dates, or within the agreed Delivery Period or periods, at the delivery address and delivery location stated by the Order Issuer, and the Supplier shall carry all costs and risks associated with the transport of the Product to such, including, where applicable, the payment of import duties and responsibility for the fulfilment of the formalities associated with such.
9.2 The risk and the ownership of the Products shall be transferred to the EUR as of the moment that the Products have not been rejected in accordance with article 10.4. The Supply also comprises the Supply of all associated ancillary items as referred to in article 10.2, as well as the Supply of all associated documentation, drawings, and quality and guarantee certificates, preferably in Dutch or, if this is not possible, in English.
9.3 The agreed Delivery Date, dates, period or periods shall be deemed to be fixed and final deadlines. Deliveries must take place between 09.00 and 16.00 hours on (normal and/or agreed) working days, unless otherwise is agreed in Writing. If the product is not delivered within the agreed period at the agreed place, the Supplier shall be in default without a notice of default being required.
9.4 A Supply of the Product earlier than the agreed Delivery Date, dates, or periods, may only take place with the prior Written permission of the Order Issuer, and shall not lead to a change of the agreed date of payment.
9.5 The Order Issuer has the right to defer the Supply, unless this would result in disproportionate costs for the Supplier. The Supplier is obligated to store the Product, without any additional charges, for the Order Issuer up until such time as the deferred Supply takes place, unless this would result in disproportionate costs for the Supplier, in which case the parties will enter into consultations to agree a reasonable and acceptable arrangement for both parties. That provided for in article 9.4 and article
14.1 shall equally apply to the Supply deferred by the Order Issuer, with the understanding that any default of the Supplier, without a prior notice of default being required, shall only arise after the deferred Delivery Date, dates, or periods have been exceeded.
Article 10 Quality, guarantee, and inspection
10.1 The Supplier guarantees that the delivered Products, and where relevant the installation/assembly of such, shall in all cases satisfy the following:
• they are in conformance with that which has been agreed;
• they are without defects;
• they have the characteristics that were promised;
• they are suitable for the purpose for which they were intended;
• they satisfy the statutory requirements and other government regulations, as well as the standards of safety, quality, and environment applied within the industry, in each case as applicable at the time of the Supply.
The Supplier guarantees moreover that the delivered Products shall be unencumbered and free of attachments.
10.2 The Supplier guarantees that the delivered Products will be ready for use. The Supplier guarantees, amongst other things, that all parts, ancillary materials, ancillary accessories, tools, spare parts, technical documentation, directions for use, and instruction manuals necessary for the realisation of the objective specified by the EUR in Writing will also be supplied, even if they have not been specifically referred to by name. Technical documentation, directions for use, and instruction manuals must preferably be supplied in Dutch or, if this is not possible, at least in English.
10.3 The Supplier is obligated to keep parts in stock during the usual economic life of the delivered Products.
10.4 If the EUR does not accept the Supply, the EUR will send a Written notification to the Supplier as quickly as possible.
10.5 If the Products, regardless of the outcome of any inspection, verification, and/or testing, are found not to comply with that provided for in article 10.1 within a reasonable period after receipt, the Supplier shall repair or replace the Products for its own account, such at the discretion of the EUR, after first Written notice from the EUR and within a period of time that is reasonable to the EUR, unless the EUR decides it would rather end the Agreement in accordance with that provided for in article 18.
10.6 In urgent cases, and if after consultation with the Supplier it can reasonably be assumed that the Supplier cannot or will not carry out repair or replacement, or not on time or not properly, the EUR has the right to carry out repair or replacement itself for the account and risk of the Supplier, or to have such carried out by third parties at the expense of the Supplier. Furthermore, the EUR has the right to end the Agreement in accordance with that provided for in article 18.
10.7 The Supplier, within ten (10) Working Days after the date of the Written notification of the EUR that the delivered Products have not been accepted, must take back the Supply for the account and risk of the Supplier. If the Supplier does not collect the rejected Products supplied within ten (10) Working Days after the notification by EUR, the EUR has the right to return the Products to the Supplier for its
account.
