Samenwerkingsovereenkomst behorende bij de Regio Deal Noardwest Fryslân
Samenwerkingsovereenkomst behorende bij de Regio Deal Noardwest Fryslân
Versie: 10 april 2024
Partijen:
I. de Provincie Fryslân, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door gedeputeerde mevrouw
F.M. Wiersma, daartoe gevolmachtigd door de Commissaris van de Koning de heer drs.
A.A.M. Brok, handelende ter uitvoering van een besluit van Gedeputeerde Staten d.d ,
hierna te noemen: Provincie Fryslân;
II. de Gemeente Harlingen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, mevrouw
X.X. Xxxxxx, handelende ter uitvoering van een besluit van het College van burgemeester en wethouders d.d ,
hierna te noemen: Gemeente Harlingen;
III. de Gemeente Leeuwarden, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, de heer S. xxx Xxxxxxx Xxxx, handelende ter uitvoering van een besluit van het College van burgemeester en wethouders d.d ,
hierna te noemen: Gemeente Leeuwarden;
IV. de Gemeente Waadhoeke, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de burgemeester, mevrouw
M.C.M. Xxxxxxxx, handelende ter uitvoering van een besluit van het College van burgemeester en wethouders d.d ,
hierna te noemen: Gemeente Waadhoeke;
V. het Wetterskip Fryslân, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de xxxx X. Xxxxx, lid dagelijks bestuur, handelende ter uitvoering van een besluit van het Algemeen Bestuur d.d.
……,
hierna te noemen: Wetterskip Fryslân.
De partijen, hiervoor genoemd, worden hierna gezamenlijk genoemd: Partijen en/of Regio;
Overwegingen
- Het Rijk heeft met de Provincie Fryslân, Wetterskip Fryslân en de Gemeenten ten behoeve van de Regio Noardwest-Fryslân het convenant ‘Regio Deal Noardwest Fryslân’ gesloten;
- Uit de Regio Deal Noardwest Fryslân volgt dat de Minister van BZK bereid is een bijdrage uit de Regio Envelop (Rijksbijdrage) beschikbaar te stellen als impuls voor het realiseren van de ambities van de Regio Noardwest Fryslân;
- de bedoelde ambities zijn in de Regio Deal benoemd als drie pijlers c.q. thema’s (Vitale economie, Kwaliteit van Leven en Natuurlijk in balans), welke ieder weer zijn onderverdeeld in een aantal programmalijnen;
- De Rijksbijdrage van maximaal € 20 miljoen (inclusief BTW) wordt in de periode 2023-2028 door het Rijk beschikbaar gesteld in twee tranches (december 2023 en december 2024) in de vorm van een aantal decentralisatie-uitkeringen aan de gemeente Waadhoeke in de hoedanigheid van Regiokassier van deze Regio Deal;
- Een noodzakelijke randvoorwaarde voor de Rijksbijdrage voor Regio Noardwest Fryslân is cofinanciering door de regio, in dit geval door de provincie Fryslân en de Gemeenten gezamenlijk € 20 miljoen (inclusief BTW); verder draagt het Wetterskip Fryslân minimaal
€ 625.000,-- (inclusief BTW) aan projectfinanciering bij, zulks uitdrukkelijk met inachtneming van het specifieke wettelijke takenpakket van het Wetterskip Fryslân;
- De samenwerking van Partijen binnen de Regio Deal en deze Overeenkomst is gebaseerd op gelijkwaardigheid, voor zover het betreft verrichten van inspanningen en bieden van wederzijdse ondersteuning teneinde het doel van deze Overeenkomst te behalen;
- De gemeente Waadhoeke zal de rol van Regiokassier vervullen;
- De nadere (rand)voorwaarden en afspraken over de wijze van samenwerking zijn opgenomen in deze Overeenkomst en in het Programmaplan, die behoren bij de Regio Deal Noardwest Fryslân. Het Programmaplan geldt daarbij als een nadere uitwerking op deze Overeenkomst;
- De nadere (rand)voorwaarden en afspraken tussen het Rijk en Partijen over de inzet van de Rijksbijdrage en afspraken over de monitoring en voortgangsrapportages zijn opgenomen in de Regio Deal Noardwest Fryslân.
Partijen komen het volgende overeen:
Artikel 1 Begrippen
In de Overeenkomst gelden de volgende begripsbepalingen:
1. Overeenkomst: deze samenwerkingsovereenkomst;
2. Regio Deal: het convenant ‘Regio Deal Noardwest Fryslân’ dat op 1 november 2023 is gesloten tussen het Rijk en de Regio en dat als Bijlage I aan deze Overeenkomst is gehecht;
3. Beschikking: het besluit van het Rijk d.d. 4 december 2023 over de beschikbaarstelling c.q. toekenning van de Rijksbijdrage en de daaraan verbonden voorwaarden; de Beschikking is als Bijlage II aan deze Overeenkomst gehecht;
4. Rijksbijdrage: de bijdrage van het Rijk uit de Regio Envelop, voortvloeiend uit de Regio Deal;
5. Regiokassier: de partij die als kassier verantwoordelijk is voor het beheer van de Rijksbijdrage, zijnde gemeente Waadhoeke, zoals omschreven in artikel 4 van de Overeenkomst;
6. Rijk: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de Minister van Economische Zaken en Klimaat, de Minister van Justitie en Veiligheid, de Minister van Infrastructuur en Waterstaat en de Staatssecretaris van Infrastructuur en Waterstaat, de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit en de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, ieder handelend in hun hoedanigheid van bestuursorgaan;
7. Bestuurstafel: het bestuurlijk overlegorgaan, zoals omschreven in artikel 7 van de Overeenkomst;
8. Directeurenoverleg: het overlegorgaan, zoals omschreven in artikel 8 van de Overeenkomst;
9. Programmateam: het team, zoals omschreven in artikel 9 van de Overeenkomst;
10. Coördinatieteam: het team, zoals omschreven in artikel 10 van de Overeenkomst;
11. Programmamanager: de in artikel 9 van de Overeenkomst genoemde persoon.
12. Regiopartner: de Partijen, ieder voor zich, bij deze Overeenkomst;
13. Budget: het totaal van Rijksbijdrage en de bijdragen van Provincie en Gemeenten zoals vastgelegd in artikel 5 van de Regio Deal, vermeerderd met de in de overwegingen genoemde projectfinanciering door het Wetterskip Fryslân;
14. Programmaplan: het document dat beschrijft op welke wijze en onder welke specifieke voorwaarden Partijen uitvoering willen geven aan de ambities uit de Regio Deal, gegeven het bepaalde in de Overeenkomst en ter nadere uitwerking daarvan;
15. Derden: natuurlijke personen of rechtspersonen zijnde (regionale) samenwerkingspartners en/of relevante stakeholders die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de Regio Deal, bijvoorbeeld ondernemers en onderwijsinstellingen die in de vorm van triple helix samenwerkingen kunnen aangaan met Partijen ter uitvoering van de Regio Deal;
16. Jaarplan: een overzicht met daarin een overzicht van de businesscases die in enig kalenderjaar binnen de Regio Deal tot uitvoering zullen worden gebracht, bevattende een begroting en verdeling van het in te zetten deel van het Budget;
17. Jaarlijkse voortgangsrapportage: de op grond van artikel 8 lid 2 van de Regio Deal door de Regiokassier jaarlijks aan het Rijk af te leggen en op te leveren verantwoording over de voortgang in het behalen door Partijen van de ambities van de Regio Deal.
Artikel 2 Doel van de Overeenkomst
Partijen beogen met de Overeenkomst de uitgangspunten en randvoorwaarden voor de onderlinge samenwerking in het kader van de Regio Deal vast te leggen en op hoofdlijn afspraken te maken over:
a. de verdeling van taken, bevoegdheden en risico’s tussen de Partijen;
b. de onderlinge verdeling en het aanwenden van het Budget;
De Overeenkomst regelt niet de randvoorwaarden voor en de verantwoording over de inzet van de Rijksbijdrage voor de Regio Deal. Deze afspraken zijn vastgelegd in de ‘Regio Deal Noardwest Fryslân’. In het Programmaplan wordt het in dit artikel genoemde doel op onderdelen nader inhoudelijk en procedureel uitgewerkt.
Artikel 3 Algemene verplichtingen Partijen
1. Partijen spreken af om binnen de relevante Europese en nationale wettelijke kaders uitvoering te geven aan de Regio Deal en gaan daarbij uit van de afspraken zoals gemaakt in de Regio Deal, in het bijzonder de uitgangspunten opgenomen in de overwegingen van de Regio Deal.
2. Partijen spreken af de Regio Deal in onderling vertrouwen en integer, doelmatig, doeltreffend, rechtmatig, transparant en solidair uit te voeren.
3. Partijen bewaken daarbij zowel de samenhang bij de uitvoering van de Regio Deal zelf, alsook de samenhang met flankerende programma’s, projecten en initiatieven. Waar mogelijk vindt de integratie van projecten en initiatieven plaats. Partijen onderschrijven dat de integrale afweging van belangen daarbij wordt gewaarborgd.
4. Partijen spreken af dat bij de voorbereiding en uitvoering van de Regio Deal op een passende wijze inspraak of participatie wordt verleend aan de in de Regio belanghebbende natuurlijke en rechtspersonen. Het staat de Partijen daarbij vrij om de wijze van inspraak te kiezen, tenzij wettelijk anders is bepaald.
5. Partijen dragen actief bij aan het bijhouden van de (financiële) administratie, de financiële verslaglegging en verantwoording en de totstandkoming van de Jaarlijkse voortgangsrapportage, als bedoeld in artikel 4 lid 1 sub d en e van de Overeenkomst, door de daarvoor benodigde gegevens bij de gemeente Waadhoeke, als Regiokassier, aan te leveren uiterlijk op het door de Regiokassier te bepalen moment en in de door Xxxxxxxxxxxx te bepalen vorm. Hieronder wordt in ieder geval verstaan het tijdig voorzien van de Regiokassier en Programmamanager van de juiste informatie voor de financiële verantwoording via de SiSa medeoverheden (Regiopartners doen zelf SISA medeoverheden en Regiokassier doet het geheel) en voor de beleidsmatige verantwoording via de voortgangsrapportage, alsmede het voldoen aan de voorwaarden die door het Rijk worden gesteld voor het besteden van de Rijksbijdrage. Een en ander is nader uitgewerkt in het Programmaplan.
