MIJN BENEFITS
MIJN BENEFITS
Wat vind je in dit hoofdstuk?
In dit hoofdstuk van de TNO Arbeidsvoorwaarden vind je de diverse vergoedingen waar je bij TNO eventueel recht op hebt zoals de diverse reiskostenvergoedingen en verhuiskostenvergoedingen, maar ook de diverse faciliteiten die door TNO worden aangeboden.
In het kort wordt ook nog aandacht besteed aan de verzekeringen die TNO voor diverse situaties voor jou als medewerker heeft afgesloten.
Index
• Faciliteiten voor medewerkers
• Stichting Sociaal Personeelsfonds TNO
• ICT-toestellen, informatie en systemen
• Jubilea en afscheid bij pensionering resp. toepassing vertrekregeling
• Interim-regeling Vergoeding thuiswerkplek
• Interim-regeling Vergoeding reiskosten woon-werkverkeer
• Interim-regeling Tegemoetkoming thuiswerkkosten
Reiskostenvergoedingen
versie 3.1 / 1 oktober 2020
Woon-werkverkeer
Wat is het?
Woon-werkverkeer: de afstand die je gewoonlijk reist van je woning naar je werk (standplaats) en terug binnen 24 uur.
Standplaats: de plaats waar je doorgaans werkt en door TNO als zodanig is vastgesteld en is vastgelegd in je arbeidsovereenkomst.
Vergoedingen
Voor een tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer kun je kiezen uit twee mogelijkheden:
a. Kilometervergoeding op basis van de afstand tussen woon- en standplaats en het aantal dagen dat je werkt. Human Resources stelt het aantal kilometers vast met een routeplanner via de snelste route.
De tegemoetkoming bedraagt EUR 0,10 per kilometer tot maximaal 25 kilometer enkele reis.
b. Fiets voor het woon-werkverkeer door TNO betaald.
Je komt dan drie jaar na aanschaf van de fiets voor geen andere vergoeding woon-werkverkeer in aanmerking.
Hoe werkt dit?
Je koopt gedurende je dienstverband met TNO een fiets. De factuur moet op naam van TNO staan. TNO betaalt de factuur. TNO vergoedt maximaal EUR 749,- inclusief btw. Koop je een duurdere fiets, dan betaalt TNO de volledige factuur maar TNO houdt daarna het verschil in op je netto salaris. Je dient de factuur zo snel mogelijk in via My HR Services (Netto fiets), maar uiterlijk binnen drie maanden na de aanschafdatum en voor het einde van het kalenderjaar waarin de fiets is aangeschaft.
De fiets is jouw eigendom.
Je komt gedurende de drie jaar in aanmerking voor een vergoeding door TNO van met de fiets samenhangende zaken tot een maximum van EUR 82,- inclusief BTW per jaar. Daarnaast kom je in aanmerking voor een vergoeding door TNO van een fietsverzekering voor maximaal drie jaar.
Als je binnen een jaar na aanschaf van de fiets je dienstverband opzegt of als je dienstverband binnen een jaar door jouw eigen toedoen eindigt, betaal je TNO een evenredig deel van de aanschaf en overige vergoedingen terug.
Het terug te betalen bedrag is gelijk aan de vergoeding door TNO verminderd met 1/12 voor elke hele kalendermaand dat het dienstverband na de aanschaf heeft geduurd.
Verplaatsing van de standplaats
Bij verplaatsing van de standplaats zoals omschreven in dit hoofdstuk bij paragraaf Verhuiskostenvergoeding kom je in aanmerking voor een extra tegemoetkoming in de reiskosten voor het woon- werkverkeer.
• Voorwaarden
Jouw standplaats verplaatst structureel minimaal 40 kilometer en je laat TNO schriftelijk weten dat je (nog) niet wilt verhuizen, of
je verhuist vanwege de nieuwe standplaats nog voordat de formele verplaatsing van je standplaats een feit is, waardoor gedurende een zekere periode – van maximaal één jaar (12 maanden) – je woon-werkafstand toeneemt, aangezien je eerst nog zal moeten reizen naar de ‘oude’ standplaats. Zie ook verhuiskostenvergoeding bij verplaatsing standplaats.
• Tegemoetkoming
Indien je een jaar (12 maanden) of minder vóór de datum van de vastgestelde standplaatswijziging verhuist, heb je, te rekenen vanaf de datum waarop je verhuist tot de daadwerkelijke standplaatswijziging, maximaal één jaar (12 maanden) lang recht op een vergoeding van alle kilometers van je woon-werkverkeer, tot een maximum van de fiscaal
toegestane onbelaste reiskostenvergoeding, over maximaal 75 kilometer enkele reis. Zie verder de paragraaf Verhuiskostenvergoeding.
Je hebt als je niet of niet binnen twee jaar na de feitelijke standplaatswijziging verhuist maximaal twee jaar (24 maanden) na wijziging van de standplaats recht op een vergoeding van alle kilometers van je woon-werkverkeer, tot een maximum van de fiscaal toegestane onbelaste reiskostenvergoeding, over maximaal 75 kilometer enkele reis. Verhuis je wel binnen twee jaar (24 maanden) dan vervalt deze vergoeding te rekenen vanaf de datum dat je bent verhuisd. Zie verder de paragraaf Verhuiskostenvergoeding.
Gedurende de periode dat je de (maximale) fiscale toegestane onbelaste reiskostenvergoeding ontvangt, kan je niet aan FlexDirect deelnemen voor wat betreft de aanvulling reiskostenvergoeding woon-werkverkeer.
• Toch verhuizen
Als je binnen twee jaar na de verplaatsing alsnog besluit te verhuizen, kun je in aanmerking komen voor de tegemoetkoming verhuiskosten (zie de paragraaf Verhuiskostenvergoeding). TNO brengt dan wel de reeds verstrekte extra reiskostenvergoeding in mindering op de tegemoetkoming verhuiskosten.
Als je gebruik maakt van een vervoermiddel of vervoersbewijs (zoals ov-jaarkaart) door TNO beschikbaar gesteld, ontvang je geen tegemoetkoming in de kosten woon-werkverkeer.
De vergoedingen worden gelijktijdig met het salaris uitbetaald.
Meer dan één arbeidsplaats
Als je gewoonlijk op meer dan één plaats werkt, bestaat de mogelijkheid tot een tegemoetkoming in de kosten woon-werkverkeer en/of een vergoeding voor dienstreizen als verderop in deze paragraaf omschreven in subparagraaf Binnenlandse dienstreizen.
Reiskosten bij overnachting buiten woonplaats
Als je in aanmerking komt voor een tegemoetkoming in de kosten van overnachting buiten je eigen woonplaats (zie dit hoofdstuk, paragraaf Kosten overnachting) dan bedraagt de tegemoetkoming in de kosten woon-werkverkeer tussen het adres van overnachting en je standplaats EUR 0,10 per kilometer tot maximaal 25 kilometer enkele reis.
Daarnaast ontvang je wekelijks een tegemoetkoming van de reiskosten van je overnachtingsadres naar je woning en terug ter hoogte van EUR 0,11 per kilometer.
Afwezigheid wegens ziekte of betaald verlof
Als je wegens ziekte of betaald verlof maximaal zes aaneensluitende weken afwezig bent, gaat de tegemoetkoming in de kosten voor woon-werkverkeer door.
Duurt je afwezigheid langer dan zes aaneengesloten weken, dan stopt de tegemoetkoming en ook de eventuele verhoging via FlexDirect na afloop van de eerstvolgende kalendermaand na de maand waarin je eerste ziekte- of verlofdag is gelegen. De vergoeding wordt weer hervat op de eerste van de maand nadat je weer bent gaan werken.
Als je een gedeeltelijk aantal dagen gaat werken wordt de vergoeding naar rato aangepast.
Afwezigheid wegens onbetaald verlof
Als je onbetaald verlof hebt, bijvoorbeeld fulltime ouderschapsverlof dat langer dan een maand duurt, stopt de tegemoetkoming in de kosten woon-werkverkeer na afloop van de maand waarin het verlof begon. Bij parttime verlof passen we deze regeling naar rato toe.
Toepassing FlexDirect
De bovengenoemde vergoedingen door TNO kunnen worden aangevuld door gebruik te maken van FlexDirect (tenzij anders is bepaald). Zie hoofdstuk Mijn inkomen, paragraaf Flexibele arbeidsvoorwaarden.
Binnenlandse dienstreizen
Wat is het?
Een dienstreis is een reis die je in opdracht van TNO maakt buiten het woon-werkverkeer.
Reizen die je maakt voor deelname aan vergaderingen van de Ondernemingsraad of de Onderdeelcommissies gelden als dienstreis.
Informele besprekingen met leden van de ondernemingsraad of Onderdeelcommissies vallen hierbuiten.
TNO kiest voor de meest doelmatige en duurzame manier van reizen, bij voorkeur met het openbaar vervoer. Als dit niet doelmatig of onmogelijk is, kun je in overleg met je leidinggevende een auto huren of met eigen vervoer reizen.
Vergoedingen worden alleen uitbetaald indien je je declaratie(s) uiterlijk binnen één maand na afloop van een kwartaal indient bij je leidinggevende en deze de declaratie(s) goedkeurt. Te laat ingediende declaraties worden niet in behandeling genomen en er vindt dan geen vergoeding van de kosten plaats.
Vergoedingen
Openbaar vervoer
Vergoed worden de kosten met het openbaar vervoer tweede klas, eventueel aangevuld met taxikosten. Als het doelmatiger is, kun je eerste klas reizen na overleg je met je leidinggevende. Bij declaratie is een uitdraai van OV-Chipkaart als bewijs van gemaakte kosten verplicht.
Als je voor je dienstreis regelmatig gebruik maakt van een voordeelabonnement, vergoedt TNO deze als de korting de kosten van het voordeelabonnement overstijgen, evenals de kosten van de treinreis.
Eigen vervoer
Reis je met eigen vervoer, dan vergoedt TNO de gemaakte kilometers. De vergoeding bedraagt EUR 0,19 netto en EUR 0,16 bruto per kilometer. De vergoeding is een tegemoetkoming in de kosten, inclusief afschrijving, onderhoud, verzekering, tolwegen en dergelijke. TNO vergoedt de gemaakte parkeerkosten op basis van declaratie.
Het declaratiereglement volgt de arbeidsvoorwaarden met onderstaande bepaling:
Parkeer-, veer- en tolkosten (zakelijk met privé auto)
Veer- en tolkosten gemaakt tijdens een dienstreis met privé auto zijn onderdeel van de hiervoor verstrekte kilometervergoeding en kunnen niet worden gedeclareerd. De parkeerkosten kunnen worden gedeclareerd.
Kosten overnachting
versie 1.0 / 1 juli 2016
Dienstreizen
Noodzakelijke kosten voor een dienstreis, zoals verblijfskosten, kun je na toestemming van je leidinggevende declareren.
