Huishoudelijk reglement op het gebruik van SPORTPARK OOSTDUINKERKE
Huishoudelijk reglement op het gebruik van SPORTPARK OOSTDUINKERKE
Inhoud
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen 2
Artikel 2: Toepassingsgebied 2
Hoofdstuk 2: Tarieven en betalingsmodaliteiten 2
Hoofdstuk 3: Reserveringsmodaliteiten 2
Artikel 5: Reserveringsvoorwaarden 2
Artikel 6: Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
Hoofdstuk 4: Aansprakelijkheid en verzekeringen 3
Hoofdstuk 5: Fiscale verplichtingen, wetgeving en veiligheid 3
Artikel 7: Wetgevig en fiscale verplichtingen 3
Hoofdstuk 6: Afspraken m.b.t. de infrastructuur 5
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
ARTIKEL 1: DEFINITIES
Bij de toepassing van dit reglement worden volgende begrippen gebruikt:
vaste huurder: dit is een huurder die één of meerdere ruimtes in bovenvermelde infrastructuur huurt op regelmatige basis, meerdere keren per maand en gedurende minimum 3 maanden.
occasionele huurder: dit is een huurder die één of meerdere ruimtes in bovenvermelde infrastructuur huurt op onregelmatige basis.
Aanvraag vast gebruik: jaarlijks, in het begin van de maand mei worden de vaste huurders van het voorbije werkjaar aangeschreven. Vóór 30 juni van datzelfde jaar wordt de bezetting van de infrastructuur vastgelegd voor het komende sportseizoen/werkjaar dat loopt van 1 augustus tot 31 juli.
Bij conflicterende reservaties wordt een vergadering georganiseerd met de betrokkenen om deze te bespreken. Wie niet vertegenwoordigd zijn op het overleg, verliest zijn uren. Als er geen oplossing is na de betreffende vergadering dan hakt het college van burgemeester en schepenen de knoop door op basis van het verslag opgemaakt door de sportdienst.
Aanvraag occasioneel gebruik: Er wordt eerst rekening gehouden met extra sportactiviteiten (stages, sportkampen, kampioenschappen, …) van de Koksijdse erkende sportverenigingen, en pas vanaf 1 augustus kan er door niet-Koksijdse-erkende verenigingen worden gereserveerd voor occasioneel gebruik tijdens het daaropvolgend sportseizoen van 1 augustus tot 31 juli. Reserveren kan ten laatste 1 week voor het gevraagde gebruik.
Een last minute verhuring kan alleen als dit kadert in de vooraf opgemaakte werkplanning van de toezichter sportinfrastructuur. Betaling hiervoor gebeurt via bancontact. Er wordt geen cash geld aanvaard.
ARTIKEL 2: TOEPASSINGSGEBIED
Sportpark Hazebeek Oostduinkerke – Xxxxxxxxxxxxxx 0 xx 0, 0000 Xxxxxxxx – 058 53 20 01 De sportaccommodatie is geopend de dagen en uren waarop deze vooraf werd gereserveerd.
Ze is gesloten op alle feestdagen, op 24 en 31 december telkens om 12u., zoals bepaald is in de rechtspositieregeling.
Van 1 tot 31 juli kan er niet gereserveerd worden na 16.30 uur.
ARTIKEL 3: GEBRUIK
Op het sportpark Hazebeek te Oostduinkerke kan er worden gevoetbald op 2 natuurgrasvelden en 1
kunstgrasveld. De 3 velden zijn voorzien van de nodige verlichting zodat er ook ’s avonds trainingen en wedstrijden kunnen plaatsvinden. Alle atletiekvoorzieningen zijn aanwezig (kunststofpiste, ver- & hoogspringen, kogelstoten, discuswerpen). Ook hier is er verlichting aanwezig.
Er zijn 2 verlichte recreatiesportveldjes en rond het sportpark is een trimpiste aangelegd die 820m lang is.
