BIBLIOTHEEK VAN DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM AFDELING METADATADIENSTEN/DISSERTATIES DISSERTATIES@UVA.NL
BIBLIOTHEEK VAN DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM AFDELING METADATADIENSTEN/DISSERTATIES XXXXXXXXXXXX@XXX.XX
x00 (0)00 000 0000
UW PROEFSCHRIFT ONLINE
BROCHURE EN LICENTIEOVEREENKOMST
INHOUD
2.2 Uitzonderingen op de standaardbepalingen 2
2.5 Het gebruik van de uitzonderingen 4
3 Samenvatting en aanvullende bestanden 5
Bijlage: licentieovereenkomst 6
In het promotiereglement van de Universiteit van Amsterdam (UvA) is vastgelegd dat u verplicht bent om een digitale versie van uw proefschrift beschikbaar te stellen aan de universiteit1. Het proefschrift wordt door de Bibliotheek van de UvA opgeslagen in het wetenschappelijke archief van de universiteit en, voor zover (auteursrechtelijk) toegestaan, openbaar gemaakt op UvA-DARE2, de website waarop de UvA haar wetenschappelijke publicaties presenteert. Informatie over deze dienst, inclusief deze brochure, vindt u op de website van de Bibliotheek3.
De Bibliotheek verzorgt de archivering en beschikbaarstelling van uw proefschrift aan de hand van enerzijds de digitale versie zelf (zie sectie 1), en anderzijds de zogenaamde licentieovereenkomst, die u achteraan deze brochure vindt. Met deze overeenkomst geeft u de universiteit toestemming om uw proefschrift openbaar te maken op UvA-DARE (zie sectie 2). Naast de licentieovereenkomst ontvangt de Bibliotheek een samenvatting van het proefschrift en eventuele aanvullende bestanden (zie sectie 3).
Als u het digitale proefschrift en de licentieovereenkomst niet tijdig inlevert kan de promotie uitgesteld worden.
1 Het proefschrift
De Bibliotheek geeft elk proefschrift een eigen pagina op UvA-DARE met een URL die permanent geldig blijft. Uw proefschrift komt op deze pagina publiekelijk beschikbaar als downloadbaar PDF-bestand. Het is mogelijk om delen van uw proefschrift onder embargo te plaatsen, dat wil zeggen: tijdelijk uit te sluiten van openbaarmaking (of permanent, bij hoge uitzondering). In dat geval knipt de Bibliotheek het proefschrift per sectie op in losse pdf’s zodat het proefschrift alvast deels beschikbaar gesteld kan worden. Secties met een embargo worden automatisch alsnog openbaar gemaakt op de dag dat het embargo afloopt. Het bestand voor het hele proefschrift wordt beschikbaar gesteld als het langste embargo verlopen is. Het aanvragen van een embargo verloopt via de licentieovereenkomst (zie sectie 2).
Een correct ingeleverd digitaal proefschrift is:
• Volledig, dus inclusief:
o de omslag en het dankwoord;
o secties waarvoor een embargo geldt, ook als het een permanent embargo betreft;
o eventuele stellingen en andere (losse) bijlagen bij het gedrukte proefschrift.
• Opgeslagen als pdf of pdf/a, in één bestand of meerdere losse bestanden, zonder bestandsbeveiliging. Aanvullend kan een epub worden ingeleverd. De omslag kan ook opgeslagen zijn als bmp, gif, jpeg, png of tiff.
Als u uw digitale proefschrift op UvA-DARE wilt laten beveiligen (bijvoorbeeld tegen het kopiëren van de inhoud), kunt u dat aangeven wanneer u de licentieovereenkomst opstuurt naar de Bibliotheek.
1 Het promotiereglement vindt u op xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx.
3 xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx
5 Een overzicht van contactpersonen vindt u op xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx.
uw promotor(en), of, als u promoveert bij de Faculteit der Geneeskunde, via xxxxxxx@xxx.xxx.xx, met cc naar xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. Hierbij stuurt u een overzicht mee van de verschillen met het manuscript zoals beoordeeld door de promotiecommissie6. De decaan en uw promotor(en) controleren of de verschillen toegestaan zijn7. Een correct ingeleverd digitaal proefschrift wordt namens de decaan van uw faculteit doorgestuurd naar de Bibliotheek voor archivering en openbaarmaking op UvA-DARE.
