November 2020 Samenwerkings- afspraken Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers
November 2020
Samenwerkings-
afspraken
Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem
en de Liemers
I
nleiding
Het Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers is een samenwerkingsverband van zorgaanbieders en hulpverleners die betrokken zijn bij de palliatieve zorg in de regio.
Het werkgebied omvat de volgende gemeenten (donkergroen): Arnhem, Doesburg, Duiven, Lingewaard, Montferland (voor ½), Overbetuwe, Rheden, Rijnwaarden, Rozendaal (Gld.), Westervoort en Zevenaar en plaatsen Oosterbeek, Wolfheze, Doorwerth en Heveadorp (gemeente Renkum).
De
ondergetekenden komen
door middel van ondertekening van deze samenwerkingsovereenkomst
overeen om in het Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers
de palliatieve zorg te optimaliseren. Deze samenwerking zal vorm
krijgen op grond van de hierna genoemde uitgangspunten en
voorwaarden:
1. MISSIE EN VISIE
Deelnemers onderschrijven de missie en visie zoals omschreven in het beleidsplan en streven deze na.
2. STRATEGIE
De strategie van het Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers is continuering en uitbouw van bestaande samenwerkingsrelaties (ook buiten het domein zorg) en daarbij in een duurzaam samenwerkingsverband bovenstaande missie en visie uitwerken en nastreven. Hierbij wordt het beleidsplan als leidraad genomen en jaarlijks vertaald naar activiteiten inclusief een jaarbegroting. Tevens zijn er afspraken gemaakt over evaluatie en monitoring.
3. ORGANISATORISCHE VORMGEVING
Het Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers heeft een open karakter. Dat wil zeggen dat nieuwe toetreders welkom zijn indien ze instemmen met en voldoen aan de actuele samenwerkingsafspraken. In bijlage 1 is een overzicht van de structuur opgenomen. Het Bestuur ven de Stichting is tezamen met het Breed Bestuurlijk Overleg, de kerngroep en netwerkcoördinator eindverantwoordelijk. De structuur, inclusief taken en verantwoordelijkheden van de diverse gremia, is vastgelegd (zie bijlage 1 t/m 6).
4. TOELATINGSCRITERIA
Het Netwerk heeft de toelatingscriteria vastgesteld op basis van het principe dat lidmaatschap betekent ‘halen en brengen’. Deelnemers voldoen aan de toelatingscriteria (zie bijlage 6).
5. FINANCIERING
Financiering van de Netwerken Palliatieve Zorg vindt plaats uit de subsidieregeling palliatieve terminale zorg van VWS. Deelnemende organisaties dragen (veelal door inzet menskracht) bij aan activiteiten.
6. WERKING VAN DE OVEREENKOMST
Over de werking van deze samenwerkingsovereenkomst zijn de volgende afspraken gemaakt:
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van de dag van ondertekening door partijen.
Jaarlijks en zo nodig tussentijds evalueert het Breed Bestuurlijk Overleg of de samenwerking binnen het Netwerk voldoet en/of aanpassingen noodzakelijk zijn.
Wanneer aanpassingen noodzakelijk blijken, doet de kerngroep schriftelijke voorstellen aan alle bij deze overeenkomst betrokken partijen teneinde in goed overleg te komen tot de benodigde aanpassingen.
Indien de partijen bovengenoemde uitgangspunten en voorwaarden niet nakomen, kan het lidmaatschap beëindigd worden.
Het staat partijen vrij uit het Netwerk te treden.
Deze uittreding kan plaatsvinden tegen het einde van een kalenderjaar, met argumenten omkleed en met in achtneming van een opzegtermijn van 3 maanden.
Geschillen over de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst worden opgepakt door de kerngroep en wanneer nodig binnen het Breed Bestuurlijk Overleg.
Aldus overeengekomen op .. december 2020 te …
Partij …, vertegenwoordigd door …
……………………………………………………………………………..
