Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
2
Structuur van de Overeenkomst 4
Waarborgen en uitvoering van diensten 4
Vergoeding, betalingstermijnen en indexering 6
Algemene voorwaarden
Definities
Overeenkomst | Verwijst naar de algemene overeenkomst tussen AXI en de Klant aangaande de levering van Producten en/of Diensten, met inbegrip van de Algemene Voorwaarden, de Specifieke Contracten, alle bijlagen, schema’s of bijvoegsels, en alle andere documenten die bindend zijn voor de Partijen. |
SLA INZAKE AXI DIGITAL WORKPLACE | Verwijst naar een Specifiek Contract met betrekking tot de aanmaak en het beheer van werkstations. |
AXI Software | Verwijst naar standaard (gebruiksklare) software die eigendom is van AXI en door AXI als dienst wordt aangeboden. |
Vertrouwelijke Informatie | Verwijst naar alle informatie, data, persoonsgegevens, documenten en eender welk ander materiaal van eender welke aard en in eender welke vorm, hetzij schriftelijk of mondeling, met betrekking tot: de zakelijke activiteiten die elk van de partijen uitvoert, technische, financiële en commerciële informatie, voorgestelde commerciële transacties, intellectueel eigendom, computerprogramma’s, computerbestanden, ontwerpen, modellen, knowhow, handelsgeheimen en eender welke andere informatie, ongeacht of deze informatie als ‘vertrouwelijk’ of ‘geheim’ wordt aangemerkt of geïdentificeerd. Vertrouwelijke Informatie verwijst niet naar informatie die: (i) reeds tot het publieke domein behoort of publiek beschikbaar wordt op een andere manier dan door een inbreuk op de Overeenkomst door eender welke van de Partijen of een derde partij die door gelijkaardige confidentialiteitsverplichtingen gebonden is met betrekking tot de betreffende informatie; (ii) op rechtmatige wijze werd verkregen door eender welke van de Partijen voordat zij deze van de andere Partij ontving, zoals wordt aangetoond door schriftelijke documenten van deze Partij; of (iii) die door eender welke van de Partijen op onafhankelijke wijze werd ontvangen van enige andere derde partij die niet gebonden is door een confidentialiteitsverplichting met betrekking tot deze informatie. |
Gepersonaliseerde Deliverables | Verwijst naar eender welke specifieke, gepersonaliseerde werken, aanpassingen of componenten van Deliverables, in hoofdzaak software, voor levering door AXI aan de Klant. |
Gegevensbeschermingswetgeving | Verwijst naar eender welke wet- en regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming die in het betreffende rechtsgebied op internationaal, Europees en nationaal niveau van toepassing is, met inbegrip van de AVG, de e-Privacy Richtlijn en alle latere wetgeving die deze zou vervangen, evenals alle nationale uitvoeringswetten. |
Deliverable | Eender welke software, documentatie, resultaten van Diensten en/of eender welk gecreëerd intellectueel materiaal voor levering aan de Klant. Verwijzingen naar Deliverables verwijzen ook naar Gepersonaliseerde Deliverables. |
AVG | Verwijst naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen |
in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG | |
(Document) Financiële Afspraken/DFA | Verwijst naar een Specifiek Contract aangaande alle afspraken tussen AXI en de Klant met betrekking tot de financiële aspecten van de levering van Producten en Diensten. |
Algemene Voorwaarden | Verwijst naar deze Algemene Voorwaarden van AXI. |
IaaS | Infrastructure-as-a-service, opdracht voor mogelijke Dienstverlening op grond van een Specifiek Contract |
PaaS | Platform-as-a-Service, opdracht voor mogelijke Dienstverlening op grond van een Specifiek Contract |
Partij of Partijen | Verwijst naar AXI of naar de Klant, of naar beiden samen. |
Projectovereenkomst/PO | Verwijst naar een Specifiek Contract voor de levering van Producten en Diensten in het kader van een specifiek project van de Klant, met inbegrip van de projectbeschrijving en de bijbehorende aanvraag voor een Product/Dienst, ondertekend door beide Partijen. In principe wordt een afzonderlijke PO opgesteld voor elk project. Indien in het kader van dit project personeel wordt gedetacheerd, wordt hiervoor een specifieke detacheringsovereenkomst opgesteld. |
Producten | Verwijst naar de fysieke goederen die AXI op grond van de Overeenkomst aan de Klant levert zoals in een Specifiek Contract wordt uiteengezet. |
Service Level Agreements/SLA | Verwijst naar een Specifiek Contract waarin de vereisten worden uiteengezet met betrekking tot het dienstverleningsniveau dat van toepassing is op elk van de Diensten die AXI aan de Klant dient te leveren. |
Diensten | Verwijst naar de dienstverleningsactiviteiten die AXI voor de Klant dient uit te voeren op grond van de Algemene Voorwaarden en eender welk Specifiek Contract. De levering van eender welke AXI Software of andere gebruiksklare softwareoplossingen van derde partijen, wordt beschouwd als de levering van een Dienst en niet van een Product, tenzij specifiek anders wordt overeengekomen tussen de Partijen. |
Softwarelicentie | Verwijst naar een Specifiek Contract dat de Algemene Voorwaarden bevat die op AXI Software van toepassing zijn. |
Bijzondere Voorwaarden | Verwijst naar eender welke specifieke order voor Producten en Diensten die de Klant bij AXI plaatst, de beschrijving van de inhoud van de te leveren Producten en/of Diensten, en eender welke andere bijzondere voorwaarden. |
Specifiek Contract | Verwijst naar eender welk bindend contractueel document waarin onze bijzondere voorwaarden voor de levering van de door de Klant bestelde Producten en Diensten worden uiteengezet. |
Structuur van de Overeenkomst
2.1 Voorwerp en doel
2.1.1 Het doel van deze Algemene Voorwaarden van AXI is om de algemene voorwaarden uiteen te zetten die van toepassing zijn op alle Producten en/of Diensten die AXI aan de Klant levert. AXI verstrekt Producten en Diensten zoals deze in detail worden beschreven en toegelicht in de Specifieke Contracten en de bijlagen daarbij.