10.8 In the event of return of collected/dispatched Supplies in accordance with article 10.7, the EUR has the right to be credited immediately for any Products already invoiced for.
Article 11 Invoicing and payment
11.1 After approval by the Order Issuer, the EUR shall pay the Supplier the price agreed in the Agreement. If no fixed price has been agreed, the EUR shall reimburse the Supplier for the costs actually incurred by it, after approval by the Order Issuer.
11.2 The Supplier shall preferably send an invoice by email to: Email: xxxxxxx@xxx.xxx.xx (1 invoice per PDF file)
The following postal address must be stated:
Erasmus University Rotterdam Attn. SSC HR&F
Accounts Payable Department PO Box 1738
3000 DR Rotterdam The Netherlands
11.3 The first page of an invoice must in any case include the details listed below. If an invoice does not include these details, the EUR will not be able to process it and payment will not be made.
• The name, address, telephone number and email address of your company.
• The Chamber of Commerce number.
• The VAT number and correct VAT rate and amounts.
• The IBAN of your company.
• The name of the ordering business unit.
• The EUR email address of the Order Issuer/contact person.
• The EUR budget number.
• The title of the Agreement/Order.
• Proper itemisation that shows what has been delivered..
• All other information reported by your contact person.
11.4 The Supplier cannot claim payment of statutory interest if the relevant invoice does not satisfy the requirements set in articles 11.1 through 11.3.
11.5 The exceedance of a payment deadline, or non-payment of an invoice, by the EUR on the grounds of a suspected factual incorrectness of such, or in the event of defects in the invoiced Supply, shall not give the Supplier the right to suspend or cancel other Supplies under the Agreement/Order.
11.6 If the invoice satisfies the requirements referred to in articles 11.1 through 11.3, and after Written approval by the Order Issuer, payment shall take place within 30 calendar days after receipt of the invoice.
11.7 The EUR has the right to reduce the amount of the invoice by any amounts the Supplier owes to the EUR.
11.8 The EUR shall not make any advance payments, unless this is laid down in Writing in a payment schedule that is signed as approved by both parties.
11.9 The EUR is authorised, before payment takes place, to require the Supplier to provide, for the account of the Supplier, an unconditional and irrevocable bank guarantee issued by a banking institution incorporated in the Netherlands acceptable to the EUR in order to secure the fulfilment of the Supplier’s obligations. If applicable, the provision of an unconditional and irrevocable corporate guarantee shall suffice. The bank guarantee or corporate guarantee must be immediately payable on first demand of the EUR during the term of the Agreement/Order and the successive guarantee period. A bank guarantee shall not be required only under certain conditions and by agreement with the Client.
Article 12 Prices
12.1 The agreed prices are in euros and excluding VAT, unless otherwise is agreed and signed in Writing by both parties.
12.2 The prices cannot be changed, and are only reviewable if the Agreement details circumstances that can lead to an adjustment of the prices, as well as the way in which the adjustment will take place.
12.3 The agreed prices are based on the Supply Conditions as provided for in article 9 of the Purchasing Conditions.
Article 13 Threat of delay
13.1 If there is a danger of any delay concerning the Supply, the Supplier must notify the EUR of such immediately in Writing, with details of the cause and consequences of such. Furthermore, the Supplier must propose measures to make up for the delay already suffered, and to prevent any further delay.
13.2 No later than within fourteen (14) calendar days after receipt of the notification referred to in the previous paragraph, the EUR shall notify whether or not it agrees with the proposed measures.
Any agreement given shall not constitute an acknowledgement by the EUR of the cause of the imminent delay, and shall be without prejudice to all other rights or claims that are accorded to the EUR under the Agreement.
Article 14 Financial penalties
14.1 In the event the agreed Delivery Date, dates, period or periods are exceeded, otherwise than due to force majeure, the Supplier shall owe an immediately payable fine to the EUR of 1% of the agreed price of the relevant Product for each day that this shortcoming continues, up to a maximum of 15%. If the Supply is permanently impossible otherwise than due to force majeure, the maximum fine of 15% of the agreed price of the relevant Product shall be immediately payable.