Bijlage 1
Overzicht structuur Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers
Bestuur Stichting
Portefeuillehouders
Secretariële ondersteuning
Penvoerder
Netwerkcoördinatie
Project ondersteuning
Medisch adviseur
Samenwerking andere netwerken (domein overstijgend)
Breed bestuurlijk overleg
Kerngroep
Vertegenwoordiging management/beleid +
Uitvoering/inhoud van iedere betrokken organisatie
Project- en themagroepen
Bijlage
2
Structuur Netwerk Palliatieve Zorg Arnhem en de Liemers – Dagelijks bestuur Stichting
Het Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers staat geregistreerd als Stichting Transmuraal Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem. De portefeuillehouders, penningmeester (penvoerder) en secretaris vormen samen het dagelijks bestuur van de Stichting. Zij zijn tegenbevoegd en daarvoor ingeschreven bij de KvK. Zij zijn gemachtigd tot het doen van betalingen en het aanvragen van subsidies (penvoerder). Samen vormen zij het directe aanspreekpunt voor de netwerkcoördinator.
Portefeuillehouder
TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN
Het Netwerk wordt bestuurlijk vertegenwoordigd door een duo portefeuillehouderschap vanuit de betrokken organisaties.
Bewaking van de functie, inhoud en uitvoering van de netwerkcoördinator.
Sparringpartner voor de netwerkcoördinator.
Delegeert de vertegenwoordiging van de stichting aan de netwerkcoördinator.
Overlegt met officiële instanties als daarvoor een bestuurlijke vertegenwoordiging noodzakelijk is.
Ziet erop toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten, beleidsplan en samenwerkingsafspraken. De portefeuillehouders zijn het eerste aanspreekpunt voor het Breed Bestuurlijk Overleg en de netwerkcoördinator.
Heeft voor de netwerkcoördinator een leidinggevende functie.
Penvoerder
TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN
Het Netwerk wordt ondersteunt door een penvoerder, uitgevoegd door een van de betrokken partijen in het Netwerk.
Controle van de financiële administratie en draagt zorg voor de betalingen.
Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
Zorgt ervoor dat de financiële administratie en het financiële jaarverslag voldoen aan wet- en regelgeving en legt hiervoor verantwoording af aan de netwerkcoördinator.
Ondersteuning het financiële onderdeel in de subsidieaanvraag en -verantwoording.
Controleert, in afstemming met de netwerkcoördinator, of gedane uitgaven en projectbegrotingen passen binnen de jaarbegroting en gemaakte afspraken.
De netwerkcoördinator controleer de ingediende rekeningen, tekent deze inhoudelijk voor akkoord en bewaakt met de penvoerder de gemaakte afspraken rondom de betalingen. Uitzondering zijn de eigen rekeningen. Deze worden gecontroleerd door de portefeuillehouders.
Secretariële ondersteuning
TAKEN
Het Netwerk wordt ondersteund door secretariële inzet. Deze ondersteuning bestaat met name uit:
Verantwoordelijk voor het uitvoeren van de afspraken die gemaakt zijn met de netwerkcoördinator. Verantwoording wordt via deze lijn afgelegd.
Up to date houden website, PalliArts en Regionale Samenwerkingsafspraken (RSA’s).
Ondersteuning in externe communicatiekanalen, waaronder de nieuwsbrief.
Maakt kennis van en behandelt de post (ook digitaal) in afstemming met de netwerkcoördinator.
Organiseren van verschillende overlegvormen en faciliteren van ruimtes.
Indien nodig ondersteuning van thema- en projectgroepen.
Bijlage 3
Structuur Netwerk Palliatieve Zorg Arnhem en de Liemers – Breed Bestuurlijk Overleg
Het Breed Bestuurlijk Overleg is een overlegvorm waaraan een aantal zorgorganisaties uit de regio deelneemt (Sensire, Rijnstate, Onze Huisartsen, STMG, Attent zorg en behandeling, Zinzia, Menzis, DrieGasthuizenGroep, Innoforte, Liemerije, Santé Partners, Opella, Pleyade, Vilente, Vreedenhoff en Insula Dei) middels de bestuurders of vertegenwoordiging. Het is een samenvoeging uit praktische overwegingen omdat het voorkwam dat bestuurders elkaar meerdere keren op een dag tegenkwamen. In het overleg worden onderwerpen besproken met betrekking tot geriatrische revalidatiezorg, eerstelijns verblijf, palliatieve zorg en de keten dementie.
Bijlage 4
Structuur Netwerk Palliatieve Zorg Arnhem en de Liemers – Netwerkcoördinator, projectondersteuning en medisch adviseur
Netwerkcoördinator
TAKEN
Het Netwerk wordt ondersteund door een onafhankelijke coördinator, die als taak heeft de voortgang van het geheel te waarborgen, de samenhang tussen deelactiviteiten en afstemming met het totale lokale zorgaanbod te bevorderen afgestemd op de wensen en behoeften van zorgvragers/naasten/professionals, alsmede de communicatie tussen alle betrokken partijen. Dit gebeurt door coördinatie, verbinding, deskundigheidsbevordering, publieksvoorlichting, signalering, initiëren, innovatie en faciliteren:
Voorzitter kerngroep en eventueel project- en themagroepen.
Coaching/ondersteuning voorzitter project- en themagroepen.
Bewaken voortgang.
Informatie verzamelen, waaronder van regionale en landelijke ontwikkelingen, t.a.v. beleidsvoorbereiding en opstellen beleidsplan.
Opstellen van een activiteitenplan.
Het opstellen van een jaarverslag.
Xxxxx (mede) de begroting op, vraagt subsidies aan en beheert het budget in samenwerking met de penvoerder en legt daarover (financiële) verantwoording af.
Actief zoeken naar mogelijkheden voor incidentele financiële ondersteuning van de netwerken (denk bijvoorbeeld aan fondsen).
Rapporteren aan kerngroep en bestuur.
Contacten uitbreiden en verstevigen binnen en buiten de netwerken op lokaal, regionaal, bovenregionaal en landelijk niveau.
Zorgvragers, naasten en hulpverleners kunnen bij de coördinator terecht voor vragen over mogelijkheden op het gebied van palliatieve zorg binnen de regio.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
De netwerkcoördinator is verantwoordelijk voor de genoemde taken en legt verantwoording af aan de kerngroep en portefeuillehouders.
BEVOEGDHEDEN
Adviserend naar de portefeuillehouders en het Breed Bestuurlijk Overleg.
Bevoegd om derden te consulteren m.b.t. de palliatieve zorg.
Projectondersteuning
TAKEN & VERANTWOORDELIJKHEDEN
De netwerkcoördinator heeft de mogelijkheid om passend binnen de begroting aanvullende projectondersteuning in te zetten. Deze ondersteuning krijgt vorm in een tijdelijke opdracht met duidelijk beschreven resultaat, doelstellingen, verantwoordelijk- en bevoegdheden. De externe projectondersteuning/projectleider werkt hierin nauw samen met de netwerkcoördinator.
Medisch adviseur
TAKEN
Het Netwerk wordt ondersteund door inzet van een medisch adviseur. Deze ondersteuning bestaat met name uit:
Inbreng van specifieke expertise in bepaalde thema- en projectgroepen.
Betrekken en meenemen van de eigen beroepsgroep bij bepaalde ontwikkelingen.
Indien mogelijk vertegenwoordiging namens de beroepsgroep.
Sparringpartner voor de netwerkcoördinator.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
De medisch coördinator is in afstemming met de netwerkcoördinator verantwoordelijk voor inbreng op verschillende gebieden en afgesproken taken. Verantwoording wordt afgelegd aan de netwerkcoördinator.
BEVOEGDHEDEN
Adviserend naar de netwerkcoördinator.
Bevoegd om derden (incl. eigen beroepsgroep) te consulteren m.b.t. de palliatieve zorg.
