MANDAAT- EN VOLMACHTBESLUIT INKOOP & MONITORING UTRECHT WEST

MANDAAT- EN VOLMACHTBESLUIT INKOOP & MONITORING UTRECHT WEST

Behorende bij DIENSTVERLENINGSOVEREENKOMST INKOOP EN MONITORING

UTRECHT WEST

AANVULLING SPECIFIEK VOOR DE INKOOP HUISHOUDELIJKE HULP 0000

Xxxxxxx- en volmachtbesluit DVO Inkoop & Monitoring Utrecht West

Behorende bij de Dienstverleningsovereenkomst Inkoop en Monitoring Utrecht West (hierna: DVO) ten behoeve van de gezamenlijke uitvoering van taken en wijze van samenwerking wat betreft inkoop van Jeugdhulp en Wmo zorg, Huishoudelijke Hulp, Trapliften en eventuele overige in de DVO opgenomen zorgproducten

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Oudewater, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente De Ronde Venen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Montfoort, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Woerden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; Overwegende dat:

- De samenwerkende Utrecht West gemeenten (Woerden, De Ronde Venen, Montfoort, Stichtse Vecht, Oudewater) een samenwerking zijn overeengekomen waartoe afspraken zijn vastgelegd in de DVO voor de periode vanaf 1 januari 2021;

- Vanuit deze samenwerking de Inkoop van Huishoudelijke Hulp 2023 gezamenlijk wordt uitgevoerd via Inkoop en Monitoring Utrecht West (hierna: I&M UW) die deze Inkoop Huishoudelijke Hulp i.s.m. een Senior Inkoper van Inkoop Bureau Midden Nederland (hierna: IBMN) realiseert;

- De colleges en de burgemeesters van de verschillende gemeenten hiertoe bevoegdheden dienen te mandateren aan het college en de burgemeester van de Opdrachtnemer, gemeente Woerden, en tegelijkertijd mandaat wensen te verlenen aan de Directie;

- Binnen de organisatie van de Opdrachtnemer het team I&M UW een zelfstandige positie heeft;

- Het college en de burgemeester van de gemeente Woerden in de rol van Opdrachtnemer en de Directie haar bevoegdheden wenst te (onder)mandateren aan de Manager van Inkoop en Monitoring Utrecht West en de onder hem ressorterende functionarissen voor de uitvoering van de afgesproken taken binnen de DVO en de hierbij behorende begroting ter bevordering van een effectieve en efficiënte dagelijkse bedrijfsvoering van Inkoop & Monitoring Utrecht West;

Gelet op artikel 10:1 tot en met 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 160 en 171 van de Gemeentewet;

besluiten:

vast te stellen het volgende aanvullende Mandaat- en volmachtbesluit DVO Inkoop en Monitoring Utrecht West t.b.v. de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023, ingaande op de datum van publicatie van de inkoopdocumentatie Huishoudelijke Hulp 2023 op een daarvoor bestemd platform;

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit mandaat- en volmachtbesluit wordt verstaan onder:

a. Mandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen en te ondertekenen;

b. Volmacht : de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

c. Machtiging : de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan handelingen, die noch een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de Awb, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, te verrichten;

d. Directie : de directie van de gemeente Woerden;

e. I&M UW : Inkoop & Monitoring Utrecht West;

f. Manager I&M UW : de leidinggevende van Inkoop en Monitoring Utrecht West.

Artikel 2 Mandaat aan I&M UW

Het college en de burgemeester van de in de aanhef genoemde samenwerkende gemeenten, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, verlenen mandaat en volmacht volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister, met inachtneming van onderstaande bepalingen aan het college dan wel de burgemeester en de Directie van de gemeente Woerden, dat ondermandaat verleent aan I&M UW.

Artikel 3 Mandaat of ondermandaat aan Manager I&M UW

De manager I&M UW is volgens het Mandaatregister bevoegd om namens het college besluiten te nemen die in het bevoegdhedenregister benoemd zijn. In voorkomende gevallen zoals benoemd in het bevoegdhedenregister heeft de Manager I&M UW ondermandaat.

Artikel 4 Ondermandaat van de gemeente Woerden aan onder de Manager I&M UW ressorterende medewerkers

Het college en de burgemeester van de gemeente Woerden verleent ondermandaat volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister aan de onder de Manager I&M UW ressorterende medewerkers met betrekking tot aangelegenheden die op hun werkterrein betrekking hebben.

Artikel 5 Vervanging bij afwezigheid

In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij dit besluit bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun plaatsvervanger.

Artikel 6 Volmacht en machtiging

Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op volmacht en machtiging.

Artikel 7 Instructies

1. Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende

algemene instructies gegeven:

a. Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen.

b. Bij de uitvoering van de bevoegdheden wordt zorg gedragen voor een duidelijke, heldere, gestructureerde en tijdige vorm van communicatie die passend is bij de betreffende werkzaamheden en die aansluit bij de wensen van de mandaatverleners. Daarbij wordt in er in ieder geval voor zorg gedragen dat:

● gewenste controlevragen van de mandaatverleners worden meegenomen in de gesprekken en controles met de zorgaanbieders;

● er sprake is van een heldere en goed gestructureerde communicatie met de mandaatverleners over de controles, bevindingen en wijzigingen bij de inkoop van Huishoudelijke Hulp;

● de planning van I&M UW volgt de Planning & Control cyclus (P&C cyclus) van de mandaatverleners, zodat informatie tijdig aangeleverd wordt voor P&C producten van de mandaatverleners;

● er sprake is van gezamenlijk communiceren van wensen van mandaatverleners naar zorgaanbieders (bijvoorbeeld afspraken over berichtenverkeer);

● er wordt zorggedragen voor gedegen dossiervorming, van een goede beschikking tot relevante documentatie voor mandaatverleners;

● deze bijdraagt aan de strategische thema’s van de samenwerkende gemeenten zoals vastgesteld door het PT-SD of anderszins.

c. Programma van eisen/bestek behorende bij een aanbesteding of daarmee overeenkomende procedures en daarmee overeenkomende documenten worden ter besluitvorming voorgelegd aan de mandaatverleners, zijnde de samenwerkende gemeenten.

d. De beslissing tot gunning van een opdracht naar aanleiding van een inkoop- en aanbestedingstraject is een bevoegdheid van de mandaatverleners, zijnde de samenwerkende gemeenten, uitgezonderd de bevoegdheden zoals genoemd in het Bevoegdhedenregister.

e. Het (onder)mandaat geldt maximaal voor de duur van de overeenkomsten en verlengingen hiervan die met betrekking tot de Inkoop van Huishoudelijke Hulp 2023 worden gesloten.

f. Bij de uitvoering van de bevoegdheden vindt de verwerking van persoonsgegevens plaats met inachtneming van de bij of krachtens de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacy wet- en regelgeving gestelde voorschriften.

g. De uitoefening van de bevoegdheden vindt slechts plaats voor zover er sprake is van begunstigende besluiten, tenzij uitdrukkelijk anders in het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister is aangegeven.

h. De bevoegdheden die opgenomen zijn in het Bevoegdhedenregister zijn beslissingsmandaten, tenzij anders is aangegeven.

2. De mandaatverlener kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de gemandateerde of bij volmacht gegeven bevoegdheden.

Artikel 8 Beperkingen mandaat en volmacht

Het mandaat, ondermandaat en de volmacht zoals opgenomen in het bijbehorende Bevoegdhedenregister hebben geen betrekking op:

a. het zelfstandig aanhangig maken van juridische procedures;

b. het zonder toestemming van mandaatverlener aangaan van meerjarige verplichtingen, die leiden tot overschrijding van een bestaande begrotingspost per hoofdcategorie;

c. het zonder toestemming van mandaatverlener besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij gemandateerde zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;

d. de bevoegdheid tot het beslissen over en het ondertekenen van stukken die niet in de begroting zijn opgenomen, tenzij het aangelegenheden met een routinematig karakter betreft;

e. het beslissen over of ondertekenen van stukken betreffende politiek gevoelige aangelegenheden, naar oordeel van de manager van I&M UW.

Artikel 9 Ondertekening

1. In het in (onder)mandaat genomen besluit dient expliciet te worden aangegeven dat het besluit in naam van het betreffende college dan wel de burgemeester is genomen. In (onder)mandaat genomen besluiten worden als volgt ondertekend:

“Namens burgemeester en wethouders van …(naam betreffende gemeente)………..

gevolgd door handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.

of

“Namens de burgemeester van ……(naam betreffende gemeente) ”

gevolgd door handtekening, naam en functieaanduiding van de gemandateerde.

2. Ondertekening van besluiten die door het bestuursorgaan zelf zijn genomen, dient door de (onder)gemandateerde op dezelfde wijze te geschieden als in lid 1, waarbij

“namens” wordt vervangen door “voor”.

Artikel 10 Slotbepalingen

1. Dit besluit treedt in werking op de datum van publicatie van de inkoopdocumentatie van de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023 op een daarvoor bestemd platform.

2. Dit besluit kan worden aangehaald als "Mandaat- en volmachtbesluit DVO Inkoop en Monitoring Utrecht West, aanvulling specifiek voor de Inkoop van Huishoudelijke Hulp 2023”.

Plaats, datum

Burgemeester en wethouders van de gemeente Oudewater, de secretaris, de burgemeester,

(naam) (naam)

De burgemeester van de gemeente Oudewater

(naam)

Plaats, datum

Burgemeester en wethouders van de gemeente Stichtse Vecht de secretaris, de burgemeester,

(naam) (naam)

De burgemeester van de gemeente Stichtse Vecht

(naam)

Plaats, datum

Burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort, de secretaris, de burgemeester,

(naam) (naam)

De burgemeester van de gemeente Montfoort

(naam)

Plaats, datum

Burgemeester en wethouders van de gemeente De Ronde Venen, de secretaris, de burgemeester,

(naam) (naam)

De burgemeester van de gemeente De Ronde Venen

(naam)

Plaats, datum,

Burgemeester en wethouders van de gemeente Woerden, de secretaris, de burgemeester,

(naam) (naam)

De burgemeester van de gemeente Woerden

(naam)

Plaats, datum

De wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden,

(naam)

Plaats, datum

De Directie van de Gemeente Woerden: (naam)

Plaats, datum,

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
1.	Bevoegdheid tot het voeren van het gehele inkooptraject en evaluatie hiervan in samenwerking met betrokkenen (de uitvoering, de zorgaanbieders, de werkgroepen beleid etc.).	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder Senior inkoper	De ingekochte producten en diensten sluiten goed aan bij de behoefte van de gemeente, zowel op het gebied van beleid als de uitvoering. Betreft niet de bevoegdheid tot gunning en ondertekening van de overeenkomsten. De senior ondersteunend medewerker en de is enkel bevoegd tot administratieve handelingen rondom de inkoopprocedure.
2.	Beoordelen van de ingediende inschrijvingen (tijdens de instroommomenten).	College	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Senior inkoper
3.	Het verzorgen van het complete administratieve proces van een inkoopprocedure / aanbestedingsprocedure / open house procedure.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder Senior inkoper

Bevoegdhedenregister, behorende bij het Mandaat- en volmachtbesluit DVO specifiek voor Huishoudelijk Hulp 2023 Inkoop zorgproducten Huishoudelijke Hulp 2023

4.	Communicatie met zorgaanbieders over zaken gerelateerd aan de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Alle medewerkers van I&M UW en door hen ingezette partijen (in dit geval IBMN)	De communicatie vindt plaats op een heldere, tijdige en goed gestructureerde wijze, waarbij iedere medewerker helder voor ogen heeft wat en waarover hij/zij vanuit zijn functie kan en mag communiceren.
5.	Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Senior inkoper	Betreft alle onderhandelingen binnen de lopende aanbesteding en tussentijdse mogelijkheid tot instroming.
6.	Onderhandelingsgesprekken met de aanbieders bij tijdelijk contract in verband met zorgcontinuïteit.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Senior inkoper
7.	Vertaling van de ingekochte producten naar productcodes.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder Senior inkoper Data analist
8.	Voeren van correspondentie inzake inkoop voor zover daar geen beleidsmatige aspecten aan zitten en daaraan geen financiële rechtsgevolgen verbonden zijn. Indien er financiële rechtsgevolgen zijn worden deze op voorhand besproken met de mandaatgever.	College/ Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Alle medewerkers van I&M UW

Contractmanagement en monitoring

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
9.	De inrichting en het beheer van de informatie- en administratiesystemen van I&M UW bij de gemeente Woerden.	College/ burgemeester van de gemeente Woerden	Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Data analist
10.	De budgetbewaking van de afgesloten verwervingspakketten met aanbieders en hierover per half jaar rapporteren.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Data analist Senior inkoper	Rapportage is conform de door de betreffende gemeente gestelde voorwaarden.
11.	Aanbestedingsdossier op orde maken en (na afronding) ter archivering aanbieden aan de betreffende deelnemende gemeenten.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder
12.	Contracten en dossiers samenstellen.	College	College/ Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder Senior inkoper
13.	Opstellen budgetindicaties van zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder

14.	Aanpassing van de budgetindicatie.	College/ Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder	Na schriftelijk (bijvoorbeeld via e-mail) akkoord van de bevoegde functionaris voor accordering van overproductie bij de lokale gemeente.
15.	Uitvraag van versleutelde persoonsgegevens bij gemeenten en/of zorgaanbieders t.b.v. de uitvoering van de contractmanagement- en monitoringstaak.	College / Burgemeester	College / Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Data analist
16.	Uitvoeren van controle op kwaliteitseisen en op de verplichtingen opgenomen in de contracten met de zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Senior inkoper Senior ondersteunend medewerker Data analist
17.	In kaart brengen totale palet aan aanbieders, risico’s en kwetsbaarheden binnen de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder Senior inkoper Data analist
18.	Het verzamelen, controleren en rondsturen van financiële productieverantwoordingen en accountantsverklaringen.	College	College en Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker

				Contractmanager/- beheerder Senior inkoper Data analist
19.	Het voeren van voortgangsgesprekken met zorgaanbieders.	College	College / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder
20.	Het voeren van correspondentie met zorgaanbieders voortvloeiend vanuit de rechten en verplichtingen van de overeenkomst (bv: afrekenbrieven n.a.v. uitgevoerde controles, ingebrekestellingen, toepassen boeteclausule, etc.)	College	College van gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Senior Inkoper	Afstemming met betreffende gemeente(n) en/of de accounthouder vindt plaats naar inschatting van impact door betrokken medewerkers die hierbij het vier- ogenprincipe hanteren

Planning en Control

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
21.	Het verzamelen van de accountantsverklaringen van zorgaanbieders voor de accountantscontrole en het toetsen op rechtmatigheid: technische controles, materiele controles en steekproefsgewijze controle aanbieders op daadwerkelijk geleverde zorg.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder Data analist
22.	Uitvraag van gegevens bij gemeenten en/of zorgaanbieders voor de Planning en Control Cyclus.	College	College van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder

Data analist

Coördinatie en ondersteuning

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Ondermandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
23.	Het beheren van een website voor uniforme informatie over het aanbestedingsproces in Utrecht West.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Data analist Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder	Afstemming met de betreffende gemeente vindt altijd plaats bij eventuele wijzigingen (in prioritering)
24.	Coördinatie en afstemming bij (dreigende) faillissementen en klachten.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Contractmanager/- beheerder Senior inkoper	Betreft niet de bevoegdheid tot het beslissen op klachten.
25.	Gezamenlijk communiceren van wensen binnen inkoop en monitoring naar zorgaanbieders.	College/ Burgemeester	College/ Burgemeester / Directie van de gemeente Woerden	Manager I&M UW Senior ondersteunend medewerker Contractmanager/- beheerder Senior inkoper

Gunning, instroommomenten en overeenkomsten

Nr.	Omschrijving bevoegdheid	Bevoegd orgaan	Mandaat	Specifieke instructie van het bevoegd orgaan
26.	Het gunnen van de opdracht/het instemmen met de toetreding tot het open house aan de nieuwe zorgverleners/inschrijvers die zich op de aanbesteding/inschrijving/instroommomenten hebben ingeschreven	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger	De beoordeling om tot een gunning/toetreding of afwijzing te komen is gedaan door I&M UW en/of de

	en voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten, en met deze zorgverleners/inschrijvers de overeenkomst(en) zoals opgenomen in de inkoopdocumenten aan te gaan.			samenwerkende gemeenten
27.	Het gunnen aan de inschrijvers die zich op de instroommomenten hebben ingeschreven voor een aanvullend product binnen een bestaand perceel en/of voor een nieuwe productcategorie en voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten, en de overeenkomst met deze inschrijvers hiermee uit te breiden.	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger	De beoordeling om tot een gunning/toetreding of afwijzing te komen is gedaan door I&M UW en/of de samenwerkende gemeenten
28.	Het afwijzen van de opdracht/inschrijving indien de nieuwe inschrijvers, die zich (op de instroommomenten) hebben ingeschreven, niet voldoen aan de gestelde voorwaarden en eisen uit de inkoopdocumenten.	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger	De beoordeling om tot een gunning/toetreding of afwijzing te komen is gedaan door I&M UW en/of de samenwerkende gemeenten
29.	Ondertekening van (uitbreiding van) de Overeenkomst Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023 met de zorgaanbieders middels ondertekening van de gunningsbrief/toelatingsbrief.	Burgemeester	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger	De beoordeling om tot een gunning/toetreding of afwijzing te komen is gedaan door I&M UW en/of de samenwerkende gemeenten
30.	Ondertekening van de verlengingen van de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023	Burgemeester	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger
31.	De gunning/toelating (het aangaan van), aanvulling, wijziging, en beëindiging van de overeenkomst met zorgaanbieders voor afname van diensten inzake de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023.	College	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger
32.	Ondertekening van de uitbreiding / wijziging / beëindiging van de overeenkomst met zorgaanbieders voor afname van diensten betreffende de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023 alsmede ondertekening van de afbouwovereenkomst met de zorgaanbieder.	Burgemeester	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger
33.	Ondertekening van de indexatie / wijziging van de tarieven betreffende de producten van de Inkoop Huishoudelijke Hulp 2023	Burgemeester	Wethouder Sociaal Domein van de gemeente Woerden en diens opvolger