2 De licentieovereenkomst
De achteraan deze brochure bijgevoegde licentieovereenkomst gebruikt u om de universiteit, conform de verplichting in het promotiereglement, toestemming te geven om uw proefschrift openbaar te maken op UvA-DARE. U dient de overeenkomst uiterlijk zes weken voor de promotiedatum zelf in te leveren bij de Bibliotheek.
Vul de licentieovereenkomst in en onderteken die op pagina L-3. In sectie 4 van deze brochure leest u hoe u de ondertekende licentieovereenkomst kunt inleveren bij de Bibliotheek.
Als de overeenkomst en het digitale proefschrift in goede orde ontvangen zijn, zorgt de Bibliotheek ervoor dat de overeenkomst op pagina L-3 medeondertekend wordt namens het College van Bestuur van de universiteit. Voor uw administratie ontvangt u dan een exemplaar retour.
2.1 Standaardbepalingen
De licentieovereenkomst kent enige standaardbepalingen en twee optionele uitzonderingen daarop. Als u de overeenkomst ondertekent zonder uitzonderingen op de standaardbepalingen te maken, geeft u aan dat het volledige proefschrift onmiddellijk beschikbaar gesteld kan worden op UvA-DARE. De toestemming voor beschikbaarstelling die u de universiteit geeft, houdt geen overdracht van rechten in.
Het auteursrecht wordt dus niet aan de universiteit afgestaan. Bovendien is de toestemming
2.2 Uitzonderingen op de standaardbepalingen
Als een sectie van uw proefschrift niet onmiddellijk openbaar gemaakt dient te worden op UvA-DARE (of, bij uitzondering, helemaal niet), kunt u daarop een embargo plaatsen met een van de twee uitzonderingen op de standaardbepalingen.
Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn als uw proefschrift materiaal bevat dat u nog in andere vorm wilt publiceren, bijvoorbeeld:
• Als u een sectie nog in een tijdschrift wilt laten publiceren en u de resultaten niet al daarvóór online openbaar wilt maken, bijvoorbeeld omdat sommige tijdschriften geen materiaal accepteren dat al online beschikbaar is.
• Als u van uw proefschrift een handelseditie wilt laten uitgeven en er nog geen afspraken gemaakt zijn met een uitgever over de openbaarmaking op UvA-DARE.
Daarnaast kunnen er auteursrechtelijke beperkingen gelden die een embargo noodzakelijk maken.
6 De eisen aan dit overzicht kunt u navragen bij uw contactpersoon promotiezaken.
7 Voor een overzicht van toegestane wijzigingen, zie de procedure Van manuscript tot proefschrift op xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx--xxxxxxxxxxx.
8 Merk op dat u, voor elke website waarop u uw proefschrift openbaar wilt maken (dus ook voor sites als xxxxx.xxx en xxxxxxxxxx-xxxxxx.xx), na moet gaan of er auteursrechtelijke beperkingen gelden die dat verbieden (zie sectie 2.3 van deze brochure voor meer informatie).
2.3 Het auteursrecht
Het auteursrecht houdt onder meer in dat voor openbaarmaking en vermenigvuldiging van een werk toestemming vereist is van de auteursrechthebbende(n). U heeft automatisch auteursrecht op alle ‘werken van letterkunde, wetenschap of kunst’ die u produceert.
Mogelijk bevat uw proefschrift echter materiaal waarvan u niet de (enige) rechthebbende bent. Het kan bijvoorbeeld gaan om:
• Afbeeldingen (inclusief een omslagillustratie) of tekst die anderen hebben geproduceerd, en waarvan het auteursrecht dus niet bij u ligt.
• Materiaal dat u zelf heeft geproduceerd in samenwerking met anderen, die daardoor samen met u auteursrechthebbende zijn.