6. Indien het Rijk in de Beschikking aanvullende verplichtingen oplegt ten opzichte van het bepaalde in de Regio Deal, die vragen om nadere afspraken tussen Partijen, dan gaan Partijen daarover in overleg. De verplichtingen in de Beschikking zijn leidend in de verantwoording door de Regiopartners (via de Regiokassier) aan het Rijk. De gevolgen van het niet voldoen aan bedoelde verplichtingen komen voor rekening van de Regiopartner die penvoerder is van de betreffende businesscase als bedoeld in artikel 5 lid 5, en uitdrukkelijk niet voor rekening van de Regiokassier of andere Partijen.
7. Partijen stellen, zulks met inachtneming van het bepaalde in artikel 13, voldoende ambtelijke capaciteit beschikbaar voor de uitvoering van de Regio Deal. Dit wordt per programma dan wel project nader bepaald.
8. Partijen zorgen te allen tijde voor een tijdige en adequate informatievoorziening richting Provinciale Staten, Gemeenteraden en Algemeen bestuur.
9. Partijen informeren elkaar doorlopend, gevraagd, ongevraagd, volledig en tijdig over alle ontwikkelingen ter zake van de Regio Deal.
10. Partijen spannen zich maximaal in om al hetgeen te doen respectievelijk na te laten, dat de samenwerking bevordert respectievelijk belemmert.
11. Partijen verplichten zich, indien door enige oorzaak de samenwerking wordt vertraagd of verhinderd of de dreiging daartoe aanwezig is, onverwijld met elkaar in overleg te treden teneinde gezamenlijk te bezien of en zo ja, op welke wijze alsnog aan het doel van de Overeenkomst kan worden tegemoetgekomen.
Artikel 4 Taken Regiokassier
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 6 van de Regio Deal wordt de decentralisatie-uitkering van het Rijk via de Beschikking beschikbaar gesteld aan de gemeente Waadhoeke. De gemeente Waadhoeke beheert deze uitkering. De gemeente Waadhoeke is als Regiokassier, onverminderd het bepaalde in de Regio Deal, als zodanig verantwoordelijk voor:
a. het fungeren als eerste aanspreekpunt voor het programma voor het Rijk, welke taak is doorgelegd naar de Programmamanager;
b. het zorgdragen voor de voorbereiding en afwikkeling van de besluitvorming van het college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester van de gemeente
Waadhoeke, inclusief financiële afwikkeling, ter ondersteuning en ter uitvoering van de besluiten van de Bestuurstafel;
c. het zijn van werkgever voor de functies in het Programmateam in opdracht van en in samenspraak met het Directeurenoverleg;
d. de financiële verantwoording van de bestedingen van de Rijksbijdrage en de co- en projectfinanciering op pijlerniveau via de SiSa (Single Information, Single Audit) aan het Rijk, waarbij Xxxxxxxxxxxx zich mede baseert op de financiële verantwoording door de Regiopartners hiervan via de SiSa medeoverheden, zulks als genoemd in artikel 3 lid 5;
e. het verzorgen van de Jaarlijkse voortgangsrapportage.
2. De colleges van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeesters van de gemeenten Harlingen en Leeuwarden, het college van Gedeputeerde Staten respectievelijk de commissaris van de Koning van de provincie Fryslân en het dagelijks bestuur respectievelijk de dijkgraaf van Wetterskip Fryslân, ieder voor zover het de uitoefening van diens bevoegdheid betreft, verstrekken hierbij voor zoveel nodig mandaat, machtiging en volmacht aan de burgemeester van de gemeente Waadhoeke respectievelijk het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waadhoeke voor de in lid 1 van dit artikel genoemde taken.
3. De kosten van de uitvoering van de taken genoemd in lid 1 van dit artikel door de Regiokassier komen -zulk met inachtneming van het bepaalde in artikel 13- ten laste van het Budget. Jaarlijks verstrekt de gemeente Waadhoeke Partijen inzicht in de gerealiseerde uitvoeringskosten. Periodiek wordt een plafondbedrag bepaald voor deze kosten. Bij een dreigende overschrijding zal de Bestuurstafel tijdig worden geïnformeerd. Nadere uitwerking van het bepaalde in dit artikel vindt plaats via het Programmaplan of via een separaat protocol.
4. Behoudens gevallen waarin sprake is van grove schuld of opzet, is de gemeente Waadhoeke niet aansprakelijk voor fouten bij het uitvoeren van de taken als bedoeld in dit artikel 4. Voor zover fouten, waarvoor gemeente Waadhoeke niet aansprakelijk is, financiële gevolgen hebben, worden deze gezamenlijk door de Partijen gedragen op de wijze en in de onderlinge verhouding als door de Bestuurstafel alsdan zal worden besloten. De kosten worden indien mogelijk gedekt uit het Budget.
Artikel 5 Beschikbare financiële middelen
1. Het Rijk heeft blijkens artikel 5 lid 2 van de Regio Deal, een bedrag van € 20.000.000,-- (twintig miljoen euro), inclusief eventueel verschuldigde BTW, als Rijksbijdrage beschikbaar gesteld. Dit bedrag wordt middels een beschikking en een aantal daaruit voortvloeiende decentralisatie- uitkeringen door het Rijk beschikbaar gesteld aan de Regiokassier, zijnde de gemeente Waadhoeke. De gemeente Waadhoeke neemt dit bedrag op in een reservering op de balans die alleen aangewend kan worden voor uitgaven in het kader van de Regio Deal.
2. De provincie Fryslân en De Gemeenten vullen dit bedrag gezamenlijk aan met een bedrag van
€ 20.000.000,-- (twintig miljoen euro), inclusief eventueel verschuldigde BTW. Dit betreft een cofinanciering van 50%. Zowel de provincie Fryslân als elk van de Gemeenten staan daarmee garant voor een bedrag van € 5.000.000,- (vijf miljoen euro), inclusief eventueel verschuldigde BTW.
3. Wetterskip Fryslân levert projectfinanciering voor de programmalijn ‘Natuurlijk in Balans’ van minimaal € 625.000,- (zeshonderdvijfentwintig duizend euro), inclusief eventueel verschuldigde BTW.
4. Tussen de provincie Fryslân en de Gemeenten is op basis van de programmabegroting per thema en de daarvan deel uitmakende programmalijnen (eerste kolom van de tabel in Bijlage III) de in de tabel in Bijlage III opgenomen verdeling voor cofinanciering overeengekomen.
5. Indien en zodra binnen een thema dan wel programmalijn een concreet initiatief of project zich aandient met een sluitende businesscase en een plan van aanpak dan wordt (een deel van) de cofinanciering c.q. projectfinanciering door de betreffende Partij(en) in de afgesproken verhouding voor dat thema c.q. die Programmalijn ingezet. Xxxxxxxxxxxx vult het betreffende bedrag aan met een deel van de Rijksbijdrage en verstrekt het laatstbedoelde bedrag aan de Partij die penvoerder is van de betreffende businesscase en daarmee verantwoordelijk is voor de betreffende businesscase. Onder deze verantwoordelijkheid valt ook het tijdig bij Regiokassier aanleveren van complete en juiste gegevens welke Regiokassier nodig heeft voor de (financiële) administratie en verslaglegging en verantwoording als bedoeld in artikel 4 lid 1. Daarnaast is de Partij die penvoerder is van een businesscase zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de eisen die het Rijk in het kader van de Regio Deal heeft gesteld aan de Rijksbijdrage.
De eventuele andere bij enige businesscase betrokken Partijen dragen met hun deel van de cofinanciering c.q. projectfinanciering bij naar aanleiding van een factuur die zij daartoe van de penvoerder ontvangen.
6. Indien sprake is van een dreigende over- of onderschrijding van het begrote Budget voor een businesscase dan is de penvoerder van de betreffende businesscase gehouden om hiervan zo spoedig mogelijk melding te maken bij de Bestuurstafel. De Bestuurstafel besluit dan welke maatregelen eventueel genomen worden.
7. Financiële middelen die in enig jaar niet zijn besteed, blijven beschikbaar voor de uitvoering van de Regio Deal gedurende de looptijd daarvan.
8. Nadere uitwerking van het bepaalde in het voorgaande van dit artikel 5 vindt plaats in het Programmaplan.
9. Partijen hebben een gezamenlijke inspanningsverplichting om extra cofinanciering van Derden binnen te halen. Partijen kunnen gezamenlijk besluiten om de onderlinge verdeling van cofinanciering en projectfinanciering binnen dan wel tussen thema’s te wijzigen.
10. Indien een of meerder Partijen wensen dat de onderlinge verdeling als bedoeld in het vorige lid wordt gewijzigd in die zin dat de verdeling tussen programmalijnen wordt gewijzigd dan treden zij met elkaar in overleg. De (financiële) verhoudingen tussen Partijen zijn gebaseerd op de verdeling als ook in Bijlage 3 is vastgelegd. Deze verdeling is een belangrijk uitgangspunt voor de totale samenwerking tussen Partijen. Daarom zal een Partij slechts in uitzonderlijke gevallen en met zwaarwegende argumenten een dergelijk verzoek tot wijziging kunnen inbrengen. Een wijziging als bedoeld in dit lid behoeft tevens voorafgaande goedkeuring van het Rijk.
Artikel 6 Governance
1. Partijen willen de governance van hun samenwerking volgens onderstaande afbeelding inrichten.
2. Een ieder die onderdeel van de diverse gremia binnen de samenwerking is draagt de ambitie van de Regio Deal uit en legt verbindingen zowel tussen de Partijen, als met Derden en met de (Friese) mienskip.
3. De voorzitter van de Bestuurstafel, de voorzitter van het Directeurenoverleg en de Programmamanager hebben zo vaak als nodig overleg ter bevordering van de uitvoering van de Regio Deal en deze Overeenkomst.
Artikel 7 Bestuurstafel
1. Partijen stellen een Bestuurstafel in voor de samenwerking tussen Partijen in deze Regio Deal. Overleg met het Rijk vindt plaats op de in artikel 7 van de Regio Deal beschreven wijze.
2. De Bestuurstafel bestaat uit één bestuurlijke vertegenwoordiger van elke Partij. Partijen dragen er zorg voor dat hun vertegenwoordigers over een toereikend mandaat beschikken, om vervolgens als Bestuurstafel te kunnen beslissen over een voorstel voor de besteding van de middelen als bedoeld in artikel 5 van deze overeenkomst. Daartoe zorgen zij voor tijdige, voorafgaande interne besluitvorming door of namens de bevoegde bestuursorganen van hun Partij.
3. De voorzitter van de Bestuurstafel is de burgemeester van de gemeente Waadhoeke.
4. De Bestuurstafel beoordeelt of de ingediende projectinitiatieven in aanmerking komen voor een bijdrage uit het Budget. Deze beoordeling geldt als een bindend advies aan de Regiokassier.
5. Partijen zullen zich inspannen om te komen tot een gezamenlijk toetsingskader (passend binnen Europese en nationale wetgeving) die als grondslag kan dienen voor de ingediende projectinitiatieven. Dit toetsingskader wordt nader uitgewerkt in het Programmaplan.
6. De Bestuurstafel draagt zorg voor:
a. het bewaken van de randvoorwaarden en de afspraken ten aanzien van de uitvoering van de Regio Deal, waaronder de integrale afweging van de verschillende belangen binnen de Regio;
b. het doen uitvoeren van de Regio Deal door Partijen en het concretiseren daarvan. Hierbij baseert de Bestuurstafel zich op de initiatieven die door het Programmateam worden aangedragen. De Programmamanager geeft in opdracht van de Bestuurstafel uitvoering aan deze taak en legt hierover verantwoording af aan de Bestuurstafel;
c. het in brede zin informeren over en betrekken van Partijen bij de uitvoering van de Regio Deal en waar nodig het afstemmen met Derden. Deze taak is in opdracht van de Bestuurstafel belegd bij de Programmamanager;
d. de inhoudelijke en financiële verantwoording van de afgesloten jaarprogramma’s voor Partijen en de voortgangsrapportages zoals bedoeld in artikel 8 van de Regio Deal;
e. de monitoring en evaluatie van de uitvoering van de Regio Deal als bedoeld in artikel 8 van de Regio Deal;
f. het vaststellen van het Programmaplan en het vaststellen van wijzigingen daarin, voor zover dat nodig is voor een adequate uitvoering van de Regio Deal.
7. De colleges van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeesters van de gemeenten Harlingen, Waadhoeke en Leeuwarden, het college van Gedeputeerde Staten respectievelijk de commissaris van de Koning van de provincie Fryslân en het dagelijks bestuur respectievelijk de dijkgraaf van Wetterskip Fryslân, ieder voor zover het de uitoefening van diens bevoegdheid betreft, verstrekken hierbij voor zoveel nodig mandaat, machtiging en volmacht aan hun respectievelijke vertegenwoordigers in de Bestuurstafel voor de uit lid 6 onder f van dit artikel voortvloeiende handelingen.
8. De Bestuurstafel vergadert ten minste tweemaal per jaar, waaronder in ieder geval in de maand mei, ten behoeve van het indienen van de in artikel 8 lid 3 van de Regio Deal bedoelde (concept) Jaarlijkse voortgangsrapportage voor 15 juni van ieder jaar.
9. De Bestuurstafel beslist bij aanwezigheid van alle Partijen en bij unanimiteit. Iedere Partij voor zich en alle Partijen in gezamenlijkheid spannen zich tot het uiterste in om te komen tot unanimiteit in de Bestuurstafel teneinde optimaal te bevorderen dat de ambities van de Regio Deal tijdig worden behaald.
Indien de vertegenwoordiger van een Partij verhinderd is ter vergadering te verschijnen dan zorgt diegene voor een vervanger die tevens bestuurder van die Partij is en die over hetzelfde mandaat beschikt. Indien ook vervanging vanwege een klaarblijkelijke overmachtsituatie niet mogelijk is dan wordt de vergadering van de Bestuurstafel uitgesteld tot het eerstmogelijke moment nadat het belet is opgeheven.
10. Partijen zijn gezamenlijk aansprakelijk voor de consequenties van de beoordelingen en besluiten van de Bestuurstafel.
11. De Programmamanager treedt op als secretaris van de Bestuurstafel.
12. De Bestuurstafel voorziet in zijn eigen werkwijze en kan nadere afspraken maken over de uitvoering van de Regio Deal en deze Overeenkomst.
13. De Bestuurstafel wijst uit de besturen van Partijen voor ieder thema c.q. programmalijn een bestuurder aan die als ambassadeur daarvan fungeert. De laatstbedoelde bestuurders
vertegenwoordigen in hun ambassadeursrol niet de eigen Partij maar de gezamenlijke Regiopartners vanuit de inhoudelijke programmalijn c.q. thema.
Artikel 8 Directeurenoverleg
1. Het Directeurenoverleg is opdrachtnemer van de Bestuurstafel, ondersteunt de samenwerking tussen Partijen in het kader van de Regio Deal en is verantwoordelijk voor de programma- organisatie.
2. Namens de Bestuurstafel beschikt het Directeurenoverleg over de regionale uitvoeringskosten (onderdeel van de financieringsopzet van Bijlage III) van het Budget en zet deze in.
3. Het Directeurenoverleg draagt zorg voor:
a. uitvoering van de taken van de Bestuurstafel;
b. besluiten over de in te zetten capaciteit aan medewerkers die een bijdrage leveren aan voorstellen voor wat betreft financiën, juridische aspecten, en dergelijke en het informeren van de Bestuurstafel daarover;
c. het beschikbaar stellen van voldoende medewerkers met het juiste profiel;
d. het voorbereiden van besluiten van de Bestuurstafel en het geven van advies ten aanzien daarvan aan de Bestuurstafel.
4. Het Directeurenoverleg bestaat uit één vertegenwoordiger van elke Partij. Deze vertegenwoordiger heeft in de eigen Partij een functie in de centrale directie. Indien de vertegenwoordiger van een Partij verhinderd is ter vergadering te verschijnen dan zorgt diegene voor een vervanger die tevens directielid van die Partij is althans voor iemand met een gelijkluidend mandaat.
5. De voorzitter van het Directeurenoverleg is de gemeentesecretaris van de gemeente Harlingen. De voorzitter is namens het Directeurenoverleg tevens het eerste aanspreekpunt voor Programmateam en Programmamanager voor de dagelijkse programmasturing.
6. De vertegenwoordigers van Partijen scheppen binnen hun eigen organisatie de voorwaarden om integraal en adaptief te kunnen samenwerken met de focus op het regionale belang.
Artikel 9 Programmateam en Programmamanager
1. Het Programmateam is verantwoordelijk voor het faciliteren en ondersteunen op inhoudelijk en uitvoerend vlak van de Regio Deal in samenwerking met het Directeurenoverleg. Daarbij fungeert het Directeurenoverleg als ambtelijk opdrachtgever van de Programmamanager.
2. Het Programmateam bestaat uit de Programmamanager, de drie programmalijntrekkers en stafmedewerkers (programmasecretaris, financial, communicatie, jurist, control).
3. De Programmamanager geeft leiding aan het Programmateam en de uitvoering van de Regio Deal.
4. De Programmamanager is verantwoordelijk voor de programmalijn ‘samenwerking’.
5. De taken van de Programmamanager zijn onder meer, maar niet beperkt tot, het:
a. voorbereiden van de agenda en besluitvormende documenten voor de Bestuurstafel in samenspraak met Programmateam;
b. bewaken van de geformuleerde ambities en doelen;
c. hebben en houden van het overzicht over alle ins- en outs van de Regio Deal;
d. organiseren en voorbereiden van het Rijk-Regio-overleg in afstemming met de dealmaker van het Rijk en het Programmateam;
e. bouwen aan én onderhouden van een netwerk van samenwerkingspartners en Derden in samenspraak met het Programmateam;
f. coördineren van de communicatie over de Regio Deal;
g. de coördinatie richting het Rijk, in het bijzonder richting de Minister van BZK;
h. bewaken van de inhoudelijke, financiële en organisatorische kaders van de Regio Deal.
6. De programmalijntrekkers dragen, samen met de betrokken werknemers van Partijen, zorg voor de uitvoering van een programmalijn. Dit doen zij door te sturen op een op integrale aanpak en opgavegerichte werkwijze, het bewaken van de voortgang en realisatie (van de doelen) van de programmalijn, het organiseren van leerkringen en het coachen, begeleiden, stimuleren en ondersteunen van de projecten en nieuwe ontwikkelingen binnen de programmalijn.
7. De programmasecretaris adviseert en assisteert de Programmamanager en levert een bijdrage (planning, financiën, kwaliteit) aan de Regio Deal.
8. Een aantal taken van de programmasecretaris zijn o.a. het inrichten en beheren van programmadossiers, het opstellen en beheren van projectplanningen, het opstellen van periodieke management- en voortgangsrapportages, het opstellen en beheren van financiële rapportages en budgetbewaking (op basis van input vanuit Partijen), inclusief de regionale uitvoeringskosten, het plannen van overleggen, het maken van verslagen en het monitoren van de voortgang van de afspraken van de Regio Deal en zorgt voor uitvoering van de acties door actiehouders.
9. De werkwijze van het Programmateam, de functies/taken binnen het Programmateam en eventuele andere zaken zal een reglement worden nader uitgewerkt in het Programmaplan.
Artikel 10 Coördinatieteam
1. Het Coördinatieteam is de ambtelijk adviesgroep die de samenwerking tussen Partijen in het kader van de Regio Deal faciliteert en ondersteunt. Dit is met name gericht op bestuurlijk- politieke en besluitvormingsaspecten bij Partijen. De voorzitter van het Coördinatieteam wordt door de leden van het Coördinatieteam uit hun midden aangewezen. De Programmamanager en Programmasecretaris zijn bij het overleg van het Coördinatieteam aanwezig en bereiden de agenda van het overleg voor. De overleggen van het Coördinatieteam vinden plaats telkens twee weken voor het Directeurenoverleg.
2. Het Coördinatieteam is onder verantwoordelijkheid en aansturing van het Directeurenoverleg belast met de voorbereiding van de taken van de Bestuurstafel en andere bestuurlijke of ambtelijke overleggen ter realisatie van de samenwerking van Partijen in het kader van de Regio Deal.
3. Het Coördinatieteam bestaat uit minimaal één ambtelijke vertegenwoordiger van iedere Partij en dragen de ambitie van de Regio Deal binnen de eigen organisatie (pro)actief uit.
4. De ambtelijke vertegenwoordigers hebben onder meer de navolgende taken:
a. het eigen bestuur c.q. de eigen bestuurders goed op de hoogte houden van alle ontwikkelingen m.b.t. de Regio Deal;
b. het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan de Programmamanager;
c. het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan het Programmateam;
d. informeren en adviseren van het eigen bestuur c.q. de eigen bestuurders in het algemeen en specifiek ter voorbereiding op de Bestuurstafel;
e. Informeren en adviseren van de eigen directie ter voorbereiding op het Directeurenoverleg.
Artikel 11 Regiopartner
1. Partijen zijn ieder afzonderlijk ook Regiopartner bij de Regio Deal.
2. In hoedanigheid van Xxxxxxxxxxxx voert iedere Partij binnen thema’s dan wel programmalijnen programma’s, projecten en/of opdrachten van de Bestuurstafel uit waarbij zij de doelstellingen van de Regio Deal bewaakt.
3. De Regiopartner welke conform lid 1 van dit artikel als uitvoerder is aangewezen is verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten/ programma’s conform een door de Bestuurstafel vastgesteld plan van aanpak.
4. Voor de uitvoering ontvangt de Regiopartner de financiële middelen van de Regiokassier (Rijksbijdrage), mede Regiopartners (co- en projectfinanciering) en/of Derden. De Regiopartner is verantwoordelijk voor de ontvangen financiële middelen en legt financiële verantwoording af door middel van SiSa aan de Regiokassier, een en ander als bedoeld in artikel 4 lid 1 en artikel 5 lid 5.
5. Indien de Regiopartner de financiële middelen in het kader van de uitvoering verstrekt aan natuurlijke en/of rechtspersonen dan doet zij dit als subsidie of inkoopopdracht. Het besluit wordt genomen door het bevoegde orgaan binnen de Regiopartner. De geldende kaders voor beleid en wet- en regelgeving van de Regiopartner zijn van toepassing.
6. De Regiopartner kan zonder expliciete toestemming van de Bestuurstafel geen handelingen verrichten die ertoe leiden, dat de begrote financiële middelen ontoereikend zijn voor de uitvoering.
7. Financiële middelen die door de Regiopartner niet bij de uitvoering zijn besteed, blijven beschikbaar voor de Regio Deal, indachtig artikel 5 van deze Overeenkomst.
Artikel 12 Jaarplan
1. Het Programmateam stelt in opdracht van het Directeurenoverleg voor ieder kalenderjaar vooraf een Jaarplan op.
2. Het Jaarplan inclusief de bijbehorende begroting en de toekenning en verdeling van het benodigde Budget wordt in de vergadering van de Bestuurstafel vastgesteld uiterlijk op 1 december voorafgaand aan het kalenderjaar waarop het Jaarplan betrekking heeft.
3. Op 1 juni daaropvolgend besluit de Bestuurstafel naar aanleiding van een tussenrapportage van het Programmateam of het Jaarplan c.q. de daarvan uitmakende onderdelen aanpassing behoeven.
4. Voor de projecten in 2024 wordt geen Jaarplan vastgesteld. De Bestuurstafel stelt voor de betreffende projecten per project een plan vast waarin is aangegeven welke projecten in 2024 worden gefinancierd uit de beschikbare middelen voor de Regio Deal Noardwest Fryslân. Het Programmateam streeft ernaar deze plannen zoveel mogelijk gebundeld bij de Bestuurstafel aan te bieden ter besluitvorming.
5. De Regiokassier besluit na akkoord van de Bestuurstafel over de inzet van de Rijksbijdrage, zoals opgenomen in de Jaarplannen, met inachtneming van artikel 7, vierde lid van deze Overeenkomst.
Artikel 13 Ureninzet werknemers
1. Alle Partijen leveren in beginsel om niet ureninzet van haar werknemers voor de werkzaamheden voor de Regio Deal. Hierbij streven zij naar een evenwichtige onderlinge verdeling van de in te zetten uren tussen de Partijen. Bij uitzondering kan op projectniveau van dit uitgangspunt worden afgeweken indien de Bestuurstafel daartoe expliciet een besluit neemt. Daarbij handelt de Bestuurstafel conform de proces- c.q. uitvoeringsafspraken die hierover in het Programmaplan worden opgenomen.
2. De inzet van de Programmamanager en Programmasecretaris wordt betaald uit het Budget.
3. De inzet van de financiële administratie van de Regiokassier wordt in 2024 betaald uit het Budget.
4. Incidentele ondersteuning door ondersteunende afdelingen c.q. functies zoals juridische zaken, financiën en communicatie wordt in beginsel verdeeld over de Partijen en vindt om niet plaats. Uitgangspunt is een bestendige inzet waarbij personele mutaties zoveel mogelijk worden beperkt. Wanneer de inzet meer is dan incidenteel, dan kan het Directeurenoverleg besluiten nemen teneinde een meer evenwichtige verdeling van inzet te bereiken.
