Functiebeschrijving

Functiebeschrijving

Medewerker Communicatie Afdeling Beleid en dienstverlening Voltijds

1. FUNCTIE

• Concrete functie: medewerker Communicatie.

• Brutomaandwedde volgens barema (Niveau: C1–C3: min. € 1.852,51 - max. € 3.390,57).

• Contractueel verband – voltijds.

• Contract onbepaalde duur.

• Communicatiedienst.

2. PLAATS IN DE ORGANISATIE

Ondersteunt en rapporteert aan de communicatieambtenaar.

3. Hoofddoel van de functie

De medewerker Communicatie helpt de communicatieambtenaar bij het communiceren over het beleid, de dienstverlening en de activiteiten van de gemeente en het OCMW, voor zowat alle doelgroepen (intern en extern), via de diverse papieren en online communicatiekanalen (infoblad, website, sociale media, persberichten, bewonersbrieven, e-zines, lichtkranten, infoborden, personeelsblad, …).

Hij/zij werkt mee aan de inhoudelijke en visuele aspecten van alle vormen van communicatie, alsook aan het behandelen van klachten en meldingen, het aanbieden van eenvoudige (digitale en papieren) formulieren en het verwelkomen van nieuwe inwoners.

4. TAKEN

4.1 Info uit diensten die intern of extern moet gecommuniceerd worden helpen verzamelen

• Opmaken communicatieplanning.

• Opvolging communicatieplanning en timing in het oog houden.

• Concreet beheer/gebruik van de verschillende kanalen (zie verder) - aangepaste redactie per kanaal (bv. stuk voor website is anders opgebouwd dan voor brochure).

4.2 Coördinatie drukwerk - publicaties – beeldmateriaal

• Ondersteuning inzake inhoud, voorstellen doen op vlak van opmaak, drager, …

• Ondersteuning bij het coördineren van dienstoverkoepelende drukwerkprojecten: hulp bij inhoud en strategie, offertes opvragen en zorgen dat het drukwerk er op tijd is, overleggen met de betrokken partners en het geheel in goede banen leiden.

• Coördinatie beeldmateriaal:

- aansturen vrijwilligersgroep van fotografen;

- opslag beeldmateriaal (interne schijf en fotoalbum op website);

- zo nodig zelf foto’s maken.

• Wettelijk depot (bijhouden register en opsturen).

4.3 Gebruik van externe communicatiekanalen Hulp bij:

• Voeden van sociale media: Facebook, Twitter.

• Voeden van de app.

• Actualisering gemeentelijke website (inhoud en structuur - contact met bouwers).

• Opmaken nieuwsberichten op website en uitsturen digitale nieuwsbrieven + beheer abonneelijsten.

• Beheer lichtkrant (plaatsen informatie, timing, …).

• Infoportieken: aankondiging gemeentelijke activiteiten.

• Update folderrekken.

• Opmaken en uitsturen persberichten.

• Coördinatie gemeentelijk stratenplan: samenwerking met externe firma.

• Opmaak infogids: verzamelen en uitschrijven informatie en beeldmateriaal + samenwerking met externe firma.

• Affiches en flyers: opmaak van lijst van gebouwen en zuilen - sturing van bedeling door gemeenschapswacht.

• Opmaak van bewonersbrieven - sturing van bedeling.

• Opvolging UiT-databank.

• Plaatsing mailbanners.

• Opmaak van jaarverslag.

• Gunning, planning, redactie, copywriting, begeleiden vormgeving gemeentelijk infoblad (tweemaandelijks Hier Hoeilaart – maandelijks UiT in Hoeilaart):

- redactieraad bijwonen, afspraken maken, gegevens verzamelen, …

- distributie reserveren en opvolgen;

- abonneelijsten beheren;

- beeldmateriaal zoeken/extra foto’s maken;

- beleid vertalen naar inhoud - college betrekken;

- afspraken met verenigingen maken.

4.4 Verwelkoming nieuwe inwoners

• Hulp bij de organisatie van de jaarlijkse ontvangst(en) (adressen, afspraken gidsen- animatoren-fotograaf, bestellingen, uitnodigingen, inschrijvingen, folderstand (verenigingen/diensten), knutselmateriaal, …).

• Regelmatige update infozakjes.

4.5 Public Relations

• Suggesties en bestelling van relatiegeschenken en gadgets - ‘gemeenteboetieks’.

• Meewerken aan toeristische initiatieven (brochures, panelen, …).

4.6 Administratieve vereenvoudiging Meewerken aan:

• Herwerking en opmaak van papieren formulieren (eenduidig, eenvoudig qua vorm en taal).

• Aanmaak digitale formulieren op website.

4.7 Interne communicatie

• Persoverzichten uitsturen (GoPress) + gebundelde papieren versie.

• Diverse infomappen bijhouden (geschiedenis Hoeilaart, oude publicaties, …).

• Meewerken aan interne nieuwsbrief – personeelsblad.

• Meewerken aan onthaalbrochure/map nieuwe medewerkers (op termijn).

• Meewerken aan intranet (op termijn).

4.8 Meldingen – Klachten - Vragen

• Registreren - ontvangstmelding – opvolgen.

• Vragen beantwoorden

5. Functieprofiel

5.1 Specifieke kennis

• Grondige kennis van de Nederlandse schrijf- en spreektaal.

• Kennis op vlak van (nieuwe of vernieuwende) communicatietechnieken en –programma’s.

• Algemene computerkennis.

• Basiskennis Gemeentedecreet.

5.2 Vaardigheden

• Beschikken over mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.

• Administratieve vaardigheden.

• Zelfstandig, maar ook in teamverband en in overleg met andere diensten kunnen werken.

5.3 Attitudes

• Zin voor initiatief.

• Flexibel

• Communicatief

• Creatief

• Nauwkeurig

• Doelgericht en planmatig

• Teamspeler

6. Aanwervingsvoorwaarden

- Houder zijn van een diploma hoger secundair onderwijs.

- Slagen in een selectieprocedure (schriftelijke en mondelinge proef).

7. Indienen van de kandidaturen

Enkel schriftelijke kandidaturen worden aanvaard. Zij zijn vergezeld van een cv en een duidelijke kopie van het vereiste diploma.

De kandidaturen worden gericht aan het college van burgemeester en schepenen, Jan van Ruusbroecpark, 0000 Xxxxxxxxx en kunnen ingediend worden:

- ofwel per brief, ten laatste op 6 maart 2017. De postdatum geldt als bewijs.

- ofwel door afgifte op het gemeentesecretariaat, ten laatste op 6 maart 2017 om 16 uur.

- ofwel per e-mail xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx ten laatste op 6 maart 2017 om 16 uur.

8. Selectie

Er wordt voorzien in volgende selectieproeven:

A. Praktisch gedeelte:

Een praktische proef die te maken heeft met het functieprofiel en de taken die de geselecteerde kandidaat zullen opgedragen worden.

B. Mondeling gedeelte:

Interview waarin de competenties, vereist voor de functie, bevraagd worden en waarin gepeild wordt naar de motivatie en interesse voor het werkterrein.

9. Algemene informatie

Wedde

Volgens barema C1-C3.

De jaren gepresteerd in overheidsdienst worden volledig in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit.

Functierelevante beroepservaring in de privésector of als zelfstandige wordt volledig in aanmerking genomen voor de berekening van de anciënniteit.

Bijkomende voordelen

- Maaltijdcheques (€ 8).

- Hospitalisatieverzekering.

- Terugbetaling openbaar vervoer woon-werkverkeer.

- Fietsvergoeding.

- 2de pensioenpijler.

Het gemeentebestuur is aangesloten bij de gemeenschappelijke sociale dienst Lokale Besturen in Vlaanderen, die bijzondere premies toekent. Via deze dienst kan je ook vakantiewoningen boeken of kortingen bekomen bij een aantal grote reisoperatoren.