HANDREIKING DYNAMISCH AANKOOPSYSTEEM (DAS)

1. INLEIDING

Koopt u regelmatig standaard werken, producten of diensten in die gemakkelijk beschikbaar zijn op de leveranciers markt, dan kunt u overwegen voor de inkoop daarvan een dynamisch aankoopsysteem in te stellen (hierna: DAS). Een DAS is, volgens artikel 1.1 van de (per 1 juli 2016 gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 (hierna: Aw):

“een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften van de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf,

dat is beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen”.

De per 1 juli 2016 gewijzigde Aw biedt iets meer flexibiliteit voor de toepassing van het DAS. Het is daardoor makkelijker om gangbare producten geheel elektronisch in te kopen binnen een DAS. Een aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf mag nu direct de tot het systeem toegelaten ondernemers uitnodigen om in te schrijven op een specifieke opdracht. De gedachte hierachter is dat u sneller en efficiënter gangbare producten kunt inkopen.

Deze Handreiking geeft een overzicht van belangrijke overwegingen die u helpen bij het beslissen of de instelling van een DAS geschikt en doelmatig is voor uw gangbare inkopen. Legt uit hoe u vervolgens een DAS instelt. Welke eisen de Aw stelt aan het plaatsen van uw opdrachten in een DAS. Wat u moet doen als u een DAS wilt wijzigen. En tenslotte hoe u een DAS tussentijds beëindigt.

In het ARW 2016 - een reglement dat verplicht moet worden toegepast bij het inkopen van werken met een geraamde waarde onder de aanbestedingsdrempel (op andere inkopen mag u dit reglement overigens ook van toepassing verklaren) - zijn zowel het instellen van het DAS als het uitzetten van een opdracht binnen het DAS geregeld en uitgewerkt.

Volgens de Memorie van Toelichting bij de wijziging van de Aw kan de in Nederland veel gebruikte elektronische marktplaats worden ingericht als een DAS. Sinds de wijziging van de Aw zijn er veel DAS’en ingericht door aanbestedende diensten. De meeste voor opdrachten betreffende de inhuur van personeel. Zij hebben hiervoor gekozen omdat zij de inhuur van personeel niet meer volgens het (per 18 april 2016 vervallen) 2B-regime kunnen inkopen. Is het DAS voor deze type inkopen nu ‘het ei van Xxxxxxxx’? Volgens PIANOo is dat niet het geval.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

U dient op basis van marktkennis zeker ook alternatieven als de standaardprocedures, of de raamovereenkomst, etc. in uw overweging mee te nemen voor uw veel voorkomende inkopen. Een DAS kan namelijk een disproportionele belasting voor uw organisatie

en inschrijvers met zich meebrengen, en bovendien zal al snel sprake zijn van onrechtmatigheid (en ondoelmatigheid) indien het niet-gangbare aankopen betreft.

Hieronder treft u eerst enkele overwegingen aan die u kunnen helpen bij uw beslissing of het instellen van een DAS voor uw gangbare inkopen geschikt en doelmatig is.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Overwegingen voor het instellen van een DAS ‌

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

Alvorens u een DAS instelt dient u uiteraard te onderzoeken of een DAS passend is voor uw inkopen. Naast een goed markt- onderzoek en eventueel een marktconsultatie, (waaruit bijv. zal blijken of het systeem van een DAS past bij de manier waarop in de specifieke markt wordt aangeboden en/of gehandeld), kunt u de volgende vragen daarvoor gebruiken:

- Is er daadwerkelijk sprake van “gangbare producten” die algemeen beschikbaar zijn?

Overweging 63 in richtlijn 2014/24/EU spreekt over: “commonly used or off-the-shelf products, works or services which are generally available on the market”.

Het DAS lijkt vooral geschikt voor de inkoop van producten en diensten die in sterke mate gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar zijn, waarin niet grote verschillen in de kwaliteit te verwachten zijn, en waarbij de inhoud en omvang van de opdracht steeds gemakkelijk eenduidig is vast te leggen. Zeker bij sterk fluctuerende markten met veel wisselende potentiële leveranciers. Denkt u bijvoorbeeld aan de markt voor ICT hardware, die bestaat uit veel leveranciers die sterk met elkaar concurreren. Dit leidt regelmatig tot faillissementen en nieuwe toetreders op de markt. De nieuwe leveranciers op de markt kunnen eenvoudig bij een bestaande DAS aanhaken en in uw inkoopbehoefte voorzien. Dit in tegenstelling tot een raamovereenkomst waarbij nieuwe leveranciers niet aan een bestaande raamovereenkomst kunnen deelnemen.

