PRIVACYBELEID DLEARNING

PRIVACYBELEID DLEARNING

Indien DLearning bv bij de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever Persoonsgegevens verwerkt en er is geen Verwerkersovereenkomst afgesloten, zijn in aanvulling op de Algemene Voorwaarden de onderstaande voorwaarden van toepassing.

Artikel 1. Algemeen

1. De begrippen die in deze Bijlage worden gedefinieerd in de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) hebben de betekenis die daaraan in de AVG is toegekend.

2. Bij de verwerking van Persoonsgegevens kan Opdrachtgever worden aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke, of indien Opdrachtgever de Persoonsgegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt als Verwerker. DLearning bv vervult (afhankelijk van de hoedanigheid waarin de Opdrachtgever Persoonsgegevens verwerkt) de rol van Verwerker of subverwerker.

Artikel 2. Doeleinden van de verwerking

1. DLearning bv verbindt zich ertoe om onder de voorwaarden uit de Overeenkomst in opdracht van Opdrachtgever Persoonsgegevens te verwerken. De verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.

2. DLearning bv zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Opdrachtgever is vastgesteld. Opdrachtgever zal DLearning bv op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Bijlage zijn genoemd. In het addendum van deze Bijlage is vastgelegd om welke categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens het gaat.

3. DLearning bv heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens. DLearning bv neemt geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de Persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van Persoonsgegevens.

Artikel 3. Verplichtingen DLearning bv

1. Ten aanzien van de in artikel 2 genoemde verwerkingen zal DLearning bv zorg dragen voor de naleving van de voorwaarden die, op grond van de AVG, worden gesteld aan het verwerken van Persoonsgegevens.

2. DLearning bv zal Persoonsgegevens en andere gegevens verwerken die door of namens de Opdrachtgever aan DLearning bv zullen worden aangeleverd.

3. DLearning bv zal Opdrachtgever, op diens verzoek daartoe en binnen een redelijke termijn, informeren over de door zijn genomen maatregelen aangaande zijn verplichtingen onder deze Bijlage.

4. De verplichtingen van DLearning bv die uit deze Bijlage voortvloeien, gelden ook voor degenen die Persoonsgegevens verwerken onder het gezag van DLearning bv.

5. DLearning bv zal Opdrachtgever in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van Opdrachtgever in strijd is met relevante privacywet- en regelgeving.

6. DLearning bv zal Opdrachtgever de noodzakelijke medewerking verlenen wanneer er in het kader van de verwerking een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, of voorafgaande raadpleging van de toezichthouder, noodzakelijk mocht zijn.

Artikel 4. Doorgifte van persoonsgegevens

1. DLearning bv mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen en buiten de Europese Unie, met inachtneming van de relevante wet- en regelgeving.

2. DLearning bv zal Opdrachtgever, op diens verzoek daartoe, melden om welk land of landen het gaat.

Artikel 5. Verdeling van verantwoordelijkheid

1. Partijen zullen zorg dragen voor de naleving van toepasselijke privacywet- en regelgeving.

2. De toegestane verwerkingen zullen door DLearning bv worden uitgevoerd binnen een (semi-) geautomatiseerde omgeving.

3. DLearning bv is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de Persoonsgegevens onder deze Bijlage, overeenkomstig de instructies van Opdrachtgever en onder de uitdrukkelijke (eind)verantwoordelijkheid van Opdrachtgever. Voor alle overige verwerkingen van Persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de Persoonsgegevens door Opdrachtgever, verwerkingen voor doeleinden die niet door Opdrachtgever aan DLearning bv zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is DLearning bv niet verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor deze verwerkingen rust uitsluitend bij Opdrachtgever.

4. Opdrachtgever staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van Persoonsgegevens, zoals bedoeld in deze Bijlage, niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.

Artikel 6. Inschakelen van derden of onderaannemers

1. Opdrachtgever verleent DLearning bv hierbij toestemming om bij de verwerking derden (subverwerkers) in te schakelen.

2. Op verzoek van Opdrachtgever zal DLearning bv Opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren over de door haar ingeschakelde subverwerkers. Opdrachtgever heeft het recht om bezwaar te maken tegen het inschakelen van een subverwerker. Dit bezwaar dient schriftelijk, binnen twee weken en door argumenten ondersteund, te worden ingediend.

3. DLearning bv zorgt er onvoorwaardelijk voor dat deze derden schriftelijk dezelfde plichten op zich nemen als tussen Opdrachtgever en DLearning bv zijn overeengekomen. DLearning bv staat in voor een correcte naleving van deze plichten door deze derden.

Artikel 7. Beveiliging

1. DLearning bv zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van Persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).

2. DLearning bv staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. DLearning bv zal zich inspannen om de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de Persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.

3. Opdrachtgever stelt enkel Persoonsgegevens ter verwerking aan DLearning bv ter beschikking, indien Opdrachtgever zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.

Artikel 8. Meldplicht

1. In het geval van een beveiligingslek en/of een datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze lied tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwekte gegevens) zal DLearning bv, zich naar beste kunnen inspannen om Opdrachtgever daarover zo snel mogelijk te informeren naar aanleiding waarvan Opdrachtgever beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen zal informeren of niet. DLearning bv spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig, correct en accuraat te maken.

2. Indien de wet- en/of regelgeving dit vereist zal DLearning bv meewerken aan het informeren van de terzake relevante autoriteiten en eventueel betrokkenen. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het melden naar de relevante autoriteiten.

3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede:

• Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek;

• Wat is het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg;

• Wat is de (voorgestelde) oplossing;

• Wat de reeds ondernomen maatregelen zijn;

• Contactgegevens voor de opvolging van de melding;

• Wie geïnformeerd is (zoals betrokkene zelf, Opdrachtgever, toezichthouder).

Artikel 9. Afhandeling verzoeken van betrokkenen

1. In het geval dat een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens richt aan DLearning bv, zal DLearning bv het verzoek doorsturen aan Opdrachtgever en de betrokkene hiervan op de hoogte stellen. Opdrachtgever zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen. Indien blijkt dat de Opdrachtgever hulp benodigd heeft van DLearning bv voor de uitvoering van een verzoek van een betrokkene, zal DLearning bv hieraan meewerken en kan DLearning bv hiervoor kosten in rekening brengen.

Artikel 10. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

1. Op alle Persoonsgegevens die DLearning bv van Opdrachtgever ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Bijlage, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. DLearning bv zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor hij deze heeft verkregen, tenzij deze in een zodanige vorm is gebracht dat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.

2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing:

• Voor zover Opdrachtgever uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen; of

• Indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst of deze Bijlage; en

• Indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.

Artikel 11. Audit

1. Opdrachtgever heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke ICT- deskundige die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit deze Bijlage.

2. Deze audit vindt uitsluitend plaatst nadat Opdrachtgever de bij DLearning bv aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Opdrachtgever geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer de bij DLearning bv aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of

onvoldoende uitsluitsel geven over het naleven van deze Bijlage door DLearning bv. De door Opdrachtgever geïnitieerde audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Opdrachtgever, eens per jaar plaats.

3. DLearning bv zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking stellen.

4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.

5. De redelijke kosten voor de audit worden door de Opdrachtgever gedragen, met dien verstande dat de kosten voor de in te huren ICT-deskundige altijd door Opdrachtgever zullen worden gedragen.

Artikel 12. Duur en opzegging

1. De Bijlage is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de Overeenkomst tussen Partijen en bij gebreke daarvan in ieder geval voor de duur van de samenwerking.

2. De Bijlage kan tussentijds niet worden opgezegd.

3. Partijen mogen deze Bijlage alleen wijzigen met wederzijdse instemming.

4. Na beëindiging van de Bijlage vernietigt DLearning bv de van Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens onverwijld, tenzij Partijen anders overeenkomen, bijvoorbeeld omdat wettelijke bewaartermijnen in acht moeten worden genomen.

ADDENDUM BIJLAGE 1 VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

Categorieën Betrokkenen

Systeembeheerder

Applicatiebeheerder

Support

Categorieën Persoonsgegevens

NAW gegevens

E - mailadressen

Gebruikersnaam

Interesse in ons Informatiebeveiligingsbeleid? Dan kunt u dat op te vragen bij dhr. A.J.J. Reijnders onze Security Manager.

Laatste aanpassing: 13-01-2020