BEHEERSOVEREENKOMST

BEHEERSOVEREENKOMST

In uitvoering van het decreet van 30 maart 1999 houdende de oprichting van een Vlaams Fonds voor de Letteren, gewijzigd door het decreet van 30 april 2004, in het bijzonder van artikel 4, wordt

tussen

de Vlaamse Gemeenschap, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, voor wie optreedt Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx,

Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, Gevestigd te 0000 Xxxxxxx, Xxxxxxxxxx 00;

en

de Vlaamse openbare instelling sui generis Vlaams Fonds voor de Letteren, afgekort “VFL”,

Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, vertegenwoordigd door de xxxx Xxx Xxxxxxx, voorzitter van het Fondsbestuur en de xxxx Xxxx Xxx Xxxxxxxx, directeur, ingevolge artikel 18 van het huishoudelijk reglement van de instelling,

de volgende overeenkomst gesloten:

TITEL I – TOEKENNING VAN EEN DOTATIE

Artikel 1. §1. De Vlaamse Regering verbindt zich ertoe, binnen de perken van de daartoe in de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap ingeschreven kredieten, jaarlijks vanaf 2012 een basisdotatie van minstens 3.760.000 euro ter beschikking te stellen van het VFL, voor de kosten verbonden aan de in deze overeenkomst omschreven werking.

Als basis dient het ingediende meerjarenbeleidsplan 2011 – 2015 ‘Letteren in de wereld van vandaag en morgen’, met dien verstande dat er op basis van de huidige budgettaire situatie geen ruimte is voor het daarin opgenomen groeipad.

De dotatie wordt uitbetaald op rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 van het Centraal Financieringsorgaan, conform het besluit van de Vlaamse Regering van 22 september 1993 houdende modaliteiten tot invoering van het centraal thesauriebeheer door de Vlaamse openbare instellingen.

§2. Bij de aanvang van elk werkingsjaar zal de Vlaamse Regering, binnen de perken van de daartoe in de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap ingeschreven kredieten, enerzijds het loonaandeel (per 01.01.2011 bepaald op 16 %) van de voornoemde dotatie aanpassen ter financiering van de extra personeelsuitgaven die voortvloeien uit de stijging van het indexcijfer dat van toepassing is op de salarissen van de Vlaamse ambtenaren (in toepassing van artikel 2 van het koninklijk besluit van 24 december 1993 ter uitvoering van de wet van 9 januari 1989 tot vrijwaring van het concurrentievermogen); en anderzijds het niet-loonaandeel van de voornoemde dotatie aanpassen aan de tijdens de begrotingsronde gehanteerde werkingsindex.

§3. Het VFL engageert zich tot het realiseren van het in onderling overleg voorziene ESR- vorderingensaldo in de begroting, zoals dit bepaald wordt in het kader van de begrotingscyclus (respectievelijk de begrotingsopmaak en –controle).

§4. Voor de periode 2016-2020 dient het VFL een nieuw inhoudelijk en financieel vijfjarig beleidsplan voor te leggen, en dit ten laatste tegen 30 juni 2015. Hierbij dient het eerste jaar inhoudelijk gedetailleerd uitgewerkt te zijn en financieel voor de hele periode.

Art. 2. §1. De werkingskosten omvatten de personeelskosten, huisvestingskosten, operationele leasings, ICT, communicatie, presentiegelden en kosten adviescommissies en bestuur verbonden aan de taken en activiteiten zoals omschreven in artikel 6.

§2. Het totaal van de werkingskosten, dit zijn alle middelen die worden aangewend voor andere doeleinden dan voor subsidies, zal vanuit het jaarlijkse actieplan en op het ogenblik van de opstelling van de uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap in overleg met de Vlaamse minister bevoegd voor Cultuur worden vastgelegd. Dit bedrag moet in een redelijke verhouding staan met de totale dotatie én met het takenpakket en het werkvolume, en elke wijziging moet worden gemotiveerd. Als referentie voor 2012 kan deze verhouding in het jaar 2010 als indicatie en als basis gelden: nl. 26 % van de dotatie.

Daarnaast zal het personeelsbestand uitgedrukt in VTE in 2014 niet hoger liggen, en bij voorkeur lager liggen dan het aantal VTE op 15 juli 2009. Indien de taken (zoals vastgelegd in art. 6 en 7) worden uitgebreid zal het personeelbestand worden herbekeken in functie van het bereiken en realiseren van de bijkomende doelstellingen.

Art. 3. Het VFL voert een boekhouding en maakt de jaarrekeningen op overeenkomstig de boekhoudwet van 17 juli 1975, zoals gewijzigd.

Art. 4. Het VFL mag een reservefonds aanleggen dat jaarlijks mag aangevuld worden met maximum 10 % van de jaarlijkse dotatie. De totale reserve mag nooit meer bedragen dan 50% van de jaarlijkse basisdotatie. Dit bedrag zal uitdrukkelijk op de uitgavenzijde van de begroting van het VFL worden ingeschreven. Deze gelden kunnen in de volgende begrotingsjaren door onttrekking aan het reservefonds worden bestemd voor nieuwe projecten of uitgaven. De besteding van deze reserve moet conform artikel 6 van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de begroting- en de boekhouding van de Vlaamse rechtspersonen eerst voorgelegd worden door de minister, bevoegd voor Culturele Aangelegenheden, aan de minister bevoegd voor Financiën en Begroting.

TITEL II – WERKING

Art. 5. Krachtens art. 4 § 1 van het decreet zal het VFL de Nederlandstalige letteren ondersteunen door het toekennen van subsidies of het financieren van projecten en initiatieven, en daardoor bij te dragen tot de verbetering van de sociaal-economische positie van auteurs en vertalers.

De letteren zoals bedoeld binnen dit artikel omvatten proza, poëzie, kinder- en jeugdliteratuur, theaterteksten, literair essay, (literaire) non-fictie, strips en beeldroman.

Art. 6. §1. Bij de werking, de regelingen, de instrumenten en de beoordeling van de subsidieaanvragen dient steeds het kwaliteitsbeginsel voorop te staan. Gekozen moet worden om dynamisch te investeren in de diepte om daardoor de kansen op efficiëntie en reële kwaliteitsresultaten te maximaliseren, eerder dan passief en risicoloos te beleggen in de breedte.

§2. De operationele doelen en taken van het VFL zijn:

a) subsidies toekennen aan o.a. auteurs, vertalers, uitgeverijen, literaire tijdschriften, literaire organisaties, auteursgenootschappen, auteursverenigingen, buitenlandse uitgeverijen;

b) projecten financieren of initiatieven nemen die bijdragen tot de interesse voor en de ontwikkeling van de Nederlandstalige literatuur;

c) overige activiteiten opzetten en initiatieven nemen om de doelstellingen van artikel 5 te realiseren, zoals informatieverzameling en –verspreiding, samenwerkingsverbanden aangaan, partnerships ontwikkelen,

onderzoeken uitvoeren, etc.;

d) bijdragen leveren aan beleidsontwikkeling, -evaluatie en –uitvoering op het vlak van letteren- en boekenbeleid;

e) samenwerken met het Nederlandse Letterenfonds, de Nederlandse Taalunie, XXX Xxxxxxx en Erfgoed, Departement CJSM, de KANTL en andere culturele partners;

f) advies uitbrengen over letteren-/boekenbeleid op vraag van de Vlaamse Regering, het Vlaams Parlement, de administratie Cultuur van de Vlaamse Gemeenschap, of op eigen initiatief;

g) beheer en dagelijkse opvolging van het Vertalershuis Antwerpen;

h) ontwikkeling, opvolging en uitvoering van beleid ten aanzien van kwaliteitsboekhandels in Vlaanderen.

§3. De basisdotatie is bedoeld voor de consolidering van de bestaande regelingen per 01.01.2012:

- auteurs: werkbeurzen, stimuleringsbeurzen, werkbeurzen biografieën, reisbeurzen, deskundigheidsbevordering;

- vertalers: projectbeurzen, stimuleringssubsidie, ontwikkelingsbeurs beginnende Vlaamse vertalers, deskundigheidsbevordering;

- literaire tijdschriften: basissubsidie, aanvullende subsidies, collectieve distributie en promotie;

- Nederlandstalige uitgeverijen: productiesubsidies voor literair werk van Vlaamse auteurs, exportondersteuning;

- boekhandels: assortiment en titelkeuze, literaire manifestaties, opleiding en productkennis;

- literaire organisaties: werkingssubsidies, projectsubsidies;

- auteursverenigingen: werkingssubsidies, projectsubsidies;

- auteursgenootschappen: werkingssubsidies, projectsubsidies;

- literaire manifestaties: projectsubsidies;

- buitenland: vertaalsubsidies aan buitenlandse uitgeverijen, productiesubsidies buitenlandse uitgeverijen, auteursbezoeken op buitenlandse uitnodiging, aanwezigheid op vakbeurzen, informatie en documentatie, literaire manifestaties in het buitenland.

- beheer van het Vertalershuis

- e-literatuur: projectsubsidies

§4. De bestaande subsidievormen worden jaarlijks getoetst aan de doelstellingen en de concrete behoeften van de doelgroepen. In het jaarlijks actieplan worden de ingezette instrumenten omschreven en in een deelbudget vertaald.

§5. De actuele reglementen voor elke subsidieregeling kunnen jaarlijks, indien aangewezen, het voorwerp uitmaken van een actualisering en op de website worden geplaatst. Via een eenmalige jaarlijkse aankondiging op de website en via de elektronische nieuwsbrief worden de subsidie-aanvragers geattendeerd op de aanvraagdata en documenten. De elektronische nieuwsbrief, gerichte zendingen per mail, brief of andere media brengen deze informatie regelmatig onder de aandacht.

§6. Het huishoudelijk reglement is het bindende werkkader voor bestuur, adviescommissies, beroepscommissie, beslissingscollege en Fondssecretariaat ten aanzien van de gebruikers.

Art. 7. §1. In het kader van een beter geïntegreerd letterenbeleid (cfr. beleidsnota Cultuur 2009-2014 en de beleidsbrief Cultuur 2011-2012, OD23) is de versterking van het literaire middenveld, zowel organisatorisch, inhoudelijk als qua samenwerking en afstemming, een belangrijke strategische opdracht voor het VFL. Momenteel worden organisaties binnen het literaire middenveld zowel via het Vlaams Fonds voor de Letteren, via het Kunstendecreet als ad nominatim binnen de begroting van de Vlaamse Gemeenschap gesubsidieerd. In het kader van een beter geïntegreerd letterenbeleid wordt er voor gekozen om het VFL als sleutelspeler voor het gesubsidieerde letterenveld te bevestigen. Er wordt dan ook bewust gekozen om subsidiëring maximaal via het VFL te laten verlopen zodat de afstemming tussen de verschillende spelers vanuit het VFL kan bewaakt worden, weliswaar met respect voor de eigenheid van de betrokken organisaties.

Concreet betekent dit dat in de loop van de beleidsperiode waarover deze overeenkomst handelt een aantal organisaties van subsidiekanaal zullen veranderen. Een overstap van een organisatie zal steeds vergezeld zijn van een overdracht van middelen. Die overdracht van middelen zal gebeuren na afloop van de subsidieperiode bij één van beide instellingen, de overgedragen middelen zullen gelijk zijn aan het

toegekende subsidiebedrag in het laatste jaar van de subsidieperiode, tenzij hieronder anders bepaald. Bovendien worden deze middelen na de overdracht voor minstens 2 jaren na de overheveling integraal geoormerkt voor de hieronder genoemde begunstigden of doeleinden.

Concreet zullen volgende stappen gezet worden:

- vanaf 1 januari 2012:

1. de subsidiëring van de vzw Strip Turnhout wordt vanaf die datum vanuit het VFL gesubsidieerd en niet meer via een nominatim-subsidie binnen de cultuurbegroting;

2. de subsidiëring van het Focuspunt Jeugdliteratuur gebeurt vanaf die datum niet meer door het VFL, maar wordt toegevoegd aan de subsidie voor de vzw Stichting Lezen Vlaanderen.

- vanaf 1 januari 2013:

1. de subsidiëring van de vzw Poëziecentrum zal vanaf die datum vanuit het VFL gebeuren en niet meer via een nominatim-subsidie binnen de cultuurbegroting;

2. de subsidiëring van de residentiewerking van Het Beschrijf zal vanaf die datum vanuit het VFL gebeuren en niet meer vanuit de internationale middelen van de cultuurbegroting;

3. de subsidiëring van de vzw Passa Porta zal vanaf die datum vanuit het VFL gebeuren en niet meer via het Kunstendecreet;

4. de subsidiëring van auteurslezingen zal vanaf die datum door het VFL gebeuren en niet meer door Stichting Lezen Vlaanderen vzw. Hiervoor wordt een som van 325.000 euro overgedragen vanuit de nominatim-subsidie van Stichting Lezen naar het VFL. Ten laatste op 1 september 2012 is de praktische overdracht geregeld en ten laatste op 30 september 2012 gebeurt de communicatie naar het veld door de 2 betrokken organisaties.

De praktische modaliteiten van de hierboven opgesomde verschuivingen zullen, waar van toepassing, worden vastgelegd in de overeenkomsten met de bovengenoemde organisaties. Het uitgangspunt hierbij is dat de organisaties in kwestie geen nadeel ondervinden van deze overdracht.

§2. Samenwerking met Stichting Lezen Vlaanderen (SLV)

Het VFL-beleid is gericht op de ondersteuning van creatie, productie, presentatie en omkadering van de Nederlandstalige letteren. Hiertoe verleent het VFL subsidies, informatie en documentatie. Het VFL organiseert en financiert projecten, samenwerkingsverbanden en andere initiatieven.

Bij SLV staat de lezer centraal - naast veellezers, ook aarzelende lezers en technisch moeilijke lezers. Qua "boeken" en doelgroepen is het werkingsgebied ruimer: zowel geografisch (ook Nederlandse auteurs en vertalers), als genres (in breedte en diepte), als instrumentarium (toeleidende websites, nationale manifestaties, terugkerende projecten…), specifieke samenwerkingsverbanden (Kind & Gezin, onderwijs, openbaar bibliotheekwerk) en duidelijk omschreven kansengroepen in het kader van het Actieplan Armoedebestrijding.

Een activerend beleid aan de aanbod-, productie- en presentatiekant (opdracht VFL) vereist een maximaal afgestemd leesbevorderend beleid (opdracht SLV). Een gericht leesbevorderend beleid steunt deels op een gedifferentieerd aanbod.

Het streefdoel is om die complementariteit structureel te verankeren en deze maximaal te concretiseren in op elkaar afgestemde doelstellingen, acties en regelingen, mede gebaseerd op een raadpleging van betrokken actoren in het literaire veld, het welzijnswerk en de bibliotheken. Bij de uitwerking van deze verankering zal erover worden gewaakt dat de autonomie van beide organisaties gerespecteerd wordt. Concreet betekent dit dat beide partijen VFL erkennen als de organisatie die bij de planning en uitvoering van de creatie-ondersteunende doelstellingen het voortouw neemt, en SLV als de organisatie die dat doet voor de planning en de uitvoering van de leesbevorderingsdoelstellingen. Voor doelstellingen die op het snijvlak van beide organisaties liggen zal overleg leiden tot taak(her)verdeling en verdere specialisatie. Binnen de beleidskeuzes van de minister zullen de middelen die aan elk van de doelstellingenclusters worden toegewezen, duidelijk geoormerkt worden.

De verdere ontwikkeling van dit traject zal gebeuren door een VFL-SLV projectgroep, die rapporteert aan de beide raden van bestuur en uiterlijk 1 september 2012 zijn besluiten vastlegt en voorlegt aan de minister

van Cultuur, zodat deze vanaf 1 januari 2013 stap voor stap geoperationaliseerd kunnen worden. In de werking van de projectgroep zullen alle aspecten van een complementaire werking aan bod komen: doelstellingen, concrete acties, benodigde middelen, taakverdeling, communicatie, onderzoek, timing.

Binnen dit traject zal ook de subsidiëring van leesbevorderingsprojecten op basis van het Participatiedecreet worden meegenomen waarbij VFL en SLV de opdracht krijgen om deze projecten te verankeren binnen het geïntegreerd letterenbeleid. Dit moet echter gebeuren met respect voor de uitgangspunten van het Participatiedecreet. Bij de beoordeling van deze projecten moet in de toekomst beide elementen – participatie en geïntegreerd letterenbeleid – vervat zitten, wat dus ook impliceert dat de samenstelling van de commissie hierop wordt afgestemd.

Op basis van de besluiten van de werkgroep zal de minister tegen ten laatste 1 december 2012 een besluit nemen over de modaliteiten van de samenwerking tussen beide organisaties. Deze zullen worden verankerd in een aangepaste overeenkomst.

§3. Het VFL zal ook afstemming beogen met andere organisaties die actief zijn op vlak van letteren en al dan niet ondersteund worden door de Vlaamse Gemeenschap. Het VFL zal hiertoe ondermeer aandacht hebben voor de werking van de KANTL en eventuele kunstenorganisaties die zich ondermeer en projectmatig bezighouden met literatuur.

§4. In het kader van een geïntegreerd letterenbeleid vervult het VFL voor zijn eigen terrein ook de steunpuntfunctie. Dit omhelst een kennis-en coördinatiefunctie met als kernopdrachten beleidsgericht sectoronderzoek, informatiebundeling en -verspreiding en managementondersteuning van het BoekenOverleg enerzijds en het overleg van het literaire middenveld anderzijds.

§5. Het VFL was in 2008 initiatiefnemer voor het opstellen van een basisvisie voor Vlaanderen op de Nederlandstalige literaire canon. Het is de opdracht van het VFL om de ontwikkelingen hieromtrent op te volgen bij de betrokken partners in Vlaanderen en Nederland (onderwijs, academische wereld, openbaar bibliotheekwerk, de boekensector, SLV, KANTL, wetenschapsbeleid, het Nederlands Letterenfonds en de Nederlandse Taalunie). Het VFL signaleert vanuit deze permanente opvolging nieuwe noden, formuleert oplossingsgerichte voorstellen en mogelijke acties en voert in opdracht bijkomende taken uit zowel in coördinatie, conceptvorming en uitvoering.

§6. De Vlaamse Regering kan aanvullend op deze overeenkomst op de deeldomeinen buiten deze zoals vastgelegd in deze overeenkomst of voor nieuwe werkgebieden buiten deze opgesomd in artikel 6 §3, aan het VFL bijkomende opdrachten en bijkomende middelen geven om instrumenten binnen het letteren-

/boekendomein te ontwikkelen.

Na aanvaarding van de opdracht door het VFL wordt deze vastgelegd in een annex bij deze overeenkomst waarin de inhoud, de timing, het budget, het uitbetalingsritme en de controle op de uitvoering van het project wordt omschreven.

Art. 8. Sectorspecifieke-, algemeen culturele- en maatschappelijke inbedding

§1. Een belangrijk deel van het letterenbedrijf ontwikkelt zich binnen de economische condities van vraag en aanbod met een voornamelijk economisch georganiseerde (re)productie, distributie en verkoop. Het VFL dient zich te positioneren tussen deze economische realiteiten en zijn cultureel-maatschappelijke opdracht die in essentie marktcorrigerend is. Daarbij is het VFL een actieve partner voor innovatie in deze culturele industrie en werkt mee aan de uitdagingen in het kader van de toenemende digitalisering en het wijzigende medialandschap.

§2. De algemene ontwikkelingen in het culturele landschap en meer specifiek in het kunstendomein dienen voor het VFL zowel een inspiratiebron te zijn als een uitdaging om de letteren binnen deze dynamiek een meer centrale plaats te bezorgen. Multidisciplinariteit, cross overs, internationalisering, duurzaamheid, diversiteit, participatie, globalisering… zijn daarbij aandachtspunten en ontwikkelingsdomeinen voor een open VFL-beleid.

§3. De ingezette beweging naar een grotere synergie met andere beleidsdomeinen – onderwijs, economie, welzijn, internationaal, wetenschapsbeleid, innovatie – dient een permanent aandachtspunt te zijn en vereist van het VFL een grotere aanwezigheid in de relevante netwerken en alertheid in de ontwikkeling van gemeenschappelijke projecten en samenwerkingsverbanden. Het VFL zal in dit kader cross-over projecten initiëren om letteren een volwaardige plaats te doen krijgen in multidisciplinaire organisaties en manifestaties.

§4. Ten aanzien van intercultureel beleid kiest het VFL voor een inclusief beleid d.w.z. maximale integratie voor interculturele doelstellingen en doelgroepen binnen de bestaande regelingen. De engagementsverklaring interculturaliseren zal daarbij als taakstelling dienen. Extra zal worden ingezet op het onder de aandacht brengen en houden voor de relevante actoren (tijdschriften, uitgeverijen, literaire organisatoren en manifestaties…) van dit segment van de literaire markt. Expertiseverzameling via bevoorrechte getuigen en actieve literaire en culturele organisaties binnen deze doelgroepen blijft nodig om specifieke behoeften te detecteren en te remediëren. Jaarlijks zal het effectieve bereik en effect van de VFL-aanpak getoetst worden aan de engagementsverklaring en waar nodig geremedieerd.

§5. De meer algemene maatschappelijke ontwikkelingen, meer specifiek op vlak van welzijn, dienen voor het VFL eveneens een inspiratiebron te zijn en een uitdaging om de letteren dieper maatschappelijk in te bedden en een grote dynamiek te bezorgen . (Kans)armoedebestrijding, kinderrechten, maatschappelijke participatie zijn daarbij aandachtspunten. Het VFL zal zich hierbij door bestaande actieplannen van de Vlaamse overheid zoals het Vlaams actieplan kinderrechten en het VAPA laten inspireren.

Art. 9. CultuurNet Vlaanderen

Het VFL zal zowel actief als passief ten volle haar medewerking verlenen aan CultuurNet Vlaanderen en daartoe alle relevante informatie aan CultuurNet Vlaanderen ter beschikking stellen.

Art. 10. Communicatie

Bij elke briefwisseling, mededeling of verklaring, ongeacht de drager, in verband met de activiteiten in het kader van deze overeenkomst, mag het VFL de eigen huisstijl gebruiken maar moet het melding maken van de financiële steun van de Vlaamse Gemeenschap door bij zijn naam te vermelden: “Vlaamse Openbare Instelling”.

Bij publicaties moet het voorgeschreven standaard-logo van de Vlaamse overheid worden opgenomen. Dit is samen met de nodige technische gegevens daaromtrent op eenvoudig verzoek verkrijgbaar bij het agentschap Kunsten en Erfgoed.

Art. 11. Teneinde het subsidiebeleid in Vlaanderen en Nederland op elkaar af te stemmen, overlegt het VFL met het Nederlands Letterenfonds. Het VFL neemt ook deel aan de initiatieven die door de beide ministers of beleidsverantwoordelijken voor Cultuur en door de NTU worden genomen met het oog op de samenwerking en afstemming van het Vlaamse en Nederlandse letterenbeleid.

De afstemming op het algemene cultuurbeleid en de specifieke regelingen binnen het Kunstendecreet vereisen een periodiek overleg (minimaal 3 maal per jaar) met het Agentschap Kunsten en Erfgoed en themagewijs met het Departement CJSM.

Art. 12. §1. Het VFL is eraan gehouden bij aanvang van de overeenkomst aan het agentschap Kunsten en Erfgoed een meerjarig beleidsplan voor te leggen waarin zij haar plannen voor de betreffende periode toelicht. Dit meerjarig beleidsplan is gebaseerd op de doelstellingen van het letterenbeleid zoals opgenomen in de beleidsnota Cultuur 2009-2014, de evaluatie van de eigen werking door het VFL, de signalen en evoluties in de sector en het overleg met de commissie Cultuur van het Vlaams parlement.

§2. In een jaarlijks actieplan wordt het meerjarenplan geconcretiseerd voor het volgende werkjaar en dit wordt voorgelegd aan de minister van Cultuur door het Fondsbestuur uiterlijk twee maanden na definitieve toezegging van de dotatie voor het volgend werkjaar. Het actieplan voor het eerste werkingsjaar wordt uiterlijk 2 maanden na de ondertekening van deze overeenkomst voorgelegd.

TITEL III – TOEZICHT

Art.13. §1. Om de dotatie en het financiële luik van het jaarplan te bewaken bespreekt het Fondsbestuur op elke bestuursvergadering een gedetailleerd overzicht van de uitgevoerde betalingen per regeling en van de nieuw aangegane engagementen door het VFL.

§2. De vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering ziet toe op de werking en de naleving van het decreet. Hij wordt uitgenodigd voor elke bijeenkomst van het Fondsbestuur. Hij ontvangt daartoe alle stukken. In naam van de Vlaamse Regering kan hij te allen tijde gegevens opvragen aan het Fonds, de bestuurs- en adviesorganen en het secretariaat. Hij kan punten voor beslissing op de agenda van het Fondsbestuur plaatsen.

§3. Met het oog op de uitoefening van het toezicht op de naleving, zowel van deze overeenkomst, als van het door de Vlaamse Regering goedgekeurde meerjarige beleidsplan, en op de aanwending van de middelen die door de Vlaamse Gemeenschap ter beschikking gesteld werden van het VFL, moet het VFL een jaarverslag opstellen van elk werkingsjaar

§4. Het jaarverslag bevat:

1° een gedetailleerd overzicht van de gerealiseerde activiteiten in het kader van de opdrachten en werking van het VFL;

2° de uittreksels uit de verslagen van het Fondsbestuur met betrekking tot de goedkeuring van rekeningen en van de begroting;

3° de balans;

4° de resultatenrekening;

5° een afschrijvingstabel voor de investeringen;

6° het verslag van een externe revisor, die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische en zakelijke werking van de organisatie, met commentaar bij de balans en de resultatenrekening van de zakelijk verantwoordelijke van de organisatie;

7° het verslag van de vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering;

8° kopie van de brieven van toezeggingen van alle subsidiërende overheden (inclusief de Vlaamse Gemeenschap);

9° kopie van de samenwerkingsovereenkomsten, o.m. met het Nederlands Letterenfonds; 10°organogram van de personeelsleden met vermelding van hun functie en lonen/barema’ s.

§5. Het jaarverslag moet uiterlijk op 31 mei van het jaar dat volgt op het jaar waarover verslag wordt uitgebracht, naar de minister van Cultuur verstuurd worden, met kopie aan het Agentschap Kunsten en Erfgoed. Bovendien dient de organisatie een exemplaar van dit jaarverslag over te maken aan de afgevaardigde van de Vlaamse Regering, en dit binnen dezelfde termijn.

§6. Indien de Vlaamse overheid constateert dat het VFL niet voldoet aan de gemaakte afspraken in deze overeenkomst, dan dient deze binnen de maand een overlegmoment te beleggen waarbij alle partijen aanwezig zijn, met de bedoeling om de werking van de organisatie bij te sturen.

Wanneer het VFL binnen de drie maanden volgend op dit overlegmoment nog steeds niet voldoet aan de gemaakte afspraken in deze overeenkomst, kan de Vlaamse Regering besluiten om over te gaan tot het opleggen van een remediëring op voorstel van de minister van Cultuur.

Deze remediëring kan zowel het management als de financiën betreffen.

De management remediëring zal betrekking hebben op de leidinggevende functies binnen de organisatie. Ze kan al dan niet gevolgd worden door een financiële remediëring.

De loutere financiële remediëring betreft het geheel of gedeeltelijk staken van de dotatie aan het VFL.

De beide zijn ten vroegste uitvoerbaar met ingang van het volgende kalenderjaar, rekening houdend met de bestaande financiële verplichtingen.

§7. De bevoegde administratie mag op ieder ogenblik aanvullende informatie en documenten opvragen aan het VFL.

Art. 14. Er zal op geregelde tijdstippen overleg worden gepleegd tussen de betrokken partijen en de afgevaardigde van de Vlaamse Regering over de uitvoering van deze overeenkomst. Dit gebeurt minstens één keer per jaar, bij voorkeur in het tweede kwartaal van het kalenderjaar.

.

TITEL IV - EVALUATIE

Art. 15. Het Agentschap Kunsten en Erfgoed zal jaarlijks een evaluatie uitvoeren van de uitvoering van deze overeenkomst en van de zakelijke werking van het VFL betreffende het voorgaande jaar. Deze evaluatie zal gebeuren op basis van de in artikel 13, § 4 opgesomde documenten. Deze evaluatie zal aan de minister van Cultuur, de afgevaardigde van de Vlaamse regering, de voorzitter en directeur van het VFL worden bezorgd.

Art. 16. De inhoudelijke werking wordt jaarlijks geëvalueerd door het Vlaams Parlement in samenspraak met de minister van Cultuur, op basis van het jaarverslag dat getoetst wordt aan het lopende jaaractieplan. Aanvullend wordt het volgende jaaractieplan voorgesteld en besproken.

Elementen voor deze evaluatie kunnen volgende indicatoren en normen zijn:

a. de toetsing van de kwaliteitsnorm (artikel 6, §1) aan de werking en de toekenning van subsidies;

b. kerntaak van het VFL binnen het letterenbeleid bewaken, met name aanbodbevordering door ondersteuning van creatie, productie en verspreiding;

c. een maximale doorlooptijd van aanvraag tot beslissing realiseren: voor werkbeurzen: bij indiendatum 1 december, uiterlijk 1 mei – voor andere regelingen: maximum 2 maanden na de vastgestelde indiendatum mits het dossier behandelingsklaar is;

d. grondige motivering van de beslissingen verzorgen, in voorkomend geval wordt een algemene motivering bezorgd en op aanvraag een aanvullende individuele motivering;

e. communicatie met de letterensector verder uitbouwen:

- door zelf opgezette media (o.a. website, elektronische nieuwsbrief, mailzendingen, schriftelijke informatie)

- eerstelijnsinformatie vanuit het VFL (o.a. telefoon, mailberichten)

- gericht overleg met direct betrokkenen (auteursvereniging, tijdschriftenforum, BoekenOverleg, xxxx.xx, SLV, de verenigingen die werken in het kader van het geïntegreerd letterenbeleid)

- uitbouw van een steunpuntfunctie letteren;

f. in het kader van dit meerjarenplan de ontwikkeling en invoering van specifieke regelingen voor:

- specifieke doelgroepen: debutanten (auteurs en vertalers)

- algemene digitaliseringsproblematiek

- specifieke segmenten: non-fictie, extra aandacht strips, digitale publicaties en buitenlandwerking;

x. xxxxxxxxxxxxxxxx:

- samenwerking versterken met het Nederlandse Letterenfonds, de Nederlandse Taalunie, de Vlaamse vertegenwoordigers en de lectoraten Nederlands in het buitenland;

- bijdragen tot de uitvoering van het letterenluik van de culturele akkoorden in samenwerking met het agentschap Kunsten en Erfgoed, het departement CJSM, Vlaanderen Internationaal;

- binnen het vertaalbeleid: stimuleren van literaire vertalingen in het buitenland;

h. binnen de VFL-opdrachten vervullen van de loketfunctie en aanvullend gericht doorverwijzen naar aangepaste loketten en instanties, evenals maximale bereikbaarheid voor actoren uit de sector.

TITEL V - DUUR VAN DE OVEREENKOMST

Art. 17. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2012 en eindigt op 31 december 2015.

Art. 18. §1. Indien alle partijen akkoord gaan, kan de overeenkomst jaarlijks worden herzien met ingang van 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de evaluatie gebeurde.

§2. Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het VFL actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie

van de Vlaamse minister bevoegd voor Financiën en Begroting in overleg met de Vlaamse Regering ten gevolge van een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de overeenkomst, en deze wijzigingen de opdracht van het VFL dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan deze overeenkomst op vraag van één van de ondertekenden partijen opnieuw onderhandeld worden.

§3. In het geval van geschil zal een commissie van deskundigen, bestaande uit twee gemachtigde afgevaardigden van de Vlaamse Regering en twee afgevaardigden van het VFL trachten tot een oplossing te komen. Indien deze commissie niet in haar opdracht slaagt, ligt de definitieve beslechting van het geschil bij de functioneel bevoegde minister.

Art. 19. Ten laatste twee maanden voor het einde van de duur van deze overeenkomst, wordt een nieuwe overeenkomst afgesloten. Als dit niet tijdig gebeurt wordt de lopende overeenkomst automatisch met 6 maanden verlengd.

Gedaan te Brussel op

in drievoud, waarvan één origineel voor het VFL,

Voor het Vlaams Fonds voor de Letteren,

de voorzitter van het Fondsbestuur de directeur

Xxx XXXXXXX Xxxx XXX XXXXXXXX

Voor de Vlaamse Gemeenschap,

de Vlaamse minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, Xxxx XXXXXXXXXXX