14.2 The fine shall be payable to the EUR without prejudice to all its other rights and claims, such to include:
a. its claim for fulfilment of the agreed obligation for the performance of the Supply;
b. its right to compensation.
14.3 The Order Issuer can decide that the fine shall be settled against the payments owed by the EUR, regardless of whether or not the collection of payment for such has been placed in the hands of a third party.
Article 15 Liability
15.1 If one of the parties fails to fulfil its obligations under the Agreement/Order, the other Party can issue it with a notice of default. The defaulting Party, however, shall be immediately in default if the failure to fulfil the relevant obligations has already become permanently impossible within the agreed period for any reason other than force majeure. The notice of default shall be given in Writing, in which the defaulting Party shall be given a reasonable period within which to still fulfil its obligations. This period shall be a final deadline. If fulfilment does not take place within this period, the defaulting Party shall be in default.
15.2 The notice of default referred to in the previous paragraph is not required if the period within which the Supply should have been carried out is extended before the expiry of such. If the fulfilment referred to in the previous paragraph has still not taken place by the end of the extended period, the defaulting Party shall be immediately in default as of that moment.
15.3 The Party that attributably fails in the fulfilment of its obligations under the Agreement, such to include its employees or contractors, is liable with respect to the other Party for the damage suffered or to be suffered by the other Party.
15.4 The Supplier shall indemnify the EUR against any claims of third parties for compensation for damage as a result of the shortcomings referred to in article 15.3.
15.5 If the EUR gives/has given the Supplier goods on loan for the performance of the Supply, the Supplier shall keep such separate from items which belong to itself or third parties. The Supplier shall mark the items as the property of the EUR, keep the items in a good condition, insure the items against all risks, and use the items exclusively for the purpose for which they have been made available. The Supplier is liable for any damage inflicted upon these goods. If, as a consequence of the presence of goods of the EUR with the Supplier for the execution of the
Agreement/Order, damage is caused to the Supplier or to third parties, in any way whatsoever, this damage shall be entirely for the account and risk of the Supplier. In such cases, the Supplier shall indemnify the EUR in Writing against claims from third parties.
Article 16 Packaging and transport
16.1 The Products must be properly packaged and labelled in accordance with the guidelines of the EUR so that they reach the destination agreed in the Agreement in a good condition by normal transport. The Supplier is liable for damage caused by inadequate packaging.
16.2 All packaging (except return packaging) shall become the property of the EUR. Return packaging must be clearly identified as such by the Supplier.
16.3 The return of return packaging shall be carried out for the account and risk of the Supplier to a destination specified in Writing by the Supplier.
16.4 If at the request of the EUR packaging materials are processed or destroyed by the Supplier, this shall be carried out for the account and risk of the Supplier.
Article 17 Force Majeure
17.1 The Supplier shall not be obliged to fulfil its obligations towards the EUR if it is prevented from doing so by a circumstance for which it cannot be blamed and for which it cannot be held accountable by law, a legal act or according to generally accepted standards.
17.2 Force majeure shall be understood in any case not to include: shortage of personnel, labour strikes, sickness of personnel, shortage of raw materials, transport difficulties, shortcomings or non-performance of the obligations by suppliers, interruptions in the production of the Supplier, late delivery or unsuitability of the goods necessary for the performance of the work, and liquidity or solvency problems on the part of the Supplier, or shortcomings of any third parties engaged by the Supplier.
17.3 In the event of force majeure, the EUR has the right to dissolve the Agreement/Order with immediate effect in accordance with that provided for in article 18 of the Purchasing Conditions.
Article 18 Dissolution
18.1 Without prejudice to that which is provided for in the Agreement/Order, each of the parties can dissolve the Agreement/Order extrajudicially, wholly or partially, by way of registered Letter, without the terminating Party being obligated to pay any compensation, if the other Party is in default or fulfilment is permanently or temporarily impossible.
18.2 If a Party as a result of force majeure cannot fulfil the obligations under the Agreement/Order during a reasonable period, the other Party has the right to dissolve the Agreement/Order by way of registered Letter, taking into account a reasonable period, extrajudicially, wholly or partially, without any right to compensation arising as a result of such.