Het tribunecomplex bestaat uit een kantine en 6 kleedkamers (15 personen) voor de sporters en 3 kleedkamers voor de scheidsrechters allen met douchegelegenheid en sanitaire voorzieningen. 2 bergplaatsen worden ter beschikking gesteld van de sportclubs.
Er is een waterhockeyveld voorzien van de nodige verlichting zodat er ook ’s avonds trainingen en wedstrijden kunnen plaatsvinden. Daarnaast is er een bijhorend kleedkamergebouw waarin 4 kleedkamers voor sporters zijn en 2 voor scheidsrechters, allen met douchegelegenheid en sanitaire voorzieningen. Aanpalend is er ook een bergplaats die ter beschikking gesteld wordt van de hockeyclub.
De cafetaria’s op het sportpark van zowel voetbal als van hockey en het clubhuis van atletiek zijn in gebruik gegeven aan de plaatselijke clubs via een aparte gebruiksovereenkomst.
Hoofdstuk 2: Tarieven en betalingsmodaliteiten
ARTIKEL 4: TARIEVEN
Bij beslissing van het college van burgemeester en schepenen werd het retributiereglement voor de verhuur van gemeentelijke infrastructuur goedgekeurd, dit reglement bepaalt de retributie voor de in dit huishoudelijk reglement opgenomen infrastructuur.
Hoofdstuk 3: Reserveringsmodaliteiten
ARTIKEL 5: RESERVERINGSVOORWAARDEN
Indien gebruik wenst gemaakt te worden van de infrastructuur dan kan contact opgenomen worden met de gemeentelijke sportdienst, Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxxxxx – 058 53 20 01 – xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.
Een aanvraag voor het huren van de infrastructuur moet gedaan worden via xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx. Een aanvraag kan alleen gedaan worden door een persoon van minstens 18 jaar oud.
Eenmalig, door Koksijdse erkende sportverenigingen, georganiseerde activiteiten hebben voorrang op de wekelijkse gebruikers.
Iedere huurder ontvangt binnen de dertig dagen na ontvangst van de aanvraag een schriftelijk antwoord van de sportdienst.
De reservatie is definitief na ontvangst van de bevestigingsbrief en/of e-mail.
De facturatie (huur, incl. poetsen, vastgestelde schade, enz.) zal gebeuren binnen de 2 maanden volgend op de activiteit.
De huurder kan zich vooraf informeren bij de sportdienst (xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx – 058 53 20 01) of een bepaalde datum nog vrij is of om de algemene huurvoorwaarden te kennen. De mededeling dat een bepaalde datum nog vrij is, betekent niet dat de infrastructuur gereserveerd is. Hiervoor dient de aanvraagprocedure te worden gevolgd.
Indien een optie op een infrastructuur genomen wordt, blijft deze 14 dagen geldig. Na 14 dagen wordt de infrastructuur, zonder verwittiging, opnieuw voor reservatie vrijgegeven.
Er kunnen maximaal 2 opties worden genomen voor eenzelfde activiteit.
ARTIKEL 6: ANNULERINGSVOORWAARDEN
Annulering kan tot dertig dagen vóór de activiteit.
In dit geval wordt de beheerder schriftelijk, per brief of per e-mail, op de hoogte gebracht van de annulering.
Hoofdstuk 4: Aansprakelijkheid en verzekeringen
§1. Het gemeentebestuur verzekert haar gebouw en inboedel tegen brand en aanverwante gevaren met afstand van verhaal t.v.v. de huurder, de commerciële sector uitgezonderd, en dit steeds behoudens opzet en in zoverre de huurder zijn huuraansprakelijkheid niet zou hebben laten waarborgen.
De huurder is verantwoordelijk voor de gebruikte infrastructuur. Hij is aansprakelijk voor de schade aan de infrastructuur, de uitrusting en de ter beschikking gestelde apparaten, ongeacht of de schade veroorzaakt wordt door hemzelf, door zijn medewerkers of door de deelnemers of bezoekers aan de door hem georganiseerde activiteit.
De huurder sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af voor de schade die hem door derden ten laste kan worden gelegd. Een afschrift van deze polis wordt aan het gemeentebestuur bezorgd.
§2. De huurder moet afstand van verhaal doen tegenover de gemeente Koksijde, haar personeel of haar verzekeringsmaatschappij, voor alle schade en ongevallen aan hemzelf, of aan derden toegebracht, zowel op materieel als op lichamelijk vlak. Door het in gebruik nemen van de infrastructuur wordt de organisator geacht daarvan afstand te hebben gedaan.
§3. Elke huurder wordt aangeraden een diefstalverzekering af te sluiten.
§4. De huurder blijft zelf verantwoordelijk ten opzichte van derden voor alle ongevallen, voor verlies, diefstal, of schade aan privé-goederen.
Hoofdstuk 5: Fiscale verplichtingen, wetgeving en veiligheid
ARTIKEL 7: WETGEVIG EN FISCALE VERPLICHTINGEN
§1. Voorschriften inzake accijnzen, wetten op de handelspraktijken
§2. Het geldende politiereglement. Link: xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx
§3. Voorschriften inzake auteursrechten + billijke vergoeding (Unisono)
§4. Rookverbod
Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 06 juli 2006 tot wijzing van het Koninklijk besluit van 13 december 2005 tot het verbieden van het roken in openbare plaatsen, is het ten strengste verboden te roken in de te huren infrastructuur van de gemeente.
§5. Reglement m.b.t. de brandveiligheid
De gemeenschappelijke voorschriften voor brandveiligheid, voor alle categorieën van gebouwen ongeacht hun bestemming, worden bepaald in de federale basisnormen xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxx/0000- 03/kb_fed_basisnorm.pdf
§6. Geluidsnormen
Vanaf 1 januari 2013 gelden in Vlaanderen geluidsnormen voor muziekactiviteiten. De regelgeving over het maximale geluidsniveau geldt voor alle muziekactiviteiten die toegankelijk zijn voor publiek en waar elektronisch versterkte muziek wordt gespeeld.
ARTIKEL 8: VEILIGHEID
§0.Xx huurder moet zich als een goede huisvader gedragen tegenover de gebruikte infrastructuur en de
gebruikte voorzieningen (sanitair, meubilair, materiaal…). Hij draagt er zorg voor dat bij het verlaten van de lokalen alle lichten gedoofd zijn, alle ramen dicht zijn en dat er een controle, om mogelijk brandgevaar op te sporen, heeft plaatsgehad. Hij neemt de nodige maatregelen om schade en brand te voorkomen.
§2. Alle elementen die in de lokalen worden aangebracht (drank, vlaggen, versiering, …) moeten op een zodanige manier worden geplaatst dat zij geen bijkomend brandgevaar of andere schade aan muren, deuren en/of vensters veroorzaken.
§3. Het is verboden om reclame affiches, aankondigingen en andere op andere dan de daartoe voorziene plaatsen aan te brengen met het oog op de veiligheid.
§4. De huurder moet ervoor zorgen dat alle toegangswegen steeds bereikbaar blijven voor de veiligheidsdiensten en eerstehulpdiensten. Alle vervoersmiddelen moeten op de daartoe bestemde parkeerplaatsen worden gestald. Alleen voor laden en lossen kan een uitzondering worden toegestaan.
§5. De nooduitgangen mogen niet worden gesloten noch binnen of buiten door obstakels worden versperd. De noodverlichting dient steeds zichtbaar te blijven.
§6. De huurder houdt rekening met het maximumaantal toegelaten personen. In geval van betwisting wordt deze door de brandweer bepaald.
§7. De maximumwattage per stekker moet steeds worden gerespecteerd met het oog op brandgevaar. Het gebruik van mobiele elektrische toestellen kan alleen mits toelating van het college van burgemeester en schepenen. Hiervoor moeten dan alle veiligheidsvoorschriften worden nageleefd.
§8. De huurder zal de grootst mogelijke netheid nastreven. Zo zal de huurder de afvalstromen respecteren. Sportclubs (alleen voor hun reguliere trainingen en reguliere wedstrijden en als er geen gebruik wordt gemaakt van de aanwezig bar) en individuele huurders (die geen gebruik maken van de bar) kunnen gebruik maken van de vuilnisbakken eigen aan de infrastructuur.
Echter, als er verkoop is (al of niet van uit de bar) dan moet de gebruiker alle afval zelf meenemen.
§9. De huurder moet de infrastructuur na gebruik opruimen en net achterlaten. Dit wil zeggen:
- alle materiaal en/of toestellen (cornervlaggen, doelen, …) moeten op correcte wijze na het beëindigen van de activiteit op de daarvoor aangeduide plaats (volgens een vast plan) worden teruggezet. In functie van de veiligheid moeten de doelen worden vastgemaakt met de aanwezige kettingen en sloten.
- alle achtergelaten afval (lege flessen, pleisters, …) en materiaal in kleedkamergebouw wegnemen
- toiletten doorspoelen
- kleedkamers en gang uitvegen, vuil met stoffer en blik opvegen en in vuilbak deponeren (in ieder geval niet in de afvoerputjes vegen)
- tafels, stoelen en banken afvegen
Ook alle zwerfvuil, zoals papier, sigarettenpeuken, blikjes, lege flessen e.a. moet na elke activiteit op de terreinen rondom het complex worden verwijderd. Indien dit niet of onvoldoende gebeurd is, zullen de kosten voor de extra reiniging rechtstreeks aan de huurder worden aangerekend.
§10. Morsvlekken (drank, bloed, …) moeten onmiddellijk met zuiver water worden verwijderd door de verantwoordelijke/trainer.
§11. Het gebruik van kauwgom is niet toegelaten.
§12. Alle materiaal dat niet tot de infrastructuur behoort dient onmiddellijk na het aflopen van de activiteit door de huurder te worden verwijderd. De verhuurder kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor achtergelaten of verloren materiaal.
Hoofdstuk 6: Afspraken m.b.t. de infrastructuur
ARTIKEL 9: AFSPRAKEN
§1. Bezichtigen
De infrastructuur kan bezichtigd worden, bij voorkeur op afspraak (sportdienst 058 53 20 01) tijdens de kantooruren.
§2. Sleutels
De toezichter sportaccommodatie opent de infrastructuur en sluit af na controle.
Uitgezonderd:
Bij reguliere trainingen: de sleutels om toegang te krijgen tot de kleedkamers worden door de verantwoordelijke/trainer afgehaald in de sporthal ten vroegste 1/2u. voor aanvang van de trainingen. 3/4u. na het beëindigen van de training wordt de sleutel na controle van de kleedkamers en het gebruikte veld terug in ontvangst genomen door de toezichter sportaccommodatie.
Bij wedstrijden: toegang tot de kleedkamers volgens aanvraag én alleen als de verantwoordelijke/trainer aanwezig is.
Tijdens de trainingen/wedstrijden blijft de toegewezen kleedkamer gesloten. De sleutel is dan in het bezit van de trainer.
Voor wedstrijden en trainingen van de 1ste ploeg en beloften van de plaatselijke voetbalclub staat een verantwoordelijke van de plaatselijke voetbalclub in voor het openen en afsluiten van het sportpark (verlichting, afsluiten deuren, terugplaatsen amsterdammertjes). Voor wedstrijden van de hockeyclub en atletiekclub staat een verantwoordelijke van de plaatselijke club in voor het afsluiten van het hockeyveld en de gebouw. De atletiekpiste blijft altijd vrij toegankelijk voor individuele sporters.
§3. Algemeen
De toezichter sportaccommodatie is verplicht zich te houden aan de reservaties zoals gekend en zal ook geen andere lokalen openen als hier vooraf geen toelating voor werd gegeven.
