Contractmanager Huisvesting

Contractmanager Huisvesting

Als contractmanager bij de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) lever je een bijdrage aan het inkopen, aanbesteden en de contractuele begeleiding van wereldwijde projecten in allerlei verschillende fasen. Hierbij werk je samen met een team waarbij verschillende disciplines bij elkaar komen: projectmanagers, inkopers, vakspecialisten en projectondersteuners. De contractmanager Huisvesting is werkzaam in het team control bij DHF. In deze functie is aan jou de belangrijke taak de schakel te zijn tussen de inkopers, leveranciers en de DHF-organisatie en zorgt daarmee voor de optimalisatie van inkoop- en contractketen.

Contractmanagement bij de directie Huisvesting is continue in beweging. Als professional met een duidelijke visie op contract- en leveranciersmanagement weet jij deze om te zetten naar concrete adviezen en acties om onze collega’s binnen en buiten DHF optimale ondersteuning te bieden.

Het werkgebied van DHF omvat de hele wereld dit resulteert in een grote variëteit aan lokale wet- en regelgeving. Je hebt affiniteit, interesse en liefst kennis op het gebied van Huisvestingprojecten over de hele wereld. Je takenpakket is een mix van DHF-raamcontracten, werkencontracten en onderhoudscontracten.

Een grote berg werk? Die pak je op en gaat er mee aan de slag. Je kunt effectief functioneren onder spanning en blijft kalm en reageert rustig bij tegenslag, tegenspel en kritiek. Je communiceert duidelijk over de status, taken/verantwoordelijkheden en geeft duidelijk aan als iets onhaalbaar is. Jij kan een goed beeld vormen van de uitdagingen en de benodigde flexibiliteit tonen die nodig is bij het managen van contract buiten Europa waar je hebt te maken met een specifieke lokale context. Je bent nieuwsgierig naar en zoekt benodigde informatie op om ook in onbekende gebieden de beste prestatie neer te zetten. Je krijgt veel vrijheid toebedeeld wanneer je waarmaakt wat er van je verwacht wordt.

Je belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

● Faciliteren tactische en strategische leveranciersgesprekken (incl. agenda, notulen, tijdig beschikbaar hebben van (de analyse op) de rapportages);

● Adviseren over de (on) mogelijkheden van het contract bij onder meer fusies, prijsindexeringen, wijze van gebruik van raamcontract en inkoopstrategie en overige ad hoc kwesties rondom contracten met leveranciers

● Advisering op het gebied van voorselectiecriteria bij marktverkenning, juiste gebruik raamcontracten etc.

● Binnen het contract zoeken naar optimalisatie van de aspecten kwaliteit, kosten en risico’s;

● Bijdrage leveren aan de ontwikkeling van de afdeling op het gebied van gebruik van contracten/optimaliseren van werkprocessen binnen DHF;

● Onderhandelingen voeren (afstemmen) betreffende meer/minder werk met veelal buitenlandse aannemer/adviseur en het vastleggen van deze wijzingen in het contract.

● Het evalueren van lopende contracten en het doen van verbetervoorstellen voor nieuwe

contracten.

Gamebased Assessment (GBA): Tekst laten staan

Voor deze vacature vragen we je een game-based assessment te maken. Wat betekent dat? In deze assessmentvorm speel je verschillende games. Aan de hand van jouw resultaten kunnen wij beoordelen of je over de competenties en/of vaardigheden beschikt die je nodig hebt om de functie goed te kunnen vervullen. Extraleuk voor jou: nadat je de game-based assessment hebt voltooid, krijg jij ook een mooi rapport.

Goed om te weten:

Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Als contractmanager Huisvesting functioneer je op WO niveau. Je hebt brede theoretische kennis op inkoop/ contractueel/ juridisch gebied, EU-aanbestedingsrecht, inkoopmarkt en contractrecht (opleiding NEVI 1, 2, 3 of vergelijkbaar). Je hebt gedegen kennis van en vaardigheid met contractmanagement op het gebied van werken. Ervaring met contractuele aansturing van internationaal opererende leveranciers is een pre.

Daarnaast beschik je ook over ruime marktkennis, commerciële- en onderhandelingsvaardigheden en vaardigheid in het oplossen van belangenconflicten met gebruik van de relevante escalatiemogelijkheden

Een grote berg werk? Die pak je op en gaat er mee aan de slag. Je kunt effectief functioneren onder spanning en blijft kalm en reageert rustig bij tegenslag, tegenspel en kritiek. Je communiceert duidelijk over de status, taken/verantwoordelijkheden en geeft duidelijk aan als iets onhaalbaar is. .Jij kan een goed beeld vormen van de uitdagingen en de benodigde flexibiliteit tonen die nodig is bij het managen van contract buiten Europa waar je hebt te maken met een specifieke lokale context. Je bent nieuwsgierig naar en zoekt benodigde informatie op om ook in onbekende gebieden de beste prestatie neer te zetten.

Om de adviesfunctie naar behoren te kunnen uitvoeren is een goede mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in het Nederland en Engels een vereiste. Kennis van de Franse, Duitse of Spaanse taal is een pré. Je bent sociaal ingesteld. Je kan je goed verplaatsen in de belangen van anderen. Je houdt hier ook rekening mee maar kan ook ‘voet bij stuk houden’ en een opdrachtgever overtuigen van de risico’s.

En last but not least: Een beetje humor en oprechte interesse in DHF, BZ en de collega’s dragen ook bij en zeker binnen ons gezellige, ook dat nog, CU-team waar wij jou graag in willen verwelkomen!

● Wij vragen je te solliciteren via de button ‘direct solliciteren’.

● De selectieprocedure omvat de briefselectie, een Gamebased assessment en (een) selectiegesprek(ken). Na iedere fase bepalen we welke kandidaten we toelaten tot de volgende fase van de selectieprocedure.

● Selectiegesprekken vinden plaats in februari 2022. Gezien de huidige situatie kan het zijn dat

de selectieprocedure langer duurt.

Wat is een Gamebased Assessment (GBA)?

Voor deze vacature vragen we je een gamebased Assessment (GBA) te maken. Wat betekent dat? Met behulp van een GBA speel jij verschillende spellen (games) en kunnen wij zien of jij over de competenties en/of vaardigheden beschikt die nodig zijn om de functie goed te kunnen vervullen. Het leuke is dat jij na het afronden van het GBA ook een mooi rapport krijgt!

Goed om te weten:

Nadat je jouw sollicitatie hebt ingestuurd, ontvang je (in de ontvangstbevestiging van je sollicitatie) een uitnodiging met een link naar het assessment. Je hebt tot 48 uur na het sluiten van de vacature de tijd om het assessment af te ronden.

Het resultaat van je assessment wordt gedeeld met het ministerie van Buitenlandse Zaken. Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om je account te verwijderen, zodat je resultaten niet meer zichtbaar zijn voor het ministerie.

Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken draagt zorg voor de vastgoed- en huisvestingprojecten van BZ in het Buitenland, voor ambassades, consulaten en residenties. Tevens ligt de regierol ten aanzien Huisvesting Binnenland bij de Directie. De Directie Huisvesting is gevormd door het samenvoegen van de voormalige afdeling Huisvesting en Facilitair van de Directie Bedrijfsvoering en de voormalige afdeling Huisvesting Buitenland van 3W. De Bestuursraad heeft in oktober 2019 opdracht gegeven beide teams samen te voegen tot de nieuwe Directie Huisvesting en Facilitair om de slagkracht te verhogen en een meer integrale benadering van huisvesting te bewerkstelligen.

Het MT van de directie staat gezamenlijk voor een stevige uitdaging: het versterken van de plannings- en verantwoordingscyclus, met heldere betrokkenheid van het primaire proces en op basis van capaciteits-, budget en resultaatinzichten; het op orde krijgen van de (CREM-)systemen en informatiehuishouding, een routinematig georganiseerde driemaandelijkse rapportage aan de Managementraad over de voornaamste ontwikkelingen in de projectenportefeuille en strategisch belangrijke beleidsontwikkelingen, de procesafspraken en samenwerking met Inkoop, en -last but not least- het samenbrengen van de twee teams HF en HB, het opbouwen van vertrouwen in elkaar en het met plezier (samen)werken. Dit moet allemaal leiden tot grote(re) tevredenheid bij de posten en de regiodirecties ten aanzien van Huisvesting en een goed beheerde Vastgoedportefeuille, incl. betere meetbaarheid van beide laatste zaken.