• Materiaal dat u zelf heeft geproduceerd en waarvoor u met een uitgever heeft afgesproken om af te zien van (sommige van) uw rechten. Bij het publiceren in wetenschappelijke tijdschriften wordt bijvoorbeeld soms het auteursrecht overgedragen aan de uitgever.
In zulke gevallen is er soms een embargo nodig, bijvoorbeeld:
• Als een sectie van uw proefschrift geaccepteerd is als tijdschriftartikel en de uitgever openbaarmaking op UvA-DARE pas toestaat zodra het artikel verschenen is.
• Als in uw proefschrift een tijdschriftartikel is opgenomen en de oorspronkelijke uitgever van het artikel de openbaarmaking op UvA-DARE niet onmiddellijk of helemaal niet toestaat.
• Als het proefschrift verschijnt als handelseditie en de uitgever de openbaarmaking op UvA-DARE niet onmiddellijk of helemaal niet toestaat.
• Als u in uw proefschrift tekst of afbeeldingen heeft opgenomen die anderen hebben geproduceerd, het hergebruik niet onder het citaatrecht valt9, en u (nog) geen toestemming heeft van de rechthebbenden voor openbaarmaking op UvA-DARE.
Ook wanneer u toestemming heeft om zulk materiaal op te nemen in uw gedrukte proefschrift, kan het nodig zijn om op UvA-DARE toch een embargo te gebruiken. Online openbaarmaking is immers iets heel anders dan verspreiding in een kleine gedrukte oplage.
Al met al geldt: als uw proefschrift materiaal bevat waarvan u niet de (enige) rechthebbende bent, moet u goed weten of het nodig is om de betreffende secties van uw proefschrift onder embargo te plaatsen.
2.4 Informatiebronnen
U kunt onder meer de volgende bronnen gebruiken als u wilt nagaan of een embargo noodzakelijk is:
• Afspraken met derden, zoals vastgelegd in een e-mailcorrespondentie of een contract met een uitgever.
• Uitgeverswebsites, waarop vaak informatie over de rechten van auteurs te vinden is.
• Persoonlijk contact met een uitgever of de rechthebbende van een illustratie.
• De website Sherpa Romeo11, voor informatie over het online openbaar maken van tijdschriftartikelen.
9 Voor meer informatie, zie het Wikipedia-lemma: xx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/Xxxxxxxxxxx
10 Voor meer informatie, zie de berichtgeving over de Wet auteurscontractenrecht, bijvoorbeeld xxxxxxxx.xx/0000/00/00/xxxx-xxxxxx-xx-xxx-xxxxxxxxx-xxxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxx.
2.4.1 Sherpa Xxxxx
In de online database Xxxxxx Xxxxx vindt u van een zeer groot aantal tijdschriften het standaardbeleid voor de online verspreiding van artikelen door auteurs.
Merk op dat tijdschriften vaak verschillend beleid hanteren voor verschillende versies van een artikel. Op Sherpa Xxxxx heten deze versies:
• Published version: het definitieve tijdschriftartikel in de opmaak van het tijdschrift. Elders ook wel genoemd: version of record.
• Accepted version: de door de uitgever geaccepteerde tekst van een artikel in uw eigen opmaak. Elders ook wel genoemd: author’s accepted manuscript (AAM), final author version, post-print.
• Submitted version: de niet-definitieve tekst van een artikel in uw eigen opmaak. Elders ook wel genoemd: author's original manuscript (AOM), pre-print.
Daarnaast hanteren tijdschriften vaak verschillend beleid afhankelijk van het type website waarop een artikel openbaar gemaakt zou worden. UvA-DARE wordt op Sherpa Xxxxx aangeduid als ‘institutional repository’, elders worden voor UvA-DARE ook wel termen gebruikt als ‘open access repository’ en
‘e-print server’.
Sherpa Xxxxx kan aangeven dat er aanvullende voorwaarden gelden voor openbaarmaking op
UvA-DARE, zoals het toevoegen van een bepaalde verwijzing naar het oorspronkelijke tijdschriftartikel (bijvoorbeeld met een DOI-link of een voorgeschreven formulering) of het gebruik van een Creative Commons-licentie op de betreffende proefschriftsectie. Zulke voorwaarden kunt u doorgeven wanneer u de licentieovereenkomst opstuurt.
2.5 Het gebruik van de uitzonderingen
Geef altijd duidelijk aan voor welke secties van uw proefschrift een embargo geldt. Als er bijvoorbeeld een handelseditie verschijnt van uw proefschrift en de uitgever de volledige hoofdtekst onder embargo wil laten stellen, som dan op welke secties onder embargo moeten komen in plaats van aan te geven dat het embargo moet gelden voor het ‘volledige proefschrift’. Zo wordt er niet onnodig een embargo geplaatst op mogelijk interessante secties (inhoudsopgave, samenvattingen, e.d.).
2.5.1 Uitzondering A
Materiaal dat onder embargo moet blijven tot uiterlijk twee jaar na uw promotiedatum moet in de licentieovereenkomst ingevuld worden bij uitzondering A. Wanneer het nodig blijkt te zijn om de embargoperiode te verlengen, dient u contact op te nemen met de Bibliotheek, of, als het gaat om verlenging tot ná twee jaar na uw promotie, doet u een verzoek conform uitzondering B, hieronder.
2.5.2 Uitzondering B
Materiaal dat pas meer dan twee jaar na uw promotiedatum beschikbaar gesteld kan worden op UvA-DARE, of zelfs helemaal niet beschikbaar gesteld kan worden, valt onder uitzondering B.
Als uitzondering B van toepassing is, dient u een kort verzoek te schrijven waarin u motiveert wat voor embargoperiode u zou willen gebruiken en aangeeft welke secties van uw proefschrift het embargo zou moeten betreffen. Deze brief moet u als Word- of PDF-bestand opsturen naar xxxxxxxxxxxx@xxx.xx.
Namens het College voor Promoties stelt de directeur van de Bibliotheek vervolgens de duur van het embargo vast, waarvan u dan op de hoogte gesteld wordt. Als u later de embargoduur nog eens wilt verlengen, kunt u opnieuw een verzoek indienen conform uitzondering B.
Merk op dat, wanneer uitzondering B van toepassing is op materiaal in uw proefschrift, het praktisch altijd toch nodig is om ook de licentieovereenkomst op te sturen. De overeenkomst kan alleen achterwege blijven als het volledige proefschrift, dus van kaft tot kaft, permanent onder embargo komt.
3 Samenvatting en aanvullende bestanden
Naast het proefschrift en de licentieovereenkomst moet de Bibliotheek de volgende documenten ontvangen:
1. Een korte samenvatting van het proefschrift in de taal waarin het proefschrift is geschreven. De tekst van de samenvatting zal worden getoond op de pagina voor uw proefschrift op UvA-DARE. Ten bate van de leesbaarheid kunt u streven naar een lengte van maximaal 250 woorden. De tekst kan het makkelijkst worden overgenomen wanneer u deze níét als pdf-bestand inlevert.
2. Eventuele aanvullende bestanden die u graag als download zou laten toevoegen aan uw proefschriftpagina, zoals een dataset.
Deze kunt u meesturen met de licentieovereenkomst. Hoe u die inlevert leest u in sectie 4.
4 Contactinformatie
De licentieovereenkomst en de aanvullende bestanden kunt u inleveren bij de Bibliotheek als volgt:
• E-mail: xxxxxxxxxxxx@xxx.xx (maximaal 35 MB);
• Online via (bijvoorbeeld) WeTransfer13;
Heeft u vragen of opmerkingen, stuur dan een e-mail naar xxxxxxxxxxxx@xxx.xx of neem telefonisch contact op met de contactpersonen van de Bibliotheek:
Xxxxxxx xxx Xxxxxx Xxxx Xxxxx | x00 (0)00 000 0000 |
BIJLAGE:
LICENTIEOVEREENKOMST
In het kort
• Conform het promotiereglement dient u een digitale versie van uw proefschrift beschikbaar te stellen aan de universiteit, en met de licentieovereenkomst toestemming te geven om het proefschrift online openbaar te laten maken.
