Managementovereenkomst
Managementovereenkomst
Departement Economie, Wetenschap en Innovatie (EWI)
Inhoudstafel
I | Algemene bepalingen | 2 |
I.1. Ondertekenende partijen | 2 | |
I.2. Voorwerp van de overeenkomst | 2 | |
I.3. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst | 2 | |
II | Engagementen van het departement | 3 |
II.1. Relevante beleidsdoelstellingen/Beleidskader | 3 | |
II.2. Strategische (SD) en operationele (OD) organisatiedoelstellingen | 3 | |
II.3. Interne werking | 10 | |
II.3.1. Verbetertraject gericht op maturiteitsverhoging | 10 | |
II.3.2. Verbetertraject gericht op meetbare efficiëntiewinsten | 14 | |
II.4. Financiële engagementen | 16 | |
III | Engagementen van de functioneel bevoegde ministers | 16 |
IV | Opvolging, rapportering en evaluatie | 16 |
IV.1. Opvolging en rapportering | 16 | |
IV.2. Evaluatie | 17 | |
V | Aanpassingen van de managementovereenkomst – Opschortende voorwaarden | 17 |
Bijlagen | 19 |
I. Algemene bepalingen
I.1. Ondertekenende partijen
Tussen de Vlaamse Regering, vertegenwoordigd door de Vlaamse minister van Economie, Buitenlands Beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid, de xxxx Xxxx Xxxxxxx, en de Vlaamse minister van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding, mevrouw Xxxxxx Xxxxxx, hierna de ministers te noemen, enerzijds,
en het departement Economie, Wetenschap en Innovatie, vertegenwoordigd door de leidend ambtenaar van het departement, de xxxx Xxxx Xxx Xxxxxxxxx, hierna respectievelijk het departement EWI en de secretaris-generaal te noemen, anderzijds,
wordt de hiernavolgende managementovereenkomst afgesloten.
I.2. Voorwerp van de overeenkomst
Deze managementovereenkomst is gesloten als een concretisering van de taakstelling van het departement EWI zoals in algemene termen verduidelijkt in het Kaderdecreet van 18 juli 2003, artikel 4, en het Organisatiebesluit van de Vlaamse Regering van 3 juni 2005, artikel 30. De overeenkomst is ook een concretisering van het “Charter Politiek – Ambtelijke Samenwerking van 9 december 2009 omwille van de gesignaleerde behoefte aan een doeltreffende organisatie van de beleidsondersteunende capaciteit in de administratie. Het charter omvat ook afspraken over bevoegdheden en verantwoordelijkheden, over samenwerking en wederzijdse afstemming.
Deze wederzijdse overeenkomst is eveneens een stuur- en opvolgingsinstrument. De managementovereenkomst beoogt de verantwoordelijkheden van beide ondertekenende partijen te beschrijven.
I.3. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst
Deze managementovereenkomst gaat in op 1 januari 2011 en loopt tot 31 december 2015.
Indien bij het verstrijken van de managementovereenkomst geen nieuwe overeenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande managementovereenkomst van het departement EWI stilzwijgend verlengd tot het ogenblik waarop een nieuwe managementovereenkomst in werking treedt.
Om in te spelen op wijzigende omstandigheden kan tijdens de duur van deze managementovereenkomst op verzoek van één van de ondertekenende partijen, en conform de modaliteiten vermeld in de rubriek “Aanpassing van de managementovereenkomst” bij deze overeenkomst, een addendum aan de managementovereenkomst worden gevoegd om bepalingen toe te voegen, te wijzigen of te schrappen.
II. Engagementen van het departement
II.1. Relevante beleidsdoelstellingen/Beleidskader
Deze managementovereenkomst kadert in de uitvoering en opvolging van de beleidsdoelstellingen zoals geformuleerd in de hiernavolgende beleidsdocumenten:
• het Vlaamse Regeerakkoord 2009 – 2014 “Een daadkrachtig Vlaanderen in beslissende tijden”;
• de Beleidsnota 2009 – 2014 “Economie – De Open Ondernemer”;
• de Beleidsnota 2009 – 2014“Wetenschappelijk Onderzoek en Innovatie”;
• de Beleidsnota 2009 – 2014 “Economisch overheidsinstrumentarium”;
• het toekomstplan Vlaanderen in Actie (ViA) en het bijbehorende Pact 2020;
• het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding 2010-2014
• het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid.
In vermelde documenten zijn de volgende beleidsdoelstellingen geformuleerd die kaderen in de missie en opdracht van het departement EWI:
• bedrijven door de crisis helpen;
• meer en sterker ondernemerschap;
• een meer groene economie;
• meer groeiende ondernemingen;
• een meer innovatieve en kennisintensieve economie;
• focussen op economische clusters, thematische speerpunten en grote projecten;
• Vlaanderen tot een internationale speler maken;
• versterken van de excellentie en dynamiek van het grensverleggend, niet- gericht onderzoek;
• meer kansen voor onderzoekstalent;
• uitbouwen van een toponderzoeksinfrastructuur;
• meer gestroomlijnd en outputgedreven onderzoeksbeleid;
• administratieve vereenvoudiging.
Deze beleidsdoelstellingen worden door het departement EWI doorvertaald in strategische en operationele organisatiedoelstellingen zoals beschreven in het hiernavolgende punt. Voor de meetindicatoren met betrekking tot deze doelstellingen wordt verwezen naar bijlage 1 bij deze managementovereenkomst.
II.2. Strategische (SD) en operationele (OD) organisatiedoelstellingen
Het departement EWI staat in voor de beleidsvoorbereiding, -opvolging en -evaluatie met betrekking tot het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie.
Het departement EWI volgt de beleidscyclus op door de effectiviteit van het gevoerde beleid te evalueren en op basis van objectieve resultaten voorstellen tot bijsturing te formuleren.
Het departement EWI voert zijn opdrachten uit in een cultuur van openheid, transparantie en eenvoud, en dit in nauwe samenwerking met de bevoegde ministers, de agentschappen en andere partners binnen en buiten de Vlaamse overheid.
Het departement EWI zoekt naar creatieve en toekomstgerichte benaderingen, rekening houdend met de ervaringen uit het verleden.
De belangrijkste uitdaging van het departement EWI is een klantgerichte, betrouwbare en efficiënte dienstverlening te kunnen aanbieden aan de diverse partners, onder meer op het vlak van managementondersteuning. Excellentie en het vervullen van een voorbeeldfunctie zijn hierbij het streefdoel.
Om deze missie en beleidsopdracht te kunnen vervullen heeft het departement EWI de hiernavolgende strategische (SD) en operationele (OD) doelstellingen geformuleerd.
SD1: Creëren van een duurzaam economisch weefsel en het faciliteren van ondernemerschap
Het departement EWI bouwt het ondernemerschap in Vlaanderen mee uit en versterkt het. Hiertoe neemt het departement EWI concrete initiatieven met betrekking tot de beleidsvoorbereiding, en wordt het als centrale partner in het Vlaamse ondernemerslandschap erkend. Deze rol situeert zich niet op het vlak van dienstverlening aan organisaties en bedrijven.
Vlaanderen moet nog meer dan vroeger het belang inzien van ondernemerschap als motor van de economie en welvaart. Het departement EWI neemt en ondersteunt initiatieven om Vlaanderen in brede zin daarvoor te sensibiliseren, zonder in de plaats te treden van de beleidsuitvoerende entiteiten. Zo profileert het departement zich als promotor van ondernemerschap dat Vlaanderen een economische, sociale en ecologische meerwaarde biedt. Transformatie door innovatie vormt hierbij een sleutelproces.
Het departement EWI vervult een belangrijke rol in de beleidsvoorbereiding ter ondersteuning van een ondernemend klimaat in Vlaanderen. Het doet dat in nauwe samenwerking met alle betrokken actoren. Om die beleidsvoorbereiding en – opvolging zo relevant mogelijk te maken, speelt het departement EWI een coördinerende en faciliterende rol door het uitbouwen van strategische partnerschappen tussen bedrijven, de academische wereld en de overheid.
De uitvoering van dit beleid is een verantwoordelijkheid van alle entiteiten van het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie, waarmee het departement EWI concrete afspraken maakt over de wijze van samenwerken. Het departement EWI ondersteunt de agentschappen in hun missie en waakt erover dat de portfolio van beleidsinstrumenten optimaal is, zodat de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk worden ingezet.
Operationele doelstellingen bij SD1:
• OD1.1: via de Staten-Generaal Industrie, waarin het departement EWI het voortouw neemt, wordt de transformatie van economische sectoren ondersteund. Met dat doel wordt een draaiboek opgemaakt en wordt via de Ronde Tafels gezorgd voor voortgangscontrole;
• OD1.2: het departement EWI stelt het Actieplan Ondernemerschap op, een beleidsplan waarin de doelstellingen van de Vlaamse overheid voor de bevordering van het ondernemerschap worden gedefinieerd en vertaald naar concrete acties;
• OD1.3: het departement EWI werkt een conceptnota “ Groene Economie” uit om de vergroening van de economie in kaart te brengen en een geïntegreerd beleid mogelijk te maken;
• OD1.4: het departement EWI ontwikkelt een beleid dat is gericht op het verkrijgen van meer en betere Vlaamse groeiondernemingen, via het in kaart brengen van de problematiek en het verder invullen en toepassen van de Gazellesprong, het geheel van maatregelen om snelgroeiende bedrijven te helpen de met een sterke en snelle expansie gepaard gaande groeipijnen te overwinnen;
• OD1.5: in de nasleep van de financieel-economische crisis rapporteert het departement EWI regelmatig over de monitoring van de toegekende kredietverlening.
SD2: Vlaanderensturen naar meer innovatie, creativiteit, kenniscreatie en kennisvalorisatie
Het departement EWI neemt op proactieve wijze initiatieven om Vlaanderen uit te bouwen tot een topregio voor innovatie, kenniscreatie en kennisvalorisatie, en geeft hierover de nodige adviezen aan de beleidsmakers.
Het departement EWI sensibiliseert bedrijven, kenniscentra, burgers, ondernemers, non-profit instellingen en alle andere economische spelers voor meer creativiteit als voedingsbodem voor innovatieprojecten. Door de dialoog tussen wetenschap en maatschappij aan te scherpen wil het departement EWI een draagvlak voor innovatie creëren bij brede lagen van de bevolking. De samenwerking tussen bedrijven onderling en tussen bedrijven en kenniscentra wordt geïntensifieerd. Door een betere en meer open samenwerking tussen innoverende bedrijven te faciliteren wordt het concept van “open innovatie” verder verbreed.
Het departement EWI stimuleert de versterking van kenniscreatie en innovatie. Het departement neemt hiertoe een leidende rol op zich bij het richten van overheidsinvesteringen op structureel relevante innovatiegebieden, en ziet erop toe dat de inspanningen niet worden versnipperd. Met dat doel wordt ook samengewerkt en overlegd met andere spelers.
Het departement EWI draagt bij tot de versterking van innovatief talent in Vlaanderen en richt zich op de plaats en evolutie van de onderzoeker in de kennisketen (fundamenteel onderzoek →strategisch basisonderzoek en toepassingsgericht
onderzoek → technologische ontwikkeling en demonstratie → productcommercialisering en marktontwikkeling → toegang tot en uitbouw van de afzetmarkt) en in de kennisdriehoek (onderwijs ↔ onderzoek ↔ industrie/innovatie). Het departement EWI neemt het voortouw in het opzetten van een mobiliteitsprogramma waarin mensen, kennis, competentie en middelen op een flexibele manier worden uitgewisseld. Dat leidt tot de ontwikkeling van een set van competentiemodellen die levenslange inzetbaarheid ondersteunen en zorgt ervoor dat inspanningen en investeringen gerichter worden ingezet om de opbouw van kennis en competenties te maximaliseren.
Het departement EWI stimuleert kennisvalorisatie via een duurzame en doeltreffende samenwerking tussen het bedrijfsleven, de academische wereld en de maatschappelijke actoren. Kennisoverdracht en ervaringsuitwisseling verlopen in een model van open communicatie.