Structuur Netwerk Palliatieve Zorg Arnhem en de Liemers – Kerngroep
De kerngroep van het Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers is samen met de Netwerkcoördinator de trekker van het Netwerk Palliatieve Zorg. Tezamen dragen zij de visie en missie uit. De kerngroep heeft een rol in beleidsvoorbereiding, vorming en uitvoering. In iedere eerste kerngroep van het jaar wordt het overzicht van deelnemers besproken en of iedereen voldoet aan de samenwerkingsafspraken. Na goedkeuring wordt deze lijst geplaatst op de website.
TAKEN VAN DE KERNGROEP
Denkt na op welke wijze landelijke ontwikkelingen vertaald kunnen worden naar de regio, de eigen organisaties, de medewerkers.
Signaleert en beoordeelt knelpunten die ingebracht worden (zowel op inhoud als proces).
Neemt initiatief tot het oplossen van gesignaleerde knelpunten door het actief bespreken met elkaar.
Draagt zorg voor beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling.
Formuleert de opdrachten naar de project- en themagroepen.
Formuleert adviezen richting het Breed Bestuurlijk Overleg.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
Gezamenlijke beleidskoers uitzetten.
De kerngroep is de trekker van en bewaakt mede de voortgang van het Netwerk Palliatieve Zorg regio Arnhem en de Liemers.
De kerngroep heeft initiërende, beleidsvoorbereidende en adviserende verantwoordelijkheden.
Elk kerngroep lid heeft de verantwoordelijkheid om zijn eigen achterban te informeren en vice versa.
BEVOEGDHEDEN
De kerngroep heeft een adviserende bevoegdheid (gevraagd en ongevraagd) richting het Breed Bestuurlijk Overleg ten aanzien van de palliatieve zorg in de regio.
De kerngroep wordt in het Breed Bestuurlijk Overleg vertegenwoordigd middels de portefeuillehouders van het Netwerk en in afstemming via de coördinator.
PROFIEL KERNGROEPLID
U bent in het bezit van een HBO- werk en denkniveau.
U bent betrokken bij de palliatieve zorg en volgt de ontwikkelingen.
U heeft kennis en ervaring met palliatieve zorg.
U bent op de hoogte van de sociale kaart op het gebied van palliatieve zorg in uw regio.
Binnen uw huidige functie is Palliatieve zorg een onderdeel (uitvoerend/beleidsmatig).
U wilt meehelpen het Netwerk Palliatieve Zorg te profileren.
U wilt onder andere via dit Netwerk de palliatieve zorg verbeteren waar nodig is.
U bent in staat samen te werken en staat open voor het werken met diverse vertegenwoordigers vanuit diverse organisaties.
U heeft een resultaatgerichte werkwijze.
U heeft de mogelijkheid uren te besteden aan het Netwerk Palliatieve Zorg. Indicatie: 3 jaarlijkse bijeenkomst van 2,5 uur + voorbereiding en bijdrage aan het besluitvormingsproces: 15 uur per persoon.
Het kerngroeplid is vanuit de organisatie gemandateerd en faciliterend naar de eigen organisatie en medewerkers:
Faciliterend zijn waarbij de (jaarlijkse) activiteiten vanuit het Netwerk worden vertaald naar de eigen organisatie.
Ondersteunend naar de medewerkers in de eigen organisatie.
Actief ophalen van knelpunten die in de kerngroep besproken kunnen worden en waarbij de kerngroep met elkaar oplossingen vindt.
De organisatie draagt verantwoordelijkheid in de uitvoering van de activiteiten van het Netwerk Palliatieve zorg en draagt zorg voor inzet van medewerkers in bestaande werkgroepen.
Indien mandaat niet direct via aanwezigheid van het kerngroeplid gegarandeerd kan worden, heeft het kerngroeplid wel de verantwoordelijkheid deze via de juiste lijn in de organisatie in te brengen (bijvoorbeeld via een schriftelijke reactie).
Nieuwe kerngroepleden van deelnemende organisaties worden aangedragen door de organisatie en in afstemming met de netwerkcoördinator worden deze benoemd.