Tijdelijke overnachting buiten woonplaats
Bij indiensttreding of overplaatsing kan TNO het ongewenst vinden dat je dagelijks heen en weer reist. Als je een eigen huishouding hebt, krijg je een tegemoetkoming voor overnachting in of nabij je standplaats. Dit is bedoeld om dubbele woonlasten te compenseren. De tegemoetkoming bedraagt 90% van een redelijk geachte overnachting met een maximum van EUR 1.000 per maand, inclusief btw.
De tegemoetkoming eindigt op de dag van je verhuizing naar de standplaats of in de buurt daarvan en uiterlijk op de eerste van de maand die daarop volgt. De vergoeding duurt maximaal twee jaar. Je ontvangt de tegemoetkoming gelijktijdig met je salaris.
Voor vergoeding van de reiskosten woon-werkverkeer en weekend-reiskosten naar je woning zie dit hoofdstuk, paragraaf Reiskostenvergoedingen.
Leaseautoregeling
versie 10.0 / 1 juni 2021
Wat is het?
Een geheel van voorwaarden, fiscale aspecten en (interne) regels die van toepassing zijn als je in aanmerking komt voor een leaseauto.
Leaseregeling: Flexibel en duurzaam
TNO streeft ernaar om mobiliteit zo goed mogelijk vorm te geven en te laten aansluiten bij je werklocatie(s), de momenten waarop je werkt en het vervoermiddel dat jouw voorkeur geniet.
Daarom kan je, als je in aanmerking komt voor een leaseauto, ook afzien van een leaseauto en kiezen voor een OV-trajectkaart en NS business card of een kleinere, zuinigere auto kiezen en het restant budget naar eigen inzicht gebruiken voor andere vormen van vervoer.
Dit geldt alleen voor aanvragen op of na 1-4-2019 en dus niet voor eerder ingegane leasecontracten.
Uitwerking van de leaseregeling
1. Richtlijnen bij het maken van een keuze
Kom ik in aanmerking voor een leaseauto?
In onderstaande tabel staat of je in aanmerking komt voor een leaseauto en welke categorie van toepassing is.
Wie | TNO-bijdrage per maand | Eigen bijdrage per maand | Eigen bijdrage bij elektrische auto per maand | |
Categorie A+ | • Leden Raad van Bestuur • Managing Directors Unit • Managing Directors SO (HR, M&C, Strategy, BIOS) • Corporate Science Director | Xxx. € 1.321,- | Geen maximum | Geen maximum |
Categorie A | • Directors Market • Directors of Operations • Directors of Science • Director SO • Adjunct-directeur bij SO | Xxx. € 1.074,- | Max. € 346,- | Max. € 346,- |
Categorie B | • Secretaris Raad van Bestuur • Group Controller • Aangewezen MT leden SO • Business Developers • Researchmanagers mits ≥ 15.000 km zakelijk* • ≥ FW14 of L én ≥ 15.000 km zakelijk* | Max. € 887,- | Max. € 276,- | Max. € 551,- |
Categorie C | • < FW14 of L én ≥ 30.000 km zakelijk* | Max. € 755,- | Max. € 247,- | Max. € 522,- |
* met zakelijke kilometers wordt bedoeld kilometers in het kader van dienstreizen en maximaal 5.000 km woon-werkafstand.
Kom je op basis van je dienstkilometers voor de eerste keer voor een leaseauto in aanmerking, moet je een auto kiezen uit de pool van vrijgekomen auto’s (zg. “poolauto’s”). Indien er geen poolauto’s voorhanden zijn, kan je een nieuwe auto bestellen. Je bent geen eigen bijdrage verschuldigd bij het gebruik van een poolauto.
Kom je op basis van je functieniveau voor een leaseauto in aanmerking, kan je op vrijwillige basis voor een poolauto kiezen. Ook dan geldt geen eigen bijdrage.
Uitkeren undershoot bij goedkoper leasen
Indien je kiest voor een kleinere, zuinigere auto waarvan het normleasebedrag lager is dan de TNO-bijdrage van de betreffende categorie, wordt (een deel van) het verschil aan je uitgekeerd. Dit verschil wordt ‘undershoot’ genoemd. Heeft de auto een CO2-uitstoot van 100 g/km of minder, dan krijg je 100% van de undershoot maandelijks bruto uitgekeerd via de salarisbetaling. Is de CO2- uitstoot meer dan 100 g/km, dan krijg je 50% van de undershoot bruto uitgekeerd. De undershoot wordt bij aanvang van de leaseperiode vastgesteld en wijzigt niet gedurende de looptijd van het leasecontract van de auto.
Stel, je hebt recht op een leaseauto in categorie B. Voor deze categorie bedraagt (per 1-2-2019) de TNO-bijdrage maximaal € 845 per maand. Als je kiest voor een auto met een normleasebedrag van bijvoorbeeld € 700, dan bedraagt de undershoot € 145 per maand.
Afzien van een leaseauto
Als je in aanmerking komt voor een leaseauto, kun je ervoor kiezen om hiervan af te zien. In plaats van een auto kom je dan in aanmerking voor een OV-trajectkaart 2e klas voor woon-werkverkeer en een NS Business Card 1e klas voor dienstreizen. Met de NS Business Card kun je gebruik maken van de trein, tram, bus, metro, OV-fiets, Greenwheels-auto, P+R terreinen en Q-Park parkeergarages.
Als je voor dienstreizen gebruikt maakt van je eigen auto, kom je niet in aanmerking voor de bij TNO reguliere vergoeding dienstreizen, maar alleen voor EUR 0,19 per kilometer.
In principe zie je steeds voor een periode van 1 jaar af van een leaseauto. Je wordt geacht voor binnenlandse dienstreizen zoveel mogelijk gebruik te maken van de NS Business Card.
Autokeuze
TNO heeft vier lease-categorieën, te weten A+, A, B en C.
Het bestelprogramma toont voor elke leasecategorie de automerken en typen waaruit je kan kiezen. Merken en/of typen die niet voorkomen, alsook cabrio's, hummers, sportauto’s, 2/3-deurs auto’s en bestelauto's c.q. -busjes, zijn uitgesloten en vallen derhalve buiten de regeling.
Eveneens uitgesloten zijn auto's met een hogere CO2- uitstoot dan aangegeven in de tabel hieronder.
Max. CO2-uitstoot benzineauto | Max. CO2-uitstoot dieselauto | |
Categorie A+ | 195 | 160 |
Categorie A | 170 | 145 |
Categorie B | 155 | 140 |
Categorie C | 140 | 115 |
(Per 20-8-2020 zijn de waardes in deze tabel omgezet naar de wereldwijde nieuwe (realistischere) WLTP-norm.)
Je kan kiezen uit merken en typen waarvoor geen eigen bijdrage geldt, maar ook merken en typen waarvoor wel een eigen bijdrage is verschuldigd.
Een elektrische auto (volledig elektrisch of ‘semi-elektrisch’ d.w.z. met range extender en plug-in hybrides) kiezen is mogelijk. Zie ook punt 4. Elektrisch vervoer.
De maximum catalogusprijs van alle ter beschikking gestelde leaseauto’s is EUR 55.000,- inclusief BTW.
Standaarduitvoering
De leaseauto wordt afgeleverd in standaarduitvoering, voorzien van de overeengekomen extra uitrusting. Onder standaarduitvoering wordt verstaan de leaseauto, zoals door de fabrikant in die uitvoering gespecificeerd, extra voorzien van het kentekenbewijs (niet het overschrijvingsbewijs), kentekenplaten, NL-transfer, gevarendriehoek, set reservelampen en vloermatten voor.
Opties/accessoires
Bij bestelling van een nieuwe auto is het toegestaan tot het maximum van de eigen bijdrage extra opties af-fabriek aan te laten brengen op de leaseauto.
Je bent verplicht, voor zover dit niet reeds in de standaarduitvoering aanwezig is, te kiezen voor Metallic dan wel Mica lak, airconditioning dan wel climate control en navigatie. Dieselauto’s moeten bovendien zijn voorzien van een roetfilter. Een adblue tank in dieselauto’s is toegestaan, maar bijvullen mag uitsluitend plaatsvinden tijdens onderhoudsbeurten bij de dealer.
Lichtmetalen velgen mogen maximaal 1 maat groter zijn dan de standaardmaat.
Accessoires zijn niet toegestaan in het leasecontract met uitzondering van:
• telefoonvoorbereiding (indien niet verkrijgbaar als fabrieksoptie);
• navigatie (indien niet verkrijgbaar als fabrieksoptie);
• parkeersensoren (indien niet verkrijgbaar als fabrieksoptie).
Alle overige accessoires die op zichzelf voldoende representatief zijn, kan je, mits met instemming van de leasemaatschappij, voor eigen rekening bij de dealer aanschaffen.
Voorbeelden hiervan zijn:
Trekhaak, fietsendrager, lederbekleding achteraf, lichtmetalen velgen achteraf (maximaal 1 maat groter dan origineel), audio achteraf, skibox/dakkoffer, dakdragers, caravanspiegels etc.
Het is TNO nadrukkelijk toegestaan opties/accessoires uit representatief oogpunt als wel om enige andere reden uit te sluiten. Deze uitsluiting is bindend.
Voorbeelden hiervan zijn: spoilers, zijskirts, volledig getinte ramen, uitlaatsierstuk, bestickering/striping etc.
Let op! ‘Nagelvaste accessoires’ zoals trekhaak, (lederen)bekleding, audiosystemen etc. kan je bij inlevering van de leaseauto niet meenemen in verband met demontageschade.
Update navigatiesysteem
Gedurende de looptijd van je leasecontract mag je maximaal twee keer op kosten van TNO je navigatiesysteem laten updaten.
Winterbanden
Uit oogpunt van veiligheid is het winterbandenpakket verplicht.
Brandstofsoort
De brandstofsoort is afhankelijk van het verwachte jaarkilometrage (zakelijk en privé). De brandstofsoort wordt vastgesteld op basis van onderstaande criteria:
Verwachte jaarkilometrage | Brandstofsoort |
< 42.000 km | Benzine / Elektrisch |
≥ 42.000 km | Diesel / Elektrisch |
Auto’s op LPG zijn niet toegestaan.
Looptijd, contractperiode
In principe geldt een looptijd van 4 jaar (48 maanden) of het technische maximum kilometrage van de auto zoals opgegeven door de leasemaatschappij.
Berekening eigen bijdrage
Het autokeuzeprogramma van de leasemaatschappij vermeldt bij de te selecteren leaseauto de bovennormbijdrage als eigen bijdrage, indien van toepassing. Voor de eventuele extra uitrusting is ook een eigen bijdrage verschuldigd.
Zowel de bovennormbijdrage als de eigen bijdrage voor extra uitrusting zijn beide volledig bedoeld als bijdragen voor het privégebruik.
De totale eigen bijdrage wordt berekend op basis van de standaard looptijd van 48 maanden en een normkilometrage van 35.000 per jaar.