Het moet volgens PIANOo gaan om regelmatig terugkerende opdrachten, die de markt, als het ware, op de plank heeft liggen. Denk bijvoorbeeld aan producten die je kan bestellen vanuit een catalogus zoals kantoorartikelen, zonnepanelen en bulkgoederen zoals zand. Het moge duidelijk zijn dat het in ieder geval niet om complexe opdrachten gaat, noch opdrachten met een innovatief karakter, expertopdrachten, etc. Beoordeel daarnaast niet alleen wat gangbaar is voor uw organisatie, maar ook wat gangbaar is voor de markt.

Het DAS staat veel in de belangstelling bij het inkopen van de inhuur van externen. Hieronder bevinden zich mogelijk inhuur- opdrachten die betrekking hebben op hoger opgeleide personen en deze inkopen zijn daarmee niet vanzelfsprekend als standaard en gangbaar te kwalificeren. Indien u een interview onderdeel wil laten uitmaken van de inhuurprocedure ligt een DAS naar de mening

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

van PIANOo niet voor de hand. Dit omdat een interview niet logisch past bij gangbare of standaard aankopen. Een interview past juist bij productgroepen met (grote) kwaliteitsverschillen, dus bij niet-gangbare aankopen. Bovendien is een ‘mondeling’ interview sowieso op grond van de art. 2.145 Aw niet toegestaan in een DAS met een waarde die de Europese drempel overschrijdt.

Bij het gebruik van een raamovereenkomst is een interviewronde gedurende de mini-competitie wel mogelijk.

- Hoe ligt in uw geval het spanningsveld tussen meer concurrentie (de wens om veel inschrijvers te hebben) en proportionaliteit (de wens van een beperkt aantal inschrijvers, die een beperkte inspanning leveren om uw opdracht te verwerven)?

Het aantal ondernemingen in uw DAS kunt u niet met een maximum beperken. Het is ook niet toegestaan selectiecriteria voor een DAS te hanteren. Alleen ondernemingen die niet aan de uitsluitingsgronden en uw geschiktheidseisen voldoen kunt u uitsluiten.

Is een DAS in uw geval proportioneel? Uw DAS mag niet leiden tot een onevenredige administratieve belasting van de deelnemende ondernemers, en u wilt daarnaast natuurlijk ook niet dat uw organisatie zelf met een disproportionele intensieve werklast te maken krijgt. Bedenk dat de Gids Proportionaliteit (een verplicht te volgen richtsnoer voor zowel opdrachten met een geraamde waarde boven als onder de aanbestedingsdrempel) het bij een meervoudig onderhandse procedure al niet proportioneel acht als meer dan 3 tot 5 offertes worden opgevraagd. Indien u, door een groot aantal deelnemers in uw DAS (stel 20), voor elk product of dienst die u uitvraagt ongeveer 15 offertes krijgt is het mogelijk dat de administratieve lasten voor gegadigden niet meer in verhouding lijken te liggen tot de kans op een opdracht (1 op 15). Dit neemt ook toe naar mate uw aankopen minder ‘gangbaar’ zijn. Xxxxx dat uw organisatie in het voorgenoemde fictieve geval ook maar liefst 14 gemotiveerde afwijzingen dient op te stellen.

Xxxxx dat het mogelijk is dat enkele (goede) ondernemers om voorgaande reden juist wegblijven uit uw DAS. En in het slechtste geval u niet de beste ondernemers in uw DAS krijgt. Ook dit risico wordt groter naar mate uw inkoop ‘minder’ gangbaar blijkt te zijn, omdat inschrijving dan meer tijd en middelen kost.

Aangezien het DAS gericht is op ‘gangbare aankopen’ is de werklast voor zowel uw organisatie als inschrijvers mogelijk te verlagen door gebruik te maken van het (sub)gunningscriterium laagste prijs. Indien u ervoor kiest om te gunnen op laagste prijs dient u dat te motiveren in uw aanbestedingsstukken. (Zie voor meer informatie hierover hoofdstuk 3).

Schat dus goed in wat het mogelijk aantal ondernemers is dat u steeds gemotiveerd moet gaan afwijzen en of dit werkbaar is voor uw organisatie. Het is kortom van groot belang te weten hoe de markt eruit ziet: Hoeveel ondernemers verwacht u in uw DAS?

