Inleiding
Algemene Voorwaarden Dosiclient en CAP
Inleiding
In het kader van de overeenkomst die werd afgesloten tussen Vinçotte en Klant aangaande de personeelsdosimetrie en/of de medische stralingsfysica en/of de fysische controle en/of projecten van aller aard (hierna: de “Basisovereenkomst”), stelt Vinçotte de klant online platformen ter beschikking om dosisresultaten, administratieve (persoons)gegevens en verslagen te raadplegen. Deze platformen zijn:
- Dosiclient : webplatform personeelsdosimetrie
- CAP: webplatform medische stralingsfysica, fysische controle en/of projecten
Via Dosiclient of CAP kan de klant zij gegevens online raadplegen in een beveiligde en beschermde omgeving.
Middels het aanvaarden van deze algemene voorwaarden krijgt de klant toegang tot Dosiclient en/of CAP. De klant verbindt zich ertoe om de voorwaarden voor het gebruik van de hem ter beschikking gestelde platformen na te leven en erop toe te zien dat elke door hem gemachtigde persoon dat eveneens doet.
Systeemvereisten - Beveiliging
Voor het gebruik van de platformen gelden géén eisen op het gebied van hard- of software. U heeft géén server nodig en voor gebruik voldoet een pc, laptop, tablet of smartphone. Een willekeurige internetbrowser zoals Internet Explorer, Chrome, Safari, Firefox, Android, etc. en een (mobiele) internetverbinding volstaan.
De klant dient met het oog op het gebruik van de platformen, alle maatregelen te treffen om zich te beschermen tegen de virussen, spyware, pogingen tot binnendringing, enz. die gepaard gaan met het gebruik van een internetverbinding. De klant verzekert zich ervan dat hij/zij onder veilige omstandigheden verbinding maakt met de platformen, dit houdt onder andere in:
• Een performante en geüpdatet anti-virus-software.
• Een performante en geüpdatet firewall.
• Een recente versie van de browser.
Toegang tot Dosiclient en/of CAP
De klant krijgt enkel toegang tot de eigen dosisresultaten, administratieve (persoons)gegevens en verslagen.
De klant krijgt, op eigen vraag, 1 enkele administrator login. Via deze login kan de klant onder eigen verantwoordelijkheid nieuwe toegangen creëren. Deze toegangen kunnen variëren tussen een zeer beperkte ‘read-only’ login tot een tweede beheerderslogin. Het is aan de klant om zich ervan te verzekeren dat deze secundaire logins niet misbruikt worden.
De gebruikersnamen om in te loggen worden door Vinçotte op verzoek van de klant en op diens exclusieve verantwoordelijkheid meegedeeld. Ze zijn uniek en moeten strikt vertrouwelijk blijven. De klant blijft als enige verantwoordelijk voor de ontvangen machtigingen en toegangsrechten (evenals de intrekking ervan) met het oog op de raadpleging van zijn gegevens en het gebruik van deze gegevens gemaakt wordt. De klant bekomt toegang tot de klantenportalen door gebruik te maken van een
gebruikersnaam en wachtwoord die enkel door hem/haar gekend zijn. Hij/zij is ervan op de hoogte dat om veiligheidsredenen voor alle toegangen tot de systemen een logbestand bijgehouden wordt.
De klant verbindt zich ertoe om alle door Vinçotte bezorgde elektronische identificatiemiddelen (inclusief de URL’s, gebruikersnamen en wachtwoorden, enz.) geheim te houden.
De klant dient Vinçotte schriftelijk op de hoogte te brengen van elke wijziging in verband met de hem verleende toegangsrechten. Vinçotte kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de gevolgen van gebruik van de site door iemand waarvan de toegangsrechten werden ingetrokken zonder dit aan Vinçotte mee te delen.
Gebruik
De klant verbindt zich er in het bijzonder toe de gegevens en programma’s waartoe hij toegang krijgt enkel te gebruiken voor het uitoefenen van zijn werkzaamheden, en ze in geen geval aan derden kenbaar te maken.
Alle fouten, onregelmatigheden of mogelijk misbruik die de klant vaststelt bij het gebruik maken van de klantenportalen, zal hij/zij onverwijld melden aan Vinçotte.
Duur van de toegang tot Dosiclient en/of CAP
De klant heeft toegang tot Dosiclient en/of CAP voor de duur voorzien in de Basisovereenkomst. Indien de Basisovereenkomst hierin niet voorziet, heeft de klant toegang tot Dosiclient en/of CAP voor de duur van de Basisovereenkomst. Onderhavige overeenkomst wordt van rechtswege beëindigd bij het aflopen van (de duur voorzien in) de Basisovereenkomst.
Beschikbaarheid
Vinçotte stelt alles in het werk om een maximale beschikbaarheid van Dosiclient en/of CAP te verzekeren. Vinçotte zal evenwel niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor onderbrekingen in de dienstverlening of andere storingen waarover Vinçotte geen controle heeft.
De platformen worden regelmatig onderhouden en gewijzigd. Onderhoud en wijzigingen aan het platform worden normaal gezien in het weekend of ‘s avonds uitgevoerd. Vinçotte zal echter niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor de eventuele onderbrekingen in de dienstverlening die technisch gezien van essentieel belang zijn om een gepast gegevensbeheer te verzekeren (updates, back- ups, …).
Overige contractuele voorwaarden
In de mate dat niet uitdrukkelijk wordt afgeweken van de Basisovereenkomst en de algemene verkoopsvoorwaarden van Vinçotte (beschikbaar via xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxx- voorwaarden) zijn deze integraal van toepassing op het gebruik van Dosiclient en/of CAP en vervolledigen zij onderhavige voorwaarden.
Aansprakelijkheid
Onverminderd artikel 4 van de algemene verkoopsvoorwaarden, zal Vinçotte niet aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige inhoud, inclusief maar niet alleen beperkt tot, enige fouten of onvolledigheden in welke vorm dan ook, of voor enige ontoegankelijkheid, enig verlies van, of schade aan, enige inhoud.
De omgeving, materialen en de diensten worden verstrekt “als zodanig” en Vinçotte geeft dan ook geen garanties met betrekking tot het gebruik, geschiktheid, toestand, werking en nauwkeurigheid daarvan.
Vinçotte en haar partners garanderen niet dat de toegang tot, of het gebruik van, de service ononderbroken of foutvrij is en verwerpen alle andere garanties en voorwaarden.
Vinçotte is niet aansprakelijk voor het in gebreke blijven van verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst indien dit veroorzaakt wordt door overmacht (zoals uitval van Internet, uitval van communicatie, aardbevingen, brand, overstromingen, oorlog, terrorisme of enig ander optreden van regering of autoriteiten).
Intellectuele eigendomsrechten
De met de portalen verband houdende intellectuele eigendomsrechten en auteursrechten alsook het sui generis recht op de databanken behoren uitsluitend aan Vinçotte toe. Kopieën, aanpassingen, vertalingen, regelingen, bekendmakingen, of andere vormen van gebruik evenals gehele of gedeeltelijke wijzigingen van de portalen, onder welke vorm dan ook en met om het even welk middel, zijn strikt verboden zonder de voorafgaande schriftelijke toelating van Vinçotte. De inhoud van de databank is beschermd door de wet van 31 augustus 1998 betreffende de rechtsbescherming van databanken (sui generis). Deze laat de producent van de databank toe om elke opvraging en/of elk hergebruik van alle of een deel van deze inhoud te verbieden.
Licentie voor de inhoud: De klant verleent Vinçotte hierbij onherroepelijk het overdraagbare, niet- exclusieve, royalty-vrije, vooruitbetaalde, wereldwijde, recht om de inhoud die de klant aan Vinçotte heeft ter beschikking gesteld in te richten, weer te geven, te reproduceren, te verzenden, onder licentie te verstrekken en/of de inhoud voor opmaak aan te passen, te onderhouden, te repareren, te beveiligen, of te verwijderen voor zover noodzakelijk voor het beheer van de service. Dit recht blijft van kracht tot het moment waarop deze inhoud uit de omgeving is verwijderd.
Bescherming persoonsgegevens
Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke is Vinçotte nv, met maatschappelijke zetel te X-0000 Xxxxxxxxx, Xxx Xxxxxxxxxxxxxxx 00, ingeschreven in de kruispuntbank van ondernemingen onder het nummer 0462.513.222 – RPR Brussel.
De verwerkingsverantwoordelijke kan worden bereikt per telefoon op het nummer x00 0 000 00 00 en via e-mail op het adres xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx .
De persoon die de verwerkingsverantwoordelijke heeft aangeduid voor alle aspecten inzake bescherming van persoonsgegevens kan worden bereikt via e-mail op het volgende adres xxxx@xxxxxxxx.xx.
Verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van Dosiclient / CAP
Indien u gebruik wenst te maken van de online dienst van Vinçotte, m.n. het klantenportaal “Dosiclient” (xxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx) & CAP (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx) zullen wij genoodzaakt zijn om bepaalde persoonsgegevens van u te vragen en deze te verzamelen. De karakteristieken van een dergelijke verwerking worden hierna nader toegelicht.
Indien Vinçotte persoonsgegevens verzamelt, zal Vinçotte de nodige beveiligingsmaatregelen nemen teneinde de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verwerking van persoonsgegevens binnen Vinçotte
Vinçotte verwerkt gegevens van verschillende categorieën van personen zoals klanten, leveranciers, personeel, websitebezoekers en andere derden. De karakteristieken van deze verwerkingen verschillen naargelang de categorieën van personen.
Doel van de verwerking:
- Klantengegevens: leveren van onze diensten, uitoefenen van onze activiteiten, boekhouding, marketing, enz.
- Dosisopvolging (al dan niet via Dosiclient): opvolgen van de personeelsdosis voor beroepshalve aan ioniserende straling blootgestelde werknemers
- Verslagen: Opsturen van verslagen fysische controle en stralingsfysica
Rechtsgrond van de verwerking:
- Klantengegevens: Uitvoeren van de overeenkomst; vervullen van wettelijke verplichtingen
- Dosisopvolging (al dan niet via Dosiclient):
o Uitvoeren van de overeenkomst
o KB van 20 juli 2001 houdende algemeen reglement op de bescherming van de bevolking, van de werknemers en het leefmilieu tegen het gevaar van de ioniserende stralingen
o KB van 25 april 1997 betreffende de bescherming van de werknemers tegen de risico’s voortkomende uit ioniserende straling
o Europese RP 160 (voorheen RP 73) document (opgelegd middels het besluit van het FANC van 1 juli 2008 tot vaststelling van de criteria en de modaliteiten voor de erkenning van de dosimetrische diensten voor het uitvoeren van de externe dosimetrie).
Duur van de verwerking en de bewaring:
Persoonsgegevens worden door Vinçotte verwerkt en bewaard voor de periode die noodzakelijk is in functie van de finaliteit en de aard van de relatie tussen Vinçotte en uzelf. Veelal worden gegevens
bewaard voor de duurtijd van de overeenkomst, vermeerderd met de wettelijke bewaartermijn en de duurtijd van een eventueel geschil.
- Klantengegevens: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
- Dosisopvolging (al dan niet via Dosiclient): Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
- Verslag fysische controle en stralingsfysica: Duurtijd van de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn
Soorten persoonsgegevens die worden verwerkt:
- Klantengegevens: Naam, (professioneel) adres, functie, (primaire) taal, (professioneel) telefoonnummer, (professioneel) faxnummer, (professioneel) e-mailadres, geslacht, BTW/ondernemingsnummer, rekeningnummer van de klant natuurlijke persoon. Zie verder: Dosisopvolging.
- Dosisopvolging (al dan niet via Dosiclient): dosisresultaat, naam, geslacht, adres, professionele functie, taal, geboortedatum en rijksregisternummer.
- Verslag fysische controle en stralingsfysica (al dan niet via CAP): Functie van een persoon binnen het bedrijf en gebruikersvergunning.
(Categorieën van) Ontvangers van de verzamelde persoonsgegevens
Met het oog op het vervullen van het doel is Vinçotte genoodzaakt uw persoonsgegevens zowel intern als extern te (laten) verwerken. In beginsel worden de persoonsgegevens enkel op een need-to-know basis overgemaakt aan de ontvangers en zijn passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.
Intern worden uw persoonsgegevens normaal gezien enkel verwerkt door werknemers van Vinçotte die uw persoonsgegevens moeten verwerken (uw contactpersoon, management, de dienst boekhouding, de IT dienst, juridische dienst, …).
Extern worden uw persoonsgegevens voor zover als strikt noodzakelijk enkel gedeeld met verschillende externe ondernemingen die diensten leveren aan Vinçotte, zoals verzekeringsmaatschappijen, banken, medische/technische/juridische adviseurs en andere professionele adviseurs, enz. Met alle personen/entiteiten die in het kader van de (gegevensbeschermings)wetgeving als verwerkers kunnen worden aangezien, heeft Vinçotte een verwerkersovereenkomst gesloten teneinde te waarborgen dat uw persoonsgegevens voldoende worden beschermd. Uw gegevens worden eveneens gedeeld met overheidsinstanties waar noodzakelijk.
De gegevens voor dosisopvolging worden (al dan niet via Dosiclient of CAP) verwerkt door werknemers van Vinçotte – dienst dosimetrie. De dosisresultaten worden, enkel op vraag van de klant, eveneens doorgestuurd naar een aantal externe partijen, met name zij die wettelijk gezien instaan voor de opvolging van de dosimetrie:
• De verantwoordelijke voor de dosimetrie van de klant
• De verantwoordelijke dienst fysische controle
• De verantwoordelijke arbeidsgeneesheer
• Het nationaal blootstellingsregister van het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle (FANC)
Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.
Uw rechten m.b.t. uw persoonsgegevens
Met betrekking tot uw persoonsgegevens hebt u:
- het recht om van Vinçotte de bevestiging te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. In het positieve geval kan u verzoeken uw persoonsgegevens in te zien.
- het recht om uw persoonsgegevens te laten verbeteren of aan te vullen wanneer u vaststelt dat Vinçotte over onjuiste of onvolledige persoonsgegevens beschikt.
- het recht Vinçotte te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de (gegevensbeschermings)wetgeving, buiten indien een wettelijke verplichting, het gerechtvaardigd belang of de uitvoering van de overeenkomst ons verhinderen deze gegevens te wissen.
- het recht Vinçotte te verzoeken om, in bepaalde door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, de verwerking te beperken.
- het recht om de persoonsgegevens die u aan Vinçotte heeft verstrekt te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm of deze door Vinçotte aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.
- het recht om, in de door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, bezwaar te maken tegen een verwerking.
- het recht om, in de door de (gegevensbeschermings)wetgeving bepaalde gevallen, niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of dat u anderszins in aanmerkelijke mate treft zoals het evalueren van persoonlijke aspecten met betrekking tot de uitvoering van werk, betrouwbaarheid, kredietwaardigheid, enz.
- het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken indien u voor een bepaald verwerkingsdoeleinde uw toestemming hebt gegeven aan Vinçotte om uw gegevens te verwerken.
U kan uw rechten laten gelden door een e-mail te sturen naar xxxx@xxxxxxxx.xx.
Indien u van mening bent, dat uw rechten zijn geschonden, hebt u ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, voor België: