Certificatiereglement Vinçotte NV - Agrifood
Certificatiereglement Vinçotte NV - Agrifood
Artikel 1 – Definities en inleiding
1.1. Definities
“Certificatie-Instelling”: Vincotte NV - Business Unit Agrifood
“Klant”: de contract sluitende partij die de overeenkomst met de Certificatie-Instelling aangaat “Certificatiereglement”: onderliggend Certificatiereglement
“Certificatieregeling” : een certificatieschema
"FAVV" : Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen, de Belgische voedselveiligheidsautoriteiten
1.2. Inleiding
Dit Certificatiereglement is opgesteld in overeenstemming met de toepasselijke eisen van de accreditatie- instanties van wie de certificatie-instelling accreditatie-houder is, hierna Certificatie-Instelling genoemd.
Dit Certificatiereglement is van toepassing op iedere offerte, aanbieding en overeenkomst tussen de Certificatie-Instelling en de Klant, voor zover hier niet uitdrukkelijk schriftelijk van is afgeweken in de voornoemde offerte, aanbieding en/ of overeenkomst. Deze contractuele relatie wordt tevens beheerst door de algemene verkoopvoorwaarden van de Certificatie-Instelling.
Wanneer de Certificatie-Instelling een licentieovereenkomst heeft met een externe schema eigenaar, primeren de toepasselijke voorwaarden, met name de van toepassing zijnde normen en standaarden van de schema-eigenaar, ook als er sprake is van strijdigheid met dit Certificatiereglement.
De toepassing van algemene of specifieke voorwaarden van de Klant op de contractuele relatie tussen Certificatie-Instelling en de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten, zelfs indien deze vermeld zijn in een bestelbon.
De Certificatie-Instelling stelt de Klant binnen een redelijke termijn in kennis van eventuele wijzigingen in de certificatie-eisen van de schema-eigenaar.
Dit Certificatiereglement is eveneens van toepassing op certificaties die niet onder accreditatie vallen.
Artikel 2 – Certificatieprocedure
Na ontvangst van het volledig door de Klant ingevulde aanvraagformulier van de Certificatie-Instelling, krijgt de Klant een offerte toegestuurd met een overzicht van de aangeboden diensten en kosten van de dienstverlening. De offerte bevat ook het huidige Certificatiereglement en de algemene verkoopvoorwaarden van de Certificatie-Instelling als bijlagen. De getekende offerte zal worden beschouwd als de overeenkomst (inclusief aanvaarding van het huidige Certificatiereglement en de algemene verkoopvoorwaarden van de Certificatie-Instelling) tussen Certificatie-Instelling en de Klant (hierna de “Certificatie-overeenkomst”). Zodra de Certificatie-overeenkomst gesloten is, zal de opdracht ingepland worden met inachtneming van de procedures van de Certificatie-Instelling.
Door ondertekening van de Certificatie-overeenkomst verbindt de Klant zich er toe om medewerking te verlenen aan (al dan niet vooraf aangekondigde) audits met inbegrip van het aanleveren en beschikbaar stellen van documenten en registraties, de toegang verlenen tot alle faciliteiten vereist voor de uitvoering van de audit, faciliteren van open communicatie met management van de Klant, betrokken personeel en relevante subcontractoren.
Het certificatieproces, met inbegrip van de audit, de beslissing en de publicatie, zal worden uitgevoerd door gekwalificeerd personeel van de Certificatie-Instelling.
De Klant moet desgevraagd het nodige doen om de audit te laten bijwonen door waarnemers, zoals onder meer de accreditatie toezichthouder, schema eigenaar, witness auditoren, auditoren in opleiding.
Indien de audit-activiteit uitbesteed wordt aan derden, zal de Certificatie-Instelling erop toezien dat die derde het Certificatiereglement eveneens toepast en de van toepassing zijnde “Code of conduct and compliance” van de Certificatie-Instelling respecteert.
De Certificatie-Instelling voert de audits objectief en onpartijdig uit en neemt de betrokken certificatie beslissing eveneens objectief en onpartijdig.
Indien de Klant niet kan voldoen aan de eisen, gesteld in het Certificatiereglement en de van toepassing zijnde normen en standaarden van de schema-eigenaar, zal de Klant een redelijke termijn krijgen, om alsnog aan deze eisen te voldoen. De termijn is afhankelijk van de voorwaarden van het betrokken schema die in de schema certificatie regels beschreven zijn. De termijnen zijn door de auditor tijdens de audit bevestigd.
De Klant verplicht zich ertoe om, zolang het certificaat geldig is, te voldoen aan de certificatie-eisen.
De Klant beschikt over een klachtenprocedure, houdt relevante informatie bij van alle bekende klachten en neemt de nodige acties met betrekking tot deze klachten om herhaling te voorkomen. Deze acties dienen gedocumenteerd te worden.
Het auditrapport en de antwoorden van de Klant op de afwijkingen in de vorm van een actieplan (zogenaamd een ‘CAP’) worden geëvalueerd door de auditor die een advies geeft aan de certificatiecommissie. De certificatiecommissie evalueert en beslist over de toekenning, het behoud, de extensie en/of de vernieuwing van het certificaat. De commissie beslist eveneens over het weigeren van aflevering, van niet hernieuwing, van opschorting, van scope reductie, van de teruggave of van de definitieve intrekking van het certificaat. De afgifte van het certificaat kan worden geweigerd wanneer de commissie oordeelt dat de vastgestelde situatie door de auditor aanzienlijk afwijkt van de eisen van het certificatieschema of indien er andere elementen in het dossier van de Klant bestaan waardoor er aangenomen kan worden dat de voorwaarden van het certificatieschema niet kunnen gegarandeerd worden tijdens de duur van de geldigheid van het certificaat.
Ingeval de Klant de beslissingen van de Certificatiecommissie niet aanvaardt, kan een beroepsprocedure voor de geschillencommissie worden ingesteld. Deze procedure wordt beschreven in artikel 4 van dit Certificatiereglement.
Artikel 3 – Geldigheid
Het certificaat blijft behouden op voorwaarde dat de Klant blijft voldoen aan de eisen voor toekenning van het certificaat, met inbegrip van het implementeren van de nodige wijzigingen wanneer zij worden opgelegd in een nieuwe versie van het Certificatiereglement of normen en standaarden.
De Certificatie-Instelling behoudt zich het recht om op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving een bijkomende audit uit te voeren, als de Certificatie-Instelling op de hoogte wordt gebracht van een klacht of informatie die van aard is om de veiligheid van de producten die op de markt worden gebracht en/of in geval van twijfel over de naleving van de voorschriften van het Certificatiereglement en de Certificatieregeling.
De Klant heeft de verplichting om de Certificatie-Instelling zonder uitstel te verwittigen indien er wijzigingen of omstandigheden zijn die de mogelijkheden van de Klant om te voldoen aan de certificatievereisten kunnen beïnvloeden. Dit zijn onder andere, doch niet beperkt tot, de volgende wijzigingen of omstandigheden:
• Een wijziging in de wettelijke, commerciële of organisatorische structuur of de aandeelhoudersstructuur;
• Een belangrijke wijziging in de interne organisatie of organisatie van het management;
• Een wijziging van contactpersonen en adressen, evenals van adressen van productiesites;
• Het toepassingsgebied van de certificatie zoals beschreven in het schema,
• Belangrijke wijzigingen met betrekking tot het volgens de standaarden opgezette systeem en de processen;
• Incidenten met inbegrip van productterugroepingen, notificaties van FAVV, recall, withdrawals…
• Verandering van activiteit(en).
De Klant heeft tevens de verplichting de Certificatie-Instelling onverwijld schriftelijk te verwittigen van de intenties en de beslissing van het FAVV met betrekking tot haar activiteiten, vergunningen, toelatingen, registraties of met betrekking tot de validatie van onder andere haar autocontrolesysteem en niet enkel wanneer het FAVV dit aan de Klant mededeelt. In de volgende situaties dient de Klant de Certificatie- Instelling binnen maximaal 24 uur na ontvangst van de beslissing schriftelijk te informeren:
• Opschorting/intrekking van de validatie van het autocontrolesysteem;
• De intentie een vergunning in te trekken, een toelating (procedure P15);
• De intentie een vergunning te weigeren, een toelating (procedure P30);
• De beslissing een vergunning in te trekken, een toelating (procedure P15);
• De beslissing een vergunning te weigeren, een toelating (procedure P30).
In het geval de verplichting tot verwittiging door de Klant niet wordt nageleefd, behoudt de Certificatie- Instelling het recht voor om het certificaat onmiddellijk in te trekken zonder enige vergoeding te moeten betalen aan de Klant.
Het certificaat blijft eveneens enkel geldig als de Klant al zijn financiële verplichtingen tegenover de Certificatie-Instelling is nagekomen. In geval van niet of niet tijdige betaling door de Klant is de Certificatie- Instelling gerechtigd om het certificaat met onmiddellijke ingang in te trekken.
Indien de Certificatie-Instelling besluit het certificaat in te trekken, zal de Klant schriftelijk hiervan op de hoogte worden gebracht. De intrekking van het certificaat is een beslissing van de Certificatiecommissie.
Artikel 4 – Beroep en klachten Beroep:
Indien de Klant of een derde partij de beslissing van de certificatiecommissie niet aanvaardt, kan een beroepsprocedure worden gestart. Het beroep wordt schriftelijk ingediend bij de Certificatie-Instelling binnen 7 kalenderdagen na ontvangst van de certificeringsbeslissing en moet worden gericht aan de voorzitter van de geschillencommissie op het volgende adres: Vinçotte NV, Xxxxxxxx Xxxxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxx. Dit verzoek moet de argumenten bevatten die worden ingeroepen om het beroep in te stellen.
Het instellen van een beroep schorst de aangevochten beslissing niet op.
Binnen maximaal vijf (5) werkdagen wordt een brief (of een mail) verzonden waarin de ontvangst van het beroep wordt bevestigd. Binnen tien (10) werkdagen na ontvangst van het beroep wordt een eerste reactie gegeven. Een volledig schriftelijk antwoord wordt gegeven na afronding van een volledig en grondig onderzoek naar het beroep. Beroepsprocedures worden binnen 20 werkdagen na ontvangst van de informatie van de Klant afgerond.
De geschillencommissie is samengesteld uit permanente en occasionele leden die onafhankelijk zijn van de medewerkers die de audit hebben uitgevoerd en de certificatiebeslissing hebben genomen,. De geschillencommissie kan alle personen bevragen en bijkomend bewijs opvragen die ze nodig acht om een gegronde beslissing te nemen.
Na samenkomst van de geschillencommissie en na evaluatie van eventuele opmerkingen van de verschillende partijen zal de voorzitter een verslag van de vergadering opmaken en de eindbeslissing van de commissie aan de betrokken partijen overmaken en per aangetekend schrijven sturen naar de
verzoeker. De beslissing van de geschillencommissie is definitief tenzij in de schema-eigenaar eigen regels is voorzien dat hoger beroep mogelijk is (overheid, schema-eigenaar, …).
Klachten:
De Klant kan een klacht indienen tegen iedere handeling van de Certificatie-Instelling in het kader van de uitvoering van de Certificatie-overeenkomst. De klacht wordt behandeld overeenkomstig de geldende klachtenprocedure van de Certificatie-Instelling.
Binnen maximaal vijf (5) werkdagen wordt een brief (of een mail) verzonden waarin de ontvangst van de klacht wordt bevestigd. Binnen tien (10) werkdagen na ontvangst van de klacht wordt een eerste reactie gegeven. Een volledig schriftelijk antwoord wordt gegeven na afronding van een volledig en grondig onderzoek naar de klacht. Klachten worden binnen 20 werkdagen na ontvangst van de informatie van de Klant afgerond.
Er dient rekening te worden gehouden met het beleid van de Certificatie-Instelling in het kader van het evalueren en het geven van een passend reactie/antwoord op elke ontvangen klacht. Het behandelen van de klacht zal met respect van de klachtenprocedure worden uitgevoerd die op vraag gecommuniceerd zal worden. Deze procedure respecteert de confidentialiteitsregels. De identiteit van de klager zal beschermd worden tegenover derden.
De Certificatie-Instelling garandeert tevens afwezigheid van elke discriminatie tegen de klager of elke andere betrokken partij tijdens en na de behandeling van de klacht.