2.1.2 De algemene voorwaarden die in deze Algemene Voorwaarden van AXI worden uiteengezet, zijn van toepassing op elk Specifiek Contract en/of aanhangsel daarbij, tenzij specifiek en uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen tussen AXI en de Klant.
2.1.3 Alle verbintenissen worden geacht inspanningsverbintenissen te zijn, tenzij uitdrukkelijk anders wordt overeengekomen.
2.2 Hiërarchie van de documenten
2.2.1 In geval van tegenstrijdigheden tussen de Algemene Voorwaarden en/of tussen Specifieke Contracten, geldt onderstaande rangorde (in afnemende volgorde van prioriteit):
a. Bijzondere Voorwaarden;
b. DFA van AXI;
c. SLA inzake AXI Software;
d. Softwarelicentie;
e. Projectovereenkomst;
f. Algemene Voorwaarden van AXI.
Waarborgen en uitvoering van diensten
3.1 Waarborgen
3.1.1 AXI verklaart en waarborgt dat:
a. het te allen tijde over de nodige toelatingen, vergunningen, financiële waarborgen en verzekeringen beschikt om de Overeenkomst uit te voeren;
b. het over de vereiste knowhow en ervaring beschikt om de uitvoering van de Overeenkomst te waarborgen;
c. de werknemers en goedgekeurde onderaannemers van AXI voldoende gekwalificeerd zijn en over toereikende ervaring beschikken om de Overeenkomst uit te voeren;
d. het ervoor zal zorgen dat het personeel dat voor de Dienstverlening aan de Klant zal worden ingezet, op passende wijze wordt geïnformeerd en opgeleid met betrekking tot de IT-omgeving van de Klant.
3.1.3 Alle andere (wettelijke) waarborgen worden uitgesloten in de mate waarin de wet dit toestaat of tenzij hierin anders wordt voorzien.
3.2 Uitvoering van de Diensten
3.2.1 AXI verbindt zich ertoe om de Diensten te organiseren en uit te voeren:
a. met behulp van voldoende gangbare en bekende technologieën, systemen, applicaties en tools;
b. om passende functionele documentatie over de door AXI uitgerolde systemen aan te maken en bij te houden;
c. om de Klant bijstand te verlenen zodat de Klant de nodige kennis behoudt omtrent de technische eigenschappen op het vlak van bediening, organisatie en beheer van de Diensten
die hij aan AXI uitbesteedt; met dit doel zal AXI alle nodige informatie en opleiding verschaffen aan de Klant;
d. waarbij de Klant de mogelijkheid behoudt om al zijn eigen data, informatie en bestanden op elk moment in een bewerkbaar formaat te recupereren; de kosten die hiermee gepaard gaan, zijn voor rekening van de Klant.
3.3 Rapportage
Duur en beëindiging
4.1 Beëindiging van de Algemene Voorwaarden
4.1.1 Deze Algemene Voorwaarden treden in werking op de datum van ondertekening en blijven voor onbepaalde duur van kracht. Elk van de Partijen kan de Algemene Voorwaarden beëindigen met een opzeggingstermijn van 3 maanden, hetzij bij aangetekende brief of per e-mail, zoals wordt uiteengezet in het punt ‘Kennisgevingen’.
4.2 Beëindiging van Specifieke Contracten
4.2.1 Een Specifiek Contract moet worden beëindigd in overeenstemming met de hierin voorziene bepalingen.
4.2.2 Bij gebrek aan specifieke bepalingen hieromtrent, kan een Specifiek Contract worden beëindigd door middel van opzegging zes (6) maanden vóór het einde van de looptijd van het Specifieke Contract.
4.2.3 Er kan een beëindigingsvergoeding verschuldigd zijn, zoals in het DFA werd overeengekomen.
4.3 Onmiddellijke beëindiging
4.3.1 Elk van de Partijen kan de Overeenkomst (Algemene Voorwaarden en/of eender welk Specifiek Contract, hetzij geheel of gedeeltelijk) met onmiddellijke ingang beëindigen, zonder opzegging of gerechtelijke machtiging, in de volgende gevallen:
a. indien de andere Partij een materiële inbreuk pleegt op haar verplichtingen conform de Overeenkomst en, indien de inbreuk kan worden verholpen, nalaat om hieraan te verhelpen binnen één (1) maand na de ontvangst van een schriftelijke kennisgeving hiertoe; of
b. in de mate waarin de wet dit toestaat, indien tegen de andere Partij een faillissements-, insolventie- of vergelijkbare procedure werd ingesteld of aangevraagd op grond van eender welke toepasselijke wet- of regelgeving, of indien een bewindvoerder is aangesteld om de zakelijke activiteiten van de andere Partij geheel of gedeeltelijk te beheren.