Bijlage 6
Structuur Netwerk Palliatieve Zorg Arnhem en de Liemers – Project- en themagroepen
TAKEN
In lijn met uitvoering van het beleidsplan en ontwikkelingen kunnen er verschillende project- en themagroepen in het Netwerk actief zijn. Projectgroepen hebben een afgebakende doelstelling en resultaat; bij themagroepen is dit vrijer en staat kennisuitwisseling centraal. Uitvoering en inhoud wordt per groep vastgelegd.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
De project- en themagroepen zijn verantwoordelijk om de opdrachten, die geformuleerd zijn door de kerngroep, volgens een vast format (doel, gewenst resultaat, tijdspad etc.), uit te werken (zie onderstaand).
De voorzitter rapporteert volgens format terug aan de netwerkcoördinator over voortgang en resultaat.
BEVOEGDHEDEN
Bevoegd om activiteiten uit te voeren, zoals omschreven in de opdracht.
FORMAT PROJECT- EN THEMAGROEPEN
Format Project- en themagroepen
|
|
Onderwerp |
|
Samenstelling werkgroep |
|
Doel |
|
Aanpak |
|
Werkwijze |
|
Planning (incl. frequentie) |
|
Resultaat |
|
Besluitvorming
|
|
Kwaliteit
|
|
Relatie andere projecten |
|
Begroting
|
|
Communicatie |
|
|
|
Bijlage 7
Toelatingscriteria
De volgende criteria worden gehanteerd bij het toelaten van nieuwe deelnemers aan het Netwerk Palliatieve Zorg en worden verwacht van de bestaande deelnemers:
Deelnemende organisaties richten zich op een compleet, samenhangend en dekkend aanbod van palliatieve zorg van verantwoorde kwaliteit (volgens het Kwaliteitskader Palliatieve Zorg Nederland) passend bij het organisatietype.
Deelnemers zijn verplicht binnen een periode van drie jaar de Zelfevaluatie Palliatieve Zorg op een bij de organisatie passende wijze uit te voeren.
Deelnemende organisaties zijn vertegenwoordigd in de kerngroep.
Deelnemende organisaties leveren een bijdrage (in de vorm van personeel) aan de kerngroep en aan minimaal één project- of themagroep.
Deelnemende organisaties onderschrijven de regionale missie en visie palliatieve zorg welke het Netwerk hanteert en conformeren zich aan het bestaande activiteitenplan.
Deelnemende organisaties zorgen voor goede interne communicatie betreffende de activiteiten van het Netwerk. Tevens informeren de organisaties het Netwerk over relevante ontwikkelingen binnen eigen organisaties.
Deelnemende organisaties ontvangen delegatie Netwerk om stand van zaken omtrent palliatieve zorg in de organisatie te bespreken.
Deelnemende organisaties dragen de verantwoordelijkheid voor het creëren en behouden van draagvlak binnen de eigen organisatie.
Deelnemende organisaties zijn verantwoordelijk voor en binden zich aan de resultaten van het Netwerk en dragen zorg voor implementatie, borging en zo nodig bijstelling.
Deelnemende organisaties zorgen voor deskundigheidsbevordering van de eigen medewerkers zodat de kwaliteit van de professionals en vrijwilligers gewaarborgd is en blijft.
Individuele deelnemers (zoals ZZP’ers) worden niet toegelaten, tenzij vertegenwoordiging door een koepelorganisatie plaatsvindt.
Een verzoek om lid te worden van het Netwerk wordt gedaan bij de netwerkcoördinator. Nagevraagd wordt welke motieven er zijn om lid te worden en of de organisatie kan voldoen aan de samenwerkingsafspraken. Het verzoek en deze bevinden worden besproken met de kerngroep en portefeuillehouders, die daarover een besluit nemen. Het Netwerk kan ook zelf partijen, die belangrijk zijn voor de realisaties van de visie en missie, benaderen met het verzoek om toe te treden tot het Netwerk.