• De Bibliotheek van de UvA archiveert uw digitale proefschrift en maakt het openbaar op UvA-DARE, de site waarop de universiteit haar wetenschappelijke publicaties presenteert.
• Als u de licentieovereenkomst ondertekent zonder daarbij uitzonderingen te maken op de standaardbepalingen, geeft u toestemming om het volledige proefschrift onmiddellijk online openbaar te maken.
• U kunt secties van uw proefschrift uitzonderen van onmiddellijke online openbaarmaking met de uitzonderingen A en B in de overeenkomst, bijvoorbeeld als u (een sectie van) uw proefschrift nog elders wilt publiceren, of vanwege afspraken met een uitgever.
• Met uitzondering A kunt u de online openbaarmaking van (een sectie van) uw proefschrift uitstellen tot uiterlijk twee jaar na de promotiedatum.
• Om de online openbaarmaking van (een sectie van) uw proefschrift langer dan twee jaar uit te stellen, dient u een verzoek op te sturen conform uitzondering B.
• De ingevulde en ondertekende licentieovereenkomst dient u uiterlijk zes weken voor de promotiedatum op te sturen naar de Bibliotheek via xxxxxxxxxxxx@xxx.xx.
• Met de overeenkomst stuurt u een korte samenvatting mee (liefst maximaal 250 woorden en níét als pdf) en eventuele aanvullende bestanden (bijvoorbeeld een dataset).
• Uiterlijk vier weken voor uw promotie levert u het digitale proefschrift in bij de decaan van de faculteit waaraan u promoveert (via uw contactpersoon voor promotiezaken) en uw promotor(en), of, als u promoveert bij de Faculteit der Geneeskunde, via xxxxxxx@xxx.xxx.xx, met cc naar xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx. Hierbij stuurt u een overzicht mee van de verschillen met het manuscript zoals beoordeeld door de promotiecommissie. De decaan en uw promotor(en) controleren of de verschillen toegestaan zijn.
• Een correct ingeleverd digitaal proefschrift is opgeslagen als onbeveiligde pdf (in één bestand of meerdere losse bestanden), volledig (inclusief omslag, dankwoord, secties waarvoor een embargo geldt, en eventuele stellingen en bijlagen) en absoluut identiek aan de gedrukte uitgave (inclusief titelpagina, colofon, paginering, opmaak, spelling en ISBN).
• Een correct ingeleverd digitaal proefschrift wordt namens de decaan doorgestuurd naar de Bibliotheek voor archivering en openbaarmaking op UvA-DARE.
• Zie voor meer informatie de voorafgaande brochure, of neem contact op met de Bibliotheek via xxxxxxxxxxxx@xxx.xx of x00 (0)00 000 0000.
Versie: 29 oktober 2020
Licentieovereenkomst
voor opname van uw proefschrift in het wetenschappelijk archief van de Universiteit van Amsterdam en niet-exclusieve openbaarmaking op UvA-DARE.
Met inachtneming van het Promotiereglement van de Universiteit van Amsterdam.
