VERWERKERSOVEREENKOMST WHOLESALE EXPERT GROUP B.V.

VERWERKERSOVEREENKOMST WHOLESALE EXPERT GROUP B.V.

Bestaande uit:

Deel 1. Data Pro Statement

Deel 2. Standaardclausules voor verwerkingen

Versie 1.0

Datum 01-05-2018

DEEL 1: DATA PRO STATEMENT

Dit Data Pro Statement vormt samen met de Standaardclausules voor verwerkingen de verwerkersovereenkomst voor de producten van Wholesale Expert Group B.V. en bijbehorende diensten zoals in dit Data Pro Statement opgesteld.

ALGEMENE INFORMATIE

1. Dit Data Pro Statement is opgesteld door:

Wholesale Expert Group B.V. Tolnasingel 10

2411 PV Bodegraven

Voor vragen over dit Data Pro Statement of dataprotectie kan contact opgenomen worden met:

Xxxxxx Xxxxxxxx

Direct	x00 (0)0 00000000	xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Algemeen	x00 (0)00 0000000	xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

2. Dit Data Pro Statement geldt vanaf 25 mei 2018 en start met versienummer 1.0

De in dit Data Pro Statement omschreven beveiligingsmaatregelen kunnen wij aanpassen om ten aanzien van data protectie steeds voorbereid en actueel te blijven. Wij houden u op de hoogte van nieuwe versies via onze normale kanalen. Een actuele versie is altijd direct te raadplegen via onze website op: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xx- verwerkersovereenkomst.

3. Dit Data Pro Statement is van toepassing op de volgende producten en diensten van Wholesale Expert Group B.V.

A. Beeyond Master Data Management en aanvullende diensten

B. Dovetail Integratieplatform en aanvullende diensten

C. Wholesale Analytics Cloud en aanvullende diensten

4. Omschrijving product en diensten

A. Beeyond Master Data Management is een applicatie voor het verzamelen, beheren en delen van data. De applicatie wordt vanuit de cloud geleverd. Wholesale Expert Group B.V. levert deze oplossing aan de groothandelsmarkt die deze primaire inzet als een Product Informatie Management (PIM-)systeem. De klant/Opdrachtgever kan naar eigen inzicht zijn datamodel opzetten met gewenste entiteiten en attributen en kan hierop data invoeren, beheren, verrijken en uitvoeren. Zie voor een verdere beschrijving van het product: xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.

B. Dovetail is een integratie Platform-as-a-Service (iPaaS) die systemen, processen en data integreert en tussen de systemen en applicaties de data in specifieke file formaten transporteert, transformeert, verrijkt en aflevert. De integratietechnologie van Dovetail wordt geleverd vanuit de cloud en wordt vanuit IT-jargon ook wel een Enterprise Service Bus (ESB) genoemd. Wholesale Expert Group B.V. zet deze oplossing primair in binnen de groothandelsmarkt waar ze data-integratie (artikelen, specificaties, condities, voorraad- en verkoopgegevens) en transactieprocessen (inkoop, verkoop en logistiek) vergaand digitaliseren en automatiseren. Zie voor een verdere beschrijving van het product: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.

C. Wholesale Analytics Cloud is een Business Intelligence, analyse-oplossing gebaseerd op Qlik Sense-technologie die geleverd wordt vanuit de cloud. In een afgeschermde omgeving wordt dagelijks transactiedata uit het ERP-systeem van de klant/Opdrachtgever ingeladen en wordt via verschillende dashboards aan geautoriseerde gebruikers van de klant/Opdrachtgever toegang verleend tot geüniformeerde en geaggregeerde data. Zie voor Qlik Sense productbeschrijving: xxxxx://xxx.xxxx.xxx/xx-xx/xxxxxxxx/xxxx-xxxxx.

5. Beoogd gebruik

Product/dienst is ontworpen en ingericht om er de volgende soort gegevens mee te verwerken:

Algemeen.

Voor abonnement registratie, supportdienstverlening, facturatie en relevante marketingcommunicatie wordt binnen Wholesale Expert Group B.V. in het financieel transactie (en tevens CRM-)systeem de volgende gegevens geregistreerd:

Bedrijfsgegevens klant

• Naam

• KvK-nummer

• Bankgegevens

• BTW-nummer

• Adres

• Postcode

• Plaats

• Algemeen telefoonnummer

• Algemeen e-mailadres

Contactgegevens klant

• Achternaam

• Voornaam

• Voorletter(s)

• Geslacht voor juiste aanhef

• (Mobiel) telefoonnummer

• Zakelijk e-mailadres

Daarnaast worden de contactgegevens met een opt-in (voornaam, achternaam, emailadres en bedrijfsnaam) opgeslagen in het e-mailmarketingsysteem. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de periodieke nieuwsbrief rondom actuele ontwikkelingen van producten/diensten als ook voor eventuele supportdoeleinden.