18.3 In the event of force majeure, the parties will not undertake dissolution before the expiry of a period of fifteen (15) Working Days calculated as of the date on which the circumstance that caused the force majeure arose, unless the parties agree a different period.
18.4 The EUR can dissolve the Agreement with immediate effect, without any demand or notice of default being required, extrajudicially, by way of registered Letter, without being liable to pay any compensation to the Supplier, if:
• The Supplier applies for a (provisional) suspension of payments, or is granted a (provisional) suspension of payments;
• The Supplier applies for bankruptcy or is declared bankrupt;
• the company of the Supplier is liquidated;
• the Supplier discontinues its business;
• an attachment is imposed on a significant part of the assets of the Supplier;
• there is a case of bribery or conflict of interests as referred to in article 23;
• the Supplier undertakes a merger or demerger; or
• the Supplier can otherwise no longer be deemed capable of fulfilling its obligations under the Agreement.
18.5 If the Agreement is dissolved, the Supplier must repay to the EUR any undue payments already made by the EUR to the Supplier, increased by the statutory interest on the paid amount as of the date on which the said payments were made by the EUR to the Supplier. If the Agreement is partially dissolved, the repayment obligation only exists insofar as the payments made were in connection with the dissolved part.
18.6 The EUR can moreover terminate the Agreement at any time by way of registered Letter taking into account a reasonable period of notice. Settlement shall take place between the EUR and the Supplier based on the Products delivered by the Supplier in connection with the execution of the relevant Agreement/Order, and the reasonable costs incurred, and the future commitments already reasonably entered into for the performance of the Agreement/Order. The EUR shall not be obligated to compensate the Supplier in any other way whatsoever for the consequences of the termination of the Agreement/Order.
18.7 If it is established judicially or extrajudicially that the Agreement/Order is (or was concluded) in violation of the prevailing tendering procedure regulations, the EUR shall have the right, without being obligated to pay any form of compensation, to wholly or partially terminate the Agreement/Order, without any further notice of default or judicial intervention being required, by way of a notification in Writing to the Supplier.
Article 19 Formation of goods
As of the moment that materials, such as raw materials, consumables, and software, of the EUR are processed in Products of the Supplier, this will constitute a new Product, the ownership of which shall belong to the EUR.
Article 20 Intellectual property rights
20.1 The EUR and the Supplier shall be responsible for ensuring that during the performance of the Agreement/Order no infringement is made of intellectual property rights or other rights of third parties.
20.2 If a manual/user guide is delivered with the supplied Product, the Supplier shall grant the EUR a non-exclusive licence to use such for an indefinite period. Moreover, the EUR is permitted amongst other things to reproduce such files for its own use. The Supplier shall guarantee in such cases that it has the right to grant the aforementioned licence.
20.3 The Supplier shall indemnify the EUR against claims of third parties in relation to (any) infringement of intellectual property rights of those third parties, such to include similar claims in relation to knowledge, illegal competition, and the like.
The Supplier undertakes, at its own expense, to take all measures that can contribute to the prevention of stagnation, and to limit the additional costs to be incurred, or damage to be suffered, as a result of any such infringements.
20.4 Without prejudice to that provided for above, if third parties hold the EUR liable in relation to a breach of intellectual property rights, the EUR can, extrajudicially, wholly or partially, dissolve the Agreement/Order in Writing. The EUR shall not exercise its right to dissolve the Agreement/Order without consulting with the Supplier beforehand.
Article 21 Insurance
21.1 The Supplier must take out adequate insurance for the following risks:
a. professional liability (risks arising out of professional errors, which shall be understood to include: shortcomings, mistakes, carelessness, negligence, oversights, or incorrect advice which a professional and careful Supplier is expected to avoid under the given circumstances taking into consideration normal due care and normal professional knowledge and normal methods of performing work);
b. commercial liability (such to include liability for personal injury or damage to property of the EUR);
c. product liability for personal injury or damage to property of the EUR.
