AUDITPROCES BELPLUME
AUDITPROCES BELPLUME
Dit proces beschrijft hoe tewerk wordt gegaan bij het controleren van infrastructuur, werking, vergunningen, en andere documenten van pluimveebedrijven, broeierijen, transportbedrijven en slachthuizen.
1.UITVOERING
1.1 Aanmelding van een bedrijf
Elk bedrijf dient eerst een aansluitingsovereenkomst af te sluiten met Belpume met vermelding van zijn keuze voor een bepaalde certificatie-instelling. Na ontvangst van de melding wordt door het bureel de noodzakelijke gegevens van het bedrijf ingegeven in de centrale database. Vervolgens wordt de controle ingepland in functie van bevoegdheden auditoren, eventuele vervaldatum vorige certificatie.
1.1.1 Het gebruik van de beoordelingsformulieren
Voor braadkippenbedrijven, voor reproductiebedrijven, voor broeierijen, legkippenbedrijven, voor slachthuizen en transportbedrijven werden door Belplume specifieke checklijsten opgesteld, met een extra kolom met beoordelingscriteria..
Er zijn 3 modules die de letter A, B en C dragen:
- “A” ; betekent dat dit borgingspunt betrekking heeft op de algemene bepalingen
- “B” : betekent dat dit borgingspunt betrekking heeft op de inrichting
- “C” : betekent dat dit borgingspunt de werking betreft
De verschillende borgingspunten per module hebben een oplopend nummer.
In de eerste kolom van de checklist zijn deze codes overgenomen, met een korte omschrijving van dit borgingspunt in de tweede kolom.
In de laatste kolom wordt het belang aangegeven van elk borgingspunt:
- “M” betekent “Major”: hoogste belang, noodzakelijk voor een correcte werking.
- “m” betekent “minor”: minder belang, aangewezen voor een correcte werking.
Er zijn 4 onderdelen per checklijst (uitgezonderd satellieten, slachthuizen en transportbedrijven), nl.
- een gedeelte ACS (module C en B (indien van toepassing))
- een gedeelte met specifieke Belplumevoorwaarden
- een gedeelte om de uitgevoerde analyses op te noteren.
- een gedeelte berekeningen bezettingsdichtheid en mortaliteit (voor braadkippen)
1.1.2 Controle van het bedrijf
Alvorens een controle uitgevoerd kan worden, dient geverifieerd te worden of er effectief pluimvee aanwezig is op het bedrijf (uitgezonderd bij onaangekondigde audits).
Indien er geen pluimvee aanwezig is op het moment van de audit, zal de audit in eerste instantie worden uitgesteld. Indien het echter niet meer mogelijk is om de audit nog vóór de vervaldatum uit te voeren, zal de audit toch uitgevoerd worden in afwezigheid van pluimvee. Later dat jaar zal er een onaangekondigde audit plaatsvinden op een moment dat er wel pluimvee aanwezig is. De vervaldatum van het nieuwe certificaat wordt maximaal verlengd tot 1 jaar na de vorige vervaldatum.
Volgend controleschema is van toepassing voor pluimveebedrijven:
-Jaar 1: large audit (volledige audit eventueel samen met ACS)
-Jaar 2: medium audit met nadruk op hygiënevoorwaarden, welzijnsvoorschriften, antibiotica gebruik en salmonella-monitoring
-Jaar 3: medium audit
Tussentijds, onaangekondigde small audit (enkel visuele audit) bij 10 % van de bedrijven (procedure Belplume nummer 2013/02).
De borgingspunten van de checklist worden achtereenvolgens gecontroleerd.
Bij de controle wordt de inspecteur steeds vergezeld door iemand vertrouwd aan het bedrijf.
-Voor elke voorwaarde wordt afhankelijk van het resultaat van de controle een kruisje in het vak ‘ja’, ‘nee’ of ‘NVT’ genoteerd.
Voor de controle van de welzijnsvoorschriften voor braadkippen werd door Belplume een procedure uitgewerkt (nummer 2014/02) welke dient als leidraad.
1.1.3 De afhandeling ter plaatse
Na afronding van de audit overloopt de inspecteur de lijst met bevindingen samen met de producent of zijn vertegenwoordiger.
Het samenvattend auditrapport wordt opgemaakt. Dit is een doordrukformulier.
Daartoe worden bovenaan de gegevens van de (kandidaat)deelnemer ingevuld (bedrijfsnaam, adres, xxx.xx., datum + uur controle, Belplume-nr.).
Ook wordt aangeduid of het een erkennings- of een opvolgingsaudit betreft of eventueel een hercontrole met bezoek.