Met te veel offertes per specifieke opdracht creëert u mogelijk voor alle partijen een onevenredig zware werklast.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

- Is een DAS voor uw inkopen wel de beste manier, of zijn losse opdrachten of een raamovereenkomst met één of meerdere partijen passender?

Afwegingen die u kunt maken bij uw keuze tussen een raamovereenkomst en een DAS zijn onder andere:

De urgentie van uw opdrachten. Ondanks dat de minimale termijn binnen een DAS (10 dagen) veel korter is dan bij een standaard aanbestedingsprocedure, kan dit voor sommige organisaties of situaties toch een te lange termijn zijn. In het geval van een raam- overeenkomst is(/zijn) de leverancier(s) mogelijk in staat om binnen een kortere (redelijke) termijn een offerte uit te brengen.

Proportionaliteit. Indien er continu sprake is van een (zeer) groot aantal inschrijvingen en dus van een goot aantal afwijzingen, en er daarnaast een relatief grote administratieve inspanning van de inschrijvers wordt gevraagd, is het gebruik van een DAS voor u, maar ook voor de leveranciers in het DAS, mogelijk disproportioneel. U dient dus goed te onderzoeken hoeveel gegadigden zich waarschijnlijk zullen aanmelden voor uw DAS en of een DAS in het geval van veel partijen nog behapbaar en proportioneel is.

Een raamovereenkomst met bijvoorbeeld drie tot vijf partijen ligt dan mogelijk veel meer voor de hand.

Contractmangement. In het geval van een raamovereenkomst is het gemakkelijker (gezien het minder aantal (mogelijke) leveranciers) om een vertrouwensrelatie op te bouwen met de leverancier(s) dan het geval is als u een DAS gebruikt voor uw inkopen. Ook het toepassen van past performance is lastiger bij het gebruiken van een DAS.

Onzekerheid volume voor leverancier. Een veel gehoorde klacht van de markt, indien een raamovereenkomst wordt gebruikt met meerdere raamcontractanten, is dat er vaak een (grote) onzekerheid is over het aantal en de omvang van de opdrachten die men

zal verkrijgen, terwijl men wel moet deelnemen aan een kostbare (Europese) aanbestedingsprocedure. Dit kan een kostenopdrijvend effect hebben. In het geval van een DAS is deze onzekerheid en dit opdrijvende effect in principe nog groter.

Proces verbaal. In het geval van een raamovereenkomst hoeft u niet per opdrachtverlening een proces verbaal op te stellen, in het geval van de gunning van een specifieke opdracht in een DAS wel.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

- Hoe belangrijk is contractmanagement voor uw inkoop en kunt u dat goed uitvoeren indien u veel verschillende uitvoerders selecteert via een DAS?

Uw contractmanagement wordt mogelijk complexer naarmate u zeer veer verschillende opdrachtnemers krijgt voor uw gangbare opdrachten. Aan de andere kant vergt het contractmanagement mogelijk minder inspanning bij gangbare aankopen.

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

- Hoe hoog raamt u het DAS en dient deze dus Europees ingesteld te worden? Wat is de reikwijdte?

Houd daarbij ook rekening met de relevantie van de bepaalbaarheid van de opdracht. Wat zijn de gevolgen indien u de opdracht te breed of juist te krap via een DAS in de markt plaatst? Betekent dat in uw geval heraanbesteding van de gehele DAS?

Uiteraard zijn dit overwegingen die u ook dient te maken bij de inkoop van bijv. een raamovereenkomst.

- Deelt u het DAS in met verschillende categorieën?

Een DAS kunt u indelen in categorieën van producten, werken of diensten. De categorieën dienen “objectief te worden vastgesteld op basis van de kenmerken van de overheidsopdracht in de desbetreffende categorie”. Deze kenmerken kunnen verwijzen naar bijvoorbeeld de ten hoogste toegestane omvang van de latere specifieke overheidsopdracht of naar een bepaald geografisch gebied waarin de latere specifieke overheidsopdracht zal worden uitgevoerd. Het is belangrijk te beoordelen of een verdeling doelmatig is, hiervoor is wederom markt- en productkennis essentieel.

