Bijlage Gegevensverwerking
Bijlage Gegevensverwerking
Artikel 1 – Definities
De namen en begrippen in deze Bijlage die met een hoofdletter worden geschreven, hebben de hiernavolgende betekenis:
1.1 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of een identificeerbare natuurlijk persoon;
1.2 Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet geautomatiseerd uitgevoerd, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op ander wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;
1.3 Privacywetgeving: alle toepasselijke wet- en regelgeving op de verwerking van persoonsgegevens – doch niet beperkt tot – de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
1.4 Datalek(ken): een inbreuk in verband met persoonsgegevens, oftewel iedere inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.
1.5 Verwerkingsverantwoordelijke: Klant, zijnde de (rechts)persoon die (alleen of samen met anderen) het doel en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt en op basis van Privacywetgeving verplicht is de waarborgen te treffen die bij die Verwerking nodig zijn;
1.6 Verwerker: Software, Advice & Consultancy, zijnde de (rechts)persoon die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt;
1.7 Sub-verwerker: de (rechts)persoon die op hun beurt ten behoeve van Software, Advice & Consultancy Persoonsgegevens verwerkt;
1.8 Overeenkomst: de tussen Partijen gesloten Overeenkomst ter zake de dienstverlening van Software, Advice & Consultancy aan Klant, waarvan deze Bijlage een bijlage vormt;
Artikel 2 – Onderwerp
2.1 Software, Advice & Consultancy zal bij of in verband met de uitvoering van haar Diensten Persoonsgegevens verwerken in opdracht van Klant.
2.2 Op basis van Privacywetgeving wordt Klant in deze hoedanigheid aangemerkt als Verwerkingsverantwoordelijke van de Verwerking van de Persoonsgegevens en Software, Advice & Consultancy als Verwerker. Deze Bijlage bevat de voorwaarden en condities van deze Verwerking van Persoonsgegevens door Software, Advice & Consultancy.
Artikel 3 – Verplichtingen Software, Advice & Consultancy
3.1 Software, Advice & Consultancy verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor zover nodig bij of in verband met de uitvoering van de tussen Partijen gesloten Overeenkomst. De Verwerking van Persoonsgegevens door Software, Advice & Consultancy gebeurt op een behoorlijke en zorgvuldige wijze, conform Privacywetgeving en conform de (schriftelijke) instructies van Klant. Klant staat er voor in dat door haar gegeven instructies in overeenstemming zijn met Privacywetgeving.
Artikel 4 – Sub-verwerkers
4.1 Software, Advice & Consultancy is gerechtigd om bij de Verwerking van de Persoonsgegevens Sub-verwerkers in te schakelen, mits Software, Advice & Consultancy ervoor zorg draagt dat in te schakelen Sub-verwerkers tenminste dezelfde verplichtingen op zich nemen als op Software, Advice & Consultancy rusten op basis van deze Bijlage.
4.2 Software, Advice & Consultancy blijft in deze verhouding aanspreekpunt van Klant.
Artikel 5 – Doorgifte van Persoonsgegevens
5.1 Software, Advice & Consultancy zal Persoonsgegevens slechts doorgeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte, mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt en het voldoet aan de overige verplichtingen die op haar rusten op grond van deze Bijlage en Privacywetgeving.
5.2 Software, Advice & Consultancy zal Persoonsgegevens slechts doorgeven naar de Verenigde Staten op basis van een EU-modelcontract of aan bedrijven gecertificeerd door de US Department of Commerce op basis van het Privacy Shield.
Artikel 6 – Beveiliging
6.1 Software, Advice & Consultancy zal zich inspannen voldoende passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om de gegevensdragers en de daarop opgeslagen Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies en tegen enige vorm van onrechtmatige Verwerking.
Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s van de Verwerking en de aard, omvang en context van de te beschermen Persoonsgegevens.
6.2 Klant is zelf verantwoordelijk voor het treffen van passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ten aanzien van de gebruikte software en applicaties.
Artikel 7 – Meldplicht
7.1 Om Klant in staat te stellen aan de wettelijke Meldplicht Datalekken te voldoen, stelt Software, Advice & Consultancy Klant onverwijld nadat zij kennis heeft genomen van een Datalek, hiervan op de hoogte. Deze kennisgeving als omvat een omschrijving van:
• het Datalek;
• de aard van de inbreuk (o.a. kopiëren, veranderen, verwijderen, diefstal, onbekend);
• wanneer het Datalek heeft plaatsgevonden;
• de technische maatregelen die door Software, Advice & Consultancy zijn getroffen om de inbreuk te stoppen en toekomstige inbreuken te voorkomen.
7.2 Software, Advice & Consultancy verstrekt op verzoek van Klant nadere informatie over het Datalek, voor zover noodzakelijk voor Klant om aan haar wettelijke verplichtingen inzake melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en Betrokkenen te voldoen.
7.3 Software, Advice & Consultancy kan op basis van de Telecommunicatiewet de verplichting hebben om (beveiligings)incidenten en Datalekken zelfstandig te melden bij het Loket Meldplicht Telecomwet.
Artikel 8 – Rechten van Betrokkene(n)
8.1 Rekening houdend met de aard van de verwerking, verleent Software, Advice & Consultancy Verwerkingsverantwoordelijke voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van diens plicht om
verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk III AVG vastgestelde rechten van de Betrokkene(n) te beantwoorden, door middel van passende technische en organisatorische maatregelen.
8.2 Software, Advice & Consultancy stelt Klant onverwijld in kennis van een verzoek(en) van Xxxxxxxxxxx direct gericht aan Software, Advice & Consultancy. Software, Advice & Consultancy zal erop toezien dat door haar ingeschakelde sub-Verwerkers niet zelfstandig reageren op verzoeken als bedoeld in artikel 8.1 van deze Verwerkersovereenkomst, tenzij hiertoe schriftelijk instructie is afgegeven.
Artikel 9 – Data protection impact assessment
9.1 Software, Advice & Consultancy verleent Klant voor zover mogelijk bijstand bij het uitvoeren van een data protection impact assessment door het beschikbaar stellen van alle relevante informatie om het effect van de beoogde verwerkingsactiviteiten op de bescherming van Persoonsgegevens te kunnen beoordelen.
Artikel 10 – Audits
10.1 Indien de door Software, Advice & Consultancy beschikbaar gestelde informatie en documentatie de naleving van deze Verwerkersovereenkomst door Software, Advice & Consultancy onvoldoende aantonen, heeft klant het recht om een audit uit te (laten) voeren. De kosten van de audit worden door Klant gedragen.
10.2 Een door Klant geïnitieerde audit vindt uiterlijk twee weken na voorafgaande aankondiging, voorzien van een omschrijving van de onderdelen waarop de audit ziet en het proces, eens per jaar plaats.
10.3 Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, ter beschikking stellen. Partijen zullen de uitkomst van de audit in onderling overleg beoordelen.
Artikel 11 – Geheimhouding
11.1 Software, Advice & Consultancy verplicht zich, onvoorwaardelijk en onherroepelijk, tot geheimhouding tijdens en na beëindiging van deze Overeenkomst van alle Persoonsgegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden.
11.2 Software, Advice & Consultancy staat er voor in dat personen in dienst van of werkzaam voor Software, Advice & Consultancy en (mogelijk) toegang hebben tot Persoonsgegevens, gebonden zijn aan de in dit artikel omschreven verplichting tot geheimhouding en zich onthouden van het kopiëren, doorgeven, overdragen of anderszins verspreiden van Persoonsgegevens aan derden.
11.3 Deze verplichting geldt slechts niet indien en voor zover openbaarmaking is geboden op grond van de wet en/of rechterlijke uitspraak, in welk geval de te openbaren informatie zo beperkt mogelijk zal worden gehouden.
Artikel 12 – Aansprakelijkheid
12.1 Indien Software, Advice & Consultancy tekortschiet in de nakoming van de verplichting uit deze Verwerkersovereenkomst kan Klant Software, Advice & Consultancy in gebreke stellen. Ingebrekestelling geschiedt schriftelijk, waarbij aan Software, Advice & Consultancy een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen.
12.2 Software, Advice & Consultancy is aansprakelijk op grond van het bepaalde in artikel 82 AVG, voor schade of nadeel voortvloeiende uit het niet nakomen van deze Verwerkersovereenkomst.
Deze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag genoemd in de Algemene Voorwaarden van
Software, Advice & Consultancy.
12.3 Partijen vrijwaren elkaar over en weer voor alle aanspraken van derden (waaronder begrepen boetes van Autoriteiten) ter zake een handelen of nalaten in strijd met Privacywetgeving van de andere Partij.
Artikel 13 – Duur en beëindiging
13.1 De verplichtingen van Software, Advice & Consultancy uit hoofde van deze Bijlage duren ook ná beëindiging van de Overeenkomst onverminderd voort, indien en voor zover Software, Advice & Consultancy nog toegang heeft tot Persoonsgegevens.
13.2 Bij beëindiging van de Overeenkomst is Klant zelf verantwoordelijk voor het exporteren van persoonsgegevens. Indien Klant hiertoe een schriftelijk verzoek indient zal Software, Advice & Consultancy binnen dertig (30) dagen na beëindiging of ontbinding van de Overeenkomst de aanwezige data en Persoonsgegevens uit haar systemen verwijderen.
13.3 Software, Advice & Consultancy kan afwijken voor zover ten aanzien van bepaalde Persoonsgegevens sprake is van een voor haar geldende wettelijke bewaartermijn (waaronder de Wet Bewaarplicht Telecommunicatiegegevens) of voor zover dat noodzakelijk is om tegenover Klant de nakoming van haar verbintenissen te bewijzen.
Wijzigingen
Software, Advice & Consultancy behoudt zich het recht voor deze Bijlage Gegevensverwerking eenzijdig te wijzigen volgens artikel 2.5 van de Algemene Voorwaarden van Software, Advice & Consultancy. In deze Bijlage Gegevensverwerking wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven.
Deze Bijlage Gegevensverwerking is voor het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.