A. De Beeyond MDM-applicatie bevat primair artikel gerelateerde data. Mogelijk kan de Opdrachtgever gerelateerd aan het artikel klant- en/of leveranciersdata willen vastleggen. Een attribuut binnen het datamodel kan dan een basis persoonsgegeven zijn zoals: voornaam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en/of e-mailadres. De toegang tot databronnen en gebruik maken van exportfunctionaliteiten op databronnen wordt door de Opdrachtgever beheerd en ontsloten. Verdere verwerking van deze geëxporteerde gegevens is ter eigen beoordeling van Opdrachtgever. Voor support- en onderhoudsdoeleinden hebben medewerkers van Wholesale Expert Group B.V. op administrator-niveau toegang tot de omgeving om technische werkzaamheden uit te voeren. Medewerkers van Wholesale Expert Group B.V. verwerken geen data in deze omgeving, nog delen zij deze data voor eigen doeleinden of voor derden.

B. Het Dovetail integratieplatform transformeert met een mogelijke bewerking data in file bestanden zoals XML, EDI, CSV van input A naar output B. Het Dovetail integratieplatform transporteert data maar slaat zelf geen data zoals persoonsgegevens op. Voor technisch monitoring en supportwerkzaamheden op het integratieplatform worden flow-logging- en flow tracelog files aangemaakt. flow- logging files worden na 30 dagen automatisch verwijderd en flow tracelog files worden 24 uur bewaard, waarna deze permanent worden verwijderd.

C. Wholesale Analytics Cloud biedt een data-analyse oplossing op een datawarehouse. De oplossing is bedoeld om data uit financiële transactie-, ERP- systemen van Opdrachtgever en mogelijk andere (externe) bronnen zoals KNMI- weerdienst of Kamer van Koophandel samen te voegen en te ontsluiten naar geautoriseerde gebruikers van de Opdrachtgever. De transactie data bevat o.a. debiteurgegevens en basis persoonsgegevens van vertegenwoordigers/verkopers en klantrelaties van de Opdrachtgever. Wholesale Analytics Cloud is niet de bron van data maar verwerkt data uit andere bronnen. Beheer en verwerkingen van data dient Opdrachtgever in de eigen bron(nen) door te voeren. Wholesale Analytics Cloud volgt daarna de bron. Voor support- en onderhoudsdoeleinden hebben medewerkers van Wholesale Expert Group B.V. op administrator-niveau toegang tot de omgeving om technische werkzaamheden uit te voeren. Medewerkers van Wholesale Expert Group B.V. verwerken geen data in deze omgeving, nog delen zij deze data voor eigen doeleinden of voor derden.

Bij product/dienst onder A, B en C is niet rekening gehouden met de verwerking van bijzondere persoonsgegevens, of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten mee te verwerken. Verwerken van deze

gegevens met het hiervoor omschreven product of dienst door Opdrachtgever is ter eigen beoordeling door Opdrachtgever.

6. Wholesale Expert Group B.V. heeft bij het ontwerpen van het product/de dienst

privacy by design op de volgende wijze toegepast:

A. De Beeyond MDM-applicatie. Opdrachtgever voert zelf gegevens, inclusief door hen gekozen bijlagen in de applicatie en kunnen deze gegevens en documenten wijzigen en verwijderen. Wholesale Expert Group B.V. controleert de gegevens niet en zal gegevens alleen inzien op verzoek van de Opdrachtgever, bijvoorbeeld als dat nodig is om een vraag aan de helpdesk te beantwoorden of onderhoudswerkzaamheden te verrichten. Toegang op administrator niveau is alleen beschikbaar voor de aangewezen medewerker van Wholesale Expert Group

B.V. middels een aparte loginnaam en wachtwoord. Loginnaam en wachtwoord worden in de digitale kluis van LastPass bewaard en zijn alleen toegankelijk voor de geautoriseerde medewerker(s).

B. Het Dovetail integratieplatform is geen data opslagsysteem maar een datatransportsysteem en houdt voor monitoring en supportdoeleinden flow-logging- en flow tracelog files, respectievelijk 30 dagen en 24 uur vast, waarna deze permanent worden verwijderd. De flow-logging- en flow tracelog files worden door Wholesale Expert Group B.V. alleen geraadpleegd bij een discontinuïteit van de service. De log- en tracingfiles worden alleen gebruikt ter ondersteuning van het technisch onderzoek naar de oorzaak en niet op gegevens inhoudelijkheid beoordeeld. Toegang op administrator niveau is alleen beschikbaar voor de aangewezen medewerker van Wholesale Expert Group B.V. middels een aparte loginnaam en wachtwoord. Loginnaam en wachtwoord worden in de digitale kluis van LastPass bewaard en zijn alleen toegankelijk voor de geautoriseerde medewerker(s).

C. Wholesale Analytics Cloud. Opdrachtgever voert zelf gegevens in de eigen bronsystemen en kunnen deze gegevens wijzigen en verwijderen. Wholesale Analytics Cloud verzamelt deze gegevens uit de bron(nen) naar een datawarehouse en visualiseert deze voor analyse doeleinden in dashboards aan de Opdrachtgever. Wholesale Expert Group B.V. controleert de gegevens niet en zal gegevens alleen inzien op verzoek van de Opdrachtgever, bijvoorbeeld als dat nodig is om een vraag aan de helpdesk te beantwoorden of onderhoudswerkzaamheden te verrichten. Toegang op administrator niveau is alleen beschikbaar voor de aangewezen medewerker van Wholesale Expert Group

B.V. middels een aparte loginnaam en wachtwoord. Loginnaam en wachtwoord worden in de digitale kluis van LastPass bewaard en zijn alleen toegankelijk voor de geautoriseerde medewerker(s).

7. Wholesale Expert Group B.V. gebruikt de Data Pro Standaardclausules voor verwerkingen, welke als deel 2 van deze verwerkersovereenkomst bijgevoegd is.

8. Wholesale Expert Group B.V. verwerkt de persoonsgegevens van zijn Opdrachtgevers binnen de EU/EER.

9. Wholesale Expert Group B.V. maakt gebruik van de volgende sub-processors:

A. Beeyond Master Data Management.

a. Voor tweedelijns support op Beeyond wordt gebruik gemaakt van de producent van Beeyond (Beeyond B.V.) Support- en onderhoudswerk door Beeyond B.V. vindt alleen plaats op de technische infrastructuur en op applicatie-administratieniveau. Indien Wholesale Expert Group B.V. de producent Beeyond B.V. voor support- of onderhoudsdoeleinden toegang moet geven tot het data-niveau, dan zal eerst expliciete toegang worden gevraagd aan de Opdrachtgever. Werkzaamheden op data-niveau hebben altijd een support- of technisch onderhoudskarakter, er wordt niet gewerkt op of met de uiteindelijke data, nog wordt data onttrokken en/of gedeeld met derden.

b. Voor derdelijns support kan eventueel gebruik gemaakt worden van Amazon Web Services. De omgeving wordt gehost bij AWS in Ierland en dus binnen EU/EER. Derdelijns support behelst puur technisch infrastructureel support en onderhoud. Voor meer informatie over verwerking verwijzen we naar de dataprotectie en privacy statements van AWS op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxx/

B. Dovetail Integratieplatform.

a. Voor tweedelijns support op Dovetail wordt gebruik gemaakt van de producent van Dovetail (Dovetail B.V.) Support- en onderhoudswerk door Dovetail B.V. vindt alleen plaats op de technische infrastructuur en op applicatie-administratieniveau. Indien Wholesale Expert Group B.V. de producent Dovetail B.V. voor support- of onderhoudsdoeleinden toegang moet geven tot het data-niveau, dan zal eerst expliciete toegang worden gevraagd aan de Opdrachtgever. Werkzaamheden op data-niveau hebben altijd een support- of technisch onderhoudskarakter, er wordt niet gewerkt op of met de uiteindelijke data, nog wordt data onttrokken en/of gedeeld met derden.

b. Voor derdelijns support kan gebruik gemaakt worden van Amazon Web Services. De omgeving wordt gehost bij AWS in Ierland en dus binnen EU/EER. Derdelijns support behelst puur technisch infrastructureel support en onderhoud. Voor meer informatie over verwerking verwijzen we naar de dataprotectie en privacy statements van AWS op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxx/

c. Voor de conversie van het formaat van een bestand (bijvoorbeeld van Excel naar pdf) kan in specifieke gevallen vanuit Dovetail de services van CloudConvert aangesproken worden. CloudConvert geeft op de volgende pagina’s inzicht in hun policy en compliancy m.b.t.