4.4 Gevolgen van de beëindiging
4.4.1 De beëindiging van deze Algemene Voorwaarden heeft geen invloed op de levering van de Producten en Diensten op grond van een Specifiek Contract. De Specifieke Contracten blijven van kracht voor de duur die hierin overeengekomen is. In elk geval blijven de Algemene Voorwaarden van toepassing op alle nog lopende Specifieke Contracten.
4.4.2 Vanaf de datum waarop de beëindiging van de Algemene Voorwaarden wordt meegedeeld, sluiten de Partijen geen nieuwe Specifieke Contracten meer en wordt geen van de Specifieke Contracten nog automatisch hernieuwd. Zij lopen daarentegen af op het einde van hun looptijd of zoals anders zou zijn voorzien in de Specifieke Contracten.
4.4.3 In geval van beëindiging van deze Algemene Voorwaarden of eender welk Specifiek Contract, moeten de Partijen:
a. onmiddellijk te goeder trouw overleg plegen over de maatregelen die vereist zijn om de continuïteit van de Diensten te verzekeren. De Specifieke Contracten en/of hun bijlagen kunnen bijkomende of vervangende overgangsbepalingen bevatten.
b. Alle overgangsdiensten die AXI levert, dienen te worden vergoed tegen de dan geldende tarieven, zoals wordt uiteengezet in het DFA.
c. De Vertrouwelijke Informatie en de data van de Klant waarover AXI op het ogenblik van de beëindiging beschikt, dienen te worden vernietigd of overgedragen aan een derde partij indien de Klant hierom verzoekt, en alle kosten die hiermee gepaard gaan zijn voor rekening van de Klant.
Vergoeding, betalingstermijnen en indexering
5.1 Vergoeding
5.1.1 In het DFA worden specifieke financiële voorwaarden opgenomen.
5.1.2 Alle vermelde bedragen zijn exclusief btw en dienen te worden betaald in euro.
5.2 Betalingstermijnen
5.2.1 Alle facturen moeten worden betaald binnen dertig (30) dagen na factuurdatum. In geval van laattijdige betaling heeft AXI het recht om verwijlinteresten te vorderen vanaf de vervaldatum van de factuur, conform de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand.
5.2.2 Indien de Klant nalaat de aan AXI verschuldigde bedragen te betalen gedurende een periode van drie
(3) maanden volgend op de gebruikelijke invorderingsprocedures van AXI, kan AXI naar eigen goeddunken:
a. de uitvoering van zijn Diensten opschorten;
b. het (de) Specifieke Contract(en) beëindigen waarop de onbetaalde facturen betrekking hebben;
c. schadevergoeding eisen.
5.3 Indexering
5.3.1
5.3.2
p = P* (0,80* s/S + 0,20)
waarbij:
P: origineel bedrag/vergoeding vermeld in het DFA
p: herzien bedrag/tarief (omgerekend volgens de index)
5.3.3 De term ‘0,80*s/S’ is gebaseerd op de jaarlijkse ‘Referteloonkostenindex Digital’ van Agoria (nationaal gemiddelde), waarbij ‘s’ verwijst naar de index van de maand vóór de indexering en ‘S’ naar de index van de maand vóór de ondertekening van het betreffende Specifieke Contract.
5.3.4
De prijzen worden jaarlijks aangepast in overeenstemming met de volgende formule: [ ( Index Qx jaar n / Index Qx jaar n-1) * 100–] - 100
Intellectueel eigendom
6.1 Eigendom
6.1.1 Alle intellectuele-eigendomsrechten die rusten op Producten en Diensten, met inbegrip van AXI Software, AXI databestanden, Deliverables of andere zaken zoals analyses, ontwerpen, documentatie, rapporten, prijsopgaven en materiaal ter voorbereiding hiervan die op grond van de Overeenkomst werden ontwikkeld of beschikbaar gesteld, zijn exclusief eigendom van AXI of de derde-leverancier (in het geval van software van derden).
6.1.2 Alle intellectuele-eigendomsrechten op Gepersonaliseerde Deliverables die op grond van de Overeenkomst werden ontwikkeld, evenals al het materiaal ter voorbereiding ervan, behoren toe aan de Klant. Deze rechten gelden wereldwijd, in de meest ruime zin, met inbegrip van alle huidige en toekomstige exploitatiewijzen.
6.1.3 Om elke twijfel uit te sluiten wordt hierbij verduidelijkt dat AXI het exclusieve eigendom behoudt van alle Deliverables, met uitzondering van Gepersonaliseerde Deliverables. De eigendomsrechten op alle wijzigingen aan AXI Software, ongeacht welke van de Partijen de wijziging startte of opdroeg (d.w.z. ongeacht of deze onderdeel is van een Gepersonaliseerde Deliverable) komen in alle gevallen automatisch toe aan AXI.
6.1.4 De data in het systeem zijn en blijven eigendom van de Klant. XXX verbindt zich ertoe om de data van de Klant op diens eerste verzoek onmiddellijk aan de Klant terug te geven in een bewerkbaar formaat.
6.2 Licenties
6.2.1 De Klant mag de Producten en Diensten, met inbegrip van de Software en Deliverables van AXI, slechts gedurende de looptijd van het Specifieke Contract gebruiken zoals vereist is voor de doeleinden waarvoor ze bestemd zijn, hetgeen in de documentatie wordt uiteengezet. De Klant beschikt over een niet-exclusief gebruiksrecht op de Producten en Diensten, dat hij niet mag overdragen aan derden.