Standaardbepalingen
DE PROMOVENDUS
• gaat akkoord met het wereldwijd beschikbaar stellen in digitale vorm van zijn/haar proefschrift. Deze beschikbaarstelling is niet-exclusief;
• verklaart dat hij/zij de intellectuele eigendomsrechten en het copyright bezit van het volledige proefschrift, en dat, voor zover het proefschrift materiaal bevat waarvan de promovendus (deels) geen intellectuele eigendomsrechten en/of copyright bezit, hij/zij gemachtigd is om de Universiteit van Amsterdam deze licentie te verlenen, op basis van de toestemming van de recht- hebbende(n) van dit materiaal, het geldende (auteurs)recht, of anderszins. In de tekst of inhoud van deze secties is duidelijk aangegeven om welk materiaal het gaat en wat de herkomst is;
• verklaart dat de digitale versie identiek is aan de gedrukte uitgave en tevens alle delen omvat die om technische en/of logistieke redenen niet in de gedrukte uitgave zijn opgenomen (cd’s, video, etc.);
• verklaart dat zijn/haar proefschrift naar beste weten geen inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van anderen;
• verklaart dat hij/zij bij overdracht van zijn/haar intellectuele eigendomsrechten op het proefschrift aan een derde zal bedingen dat deze de licentie in stand zal laten en deze overeenkomst zal overnemen;
• verleent de onderhavige licentie voor onbepaalde duur;
• verklaart afstand te doen van het recht deze licentie middels opzegging of ontbinding te beëindigen;
• verklaart dat hij/zij, voor enige bijdrage gebaseerd op werk dat gesponsord of gesubsidieerd werd door een andere instelling of organisatie dan de Universiteit van Amsterdam, voldaan heeft aan alle verplichtingen ten aanzien van openbaarmaking die door deze sponsor, instelling of organisatie zijn opgelegd;
• verklaart dat hij/zij het recht heeft om de toestemming te verlenen zoals neergelegd in deze licentie, behoudens de uitzonderingen vermeld, of toegevoegd naar aanleiding van de uitzonderingen vermeld bij punt B, op de volgende bladzijde.
DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM
• verklaart de licentie niet te zullen overdragen aan een derde;
• verklaart het digitale exemplaar van het proefschrift te hebben ontvangen;
• zal het proefschrift omzetten in andere bestandsformaten of naar andere media met het doel de toekomstige digitale toegankelijkheid te waarborgen, dit alles zonder de inhoud aan te tasten;
• zal één of meer reservekopieën van dit proefschrift maken en deze bewaren met het oog op veiligheid en behoud van de bestanden;
• zal, indien de uitgever bezwaar maakt tegen het aflopen van het op de volgende bladzijde bedoelde embargo, de promovendus vrijwaren tegen schadeclaims van de uitgever ter zake.
Versie: 29 oktober 2020
Uitzonderingen
Vragen? Neem contact op met de Bibliotheek via xxxxxxxxxxxx@xxx.xx of x00 (0)00 000 0000.
Uitzondering A: embargo van maximaal twee jaar
Het proefschrift bevat materiaal dat door de Bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam onder embargo moet worden gesteld tot uiterlijk twee jaar na de promotiedatum. Tenzij de promovendus nadere afspraken met de Bibliotheek maakt, stelt de Bibliotheek het materiaal na de afgesproken embargoperiode beschikbaar.
Geef hieronder aan welke secties van het proefschrift materiaal bevatten waarvoor uitzondering A geldt en hoelang (gerekend vanaf de promotiedatum) deze secties onder embargo moeten komen.
Sectie(s)
Embargoduur (maximaal twee jaar)
Uitzondering B: embargo van meer dan twee jaar
Indien het proefschrift materiaal bevat dat de promovendus onder embargo wenst te stellen voor een periode van meer dan twee jaar (gerekend vanaf de promotiedatum), motiveert de promovendus in een kort verzoek wat voor embargoperiode wenselijk is en welke secties van het proefschrift het embargo moet betreffen. Namens het College voor Promoties van de Universiteit van Amsterdam stelt de directeur van de Bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam vervolgens de duur van het embargo in alle redelijkheid vast. De brief moet als Word- of PDF-bestand worden opgestuurd naar xxxxxxxxxxxx@xxx.xx.
Versie: 29 oktober 2020
Promotiegegevens
Promotiedatum:
Faculteit waaraan u promoveert:
Titel proefschrift:
Contactgegevens
Privé-e-mailadres (voor eventueel contact na de promotie):
Ondertekening
PROMOVENDUS
Naam: Plaats: Datum:
Handtekening:
NA ONTVANGST VAN HET PROEFSCHRIFT EN LICENTIEOVEREENKOMST MEDEONDERTEKEND NAMENS HET
COLLEGE VAN BESTUUR VAN DE UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM
Naam: dr. G.J.M. Xxxxxxx, directeur van de Bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam Plaats: Amsterdam
Datum: Handtekening: