Onderwerp Voornemen tot verlenging contract accountantsdiensten

Statenvoorstel

Onderwerp Voornemen tot verlenging contract accountantsdiensten

Dossiernummer	K13215	Wettelijke/bestuurlijke uiterste
Documentnummer	2024-050937	beslisdatum Provinciale Staten	30-06-2024
Datum GS Behandelaar	16-04-2024 X. Xxxxxxxxx	Opgelegde geheimhouding op	n.v.t
Telefoonnummer	06 1506 8082

Aanleiding

Op 30 september 2020 hebben Provinciale Staten naar aanleiding van een destijds doorlopen Europese aanbestedingsprocedure Xxxxx & Young Accountants LLP benoemd als accountant voor de controlejaren 2020 tot en met 2023. Deze overeenkomst loopt op 30 september 2024 af, maar bevat een de optie om tweemaal voor een periode van vier jaar te verlengen.

Deze optie is tijdens de aanbesteding opgenomen omdat destijds (voorjaar 2020) geconstateerd is dat de inspanning voor de aanbesteding van de accountant aanzienlijk is.

Voorts zijn wij benieuwd hoe uw Staten tegen de samenwerking met de accountant aankijken. We gaan hierover graag met u in gesprek tijdens de Statencommissie.

Beslispunten

1. De overeenkomst inzake accountantsdiensten met een periode van vier jaar te verlengen.

Argumenten

1.1: Verlenging van de overeenkomst inzake accountantsdiensten zorgt voor rust en stabiliteit inzake de controle op de Jaarstukken en onderwerpen die een financiële impact (kunnen) hebben

Uw Staten zijn bekend met de financiële onzekerheden die alle Nederlandse provincies treffen. Dit betreft onder meer de discussie over de herijking van het verdeelmodel Provinciefonds, het voornemen de financieringssystematiek voor decentrale overheden aan te passen en het stelsel van de motorrijtuigenbelasting en dus de provinciale opcenten aan te passen.

Voor onze provincie komen daar specifiek nog dossiers bij als Nij Begun en bijvoorbeeld NPLG, waarbij de exacte omvang, en fasering en wijze van toekennen van deze middelen nog onduidelijk is. Tevens is daarmee de impact op onze financiën, het voeren van de administraties en de wijze van verantwoorden nog ongewis.

In deze periode is het van evident belang dat wij in onze accountant een betrouwbare partner hebben die niet alleen goed op de hoogte is van de ontwikkelingen op rijksniveau, bekend is met onze organisatie, onze financiële situatie, maar ook proactief meedenkt in belangrijke dossiers binnen onze provincie en snel kan acteren als dat gewenst is.

1.2: Er is tevredenheid over de kwaliteit van de dienstverlening Onze accountant stelt zich proactief en welwillend op in het geval van complexe vraagstukken binnen onze provincie. Wij ervaren hierbij goede advisering van een meedenkende doch kritische adviseur. Denk hierbij aan dossiers als de GREX Blauwestad, het vraagstuk rondom de vanaf boekjaar

2023 af te geven rechtmatigheidsverantwoording door het College, maar ook dossiers die in de nabije toekomst een belangrijke rol gaan spelen in de uitvoering, zoals Nij Begun en het NPLG.

Verlenging van de overeenkomst betekent in dit geval ook continuïteit van de hoogwaardige doch ook laagdrempelige dienstverlening van onze accountant.

1.3: Verlenging binnen bestaande overeenkomst is mogelijk

In de overeenkomst onder artikel 4 - Duur en beëindiging van de Overeenkomst - is onder lid 2 opgenomen dat de opdrachtgever het recht heeft de Overeenkomst tweemaal te verlengen met een periode van vier (4) jaar. Dit voornemen tot verlenging dient schriftelijk ten minste drie maanden vóór de afloop van de overeenkomst aan opdrachtnemer te worden medegedeeld. Dat betekent in dit geval 30 juni 2024.

Bij de aanbesteding in 2020 is geconstateerd dat de inspanningen aanzienlijk zijn. Destijds bevatte het contract geen optie voor een verlenging. Met het inbouwen van een optie voor verlenging worden de volgende Staten in staat gesteld de overeenkomst te verlengen.

De accountant heeft daarnaast aangegeven voornemens te zijn vanuit haar kant in te stemmen met de verlenging van de overeenkomst, indien uw Staten tot dit besluit komen.

Rol PS

Op grond van artikel 217, lid 2 van de Provinciewet wijzen Provinciale staten een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Bovenstaand artikel vindt zijn verdere uitwerking in de Verordening Accountantscontrole Provincie Groningen.

Dit betekent in dit geval dat uw Staten belast zijn met de keuze de overeenkomst met de accountant te verlengen.

Participatie

Over dit voorstel heeft geen participatie plaatsgevonden.

Advies

Wij stellen u voor het in ontwerp bij dit statenvoorstel opgenomen besluit vast te stellen.

Groningen, 16 april 2024

Gedeputeerde Staten van Groningen:

Xxxx Xxxx, voorzitter

Xxxx Xxxxxxxxxx, secretaris

.

Bijlagen

Nr.	Titel	Documentnr.
1	2020-12-10, Ernst & Young - Getekende overeenkomst inzake Accountantsdienstenperiode 1- 10-2020 tm 30-9-2024.pdf	2020-117394
2	Ontwerpbesluit Verlenging overeenkomst accountantsdiensten	2024-052295