Artikel 14 Subsidies en opdrachten Regiokassier
Bij subsidieverstrekking en inkoopopdrachten die de Regiokassier namens Partijen in het kader van de Regio Deal uitvoert, zijn naast de Europese en nationale wet- en regelgeving de geldende kaders van de gemeente Waadhoeke van toepassing.
Artikel 15 Monitoring en evaluatie
Partijen monitoren de uitvoering van de Overeenkomst. Tevens evalueren zij jaarlijks de uitvoering en werking van de Overeenkomst. De werkwijze is gelijk aan en onderdeel van de monitoring en evaluatie van de Regio Deal, zoals opgenomen in het Programmaplan.
Artikel 16 Geschillenbeslechting
1. Er is sprake van een geschil indien één van de Partijen schriftelijk en gemotiveerd melding maakt aan de andere Partijen dat sprake is van een geschil.
2. De Bestuurstafel treedt binnen 10 werkdagen na een zodanige melding met elkaar in overleg om te bezien of in der minne een oplossing kan worden gevonden. Zij informeren Partijen en het Directeurenoverleg over het resultaat van dit overleg.
3. Indien het minnelijk overleg niet binnen twee maanden na de in lid 1 van dit artikel bedoelde melding tot een oplossing van het geschil leidt, wordt het geschil beslecht door een bevoegde rechter van de Rechtbank Noord-Nederland, locatie Leeuwarden.
Artikel 17 Onvoorziene omstandigheden
Indien de Overeenkomst niet onverkort kan worden uitgevoerd als gevolg van onvoorziene omstandigheden die van dien aard zijn dat naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de Overeenkomst niet van een Partij mag worden verwacht, treedt de Bestuurstafel, op verzoek van de Partij die zich op de onvoorziene omstandigheden beroept, in overleg om te bezien of de Overeenkomst op voor Partijen aanvaardbare voorwaarden aan deze omstandigheden kan worden aangepast.
Artikel 18 Verhouding tot Regio Deal en Programmaplan
De artikelen 9 tot en met 22 van de Regio Deal zijn van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat:
• Overeenkomst wordt bedoeld, daar waar Regio Deal staat;
• onder Partijen worden verstaan de Partijen die deze Overeenkomst hebben gesloten, te weten de provincie Fryslân, Wetterskip Fryslân en de Gemeenten;
• bij strijd tussen het bepaalde in de Regio Deal en deze Overeenkomst, geldt het bepaalde in de Regio Deal;
• bij strijd tussen het bepaalde in deze Overeenkomst en het Programmaplan, geldt het bepaalde in deze Overeenkomst;
• bij een verzoek tot wijziging, opzegging of toetreding van de Regio Deal bespreken Partijen de gevolgen voor deze Overeenkomst en wordt deze Overeenkomst indien noodzakelijk aangepast.
Artikel 19 Citeertitel
Deze overeenkomst kan worden aangehaald als ‘Samenwerkingsovereenkomst Regio Deal Noardwest Fryslân, uitwerking van de Regio Deal Noardwest Fryslân’ of afgekort ‘SOK Regio Deal NWF’.
Artikel 20 Inwerkingtreding en einde overeenkomst
De Overeenkomst treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening door alle Partijen en eindigt op 31 december 2028.
Verlenging van de Overeenkomst is mogelijk indien twee of meer Partijen dit wensen. Iedere Partij is vrij om alsdan te bepalen of hij contractpartij van de verlengde overeenkomst wenst te blijven dan wel wenst uit te stappen. De Bestuurstafel besluit over de voorwaarden waaronder een eventuele
verlenging plaatsvindt alsmede over de financiële gevolgen van verlenging en het eventueel niet- verlengen door één of meerdere Partijen. Vervolgens wordt het besluit van de Bestuurstafel en de daarvan deel uitmakende voorwaarden intern bij iedere Partij ter finale besluitvorming voorgelegd aan de bevoegde bestuursorganen.
Artikel 21 Openbaarmaking
Deze overeenkomst zal net als de afgesloten ‘Regio Deal Noardwest-Fryslân’ openbaar worden gemaakt.
Artikel 22 Bijlagen
Onderstaande bijlagen maken onderdeel uit van de Overeenkomst. De Bestuurstafel is bevoegd om gewijzigde bijlagen vast te stellen zonder dat daarvoor de Overeenkomst hoeft te worden aangepast. De gewijzigde bijlagen treden in de plaats van de oudere versies van de betreffende bijlage(n).
Bijlage I: het convenant ‘Regio Deal Noardwest Fryslân’
Bijlage II: beschikking Rijksbijdrage d.d. 4 december 2023
Bijlage III: de tabel ‘Programmabegroting Regio Deal Noardwest Fryslân’ (artikel 5 lid 4)
Aldus overeengekomen en ondertekend, d.d 2024
Provincie Fryslân, namens dezen,
………………………………………..
Mevrouw F.M. Wiersma
Gemeente Harlingen, namens dezen,
………………………………………..
Mevrouw X.X. Xxxxxx
Gemeente Leeuwarden, namens dezen,
………………………………………..
De heer S. van Haersma Buma
Gemeente Waadhoeke, namens dezen,
………………………………………..
Mevrouw M.C.M. Waanders
Wetterskip Fryslân, namens dezen,
………………………………………..
X. Xxxxx