GDPR/persoonsgegevens. xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxx/ en xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx.

d. Voor de scanning van pdf’s naar een digitaal XML-bestand kan in specifieke gevallen vanuit Dovetail de services van DocParser aangesproken worden. DocParser geeft op de volgende pagina’s inzicht in hun policy en compliancy m.b.t. GDPR/persoonsgegevens. xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxx en xxxxx://xxxxxxxxx.xxx/xxxxx/xxxxxxx?xxx_xxxxxxxxxXxxxxxxxXxxxxxxxxX ervice+and+Privacy+Policy&utm_content=Updated+Terms+of+Service+an d+Privacy+Policy&utm_medium=email_action&utm_source=xxxxxxxx.xx.

C. Wholesale Analytics Cloud.

a. Voor tweedelijns support op Wholesale Analytics Cloud wordt gebruik gemaakt van technologie- en kennispartner Rond B.V. Support- en onderhoudswerk door Rond B.V. vindt alleen plaats op de technische infrastructuur en op applicatie-administratieniveau. Indien Wholesale Expert Group B.V. Rond B.V. voor support- of onderhoudsdoeleinden toegang moet geven tot het data-niveau, dan zal eerst expliciete toegang worden gevraagd aan de Opdrachtgever. Werkzaamheden op data-niveau hebben altijd een support- of technisch onderhoudskarakter, er wordt niet gewerkt op of met de uiteindelijke data, nog wordt data onttrokken en/of gedeeld met derden.

b. Voor derdelijns support kan eventueel gebruik gemaakt worden van Amazon Web Services. De omgeving wordt gehost bij AWS in Duitsland en dus binnen EU/EER. Derdelijns support behelst puur technisch infrastructureel support en onderhoud. Voor meer informatie over verwerking verwijzen we naar de dataprotectie en privacy statements van AWS op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxx/xxxx-xxxxxx/

10. Wholesale Expert Group B.V. ondersteunt Opdrachtgever op de volgende manier bij verzoeken van betrokkenen:

Een inzage-, correctie- en verwijderverzoek, als ook een dataportabiliteitsverzoek, kan Opdrachtgever als een supportmelding via xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx aan Wholesale Expert Group B.V. in opdracht geven. Wholesale Expert Group B.V. voert deze opdracht uit op basis van nacalculatie. Deze dienstverlening is geen onderdeel van deze overeenkomst.

11. Na beëindiging van de overeenkomst met een Opdrachtgever verwijdert Wholesale Expert Group B.V. de persoonsgegevens die hij voor Opdrachtgever verwerkt in principe binnen 3 maanden op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessible).

A. Beeyond Master Data Management. Na het beëindigen van het abonnement door de Opdrachtgever wordt de Beeyond MDM-omgeving door Wholesale Expert Group B.V. binnen een aantal werkdagen opgeheven en wordt de applicatie en data op het systeem/domein permanent verwijderd. De Opdrachtgever kan daarvoor zelf middels exportfunctionaliteiten eventueel data exporteren voor eigen gebruik. Verdere verwerking van deze geëxporteerde gegevens is ter eigen beoordeling van Opdrachtgever. Op verzoek van de Opdrachtgever kan Wholesale Expert Group B.V. op basis van dienstverlening ondersteunen.

B. Dovetail Integratieplatform. Bij het beëindigen van het abonnement door de Opdrachtgever wordt de Dovetail-omgeving door Wholesale Expert Group B.V. binnen een aantal werkdagen opgeheven en wordt de applicatie op het systeem/domein permanent verwijderd. Log- en tracingfiles worden daarvoor op basis van de applicatiefunctionaliteit al permanent verwijderd.

C. Wholesale Analytics Cloud. Na het beëindigen van het abonnement door de Opdrachtgever wordt de Qlik-applicatielicentie op de Wholesale Analytics Cloud- omgeving door Wholesale Expert Group B.V. voor de gebruiker(s) afgesloten. Tevens wordt de data-connectie tussen het datawarehouse en de bronnen van Opdrachtgever eveneens afgesloten. Binnen een aantal werkdagen wordt de data op het systeem/domein permanent verwijderd. De Opdrachtgever kan daarvoor zelf middels exportfunctionaliteiten eventueel data exporteren voor eigen gebruik. Verdere verwerking van deze geëxporteerde gegevens is ter eigen beoordeling van Opdrachtgever. Op verzoek van de Opdrachtgever kan Wholesale Expert Group

B.V. op basis van dienstverlening ondersteunen.

BEVEILIGINGSBELEID

12. Wholesale Expert Group B.V. heeft de volgende beveiligingsmaatregelen genomen ter beveiliging van zijn product of dienst:

Opdrachtgever is eigenaar en gebruiker van de data en is primair verantwoordelijk hiervoor. Ook de toegang en beveiliging tot de applicatie valt primair onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever.