Indien u kiest voor ‘kleine’ categorieën zullen waarschijnlijk vooral gespecialiseerde (MKB-)ondernemingen zich aanmelden voor uw DAS. Indien u de categorieën ‘ruimer’ omschrijft is de kans weer groter op ondernemingen die voor andere ondernemingen distribueren. U moet de verdeling in categorieën al in de aanbestedingsstukken omschrijven. Ook dient u bij de verdeling van een DAS in catego- rieën per categorie geschiktheidseisen vast te stellen.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

- Hoe vaak en wanneer controleert u of de ondernemer(s) in het DAS nog steeds voldoen aan uw geschiktheidseisen?

- Voor hoe lang wilt u het DAS instellen?

U moet de looptijd van een DAS beperken, voor hoeveel jaar wordt niet in de regelgeving bepaald. Aanbevolen wordt om aan te sluiten bij de specifieke markt(situatie). Overweeg ook de opname van eventuele verlengingsmogelijkheden.

Voor de instelling van een DAS geeft de Aw specifieke voorschriften, deze gelden echter alleen als de geraamde waarde van het DAS uitkomt boven de Europese aanbestedingsdrempel.

3. INSTELLING DAS

Raming waarde

Artikel 2.22 Aw bepaalt dat een aanbestedende dienst bij de berekening van de waarde van een DAS, naast de algemene ramings- artikelen (2.15 t/m 2.21 Aw), uit moet gaan van de geraamde waarde van alle voor de totale duur van een DAS voorgenomen overheidsopdrachten.

De drempelwaarden treft u aan op: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx

Let op dat u voor een DAS geen kosten in rekening mag brengen bij de betrokken ondernemers!

Categorieën

U moet een eventuele verdeling in categorieën al in de aanbestedingsstukken omschrijven. Ook dient u bij de verdeling van een DAS in categorieën per categorie geschiktheidseisen vast te stellen. Voor wat betreft de raming dient u homogene opdrachten bij elkaar op te tellen, hetzelfde geldt voor soortgelijke opdrachten, ook al verspreid u deze over categorieën.

Instelling

Nadat u tot de conclusie bent gekomen dat een DAS de meest geschikte en doelmatige manier is om (enkele van) uw gangbare inkopen in de markt te zetten om zo aan uw inkoopbehoeften te voldoen. En u de waarde van het DAS hebt geraamd boven de aanbestedingsdrempel. Stelt u het DAS in door toepassing van de niet-openbare procedure, met uitzondering van de fase van inschrijving (dus enkel de eerste fase, die ook wel selectiefase wordt genoemd) (art. 2.48 Aw). Dat betekent dat u de volgende stappen doorloopt:

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

1) U maakt de instelling van een DAS bekend door middel van een aankondiging van een overheidsopdracht op TenderNed.

U gebruikt hiervoor het standaardformulier voor de aankondiging van de opdracht waarin u o.a. de duur van het DAS aangeeft en de geraamde waarde.

(Wanneer u in TenderNed de aankondiging opstelt kiest u bij het onderdeel ‘aard van de opdracht’ voor: ‘instellen van een DAS’. Bij het onderdeel ‘procedure’ kiest u vervolgens voor: ‘niet-openbare procedure’).

In de aanbestedingsstukken vermeldt u in ieder geval de aard en de geraamde hoeveelheid van de beoogde aankopen, en daarnaast alle nodige informatie omtrent het dynamisch aankoopsysteem waaronder de wijze van functioneren van het systeem, de gebruikte elektronische apparatuur en de nadere technische bepalingen en specificaties voor de verbinding.

U dient in de aankondiging ook het gunningscriterium (en indien van toepassing de subgunningscriteria (BPKV is ook bij een DAS het uitgangspunt)) te vermelden die u gebruikt om offertes in uw DAS te beoordelen. U mag deze criteria overigens nog preciseren in de uitnodiging tot het uitbrengen van een offerte.

Aangezien het DAS gericht is op ‘gangbare aankopen’ is de werklast voor zowel uw organisatie als inschrijvers mogelijk te verlagen door gebruik te maken van het (sub)gunningscriterium laagste prijs. Dat is met name mogelijk als er een voor uzelf duidelijk vast- staande kwaliteit is. Het valt te betogen dat dit bij de inkoop van gangbare producten relatief snel het geval kan zijn.

U kunt overwegen te kiezen voor de laagste prijs wanneer uw opdracht voldoet aan de volgende omstandigheden:

a) het gevraagde is in sterke mate gestandaardiseerd in de markt verkrijgbaar en;

b) grote verschillen in kwaliteit zijn niet te verwachten en;

c) de inhoud en omvang van de opdracht zijn eenduidig vast te leggen.

Het laagsteprijscriterium heeft als voordeel dat het eenvoudig toe te passen is met lage transactiekosten en niet snel aanleiding geeft tot geschillen bij het bepalen van de beste aanbieding. Nadeel is dat u voor de laagste prijs doorgaans een kwaliteit koopt die maar net voldoet aan de door u gestelde eisen. Inschrijvers worden niet gestimuleerd om extra ‘waarde’ te bieden. Maar het is niet juist om te stellen dat laagste prijs vanzelfsprekend tot lage kwaliteit leidt. U bepaalt immers in het bestek de minimum- kwaliteit waaraan een inschrijving ten minste moet voldoen.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

2) U toetst of een gegadigde valt onder door u gestelde uitsluitingsgronden. Zo ja, dan laat u deze gegadigde niet toe tot uw DAS en sluit u deze onderneming schriftelijk uit. Zo nee, dan gaat u verder met stap 3).

3) U toetst vervolgens of de niet uitgesloten gegadigden voldoen aan de door u gestelde geschiktheidseisen.

De geschiktheidseisen kunnen betreffen: de financiële en economische draagkracht, technische bekwaamheid en beroepsbe- kwaamheid, en de beroepsbevoegdheid. Let er daarbij op dat u uitsluitend geschiktheidseisen stelt die kunnen garanderen dat een gegadigde over de juridische capaciteiten en financiële middelen en de technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid beschikt om de overheidsopdracht uit te voeren. De wettelijke voorschriften omtrent geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden treft u verder aan in respectievelijk de art. 2.90 t/m 2.97 en 2.86 t/m 2.88 Aw.

(Het is niet toegestaan selectiecriteria voor een DAS te hanteren. U kunt het aantal ondernemers dat u toelaat tot een DAS (dan ook) niet beperken. Alleen ondernemingen die niet aan de uitsluitingsgronden en uw geschiktheidseisen voldoen kunt u uitsluiten).

De controle in zowel stap 2) als 3) doet u aan de hand van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

4) De niet uitgesloten en niet afgewezen gegadigden laat u tot uw DAS toe.

Verschil met de niet-openbare procedure is dus dat in het geval van het instellen van een DAS het aantal gegadigden dat tot het DAS wordt toegelaten niet kan worden beperkt. Dus alle niet-uitgesloten en geschikte ondernemers moeten toegelaten worden (art. 2.144 lid 2 Aw). Deze eis beoogt te realiseren dat aanbestedende diensten voor de aanschaf van gangbare of gestandaardiseerde werken, leveringen of diensten, kunnen kiezen uit een groot aantal inschrijvingen. Xxxxx echter goed dat dit ook een (te) grote belasting voor uw organisatie kan worden.

Het DAS lijkt echter ook inzetbaar in het geval er maar weinig leveranciers zijn van het standaardproduct (bijv. cement).

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

Termijn

De Aanbestedingswet 2012 bepaalt (art. 2.146 lid 2 Aw) dat u gedurende dertig kalenderdagen, vanaf de verzenddatum van de aankondiging, verzoeken tot toelating van ondernemers moet toelaten en zo snel mogelijk moet meedelen of hij is toegelaten tot uw DAS, of dat u zijn verzoek tot toelating afwijst. U bent dus bij de instelling van het systeem niet gebonden aan een termijn voor de beoordeling van de verzoeken tot toelating, maar dient deze wel voortvarend te doen.

Gedurende de instellingsfase mag u nog geen opdrachten publiceren in uw DAS. U verwerkt eerst alle aanmeldingen die u binnen de 30 dagen heeft ontvangen.

Overigens kan elke ondernemer ook gewoon nog gedurende de looptijd van uw DAS een verzoek tot toelating indienen, daarover kunt u in de volgende alinea meer lezen.

PIANOo adviseert om tevens een termijn te bepalen voor het stellen van vragen, die u in een nota van inlichtingen geanonimiseerd beantwoord.

Gedurende de looptijd van een DAS ondernemers toelaten

Ook na de instellingsfase kunnen ondernemingen nog gedurende de hele looptijd van uw DAS een verzoek tot toelating aan uw DAS indienen. Dit verzoek moet u binnen 10 werkdagen na ontvangst van het verzoek behandelen, wat betekent dat u de onderneming toetst aan de uitsluitingsgronden en de geschiktheid beoordeelt. Voldoen deze dan laat u de onderneming toe tot uw DAS.