Het sportgedeelte van de infrastructuur is toegankelijk op de toegestane uren. Opstellen en opruimen/afbreken van het materiaal gebeurt binnen deze tijdspanne. In functie van het op te ruimen materiaal moeten de activiteiten bijgevolg op tijd worden gestopt. Zelfs als er geen activiteiten vóór of achter de toegestane uren plaatsvinden moet de huurder zich aan deze afspraak houden.
Bij bezoekende ploegen is er naast de toezichter sportaccommodatie een verantwoordelijke van de thuisploeg aanwezig voor de ontvangst en het meedelen van de voornaamste afspraken i.v.m. betreden en gebruik van infrastructuur. Hij ondersteunt de zaalwachter tijdens de activiteit en treedt op bij overtreding van de gemaakte afspraken.
Als de toezichter sportaccommodatie toezicht moet houden op meerdere locaties/infrastructuren zal hij de verantwoordelijke/trainer in de infrastructuur op de hoogte brengen van zijn afwezigheid.
Het gsm nummer waarop de toezichter te bereiken is zal hem worden meegedeeld.
Het door het college van burgemeester en schepenen gemachtigd personeelslid (diensthoofd, beheerder, toezichter sportaccommodatie) heeft steeds de ruimste toezichtsmacht.
Het EHBO lokaal mag alleen betreden worden onder toezicht van de verantwoordelijke/trainer. Elke huurder voorziet in een eigen EHBO koffer.
Gemeenschappelijke ruimten/kasten moeten na de activiteit worden leeggemaakt.
§4.Kleedkamers
Kleedkamers worden toegewezen door de beheerder in overleg met de toezichter sportaccommodatie en dit afhankelijk van de beschikbaarheid. Bij overbezetting bestaat de mogelijkheid dat een kleedkamer moet worden gedeeld met een andere huurder. De verantwoordelijke/trainer is in overleg met de toezichter sportaccommodatie verantwoordelijk voor een goede gang van zaken.
Voetbalschoenen worden in eerste instantie van het grootste vuil ontdaan door het gebruik van de schoenenborstels die zich buiten bevinden, aan de ingang van het kleedkamergebouw. Verder reinigen gebeurt in de daarvoor voorziene ruimte. Nooit in de kleedkamers.
Kleedkamers moeten worden verlaten én opgeruimd maximum 45 minuten na het verlaten van het sportgedeelte. De verantwoordelijke/trainer verbindt er zich toe zich hiervan te vergewissen.
Alleen de strikt noodzakelijke personen mogen de sportbeoefenaars vergezellen naar de kleedkamers.
§5. Veld
Na afloop van trainingen/wedstrijden mag het veld niet meer betreden worden.
Het kunstgrasveld, waterhockeyveld en de atletiekpiste mogen alleen betreden worden met het daarvoor aangepast schoeisel.
Toeschouwers moeten plaatsnemen achter de omheining of op de tribune.
§6. Materiaal, bergplaatsen en gang
De gang en bergplaatsen mogen niet als speelruimte worden gebruikt. Deze zijn alleen toegankelijk onder toezicht van de verantwoordelijke/trainer.
De bergplaatsen zijn alleen bestemd voor het opbergen van sporttechnisch materiaal en moeten altijd netjes en ordentelijk gehouden worden.
De huurder draagt de verantwoordelijkheid over het materiaal dat hem ter beschikking wordt gesteld. Het gebruik/plaatsen en verplaatsen van materiaal/toestellen gebeurt door de verantwoordelijke/trainer volgens de veiligheidsvoorschriften die ter inzage hangen in de EHBO-ruimte.
Voor het gebruik van eigen of gehuurd, aan de sporttak gerelateerd sportmateriaal dat noodzakelijk is voor het geven van wekelijkse sportactiviteiten, moet men vooraf schriftelijk een aanvraag doen. De verhuurder kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor diefstal en/of beschadiging van dit materiaal.
§7. Materiaalaanvragen
Als de huurder een activiteit organiseert waarbij hij logistiek materiaal van de gemeente wenst te gebruiken dan kan hij dit bestellen via xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxxxx-xxxxxxxxx.