6.2.2 Met betrekking tot de hierboven verleende licentie is het de Klant niet toegestaan (a) om eender welke rechten die hem op grond van de Overeenkomst worden verleend in licentie of sublicentie te geven, te verkopen, door te verkopen, te verhuren, te leasen, over te dragen, toe te wijzen, te verdelen of in deeltijdeigendom te geven aan eender welke derde, tenzij hij hierin uitdrukkelijk gemachtigd wordt om dit te doen of over de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van AXI beschikt;
(b) om de Producten en Diensten te wijzigen, aan te passen of te hacken of anderszins te trachten om op ongeoorloofde wijze toegang te krijgen tot deze Producten en Diensten of hiermee verbonden systemen of netwerken; (c) om op bedrieglijke wijze een samenwerking of partnerschap met AXI te laten uitschijnen; (d) om de Producten en Diensten op onrechtmatige wijze te gebruiken, onder meer door inbreuk te maken op iemands privacyrechten of intellectueel eigendom, of door onrechtmatige content te verwerken of toe te voegen; (e) om de Producten en Diensten te gebruiken op eender welke wijze die hun integriteit of prestaties en die van hun componenten verstoort of belemmert;
(f) om pogingen te ondernemen om de broncode van de AXI Software of andere in licentie gegeven software die niet aan de Klant toebehoort te ontsleutelen, te decompileren, te reverse-engineeren of anderszins te achterhalen; (g) om de Producten en Diensten te gebruiken voor het versturen, overdragen, uploaden, koppelen, verzenden of opslaan van virussen, malware, Trojaanse paarden, time bombs of enige andere vergelijkbare schadelijke software; (h) om de Producten of Diensten te gebruiken op een manier die in strijd is met de Overeenkomst of dit te proberen; (i) om de kwetsbaarheid van eender welk systeem of netwerk van AXI te onderzoeken, te scannen of te testen, om inbreuk te maken op eender welke beveiligings- of authenticatiemaatregelen, of om eender welke door AXI geïmplementeerde technologische maatregel ter bescherming van de Producten of Diensten te vermijden, te omzeilen, te verwijderen, te deactiveren, te verstoren, te decoderen of anderszins uit te schakelen; (j) om eender welke concurrerende software of software die de AXI Software buitensporig belast te ontwikkelen; (k) om eender welke productidentificatie, auteursrechtelijke of andere eigendomsbeperkingen te verwijderen van de door AXI geleverde Producten; (l) om kopieën te maken van software, tenzij dit strikt vereist is om de software lokaal en in overeenstemming met de voorwaarden van de Specifieke Contracten te gebruiken.
6.2.3 Onderaannemers, freelance-consultants die namens de Klant optreden en dochterondernemingen zijn gemachtigd om de Producten en Diensten, met inbegrip van de Software en Deliverables van AXI, voor de interne doeleinden van de Klant te gebruiken.
6.2.4 AXI behoudt een wereldwijde licentie – vrij van royalty’s en met het recht sublicenties te verstrekken
– om voor eender welke doeleinden gebruik te maken van de intellectuele-eigendomsrechten op de Gepersonaliseerde Deliverables gedurende een periode van 50 jaar, te rekenen vanaf hun levering aan de Klant. Om elke twijfel uit te sluiten, wordt hierbij verduidelijkt dat het AXI ook toegestaan is om de knowhow, de algemene principes, de ideeën, ontwerpen, programmeertalen en andere zaken die ten grondslag liggen aan alle Gepersonaliseerde Deliverables of ontwikkelingen toe te passen en te exploiteren voor andere doeleinden, hetzij voor zichzelf of voor derde Partijen, zonder enige beperking. Geen enkele overdracht van intellectuele- of industriële-eigendomsrechten aan de Klant doet afbreuk aan het recht van AXI om voor zichzelf of voor derden zaken te ontwikkelen die vergelijkbaar zijn met deze die het voor de Klant ontwikkelde of in de toekomst zal ontwikkelen.
6.2.5 Ongeacht het bovenstaande heeft AXI het recht, indien en slechts voor zover de uitvoering van de Diensten dit vereist, om gebruik te maken van de relevante en noodzakelijke handelsmerken, namen, logo’s, bedrijfsnamen en andere onderscheidende tekens van de Klant voor de integratie ervan in de Gepersonaliseerde Deliverables. Dit recht wordt uitsluitend verleend voor de doeleinden en voor de duur van de uitvoering van de Overeenkomst, en is niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet- toewijsbaar.
Confidentialiteit
7.1 Confidentialiteitsverplichting en uitzonderingen
7.1.1 De Partijen erkennen hierbij dat de andere Partij technische processen, knowhow, kennis en expertise heeft ontwikkeld die in technisch en commercieel opzicht confidentieel zijn. Als gevolg daarvan dient de ontvangende Partij de confidentialiteit te garanderen en te vrijwaren van alle Vertrouwelijke Informatie. De ontvangende Partij dient alle nodige stappen te ondernemen om de confidentialiteit van de Vertrouwelijke Informatie te beschermen en dient, om de onthulling, de bekendmaking, de verspreiding of het gebruik van de Vertrouwelijke Informatie te vermijden, op zijn minst blijk te geven van eenzelfde mate van zorgvuldigheid en discretie als deze die de ontvangende Partij met betrekking tot haar eigen Vertrouwelijke Informatie aan de dag legt. In geen geval mag de ontvangende Partij een minder dan redelijke mate van zorgvuldigheid in acht nemen om de confidentialiteit van de Vertrouwelijke Informatie te garanderen.
