ENERGIETRANSITIEFONDS

SUBSIDIEOVEREENKOMST

“[NAAM/ACRONIEM VAN HET PROJECT]”

INHOUDSTAFEL

INLEIDING 3

HOOFDSTUK 1 – Algemeen 4

HOOFDSTUK 2 – Het gesubsidieerde project 4

HOOFDSTUK 3 – Subsidie 4

HOOFDSTUK 4 – Rechten en plichten van de partijen 11

HOOFDSTUK 5 – Afwijzing van kosten - verlaging van het subsidiebedrag - terugvordering - sancties - schade - opschorting - beëindiging - overmacht 25

HOOFDSTUK 6 – Slotbepalingen 32

BIJLAGE I – Het goedgekeurde projectvoorstel (ingediend in januari 2024) 38

BIJLAGE II – Koninklijk besluit [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT] 38

BIJLAGE III – De oproep tot voorstellen van november 2023 38

BIJLAGE IV – Model van voortgangs-/eindverslag 38

BIJLAGE V – Kostenmodel 38

BIJLAGE VI – Model verklaring van schuldvordering (betaling voorschot/tussentijdse schijf/saldo) 38

Deze overeenkomst (hierna “de overeenkomst”) wordt opgesteld:

TUSSEN

De Belgische Staat, vertegenwoordigd door de minister van Energie van wie het kabinet te Kruidtuinlaan 50/156 (Finance Tower), 0000 Xxxxxxx gevestigd is en van wie de administratie, de Algemene Directie van Energie van de FOD Economie, KMO, Middenstand en Energie, te Xxxxxx Xxxxxx XX Xxxx 00 in 0000 Xxxxxxx gevestigd is (hierna als “de Algemene Directie Energie” aangeduid).

[NAAM BEGUNSTIGDE], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER], hierna als “de begunstigde” aangeduid.

Indien meerdere begunstigden:

[NAAM BEGUNSTIGDE 2], ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer [ONDERNEMINGSNUMMER].

…

Die alle [AANTAL] hierna samen als “de begunstigde” worden aangeduid.

De hiervoor bedoelde partijen zijn overeengekomen tot de overeenkomst toe te treden volgens de hierna vermelde bepalingen en voorwaarden en de bijlagen ervan. De bijlagen maken integraal deel uit van de overeenkomst.

Door de overeenkomst te tekenen aanvaardt de begunstigde de subsidie en verbindt er zich toe de tenuitvoerlegging ervan te garanderen onder zijn eigen verantwoordelijkheid, conform deze overeenkomst en met al de verplichtingen en voorwaarden die deze vaststelt.

INLEIDING

Gelet op de Verordening (EU) nr. 651/2014 van de Commissie van 17 juni 2014 waarbij bepaalde categorieën steun op grond van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag met de interne markt verenigbaar worden verklaard (hierna de “algemene groepsvrijstellingsverordening”);

Gelet op de organieke wet van 27 december 1990 houdende oprichting van begrotingsfondsen, inzonderheid op rubriek 32-24 van de bij die wet gevoegde tabel, ingevoegd bij de wet van 28 juni 2015 houdende diverse bepalingen inzake energie;

Gelet op de wet van 29 april 1999 betreffende de organisatie van de elektriciteitsmarkt, artikel 4ter, ingevoegd door de wet van 28 juni 2015 houdende diverse bepalingen inzake energie;

Gelet op de wet van 31 januari 2003 houdende de geleidelijke uitstap uit kernenergie voor industriële elektriciteitsproductie, artikel 4/2, § 1, lid 2, ingevoegd door de wet van 12 juni 2016;

Gelet op het koninklijk besluit van 9 mei 2017 tot vaststelling van de gebruiksvoorwaarden van het Energietransitiefonds, artikel 3, § 6, en artikel 7;

Gelet op het koninklijk besluit van [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT].

I. BEPALINGEN EN VOORWAARDEN HOOFDSTUK 1 — ALGEMEEN

ARTIKEL ÉÉN — VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst legt de rechten en verplichtingen, alsook de bepalingen en voorwaarden vast die van toepassing zijn op de subsidie die aan de begunstigde toegekend is om het in hoofdstuk 2 beschreven project uit te voeren.

HOOFDSTUK 2 — HET GESUBSIDIEERDE PROJECT

ARTIKEL 2 — UIT TE VOEREN PROJECT

De subsidie wordt toegekend voor het project genoemd [NAAM EN ACRONIEM VAN HET PROJECT] (hierna ‘het project’), zoals beschreven in bijlage I.

Indien meerdere begunstigden:

Voor de uitvoering van het project zal [CONSORTIUMLEIDER] optreden als consortiumleider.

Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de begunstigden zich akkoord dat alle subsidies door de AD Energie, zoals bepaald in artikel 16 van deze overeenkomst, worden betaald aan de consortiumleider die deze gelden in naam en voor rekening van alle begunstigden in ontvangst neemt en die de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig doorstort aan de andere begunstigden, overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel.

Door ondertekening van deze subsidieovereenkomst verklaren de begunstigden zich eveneens akkoord dat de consortiumleider alle begunstigden vertegenwoordigt en jaarlijks het technische en financiële voortgangsrapport indient in naam en voor rekening van de begunstigden, zoals ook bepaald in artikel 15 van deze overeenkomst.

ARTIKEL 3 — DUUR EN BEGINDATUM VAN HET PROJECT

De duur van het project bedraagt [PROJECTDUUR] en heeft als startdatum [STARTDATUM]. De einddatum van het project is dus voorzien op [EINDDATUM].

ARTIKEL 4 — GERAAMDE BEGROTING VAN DE BEGUNSTIGDE

De “geraamde begroting” voor het project is in bijlage I (i.e. het projectvoorstel) vermeld. Deze bevat de geraamde in aanmerking komende kosten en de soorten kosten, uitgesplitst per kostenpost zoals bedoeld in bijlage III (i.e. de projectoproep van november 2023).

HOOFDSTUK 3 — SUBSIDIE

ARTIKEL 5 — BEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE, STEUNINTENSITEIT EN SOORTEN KOSTEN

5.1. Maximaal bedrag van de subsidie en informatieplicht

Het maximaal bedrag van de subsidie is [SUBSIDIEBEDRAG] euro.

De begunstigde moet de Algemene Directie Energie onmiddellijk op de hoogte brengen van de steun die is gevraagd of verkregen voor het project bij andere overheidsdiensten.

Indien de toekenning van steun conform deze overeenkomst aanleiding dreigt te geven tot een overschrijding van de drempels voorzien in de algemene groepsvrijstellingsverordening wordt het toe te kennen steunbedrag beperkt tot het verschil tussen de laagste toepasselijke drempel en de andere steun. Indien de overschrijding pas na de toekenning van deze steun blijkt, wordt het bedrag dat de drempels te boven gaat teruggevorderd.

De waarde van schijven van de subsidie wordt in de overeenkomst bepaald en wordt niet aan de index onderworpen. De in aanmerking komende kosten worden gedisconteerd tot hun waarde op het tijdstip van de toekenning van de steun, d.w.z. bij de sluiting van de overeenkomst.

5.2. In aanmerking komende kosten en eindbedrag van de subsidie

De geraamde in aanmerking komende kosten van het project bedragen [KOSTPRIJS] euro, waarvan [SUBSIDIEBEDRAG] euro als subsidie worden betaald aangezien het gaat om [SOORT O&O].

De in aanmerking komende kosten moeten onder de volgende soorten kosten gedeclareerd worden (“soorten kosten”).

(a) Voor de rechtstreekse personeelskosten:

- als werkelijk aangegane kosten (“werkelijke kosten”) of

- op basis van een bedrag per eenheid berekend door de begunstigde volgens zijn gebruikelijke kostenberekeningsmethoden (“eenheidskosten”);

(b) voor de rechtstreekse onderaannemingskosten: als werkelijk aangegane kosten (werkelijke kosten). De onderaannemingskosten worden via facturen ingediend. Een duidelijke en gedetailleerde beschrijving van de uitgevoerde activiteiten, van de gepresteerde uren en van het dag- of uurtarief moet op de facturen vermeld worden;

Het eindbedrag van de subsidie is afhankelijk van de mate waarin het project uitgevoerd wordt in overeenstemming met de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst.

De Algemene Directie Energie is belast met het toezicht op de aanwending door de begunstigde van de steun die bij de overeenkomst toegekend wordt. De Algemene Directie Energie zal instaan voor de inhoudelijke voortgangscontrole van de steun, onder meer door de begunstigde te laten rapporteren over de indicatoren vermeld in de projectoproep van november 2023 (i.e. bijlage III van deze subsidieovereenkomst).

Als de subsidie door onjuiste uitvoering of niet-nakoming van andere verplichtingen verlaagd wordt, zal de Algemene Directie Energie het verlaagde bedrag van de subsidie berekenen door het bedrag van de verlaging (berekend naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van verplichtingen, in dit hoofdstuk) af te trekken van het maximale bedrag van de subsidie bepaald in de overeenkomst.

5.3. Herziene eindbedrag van de subsidie

Als de Algemene Directie Energie, na betaling van het saldo (in het bijzonder na de controles of beoordelingen), kosten afwijst of de subsidie verlaagt, berekent zij het “herziene eindbedrag van de subsidie” voor de begunstigde.

Dit bedrag wordt door de Algemene Directie Energie op basis van de bevindingen als volgt berekend:

- in het geval van afwijzing van de kosten: door het percentage dat de steunintensiteit vertegenwoordigt toe te passen op de herziene in aanmerking komende kosten die zijn goedgekeurd door de Algemene Directie Energie voor de begunstigde;

- in het geval van een verlaging van de subsidie: door het aandeel van de begunstigde te berekenen in het bedrag van de subsidie die is verlaagd naar evenredigheid van de graad van niet-uitvoering van het project of de ernst van niet-nakoming van zijn verplichtingen.

In geval van afwijzing van de kosten en van verlaging van de subsidie zal het herziene eindbedrag van de subsidie voor de begunstigde het laagste bedrag van de twee bovenvermelde bedragen zijn.

ARTIKEL 6 — IN AANMERKING KOMENDE EN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

6.1. Voorwaarden en toelaatbaarheid van de kosten

Het onderdeel van het project dat van de steun geniet, valt onder de categorie onderzoek en ontwikkeling. De in aanmerking komende kosten van het project zijn deze die in artikel 25.3 van de algemene groepsvrijstellingsverordening zijn vermeld.

De in aanmerking komende kosten moeten aan de volgende algemene criteria voldoen:

a) ze moeten werkelijk door de begunstigde gemaakt en gedragen zijn;

b) ze moeten gemaakt zijn tijdens de in artikel 3 bepaalde periode of binnen dertig dagen na het verstrijken van voornoemde periode;

c) ze moeten vermeld worden in de geraamde begroting voorzien in bijlage I;

d) ze moeten aangegaan zijn in het kader van het project zoals beschreven in bijlage I en nodig zijn voor de uitvoering ervan;

e) ze moeten identificeerbaar en controleerbaar zijn en in het bijzonder opgenomen zijn in de rekeningen van de begunstigde conform de toepasselijke Belgische boekhoudnormen en volgens de gebruikelijke boekhoudmethoden van de begunstigde.

f) ze moeten in overeenstemming zijn met de nationale wetgeving van toepassing op het vlak van fiscaliteit, werkgelegenheid en sociale zekerheid, en

g) ze moeten redelijk en gerechtvaardigd zijn en het principe van goed financieel beheer in acht nemen, in het bijzonder voor wat economie en efficiëntie betreft.

De in aanmerking komende kosten van de projecten van onderzoek en ontwikkeling conform de relevante bepalingen van de oproep tot voorstellen van november 2023, zijn de volgende:

a) personeelskosten: onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel voor zover zij zich met het project bezighouden;

b) kosten van apparatuur en uitrusting voor zover en zolang zij worden gebruikt voor het project. Wanneer deze apparatuur en uitrusting niet tijdens hun volledige levensduur voor het project worden gebruikt, worden alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, als in aanmerking komende kosten beschouwd;

c) kosten van gebouwen en gronden voor zover en zolang zij worden gebruikt voor het project. Wat gebouwen betreft, worden alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het project, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, als in aanmerking komende kosten beschouwd. Wat gronden betreft, komen de kosten voor de commerciële overdracht of de daadwerkelijk gemaakte kapitaalkosten in aanmerking;

d) kosten van contractonderzoek, kennis en octrooien die op arm's length-voorwaarden worden gekocht bij of waarvoor een licentie wordt verleend door externe bronnen, alsmede kosten voor consultancy en gelijkwaardige diensten die uitsluitend voor het project worden gebruikt;

e) bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven, waaronder die voor materiaal, benodigdheden en dergelijke producten, die rechtstreeks uit het project voortvloeien;

f) kosten kunnen niet worden berekend op basis van commerciële verkoopstarieven (zie ook hoofdstuk 3.2 van de projectoproep van november 2023);

g) kosten kunnen niet het voorwerp uitmaken van een dubbele financiering. De begunstigde verbindt zich er toe dat alle opgegeven kosten niet het voorwerp uitmaken van een dubbele financiering.

Bij haalbaarheidsstudies zijn de in aanmerking komende kosten de kosten van de studie.

De hierna bepaalde voorwaarden voor elke volgende begrotingscategorie moeten eveneens in acht genomen worden, conform de relevante bepalingen van de oproep tot voorstellen van november 2023:

a) Het project moet voldoen aan de voorwaarden van verordening (EU) nr. 651/2014, zoals beschreven in hoofdstuk IV “Voorwaarden en intensiteit van de steun” van de oproep van november 2023. In dat opzicht dient de begunstigde aan te tonen dat:

 het bedrag van de gevraagde steun werd bepaald in overeenstemming met de intensiteitsdrempels en de maximumsteunbedragen vastgelegd in de verordening (EU) nr. 651/2014;

 de gevraagde steun uitsluitend betrekking heeft op de (geheel of gedeeltelijke) terugbetaling van zogenaamde “in aanmerking komende kosten” zoals bedoeld in de voornoemde verordening (EU) nr. 651/2014.

b) De begunstigde dient aan te tonen dat de indirecte kosten niet meer bedragen dan 15 % van het totaalbedrag aan directe kosten.

 De indirecte kosten bestaan uit i) de overheads en ii) de forfaitair courante werkingskosten:

i) Het bedrag voor overheads dekt op forfaitaire wijze de administratiekosten, de kosten voor telefoon, briefwisseling, onderhoud, verwarming, verlichting, elektriciteit, huur, materiaalafschrijving en verzekering.

ii) Het bedrag voor de courante werkingskosten dekt op forfaitaire wijze de courante uitgaven die verbonden zijn met de uitvoering van het project, zoals gewone benodigdheden en leveringen voor het laboratorium, de werkplaats en het kantoor, documentatie, verplaatsingen en verblijven in België en het buitenland, gebruik van rekenapparatuur, software, organisatie van vergaderingen, workshops en evenementen.

 De directe kosten zijn kosten die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de gesubsidieerde activiteit en omvatten de personeelskosten, de specifieke werkingskosten, de uitrustingskosten en de onderaannemingskosten en waarvan de link met de gesubsidieerde activiteit dan ook duidelijk dient te worden aangetoond. Voor de berekening van de 15% van de indirecte kosten (i.e. een forfait en dus zonder nodige detaillering) worden de directe kosten gedefinieerd als zijnde de personeelskosten en de specifieke werkingskosten (die geen courante werkingskosten zijn en die bijgevolg wel gedetailleerd moeten worden). Uitrustingsgoederen en onderaannemingskosten (zie hieronder) zijn ook directe kosten maar worden uitgesloten voor de berekening van de forfaitaire indirecte kosten berekening.

 De specifieke werkingskosten zijn kosten die direct verbonden zijn met de uitvoering van het project en die niet reeds gedekt zijn door de forfait voor indirecte kosten. De specifieke werkingskosten zijn onder meer de kosten voor analyses, onderhoud van bijzondere uitrusting, aangekocht ten laste van het project, onderzoeken,… en worden aangetoond op basis van facturen en gedeclareerd onder de benaming van de specifieke werking. Bij de specifieke werkingskosten moet aangetoond worden dat er een directe link is met het project, dat de aankoop van het betreffende goed of de betreffende dienst specifiek en exclusief werd verricht voor het project, dat de kosten niet reeds zijn gedekt door de forfait voor de indirecte kosten en moeten de nodige bewijzen daarvoor geleverd worden.

c) De begunstigde dient aan te tonen dat de uitrustingskosten de aankoop en de plaatsing van wetenschappelijke en technische toestellen omvatten, met inbegrip van het informatica- en buroticamateriaal.

 Voor het informatica- en buroticamateriaal dient aangetoond te worden dat ze specifiek voor het project bestemd zijn.

 Met betrekking tot die uitrustingskosten komt enkel de afschrijvingskost die wordt toegeschreven aan de nodige uitrustingsgoederen tijdens de projectduur in aanmerking voor terugbetaling middels subsidies. Daartoe verstrekt de begunstigde (i) de totale investering voor het aanschaffen van de nodige uitrustingsgoederen, (ii) de afschrijvingskosten alsook de totale afschrijvingstermijn die aan de

betreffende goederen wordt toegeschreven en (iii) de termijn en bijhorende afschrijvingskosten waarvoor de betreffende goederen exclusief worden ingezet voor het gesubsidieerde project (binnen de projectduur).

NB. Inzake de uitrustingskosten is het belangrijk dat er wordt aangetoond dat: a) de apparatuur noodzakelijk is voor het project; b) de apparatuur specifiek voor het project werd aangekocht; en c) deze apparatuur niet meer bruikbaar is na afloop van de subsidieperiode. In dat geval zou 100% van de uitrustingskosten ten laste kunnen komen van het project. Er moet evenwel ook rekening worden gehouden met de duur van de periode. Indien een project slechts 1 jaar duurt dan is een vergoeding van 100% voor de aankoop van computers als uitrustingskost zeer moeilijk te verdedigen. Indien apparatuur en materialen niet gedurende hun volledige levensduur voor het project worden gebruikt, worden alleen de afschrijvingskosten die overeenkomen met de levensduur van het project, berekend volgens algemeen aanvaarde boekhoudkundige beginselen, als subsidiabele kosten beschouwd.

NB. De subsidiëringspercentages dienen toegepast worden op alle kosten van de betreffende categorie. Alle kosten dienen toegewezen te worden aan het type onderzoeksactiviteit waarop ze betrekking hebben. Het is bijvoorbeeld in strijd met de regels om voor de uitrustingsgoederen 100% subsidiering te vragen in plaats van deze goederen toe te wijzen aan het betreffende soort onderzoeksactiviteit (fundamenteel, industrieel, experimenteel).

d) De begunstigde dient aan te tonen dat de onderaannemingskosten de kosten omvatten betaald aan een derde voor de uitvoering van taken of het leveren van diensten waarvoor bijzondere wetenschappelijke of technische vaardigheden vereist zijn en waarbij het gaat om taken die niet tot de normale hoofdactiviteit van de begunstigde behoort.

 In geen geval mag het bedrag dat uitgetrokken wordt voor financiering van de onderaanneming meer bedragen dan 25 % van het totale budget van het project.

 Indien de begunstigde van de steun gebonden is door de wet op de overheidsopdrachten, worden de bepalingen van die wet gevolgd. In het andere geval dient via een marktbevraging te worden aangetoond dat de gekozen onderaannemer een marktconform aanbod heeft met een goede prijs- kwaliteitverhouding.

 Het initieel ingediende projectvoorstel dient een offerte of intentieverklaring van iedere onderaannemer te bevatten die belast wordt met de uitvoering van het project. In een later stadium kan een andere onderaannemer worden aangesteld mits toestemming van de minister van Energie.

e) Het volgende bijkomende criterium met betrekking tot personeelskosten is van toepassing op de onderzoeks- en ontwikkelingsprojecten: “Minimaal 25% van het totale projectbudget moet worden toegekend aan de post personeel.”

NB. De doelstelling van het Energietransitie fonds bestaat erin om onderzoek & ontwikkeling te ondersteunen, en dit conform verordening (EU) nr. 651/2014. De in aanmerking komende personeelskosten dienen rechtstreeks verband te houden met onderzoek & ontwikkeling (i.e. fundamenteel onderzoek, industrieel onderzoek,…) en dit zal ook zo beoordeeld worden door de externe auditor.

NB. Onderaannemingskosten kunnen niet worden meegerekend als personeelskosten.

NB. Kosten kunnen niet worden berekend op basis van commerciële verkoopstarieven. De personeelskosten omvatten uitsluitend de directe kosten en geen indirecte kosten noch winst opslag. De indirecte kosten kunnen afzonderlijk in het budget opgenomen worden indien ze voldoen aan de voorwaarden opgenomen in punt 3.2 d. Echter commerciële tarieven omvatten zowel directe als indirecte kosten evenals winstopslag en voldoen bijgevolg niet aan de subsidieregels zoals opgenomen onder dit hoofdstuk 3.2 van de projectoproep.

f) Personeelsleden van verbonden ondernemingen/organisaties kunnen onder bepaalde voorwaarden als voor terugbetaling in aanmerking komende personeelskosten worden gedeclareerd, ondanks het feit dat de loonfiche een werkgever vermeldt die niet identiek is aan de partner die de kosten rapporteert. De toepasselijke voorwaarden zijn:

 Voldoende argumenten en bewijsstukken bestaan en worden aangeleverd die de verbondenheid of eenheid bevestigen. Wordt onder “verbonden entiteit” verstaan: een juridisch entiteit waarover een begunstigde direct of indirect zeggenschap kan uitoefenen, dan wel die onder dezelfde directe of indirecte zeggenschap staat als de begunstigde of die zelf de directe of indirecte zeggenschap over een begunstigde uitoefent. Die zeggenschap kan met name een van de twee volgende vormen aannemen:

(i) het direct of indirect bezitten van meer dan 50 % van de nominale waarde van het uitgegeven aandelenkapitaal in de desbetreffende juridische entiteit, of van een meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van die entiteit; of (ii) het direct of indirect rechtens of feitelijk bezitten van beslissingsbevoegdheden in de desbetreffende juridische entiteit;

 De AD Energie bevestigt dat de betrokken ondernemingen als verbonden onderneming/organisatie of eenheid beschouwd kunnen worden. Dit wordt steeds geval per geval vastgesteld door de AD Energie.

g) De kosten van doctoraatsstudenten met een beursovereenkomst, ook wel bursalen genoemd (zijnde geen werknemers en dus niet tewerkgesteld op basis van een arbeidsovereenkomst) wordt in het kader van het Energietransitiefonds aanvaard als ‘voor terugbetaling in aanmerking komende personeelskosten’ maar enkel voor fundamenteel onderzoek en op voorwaarde dat:

 Afdoende bewijs (minstens via een verklaring op erewoord dat op eenvoudig verzoek kan aangevuld worden met de nodige bewijsstukken) wordt verstrekt dat de onderzoeker onder het gezag en toezicht van de betreffende partner in het project werkt;

 Afdoende bewijs (minstens via een verklaring op erewoord dat op eenvoudig verzoek kan aangevuld worden met de nodige bewijsstukken) wordt verstrekt dat de betreffende partner, zijnde een onderzoeks- of kennisinstelling, ook zelf de kost van deze onderzoeker financiert;

 Afdoende bewijs (minstens via een verklaring op erewoord dat op eenvoudig verzoek kan aangevuld worden met de nodige bewijsstukken) wordt verstrekt dat de betreffende onderzoeker vrij onderzoek verricht, waarbij er geen financiering of invloed / controle is vanwege een private onderneming;

 Afdoende bewijs (minstens via een verklaring op erewoord dat op eenvoudig verzoek kan aangevuld worden met de nodige bewijsstukken) wordt verstrekt dat de duur van de opdracht van de betreffende onderzoeker binnen dit project beperkt is tot de duurtijd van het project;

 Een verklaring op eer wordt verstrekt waarin de partner in het project verklaart dat de betreffende onderzoeker niet tegelijk eveneens wordt gefinancierd met andere externe middelen (externe publieke of private fondsen).

In het geval dat bursalen worden of zullen worden ingezet in het project, volstaat het dat de verklaring op erewoord en eventuele andere bewijsstukken worden gevoegd bij de jaarlijkse rapportering ter gelegenheid van de jaarlijkse technische evaluatie en jaarlijkse financiële audit.

h) In bepaalde gevallen kunnen ook de personeelskosten van in-house consultants van een begunstigde partner als personeelskosten in aanmerking komen, en dit onder de volgende voorwaarden:

 Het uitgevoerde werk moet voldoen aan de algemene voorwaarden voor subsidiabele kosten, i.e. gemaakt/gebruikt tijdens de projectduur, noodzakelijk en verband houdend met het project, enz…;

 Er moet een rechtstreeks contract zijn tussen de natuurlijke/rechtspersoon en de begunstigde;

 De persoon moet werken volgens de instructies van de begunstigde;

 Het/de resultaat(en) van het werk moeten toebehoren aan de begunstigde;

 De kosten mogen niet significant verschillen van die van personeel dat soortgelijke taken uitvoert in het kader van een arbeidsovereenkomst met de begunstigde;

 De persoon moet werken onder omstandigheden die vergelijkbaar zijn met die van een werknemer.

In het geval dat in-house consultants worden ingezet in het project, volstaat het dat de verklaring op erewoord en eventuele andere bewijsstukken worden gevoegd bij de jaarlijkse rapportering ter gelegenheid van de jaarlijkse technische evaluatie en jaarlijkse financiële audit.

6.2. Toepasselijke voorwaarden opdat de kosten betreffende de gelieerde derden subsidiabel zijn

De door gelieerde (verbonden) derden aangegane kosten komen in aanmerking voor subsidie als ze aan de in dit artikel bedoelde voorwaarden voldoen.

6.3. Niet in aanmerking komende kosten

De niet in aanmerking komende kosten zijn onder andere:

(a) de kosten die niet aan de voorwaarden van de artikelen 6.1 en 6.2 voldoen, in het bijzonder:

- de kosten betreffende de opbrengst van het geïnvesteerde kapitaal;

- de schulden en de schuldenlast;

- de provisies ten titel van verliezen of toekomstige schulden;

- de debet interesten;

- de dubieuze vorderingen ;

- de koersverliezen;

- de bankkosten gefactureerd door de bank van de begunstigde voor de overdracht van gelden afkomstig van de Algemene Directie Energie;

- de buitensporige of roekeloze uitgaven;

- de aftrekbare btw;

- de kosten aangegaan tijdens de opschorting van de uitvoering van het project;

(b) de kosten gemeld voor een andere subsidie.

6.4. Gevolgen van de declaratie van niet in aanmerking komende kosten

De gedeclareerde kosten die niet voor subsidie in aanmerking komen, zullen afgewezen worden.

HOOFDSTUK 4 — RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE PARTIJEN

AFDELING 1 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET DE UITVOERING VAN HET PROJECT

ARTIKEL 7 — ALGEMENE VERPLICHTING OM HET PROJECT NAAR BEHOREN UIT TE VOEREN

De begunstigde moet het project naar behoren uitvoeren zoals beschreven in bijlage I en met inachtneming van de voorwaarden van de overeenkomst en van alle wettelijke plichten krachtens de van toepassing zijnde Europese, internationale en nationale wetgeving.

ARTIKEL 8 — MIDDELEN OM HET PROJECT UIT TE VOEREN

Elke begunstigde moet over de juiste middelen beschikken om het project uit te voeren. De begunstigden blijven ten volle verantwoordelijk voor de uitvoering van het project jegens de Belgische Staat.

ARTIKEL 9 — INKOOP VAN GOEDEREN, WERKZAAMHEDEN EN DIENSTEN

Als dat nodig is om het project uit te voeren, mag elke begunstigde goederen, werkzaamheden en diensten inkopen. Deze begunstigde moet dergelijke inkopen dusdanig verrichten dat de beste prijs-kwaliteitverhouding wordt verkregen of, indien van toepassing, de laagste prijs wordt betaald. Belangenconflicten dienen hierbij te worden vermeden. Indien deze begunstigde een “aanbesteder” of een “aanbestedende entiteit” in de zin van de wetgeving betreffende overheidsopdrachten is, dan moet hij aan deze wetgeving voldoen.

De begunstigde moet aantonen dat de uitrustingskosten de inkoop en de installatie van wetenschappelijke en technische apparaten dekken, met inbegrip van informatica- en bureautica-materiaal. De uitrustingskosten moeten tijdens de eerste helft van de duur van het project gemaakt worden.

ARTIKEL 10 — UITVOERING VAN PROJECTTAKEN DOOR ONDERAANNEMERS

Als dat nodig is om het project uit te voeren, mag de begunstigde bepaalde projecttaken beschreven in bijlage I in onderaanneming laten uitvoeren. In geen enkel geval mag de begroting voor de financiering van onderaanneming 25% van de totale begroting van het project overschrijden.

Deze begunstigde moet de onderaannemers op een zodanige wijze aanstellen dat de beste prijs- kwaliteitverhouding wordt verkregen of, indien van toepassing, de laagste prijs wordt betaald. Belangenconflicten dienen hierbij te worden vermeden.

Als er linken van aandeelhouderschap bestaan tussen de begunstigde van de steun en de onderaannemer in een project, dan moet de onderaannemer toch zijn kosten staven. De kosten van moeder-, dochter- of zusterondernemingen o.a. zullen enkel aanvaard worden als ze doorgerekend worden (eventueel zonder winstmarge te factureren, enz.) aan deze begunstigde van de steun. Deze begunstigde moet ervoor zorgen dat zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst eveneens op de onderaannemers van toepassing zijn. Indien deze begunstigde een “aanbesteder” of een “aanbestedende entiteit” in de zin van de wetgeving omtrent overheidsopdrachten is, dan moet hij aan deze wetgeving voldoen.

ARTIKEL 11 — UITVOERING VAN PROJECTTAKEN DOOR VERBONDEN ENTITEITEN

Indien geen verbonden entiteit

§1. Alle begunstigden verklaren door ondertekening van deze overeenkomst dat geen enkele activiteit binnen het project zal worden uitgevoerd door verbonden entiteiten, bedoeld in artikel 2, § 1, punt 2), van Verordening nr. 1290/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2013 tot vaststelling van de regels voor de deelname aan acties en de verspreiding van resultaten in het kader van "Horizon 2020 - het kaderprogramma voor onderzoek en innovatie (2014-2020)" en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1906/2006.

Indien wel verbonden entiteit(en)

§1. De volgende verbonden entiteiten, mogen de aan hen volgens bijlage I toegewezen projecttaken uitvoeren:

a) [NAAM VERBONDEN ENTITEIT], juridisch verbonden met [NAAM BEGUNSTIGDE].

b) …

De verbonden entiteiten kunnen de kosten die ze maken om de projecttaken uit te voeren, in overeenstemming met deze overeenkomst, als subsidiabel verklaren. De begunstigde moet ervoor zorgen dat de Algemene Directie Energie haar rechten in het kader van deze overeenkomst eveneens ten opzichte van de hoger vermelde verbonden entiteiten kan uitoefenen. De begunstigde moet ervoor zorgen dat zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst eveneens op de hoger vermelde verbonden entiteiten van toepassing zijn.

§2. Voor de toepassing van dit artikel wordt onder verbonden entiteiten verstaan: een juridische entiteit waarover een begunstigde direct of indirect zeggenschap kan uitoefenen, dan wel die onder dezelfde directe of indirecte zeggenschap staat als de begunstigde of die zelf de directe of indirecte zeggenschap over een begunstigde uitoefent. Die zeggenschap kan met name een van de twee volgende vormen aannemen: (i) het direct of indirect bezitten van meer dan 50 % van de nominale waarde van het uitgegeven aandelenkapitaal in de desbetreffende juridische entiteit, of van een meerderheid van de stemrechten van de aandeelhouders of vennoten van die entiteit; of (ii) het direct of indirect rechtens of feitelijk bezitten van beslissingsbevoegdheden in de desbetreffende juridische entiteit.

AFDELING 2 — RECHTEN EN PLICHTEN IN VERBAND MET HET BEHEER VAN DE SUBSIDIES

ARTIKEL 12 — ALGEMENE INFORMATIEVERPLICHTING

12.1. Algemene verplichting om op verzoek informatie te verstrekken

Elke begunstigde moet, gedurende de uitvoering van het project of achteraf, alle gevraagde informatie verstrekken, zodat kan worden nagezien of de kosten subsidiabel zijn, of het project op de juiste manier is uitgevoerd, en of aan eender welke andere verplichting van de overeenkomst is voldaan.

12.2. Verplichting tot het bijhouden van actuele gegevens en het verstrekken van inlichtingen over gebeurtenissen en omstandigheden die vermoedelijk van invloed zijn op de overeenkomst

Elke begunstigde moet ervoor zorgen dat de gegevens die aan de Algemene Directie Energie bezorgd worden, steeds actueel zijn, in het bijzonder voor de naam, het adres, de wettelijke vertegenwoordigers, de rechtsvorm en het type organisatie. Elke begunstigde moet de Algemene Directie Energie onmiddellijk in kennis stellen van:

(a) de gebeurtenissen die waarschijnlijk de uitvoering van het project aanzienlijk beïnvloeden of vertragen, in het bijzonder:

(i) de wijzigingen in zijn juridische, financiële, technische, organisatorische of eigendomsomstandigheden of deze van zijn gelieerde entiteiten, alsook

(ii) de wijzigingen in de naam, het adres, de rechtsvorm, het type organisatie van zijn gelieerde entiteiten;

(b) de omstandigheden die van invloed zijn op de beslissing om al dan niet de subsidie toe te kennen, of de mate waarin wordt voldaan aan de verplichtingen van de overeenkomst.

(c) ingeval van belangrijke wijziging in het project (bijvoorbeeld wijziging van de partners, wijziging in de kosten van het project, wijziging in de organisatie van het project, wijziging in het oorspronkelijke projectplan, stopzetting van het project).

ARTIKEL 13 — SCHRIFTELIJKE GEGEVENS BIJHOUDEN — BEWIJSSTUKKEN BEWAREN

Elke begunstigde moet gedurende vijf jaar na uitbetaling van het saldo de gegevens en ondersteunende documentatie bewaren om aan te tonen dat het project juist is uitgevoerd en de door hem aangegeven / gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie. De gegevens en ondersteunende documentatie moeten op verzoek of in het kader van controles of onderzoeken ter beschikking worden gesteld.

Als er lopende controles, onderzoeken, geschillen of andere vorderingen op basis van de overeenkomst zijn, moet de desbetreffende begunstigde de schriftelijke gegevens en overige bewijsstukken bewaren tot deze procedures zijn afgerond. Deze begunstigde moet de (originele) documenten bewaren.

De Algemene Directie Energie aanvaardt papieren en elektronische documenten. De begunstigde moet de schriftelijke gegevens en andere bewijsstukken betreffende de wetenschappelijke en technische uitvoering van het project bijhouden volgens de binnen het desbetreffende gebied aanvaarde normen.

Daarnaast, voor de personeelskosten (die als werkelijke kosten of op basis van eenheidskosten worden gedeclareerd), moet elke begunstigde een tijdsregistratie bijhouden voor het aantal gedeclareerde uren. De tijdsregistratie moet ten minste één keer per maand goedgekeurd worden door de mensen die voor het project en hun toezichthouders werken. De tijdsregistratie bevat de effectief gewerkte uren op een project per maand met een duidelijke en degelijke beschrijving van de uitgevoerde projectactiviteiten. De tijdsregistratie bevat ook het aantal contractueel te presteren uren per maand (arbeidsregime). Projectuitvoerders kunnen eigen of bestaande tijdsregistratie systemen gebruiken voor zover deze de bovenstaande elementen bevatten. Een link met de analytische of projectboekhouding dient te kunnen aangetoond worden.

Als er geen betrouwbare tijdsregistratie is voor de voor het project gewerkte uren, kan de Algemene Directie Energie andere bewijsstukken aanvaarden ter staving van de gedeclareerde uren, als deze naar haar mening een vergelijkbare mate van zekerheid bieden. Uitzonderlijk voor personen die uitsluitend voor het project werken, is het bijhouden van een tijdsregistratie niet nodig als de begunstigde een verklaring ondertekent waarin wordt bevestigd dat de betrokken personen uitsluitend voor het project hebben gewerkt. Echter dienen de uitgevoerde werkzaamheden, zeker wanneer activiteiten op verschillende wijze gesubsidieerd worden, wel traceerbaar te zijn met activiteiten van het project.

ARTIKEL 14 — OPLEVEREN VAN ONDERZOEKSRESULTATEN

Elke begunstigde moet de in bijlage I vermelde ‘deliverables’ indienen binnen de daarin bepaalde termijn en overeenkomstig de daarin gestelde voorwaarden.

ARTIKEL 15 — CONTROLES OP BASIS VAN DE TUSSENTIJDSE VERSLAGEN OF EINDVERSLAGEN

15.1. Verplichting tot indiening van verslagen

De Algemene Directie Energie zal instaan voor de inhoudelijke voortgangscontrole van het gesubsidieerde project, onder meer door de begunstigden te laten rapporteren. De begunstigden van de subsidie leveren via de consortiumleider schriftelijk verslag aan de Algemene Directie Energie betreffende de uitvoering van het project en de aanwending van de steun overeenkomstig de modaliteiten bepaald in de oproep tot voorstellen. De begunstigen brengen via de consortiumleider na afloop van het project een eindverslag uit over het verloop en de resultaten van het project en verlenen elk hun medewerking aan de evaluaties. Daartoe wordt gebruik gemaakt van het model voortgangs- en eindverslag, zoals opgenomen in bijlage IV.

15.2. Procedure voor de indiening van verslagen

De uitvoering van de geselecteerde en gesubsidieerde projecten zal onderworpen worden aan een of meer (jaarlijkse) tussentijdse beoordelingen en aan een eindbeoordeling (en dit op zowel technisch als financieel vlak).

Die jaarlijkse beoordelingen gebeuren in verschillende fasen:

 Een schriftelijk voortgangsverslag van de kandidaten

o Bijlage IV van het subsidiecontract: technisch vooruitgangsrapport

o Bijlage V van het subsidiecontract: financieel kostenmodel (i.e. financiële rapportage)

 Een technische opvolgingsvergadering met de AD Energie en een financiële audit met de externe financiële auditor

 Een evaluatie door de AD Energie met hieraan verbonden de uitbetaling van de volgende schijf/saldo.

Het tijdstip van die bijeenkomsten wordt door de kandidaten binnen het kader van het tijdschema van het gesubsidieerde project voorgesteld. Die bijeenkomsten worden ten minste op jaarbasis gehouden.

De schriftelijke voortgangsverslagen (zowel technisch als financieel) moeten elektronisch worden verzonden naar het Energietransitiefonds (XXX.XXX@xxxxxxxx.xxxx.xx), ten laatste een maand na de verjaardag van het project en het afsluiten van de betrokken rapportage periode. Die verslagen moeten op een nauwkeurige, eerlijke en bondige wijze de voortgang van het gesubsidieerde project en het gebruik van publieke middelen voorstellen.

De opmaak van de vooruitgangsverslagen wordt verricht door middel van het modelformulier dat als bijlage wordt toegevoegd aan dit subsidiecontract te sluiten tussen de begunstigde van de steun en de minister van Energie (i.e. de bijlagen IV en V van het subsidiecontract). Dat vooruitgangsverslag zal minstens een evaluatie mogelijk maken van de bereikte resultaten in het licht van de verschillende criteria beschreven in de voornoemde projectoproep van november 2023 (i.e. bijlage III van het subsidiecontract) en het goedgekeurd projectvoorstel dat ingediend werd in januari 2024 (i.e. bijlage I van het subsidiecontract).

De kandidaten moeten eveneens hun medewerking verlenen aan een financiële audit, uitgevoerd op jaarlijkse basis door een externe financiële auditor die aangesteld wordt door de bevoegde diensten van de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie.

Als de kwaliteit van het schriftelijk verslag ontoereikend en / of onvolledig wordt beschouwd, wordt dat aan de kandidaten meegedeeld. De kandidaten moeten een nieuw verslag indienen uiterlijk een maand na de eerste opvolgvergadering. Dat verslag wordt besproken tijdens een tweede vergadering, die plaatsvindt binnen een maand na ontvangst van het tweede verslag door de gemachtigde ambtenaar van de AD Energie.

De schriftelijke beoordeling wordt aan de kandidaten meegedeeld, uiterlijk een maand na de tweede opvolgingsvergadering. Indien de beoordeling negatief is, wordt de beoordeling gemotiveerd. Een nieuwe vergadering wordt gepland door de AD Energie uiterlijk 6 maanden na ontvangst van de eerste negatieve beoordeling. Bij een nieuwe negatieve beoordeling:

 worden de kandidaten beschouwd de overeenkomst te hebben verbroken,

 worden de ontvangen steun en de opgelopen kosten van de AD Energie terugbetaald, vermeerderd met de wettelijke interest en

 wordt elke huidige of toekomstige deelname aan het steunmechanisme van het Energietransitiefonds onherroepelijk uitgesloten.

Aan het einde van het gesubsidieerde project, moeten de begunstigden een eindverslag afleveren, ten laatste een maand na de einddatum van het project, en dit volgens dezelfde procedure als de tussentijdse rapporten. De begunstigde verlenen eveneens medewerking aan een externe financiële eindaudit uitgevoerd door een externe consultant/auditor die aangesteld wordt door de bevoegde diensten van FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie.

Aan het einde van het gesubsidieerde project worden ook verdere concrete afspraken gemaakt over de verdere publieke bekendmaking van de resultaten en de belangrijkste conclusies van het gerealiseerde project. Dit is eveneens een voorwaarde voor de uitbetaling van het saldo.

Na ontvangst van de rapportage van de begunstigde (tussentijdse - of eindrapportage), ten laatste een maand na de verjaardag van het project en het afsluiten van de betrokken rapportage periode, dient vervolgens rekening te worden gehouden met een termijn van minstens 60 werkdagen om de nodige evaluatiemeetings te kunnen laten plaats vinden

en de technische en financiële evaluaties/audits op een kwalitatieve wijze te kunnen afronden (ook in functie van de vlotte medewerking van de begunstigde bijvoorbeeld inzake de beschikbaarheid voor de audit alsook de tijdige aanlevering van bijkomende bewijsstukken die opgevraagd worden door de externe auditor in het kader van de uitvoering van de financiële audit), vooraleer de betaling van de volgende schijf / saldo kan worden uitgevoerd, conform artikel 16 van deze overeenkomst.

Elke begunstigde moet verklaren dat de verstrekte informatie volledig, juist en betrouwbaar is en dat de gedeclareerde kosten in aanmerking komen voor subsidie.

De kosten worden gestaafd door middel van passende schriftelijke of elektronische gegevens en bewijsstukken die op verzoek of in het kader van controles en onderzoeken zullen worden overgelegd.

15.3. Rol van de consortiumleider (indien meerdere begunstigden)

In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst - zich akkoord dat de consortiumleider - zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst - alle begunstigden van het consortium kan vertegenwoordigen en jaarlijks het technische voortgangsrapport (i.e. bijlage IV) en financiële kostenmodel (i.e. bijlage V) indient in naam en voor rekening van de begunstigden.

15.4. Xxxxxx vermeld in de verslagen en omzetting in euro’s

Financiële staten moeten worden opgesteld in euro’s. Elke begunstigde moet in andere valuta gemaakte kosten omzetten in euro's overeenkomstig zijn gangbare boekhoudpraktijken.

15.5. Taal van verslagen en opvolgmeetings

Alle verslagen (met inbegrip van financiële staten), die worden opgemaakt gebruik makend van het model voortgangs- en eindverslag opgenomen in bijlage IV en V, worden beantwoord in het Nederlands, Frans en/of Engels. De taal van de opvolgmeetings kan worden gekozen in onderlinge overeenstemming tussen de deelnemers van de betrokken partijen.

ARTIKEL 16 — BETALINGEN EN BETALINGSREGELINGEN

16.1. Te verrichten betalingen

De uitbetaling van de steun kan in principe gebeuren in [AANTAL SCHIJVEN] schijven, respectievelijk van een voorschot van [VOORSCHOT] euro (i.e. 40% voorschot voor projecten met een duurtijd van langer dan 1 jaar of 80% voorschot voor projecten met een duurtijd van 1 jaar of minder dan 1 jaar), [AANTAL TUSSENTIJDSE SCHIJVEN] jaar op rij [BEDRAG TUSSENTIJDSE SCHIJF] euro (i.e. tussentijdse schijven) en op het einde van het project een saldo van [SALDO] euro (i.e. saldo van 20%).

De betaling van de eerste schijf, zijnde het voorschot van [VOORSCHOT] euro (i.e. 40% of 80% van [SUBSIDIEBEDRAG] euro), gebeurt na de ondertekening van deze subsidieovereenkomst en na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering (gebruik makend van bijlage VI van deze subsidieovereenkomst).

De uitbetaling van de tussentijdse schijven gebeurt na een positieve tussentijdse evaluatie door de Algemene Directie Energie (i.e. een positieve tussentijdse technische evaluatie door de experten van de AD Energie én een positieve tussentijdse financiële evaluatie door een externe auditor (in opdracht van de AD Energie)) én na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering (i.e. gebruik makend van bijlage VI van deze subsidieovereenkomst) en binnen de perken van de beschikbare vereffeningskredieten en hun effectieve vrijgave.

Na ontvangst van de tussentijdse rapportage van de begunstigde (i.e. de bijlagen IV en V), ten laatste een maand na de verjaardag van het project en het afsluiten van de betrokken rapportage periode, dient vervolgens rekening te worden gehouden met een termijn van minstens 60 werkdagen om de nodige evaluatiemeetings te kunnen laten plaats vinden en de technische en financiële evaluaties/audits op een kwalitatieve wijze te kunnen afronden (ook in functie van de vlotte medewerking van de begunstigde bijvoorbeeld inzake de beschikbaarheid voor de audit alsook de tijdige aanlevering van bijkomende bewijsstukken die opgevraagd worden door de externe auditor in het kader van de uitvoering van de financiële audit), vooraleer de betaling van de volgende schijf kan worden uitgevoerd.

16.2. Betaling van het saldo

Met de betaling van het saldo wordt het resterende deel van de in aanmerking komende kosten die door de begunstigden voor de uitvoering van het project zijn gemaakt, vergoed zonder een bedrag van [SALDO] euro (zijnde 20% van de totale subsidie van [SUBSIDIEBEDRAG] euro) te overschrijden.

De uitbetaling van het saldo gebeurt na een positieve eindevaluatie door de Algemene Directie Energie (i.e. een positieve technische eindevaluatie door de experten van de AD Energie én een positieve financiële eindevaluatie door een externe auditor (in opdracht van de AD Energie)) én na indiening door de begunstigde/consortiumleider van een verklaring van schuldvordering (i.e. gebruik makend van bijlage VI van deze subsidieovereenkomst) en binnen de perken van de beschikbare vereffeningskredieten en hun effectieve vrijgave.

Aan het einde van het gesubsidieerde project worden ook verdere concrete afspraken gemaakt over de publieke bekendmaking van de resultaten en de belangrijkste conclusies van het gerealiseerde project. Dit is eveneens een voorwaarde voor de uitbetaling van het saldo (cf. artikel 15.2).

Na ontvangst van de eindrapportage van de begunstigde, ten laatste een maand na de einddatum van het project, dient vervolgens rekening te worden gehouden met een termijn van minstens 60 werkdagen om de nodige eindevaluatiemeetings te kunnen laten plaats vinden en de technische en financiële eindevaluaties/audits op een kwalitatieve wijze te kunnen afronden (ook in functie van de vlotte medewerking van de begunstigde bijvoorbeeld inzake de beschikbaarheid voor de audit alsook de tijdige aanlevering van bijkomende bewijsstukken die opgevraagd worden door de externe auditor in het kader van de uitvoering van de financiële eindaudit), vooraleer de betaling van het saldo kan worden uitgevoerd.

16.3. Kennisgeving van de verschuldigde bedragen

Wanneer de Algemene Directie Energie betalingen verricht, wordt de begunstigde formeel ingelicht over het te ontvangen bedrag, waarbij wordt vermeld of het een tussentijdse betaling of de betaling van het saldo betreft.

16.4. Valuta voor betalingen

Alle betalingen door de Algemene Directie Energie worden verricht in euro's.

16.5. Betalingen aan de begunstigden

De begunstigde/consortiumleider ontvangt de betalingen. Betalingen aan de begunstigde / consortiumleider zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst ontheffen de Belgische Staat van zijn betalingsverplichting.

16.6. Bankrekening voor betalingen

Alle betalingen worden overgemaakt naar de volgende bankrekening van de begunstigde. In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), worden alle betalingen overgemaakt op de bankrekening van de consortiumleider (zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst):

Bankrekening van de begunstigde / consortiumleider:

 Naam van de bank: [NAAM VAN DE BANK]

 Volledige naam van de rekeninghouder: [NAAM REKENINGHOUDER]

 IBAN-code: [IBAN CODE]

 BIC-code: [BIC CODE]

 Vestigingseenheidsnummer van de rekeninghouder: [VESTIGINGSEENHEIDSNUMMER REKENINGHOUDER]

In het geval dat meerdere begunstigden deel uitmaken van deze overeenkomst (i.e. een consortium), verklaren de begunstigden - door ondertekening van deze subsidieovereenkomst - zich akkoord dat alle subsidies door de AD Energie worden betaald aan de consortiumleider van het project, zoals aangeduid in artikel 2 van deze overeenkomst.

De consortiumleider neemt deze gelden in naam en voor rekening van alle begunstigden in ontvangst en stort de betreffende subsidiebedragen rechtmatig en tijdig door aan de andere begunstigden overeenkomstig het goedgekeurde projectvoorstel.

16.7. Datum van betaling

Betalingen door de Algemene Directie Energie worden geacht te zijn verricht op de datum waarop zij zijn afgeboekt van de rekening van de Algemene Directie Energie.

ARTIKEL 17 — (onvoorziene) AD HOC CONTROLES

17.1 Ad hoc controles door de Algemene Directie Energie

Onder voorbehoud van de bevoegdheden van de Inspectie van Financiën en het Rekenhof, controleert de Algemene Directie Energie gedurende de uitvoering of na afloop van het project of het project op de juiste manier is uitgevoerd en of wordt voldaan aan de uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. Hiertoe behoort de beoordeling van prestaties en verslagen. De Algemene Directie Energie kan tevens om aanvullende informatie verzoeken overeenkomstig de overeenkomst.

De Algemene Directie Energie kan elke begunstigde verzoeken deze informatie rechtstreeks over te maken. De inlichtingen moeten juist, duidelijk en volledig zijn en in de vereiste vorm (ook elektronisch) worden verstrekt.

De Algemene Directie Energie kan, gedurende de uitvoering van het project of nadien, voor zover ze binnen de vijf jaar na de betaling van het saldo opgestart worden, controles uitvoeren aangaande een juiste uitvoering van het project (waartoe behorend de beoordeling van prestaties en verslagen), de nakoming van de uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen, het naleven van de budgettaire en financiële criteria en de aanhoudende wetenschappelijke of technologische relevantie van het project. Er kunnen tot vijf jaar na betaling van het saldo controles worden uitgevoerd. De desbetreffende begunstigde wordt hiervan formeel in kennis gesteld en de datum van de formele kennisgeving wordt beschouwd als de begindatum. Indien de controle bij een derde wordt gedaan, moet de begunstigde er de derde van informeren.

De Algemene Directie Energie kan controles rechtstreeks uitvoeren (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (met hiertoe aangewezen externe personen of instanties) laten uitvoeren. Zij informeert de desbetreffende begunstigde over de gegevens van de externe personen of instanties. Deze begunstigde heeft het recht om bezwaar te maken tegen de keuze van deze personen of instanties om redenen van commerciële vertrouwelijkheid.

De desbetreffende begunstigde moet binnen de vereiste termijn alle gegevens overmaken in aanvulling op deliverables en verslagen die reeds eerder zijn ingediend (met inbegrip van gegevens betreffende gebruikte bronnen, de volledige boekhouding, individuele loonfiches of overige persoonlijke gegevens). De Algemene Directie Energie kan de desbetreffende begunstigde verzoeken deze informatie rechtstreeks over te maken.

De desbetreffende begunstigde kan worden verzocht deel te nemen aan bijeenkomsten, ook met externe deskundigen.

Voor controles ter plaatse moet de begunstigde toegang verlenen tot zijn werklocaties en panden, ook aan externe personen of instanties, en moet hij ervoor zorgen dat de gevraagde informatie onmiddellijk beschikbaar is. De inlichtingen moeten juist, duidelijk en volledig zijn en in de vereiste vorm (ook elektronisch) worden verstrekt.

Op basis van de controle wordt een "controleverslag" opgesteld. De Algemene Directie Energie stelt de betrokken begunstigde formeel in kennis van het controleverslag, waarna deze binnen een termijn van 30 dagen formeel opmerkingen kan aantekenen ("contradictoire beoordelingsprocedure"). Controleverslagen worden opgesteld in één van de drie officiële landstalen van België (Nederlands, Frans of Duits).

17.2 Gevolgen van bevindingen uit controles

Naar aanleiding van de bevindingen van de ad hoc controles en beoordelingen die in de context van de overeenkomst zijn uitgevoerd, kan worden besloten tot de afwijzing van niet-in aanmerking komende kosten, verlaging van de subsidie, terugvordering van onverschuldigde bedragen of andere in Hoofdstuk 5 beschreven maatregelen. Afwijzing van kosten of verlaging van de subsidie nadat het saldo is betaald, heeft herziening van het subsidiesaldo tot gevolg.

Naar aanleiding van bevindingen van de ad hoc controles en beoordelingen kan om wijziging van bijlage I worden verzocht.

De Algemene Directie Energie stelt de betrokken begunstigde en de begunstigde formeel op de hoogte van stelselmatige of terugkerende fouten.

Wanneer de bevindingen betrekking hebben op het voor subsidie in aanmerking komen van kosten bevat de formele kennisgeving:

(a) een uitnodiging tot indiening van opmerkingen;

(b) een verzoek tot indiening van herziene financiële staten;

(c) het correctiepercentage voor extrapolatie dat door de Algemene Directie Energie op basis van de stelselmatige of terugkerende fouten is vastgesteld, voor het berekenen van de bedragen die worden afgewezen wanneer de desbetreffende begunstigde meent dat de indiening van herziene financiële staten niet mogelijk of haalbaar is, of geen herziene financiële staten indient.

Vanaf het moment dat hij de kennisgeving ontvangt, heeft deze begunstigde 90 dagen de tijd voor het indienen van opmerkingen, herziene financiële staten of een voorstel voor een naar behoren onderbouwde alternatieve correctiemethode. Deze termijn kan in gerechtvaardigde gevallen door de Algemene Directie Energie worden verlengd.

De af te wijzen bedragen worden op basis van de herziene financiële staten bepaald, onder voorbehoud van de goedkeuring ervan.

Als de Algemene Directie Energie geen opmerkingen of herziene financiële staten ontvangt, de waarnemingen of de voorgestelde alternatieve correctiemethode niet aanvaardt of de herziene financiële staten niet goedkeurt, stelt ze de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van het

aanvankelijk gemelde correctiepercentage. Als de Algemene Directie Energie de door de betrokken begunstigde voorgestelde alternatieve correctiemethode aanvaardt, stelt ze de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van deze alternatieve methode. Wanneer de bevindingen betrekking hebben op een onjuiste uitvoering of op niet-nakoming van een andere verplichting, bevat de formele kennisgeving:

(a) een uitnodiging tot indiening van opmerkingen en

(b) het vaste percentage dat de Algemene Directie Energie voornemens is toe te passen overeenkomstig het evenredigheidsbeginsel.

Vanaf het moment dat de desbetreffende begunstigde de kennisgeving ontvangt, heeft hij 90 dagen de tijd voor het indienen van opmerkingen of een voorstel voor een naar behoren gemotiveerd alternatief vast percentage. Indien de Algemene Directie Energie geen opmerkingen ontvangt of de opmerkingen of het voorgestelde alternatieve vast percentage niet aanvaardt, stelt ze de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van het aanvankelijk gemelde vaste percentage. Indien de Algemene Directie Energie het vast percentage ter vervanging aanvaardt dat door de betrokken begunstigde is voorgesteld, stelt ze de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel op de hoogte van de toepassing van dit alternatieve vaste percentage.

ARTIKEL 18 — EVALUATIE VAN DE IMPACT VAN HET PROJECT

De Algemene Directie Energie kan op basis van de doelstelling van het project tussentijdse of eindevaluaties uitvoeren naar de impact van het project. Met deze evaluaties kan tijdens de uitvoering van het project tot uiterlijk vijf jaar na betaling van het saldo worden begonnen. De evaluatie wordt geacht te zijn begonnen op de datum waarop de desbetreffende begunstigde hiervan officieel in kennis is gesteld. De Algemene Directie Energie kan deze evaluaties rechtstreeks (door eigen medewerkers) of onrechtstreeks (door daartoe gemachtigde externe instanties of personen) laten uitvoeren.

De desbetreffende begunstigde verstrekt alle voor het evalueren van de impact van het project noodzakelijke informatie, waaronder begrepen informatie in elektronische vorm.

AFDELING 3 — RECHTEN EN VERPLICHTINGEN MET BETREKKING TOT RESULTATEN

ARTIKEL 19 — BESCHERMING VAN RESULTATEN — ZICHTBAARHEID VAN DE FINANCIERING

De tekst “Met de steun van het Energietransitiefonds” moet vermeld worden op alle drukwerken en al de publiciteit met betrekking tot het project.

ARTIKEL 20 — EXPLOITATIE VAN RESULTATEN

20.1 Rapportering inzake de exploitatie van resultaten

Elke begunstigde stelt de Minister van Energie en de Algemene Directie Energie op de hoogte als hij de resultaten van het project heeft geëxploiteerd (direct of indirect, in het bijzonder door het overdragen of in licentie geven van die resultaten) en dat tot vijf jaar na de termijn bepaald in artikel 3, bijvoorbeeld als volgt:

(a) door het gebruiken van de resultaten in vervolgonderzoek (buiten het project);

(b) door het ontwikkelen, creëren of op de markt brengen van een product of procedé;

(d) door het gebruiken van de resultaten in normalisatieactiviteiten.

20.2 Resultaten die kunnen bijdragen aan Europese of internationale normen — Informatie over financiering

Indien de resultaten in een norm worden verwerkt, verzoekt de betrokken begunstigde de normalisatie-instantie om de volgende verklaring in (informatie betreffende) de norm op te nemen, tenzij de Algemene Directie Energie anderszins verzoekt of anderszins met partijen overeenkomt, of het onmogelijk is: “De resultaten die

in deze norm zijn verwerkt, zijn afkomstig van een project waarvoor bijstand van het Energietransitiefonds is verleend”.

ARTIKEL 21 — VERSPREIDING VAN RESULTATEN — OPEN TOEGANG — ZICHTBAARHEID VAN DE FINANCIERING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE

21.1 Verplichting tot het verspreiden van resultaten

Tenzij het zijn rechtmatige belangen schaadt, zonder afbreuk te doen aan het vertrouwelijk karakter van documenten, informatie en resultaten en zonder afbreuk te doen aan intellectuele eigendomsrechten "verspreidt" elke begunstigde zijn resultaten zo spoedig mogelijk door ze via daartoe geëigende middelen openbaar te maken (anders dan met het oogmerk om de resultaten te beschermen of te exploiteren), waaronder begrepen het publiceren in wetenschappelijke publicaties (in elk medium).

De begunstigde verbindt zich om van elke deliverable van het project dat kadert binnen fundamenteel onderzoek of binnen een haalbaarheidsstudie een publiek toegankelijke versie te maken die via de gepaste kanalen publiekelijk wordt verspreid (met uitzondering van vertrouwelijke informatie zoals commercieel gevoelige gegevens die reeds in het projectvoorstel als zodanig worden gekwalificeerd met de bijhorende rechtvaardiging).

Voor alle andere projecten - voor iedere in het projectvoorstel voorziene te leveren prestatie en op te leveren document / deliverable die beschreven is in het werkplan (bedoeld in selectiecriterium 3.1 d) van de oproep) – wordt een behoorlijke en omstandige toelichting verschaft over de gerealiseerde resultaten in het licht van de vooropgestelde doelstellingen en wordt voornoemde informatie in de vorm van een executive summary via de gepaste kanalen publiekelijk verspreid.

De informatie wordt kosteloos publiekelijk toegankelijk gemaakt met het oog op de maximale verspreiding van de resultaten van het project via de gepaste kanalen (wetenschappelijke / sector gebonden / websites en sociale media, specifieke of eigen website, jaarverslagen, documentatie van conferenties of seminaries, enz.). De informatie wordt publiekelijk toegankelijk gehouden tot 5 jaar na de voltooiing van het project, waarbij de referentie en/of de link naar de betreffende bron wordt gedeeld met de AD Energie ter gelegenheid van de eindevaluatie van het project. De AD Energie zal hiernaar verwijzen op de webpagina van het Energietransitiefonds.

Publieke webpagina:

De begunstigde verbindt zich om minstens ook een publieke webpagina te voorzien. Dit kan een specifieke website zijn die speciaal voor het project wordt opgericht, of een pagina op een bestaande website van één of meerdere van de projectpartners. Deze publieke webpagina bevat minstens de volgende informatie:

- toelichting van het project, het consortium en de belangrijkste doelstellingen/tijdslijn van het project;

- melding dat het project wordt gerealiseerd met de steun van het Energietransitiefonds (FOD Economie) en gebruik makend van het officiële logo van de FOD Economie;

- gedurende de projectduur: toelichting van de belangrijkste ontwikkelingen/realisaties/conclusies van het project;

- gedurende de projectduur: eventuele documenten/rapporten/presentaties/… die kunnen worden geconsulteerd, informatie over publieke events,… .

Deze webpagina dient online te consulteren zijn ten laatste drie maanden na de startdatum van het project (cf. artikel 3 van deze subsidieovereenkomst). De AD Energie zal hiernaar verwijzen op de webpagina van het Energietransitiefonds.

21.2 Informatie over de financiering door de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie — Verplichting tot en recht op gebruik van het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie

Tenzij de Algemene Directie Energie anderszins verzoekt of anderszins met partijen overeenkomt, of het onmogelijk is, wordt bij elke verspreiding van de resultaten (in welke vorm ook en inclusief elektronische verspreiding) het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie weergegeven voor zover dit gebruikelijk is in het betreffende medium, en de volgende tekst: “Met de steun van het Energietransitiefonds” vermeld. Wanneer het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie samen met een ander logo wordt weergegeven, wordt het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie op een voldoende opvallende plaats gezet.

Voor het nakomen van zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst, mag elke begunstigde het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie gebruiken. Deze bepaling geeft hem echter geen exclusief recht op het gebruik ervan. In dat opzicht kan het logo van de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie of elk soortgelijk handelsmerk of logo niet toegeëigend worden, noch door registratie noch op enigerlei andere wijze.

21.3 Verklaring van afwijzing van aansprakelijkheid van de Algemene Directie Energie

Bij elke verspreiding van resultaten wordt aangegeven dat daarin uitsluitend de mening van de auteur wordt weergegeven en dat de Algemene Directie Energie niet aansprakelijk is voor het gebruik dat eventueel van de daarin opgenomen informatie wordt gemaakt.

AFDELING 4 — OVERIGE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN

ARTIKEL 22 — VERPLICHTING TOT HET NALEVEN VAN ETHISCHE BEGINSELEN

Elke begunstigde voert het project uit overeenkomstig:

(a) de ethische beginselen die onder meer bestaan in het vermijden van verzinnen, vervalsen, plagiaat plegen en andere vormen van wangedrag bij het onderzoek;

(b) de Ethische Code voor het wetenschappelijk onderzoek in België, opgesteld op gemeenschappelijk initiatief van de Xxxxxxxx xxxxxx xxx Xxxxxxxx, xxx Xxxxxxx xx xxx Xxxxx-Xxxx xx Xxxxxxxx, de Académie royale de Médecine de Belgique, de Koninklijke Vlaamse Academie van België voor Wetenschappen en Kunsten en de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België, hierbij ondersteund door de POD Wetenschapsbeleid.

ARTIKEL 23 — VERPLICHTING TOT HET VOORKOMEN VAN BELANGENCONFLICTEN

Elke begunstigde neemt alle noodzakelijke maatregelen om situaties te voorkomen waarin de onpartijdige en objectieve uitvoering van het project in het gedrang komt als gevolg van een economisch belang, politieke of nationale binding, familiale of emotionele banden of andere gedeelde belangen ("belangenconflict"). Indien zich een situatie voordoet die een belangenconflict vormt of vermoedelijk tot een belangenconflict zal leiden, moet hij de Algemene Directie Energie daarvan onverwijld formeel in kennis stellen en onmiddellijk alle noodzakelijke stappen nemen om deze situatie te corrigeren.

De Algemene Directie Energie kan controleren of de genomen maatregelen voldoende zijn en kan eisen dat binnen een bepaalde termijn aanvullende maatregelen worden genomen.

ARTIKEL 24 — GEHEIMHOUDING

In de regel is alle uit het project voortkomende informatie vatbaar voor publieke bekendmaking. Slechts indien behoorlijk kan gemotiveerd worden dat de rechtmatige belangen of intellectuele eigendomsrechten van een

begunstigde moeten worden gevrijwaard, kan de kwalificatie als ‘vertrouwelijk’ worden aangebracht. Gedurende de uitvoering van het project en tot vijf jaar na de in artikel 3 bepaalde periode behandelen de partijen alle gegevens, documenten of andere elementen (in welke vorm ook), als vertrouwelijk indien die uitdrukkelijk als “vertrouwelijk” werden aangemerkt.

Tenzij anderszins tussen de partijen is overeengekomen, mag vertrouwelijke informatie alleen worden gebruikt voor de uitvoering van de overeenkomst. De ontvangende begunstigde mag vertrouwelijke informatie alleen aan zijn personeel bekendmaken indien hij die informatie nodig heeft voor het uitvoeren van de overeenkomst en is gehouden aan geheimhouding.

De Algemene Directie Energie mag vertrouwelijke informatie bekendmaken aan het personeel van andere instellingen indien dit nodig is voor het uitvoeren van de overeenkomst of het waarborgen van de financiële belangen van de Staat en indien de ontvangers van de informatie zijn gehouden aan geheimhouding.

De geheimhoudingsverplichtingen zijn niet langer van toepassing indien:

(a) de partij die de informatie bekendmaakt de andere partij ontheft van die verplichtingen;

(b) de informatie reeds bij de ontvanger bekend was of hem zonder geheimhoudingsplicht is verstrekt door een derde die niet aan geheimhouding was gehouden;

(d) de informatie voor het publiek algemeen beschikbaar wordt, zonder schending van een geheimhoudingsplicht, of

(e) de bekendmaking van de informatie bij de Europese of nationale wetgeving is voorgeschreven.

ARTIKEL 25 — HET PROMOTEN VAN HET PROJECT — ZICHTBAARHEID VAN DE FINANCIERING DOOR DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE

25.1 Verplichting tot het promoten van het project en de resultaten ervan

Elke begunstigde promoot het project en de resultaten ervan door meerdere doelgroepen (waaronder de media en het grote publiek) doelgericht en op een strategische en effectieve wijze te informeren. Dit laat de verspreidingsvereisten, de geheimhoudingsverplichtingen en de verplichtingen op vlak van onthulling van de resultaten aan derden onverlet.

Elke begunstigde moet de Algemene Directie Energie van tevoren op de hoogte brengen van communicatieactiviteiten die een belangrijke media-impact zouden kunnen hebben.

25.2 Communicatieactiviteiten van de Algemene Directie Energie: Recht op gebruik van de materialen, documenten en informatie van de begunstigde

De Algemene Directie Energie mag van de begunstigden ontvangen informatie in verband met het project en niet vertrouwelijke documenten, met name voor publicatie bestemde samenvattingen en openbare presentaties, alsook andere niet vertrouwelijke elementen, zoals foto’s of audiovisueel materiaal (ook in elektronische vorm), voor haar eigen communicatie- en publicatieactiviteiten gebruiken mits daarbij verwijzing wordt gemaakt naar de betrokken begunstigde(n) van het project. Dit laat de verspreidingsverplichtingen en de verplichtingen ingeval van onthulling van de resultaten aan derden, voorzien in deze overeenkomst, onverlet. Indien gebruik van deze elementen, documenten of informatie door de Algemene Directie Energie echter het risico met zich meebrengt dat rechtmatige belangen worden geschaad, dan kan de betrokken begunstigde(n) de Algemene Directie Energie verzoeken om deze toch niet te gebruiken. Het recht om elementen, documenten en informatie van de begunstigde(n) te gebruiken, omvat:

(a) het gebruik voor interne doeleinden (in het bijzonder ter beschikkingstellen aan personen die voor de Algemene Directie Energie, andere instellingen, organen, instituten of agentschappen van de Staat werken; en onbeperkte kopiëren of reproductie, in zijn geheel of ten dele);

(b) de verspreiding aan het publiek (in het bijzonder publicatie op papier en in elektronische of digitale vorm, publicatie op het internet, als bestand dat wel of niet kan worden gedownload, uitzending via elk kanaal, openbare tentoonstelling of presentatie, communicatie via persinformatiediensten, of opname in breed toegankelijke databanken of indexen);

(c) het herschrijven of opnieuw redigeren voor communicatie- en publicatiedoeleinden (inclusief het inkorten, samenvatten, invullen van andere elementen (zoals metagegevens, andere grafische, visuele, audio- of tekstelementen), verwijderen van elementen (bv. audio- of videobestanden), opsplitsen, gebruiken in een compilatie);

(d) het vertalen;

(e) de opslag in papieren, elektronische of andere vorm;

(f) de archivering conform de toepasselijke voorschriften inzake documentenbeheer.

Indien het recht van gebruik afhankelijk is van rechten van een derde (waaronder begrepen personeel van de begunstigde(n)), moet de desbetreffende begunstigde ervoor zorgen dat hij voldoet aan zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst (in het bijzonder door de vereiste toestemming van de betrokken derde te verkrijgen).

Bij elk gebruik van de resultaten van het project door de Algemene Directie Energie, waarbij niet louter verwezen wordt naar een door de begunstigde gepubliceerd document of waarbij voornoemde publicatie niet letterlijk wordt geciteerd of wanneer daaruit aanvullende of afwijkende conclusies worden getrokken, wordt aangegeven dat daarin uitsluitend de mening van de Algemene Directie Energie wordt weergegeven.

25.3 Deelname aan publieke conferenties op vraag van de AD Energie

De begunstigde verbindt zich ertoe om - op verzoek van de AD Energie - 1 keer per jaar deel te nemen aan een publieke conferentie waarbij het gesubsidieerde project en de vooruitgang en resultaten worden toegelicht door de begunstigde en uitvoerder van het project. Dit zowel voor een eventuele conferentie die in het kader van het Energietransitiefonds zou worden georganiseerd alsook eventueel in het kader van Europese of Internationale programma’s waar de AD Energie lid van is / die de AD Energie financiert.

ARTIKEL 26 — VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

26.1 Verwerking van persoonsgegevens door de Algemene Directie Energie

Alle persoonsgegevens die onder de werkingssfeer van de overeenkomst vallen, worden door de Algemene Directie Energie verwerkt in overeenstemming met de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming). Bedoelde gegevens worden door de Algemene Directie Energie verwerkt voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst, of om de financiële belangen van de Staat te beschermen (waaronder begrepen controles, audits en onderzoeken).

26.2 Verwerking van persoonsgegevens door de begunstigden

Persoonsgegevens die onder het werkingsgebied van de overeenkomst vallen, worden door elke begunstigde verwerkt overeenkomstig de toepasselijke Europese en nationale wetgeving inzake gegevensbescherming (waaronder begrepen toestemmings- of kennisgevingsvereisten).

De begunstigde verleent zijn personeel slechts toegang tot gegevens voor zover dat strikt noodzakelijk is voor de uitvoering, het beheer en de opvolging van de overeenkomst.

De begunstigde moet de personeelsleden van wie persoonsgegevens door de Algemene Directie Energie worden verzameld en verwerkt hiervan in kennis stellen. Te dien einde moet hij hen de privacyverklaring(en) verstrekken voordat hun gegevens naar de Algemene Directie Energie worden gestuurd.

ARTIKEL 27 — CESSIES VAN VORDERINGEN OP DE ALGEMENE DIRECTIE ENERGIE

Geen van de begunstigden mogen vorderingen op de Algemene Directie Energie aan een derde cederen, uitgezonderd met toestemming van de Algemene Directie Energie op een daartoe strekkend gemotiveerd, schriftelijk verzoek van de betrokken begunstigde. Indien de Algemene Directie Energie de cessie niet aanvaardt of de voorwaarden van deze niet worden vervuld, kan de cessie niet aan de Algemene Directie Energie worden tegengeworpen. In geen geval bevrijdt een cessie de begunstigde van zijn verplichtingen jegens de Algemene Directie Energie.

HOOFDSTUK 5 — AFWIJZING VAN KOSTEN — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG — TERUGVORDERING — SANCTIES — SCHADE — OPSCHORTING — BEËINDIGING — OVERMACHT

ARTIKEL 28 – MAATREGELEN IN GEVAL VAN NIET NAKOMING VERPLICHTINGEN DOOR DE BEGUNSTIGDE

Ingeval van niet-nakoming van de voorwaarden bepaald in de overeenkomst, in het koninklijk besluit van 9 mei 2017 tot vaststelling van de gebruiksvoorwaarden van het Energietransitiefonds, in het koninklijk besluit van [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT], alsook in de oproep tot voorstellen van november 2023, gaat de Algemene Directie Energie over tot het staken van de betalingen en de herziening van het bedrag van de steun, en kan de volgende maatregelen nemen zoals bepaald in dit hoofdstuk:

(a) de begunstigde in gebreke stellen;

(b) de uitbetaling van de steun opschorten voor alle projecten waarvoor steun is toegekend door de Algemene Directie Energie;

De Algemene Directie Energie vordert de steun terug in volgende gevallen en zoals bepaald in dit hoofdstuk:

(a) de niet-nakoming van de voorwaarden gelinkt aan de toegekende steun;

(b) de niet-nakoming van de wettelijke informatie- en raadplegingsprocedures bij collectief ontslag.

AFDELING 1 — AFWIJZING VAN KOSTEN — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG — TERUGVORDERING — SANCTIES

ARTIKEL 29 — AFWIJZING VAN NIET-IN AANMERKING KOMENDE KOSTEN

De Algemene Directie Energie wijst, bij de betaling van het saldo of nadien, alle kosten die niet subsidiabel zijn af, met name naar aanleiding van ad hoc controles of onderzoeken.

Niet-in aanmerking komende kosten worden volledig afgewezen.

Indien de Algemene Directie Energie de kosten afwijst zonder vermindering van de subsidie of terugvordering van de onverschuldigd betaalde bedragen, stelt ze de begunstigde formeel in kennis van de afwijzing van kosten, de bedragen en de redenen ervan, indien van toepassing samen met de kennisgeving van de verschuldigde bedragen. De begunstigden kunnen desgevallend via de consortiumleider, binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving, formeel bij de Algemene Directie Energie bezwaar maken met opgave van de redenen ervan.

Indien de Algemene Directie Energie de kosten afwijst met vermindering van de subsidie of terugvordering van de onverschuldigd betaalde bedragen, stelt ze de begunstigden formeel in kennis van deze afwijzing.

Indien de Algemene Directie Energie de kosten afwijst, brengt ze deze in mindering op de totale in aanmerking komende kosten, die voor het project in het periodieke of definitieve overzicht van de financiële staten zijn gedeclareerd. Vervolgens berekent ze de betaling van het saldo, in overeenstemming met de overeenkomst.

Indien de Algemene Directie Energie na de betaling van het saldo kosten afwijst, brengt ze het afgewezen bedrag in mindering op de totale in aanmerking komende kosten die door de begunstigden in het definitieve overzicht van de financiële staten zijn gedeclareerd. Vervolgens berekent ze het herziene definitieve subsidiebedrag in overeenstemming met deze overeenkomst.

ARTIKEL 30 — VERLAGING VAN HET SUBSIDIEBEDRAG

De Algemene Directie Energie mag, op het moment waarop het saldo wordt betaald of daarna, het subsidiebedrag verlagen, als het project niet correct uitgevoerd is volgens de beschrijving van bijlage I of ingeval van niet-nakoming van een andere verplichting in het kader van deze overeenkomst.

Het bedrag van de verlaging is evenredig aan de graad van niet-uitvoering van het project of aan de ernst van niet-nakoming.

Alvorens het subsidiebedrag te verlagen, doet de Algemene Directie Energie de begunstigden een formele kennisgeving toekomen, waarin het hem in kennis stelt van zijn voornemen om het subsidiebedrag te verlagen, het beoogde bedrag van de verlaging en de redenen ervan, en hen (desgevallend via de consortiumleider) verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de Algemene Directie Energie geen opmerkingen ontvangt of besluit de verlaging ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, betekent zij formeel de bevestiging van de verlaging (indien van toepassing samen met de kennisgeving van de verschuldigde bedragen).

Indien de Algemene Directie Energie het subsidiebedrag bij de betaling van het saldo verlaagt, berekent ze het verlaagde subsidiebedrag voor het project en bepaalt ze vervolgens het verschuldigde bedrag als betaling van het saldo.

Indien de Algemene Directie Energie het subsidiebedrag na de betaling van het saldo verlaagt, berekent ze het herziene definitieve subsidiebedrag voor de begunstigden. Indien het herziene definitieve subsidiebedrag voor de begunstigden lager is dan zijn aandeel van het definitieve subsidiebedrag, zal de Algemene Directie Energie het verschil terugvorderen.

ARTIKEL 31 — TERUGVORDERING VAN ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN

Indien terugvordering na beëindiging van de duur van het project bedoeld in artikel 3 plaatsvindt, vordert de Algemene Directie Energie het onverschuldigde bedrag van de begunstigden terug door hem formeel een debetnota te doen toekomen. In deze nota worden het terug te vorderen bedrag, de voorwaarden en de betalingsdatum vermeld.

Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, zal de Algemene Directie Energie het bedrag terugvorderen door juridische maatregelen te nemen.

Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, wordt het terug te vorderen bedrag (zie boven) vermeerderd met de vertragingsrente tegen het wettelijke tarief vanaf de dag die volgt op de in de debetnota vermelde betalingsdatum tot de datum waarop de Algemene Directie Energie het volledige bedrag ontvangt.

Gedeeltelijke betalingen worden eerst gecrediteerd tegen onkosten, lasten en vertragingsrente en dan in mindering gebracht op de hoofdsom.

De aanmaningskosten en de bankkosten die uit de terugvorderingsprocedure voortvloeien, komen voor rekening van de begunstigde.

Indien de betaling van het saldo de vorm van een terugvordering aanneemt, doet de Algemene Directie Energie de begunstigden (desgevallend via de consortiumleider) een formele bekendmaking toekomen waarin ze:

- hen in kennis stelt van zijn voornemen om het verschuldigde bedrag terug te vorderen en de redenen ervan;

- vermeldt dat ze voornemens is het terug te vorderen bedrag af te trekken van het ingehouden bedrag; en

- hen verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na ontvangst van de kennisgeving opmerkingen kenbaar te maken.

Indien geen opmerkingen worden ingediend of de Algemene Directie Energie besluit de terugvordering ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, bevestigt ze de terugvordering, samen met een kennisgeving van de verschuldigde bedragen, en:

- betaalt ze het verschil tussen het terug te vorderen bedrag en het voor het Energietransitiefonds ingehouden bedrag, indien het verschil positief is, of

- doet ze de begunstigden formeel een debetnota toekomen voor het verschil tussen het terug te vorderen bedrag en het voor het Energietransitiefonds ingehouden bedrag, indien het verschil negatief is. In deze nota worden ook de voorwaarden en de betalingsdatum vermeld.

Indien voor de begunstigden het herziene definitieve subsidiebedrag lager is dan zijn aandeel van het definitieve subsidiebedrag, moet hij het verschil aan de Algemene Directie Energie terug betalen.

AFDELING 2 – AANSPRAKELIJKHEID VOOR SCHADE

ARTIKEL 32 — AANSPRAKELIJKHEID VOOR SCHADE

32.1 Aansprakelijkheid van de Algemene Directie Energie

De Algemene Directie Energie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor door de begunstigden of derden als gevolg van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst geleden schade, en zelfs niet voor grove nalatigheid, noch voor door de begunstigden als gevolg van de tenuitvoerlegging van de overeenkomst veroorzaakte schade.

32.2 Aansprakelijkheid van de begunstigden

Behalve in geval van overmacht moeten de begunstigden alle schade die de Algemene Directie Energie lijdt als gevolg van de niet conforme uitvoering van het project vergoeden. De begunstigden zijn verantwoordelijk voor de betaling van schade die wordt teruggevorderd door de Algemene Directie Energie.

Het bedrag dat de Algemene Directie Energie van een begunstigde mag terugvorderen, stemt met de door deze begunstigde veroorzaakte schade overeen.

Alvorens schade terug te vorderen, doet de Algemene Directie Energie deze begunstigde een formele kennisgeving toekomen waarin ze hem in kennis stelt van haar voornemen schade terug te vorderen, het verschuldigde bedrag en de redenen ervan, en hem verzoekt binnen een termijn van 30 dagen zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien geen opmerkingen worden ingediend of de Algemene Directie Energie besluit schade terug te vorderen ondanks de ontvangen opmerkingen, bevestigt ze formeel de terugvordering en doet ze de begunstigde formeel een debetnota toekomen die het terug te vorderen bedrag, de voorwaarden en de betalingsdatum vermeldt. Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, zal de Algemene Directie Energie het bedrag terugvorderen door juridische maatregelen te nemen.

Indien het bedrag op de in de debetnota vermelde datum niet is betaald, wordt het terug te vorderen bedrag (zie boven) vermeerderd met de vertragingsrente tegen het wettelijke tarief vanaf de dag die volgt op de in de debetnota vermelde betalingsdatum tot en met de dag waarop de Algemene Directie Energie het volledige bedrag ontvangt.

Gedeeltelijke betalingen worden eerst gecrediteerd tegen onkosten, lasten en vertragingsrente en dan in mindering gebracht op de hoofdsom.

De aanmaningskosten en de bankkosten die uit de terugvorderingsprocedure voortvloeien, komen voor rekening van de begunstigde.

AFDELING 3 — OPSCHORTING EN BEËINDIGING

ARTIKEL 33 — OPSCHORTING VAN DE BETALINGSTERMIJN

De Algemene Directie Energie kan de betalingstermijn van een verzoek om eerste betaling of betaling van het saldo te allen tijde opschorten omdat:

(a) het niet in overeenstemming is met de bepalingen van de overeenkomst, het voornoemde koninklijk besluit van 9 mei 2017, het voornoemde koninklijk besluit van [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT] of de voornoemde oproep tot voorstellen van november 2023;

(b) de technische of financiële verslagen niet zijn ingediend of niet volledig zijn, of aanvullende informatie vereist is, of

(c) er twijfel is of bepaalde kosten in aanmerking komen voor subsidie van de in de financiële staten gedeclareerde kosten en aanvullende controles, beoordelingen, audits of onderzoeken vereist zijn.

De Algemene Directie Energie stelt de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel in kennis van de opschorting en de redenen ervan. De opschorting gaat in op de dag dat de Algemene Directie Energie de kennisgeving verzendt.

Indien niet langer aan de voorwaarden voor de opschorting van de betalingstermijn wordt voldaan, wordt de opschorting opgeheven en gaat de resterende periode in. De Algemene Directie Energie kan de overeenkomst ook beëindigen indien de betalingstermijn is opgeschort omdat de technische of financiële verslagen niet aan de eisen voldoen en het herziene verslag of de herziene financiële staat niet is ingediend of wel is ingediend maar eveneens is afgekeurd.

ARTIKEL 34 — OPSCHORTING VAN BETALINGEN

De Algemene Directie Energie kan de eerste betaling of de betaling van het saldo te allen tijde geheel of gedeeltelijk opschorten, indien de begunstigde(n) zich schuldig heeft / hebben gemaakt aan, of wordt / worden verdacht van wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes, of ernstige niet-nakoming van zijn / hun verplichtingen in het kader van deze toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst.

Alvorens de betalingen op te schorten, doet de Algemene Directie Energie de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel een kennisgeving toekomen, waarin ze hen in kennis stelt van haar voornemen om de betalingen op te schorten en de redenen ervan, en hem verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Indien de Algemene Directie Energie geen opmerkingen ontvangt of besluit de procedure ondanks de ontvangen opmerkingen door te zetten, doet ze de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel een bevestiging van de opschorting toekomen. In andere gevallen stelt ze de begunstigden desgevallend via de consortiumleider er formeel van in kennis dat de opschortingsprocedure niet wordt voortgezet.

De opschorting gaat in op de dag dat de Algemene Directie Energie de bevestiging verzendt. Indien aan de voorwaarden voor de hervatting van de betalingen wordt voldaan, wordt de opschorting opgeheven.

ARTIKEL 35 — OPSCHORTING VAN DE UITVOERING VAN HET PROJECT

35.1 Opschorting van de uitvoering van het project door de begunstigde

De begunstigden mogen de uitvoering van het project of een deel ervan opschorten, indien uitzonderlijke omstandigheden, met name overmacht, de uitvoering onmogelijk of buitengewoon moeilijk maken.

De begunstigden moeten de Algemene Directie Energie desgevallend via de consortiumleider onverwijld formeel van de opschorting in kennis stellen, en daarbij de redenen ervan en de verwachte datum van hervatting vermelden. De opschorting gaat in op de dag dat de Algemene Directie Energie de kennisgeving ontvangt.

Wanneer de omstandigheden de hervatting van de uitvoering mogelijk maken, moet de begunstigden de Algemene Directie Energie onverwijld daarvan in kennis stellen en om een wijziging van deze overeenkomst verzoeken om de dag waarop het project wordt hervat vast te stellen, de duur van het project te verlengen en andere wijzigingen door te voeren die vereist zijn om het project aan de nieuwe situatie aan te passen, tenzij de overeenkomst is beëindigd.

De opschorting wordt opgeheven vanaf de in de wijziging vastgestelde hervattingsdatum. Deze datum kan eerder zijn dan de datum waarop de wijziging in werking treedt. Kosten die zijn gemaakt tijdens de opschorting van de uitvoering van het project komen niet in aanmerking voor subsidies.

35.2 Opschorting van de uitvoering van het project door de Algemene Directie Energie

De Algemene Directie Energie kan de uitvoering van het project of een deel ervan opschorten als de begunstigde(n) zich schuldig heeft / hebben gemaakt aan, of wordt / worden verdacht van wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes of ernstige niet-nakoming van zijn / hun verplichtingen in het kader van de toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst.

Alvorens de uitvoering van het project op te schorten, doet de Algemene Directie Energie de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel een kennisgeving toekomen, waarin ze hen in kennis stelt van haar voornemen om de uitvoering op te schorten en de redenen ervan, en hen verzoekt binnen een termijn van 30 dagen na de ontvangst van de kennisgeving zijn opmerkingen kenbaar te maken.

De opschorting gaat in vijf dagen nadat de begunstigde de bevestiging heeft ontvangen. De opschorting wordt opgeheven indien aan alle voorwaarden voor hervatting van de uitvoering van het project wordt voldaan. De begunstigden worden formeel desgevallend via de consortiumleider van de opheffing in kennis gesteld en de overeenkomst wordt gewijzigd om de dag waarop het project wordt hervat vast te stellen, de duur van het project te verlengen en andere wijzigingen door te voeren die vereist zijn om het project aan de nieuwe situatie aan te passen, tenzij de overeenkomst reeds is beëindigd.

De opschorting wordt opgeheven vanaf de in de wijziging vastgestelde hervattingsdatum. Deze datum kan eerder zijn dan de datum waarop de wijziging in werking treedt.

Kosten die zijn gemaakt tijdens de opschorting zijn niet subsidiabel. De begunstigden kunnen aan een opschorting door de Algemene Directie Energie geen recht op schadeloosstelling ontlenen. De opschorting van de uitvoering van het project laat het recht van de Algemene Directie Energie om de overeenkomst te beëindigen, het subsidiebedrag te verlagen of ten onrechte uitbetaalde bedragen terug te vorderen onverlet.

ARTIKEL 36 — BEËINDIGING VAN DE OVEREENKOMST

36.1 Beëindiging van de overeenkomst door de begunstigden

De begunstigden kunnen de overeenkomst beëindigen. De begunstigden moeten de Algemene Directie Energie formeel van de beëindiging in kennis stellen en daarbij de redenen ervan, en de datum waarop de beëindiging ingaat vermelden. Deze datum moet na de datum van de kennisgeving liggen. De beëindiging gaat in op de in de kennisgeving vermelde datum.

Indien geen redenen worden opgegeven of de Algemene Directie Energie oordeelt dat de redenen de beëindiging niet rechtvaardigen, wordt de overeenkomst geacht "onjuist te zijn beëindigd".

De begunstigden moeten, binnen 60 dagen nadat de beëindiging van kracht is geworden, een periodiek verslag (voor de resterende verslagperiode tot de beëindiging) en het definitieve verslag indienen.

Indien de Algemene Directie Energie de verslagen niet binnen de termijnen ontvangt (zie hierboven), zullen alleen de in een goedgekeurd periodiek verslag opgenomen kosten in aanmerking worden genomen. De Algemene Directie Energie berekent op basis van de ingediende verslagen het definitieve subsidiebedrag en het saldo. Alleen kosten die vóór de beëindiging zijn gemaakt, zijn subsidiabel. Kosten in verband met na de beëindiging uit te voeren contracten, zijn niet subsidiabel.

Onjuiste beëindiging kan een verlaging van het subsidiebedrag tot gevolg hebben. Na de beëindiging blijven de verplichtingen van de begunstigden van toepassing.

36.2 Beëindiging van de overeenkomst door de Algemene Directie Energie

De Algemene Directie Energie kan de overeenkomst beëindigen indien:

(a) een verandering in de juridische, financiële, technische, organisatorische of eigendomssituatie van een begunstigde of van zijn gelieerde entiteiten de tenuitvoerlegging van het project wezenlijk zou kunnen beïnvloeden of vertragen of zou leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen ;

(b) de uitvoering van het project wordt verhinderd door overmacht of door de begunstigden wordt opgeschort en ofwel hervatting onmogelijk is, ofwel de noodzakelijke wijzigingen in de overeenkomst zouden leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen of tot schending van het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers;

(c) een begunstigde failliet is verklaard, zich in staat van liquidatie bevindt, in surseance van betaling verkeert, een regeling met zijn crediteuren heeft getroffen, zijn werkzaamheden heeft gestaakt dan wel in een procedure van soortgelijke aard krachtens de nationale wetgeving is verwikkeld;

(d) een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) schuldig is bevonden aan een ernstige fout in de uitoefening van zijn beroep, vastgesteld op om het even welke grond ;

(e) een begunstigde niet voldoet aan de toepasselijke nationale belasting- en socialezekerheidswetgeving;

(f) het project wetenschappelijk of technologisch niet langer relevant is;

(g) een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) fraude heeft gepleegd, zich schuldig heeft gemaakt aan corruptie of betrokken is bij een criminele organisatie, witwassen of enige andere illegale activiteit waardoor de financiële belangen van de Staat zijn geschaad;

(h) een begunstigde (of een natuurlijke persoon die bevoegd is deze begunstigde te vertegenwoordigen of namens deze begunstigde besluiten te nemen) zich tijdens de toekenningsprocedure of in het kader van de overeenkomst schuldig heeft gemaakt aan wezenlijke fouten, onregelmatigheden, fraudes of ernstige niet- nakoming van zijn verplichtingen, met inbegrip van een niet-correcte uitvoering van het project, het indienen van onjuiste informatie, verzuim om de vereiste informatie te verstrekken, schending van ethische beginselen.

Alvorens de overeenkomst te beëindigen, doet de Algemene Directie Energie de begunstigden desgevallend via de consortiumleider formeel een kennisgeving toekomen waarin zij hen in kennis stelt van haar voornemen en zijn redenen, en hen verzoekt om binnen een termijn van 30 dagen na ontvangst van deze kennisgeving opmerkingen in te dienen en waar van toepassing en mogelijk een waardige vervanger voor te stellen voor de verdere uitvoering van het project.

Indien de Algemene Directie Energie geen opmerkingen ontvangt of besluit de procedure voort te zetten ondanks de ontvangen opmerkingen, zal de Algemene Directie Energie de begunstigden desgevallend via de consortiumleider een formele bevestiging van de beëindiging en de datum waarop deze ingaat, doen toekomen. In andere gevallen stelt ze de begunstigde er formeel van in kennis dat de procedure niet wordt voortgezet.

De beëindiging zal ingaan op de in de kennisgeving van de bevestiging vermelde datum. De begunstigden moeten, binnen 60 dagen nadat de beëindiging van kracht is geworden, een periodiek verslag (voor de resterende verslagperiode tot de beëindiging) en een eindverslag indienen. Indien de Algemene Directie Energie de verslagen niet binnen de vastgestelde termijnen ontvangt, zullen alleen de in een goedgekeurd periodiek verslag opgenomen kosten in aanmerking worden genomen.

De Algemene Directie Energie berekent op basis van de ingediende verslagen het definitieve subsidiebedrag en het saldo. Alleen kosten die vóór de beëindiging zijn gemaakt, zijn subsidiabel. Kosten in verband met na de beëindiging uit te voeren contracten, zijn niet subsidiabel.

Dit laat het recht van de Algemene Directie Energie om de subsidie te verlagen onverlet. De begunstigden kunnen aan een beëindiging door de Algemene Directie Energie geen recht op schadevergoeding ontlenen. Na de beëindiging blijven de verplichtingen van de begunstigde van toepassing.

AFDELING 4 — OVERMACHT

ARTIKEL 37 — OVERMACHT

Onder "overmacht" wordt verstaan elke situatie of gebeurtenis die:

- een van de partijen verhindert om haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst te vervullen;

- niet te voorzien was, uitzonderlijk is en waarover de partijen geen controle kunnen uitoefenen;

- niet te wijten is aan fouten of nalatigheid door een van de partijen (of een bij het project betrokken derde), en

- onvermijdelijk blijkt te zijn ofschoon alle noodzakelijke maatregelen zijn genomen.

Financiële moeilijkheden kunnen niet worden ingeroepen als overmacht.

Elke situatie die overmacht vormt, moet onverwijld formeel worden meegedeeld aan de andere partij onder vermelding van de aard ervan, de vermoedelijke duur en de te voorziene gevolgen. De partijen moeten onmiddellijk alle noodzakelijke maatregelen nemen om de schade als gevolg van de overmacht te beperken en al het mogelijke doen om de uitvoering van het project zo spoedig mogelijk te hervatten. De partij die door overmacht wordt verhinderd om haar verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst te vervullen, kan niet worden geacht inbreuk op de overeenkomst te maken.

HOOFDSTUK 6 — SLOTBEPALINGEN

ARTIKEL 38 — COMMUNICATIE TUSSEN DE PARTIJEN

Elke communicatie in het kader van de overeenkomst moet schriftelijk geschieden en een verwijzing naar de overeenkomst vermelden. De communicaties worden geacht te zijn gedaan op het tijdstip van hun verzending door de verzendende partij.

De formele kennisgevingen op papier die bij aangetekende brief met ontvangstbewijs zijn verzonden (enkel na betaling van het saldo) worden geacht te zijn gedaan ofwel op de door de postdienst geregistreerde datum van bezorging, ofwel op de tijdslimiet voor het ophalen van de kennisgeving op het postkantoor.

De Algemene Directie Energie is bereikbaar per email op het volgende adres: XXX.XXX@xxxxxxxx.xxxx.xx

De Algemene Directie Energie stelt de begunstigden voorafgaand aan elke wijziging van dat emailadres formeel in kennis.

De formele kennisgevingen op papier geadresseerd aan de Algemene Directie Energie moeten naar het volgende adres verzonden worden:

FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie

Algemene Directie Energie Energietransitiefonds (ETF) Xxxxxx Xxxxxx XX-xxxx 00 0000 Xxxxxxx

De papieren formele kennisgevingen naar de begunstigden moeten naar zijn wettelijke adres verzonden worden.

ARTIKEL 39 — INTERPRETATIE VAN DE OVEREENKOMST

De beschikkingen in de bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst hebben voorrang op haar bijlages.

ARTIKEL 40 — BEREKENING VAN DE PERIODES, DATA EN TERMIJNEN

De in dagen, maanden of jaren uitgedrukte termijnen worden berekend vanaf het moment dat de voor de termijn bepalende gebeurtenis plaatsvindt. De dag waarop deze gebeurtenis plaatsvindt wordt niet geacht binnen die termijn te vallen.

ARTIKEL 41 — WIJZIGINGEN VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst kan gewijzigd worden, tenzij de wijzigingen veranderingen in de overeenkomst met zich meebrengen die zouden kunnen leiden tot twijfel over het besluit om de subsidie toe te kennen of een inbreuk zouden vormen op het beginsel van gelijke behandeling van inschrijvers. Elk van de partijen kan om een wijziging van de overeenkomst verzoeken. De partij die om een wijziging verzoekt moet een ondertekend wijzigingsverzoek bij de Algemene Directie Energie indienen.

Het wijzigingsverzoek moet de redenen ervoor, alsook de passende ondersteunende documenten omvatten. De Algemene Directie Energie kan om aanvullende informatie vragen.

Indien de partij die het verzoek ontvangt, instemt met het verzoek, moet zij de wijziging binnen dertig dagen na ontvangst van de kennisgeving (of de aanvullende informatie waarom de Algemene Directie Energie eventueel heeft verzocht) ondertekenen. Indien zij niet instemt met het verzoek, moet zij dit binnen dezelfde termijn formeel meedelen. De termijn kan indien nodig worden verlengd in verband met de beoordeling van het verzoek. Indien binnen deze termijn geen kennisgeving wordt ontvangen, wordt het verzoek geacht te zijn afgewezen.

Een wijziging treedt in werking op de door de partijen overeengekomen datum of, bij ontstentenis daarvan, op de datum waarop de wijziging in werking treedt.

ARTIKEL 42 — TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLENBESLECHTING

Op de overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Indien een geschil over de interpretatie, toepassing of geldigheid van de overeenkomst niet minnelijk kan worden geschikt, zijn de Belgische rechtbanken exclusief bevoegd.

ARTIKEL 43 — INWERKINGTREDING VAN DE OVEREENKOMST

De overeenkomst treedt in werking op de dag van de ondertekening ervan door alle partijen.

Datum van ondertekening (door de laatste ondertekenaar): ………………………………………

HANDTEKENINGEN

Voor de Belgische Staat Voor de begunstigde / consortiumleider

Minister van Energie [NAAM ONDERTEKENAAR / HOEDANIGHEID] [NAAM BEGUNSTIGDE ENTITEIT]

Voor de begunstigde (2)

[NAAM ONDERTEKENAAR / HOEDANIGHEID] [NAAM BEGUNSTIGDE ENTITEIT]

BIJLAGEN

BIJLAGE I – Het goedgekeurde projectvoorstel (ingediend in januari 2024)

BIJLAGE II – Koninklijk besluit [DATUM EN OPSCHRIFT SUBSIDIEBESLUIT]

BIJLAGE III – De oproep tot voorstellen van november 2023

BIJLAGE IV – Model van voortgangs- / eindverslag voor de jaarlijkse technische evaluatie

BIJLAGE V – Kostenmodel voor de jaarlijkse financiële evaluatie

BIJLAGE VI – Model verklaring van schuldvordering (betaling voorschot/tussentijdse schijf/saldo)

Document Metadata

Table of Contents

ENERGIETRANSITIEFONDS

Document Metadata