In de applicaties is het mogelijk rechtenstructuren in te richten, waarmee medewerkers specifieke rechten tot data verkrijgen als ook op welke wijze en met welke functies ze data kunnen bewerken of im- en exporteren. De rechtenstructuur alsmede het aanmaken van gebruikers valt onder de verantwoordelijkheid van Opdrachtgever.

Wholesale Expert Group B.V. kan ondersteunen in het aanmaken van rechtenstructuren en gebruikers, en doet dit altijd in opdracht en op basis van de verstrekte informatie van de Opdrachtgever.

Het periodiek aanpassen van loginnamen en wachtwoorden van/door medewerkers is conform de policy en onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever.

Wholesale Expert Group B.V. slaat zelf geen gebruikersinformatie, zoals loginnaam en wachtwoord van medewerkers van Opdrachtgever buiten de desbetreffende applicatie op.

13. Wholesale Expert Group B.V. heeft zich geconformeerd aan het volgende Information Security Management System (ISMS):

Interne procedure en normering

Alle administrator loginnamen en wachtwoorden zijn opgeslagen in een digitale kluis

Voor zover de ondersteunende applicaties het toestaan werkt Wholesale Expert Group

B.V met tweestapsverificatie.

Bestanden zijn op geslagen in de afgeschermde Google G-suite Services. Google hanteert hoge standaarden in gegevens privacy. Voor meer informatie: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xxx/x/xxxxxx/00000?xxxxx

Op het moment dat Opdrachtgever een (intern) incident/inbreuk in de beschikbaarheid en/of toegang tot persoongegevens heeft, kan dit middels een supportcall onmiddellijk doorgegeven worden aan Wholesale Expert Group B.V., waarna Wholesale Expert Group B.V. op verzoek van Opdrachtgever op administratorniveau actie kan ondernemen om specifieke toegang of gebruik in te trekken, of bepaalde configuraties te herstellen.

DATALEKPROTOCOL

14. In geval er toch iets mis gaat, hanteert Wholesale Expert Group B.V. het volgende datalekprotocol om ervoor te zorgen dat Opdrachtgever op de hoogte is van incidenten:

De desbetreffende medewerker van Wholesale Expert Group B.V. meldt het datalek aan de coördinator databescherming.

De coördinator databescherming neemt direct telefonisch contact op met het vaste contactpersoon van Opdrachtgever voor product/dienst.

Wholesale Expert Group B.V. levert zo veel mogelijk relevante gegevens aan, waaronder omschrijving van het incident, aard van de inbreuk, aard van de persoonsgegevens. Eveneens wordt uitgewisseld welke maatregelen genomen zijn of genomen gaan worden om eventuele schade te beperken of dit in de toekomst te voorkomen. Tevens neemt Wholesale Expert Group B.V. met de Opdrachtgever door welke maatregelen de Opdrachtgever kan of moet treffen, zoals bijvoorbeeld loginnaam en wachtwoorden wijzigen.

Wholesale Expert Group B.V. doet zelf geen meldingen van het datalek aan Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Een melding van een datalek (van Opdrachtgevers data) blijft de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever. Wholesale Expert Group B.V. zal de Opdrachtgever desgewenst ondersteunen bij het meldproces.

Het incident wordt geregistreerd in het projectbeheersysteem van Wholesale Expert Group B.V..

DEEL 2: STANDAARDCLAUSULES VOOR VERWERKINGEN

versie: januari 2018

Vormt samen met het Data Pro Statement de verwerkersovereenkomst en is een bijlage bij de Overeenkomst en de daarbij behorende bijlagen zoals toepasselijke algemene voorwaarden

ARTIKEL 1. DEFINITIES

Onderstaande begrippen hebben in deze Standaardclausules voor verwerkingen, in het Data Pro Statement en in de Overeenkomst de volgende betekenis:

1. Autoriteit Persoonsgegevens (AP): toezichthoudende autoriteit, zoals omschreven in artikel 4, sub 21 Avg.

2. Avg: de Algemene verordening gegevensbescherming.

3. Data Processor: partij die als ICT-leverancier in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst als verwerker Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van diens Opdrachtgever.

4. Data Pro Statement: statement van Data Processor waarin hij onder andere informatie geeft met betrekking tot het beoogd gebruik van zijn product of dienst, getroffen beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, datalekken, certificeringen en omgang met rechten van Data subjects.

5. Data subject (betrokkene): een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

6. Opdrachtgever: partij in wiens opdracht Data Processor persoonsgegevens verwerkt. De Opdrachtgever kan zowel verwerkingsverantwoordelijke (“controller”) zijn als een andere verwerker.

7. Overeenkomst: de tussen Opdrachtgever en Data Processor geldende overeenkomst, op basis waarvan de ICT-leverancier diensten en/of producten levert aan Opdrachtgever, waarvan de verwerkersovereenkomst onderdeel vormt.

8. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals omschreven in artikel 4, sub 1 Avg, die Data Processor in het kader van de uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst verwerkt.

9. Verwerkersovereenkomst: deze Standaardclausules voor verwerkingen, die tezamen met het Data Pro Statement (of vergelijkbare informatie) van Data Processor de verwerkersovereenkomst vormen als bedoeld in artikel 28, lid 3 Avg.

ARTIKEL 2. ALGEMEEN

1. Deze Standaardclausules voor verwerkingen zijn van toepassing op alle verwerkingen van Persoonsgegevens die Data Processor doet in het kader van de levering van zijn producten en diensten en op alle Overeenkomsten en aanbiedingen. De toepasselijkheid

van verwerkersovereenkomsten van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2. Het Data Pro Statement, en met name de daarin opgenomen beveiligingsmaatregelen, kan van tijd tot tijd door Data Processor worden aangepast aan veranderende omstandigheden. Data Processor zal Opdrachtgever van significante aanpassingen op de hoogte stellen. Indien Opdrachtgever in redelijkheid niet akkoord kan gaan met de aanpassingen, is Opdrachtgever gerechtigd binnen 30 dagen na kennisgeving van de aanpassingen de verwerkersovereenkomst schriftelijk gemotiveerd op te zeggen.

3. Data Processor verwerkt de Persoonsgegevens namens en in opdracht van Opdrachtgever overeenkomstig de met Data Processor overeengekomen schriftelijke instructies van Opdrachtgever.

4. Opdrachtgever, dan wel diens klant, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg, heeft de zeggenschap over de verwerking van de Persoonsgegevens en heeft het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens vastgesteld.

5. Data Processor is verwerker in de zin van de Avg en heeft daarom geen zeggenschap over het doel van en de middelen voor de verwerking van de Persoonsgegevens en neemt derhalve geen beslissingen over onder meer het gebruik van de Persoonsgegevens.

6. Data Processor geeft uitvoering aan de Avg zoals neergelegd in deze Standaardclausules voor verwerkingen, het Data Pro Statement en de Overeenkomst. Het is aan Opdrachtgever om op basis van deze informatie te beoordelen of Data Processor afdoende garanties biedt met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van de Avg voldoet en de bescherming van de rechten van Data subjects voldoende zijn gewaarborgd.

7. Opdrachtgever staat er tegenover Data Processor voor in dat hij conform de Avg handelt, dat hij zijn systemen en infrastructuur te allen tijde adequaat beveiligt en dat de inhoud, het gebruik en/of de verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van een derde.

8. Een aan Opdrachtgever door de AP opgelegde bestuurlijke boete kan niet worden verhaald op Data Processor, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de bedrijfsleiding van Data Processor.

ARTIKEL 3. BEVEILIGING

1. Data Processor treft de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, zoals omschreven in zijn Data Pro Statement. Bij het treffen van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen heeft Data Processor rekening gehouden met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten van de beveiligingsmaatregelen, de aard, omvang en de context van de verwerkingen, de doeleinden en het beoogd gebruik van zijn producten en diensten, de verwerkingsrisico’s en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van Data subjects die hij gezien het beoogd gebruik van zijn producten en diensten mocht verwachten.

2. Tenzij expliciet anders vermeld in het Data Pro Statement is het product of de dienst van Data Processor niet ingericht op de verwerking van bijzondere categorieën van Persoonsgegevens of gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen of strafbare feiten.

3. Data Processor streeft ernaar dat de door hem te treffen beveiligingsmaatregelen passend zijn voor het door Data Processor beoogde gebruik van het product of de dienst.

4. De omschreven beveiligingsmaatregelen bieden, naar het oordeel van de Opdrachtgever, rekening houdend met de in artikel 3.1 genoemde factoren een op het risico van de verwerking van de door hem gebruikte of verstrekte Persoonsgegevens afgestemd beveiligingsniveau.

5. Data Processor kan wijzigingen aanbrengen in de getroffen beveiligingsmaatregelen indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is om een passend beveiligingsniveau te blijven bieden. Data Processor zal belangrijke wijzigingen vastleggen, bijvoorbeeld in een aangepast Data Pro Statement, en zal Opdrachtgever waar relevant van die wijzigingen op de hoogte stellen.

6. Opdrachtgever kan Data Processor verzoeken nadere beveiligingsmaatregelen te treffen. Data Processor is niet verplicht om op een dergelijk verzoek wijzigingen door te voeren in zijn beveiligingsmaatregelen. Data Processor kan de kosten verband houdende met de op verzoek van Opdrachtgever doorgevoerde wijzigingen in rekening brengen bij Opdrachtgever. Pas nadat de door Opdrachtgever gewenste gewijzigde beveiligingsmaatregelen schriftelijk zijn overeengekomen en ondertekend door Partijen, heeft Data Processor de verplichting deze beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk te implementeren.

ARTIKEL 4. XXXXXXXXX IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS

1. Data Processor staat er niet voor in dat de beveiligingsmaatregelen onder alle omstandigheden doeltreffend zijn. Indien Data Processor een inbreuk in verband met Persoonsgegevens (zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 Avg) ontdekt, zal hij Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging informeren. In het Data Pro Statement (onder datalekprotocol) is vastgelegd op welke wijze Data Processor Opdrachtgever informeert over inbreuken in verband met Persoonsgegevens.

2. Het is aan de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever, of diens klant) om te beoordelen of de inbreuk in verband met Persoonsgegevens waarover Data Processor heeft geïnformeerd gemeld moet worden aan de AP of Data subject. Het melden van inbreuken in verband met Persoonsgegevens, die op grond van artikel 33 en 34 Avg moeten worden gemeld aan de AP en/of Data subjects, blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke (Opdrachtgever of diens klant). Data Processor is niet verplicht tot het melden van inbreuken in verband met persoonsgegevens aan de AP en/of de Betrokkene.

3. Data Processor zal, indien nodig, nadere informatie verstrekken over de inbreuk in verband met Persoonsgegevens en zal zijn medewerking verlenen aan noodzakelijke

informatievoorziening aan Opdrachtgever ten behoeve van een melding als bedoeld in artikel 33 en 34 Avg.

4. Data Processor kan de redelijke kosten die hij in dit kader maakt in rekening brengen bij Opdrachtgever tegen zijn dan geldende tarieven.

ARTIKEL 5. GEHEIMHOUDING

1. Data Processor waarborgt dat de personen die onder zijn verantwoordelijkheid Persoonsgegevens verwerken een geheimhoudingsplicht hebben.

2. Data Processor is gerechtigd de Persoonsgegevens te verstrekken aan derden, indien en voor zover verstrekking noodzakelijk is ingevolge een rechterlijke uitspraak, een wettelijk voorschrift of op basis van een bevoegd gegeven bevel van een overheidsinstantie.

3. Alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte toegangs- en/of identificatiecodes, certificaten, informatie omtrent toegangs- en/of wachtwoordenbeleid en alle door Data Processor aan Opdrachtgever verstrekte informatie die invulling geeft aan de in het Data Pro Statement opgenomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn vertrouwelijk en zullen door Opdrachtgever als zodanig worden behandeld en slechts aan geautoriseerde medewerkers van Opdrachtgever kenbaar worden gemaakt. Opdrachtgever ziet erop toe dat zijn medewerkers de verplichtingen uit dit artikel naleven.

ARTIKEL 6. LOOPTIJD EN BEËINDIGING

1. Deze verwerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de Overeenkomst en iedere daaruit voortkomende nieuwe of nadere overeenkomst, treedt in werking op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst en wordt gesloten voor onbepaalde tijd.

2. Deze verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij beëindiging van de Overeenkomst of enige nieuwe of nadere overeenkomst tussen partijen.

3. Data Processor zal, in geval van einde van de verwerkersovereenkomst, alle onder zich zijnde en van Opdrachtgever ontvangen Persoonsgegevens binnen de in het Data Pro Statement opgenomen termijn verwijderen op zodanige wijze dat deze niet langer kunnen worden gebruikt en niet langer toegankelijk zijn (render inaccessable), of, indien overeengekomen, in een machine leesbaar formaat terugbezorgen Opdrachtgever.

4. Data Processor kan eventuele kosten die hij maakt in het kader van het in artikel 6.3 gestelde in rekening brengen bij Opdrachtgever. Hierover kunnen nadere afspraken worden neergelegd in het Data Pro Statement.

5. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt niet indien een wettelijke regeling het geheel of gedeeltelijk verwijderen of terugbezorgen van de Persoonsgegevens door Data Processor belet. In een dergelijk geval zal Data Processor de Persoonsgegevens enkel blijven verwerken voor zover noodzakelijk uit hoofde van zijn wettelijke verplichtingen. Het bepaalde in artikel 6.3 geldt eveneens niet indien Data Processor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Avg is ten aanzien van de Persoonsgegevens.

ARTIKEL 7. RECHTEN DATA SUBJECTS, DATA PROTECTION IMPACT ASSESSMENT (DPIA) EN AUDITRECHTEN

1. Data Processor zal, waar mogelijk, zijn medewerking verlenen aan redelijke verzoeken van Opdrachtgever die verband houden met bij Opdrachtgever door Data subjects ingeroepen rechten van Data subjects. Indien Data Processor direct door een Data subject wordt benaderd, zal hij deze waar mogelijk doorverwijzen naar Opdrachtgever.

2. Indien Opdrachtgever daartoe verplicht is, zal Data Processor na een daartoe redelijk gegeven verzoek zijn medewerking verlenen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een daarop volgende voorafgaande raadpleging zoals bedoeld in artikel 35 en 36 Avg.

3. Data Processor kan de naleving van zijn verplichtingen op grond van de verwerkersovereenkomst aantonen door middel van een geldig Data Pro Certificaat of daaraan ten minste gelijkwaardig certificaat of auditrapport (Third Party Memorandum) van een onafhankelijke, deskundige.

4. Data Processor zal daarnaast op verzoek van Opdrachtgever alle verdere informatie ter beschikking stellen die in redelijkheid nodig is om nakoming van de in deze verwerkersovereenkomst gemaakte afspraken aan te tonen. Indien Opdrachtgever desondanks aanleiding heeft aan te nemen dat de verwerking van Persoonsgegevens niet conform de verwerkersovereenkomst plaatsvindt, dan kan hij maximaal éénmaal per jaar door een onafhankelijke, gecertificeerde, externe deskundige die aantoonbaar ervaring heeft met het soort verwerkingen dat op basis van de Overeenkomst wordt uitgevoerd, op kosten van de Opdrachtgever hiernaar een audit laten uitvoeren. De audit zal beperkt zijn tot het controleren van de naleving van de afspraken met betrekking tot verwerking van de Persoonsgegevens zoals neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een geheimhoudingsplicht hebben ten aanzien van hetgeen hij aantreft en zal alleen datgene rapporteren aan Opdrachtgever dat een tekortkoming oplevert in de nakoming van verplichtingen die Data Processor heeft op grond van deze verwerkersovereenkomst. De deskundige zal een afschrift van zijn rapport aan Data Processor verstrekken. Data Processor kan een audit of instructie van de deskundige weigeren indien deze naar zijn mening in strijd is met de Avg of andere wetgeving of een ontoelaatbare inbreuk vormt op de door hem getroffen beveiligingsmaatregelen.

5. Partijen zullen zo snel mogelijk in overleg treden over de uitkomsten in het rapport. Partijen zullen de voorgestelde verbetermaatregelen die in het rapport zijn neergelegd opvolgen voor zover dat van hen in redelijkheid kan worden verwacht. Data Processor zal de voorgestelde verbetermaatregelen doorvoeren voor zover deze naar zijn oordeel passend zijn rekening houdend met de verwerkingsrisico’s verbonden aan zijn product of dienst, de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de markt waarin hij opereert, en het beoogd gebruik van het product of de dienst.

6. Data Processor heeft het recht om de kosten die hij maakt in het kader van het in dit artikel gestelde in rekening te brengen bij Opdrachtgever.

ARTIKEL 8. SUBVERWERKERS

1. Data Processor heeft in het Data Pro Statement vermeldt of, en zo ja welke derde partijen (subverwerkers) Data Processor inschakelt bij de verwerking van de Persoonsgegevens.

2. Opdrachtgever geeft toestemming aan Data Processor om andere subverwerkers in te schakelen ter uitvoering van zijn verplichtingen voortvloeiende uit de Overeenkomst.

3. Data Processor zal Opdrachtgever informeren over een wijziging in de door de Data Processor ingeschakelde derde partijen bijvoorbeeld middels een aangepast Data Pro Statement. Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen voornoemde wijziging door Data Processor. Data Processor draagt ervoor zorg dat de door hem ingeschakelde derde partijen zich aan eenzelfde beveiligingsniveau committeren ten aanzien van de bescherming van de Persoonsgegevens als het beveiligingsniveau waaraan Data Processor jegens Opdrachtgever is gebonden op grond van het Data Pro Statement.

ARTIKEL 9. OVERIG

Deze Standaardclausules voor verwerkingen vormen tezamen met het Data Pro Statement een integraal onderdeel van de Overeenkomst. Alle rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst, waaronder begrepen de van toepassing zijnde algemene voorwaarden en/of beperkingen van aansprakelijkheid, zijn derhalve ook van toepassing op de verwerkersovereenkomst.