Het huren van extra materiaal is altijd ten koste van de huurder.
§8. Dranken & catering
In de infrastructuur (kleedkamers/op en rond de velden) mag alleen water of sportdrank in afsluitbaar en onbreekbaar materiaal worden gebruikt.
§9 Checklist brand- en evacuatieprocedure
De huurder stelt zich vooraf op de hoogte van de geldende evacuatieprocedure in de infrastructuur.
§10. Publiciteit en versiering
Aanbrengen van publiciteit voor, tijdens of na de activiteit, in, aan of rond de infrastructuur is verboden zonder toestemming van het college van burgemeester en schepenen.
Als toestemming wordt gegeven om publiciteit te plaatsen tijdens een activiteit dan moet die worden aangebracht/weggenomen binnen de aangevraagde uren.
Het is verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, e.d. te bespijkeren, beplakken of beschrijven. Eventuele versieringselementen kunnen worden aangebracht, mits overleg met de verhuurder.
§11. Dieren worden niet toegelaten in het gebouw. Alleen voor assistentiehonden en politiehonden wordt hierop een uitzondering gemaakt. Eigenaars van deze honden zijn verantwoordelijk voor eventueel aangebrachte schade.
Dieren die het sportpark betreden moeten aan de leiband gehouden worden.
§12: Energiebesparende maatregelen
Elke gebruiker engageert zich om zuinig om te gaan met energie en water, o.a. door:
• in ruimtes met lokale lichtschakelaars de lichten enkel aan te steken bij onvoldoende daglicht en steeds de lichten te doven bij het verlaten van het gebouw, de lokalen en/of de terreinen
• ramen en deuren van de lokalen gesloten te houden wanneer de verwarming ingeschakeld is
• de ingestelde temperatuur voor de ruimte en sanitair warm water niet te wijzigen
• de douchetijd te beperken
ARTIKEL 10 GEBRUIK
§1. De huurder aanvaardt de gemeentelijke infrastructuur in de staat waarin het zich bevindt en doet melding van schadevaststelling(en) en eventuele defecten bij de ingebruikname aan de toezichter sportaccommodatie. Bij afwezigheid van de toezichter sportaccommodatie neemt de huurder onmiddellijk contact op met de beheerder van de infrastructuur.
§2. De huurder is aansprakelijk voor de door hem of door een deelnemer aan zijn activiteit aangerichte schade aan het gebouw of aan de inboedel van de infrastructuur. De huurder moet de aangerichte schade onmiddellijk na de activiteit mondeling en schriftelijk melden aan de beheerder van de infrastructuur.
§3. De huurder mag geen wijzigingen aanbrengen aan de technische installaties (bedieningsknoppen
elektriciteit/verwarming/… ).
§4. De gemeente Koksijde is niet aansprakelijk voor schade aan het meubilair of materiaal van de huurder.
§5. Schade kan door het bestuur tegensprekelijk bepaald worden binnen de 72u. na het beëindigen van de activiteit.
ARTIKEL 11 GESCHILLEN
Indien zou blijken dat er inbreuken worden vastgesteld t.o.v. dit huishoudelijk reglement of de werkelijke activiteit niet overeenstemt met de toegelaten activiteit kan het college van burgemeester en schepenen een sanctie vastleggen op advies van de beheerder van de accommodatie. Voorts kan aan de betrokkene of de betrokken vereniging het verdere gebruik van de infrastructuur ontzegd worden.
Elke betwisting betreffende de interpretatie of de toepassing van dit reglement die niet door een minnelijke schikking kan worden geregeld zal door de rechtbank bevoegd voor het rechtsgebied Koksijde worden beslecht.
De huurder wordt geacht van de huurvoorwaarden kennis te hebben genomen. Het ontvangen van het huishoudelijk reglement houdt in dat de huurder akkoord gaat met de bepalingen.
2/ Technische fiche:
Een overzicht van het beschikbare materiaal kan worden opgevraagd op de sportdienst.