Een contactformulier is beschikbaar op de website van de Certificatie-Instelling: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxx
Artikel 5 – Intellectuele eigendom
Alle door de Certificatie-Instelling verstrekte documenten, met inbegrip van maar niet beperkt tot rapporten of certificaten, zijn en blijven eigendom van de Certificatie-Instelling. Indien de Klant kopieën verstrekt van certificatiedocumenten aan derden, mag dit alleen in zijn geheel of zoals is gespecificeerd in de Certificatieregeling.
Het gebruik van het BELAC-logo door de Klant is strikt verboden.
De Klant zal tevens alle regelgeving over het gebruik van de logo’s van de schema-eigenaar respecteren overeenkomstig het reglement van de betreffende Certificatieregeling.
Het door de Klant te gebruiken Vinçotte logo “V” (hierna “Registratielogo”) wordt door de Certificatie- Instelling aan de Klant overgemaakt. Voor elke afwijking hierop moet een schriftelijk verzoek worden gericht aan de Certificatiecommissie.
Het Registratielogo van de Certificatie-Instelling kan enkel gebruikt worden door de Klant onder de volgende voorwaarden:
• Het Registratielogo wordt altijd gebruikt in combinatie met de naam van de gecertifieerde instelling.
• Het Registratielogo wordt enkel gebruikt met betrekking tot de activiteiten, goederen of diensten waarop het betreffende certificaat betrekking heeft. Het Registratielogo mag in geen geval in verband worden gebracht met activiteiten die niet vermeld zijn in het toepassingsgebied van de certificatie, of met producten of diensten waardoor de indruk wordt gegeven dat de producten of diensten zelf door de Certificatie-Instelling gecertificeerd zijn. De Klant vermeldt de activiteiten, goederen of diensten waarop het certificaat van toepassing is teneinde verwarring te vermijden door het gebruik van het Registratielogo .
• Het Registratielogo mag niet worden aangebracht op het product zelf of op de directe verpakking.
In geval van twijfel over het gebruik van het Registratielogo dient de Klant de Certificatie-Instelling voorafgaandelijk schriftelijk goedkeuring te vragen.
De Klant dient elke vorm van gebruik van het Registratielogo dat onaanvaardbaar wordt bevonden door de Certificatie-Instelling te stoppen en dit op eerste verzoek van de Certificatie-Instelling.
Aan het einde van de certificatie, ongeacht de reden ervan (verstrijken van de geldigheidsduur, intrekking door Certificatie-Instelling, ...) verbindt de Klant zich ertoe elk gebruik van het Registratielogo onverwijld te stoppen en de voorraad materiaal waarop het Registratielogo voorkomt, te vernietigen.
Ingeval van wijziging (uitbreiding of beperking) van het toepassingsgebied van de certificatie verbindt de Klant zich ertoe het nieuw uitgereikte certificaat en/of het gewijzigde Registratielogo te gebruiken.
Elk niet-conform of frauduleus gebruik van het certificaat , het Registratielogo of de naam of reputatie van de Certificatie-Instelling is strikt verboden. De Certificatie-Instelling behoudt zich recht voor om gerechtelijke stappen te ondernemen tegen elk abnormaal gebruik of misbruik van het certificaat, het Registratielogo of de naam of reputatie van de Certificatie-Instelling en schadevergoeding te eisen. Verder behoudt de Certificatie-Instelling zich het recht voor om de onmiddellijke stopzetting te eisen van het gebruik van het Registratielogo of de naam van de Certificatie-Instelling, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn aan de Klant.
Artikel 6 - Vertrouwelijkheid
De Certificatie-Instelling is verantwoordelijk voor het waarborgen van vertrouwelijkheid door iedere persoon werkzaam voor of namens de Certificatie-Instelling, die bij het certificatieproces betrokken is. Elke interne en externe medewerker van de Certificatie-Instelling heeft een verklaring van vertrouwelijkheid ondertekend.
De Certificatie-Instelling voert geen adviserende werkzaamheden uit op het gebied van voedselveiligheidssystemen en managementsystemen om belangenvermenging bij certificatie-activiteiten te voorkomen.