U kunt de termijn van 10 werkdagen verlengen met 5 extra werkdagen, als er een noodzaak is om aanvullende documentatie te bestuderen of anderszins te controleren of de onderneming aan de geschiktheidseisen voldoet. Er geldt dus een vrij korte termijn voor het beoordelen van toelatingsverzoeken gedurende het bestaan van uw DAS. Een tijdige beslissing op een dergelijk verzoek is namelijk van belang voor de ondernemer, want die wil ‘zo min mogelijk’ opdrachten in uw DAS missen.

Er bestaat nog één uitzondering op deze korte termijnen: zolang u nog geen uitnodiging tot inschrijving voor uw eerste specifieke overheidsopdracht heeft verzonden, kunt u de termijn verlengen (met een in uw aanbestedingsstukken te vermelden termijn,

ook tijdens deze verlenging mag u geen uitnodiging tot inschrijving doen).

Elektronisch

Voor het opzetten van uw DAS (en voor de plaatsing van overheidsopdrachten in het kader hiervan) moet u elektronische middelen gebruiken (zie art. 2.145 jo. 2.52a Aw).

Dit betekent dat u vanaf de instelling tot aan het vervallen van uw DAS langs elektronische weg een vrije, rechtstreekse en volledige toegang tot de aanbestedingsstukken geeft, en in de aankondiging het internetadres opgeeft waar deze documenten kunnen worden geraadpleegd.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

Een DAS is een elektronisch aanbestedingsproces. Dit betekent dat alle communicatie tot en met de inschrijving vanaf 1 juli 2017 digitaal moet verlopen. Ook zal een DAS moeten voldoen aan de gestelde eisen voor ontvangst van elektronische inschrijvingen. Dit betekent dat er passende technische voorzieningen en procedures zijn die waarborgen dat (zie ook Bijlage IV bij de richtlijn 2014/24/EU):


a)	het exacte tijdstip en de exacte datum van ontvangst van inschrijvingen, verzoeken tot deelname (…) precies kunnen worden vastgesteld;
b)	redelijkerwijs kan worden verzekerd dat niemand vóór de opgegeven uiterste data toegang kan hebben tot de op grond van onderhavige eisen verstrekte informatie;
c)	alleen de gemachtigde personen de data voor openbaarmaking van de ontvangen informatie kunnen vaststellen of wijzigen;
d)	tijdens de verschillende fasen van de aanbestedingsprocedure (…) alleen de gemachtigde personen toegang hebben tot de verstrekte informatie of een gedeelte daarvan;
e)	alleen de gemachtigde personen toegang tot de verstrekte informatie kunnen geven, en slechts na de opgegeven datum;
f)	de met toepassing van de onderhavige eisen ontvangen en openbaar gemaakte informatie slechts toegankelijk blijft voor de tot inzage gemachtigde personen;
g)	bij een inbreuk op de onder b), c), d), e) en f) bedoelde toegangsverboden of -voorwaarden, of een poging daartoe, redelijkerwijs kan worden gewaarborgd dat de inbreuk of de poging daartoe zonder problemen kan worden opgespoord.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Daarnaast moet het systeem de informatiebeveiliging borgen en de integriteit en vertrouwelijkheid van de data garanderen.

De ISO-27001-norm kan hiervoor een goede richtlijn zijn. (Deze ziet toe op: asset management ten aanzien van informatie binnen de organisatie, Business Continuity Management of crisismanagement, informatiemanagement van/bij de aanbestedende dienst, wijzigingenbeheer en functioneel beheer van het DAS en toegangsbeveiliging van het DAS).

Aangezien het DAS een elektronisch proces dient te zijn is het houden van (mondelinge) interviews niet toegestaan, dat volgt ook duidelijk uit art. 2.145 Aw.

Houdt er ook rekening mee dat bij ‘videosolliciteren’ (via bijvoorbeeld apps of Skype) zogeheten bijzondere persoonsgegevens kun- nen worden verwerkt, zoals informatie over ras, en mogelijk gezondheid en godsdienst. De afkomst van een persoon is immers vaak af te leiden uit de beelden op de video. Dit geldt ook voor bepaalde gegevens over de gezondheid, zoals een zichtbare handicap.

Bij personen die vanwege hun geloof bepaalde kleding dragen, is af te leiden welk geloof zij hebben.