Voor een Belplume controle wordt een opsomming van alle minor en major tekortkomingen gemaakt. Indien tegelijkertijd een autocontroleaudit wordt uitgevoerd, wordt apart een opsomming van alle X0, X0, en B tekortkomingen gemaakt.
De eventuele tekortkomingen worden kort omschreven in de kolom “Beschrijving”.
Indien de niet-conformiteit in orde kan gebracht worden via nazending, wordt de datum waartegen het ontbrekende document normaliter kan klaar zijn, ingevuld.
Finaal wordt de naam van de bedrijfsvertegenwoordiger en de inspecteur xxxxxxxxx, waarna beiden het SAR ondertekenen.
Eén exemplaar blijft bij de pluimvee-houder, het andere wordt meegenomen door de inspecteur.
1.1.4 De afhandeling te SGS AgroControl
De rapporten worden beoordeeld door de projectverantwoordelijke (file review). De wettelijke vereisten die in de Belplume lastenboeken en dus ook in de Gids G-040 voor dierlijke productie opgenomen zijn, zijn major punten waaraan moet voldaan zijn. Alle Major-punten moeten, eventueel via een nazending, in orde zijn om erkend te kunnen worden. In geval van minor non-conformiteiten dient de kandidaat- deelnemer een actieplan op te stellen, dat overgenomen wordt op het samenvattend auditrapport. De landbouwer moet dit plan binnen een termijn van 6 maanden toepassen, met uitzondering van cyclus- of tijdsgebonden voorwaarden, die zich niet meer voordoen binnen de 6 maanden na het opstellen van het actieplan. Deze uitzondering wordt eerder uitzonderlijk toegestaan, dient gemotiveerd te worden en de termijn kan maximaal 1 jaar bedragen. In dat geval past de kandidaat deelnemer de corrigerende maatregelen toe zodra een gelijkaardig geval zich voordoet. Er moet geen bijkomende audit worden uitgevoerd om na te gaan of het plan van aanpak effectief werd toegepast. Het plan van aanpak wordt gecontroleerd tijdens de periodieke opvolgingsaudit.
Indien de erkennings- of opvolginsaudit meer dan 4 major non-conformiteiten aantoont, wordt de (kandidaat) – deelnemer geweigerd.
Ook mogen niet meer dan 25% van de minor-punten als niet conform beoordeeld zijn.
Na afsluiten van alle corrigerende maatregelen en op basis van het rapport, wordt het dossier behandeld door de certificatiemanager. Indien het dossier gunstig wordt beoordeeld, wordt een certificaat toegekend/uitgereikt. Indien het dossier ongunstig wordt beoordeeld, wordt het dossier als dusdanig afgesloten.
Op de certificaten moet niet vermeld worden of het certificaat werd uitgeschreven op basis van een large of een medium audit.
De geldigheidsduur van de certificaten bedraagt 1 jaar.
Het certificaat en de begeleidende brief worden samen met de checklist opgestuurd naar de pluimveehouder.
Indien de deelnemer niet voldoet aan de voorwaarden, wordt hem dat schriftelijk gemeld. Hij kan dan eventueel een nieuwe aanvraag doen voor een erkenningsaudit.
1.1.5 Hercontroles
Indien de erkenningsaudit of opvolgingsaudit hetzij maximaal 4 Major-tekortkomingen, hetzij meer dan 25% minor-tekortkomingen vertoont, kan er één aangekondigde hercontrole plaatsvinden binnen een periode van 3 maanden, waarbij alleen gekeken wordt naar de niet-conformiteiten die vastgesteld waren bij de vorige controles.
1.1.6 Audit frequentie
De periodiciteit van de opvolgingsaudits is afhankelijk van de bedrijfsactiviteit en als volgt bepaald:
-voor een reproductie-, een braadkippen- en een (opfok) legbedrijf: na 12 maanden
-voor een broeierij en een satelliet: na 6 maanden
-voor braadkippenslachthuis: na 12 maanden
-voor een transportbedrijf van levend pluimvee: na 12 maanden
10% van het aantal certificaten die gedurende het voorgaande jaar werden uitgeschreven, zullen naast de aangekondigde opvolgingsaudit ook nog een onaangekondigde audit ondergaan. De keuze van de bedrijven die een onaangekondigde audit krijgen gebeurd at random binnen de lijst van de
gecertificeerde bedrijven maar kan toch aangestuurd worden door een risico analyse uitgevoerd door
de controle instelling. Er wordt een willekeurige keuze gemaakt uit landbouwers die een A2 of major tekortkomingen hadden. Indien het aantal niet bereikt wordt, zal verdere keuze gemaakt worden uit landbouwers met B of minor tekortkomingen.