Je mag het van toepassing zijnde maximum bedrag "eigen bijdrage" niet overschrijden. De eventueel zelf aangeschafte accessoires die direct voor jouw rekening komen, vallen hierbuiten.
Aangaan leasecontract
Nadat je een auto hebt uitgezocht en de keuze is geaccordeerd, ontvang je een gebruiksovereenkomst. Door ondertekening van deze overeenkomst ga je akkoord met de leaseautoregeling van TNO. Zodra je proeftijd (indien van toepassing) is verstreken én TNO de gebruiksovereenkomst getekend retour heeft ontvangen, plaatst Wagenparkbeheer de bestelling. Als de proeftijd (indien van toepassing) nog niet verstreken is en/of zonder ondertekening van de gebruiksovereenkomst plaatst Wagenparkbeheer geen bestelling.
Auto's met een levertijd van 6 maanden en langer worden in principe niet besteld. Voor volledig elektrische auto’s gelden de restricties met betrekking tot de levertijd niet.
Nieuwe leaseauto’s dienen binnen 1 maand na berichtgeving over het aflopen van een bestaand leasecontract besteld te worden.
Verrekening met salaris
Indien een eigen bijdrage van toepassing is, wordt deze in mindering gebracht op de fiscale bijtelling en daarnaast verrekend met je netto salaris.
Als je geen fiscale bijtelling hebt vanwege de ‘verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst, kan je desgewenst de eigen bijdrage, indien deze van toepassing is, via FlexDirect verrekenen met één of meerdere bron(nen).
Fiscale bijtelling
TNO is verplicht het privévoordeel van een leaseauto via de loonheffing te verrekenen. Het voordeel van de auto wordt elke maand bij het reguliere salaris als belastbaar loon (fiscale bijtelling) meegenomen. Als je kan aantonen, door een kopie van de ‘verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst aan TNO te overhandigen, dat je minder dan 500 kilometer op jaarbasis rijdt voor privédoeleinden, past TNO geen bijtelling toe. TNO mag bij gerede twijfel altijd beslissen om toch de bijtelling toe te passen.
Het privévoordeel wordt berekend op basis van de cataloguswaarde van de auto, inclusief BTW en BPM en het bijtellingspercentage welke van toepassing is op het moment waarop voor het eerst een kenteken is afgegeven voor de auto. Zie hiervoor de Bijlage Fiscale bijtelling aan het einde van deze paragraaf.
2. Na ondertekening van het contract, informatie voor jou als berijder
Berijdershelpdesk
Als je bericht hebt ontvangen dat je aanvraag leaseauto is goedgekeurd, kan je gedurende het besteltraject en de looptijd van je leasecontract met alle vragen over de leaseautoprocedure, eigen bijdrage, fiscale opgave, aanrijdingen, schade e.d. terecht bij de berijdershelpdesk van Alphabet.
Alphabet
Salesteam TNO Telefoon: 076 579 3940
Wagenparkbeheer TNO
Telefoon: 088 86 66415
Emailadres: Xxxxxxxxxxx-XXX-Xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx
Aflevering
Je leaseauto wordt afgeleverd op één van de TNO-locaties of op een met de leasemaatschappij afgesproken andere locatie.
Bij aflevering van de leaseauto controleer je of alles conform de bestelling is afgeleverd. Indien
alles in orde is, teken je het afleveringsformulier voor ontvangst. Een kopie van het afleveringsformulier kan je behouden. Ook ontvang je het kentekenbewijs. Na aflevering van je leaseauto ontvang je van de leasemaatschappij een geldig Internationaal Motorrijtuigverzekeringsbewijs (de zgn. groene kaart) en een brandstofpas met pincode.
3. Regels tijdens de looptijd van het leasecontract
Gebruik
Berijder
Jij bent de berijder, degene aan wie TNO de leaseauto ter beschikking stelt. Je bent in het bezit van een geldig Nederlands rijbewijs.
Al jouw collega’s en je medebewoners, mits in het bezit van een geldig rijbewijs en met jouw toestemming, mogen in de auto als bestuurder rijden. Anderen, zoals kennissen, vrienden en niet inwonende familie, niet.
Gebruiksrecht
Het gebruiksrecht van de leaseauto is in principe 4 jaar (48 maanden) of het technisch maximum kilometrage van de auto zoals opgegeven door de leasemaatschappij. Voor een poolauto wordt het gebruiksrecht per geval vastgesteld.
Indien jij en TNO in onderling overleg het gebruiksrecht van de leaseauto verlengen, blijven dezelfde voorwaarden van toepassing. TNO behoudt zich evenwel het recht voor het gebruiksrecht in de verlengingsperiode zonder opgaaf van redenen op ieder door haar gewenst moment te beëindigen, in te korten of te verlengen.
Gebruikshandleiding
Je gebruikt de leaseauto zorgvuldig voor het doel waarvoor deze is bestemd en met inachtneming van de door de leasemaatschappij verstrekte handleiding voor het gebruik en onderhoud van jouw leaseauto. Het voor de leaseauto vastgestelde laadvermogen mag je niet
overschrijden en je mag de leaseauto nimmer gebruiken voor snelheidsproeven, prestatieritten, het vervoeren van gevaarlijke stoffen e.d. en rijlessen. Evenmin mag je de leaseauto gebruiken voor doeleinden en op een wijze, waarvoor de verzekering geen dekking biedt, zoals het verhuren van de leaseauto. Je vrijwaart TNO en de leasemaatschappij tegen alle aanspraken op grond van overtreding van wetten, verordeningen en geldende bepalingen betrekking hebbende op de staat en het gebruik van de leaseauto. Indien TNO voor dergelijke overtredingen wordt aangesproken, brengt TNO de kosten daarvan bij jou in rekening.
Gebruik voor privédoeleinden
De leaseauto is primair aan jou ter beschikking gesteld voor het uitoefenen van je functie. Het is toegestaan de leaseauto ook voor privédoeleinden te gebruiken. Gedurende de looptijd van deze overeenkomst kom je niet in aanmerking voor een reiskostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen en een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, tenzij hierover afspraken zijn gemaakt en de leaseauto deel uitmaakt van een individueel mobiliteitsconcept.
TNO heeft te allen tijde het recht, in het geval naar het oordeel van TNO het gebruik voor privédoeleinden uitzonderlijke vormen aanneemt, hiervoor aan jou een extra vergoeding in rekening te brengen.
De fiscale consequenties, verbonden aan het gebruik van de leaseauto, waarmee je als privépersoon te maken hebt, zijn voor jouw rekening. Je vrijwaart TNO hiervoor.
Ziekte
Bij langdurige ziekte (langer dan drie maanden) kan TNO, afhankelijk van de situatie, besluiten om de leaseauto in te nemen.
Onderhoud
Uitgaande van en met inachtneming van de richtlijnen van de leasemaatschappij, zorg je ervoor dat je leaseauto steeds in goede staat verkeert en laat je daartoe onderhoud en reparatie tijdig uitvoeren conform de richtlijnen van het instructieboekje van de leaseauto.
Onderhoud moet geschieden door een erkende dealer van het merk van je leaseauto.
Reparaties in Nederland
Reparaties c.q. herstel van schaden worden uitsluitend uitgevoerd in door de leasemaatschappij aan te wijzen c.q. goedgekeurde reparatie- respectievelijk schadeherstelbedrijven. Na aanbrenging worden en blijven de (gerepareerde) onderdelen eigendom van de leasemaatschappij. Schade, uitwendig of aan het interieur van je leaseauto, welke het gevolg is van onzorgvuldig gebruik of nalatigheid van jou en waarvoor TNO aansprakelijk wordt gesteld door de leasemaatschappij, verhaalt TNO op jou.
Defecten aan de kilometerteller meld je binnen 24 uur aan de leasemaatschappij en moeten terstond worden gerepareerd. Het aantal kilometers, gereden met de defecte kilometerteller, wordt in onderling overleg tussen TNO, de leasemaatschappij en jou vastgesteld. Je bent verplicht alle gewenste inlichtingen te verstrekken om een juiste vaststelling van het aantal kilometers mogelijk te maken.
Brandstofpas (Multi Tank Card)
De brandstofpas en de pincode zijn betaalmiddelen voor brandstof en smeermiddelen (uitgezonderd adblue). Het is niet toegestaan andere producten dan brandstof en smeermiddelen met de brandstofpas aan te schaffen. Bij het tanken ben je verplicht om steeds de juiste kilometerstand te vermelden. De brandstofpas en de pincode moeten separaat worden bewaard. Controle op het brandstofgebruik wordt mede uitgevoerd door de leasemaatschappij.
Bij schade of verlies van de brandstofpas moet je onmiddellijk de leasemaatschappij in kennisstellen. Dit geldt ook voor verlies of diefstal van sleutels, kentekenbewijs, de groene kaart en andere belangrijke documenten die bij de leaseauto horen. Het risico van verlies en diefstal, resp. de kosten en schade, voortvloeiend uit misbruik van de verstrekte brandstofpas, zijn voor jouw rekening.
Exploitatieoverzicht
Je hebt inzicht in de exploitatie met betrekking tot brandstof, onderhoud en schades. Dit overzicht wordt beschikbaar gesteld via internet. Je ontvangt de inloggegevens rechtstreeks van de leasemaatschappij.
Hulpverlening
Hulpverlening bij pech onderweg maakt onderdeel uit van het leasecontract. Voor een volledige beschrijving van deze pakketten wordt verwezen naar de informatie in de berijdersset van de leasemaatschappij.
Inspectie
Je stelt TNO, dan wel de leasemaatschappij en/of het bevoegde gezag, op eerste verzoek in staat de leaseauto te bezichtigen of te inspecteren op een door TNO, dan wel de leasemaatschappij c.q. het bevoegde gezag aan te wijzen plaats en tijd. De kosten van technische inspecties, verplicht gesteld door de overheid, zijn voor rekening van TNO.
Verbod van verhuur
Je mag de leaseauto niet verpanden of anderszins bezwaren, noch verhuren of op enigerlei andere wijze aan derden, daaronder niet begrepen door jou gemachtigde bestuurders, in gebruik geven zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van TNO.
Kosten
Kosten voor rekening van TNO
Tenzij in deze overeenkomst anders is aangegeven, komen de kosten van de leaseauto zoals afschrijving, rente, brandstof, onderhoud, sleephulp, reparatie etc. voor rekening van de leasemaatschappij, respectievelijk TNO. Kosten voor tol, veer, brug, boot, tunnel, bergpas, autoweg, extra verzekeringskosten en vergelijkbare heffingen die verband houden met dienstreizen, kan je bij TNO declareren met een binnenlandse declaratie via TNO Tools/Navigator/Tools/My Declarations.