21.2 At the request of the EUR, the Supplier shall present, when the Agreement is concluded and/or signed or in any case as soon as possible, a certified copy of the policies and the receipts for payment of the premiums in relation to the insurance policies referred to in paragraph 1, or a declaration from the insurer concerning the existence of these insurance policies and the payment of the premiums for such. The Supplier shall not terminate the insurance agreements, or the conditions under which such have been concluded, without the prior Written permission of the EUR during the term of the Agreement/Order. Likewise, the Supplier shall not alter the insured amount to the detriment of the EUR without the permission referred to. The EUR shall not refuse permission on unreasonable grounds. The insurance premiums owed by the Supplier shall be deemed to be included in the agreed prices and rates.
21.3 In the event of damage for which the Supplier is liable towards the EUR under the Agreement, the Supplier shall, immediately after the damage has occurred and no later than when the damage is reported to the relevant insurer, inform this insurer that insurance payments must be paid to the EUR.
21.4 Insurance payments that are paid by the insurer directly to the EUR shall be deducted from the compensation to be paid by the Supplier to the EUR.
Article 22 Engagement of personnel and secondary employment
22.1 The parties shall not employ personnel of the other Party, nor negotiate with such personnel about their employment, without the Written permission of the other Party, during the performance of the Agreement/Order and during a period of one year after the ending of such. This permission shall not be refused without reasonable cause.
22.2 The parties shall not offer to each other, nor to third parties, nor demand, accept, or receive promises from each other or from third parties in relation to themselves or any other party, any gift, reward, compensation, or benefit of any nature whatsoever which can be construed as an illegal practice. Such a practice can form a reason for the whole or partial dissolution of the Agreement.
22.3 If it becomes apparent that an employee of the EUR is engaged, or was engaged at the time of the negotiations about the conclusion of the Agreement, in secondary employment with the Supplier, either paid or unpaid, without the EUR having been informed about such before the conclusion of the Agreement, the EUR can dissolve the Agreement, without notice of default being required, with immediate effect, and without being obligated to pay any compensation.
22.4 Except with the express Written permission of the EUR, the Supplier shall not engage any persons for the performance of the Agreement/Order who have been employed by the EUR in a period of two years prior to the work.
Article 23 Xxxxxxx and conflicts of interest
23.1 If it becomes apparent that any benefit was or is offered or given to employees or representatives of the EUR for the conclusion of the Agreement/Order with the Supplier, the EUR shall have the right to dissolve the Agreement/Order with immediate effect extrajudicially, without any notice of default being required, and without being obligated to pay any compensation in accordance with that provided for in article 18.
23.2 If it becomes apparent that an employee of the EUR was engaged at the time of the negotiations about the conclusion of the Agreement in secondary employment with the Supplier, either paid or unpaid, without the EUR having been informed about such before the conclusion of the Agreement, the EUR can dissolve the Agreement, without notice of default being required, with immediate effect, and without being obligated to pay any compensation in accordance with that provided for in article 18.
Article 24 Null and void and annulled provisions
If one or more provisions of the Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order become subject to annulment or are annulled, the other provisions of the Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order shall retain their legal force. The Parties will consult with regard to the null and void or voided provisions in order to agree replacement provisions. The replacement provisions shall not impair the scope of the Purchasing Conditions, the Agreement, or the Order.
Article 25 Follow-up orders
The Supplier cannot derive any rights from the Agreement to obtaining a follow-up Agreement/Order.
Article 26 Perpetual provisions
Provisions which by their nature are intended to continue even after the end of the Agreement/Order shall continue to be in force after such time. These provisions in any case include among others the articles about confidentiality (article 8), intellectual property rights (article 20), and disputes and applicable law (article 27).
Article 27 Disputes and applicable law
27.1 The Purchasing Conditions, the Agreement, and all Orders arising out of such are exclusively subject to Dutch law. The application of the United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (Vienna Convention) is excluded for this Agreement.
27.2 Any disputes that arise between the Parties in connection with or from the Agreement shall, insofar as they cannot be settled out of court, be submitted to the competent court in Rotterdam. Notwithstanding the preceding provision, a dispute between the Parties may be submitted to arbitration, provided that such a course of action is expressly laid down in the Agreement concluded between the Parties.