Deze bijzondere persoonsgegevens mag u volgens de Autoriteit Persoonsgegevens alleen verwerken met toestemming van de des- betreffende persoon. Deze toestemming is bij sollicitaties alleen geldig als u sollicitanten de mogelijkheid biedt om ook op een andere manier te solliciteren, bijvoorbeeld per brief. Inhuur personeel via een DAS en een sollicitatie is natuurlijk niet precies hetzelfde, maar het lijkt evident dat de privacywetgeving bij digitaal interviewen binnen een DAS van toepassing is. Overigens is PIANOo, zoals eerder

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

aangegeven, van mening dat een interview, noch mondeling, noch digitaal, past binnen een DAS, aangezien het gangbare aankopen dient te betreffen. Een interview past juist bij productgroepen met (grote) kwaliteitsverschillen, dus bij niet-gangbare aankopen.

Proces-verbaal

U moet een proces-verbaal opstellen over het instellen van het DAS. De informatie die u dient op te nemen in dit proces-verbaal staat uitgewerkt in art. 2.132 Aw. Het door u opgestelde proces-verbaal bewaart u in uw aanbestedingsdossier. Mogelijk moet u het proces-verbaal verzenden aan de Europese Commissie (enkel op haar verzoek, art. 2.133 Aw).

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Nadat u een DAS heeft ingesteld wilt u natuurlijk uw opdrachten in deze DAS uitzetten. Hiervoor gelden de volgende stappen en/of voorschriften.

4. HET PLAATSEN VAN

OPDRACHTEN IN EEN DAS

U plaatst een specifieke opdracht binnen uw DAS en u nodigt vervolgens alle tot uw DAS toegelaten ondernemers gelijktijdig uit. Met andere woorden: u hoeft per opdracht geen (Europese) aankondiging meer te publiceren buiten een DAS, u nodigt alleen deelnemers in uw DAS uit. Opdrachten binnen een DAS mag u wel vrijwillig op TenderNed publiceren middels een regulier aankon-

digingsformulier. Ondernemers waarderen deze vrijwillige publicatie mogelijk, aangezien dit de zoektocht naar relevante opdrachten vergemakkelijkt. Bedenk echter dat deze ‘extra’ uitnodigingen/aankondigingen leiden tot nieuwe aanmeldingen, (die u ook binnen een vastgestelde termijn van 10 werkdagen dient te behandelen (art. 2.146a Aw)), en dus tot extra lasten voor uw organisatie.

In de uitnodiging moet u het internetadres vermelden waar de aanbestedingsstukken rechtstreeks toegankelijk zijn. Als u uw DAS heeft ingedeeld in categorieën van werken, producten of diensten, dan nodigt u alleen de ondernemers uit die zijn toegelaten tot de specifieke categorie waarop uw desbetreffende overheidsopdracht betrekking heeft om een inschrijving in te dienen.

Strikt genomen geldt ook bij een DAS de termijn van minimaal 10 dagen voor het beantwoorden van vragen. De wetgever heeft namelijk niet expliciet gesteld dat de uiterste termijn voor het verstrekken van nieuwe informatie korter moet zijn. Omdat de termijn van de totale procedure een kwart korter is dan een reguliere procedure (10 t.o.v. 40 dagen), is het redelijk om een kortere minimale termijn aan te houden voor het verstrekken van nieuwe informatie binnen een DAS. Te meer omdat het gangbare aankopen betreft en er daardoor minder snel redenen zullen zijn voor het stellen van vragen. PIANOo adviseert daarom om 5 dagen aan te houden en dit duidelijk te communiceren in de aankondiging, de voorwaarden van het DAS en de specifieke uitvraag.

De procedure die u vervolgens dient te volgen om een offerte te selecteren volgt de stappen die ook worden gedaan in de tweede fase van de niet-openbare procedure, ook wel de offertefase genaamd. Dat betekent dus de volgende stappen:

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

1) U toetst of de inschrijvingen voldoen aan de door u opgestelde technische specificaties, eisen en normen.

Voor het indienen van een inschrijving moet u een termijn geven van tenminste 10 dagen (te rekenen vanaf de verzenddatum van uw uitnodiging tot inschrijving). Indien uw organisatie geen centrale overheid betreft mag u in overleg met de gegadigden ook een kortere (of langere) termijn bepalen. Bereikt u daarover geen overeenstemming dan blijft de termijn tenminste 10 dagen.

2) U beoordeelt alle inschrijvingen die voldoen aan uw eisen aan de hand van het door u van te voren opgestelde gunningscriterium, bedoeld in artikel 2.114 Aw, dus op EMVI: beste prijs kwaliteit- verhouding, laagste kosten berekend op basis van kosteneffectiviteit (zoals de levenscycluskosten), of de laagste prijs.

De bovengenoemde gunningscriteria vermeldde u al in de aankondiging van de overheidsopdracht waarbij het DAS werd ingesteld, maar u mag deze criteria preciseren in de uitnodiging tot het uitbrengen van een offerte.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

3) Uit stap 2) volgt een winnende inschrijving, vervolgens maakt u een proces verbaal van de opdrachtverlening (de eisen hieraan staan uitgewerkt in art. 2.132 Aw).

4) U deelt de gunningsbeslissing mee (welke informatie en motivering hier minimaal in dient te staan kunt u terugvinden in art. 2.130 Aw).

U bent niet verplicht om een opschortende termijn in acht te nemen voordat u de met de gunningsbeslissing beoogde overeen- komst sluit, maar dit kan natuurlijk in sommige gevallen wel verstandig zijn.

5) U sluit de overeenkomst.

Handreiking Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

6) U maakt de aankondiging van de gegunde opdracht bekend.

In beginsel dient u binnen 30 dagen na de gunning van iedere afzonderlijke overheidsopdracht op basis van uw DAS een mede- deling aan de Europese Commissie te zenden met het resultaat van de procedure (dat doet u via TenderNed). Het is echter ook toegestaan dat u de resultaten per kwartaal bundelt. Als u daarvoor kiest zendt u de gebundelde resultaten binnen 30 dagen na het einde van elk kwartaal toe.

Tussentijdse toetsing van geschiktheid van deelnemers in het DAS

Omdat uw DAS een lange looptijd kan hebben en er veranderingen kunnen plaatsvinden in de geschiktheid van de ondernemingen in uw DAS staat de Aw toe dat u gedurende de looptijd van uw DAS van de deelnemers verlangt dat zij binnen 5 werkdagen (na ontvangst van uw verzoek) een geactualiseerde UEA overleggen. Zo kunt u tussentijds controleren of nog steeds aan uw eisen wordt voldaan.

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

5. WIJZIGEN EN TUSSENTIJDS BEËINDIGEN VAN HET DAS

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS

Wijzigen

U moet de Europese Commissie informeren over een wijziging van de looptijd van uw DAS.

Andere wijzigingen dan de looptijd zijn niet altijd toegestaan, althans niet zonder het opnieuw (Europees) aanbesteden van het DAS. Denk aan wijzigingen van het type opdracht die leiden tot een andere kring van gegadigden voor uw opdrachten, zoals het geval waarin u nieuwe categorieën toevoegt.

Zodra er sprake is van een wezenlijke wijziging moet u het DAS opnieuw instellen. Dit betekent strikt genomen, dat alle reeds gere- gistreerde ondernemers zich opnieuw moeten aanmelden voor het DAS, vaak een onwenselijk situatie mede vanuit het oogpunt van administratieve lastenverlichting. Wanneer een uitbreiding van het DAS ten tijde van het instellen al reëel is, is het raadzaam om dit al in de aankondiging en de aanbestedingsstukken op te nemen. Dit geldt zowel voor een uitbreiding van het soort opdrachten als voor een uitbreiding van het aantal aanbestedende diensten, dat gebruik kan maken van het DAS. Als de uitbreiding dan inderdaad realiteit wordt, volstaat een rectificatie van de oorspronkelijk aankondiging en hoeft u het DAS niet helemaal opnieuw in te stellen (vergelijk art. 2.163c Aw).

Indien u het DAS niet opnieuw wilt aanbesteden, en geen wijzigingsoptie heeft opgenomen, is de enige mogelijkheid nog dat u een (extra) DAS naast uw huidige DAS instelt voor de nieuwe/extra diensten.

Tussentijds beëindigen

Tussentijdse beëindiging van uw DAS moet u eveneens doen via TenderNed met gebruikmaking van het daarvoor beschikbaar gestelde formulier.

6. CONCLUSIES

2. OVERWEGINGEN VOOR HET INSTELLEN VAN EEN DAS EN DE OMVANG EN INHOUD ERVAN

• Overwegingen betreffende de omvang en inhoud van het DAS