Kosten voor rekening van jou
Voor jouw rekening zijn:
• Stalling en parkeergelden, tenzij deze kosten verband houden met dienstreizen of een door TNO ter beschikking gestelde parkeerplaats bij de locaties van TNO;
• Brandstofkosten getankt in het buitenland bij gebruik van je leaseauto voor privédoeleinden. Indien je een fiscale bijtelling hebt, kan je je tankkosten binnen één maand declareren via Multi Tank Card (met vermelding van o.a. kilometerstand, land, datum, tijd, prijs en aantal liters). Vervolgens wordt je fiscale bijtelling verlaagd met hetzelfde bedrag (maar tot maximaal het fiscale bijtellingsbedrag). Dit levert een fiscaal voordeel op;
• Boetes voor verkeersovertredingen; je ontvangt een kopie van de bekeuring per email met een link om de bekeuring direct online via iDEAL te betalen. Er worden dan geen administratiekosten in rekening gebracht.
Bij een eerste aanmaning betaalt de leasemaatschappij de boete. De boete, inclusief de administratiekosten, wordt vervolgens ingehouden op je salaris;
• Kosten als gevolg van het gebruik van de leaseauto waarvoor de verzekering geen dekking biedt.
• Kosten als gevolg van aantoonbaar onbehoorlijk gebruik of onjuist onderhoud dan wel het achterwege laten van noodzakelijk periodiek onderhoud;
• Kosten van schade bij het gebruik van je auto onder invloed van alcoholische dranken of medicijnen, die niet gedekt worden door de assuradeur en/of kosten door inbeslagname van je auto;
• Kosten voor tol, veer, brug, boot, tunnel, bergpas, autoweg, extra verzekering en vergelijkbare heffingen, tenzij deze kosten verband houden met dienstreizen;
• Kosten van verlies van documenten, sleutels, codes e.d. behorende bij je leaseauto;
• Kosten voor wassen, poetsen en reiniging van het interieur van je leaseauto.
• De kosten van door jou zelf getankte adblue.
• Extra kosten die ontstaan door het tanken van de verkeerde brandstofsoort alsook de kosten die het gevolg zijn van het zelf tanken van ondeugdelijke adblue.
Buitenland
Groene kaart
Je mag naar het buitenland reizen met je leaseauto als je in het bezit bent van een geldig internationaal motorrijtuigenverzekeringsbewijs (de zgn. groene kaart).
Privégebruik in het buitenland
Je mag de leaseauto voor privédoeleinden gebruiken in het buitenland.
Je mag de leaseauto niet buiten het gebied brengen, waartoe de dekking van de verzekering is beperkt.
De brandstofkosten etc. bij privégebruik in het buitenland komen voor jouw rekening.
Zakelijk gebruik in het buitenland
Je mag de leaseauto niet buiten het gebied brengen, waartoe de dekking van de verzekering is beperkt, tenzij je schriftelijke toestemming van TNO hebt.
De brandstofkosten etc. bij zakelijk gebruik van je leaseauto in het buitenland moet je gewoonlijk voorschieten. Na terugkomst in Nederland kan je deze kosten declareren met een buitenlandse declaratie via TNO Tools>Navigator>Tools>My Declarations.
Indien je geregeld in het buitenland tankt wegens zakelijk gebruik in het buitenland, kan een tankpas ter beschikking gesteld worden waarmee je in het buitenland kan tanken. Je kan hiertoe een aanvraag indienen bij Wagenparkbeheer TNO. De aanvraag dient geaccordeerd te zijn door je leidinggevende en je HR Business Partner.
Reparaties in het buitenland
Je moet altijd vooraf contact opnemen met de leasemaatschappij. De leasemaatschappij bepaalt hoe/waar de reparatie wordt uitgevoerd.
Extra hotel- en verblijfkosten zijn bij privégebruik in het buitenland voor jouw rekening, indien en voor zover de leasemaatschappij, verzekeraar of de hulpverleningsdienst deze kosten niet vergoedt.
Voor onderhoud etc. in het buitenland moet je gewoonlijk de kosten voorschieten. Na terugkomst in Nederland kan je deze kosten bij de leasemaatschappij declareren.
Verzekering en schade
Verzekering leaseauto
De leasemaatschappij verzekert je leaseauto allrisk vanaf het moment van aflevering tot aan het moment dat je je leaseauto definitief hebt ingeleverd.
Je bent verplicht alle in de verzekeringsovereenkomst gestelde voorwaarden stipt na te komen. De polisvoorwaarden zijn na te lezen via de website van Alphabet.
Procedure bij schade
In geval van schade handel je als volgt:
• Je meldt de schade direct, en in elk geval binnen 24 uur, telefonisch bij de leasemaatschappij;
• De leasemaatschappij wijst een reparateur aan en regelt zo nodig expertise en een vervangende auto;
• Je zendt het schadeaangifteformulier binnen 48 uur naar de leasemaatschappij. Voorts zend je alle correspondentie met betrekking tot de schade direct door aan de leasemaatschappij;
• Je onthoudt je van erkenning van aansprakelijkheid;
• Herstel van schade wordt uitsluitend uitgevoerd door een door de leasemaatschappij aan te wijzen c.q. goedgekeurde schadeherstelbedrijf.
Indien bij een schadegeval lichamelijk letsel is toegebracht en/of derden zijn betrokken, ben je verplicht ervoor te zorgen dat proces-verbaal is opgemaakt en de maatregelen, zoals vermeld in de verzekeringsvoorwaarden, zijn getroffen.
Als je de hiervoor genoemde verplichtingen niet nakomt, ben je voor de daardoor ontstane schade jegens de leasemaatschappij en TNO aansprakelijk. TNO stelt dan geen vervangende auto ter beschikking. Bovendien kan TNO dan de afgesloten overeenkomst voortijdig beëindigen. TNO kan dit eveneens doen, als je van verzekering voor de leaseauto wordt uitgesloten en/of als de verzekeringsovereenkomst voortijdig wordt beëindigd.
Voorts vrijwaar je de leasemaatschappij en TNO tegen alle aanspraken van derden in dit kader. De leasemaatschappij en TNO zijn voorts niet aansprakelijk jegens jou voor schade welke door middel van de leaseauto aan jou wordt berokkend.
Bij een normaal gebruik van de leaseauto betaalt TNO via de leasemaatschappij de schades aan je auto. Bij veelvuldige schades aan de leaseauto behoudt TNO zich het recht voor om de kosten van reparatie geheel of gedeeltelijk op jou te verhalen.
Diefstal
Bij diefstal van de leaseauto doe je direct aangifte bij de politie in de plaats waar het gebeurd is. Vervolgens neem je direct telefonisch contact op met de leasemaatschappij of de verzekeraars- hulpdienst die vermeld staat op je groene kaart. Zij zorgt voor vervangend vervoer binnen de verzekeringsvoorwaarden.
Bij diefstal in het buitenland doe je aangifte bij de politie in de plaats waar de diefstal heeft plaatsgevonden, alsook bij de politie in Nederland.
Vervangende auto
Bij onderhoudsbeurten en/of reparaties in Nederland verwacht TNO, met het oog op kostenbesparing, dat je je vervoer gedurende de tijd dat je geen beschikking hebt over je leaseauto zo voordelig mogelijk regelt. Denk hierbij aan het gebruik van een privé auto of een leenfiets die de garage ter beschikking stelt.
Een andere mogelijkheid is de gratis haal- en brengservices van Alphabet. Alphabet biedt voor bijna alle merken een gratis haal- en brengservice aan bij werkzaamheden die langer duren dan 2 uur. Er geldt een maximale reistijd van 15 minuten en binnen een straal van 15 kilometer. Bij bepaalde merken kan de dealer je auto ook halen en brengen. Indien je hier gebruik van wilt maken, geef dit dan vooraf aan bij de dealer.
Alleen als geen van de hierboven genoemde opties mogelijk is, vervangt de leasemaatschappij je leaseauto door een huurauto naar keuze van de leasemaatschappij.
Omdat de kosten voor vervangend vervoer hoger zijn dan de normale leasekosten, beperk je het gebruik hiervan tot een minimum. Het inzetten van vervangend vervoer mag uitsluitend geschieden in overleg met de leasemaatschappij.
Ingeval je een huurauto beschikbaar hebt gekregen, zoals een vervangende auto, ligt de verantwoording voor afmelding en inlevering e.d. geheel bij jou. Je volgt de instructies hiertoe van de huurmaatschappij strikt op.
Bij zodanige beschadiging van de leaseauto, dat deze naar het oordeel van assuradeuren en/of de leasemaatschappij redelijkerwijze niet herstelbaar is, stelt de leasemaatschappij geen vervangend vervoer ter beschikking. TNO is bevoegd, zonder opgaaf van redenen, de leaseauto voor de verdere duur van de gebruiksperiode permanent te vervangen door een auto van gelijk of nagenoeg gelijk type.
Maatregelen van derden, onvrijwillig bezitsverlies
Indien derden ten opzichte van je leaseauto rechten willen doen gelden of maatregelen treffen, toon je terstond aan dat de auto eigendom is van de leasemaatschappij en stel je de leasemaatschappij daarvan binnen 24 uur in kennis en zo nodig tref je zelf voorzieningen daartegen. TNO zal voor de bescherming van haar rechten alle door haar nodig geoordeelde maatregelen, alsook ten name van jou, kunnen treffen. De kosten van deze maatregelen komen voor rekening van jou tenzij de aanleiding tot die maatregelen gelegen is in een omstandigheid, welke niet aan jou toe te rekenen is.
Je voldoet de voor jouw rekening komende kosten op eerste verzoek aan TNO. Indien de leaseauto langer dan één maand uit jouw macht mocht zijn, vergoed je, tenzij de verzekering de schade van TNO dekt, aan TNO de boekwaarde van de leaseauto op haar eerste verzoek, onverminderd alle overige rechten van TNO.
Aansprakelijkheid
Je bent jegens TNO aansprakelijk voor schade welke TNO lijdt ten gevolge van het niet nakomen van enigerlei uit deze overeenkomst voor jou voortvloeiende verplichting.
Functiewijziging
Functiewijziging kan inhouden dat je in een andere leasecategorie wordt ingedeeld. In alle gevallen zal het lopende leasecontract worden gerespecteerd en uitgediend. De eventuele eigen bijdrage wordt aangepast, als de nieuwe categorie een hogere categorie is.
Als je een zodanige functiewijziging of overplaatsing krijgt, dan wel door verandering van omstandigheden waaronder de functie wordt vervuld, dat je niet langer voor een leaseauto in aanmerking komt, dan wordt het lopende leasecontract gerespecteerd en uitgediend.
TNO kan de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang en zonder opgaaf van redenen opzeggen.
Einde van het contract
Inleveren
Bij vervanging van de leaseauto lever je in overleg met de leasemaatschappij de auto in goede staat en met het kentekenbewijs in. De huidige leaseauto lever je in op een inleverstation en de nieuwe auto wordt, in overleg met de leasemaatschappij, op dezelfde locatie afgeleverd, of op één van de TNO-locaties. Je bent verplicht met de persoon die de auto inneemt een innameformulier in te vullen en te ondertekenen.
De brandstofpas lever je in bij de leasemaatschappij.
Bij beëindiging van deze overeenkomst ben je verplicht de leaseauto met toebehoren, en zonder schade, in goede staat en schoongemaakt aan TNO c.q. de leasemaatschappij ter beschikking te stellen op een door TNO te bepalen tijdstip en plaats. Als je de leaseauto niet schoon inlevert, geldt een onmiddellijk opeisbare boete van EUR 250,-.
In het geval deze overeenkomst eindigt, hebt je geen enkel recht tot het verdere gebruik van de leaseauto, noch enig recht op een vergoeding uit welke hoofde dan ook wegens het gemis van het gebruiksrecht van de leaseauto.
Als je de leaseauto niet of te laat inlevert, geldt een onmiddellijk opeisbare boete van EUR 250,- voor iedere dag dat je de leaseauto te laat hebt ingeleverd.
Vóór het inleveren van de auto meld je alle schades via een schadeformulier bij de leasemaatschappij. Kosten in verband met schades die niet gemeld zijn, kunnen op jou worden verhaald.
TNO behoudt zich het recht voor eventuele ten laste van jou komende kosten te verrekenen met salarisbetalingen, dan wel anderszins te verrekenen.
Deze overeenkomst en het gebruiksrecht eindigt in ieder geval:
• Aan het einde van het gebruiksrecht van de leaseauto;
• Zodra het dienstverband tussen TNO en jou ophoudt te bestaan;
• Zodra door verandering van jouw functie dan wel door verandering van omstandigheden waaronder je je functie vervult, de zakelijke reden voor het gebruik van de leaseauto vervalt, zulks ter beoordeling van TNO; zie alinea Functiewijziging.
• Als je geschorst of op non-actief wordt gesteld – al dan niet met behoud van salaris; bij vrijstelling van werk kan de overeenkomst en het gebruiksrecht eveneens worden beëindigd;
• Bij zodanige beschadiging van de leaseauto, dat deze naar het oordeel van de assuradeuren en/of de leasemaatschappij niet herstelbaar is (total loss verklaring);
• Indien de variabele kosten van het autogebruik aanzienlijk naar boven afwijken van een vergelijkbare autotype en aannemelijk is dat e.e.a. veroorzaakt wordt door onoordeelkundig, onjuist of oneigenlijk gebruik, het niet nakomen van de door de leasemaatschappij verstrekte richtlijnen, alsmede de verzekeringsvoorwaarden.
Bij ontslag op eigen verzoek moet je de leaseauto zo mogelijk meenemen naar je nieuwe werkgever. Als dat niet mogelijk is, kan je de leaseauto inleveren, maar moet je een bedrag aan TNO betalen gelijk aan de kosten voor het voortijdig inleveren van de leaseauto, met dien verstande dat dat aan TNO te betalen bedrag beperkt blijft tot het betalen van de eigen bijdrage over de nog resterende looptijd van het leasecontract. Een andere mogelijkheid is om de leaseauto over te nemen. Je betaalt dan zowel de overnameprijs als de kosten voor het voortijdig inleveren. Bij beëindiging van de arbeidsovereenkomst door TNO kan je desgewenst, de leaseauto overnemen tegen de door de leasemaatschappij opgegeven overnameprijs exclusief de kosten voor het voortijdig inleveren.
Tot slot vindt TNO het belangrijk dat je zorgvuldig omgaat met het jou ter beschikking gestelde vervoermiddel. Tijdens de leaseperiode moet je de auto dan ook goed (laten) onderhouden, eventuele schade direct melden en aan het einde van de leaseperiode (dan wel eerder in geval van eerdere uitdiensttreding) moet je de leaseauto volledig schoon inleveren.
* beëindigingskosten zijn exclusief btw als het bedrag netto op je salaris wordt ingehouden of inclusief btw als vanuit TNO een factuur gestuurd moet worden.
4. Elektrisch vervoer
Inleiding
Onder deze regeling vallen zowel de volledig elektrische auto’s als de semi-elektrische auto’s,
d.w.z. elektrische auto’s met range extender of plug-in hybrides.
Indien je beschikt over een privé terrein waar een laadvoorziening geplaatst kan worden, zal TNO het plaatsen van een laadvoorziening faciliteren en betalen*. Op overige locaties kan gebruik gemaakt worden van openbare laadvoorzieningen.
*TNO betaalt de graafwerkzaamheden tot 15 meter. Indien er meer gegraven moet worden, zijn de meerkosten voor jouw rekening. Aanpassingen in de groepenkast van je woning zijn ook voor jouw rekening.
Wanneer kan ik een elektrische auto kiezen?
Je kan een elektrische auto kiezen als je rijprofiel past bij de elektrische actieradius van de auto in de praktijk, en je voldoende mogelijkheden hebt om de auto op te laden.
De elektrische auto’s die beschikbaar zijn in de desbetreffende categorie, worden getoond in het autokeuzeprogramma van Alphabet.
5. Slotbepalingen (hardheidsclausule)
In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslissen HR en Wagenparkbeheer van TNO gezamenlijk.
Bijlage Fiscale bijtelling
versie 5.0 / 1 januari 2021
Hoeveel de bijtelling is, hangt af van het moment waarop voor het eerst een kenteken is afgegeven voor de auto.
CO2-uitstootgrenzen en bijtellingspercentages privégebruik auto tot 2022 | ||||||
Bijtelling | CO2-grenzen | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 |
Volledig elektrisch (EV) | 0 g/km | 4% | 4% | 4% (22%) | 8% (22%) | 12* (22%) |
Grens lage bijtelling | € 50.000 | € 45.000 | € 40.000 | |||
Semi elektrisch (PHEV) | 1 - 50 g/km | 22% | 22% | 22% | 22% | 22% |
Zuinig | 51 - 106 g/km | 22% | 22% | 22% | 22% | 22% |
Overig | > 106 g/km | 22% | 22% | 22% | 22% | 22% |
* 1e tenaamstelling op of na 1 januari 2021 voor auto’s zonder CO2-uitstoot
Voor auto’s zonder CO2-uitstoot met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2021 geldt vanaf 1 januari 2021 een verlaagde bijtelling van 12% voor zover de grondslag voor de bijtelling EUR
40.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven EUR 40.000 geldt de algemene bijtelling van 22%.
1e tenaamstelling op of na 1 januari 2020 voor auto’s zonder CO2-uitstoot
Voor auto’s zonder CO2-uitstoot met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2020 geldt vanaf 1 januari 2020 een verlaagde bijtelling van 8% voor zover de grondslag voor de bijtelling
EUR 45.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven EUR 45.000 geldt de algemene bijtelling van 22%.
1e tenaamstelling op of na 1 januari 2019 voor auto’s zonder CO2-uitstoot
Voor auto’s zonder CO2-uitstoot met een datum 1e toelating op of na 1 januari 2019 geldt vanaf 1 januari 2019 een verlaagde bijtelling van 4% voor zover de grondslag voor de bijtelling
EUR 50.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven EUR 50.000 geldt de algemene bijtelling van 22%.
1e tenaamstelling vóór 1 januari 2017 voor auto’s zonder CO2-uitstoot
Voor auto’s zonder CO2-uitstoot met een datum 1e toelating vóór 1 januari 2017 waarbij de termijn van 60 maanden voorbij is, geldt vanaf 1 januari 2019 een verlaagde bijtelling van 7% voor zover de grondslag voor de bijtelling EUR 50.000 of lager is. Voor het deel van de grondslag boven EUR 50.000 geldt de algemene bijtelling van 25%.
1e tenaamstelling op of na 1 juli 2012
Voor auto's waarvan de datum 1e tenaamstelling ligt op of na 1 juli 2012, geldt dat de bijtelling voor het privégebruik van de auto wordt bepaald conform de tabel op de datum 1e tenaamstelling. Deze bijtelling geldt voor 60 maanden. De termijn van 60 maanden start op de 1e dag van de maand die volgt op de maand waarin de datum 1e tenaamstelling valt.
Op de laatste dag van de termijn van 60 maanden wordt opnieuw het bijtellingspercentage bepaald volgens de normen die dan gelden. Dit nieuwe percentage geldt dan weer voor 60 maanden.
Het bijtellingspercentage en de termijn van 60 maanden zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs: ze blijven gelden als de auto van eigenaar of van medewerker wisselt.
Verhuiskostenvergoeding
versie 3.3 / 1 januari 2021
Wat is het?
TNO vergoedt je verhuiskosten als er sprake is van een verhuizing in het belang van TNO. Dit is het geval bij:
• indiensttreding bij TNO en TNO je daarbij vraagt te verhuizen.
En na:
• een besluit van RvB of directie om je functie of organisatieonderdeel te verplaatsen (verplaatsing van de standplaats);
• overplaatsing naar een nieuwe standplaats in het kader van jouw (vooraf) vastgestelde loopbaanontwikkeling (overplaatsing) op verzoek van TNO.
Indien na de verplaatsing van jouw standplaats of jouw overplaatsing je nieuwe woon-werkafstand meer wordt dan 40 kilometer enkele reis, terwijl dat voordien niet het geval was, gaat TNO er vanuit dat je ook privé verhuist. Je mag de toegenomen woon-werkafstand niet gebruiken als argument voor jouw eventuele minder goed functioneren.
Voor het meten van de afstanden gebruikt TNO een routeplanner.
Bij verplaatsing van de standplaats
Voorwaarden
Je komt in aanmerking voor een vergoeding als:
• je een arbeidsovereenkomst hebt voor onbepaalde tijd;
• je standplaats structureel minimaal 40 kilometer is verplaatst;
• je woon-werkafstand (enkele reis) met 30 kilometer of meer toeneemt;
• je woon-werkafstand door de verplaatsing met tenminste 60% vermindert en je nieuwe woonplaats maximaal 30 kilometer van de nieuwe standplaats ligt;
• je binnen twee jaar na de verplaatsing van de standplaats verhuist;
• je TNO schriftelijk bekend maakt dat je besluit te verhuizen.
Vergoeding
De verhuiskostenvergoeding bedraagt EUR 37.235 bruto (2021). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de CPI.
Je ontvangt een extra vergoeding van EUR 3.000 als je binnen een half jaar na de verplaatsing van de standplaats verhuist.
Een deel van deze bedragen wordt netto uitgekeerd, voor zover dat fiscaal is toegestaan.
Als je besluit niet te verhuizen, kun je in aanmerking komen voor een reiskostenvergoeding zoals geregeld in dit hoofdstuk bij paragraaf Woon-werkverkeer/Vergoedingen.
Als is besloten om je functie te verplaatsen, dan hoef je niet te wachten met verhuizen totdat de formele verplaatsing van je standplaats een feit is. Je hebt ook recht op de hiervoor genoemde verhuiskostenvergoeding en extra vergoeding als je na een definitief besluit tot verplaatsing maar al voor de formele datum van verplaatsing van je standplaats (alvast) verhuist in verband met de (naderende) verplaatsing. Aanvullende voorwaarde is dat de verhuizing niet eerder plaatsvindt dan een jaar voor de formele verplaatsing. Het verschil tussen de reiskostenvergoeding die je ontving op basis van je oude woon-werkafstand en die je ontvangt op basis van je nieuwe woon- werkafstand, over de periode tussen de datum van de verhuizing naar je nieuwe woning en de datum van de formele verplaatsing, wordt ineens op de verhuiskostenvergoeding in mindering gebracht.
Bij indiensttreding of overplaatsing
Voorwaarden
Je komt in aanmerking voor een vergoeding als:
• je een arbeidsovereenkomst hebt voor (on)bepaalde tijd. Je komt uitsluitend in aanmerking voor een vergoeding als je op verzoek van TNO verhuist;
• je binnen twee jaar na de indiensttreding of overplaatsing op verzoek van TNO verhuist;
• je, na goedkeuring van TNO, een declaratieformulier indient, vergezeld van de originele facturen.
Extra voorwaarden bij overplaatsing
• Je nieuwe standplaats ligt 25 kilometer of meer van je oude woning.
• Door de verhuizing vermindert de afstand tussen je woning en standplaats met 60%.
Extra voorwaarden bij indiensttreding
• Je woont 25 kilometer of meer van je standplaats.
• Door de verhuizing vermindert de afstand tussen je woning en standplaats met 60%.
Vergoeding
Je komt in aanmerking voor:
• een volledige vergoeding van de transportkosten van de inboedel door een erkend verhuisbedrijf; je vraagt hiertoe een paar offertes aan en kiest die met de beste prijs- prestatieverhouding.
• een vergoeding van de herinrichting en overige direct uit de verhuizing voortvloeiende kosten. De tegemoetkoming bedraagt 12% van je jaarsalaris (op de datum van de verhuizing), exclusief vakantietoelage, 13e maand, flexbudget en eventuele overige toe(s)lagen tot een maximum van EUR 6.343 (2021). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de CPI. Het bedrag kan echter nooit meer bedragen dan het fiscaal vrijgestelde bedrag.
• een vergoeding van kosten voor de huur van de woning in je nieuwe woonplaats tot maximaal een maand als je door de verhuizing dubbele huur moet betalen. De vergoeding bedraagt maximaal EUR 1.635 (2021). De dubbele huisvesting is op zakelijke gronden gebaseerd en geen privé-keuze van jou. Tevens geldt dat je ene oude woning in een andere woonplaats ligt dan je andere nieuwe woning. Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de CPI.
• deze bedragen worden netto uitgekeerd, voor zover dit fiscaal is toegestaan.
Als er sprake is van een voor de functie noodzakelijke verhuizing buiten overplaatsing of indiensttreding, bijvoorbeeld als je bepaalde tijd contract wordt omgezet in onbepaalde tijd, dan is voor het verstrekken van een onbelaste verhuiskostenvergoeding toestemming nodig van de Inspecteur der Directe Belastingen. Een medewerker van Arbeidszaken dient dit verzoek in.
Terugbetaling
Als er sprake is van ontslag op eigen verzoek of door eigen toedoen (waaronder ontslag op staande voet) binnen drie jaar na de verhuizing, dan betaal je genoemde vergoedingen terug. Als je een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd hebt dan geldt deze verplichting ook als er sprake is van ontslag op eigen verzoek of door eigen toedoen vóór de datum van de afloop van de overeenkomst.
Het terug te betalen bedrag is gelijk aan de ontvangen vergoeding, verminderd met 1/36e deel voor elke hele kalendermaand die je na de verhuizing in dienst was.
Hardheidsclausule
TNO behoudt zich het recht voor om wegens zwaarwegende bedrijfseconomische redenen, na overleg met de Ondernemingsraad, van deze regeling af te wijken.
In schrijnende gevallen kun je een beroep doen op de hardheidsclausule via de directeur Human Resources.
Verzekeringen
versie 1.1 / 1 juni 2018
Zorgverzekering
Je kunt je vrijwillig aansluiten bij de collectieve zorgverzekering die TNO heeft afgesloten met Zilveren Kruis Achmea.
Indien je zowel voor de basisverzekering als voor één of meerdere aanvullende (tandarts)verzekering(en) kiest voor het collectieve contract met Zilveren Kruis Achmea, ontvang je van TNO een tegemoetkoming in de premie voor de aanvullende (tandarts)verzekering(en) van EUR 70,- bruto per jaar. Deze tegemoetkoming wordt in maandelijkse termijnen uitgekeerd met je salaris.
Voor meer informatie kijk je op de HR pagina op intranet > Gezond Werken.
Tijdens dienstreizen en uitzendingen naar het buitenland
Zie hoofdstuk Internationaal: Buitenlandse dienstreizen en uitzendingen naar het buitenland.
Faciliteiten voor medewerkers
versie 2.9 / 27 november 2018
TNO biedt je op diverse zaken personeelskorting. De producten, kortingsbedragen en benodigde acties zijn opgenomen in onderstaand overzicht.
Maatschappij | Voorziening | Korting | Actie Medewerker |
Xxxxxxxxxxxx.xx | Korting op het gebied van ontspanning en vrije tijd. | Ga na indiensttreding naar xxx.xxxxxxxxxxxx.xx en registreer je. Na registratie wordt je account zo spoedig mogelijk geactiveerd. | |
Centraal Beheer | Korting op diverse verzekeringen Aanbiedingen vrije tijd | ‘Even Apeldoorn’ bellen: 055 579 80 00 (Verzekeringen) of: 055 579 81 00 (Financiële diensten) Werkgevernummer: 92039. | |
Unimove | Verhuizingen | Xxxxxxxx | Xxxxxx dat hij/zij medewerker van TNO is. Telefoon: 010 44 22 316 Informatie |
AON verzekeringen | Korting op diverse verzekeringen | via mijn werk verzekeringen/TNO of De ongevallenverzekering kan niet online worden afgesloten. Neem hiervoor telefonisch contact op met AON: Telefoon: 010 44 888 75 | |
Vodafone | Friends & Family | Diverse kortingen bij aanschaf nieuw privé abonnement, zie Aanbiedingen. | Actiecode aan te vragen via: |
Alphabet | Private Xxxxx | Xxxxxxxx, zie informatieflyer en de website. | Ga naar xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/x0x/xxx en log in met de code: SWL9S4QA |
Stichting Sociaal Personeelsfonds TNO
versie 2.1 / 1 juni 2018
Wat is het?
De stichting Sociaal Personeelsfonds TNO (SPF) ondersteunt medewerkers van TNO die door welke oorzaak dan ook in financiële moeilijkheden dreigen te komen of zijn gekomen.
Activiteiten van het Fonds
Het Fonds biedt deelnemers financiële hulp in de vorm van een (renteloze) lening of schenking dan wel een budgetcoach of schuldhulpverlening of het faciliteren van een vakantie voor wie dat urgent maar niet betaalbaar is. Ook kan het Fonds andere voorzieningen treffen die naar het oordeel van het bestuur gewenst zijn.
Hoe word ik deelnemer?
Je kunt deelnemer worden door je aan te melden via TNO Tools > My HR Services.
Je bijdrage bedraagt EUR 0,50 per maand. TNO houdt deze bijdrage maandelijks in op je netto salaris. TNO verdubbelt het totaal ingelegde bedrag.
Contact en aanvragen
Als je deelnemer bent, kun je rechtstreeks bij het bestuur van het Fonds een aanvraag indienen. Het bestuur van het Fonds is via de secretaris te bereiken:
• schriftelijk: Postbus 96800, 2509 JE Den Haag Of via de SPF pagina op TNO intranet.
ICT-toestellen, informatie en systemen
versie 3.0 / 1 november 2018
Wat is het?
• ICT-toestellen: (personal) computers, laptops, tablets, servers, (mobiele) telefoons, smartphones.
• Werkplekdevice: een pc, laptop of tablet die TNO je ter beschikking stelt voor je werk.
Toewijzing
Je direct leidinggevende beslist over de toewijzing van ICT-toestellen en hanteert hiervoor de TNO richtlijnen:
• Ter ondersteuning van het primaire proces en een hogere productiviteit met een optimale balans tussen kosten en bruikbaarheid.
• In beginsel één mobiele telefoon en één werkplekdevice per medewerker;
• TNO biedt het optimale abonnement voor het ICT-toestel;
• TNO geeft geen vergoeding voor het gebruik van een privé ICT-toestel en abonnement;
• Een laptop of tablet als werkplekdevice is standaard in het kader van Smart Working.
Voor het beheer en gebruik van de toestellen, informatie of systemen zie hoofdstuk Normen en Waarden, paragraaf ICT-toestellen, informatie en systemen.
Beëindiging gebruik
Het gebruik van de ICT-toestellen eindigt bij:
• beëindiging van je dienstverband;
• als je door verandering van functie de toestellen niet meer nodig hebt;
• schending van deze regeling en de regeling zoals hierboven genoemd onder hoofdstuk Normen en Waarden, paragraaf Xxxxxx en gebruik ICT-toestellen, informatie en systemen;
• schorsing;
• opzegging door TNO om een andere valide reden;
• langdurige afwezigheid van jou. Dat kan een uitzending zijn of (onbetaald) verlof langer dan drie maanden. Je overlegt met je leidinggevende of het gebruik bijvoorbeeld tijdelijk stopt, of het al dan niet behouden van het toegewezen nummer.
Inleveren
Bij beëindiging van het gebruik van het ICT-toestel lever je deze in goede staat in bij je leidinggevende. Een vrijwaringsbewijs hiervoor is op te vragen via Mijn HR Services/Service Request. Bij verzuim hiervan kan TNO de kosten van het ICT-toestel op jou verhalen.
Bij beëindigen van je dienstverband bij TNO mag je het mobiele nummer meenemen na toestemming van je leidinggevende. Je leidinggevende beoordeelt of het meenemen van het nummer schade kan berokkenen aan TNO en zal in dat geval meenemen weigeren. Als je wel toestemming krijgt dan zul je moeten tekenen voor abonnementsovername en de kosten die hieruit voortvloeien zijn voor jouw rekening.
Jubilea en afscheid bij pensionering resp. toepassing vertrekregeling
versie 2.0 / 23 september 2019
Deze regeling geeft een budgetrichtlijn, waarbij richtbedragen zijn opgenomen voor het organiseren van diverse feestelijke activiteiten, zoals feesten, borrels en afscheidsevenementen, met of voor medewerkers.
Gelegenheid | Maximum bedrag van de kosten t.b.v. de activiteit (excl. geschenk of aandenken) | Soort activiteit. Keuze uit een van de activiteiten: | Gelegenheid | Werkkostenregeling (WKR)- consequenties: d.w.z. belasten de vrije ruimt van 1,2% van de loonsom wel of niet. |
Bijzondere privégebeurtenissen in het leven van een medewerker zoals huwelijk, geboorte van een kind, ziekte etc. | Bloemetje, fruitmand etc. (of cadeautje indien van toepassing) namens de afdeling. | EUR 30,- Uit afdelingsbudget | Bloemen e.d. die in het kader van “wellevendheid” of “piëteit”, worden gegeven, (dus meer uit sympathie en medeleven dan dat het verband houdt met de dienstbetrekking) en ook als zodanig zichtbaar zijn in de administratie, vallen buiten de vrije ruimte van de werkkostenregeling en belasten de vrije ruimte dus niet. NB. Het bloemetje of geschenk op secretaresse-dag dient altijd privé te worden betaald en niet op kosten van TNO. | |
Jubileum 25 of 40 jaar | Totaal EUR 1.200,- | - Bijeenkomst van de afdeling en TNO collega’s op een TNO- locatie; - borrel in PV- café/informele ruimte op een TNO-locatie - Diner met directe (oud)collega’s / partners | 25 jaar: half maandsalaris 40 jaar: heel maandsalaris Cadeau uit afdelingsbudget: EUR 150,- | Alleen indien bijeenkomsten op locatie worden gehouden zijn het zakelijke kosten en belasten deze de vrije ruimte niet. Vinden de bijeenkomsten buiten de locatie plaats dan vallen de kosten in de vrije ruimte in het kader van de WKR. Cadeau op kosten van TNO valt altijd in eindheffing of vrije ruimte. -Jubileumgratificatie conform AV is vrijgesteld. |
Afscheid van TNO met een (vroeg)pensioen regeling | Totaal EUR 1.200,- | - Bijeenkomst van de afdeling en TNO collega’s op een TNO- locatie; - borrel in PV- café/informele ruimte op een TNO-locatie - Diner met directe (oud)collega’s / partners (ca. 10 deelnemers) | Cadeau uit afdelingsbudget: EUR 150,- | Alleen indien bijeenkomsten in aansluiting op of in werktijd op een locatie worden gehouden, wordt het als een overwegend zakelijke activiteit beschouwd en zijn het zakelijke kosten. Vinden de bijeenkomsten buiten de locatie plaats dan geldt dat kosten vallen onder eindheffing of opname in vrije ruimte. Cadeau op kosten van TNO valt altijd in eindheffing of vrije ruimte. |
Afscheid van TNO vanwege bedrijfs- omstandigheden | ≤ 5 dienstjaren: EUR 125,- > 5 - ≤ 25 dienstjaren: EUR 375,- >25 dienstjaren: EUR 800,- | - Bijeenkomst van afdeling op een TNO- locatie; - borrel in PV- café/informele ruimte op een TNO-locatie - Dinertje met directe (oud)collega’s / partners | Cadeau uit afdelingsbudget: max EUR 150,- | Alleen indien bijeenkomsten op locatie worden gehouden dan zijn het zakelijke kosten. Vinden de bijeenkomsten buiten de locatie plaats dan geldt dat kosten vallen onder eindheffing of opname in vrije ruimte. Cadeau op kosten van TNO valt altijd in eindheffing of vrije ruimte. |
Gelegenheid | Maximum bedrag van de kosten t.b.v. de activiteit (excl. geschenk of aandenken) | Soort activiteit. Keuze uit een van de activiteiten: | Gelegenheid | Werkkostenregeling (WKR)- consequenties: d.w.z. belasten de vrije ruimt van 1,2% van de loonsom wel of niet. |
Afscheid van TNO vanwege aanvaarding nieuwe werkkring | Afhankelijk van de duur van dienstverband: EUR 50,- tot 200,- | - koffie met gebak afdeling; - borrel in PV- café/informele ruimte - evt. dinertje met directe (oud)collega’s / partners. Xxxxxxx’x betalen zelf; vertrekkende collega wordt door TNO “vrijgehouden”, tenzij de manager beslist om het generieke budget hiervoor te benutten. | Cadeau uit afdelingsbudget: max EUR 75,- | Alleen indien bijeenkomsten op locatie worden gehouden dan zijn het zakelijke kosten. Vinden de bijeenkomsten buiten de locatie plaats dan geldt dat kosten vallen onder eindheffing of opname in vrije ruimte. Cadeau op kosten van TNO valt altijd in eindheffing of vrije ruimte. |
Afscheid van de groep vanwege overgang naar andere groep en TNO- locatie | EUR 50,- tot 125,- | - koffie met gebak afdeling | n.v.t. | Op locatie. Zijn zakelijke kosten. |
Uitje(s) afdeling Borrels Informele bijeenkomsten | Totaal EUR 100,- per deelnemer per jaar. | - Beoordeling van de activiteit en uitgaven door Manager, tenzij de MD of Stafdirecteur vooraf bepaalt dat hij/zij het beschikbare budget (deels) bestemt voor een door hem /haar te kiezen collectieve activiteit - De activiteit begint niet voor 16.00 uur of verlof opnemen (voor eigen rekening), tenzij de activiteit wordt gecombineerd met een teamontwikkelactiviteit (leerdoelstelling). | Eventueel: coördineren met Personeelsvereniging op locatie. | Alleen indien bijeenkomsten op locatie worden gehouden dan zijn het zakelijke kosten. Vinden de bijeenkomsten buiten de locatie plaats dan geldt dat kosten vallen onder eindheffing of opname in vrije ruimte. Daarnaast geldt ook nog dat bijdrage TNO aan PV mag niet hoger zijn dan de bijdrage mw. aan PV. Anders totale kosten belast. NB. Dit geldt ook indien de personeelsvereniging het uitje organiseert en TNO een financiële bijdrage voor die specifieke activiteit geeft, dus bovenop de jaarlijkse bijdrage aan de contributie die TNO al geeft (zie ook volgend item). |
festiviteiten en activiteiten georganiseerd door de personeelsvereniging1 (PV) | - | - | n.v.t. | TNO geeft vanwege de regels in de WKR nooit een hogere bijdrage dan wat de PV aan contributies ontvangt. Anders valt de gehele werkgeversbijdrage in de vrije ruimte. De locatie waar het evenement of de festiviteit plaatsvindt is niet van belang v.w.b. de bepaling of het in de vrije ruimte valt van de WKR. |
1 Organiseren van festiviteiten door personeelsverenigingen
Een personeelsvereniging organiseert activiteiten voor haar leden. Leden betalen maandelijks contributie. TNO betaalt, op basis van richtlijnen van de WKR, vanaf 2015 maximaal hetzelfde aan de kas van de diverse personeelsverenigingen als het bedrag dat de leden aan contributie hebben betaald en nooit meer. De werkgeversbijdrage komt dan niet ten laste van de vrije ruimte.
Indien de bijdrage van de werkgever groter is dan de bijdrage van de leden, dan komt de totale werkgeversbijdrage ten laste van de vrije ruimte (of de werkgever betaalt eindheffing over het bedrag).
Interim-regeling Vergoeding thuiswerkplek
Versie 2.0 / 14 juni 2021
Aanleiding
Als gevolg van COVID-19 en de 1,5 meter bedrijfsvoering, werkt sinds medio maart 2020 een groot deel van de TNO-medewerkers vanuit huis. Anders dan middels de arbeidsvoorwaarde Xxxx Xxxx, paragraaf Smartworking, gebeurt dit veelal niet op vrijwillige basis, maar vanwege de door TNO gerespecteerde overheidsmaatregelen in het kader van COVID-19.
Met ingang van 1 oktober 2020 heeft TNO deze Interim-regeling Vergoeding thuiswerkplek vastgesteld.
De interim-regeling gold initieel tot 1 juli 2021 en is met 9 maanden verlengd. Derhalve geldt deze interim-regeling tot 1 april 2022. In overleg met de Ondernemingsraad kan deze interim-regeling worden bekort en/of worden verlengd indien bijvoorbeeld een definitieve regeling wordt vastgesteld voor structureel gedeeltelijk thuiswerken.
De inhoud van deze interim-regeling geldt niet automatisch als uitgangspunt voor een definitieve regeling.
Wat is het?
De regeling voorziet in de mogelijkheid om onder bepaalde voorwaarden een aantal werkplekvoorzieningen te declareren met een maximum van in totaal € 1.000,- inclusief BTW.
Vergoeding
De vergoeding bedraagt in totaal maximaal € 1.000,- inclusief BTW. Je kan, gezien het tijdelijke karakter van deze regeling, vooralsnog slechts éénmaal in aanmerking komen voor deze vergoeding.
Indien jij vanwege een speciale/medische noodzaak (conform opgave bedrijfsarts) een specifieke thuiswerkinrichting nodig hebt, wordt deze volledig vergoed.
Welke voorwaarden zijn van toepassing?
Om in aanmerking te komen voor de vergoeding gelden de volgende voorwaarden.
- Thuiswerken past in jouw functie (ter beoordeling aan je leidinggevende);
- De eventueel met jou overeengekomen proeftijd is verstreken;
- Je werkt minimaal gemiddeld twee dagen per week thuis. Voor één dag per week thuis werken is het inrichten van een thuiswerkplek niet doelmatig;
- Je gaat akkoord met het gestelde in de thuiswerkverklaring en dient deze in. In de thuiswerkverklaring verklaar je dat je deze interim-regeling accepteert, dat de aangeschafte werkplekvoorzieningen aan de door TNO uitgelegde arborichtlijnen voldoen en dat je de instructies van TNO (via informatiefilmpjes op intranet en eventueel een instructie van de preventiemedewerker) kent en zal toepassen op je werkplek.
In andere gevallen geldt dat je op vrijwillige basis thuis kan werken conform de regeling Smartworking of dat je naar kantoor dient te gaan.
Indien jij reeds vóór 13 maart 2020 beschikte over een ergonomisch verantwoord ingerichte werkplek, dan heb je conform artikel 1.47 van het Arbeidsomstandighedenbesluit geen recht op een vergoeding hiervoor.
Welke werkplekvoorzieningen kan ik declareren?
Alleen de volgende werkplekvoorzieningen kan je declareren.
• Bureau
• Bureaustoel
• Beeldscherm, toetsenbord, muis, webcam, headset
• Verlichting (bureaulamp)
In plaats van een nieuw bureau of een nieuwe bureaustoel, kan je ook de kosten voor het laten opknappen of herstellen van het bureau of de bureaustoel declareren.
Wat kan ik niet declareren?
Zaken zoals koffie, elektriciteit, verwarming of een ventilator komen niet voor vergoeding of verstrekking in aanmerking.
Als je nog niet beschikt over een door TNO verstrekte laptop en/of telefoon en uit hoofde van je functie heb je een laptop en/of telefoon wel nodig, kan je deze alsnog op de gebruikelijke wijze aanvragen.
Heb je spullen in bruikleen?
TNO heeft de afgelopen maanden veel werkplekvoorzieningen aan medewerkers uitgeleend, zoals een toetsenbord, muis, beeldscherm en in sommige gevallen ook een bureaustoel.
Als je één of meerdere zaken in bruikleen hebt gekregen, geldt het volgende;
Je mag die zaken tot nader bericht in bruikleen houden, maar dan mag je die zaken niet nieuw aanschaffen en declareren. Werkplekvoorzieningen, zoals hierboven genoemd, die je niet in bruikleen hebt, mag je wel aanschaffen en declareren.
Wil je één of meer werkplekvoorzieningen die je in bruikleen hebt gekregen toch nieuw aanschaffen en declareren? Dan ben je verplicht om die door TNO in bruikleen gegeven voorziening(en) weer bij TNO terug te brengen.
Declaratieproces
Om één of meerdere werkplekvoorzieningen te kunnen declareren, dien je akkoord te gaan met hetgeen gesteld is in het Service Request voor de thuiswerkverklaring. Zodra deze is goedgekeurd, ontvang je een exemplaar per email. Voeg je goedgekeurde thuiswerkverklaring toe aan je declaratie.
Je wordt verzocht om de verschillende door jou te declareren werkplekvoorzieningen zoveel als mogelijk via één declaratie in te dienen. Zoals gebruikelijk dien je je declaratie in vóór het einde van de maand die volgt op de maand waarin de aanschaf heeft plaatsgevonden, onder overlegging van de aankoopbewijzen.
Xxxx in het declaratiesysteem voor een nieuwe binnenlandse declaratie en selecteer bij ‘wat wil je declareren?’ de categorie ‘Thuiswerkplek’ en specificeer de werkplekvoorziening(en) in het veld omschrijving. De kosten komen ten laste van je eigen afdeling.
Interim-regeling Vergoeding reiskosten woon- werkverkeer
Versie 3.0 / 14 juni 2021
Aanleiding
Als gevolg van COVID-19 en de 1,5 meter bedrijfsvoering werkt sinds medio maart 2020 een groot deel van de TNO-medewerkers vanuit huis. Het feit dat veel TNO-medewerkers structureel thuiswerken, betekent dat zij minder kosten maken voor woon-werkverkeer. Daarnaast kan vanaf 1 januari 2021 in algemene zin niet meer voldaan worden aan de fiscale voorwaarden voor het betalen van een vaste reiskostenvergoeding.
Met ingang van 1 januari 2021 heeft TNO deze Interim-regeling Vergoeding reiskosten woon- werkverkeer vastgesteld.
Deze interim-regeling gold initieel tot 1 juli 2021 en is met zes maanden verlengd. Derhalve geldt deze interim-regeling tot 1 januari 2022. In overleg met de Ondernemingsraad kan deze interim- regeling worden bekort en/of worden verlengd indien de fiscale regels dat vereisen of indien bijvoorbeeld een definitieve regeling voor een nieuw mobiliteitsbeleid wordt vastgesteld.
De inhoud van deze interim-regeling geldt niet automatisch als uitgangspunt voor een definitieve regeling.
Wat is het?
Deze regeling vervangt tijdelijk een aantal bepalingen zoals opgenomen in dit hoofdstuk, paragraaf Reiskostenvergoedingen, alinea Woon-werkverkeer. Inherent hieraan is dat gedurende de geldigheid van deze interim-regeling het (kunnen) aanvullen van de reiskostenvergoeding woon- werkverkeer (zoals opgenomen in het hoofdstuk Mijn Inkomen, paragraaf Flexibele Arbeidsvoorwaarden), anders zal worden uitgevoerd.
Hieronder wordt beschreven wat gedurende de geldigheid van deze interim-regeling van toepassing is. De overige voorwaarden uit de alinea Woon-werkverkeer blijven ongewijzigd.
Vergoeding reiskosten voor woon-werkverkeer
Kilometervergoeding
Als je een tegemoetkoming in de kosten voor woon-werkverkeer ontvangt op basis van de afstand tussen woon- en standplaats, ontvang je vanaf 1 januari 2021 alleen een kilometervergoeding voor de dagen dat je daadwerkelijk naar je werklocatie reist. Human Resources stelt het aantal kilometers vast met een routeplanner via de snelste route (ongewijzigd).
De tegemoetkoming bedraagt EUR 0,10 netto per kilometer tot maximaal 25 kilometer enkele reis.
Direct na afloop van elke maand kun je via het Service Request ‘Woon-werkverkeer interim- regeling’ het aantal reisdagen opgeven. De kilometervergoeding wordt dan, na goedkeuring van je leidinggevende, bij de eerstvolgende salarisbetaling aan jou uitbetaald. Het Service Request moet je uiterlijk binnen één maand na afloop van de betreffende maand waarover de declaratie gaat, indienen.
Let op: De reisdagen die je maakt in de maand december 2021 moeten uiterlijk op woensdag 5 januari 2022 ingediend en goedgekeurd zijn. De vergoeding van deze reisdagen wordt dan met terugwerkende kracht in december 2021 verwerkt en met het salaris van januari 2022 uitbetaald.
Aanvulling kilometervergoeding
Je kunt ervoor kiezen om de hierboven genoemde kilometervergoeding, via deelname aan de Flexibele Arbeidsvoorwaarden, aan te vullen tot het fiscale maximaal toegestane bedrag van
EUR 0,19 netto per kilometer. De fiscale grens van 75 km enkele reis geldt in dit geval niet. Indien
je hiervoor kiest, verloopt dit niet via FlexDirect, maar via het Service Request ‘Woon-werkverkeer interim-regeling’ waar je ook de kilometervergoeding voor het aantal gereisde dagen declareert.
Voor wat betreft de uitbetaling geldt de volgende werkwijze:
Het netto bedrag van de aanvulling wordt niet tezamen met de reiskostenvergoeding woon- werkverkeer van TNO in de eerstvolgende maand uitbetaald, maar in mei 2021 en/of in december 2021*, of, in het geval van uitdiensttreding, in de maand waarin de laatste salarisbetaling plaatsvindt voor zover dit niet samenvalt met de salarisbetaling in mei of december.
Per uitbetalingsmoment is er sprake van een vaste bron waarmee de uitruil plaatsvindt.
Indien je kiest (dit is optioneel) voor uitbetaling van de aanvulling in mei 2021 (de aanvulling m.b.t. de gereisde dagen in de maanden januari tot en met april 2021) wordt voor de uitruil als bron ingezet:
1. vakantietoeslag
Indien de vakantietoeslag niet toereikend is om de totale netto aanvulling mee te verrekenen, wordt er afgetopt op het maximaal uit te ruilen bedrag en schuift het resterende deel door naar december.
Bij uitbetaling in december 2021* (of in het geval van uitdiensttreding een andere maand) zal de afboekingsvolgorde zijn:
1. flexbudget
2. 13e maand
Indien het flexbudget en de 13e maand niet toereikend zijn om de netto aanvulling te verrekenen, dan wordt er in december 2021 contact met je opgenomen.
Uitbetaling van de netto aanvulling en de verrekening met de bruto bron(nen) zal gelijktijdig plaatsvinden. Het is belangrijk om hiermee rekening te houden als je deze bron(nen) ook voor andere doelen wilt inzetten via FlexDirect.
* Ten gevolge van de verlenging van de interim-regeling wordt de aanvulling in januari 2022 met terugwerkende kracht verwerkt in december 2021, waarbij een correctie op het in december (bruto) betaalde flexbudget en eventueel (bruto) 13e maand wordt uitgevoerd. Het netto resultaat wordt uitbetaald met het salaris van januari 2022.
Overig
Als je een fiets voor woon-werkverkeer hebt aangeschaft conform de paragraaf Reiskostenvergoedingen, dan blijft van toepassing dat je drie jaar na aanschaf van de fiets niet in aanmerking komt voor een andere vergoeding woon-werkverkeer. Rijd je in een leaseauto? Dan blijft de leaseautoregeling van toepassing gedurende de looptijd van het leasecontract van je auto.
Als met jou afspraken gemaakt zijn over een andere vergoeding van reiskosten woon-werkverkeer dan de reguliere kilometervergoeding (en noch de hierboven genoemde fietsregeling of leaseautoregeling is op jou van toepassing), dan word je vóór 1 januari 2021 geïnformeerd over de mogelijkheden.
Interim-regeling Tegemoetkoming thuiswerkkosten
Versie 2.0 / 1 juni 2021
Aanleiding
Als gevolg van COVID-19 en de 1,5 meter bedrijfsvoering werkt sinds medio maart 2020 een groot deel van de TNO-medewerkers vanuit huis. Dit betekent dat op die thuiswerkdagen er meer kopjes koffie of thee en wc-papier doorheen gaat. Daarbovenop komt dan ook nog het extra verbruik van gas, water en elektriciteit. TNO heeft besloten om in deze kosten tegemoet te komen en heeft deze Interim-regeling Tegemoetkoming Thuiswerkkosten vastgesteld.
De interim-regeling gold initieel tot 1 juli 2021 en is met zes maanden verlengd. Derhalve geldt deze interim-regeling tot 1 januari 2022. De interim-regeling kan zo nodig in overleg met de Ondernemingsraad worden verlengd. De inhoud van deze interim-regeling geldt niet automatisch als uitgangspunt voor een definitieve regeling.
Wat is het?
Met deze regeling komt TNO tegemoet in de extra kosten die het thuiswerken met zich meebrengt.
Hoogte tegemoetkoming
TNO betaalt een bedrag van EUR 20,- netto per maand bij een fulltime dienstverband (40 uur per week).
Indien je een parttime dienstverband hebt, dan betaalt TNO bovengenoemd bedrag naar rato.
Bij in- of uitdiensttreding of wijziging van de arbeidstijd gedurende de kalendermaand, ontvang je het bedrag naar evenredigheid.
Wanneer ontvang je geen tegemoetkoming?
• Gedurende zwangerschaps- en bevallingsverlof. De tegemoetkoming stopt op de dag dat het zwangerschapsverlof ingaat en wordt weer hervat na afloop van het bevallingsverlof.
• Xxx je langer dan zes aaneengesloten weken afwezig door ziekte of betaald verlof, dan stopt de tegemoetkoming na afloop van die zes weken. De tegemoetkoming wordt weer hervat op het moment dat je weer gaat werken.
• Gedurende onbetaald verlof dat langer dan een maand duurt, bijvoorbeeld fulltime ouderschapsverlof. De tegemoetkoming stopt op de dag dat het verlof ingaat en wordt weer hervat na afloop van het verlof.
Gedurende parttime verlof wordt de tegemoetkoming naar rato van je werktijd uitbetaald
Uitbetaling
De tegemoetkoming wordt maandelijks aan het eind van de maand uitbetaald, gelijktijdig met het salaris over die betreffende maand.
Je ontvangt het bedrag automatisch; je hoeft hiervoor geen declaratie of Service Request in te dienen.