7.1.3 De ontvangende Partij mag echter de Vertrouwelijke Informatie meedelen die zij in het kader van een juridische procedure of na een vraag van eender welke overheidsinstantie dient te verstrekken, op voorwaarde dat zij de bekendmakende Partij redelijke tijd op voorhand inlicht omtrent deze mededeling en in de grootst mogelijke mate bijdraagt aan de bescherming van dergelijke Vertrouwelijke Informatie. De ontvangende Partij kan Vertrouwelijke Informatie ook meedelen aan haar adviseurs voor juridische of boekhoudkundige doeleinden, voor zover deze derden gebonden zijn door het beroepsgeheim.
7.1.5 De ontvangende Partij mag eender welke Vertrouwelijke Informatie slechts gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst, en uitsluitend voor het doel (de doeleinden) waarvoor ze werd meegedeeld. De Vertrouwelijke Informatie mag alleen worden gekopieerd of op enige andere wijze gereproduceerd voor zover dit noodzakelijk is voor deze doeleinden.
7.1.6 De ontvangende Partij dient de bekendmakende Partij onmiddellijk op de hoogte te brengen wanneer zij eender welk ongeoorloofd gebruik of enige ongeoorloofde bekendmaking van de Vertrouwelijke Informatie vaststelt. Zij dient, indien nodig, haar medewerking te verlenen aan de bekendmakende Partij om aan dit ongeoorloofde gebruik of deze ongeoorloofde bekendmaking door de ontvangende Partij of eender welke derde te verhelpen en verder ongeoorloofd gebruik te voorkomen.
7.1.7 De Partijen komen overeen dat alle ontvangen Vertrouwelijke Informatie, ongeacht in welke vorm, op welke drager of in welk formaat (met inbegrip van maar niet beperkt tot documenten, optische media of andere digitale of fysieke verschijningsvormen), eigendom is en blijft van de bekendmakende Partij en dat de bekendmakende Partij het volledige eigendom van alle intellectuele-eigendomsrechten op deze Vertrouwelijke Informatie of haar verschijningsvormen behoudt.
7.2 Beëindiging
7.2.1 Bij de beëindiging van de Overeenkomst om welke reden dan ook dient de ontvangende Partij aan de bekendmakende Partij alle Vertrouwelijke Informatie (en alle kopieën ervan) terug te geven en is zij verplicht om alle overblijvende kopieën hiervan (ongeacht in welk formaat) die zich onder haar controle bevinden en/of onder de controle van personen aan wie deze Vertrouwelijke Informatie werd meegedeeld, te vernietigen (of te laten vernietigen) en schriftelijk te bevestigen dat zij deze heeft vernietigd (of heeft laten vernietigen).
7.2.2 De confidentialiteitsverplichtingen op grond van dit punt 7 blijven van kracht na de beëindiging van de Overeenkomst om welke reden dan ook en blijven in ieder geval van kracht gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf de datum van bekendmaking van elk individueel element van de Vertrouwelijke Informatie.
Gegevensbescherming
8.1 Algemeen
8.1.1 Voor de doeleinden van dit punt 8 verwijzen de begrippen en uitdrukkingen die niet in de Algemene Voorwaarden worden gedefinieerd, naar de betekenis die er eventueel aan wordt verleend in de van toepassing zijnde Gegevensbeschermingswetgeving.
8.1.2 De Partijen erkennen dat AXI persoonsgegevens zal verwerken als verwerker die optreedt in naam en voor rekening van de Klant, de verwerkingsverantwoordelijke. De Klant erkent dat AXI voldoende waarborgen biedt voor de implementering van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerking aan de vereisten van de Gegevensbeschermingswetgeving zal voldoen.
8.1.3 Er zal een beroep worden gedaan op AXI om gegevens te verwerken met het doel de Producten en Diensten te leveren zoals in de Specifieke Contracten wordt gedefinieerd. AXI dient alle verwerkingshandelingen uit te voeren zoals het raadplegen, overdragen, bewaren en anderszins verwerken van gegevens, zoals gebruikelijk is bij de levering van de digitale Diensten of Diensten op het vlak van IT-beheer die in de Specifieke Contracten worden beschreven. De inhoud van de verwerkingsactiviteiten, inclusief de soorten persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen waarop de verwerkingsactiviteiten betrekking hebben, is afhankelijk van de data en de Dienstenorders van de Klant op grond van de Specifieke Contracten. Voor een eerste beschrijving verwijzen we naar Bijlage 2 ‘Beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens’.
8.1.4 De verwerkingsverantwoordelijke dient ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan alle van toepassing zijnde vereisten van de Gegevensbeschermingswetgeving, inclusief het garanderen van de toestemmingen, registraties en kennisgevingen die noodzakelijk zouden zijn op grond van de wet en om AXI in staat te stellen zijn verplichtingen op grond van de Overeenkomst na te komen.
8.2 Verplichtingen van AXI als gegevensverwerker
8.2.1 AXI mag de persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend verwerken voor de doeleinden en voor de duur van de uitvoering van de Overeenkomst, en steeds in overeenstemming met de instructies van de Klant, zoals voorzien in de Overeenkomst, tenzij het tot verwerking wordt verplicht door het Unierecht of het recht van de lidstaat waaraan de verwerker onderworpen is; in dat geval dient de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke vóór de verwerking op de hoogte te brengen van deze wettelijke verplichting, tenzij de wet verbiedt om deze informatie mee te delen om gewichtige redenen van algemeen belang.
8.2.2 AXI dient passende technische en organisatorische beveiligings- en confidentialiteitsmaatregelen te nemen om de persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde raadpleging, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig, en tegen alle andere onrechtmatige vormen van verwerking. Deze maatregelen dienen een beveiligingsniveau te waarborgen dat afgestemd is op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens inhouden, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de implementering. Voor deze doeleinden heeft AXI een interne ‘Veiligheidspolicy’ uitgewerkt die een reeks beleidsstrategieën omvat met begeleidende maatregelen die door het management werden goedgekeurd (zie Bijlage 1 ‘Technische en organisatorische maatregelen’). De policy wordt jaarlijks herzien, alsook telkens wanneer er zich significante gebeurtenissen voordoen, teneinde ervoor te zorgen dat hij te allen tijde passend, toereikend en doeltreffend is. De maatregelen kunnen van tijd tot tijd worden bijgewerkt en gewijzigd, zonder dat dit een significante impact heeft op het geboden beveiligingsniveau.
8.2.3 AXI ziet bij de verwerking van de persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke af van elke doorgifte naar landen buiten de Europese Economische Ruimte zonder de voorafgaande schriftelijke en specifieke toestemming van de Klant, tenzij voor deze persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke een passend beschermingsniveau kan worden gegarandeerd door een van de relevante nalevingsmechanismen waarin de AVG voorziet.
8.2.4 Rekening houdend met de aard van de verwerking zal AXI de verwerkingsverantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand verlenen bij het vervullen van diens plicht om verzoeken om uitoefening van de in hoofdstuk II van de AVG vastgestelde rechten van de betrokkene te beantwoorden.
8.2.5 AXI zal de verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen om ervoor te zorgen dat de verplichtingen op grond van artikels 32 tot 36 van de AVG worden nageleefd, rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie die beschikbaar is voor de verwerker.
8.2.6 De verwerker dient de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk op de hoogte te brengen indien een instructie naar zijn mening inbreuk maakt op de AVG. De verwerker kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet naleven van instructies die hij strijdig heeft bevonden met de AVG.
8.2.7 Nadat er een einde is gekomen aan het leveren van de Diensten die verband houden met de verwerking dient AXI, naargelang van de keuze van de verwerkingsverantwoordelijke, alle persoonsgegevens te wissen of aan de verwerkingsverantwoordelijke terug te geven, en moet het de bestaande kopieën wissen, tenzij het Unierecht of het lidstatelijke recht vereist dat de persoonsgegevens worden bewaard.
8.2.8 AXI stelt de verwerkingsverantwoordelijke alle nodige informatie ter beschikking om de naleving van de verplichtingen op grond van artikel 28 van de AVG aan te tonen en dient driejaarlijkse audits, waaronder inspecties, door de verwerkingsverantwoordelijke of een door de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur mogelijk te maken en eraan bij te dragen. De kosten van deze audits worden gedragen door de verwerkingsverantwoordelijke. Een audit moet plaatsvinden binnen een periode van maximaal drie dagen, tijdens de normale kantooruren, en mag de zakelijke activiteiten van AXI niet onderbreken of hinderen.
8.2.9 De omvang van de audit mag AXI niet verplichten om de verwerkingsverantwoordelijke of zijn onafhankelijke inspecteurs toegang te geven tot:
a. eender welke informatie of gegevens van andere klanten van AXI;
b. interne boekhoudkundige of financiële informatie van AXI;
c. informatie of gegevens waartoe de verwerkingsverantwoordelijke of zijn onafhankelijke inspecteurs toegang willen krijgen om andere redenen dan de bonafide nakoming door de verwerker van zijn verplichtingen tot naleving van de bepalingen van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving;
d. eender welke andere informatie of gegevens indien AXI alle reden heeft om aan te nemen dat hun mededeling een duidelijke bedreiging vormt voor de veiligheid van zijn systemen en
gebouwen, zijn intellectuele-eigendomsrechten kan schaden/benadelen, of AXI ertoe kan dwingen eender welke verplichtingen op grond van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving of andere contractuele verplichtingen ten aanzien van derden niet na te komen.
8.3 Subverwerkers
8.3.1 AXI kan in het kader van de uitvoering van de Diensten een beroep doen op eender welke derden als subverwerkers om de persoonsgegevens van de Klant te verwerken. Bijlage 2 ‘Beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens’ bevat een lijst met de subverwerkers op wie AXI momenteel een beroep doet en die hierbij door de Klant worden goedgekeurd. AXI legt zijn subverwerkers gelijkwaardige voorwaarden op als deze die hiervoor in punt 8 worden beschreven, inclusief dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming, en AXI blijft aansprakelijk voor elke inbreuk op de verplichtingen inzake gegevensbescherming door zijn subverwerkers.
8.3.2 Om elke twijfel uit te sluiten, wordt hierbij verduidelijkt dat de hierboven genoemde goedkeuring geldt als de voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking door de subverwerkers die op de lijst in Bijlage 2 ‘Beschrijving van de verwerking van persoonsgegevens’ vermeld staan, alsook voor alle internationale doorgiften die hiermee gepaard gaan.
8.3.3 AXI dient de verwerkingsverantwoordelijke zo snel als redelijkerwijs mogelijk is op de hoogte te brengen van alle wijzigingen met betrekking tot de toevoeging of vervanging van subverwerkers die de persoonsgegevens van de Klant verwerken. AXI kan subverwerkers toevoegen of kan wijzigingen in de lijst aanbrengen nadat het aan de verwerkingsverantwoordelijke minstens dertig (30) dagen op voorhand een kennisgeving heeft overgemaakt. De Klant kan binnen vijftien (15) dagen na een dergelijke kennisgeving bezwaar maken tegen de aanstelling van een bijkomende subverwerker, in welk geval AXI uit de volgende opties kan kiezen om tegemoet te komen aan het bezwaar:
a. XXX ziet af van zijn voornemen om een beroep te doen op de subverwerker met betrekking tot de persoonsgegevens van de Klant, of biedt een alternatief om de Diensten te verlenen zonder deze subverwerker;
b. XXX neemt de bijsturingsmaatregelen waarom de verwerkingsverantwoordelijke in zijn bezwaar heeft gevraagd alvorens op deze subverwerker een beroep te doen met betrekking tot zijn persoonsgegevens;
c. AXI kan ervan afzien om dat aspect van de Diensten te verstrekken waarvoor een beroep zou worden gedaan op deze subverwerker, of de verwerkingsverantwoordelijke kan ermee instemmen om hier geen gebruik van te maken (tijdelijk of permanent); of
d. AXI kan de betreffende Diensten met onmiddellijke ingang stopzetten.
Aansprakelijkheid
(6) maanden nadat de Klant kennis krijgt van de omstandigheden die aanleiding geven tot deze aansprakelijkheid.
9.1.3 De aansprakelijkheid van AXI tegenover de Klant op grond van of in verband met de Overeenkomst wordt, voor de gezamenlijke vorderingen in de loop van één jaar, beperkt tot de totale som van alle aan AXI betaalde vergoedingen tijdens de 12 maanden voorafgaand aan het voorval dat aanleiding geeft tot de aansprakelijkheid, en kan maximaal oplopen tot 2.500.000 euro.
9.1.4 De aansprakelijkheidsbeperkingen die in deze punten 9.1.1-9.1.3 worden uiteengezet, zijn niet van toepassing op vorderingen die voortvloeien uit:
a. overlijden of persoonlijk fysiek letsel;
b. fraude, opzettelijke of grove fout; of
c. inbreuk op de intellectuele-eigendomsrechten van derden.
9.1.5 AXI kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor eender welke vorm van schade, noch voor fouten, onderbrekingen of kosten van eender welke aard in verband met het gebruik van publieke clouddiensten of software van derden die vereist is voor gebruik door de Klant of publieke clouddiensten.
Aanvaarding en gebreken
10.1.1 Alle Producten, Diensten en/of daarmee gerelateerde Deliverables worden geacht door de Klant te zijn aanvaard vanaf (i) de schriftelijke bevestiging van deze aanvaarding door de Klant, (ii) het gebruik van het Product of de Deliverable door de Klant in een productieomgeving of anderszins voor de doeleinden van zijn bedrijfsactiviteiten, of (iii) het verstrijken van een periode van vijftien dagen (of enige andere periode die uitdrukkelijk in de Bijzondere Voorwaarden overeengekomen is) na de levering van het Product, de Dienst of de Deliverable aan de Klant, indien de Klant AXI niet binnen deze periode op de hoogte heeft gebracht van enige reden voor de niet-aanvaarding.
10.1.2 In het geval van een gebrek dat het gebruik van het Product of de Deliverable in kwestie wezenlijk verstoort en dat binnen vijftien (15) dagen na de levering wordt gemeld aan AXI, heeft AXI het recht om dit gebrek, naar eigen goeddunken, recht te zetten door een workaround voor het gebrek ter beschikking te stellen of door middel van een volgende uitvoering, door het gebrek te herstellen of door de uitvoering te herhalen. AXI is niet gebonden door enige verplichting of aansprakelijkheid van welke aard dan ook met betrekking tot gebreken die konden worden vastgesteld binnen de genoemde periode en die niet aan AXI werden gemeld binnen deze periode.
10.1.3 De aanvaarding mag niet worden uitgesteld of geweigerd uitsluitend op basis van minieme onvolkomenheden, met inbegrip van onvolkomenheden die door hun bijzondere aard of geringe belang de uitvoering of het nut van het Product, de Dienst of de Deliverable in kwestie niet wezenlijk verstoren en niet tot substantiële bijkomende kosten voor de Klant leiden.
10.1.4 Alle vorderingen met betrekking tot verborgen gebreken moeten worden ingediend binnen drie maanden na de levering of terbeschikkingstelling van de Diensten, Deliverables of Producten. De Klant heeft slechts het recht om een vordering in te stellen wegens verborgen gebreken met een bepaald belang en mag uitsluitend vragen om een uitvoering in natura door AXI en niet om een herstel in natura (uitvoering bij equivalent/schadevergoeding), tenzij anders wordt overeengekomen met AXI.
Overmacht
11.1.1 Geen van de Partijen is aansprakelijk voor de vertraagde nakoming of niet-nakoming van haar verplichtingen op grond van de Overeenkomst vanwege overmacht. Overmacht verwijst naar elke gebeurtenis buiten iemands redelijke controle zoals – maar niet beperkt tot – terrorisme, gasontploffingen, verlies van energietoevoer, staking, instorting van bedrijfsgebouwen, overstroming, brand, door de overheid opgelegde restricties, faillissementen van derden- leveranciers, besmettelijke ziekten, onbeschikbaarheid van personeel op de arbeidsmarkt, natuurrampen, oorlog of onlusten.
11.1.2 De Partij die zich in een situatie van overmacht bevindt, dient de andere Partij onmiddellijk op de hoogte te brengen van het bestaan van deze situatie, de waarschijnlijke duur ervan en de te verwachten impact. De Partijen moeten alle nodige maatregelen nemen om de impact van de overmachtsituatie zoveel mogelijk te beperken.
Afwerving
12.1.1 Tijdens de looptijd van de Overeenkomst en tot een jaar na de beëindiging ervan is het geen van de Partijen toegestaan om, rechtstreeks of onrechtstreeks, voor eigen rekening of namens of in samenwerking met een andere persoon of juridische entiteit, personeelsleden van de andere Partij (werknemers of zelfstandige onderaannemers) of personen die dit in de voorgaande 12 maanden waren, te rekruteren, af te werven of aan te zetten tot het beëindigen van hun werkbetrekking of contractuele relatie met die Partij, noch om pogingen te ondernemen om de genoemde personen te rekruteren, af te werven of aan te zetten tot ontslag of beëindiging van hun contractuele relatie.
12.1.2 In geval van inbreuken op voorgaande paragraaf dient de inbreukmakende Partij aan de andere Partij een forfaitair bedrag van 75.000,00 euro te betalen. Het bedrag is onmiddellijk verschuldigd en opeisbaar.
Varia
13.1 Wijziging van de contractuele bepalingen
13.1.1 Elke wijziging van de Overeenkomst dient te worden vastgelegd in een schriftelijk document, ondertekend door de hiertoe gemachtigde personen namens de Klant en AXI. Ingeval een Partij een wijziging wenst aan te brengen, dient zij de andere Partij hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen.
13.2 Toepasselijke wetgeving en bevoegde rechtsmacht
13.2.1 Alle overeenkomsten van de AXI-groepsvennootschappen worden beheerst door het Belgisch recht voor AXI NV, GROUND LION NV en het Nederlands recht voor AXI BV.
13.2.2 In geval er een geschil ontstaat tussen de partijen, zullen zij steeds trachten tot een minnelijke regeling te komen. Indien een minnelijke regeling tussen partijen niet mogelijk blijkt te zijn, zal uitsluitend de bevoegde rechtbank bevoegd zijn om kennis te nemen van de geschillen die voortvloeien uit de overeenkomsten als volgt:
a. AXI NV met KBO-nummer 0407.653.980, ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Mechelen
b. GROUND LION NV met KBO-nummer 0644.729.306, ondernemingsrechtbank Gent, afdeling Gent
c. AXI BV met KvK-nummer 20060184, rechtbank van het district Zeeland-West Brabant, Locatie te Breda
13.3 Scheidbaarheid
13.3.1 Indien één of meer bepalingen van de Overeenkomst in welke zin en om welke reden dan ook ongeldig, onwettig of onafdwingbaar worden geacht, heeft deze ongeldigheid, onwettigheid of onafdwingbaarheid geen invloed op de overige bepalingen van de Overeenkomst. De Partijen dienen te goeder trouw te onderhandelen en de geannuleerde bepaling te vervangen door een nieuwe, geldige bepaling die de originele bepaling naar geest en bedoeling zo dicht mogelijk benadert. De Overeenkomst wordt in de ruimst mogelijke mate uitgevoerd in overeenstemming met de originele bepaling(en) en bedoeling.
13.4 Bekendmaking
13.4.1 Geen van de Partijen maakt de inhoud bekend – of draagt bij aan de bekendmaking van de inhoud – van deze Algemene Voorwaarden van AXI zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij, die deze echter niet op onredelijke wijze mag weigeren.
13.4.2 Niettegenstaande het voorgaande, kan AXI na de ingangsdatum van het contract de naam en het logo van de Klant gebruiken om aan te geven dat de Klant klant is van AXI. Indien AXI daarom verzoekt, zal de Klant met AXI samenwerken om binnen de 3 maanden na de ingangsdatum van het contract een persbericht op te stellen en AXI desgevraagd in staat te stellen binnen 3 maanden na de go-live van een project een referentiecase op te stellen.
13.5 Verzaking
13.5.1 Het feit dat een van de Partijen nalaat om haar rechten op grond van de Overeenkomst af te dwingen, mag niet worden geïnterpreteerd als een verzaking aan deze rechten en leidt in geen geval tot een uitbreiding of wijziging van de rechten van de andere Partij.
13.6 Kennisgevingen
13.6.1 Alle kennisgevingen moeten worden verzonden naar de contactpersonen vermeld in de DFA en dienen per e-mail, aangetekende post of internationaal erkende koerierdienst te worden verricht.
13.7 Overdracht
13.7.1 De Partijen zijn niet gemachtigd om de rechten en verplichtingen op grond van de Overeenkomst aan een derde over te dragen zonder de schriftelijke toestemming van de andere Partij, uitgezonderd in geval van fusie met of acquisitie door een derde partij die de activiteiten van de andere Partij voortzet. In dit laatste geval moet de andere Partij ook schriftelijk bij aangetekende brief op de hoogte worden gebracht.
13.7.2 Deze toestemming mag niet zonder redelijke motivering worden geweigerd; de Partij die haar toestemming verleent, heeft evenwel het recht om voorwaarden te verbinden aan het verlenen van deze toestemming.
13.8 Volledige Overeenkomst
13.8.1 Deze Overeenkomst omvat het volledige akkoord tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp van de Overeenkomst en treedt in de plaats van alle eerdere mondelinge of schriftelijke overeenkomsten, akkoorden en communicatie tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp van de Overeenkomst.