De Klant aanvaardt dat confidentiële informatie ter beschikking kan worden gesteld aan schema- eigenaren overeenkomstig de Certificatieregeling, op verzoek van een autoriteit of, accreditatieinstelling en/of derde partijen indien voorzien in wettelijke bepalingen en regelgeving. In de gevallen bepaald door wet of door de autoriteit zal de Klant niet op de hoogte gebracht worden van het verzoek en zal de confidentiële informatie niet gedeeld worden met de Klant.
Artikel 7 – Onpartijdigheid
De Certificatie-Instelling is onpartijdig in de uitvoering van alle certificatie-activiteiten en zorgt er voor dat alle betrokken medewerkers kunnen werken zonder enige externe druk van eender welke aard.
In het kader van deze onpartijdigheid:
• waarborgt de Certificatie-Instelling dat certificatie-activiteiten worden uitgevoerd op een objectieve manier en zonder vooringenomenheid;
• identificeert de Certificatie-Instelling bestaande en potentiële belangenconflicten en behandelt deze zodat objectiviteit wordt gewaarborgd. Indien onpartijdigheid niet kan worden gegarandeerd, zal Certificatie-Instelling de certificatie-opdracht weigeren;
Om de onpartijdigheid van de auditor te waarborgen, kan een auditor niet worden toegewezen of kan hij niet deelnemen aan het certificatieproces, indien er een voorafgaande of voortdurende relatie van enigerlei vorm (advies, interne auditopdrachten, specifieke opleiding, tewerkstelling, financiële of persoonlijke banden) bestaat tussen de auditor en de Klant gedurende de afgelopen 2 jaar (3 jaren voor de autocontrole certificatie).
De certificatiecommissie handelt als onafhankelijk en zelfstandig orgaan dat erop toeziet dat de
beslissingsnemers niet dezelfde personen zijn als de uitvoerders van de andere certificatie-activiteiten.
De Certificatie-Instelling neemt eveneens deel aan een comité voor onpartijdigheid met als doel het toezicht houden op het certificatiebeleid met betrekking tot onpartijdigheid. Het comité voor onpartijdigheid kan de noodzakelijk geachte stappen ondernemen, zoals het verwittigen van het accreditatie-organisme (BELAC), indien haar aanbevelingen niet worden opgevolgd. De leden van het comité worden aangesteld door specifieke organen die de sectoren vertegenwoordigen waarvoor de Certificatie-Instelling een accreditatie heeft behaald.
Artikel 8 - Wijzigingen aan dit Certificatiereglement
Artikel 9 – Beëindiging van de Certificatie-overeenkomst
De Certificatie-Instelling en de Klant kunnen elk een einde stellen aan de Certificatie-overeenkomst met respect van een opzeggingsperiode van 6 maanden. Bij het einde van de opzeggingsperiode zal elk actief certificaat door de Certificatie-Instelling ingetrokken worden.
De Certificatie-Instelling behoudt het recht een einde te stellen aan elke lopende evaluatie-activiteit indien de auditor, de inspecteur of elk ander lid van haar personeel bij uitoefening van haar opdracht zich bedreigd voelt in haar fysieke, morele of emotionele integriteit of indien hij of zij het onderwerp uitmaakt van niet-toelaatbare handelingen of racistische, sexistische, homofobe,… uitlatingen.
De Certificatie-Instelling houdt zich tevens het recht voor om klacht neer te leggen bij de politie indien een dergelijke situatie zich voordoet. Dit kan tevens voor de Certificatie-Instelling de aanleiding geven tot een eenzijdige ontbinding van de Certificatie-overeenkomst en dit zonder vooropzeg. Alle gemaakte kosten door de Certificatie-Instelling blijven ten laste van de Klant. De Certificatie-Instelling heeft het recht om bijkomend een schadevergoeding ter waarde van de nog uit te voeren prestaties in het kader van de Certificatie-overeenkomst te vorderen.
Artikel 10- Bescherming van persoonsgegevens
De partijen zullen de regels met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke gegevens conform de GDPR naleven. In geval van vragen kan de Klant terecht per e-mail op het e-mailadres xxxx@xxxxxxxx.xx.
***