Operationele doelstellingen bij SD2:
• OD2.1: het departement EWI gaat partnerschappen aan om platforms, programma’s en projecten op te zetten waarin innovatie centraal staat;
• OD2.2: het departement EWI werkt actief aan het beantwoorden van maatschappelijke uitdagingen via het opzetten van “grote projecten”;
• OD2.3: het departement EWI draagt bij tot de optimalisering van het innovatie- instrumentarium voor een maximale creatie en valorisatie van kennis;
• OD2.4: samen met de betrokken actoren zorgt het departement EWI voor het sensibiliseren over en het promoten van creatief en innoverend ondernemen, waarbij bruggen worden geslagen tussen de beleidsdomeinen Economie, Onderwijs en Cultuur;
• OD2.5: het departement EWI werkt een Beleidsvisie Wetenschapscommunicatie uit, met als leidraad de strategische doelstellingen van de Vlaamse overheid rondcommunicatie over en popularisering van wetenschap, technologie en innovatie. Meer concrete acties worden gespecificeerd in de Actieplannen Wetenschapscommunicatie;
• OD2.6: samen met het beleidsdomein Onderwijs maakt het departement EWI het Vlaamse Actieplan voor Onderzoekers op en voert het uit. Daarbij worden initiatieven genomen om de onderzoekersloopbaan aantrekkelijker te maken, met speciale aandacht voor loopbaanopbouw, diversiteit en stimulering van mobiliteit van onderzoekers.
SD3: Vlaanderen op het vlak van onderzoek en innovatie internationaal op de kaart zetten
Het departement EWI stelt zich tot doel het excellentieniveau van wetenschap in Vlaanderen op te tillen, zodat Vlaanderen zich op dit vlak duidelijk kan profileren in Europese en internationale context.
Het departement EWI engageert zich om mee richting te geven aan een constructief langetermijnbeleid met betrekking tot onderzoek en ontwikkeling. Op basis van de geïdentificeerde trends en rekening houdend met gedefinieerde focusgebieden wendt het departement EWI de beschikbare middelen aan om onderzoek en ontwikkeling in grens- en domeinoverschrijdende programma’s en projecten te stimuleren. Het departement EWI werkt hiertoe optimaal samen met partners binnen en buiten de overheid (prioritair zijn het departement iV, FIT ) en reikt instrumenten aan om gefocust internationaal onderzoek en ontwikkeling in Vlaanderen te faciliteren.
Operationele doelstellingen bij SD3:
• OD3.1: het departement EWI bouwt een internationaal kennisnetwerk van experts uit, die de Vlaamse beleidsverantwoordelijken proactief adviseren met betrekking tot interessante gebieden van onderzoek en ontwikkeling op basis van economische, maatschappelijke, ecologische, sociologische en technologische ontwikkelingen;
• OD3.2: het departement EWI werkt actief het Europese beleid mee uit en neemt de nodige acties zodat Vlaanderen een stem krijgt in de Europese programma’s en bij de EU-besluitvorming in de Europese Raad;
• OD3.3: het departement EWI zorgt voor de coördinatie en de actieve werking van het Europa Platform, een nieuw overkoepelend Vlaams platform voor een optimale standpuntbepaling in Europa en voor de stimulering en ondersteuning van de Vlaamse participatie in Europese programma’s;
• OD3.4: het departement EWI draagt bij tot een goed uitgebouwde, toegankelijke en internationaal ingebedde onderzoeksinfrastructuur in Vlaanderen, zodat de aantrekkelijkheid en de internationale positie van Vlaanderen voor (top)onderzoekers uit binnen- en buitenland groter wordt.
SD4: Zich ontwikkelen als kenniscentrum binnen de Vlaamse overheid voor het aanleveren en aanwenden van inzichten op het vlak van economie, ondernemerschap, wetenschappelijk onderzoek en innovatie
Het departement EWI ontwikkelt zich tot het eerste aanspreekpunt voor de Vlaamse overheid op het vlak van gegevens en analyses van economische sectoren, ondernemerschap, wetenschappelijk onderzoek en innovatie. Hiertoe positioneert het departement EWI zich binnen het geheel van studiediensten, steunpunten en strategische adviesraden die werken rond dataverwerking, indicatoren, analyses, evaluaties en studies.
Het departement EWI bouwt strategische intelligentie op over de kennisdomeinen die onder zijn bevoegdheid/verantwoordelijkheid vallen. Het departement verzamelt tijdig correcte en relevante gegevens, interpreteert ze en verwerkt ze tot beleidsondersteunende informatie die beschikbaar kan worden gesteld aan de beleidsmakers, belangrijke partners en andere belanghebbenden om ze aan te wenden bij de beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie.
Operationele doelstellingen bij SD4:
• OD4.1: het departement EWI maakt afspraken met de belangrijkste partners binnen en buiten het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie over een taakverdeling voor het samenbrengen van data en indicatoren;
• OD4.2: het departement EWI capteert en verwerkt internationaal beschikbare beleidsinzichten en vergelijkingen, en stelt ze ter beschikking aan belanghebbenden;
• OD4.3: het departement EWI initieert en analyseert lange termijnstudies in het kader van het beleidsvoorbereidend strategisch en prospectief onderzoek;
• OD4.4: het departement EWI realiseert de nodige randvoorwaarden en omkadering, zodat evaluaties procesmatig en gestandaardiseerd verlopen en met de grootst mogelijke objectiviteit en kwaliteit worden uitgevoerd. De resulterende beleidsaanbevelingen worden systematisch in de beleidscyclus ingebracht;
• OD4.5: het departement EWI werkt een Actieplan voor Kennisbeheer uit, met als doel de beschikbare informatie zo optimaal mogelijk aan te wenden bij de beleidsvoorbereiding en –evaluatie;
• OD4.6: als kenniscentrum stelt het departement EWI kennis en informatie ter beschikking van de belangrijkste partners en belanghebbenden uit de publieke en private sector via databanken, websites en publicaties, en ook op aanvraag.
SD5: De Managementondersteunende Diensten (MOD) van het departement EWI bieden aan hun partners en klanten een professionele en competente omkaderingsstructuur en dienstverlening aan op het vlak van mensen en middelen
De MOD organiseren een professioneel en hoogwaardig intern partnerschap op het vlak van managementondersteunende diensten, dat mensen, middelen, infrastructuur, logistiek en competentie aanreikt om de strategische doelstellingen van hun partners/klanten te helpen realiseren.
De MOD profileren zich als een kritische en onmisbare partner en dienstverlener ten aanzien van de entiteiten die ze ondersteunen, en ten aanzien van de leidend ambtenaren en de individuele personeelsleden. Ondanks die primaire ondersteunende rol verzekeren de MOD een proactieve dienstverlening, zodat de partners/klanten zich voluit op hun kerntaken kunnen richten.
Vanuit de rol als proactieve dienstverlener organiseren en consolideren de MOD zich tot een dienst waaruit de gebruikers op een flexibele manier kennis en competentie kunnen putten. Vanuit dat gegeven zullen de MOD ook studies uitvoeren en zich blijven professionaliseren voor het voeren van een geavanceerd personeelsbeleid, dat ook ruimte biedt voor nieuwe technieken en praktijken die worden geëvalueerd.
Indien deze nuttig en nodig blijken te zijn, worden ze ingevoerd in het departement EWI en aan de partners/klanten ter beschikking gesteld.
Omdat de MOD opereren als dienstverlener, leggen ze zichzelf ook strenge kwaliteitseisen op. Met dat doel gaan ze met de gebruikers in dialoog om hun behoeften te leren kennen en begrijpen, en er hun dienstverlening optimaal op af te stemmen. De samenwerkings- en kwaliteitsindicatoren worden geformaliseerd en regelmatig geëvalueerd met het oog op een optimalisering van wederzijdse inspanningen tussen de MOD en de partners/klanten die ze bedienen.
Operationele doelstellingen bij SD5:
• OD5.1: om de individuele personeelsleden van de partners/klanten maximaal te ondersteunen bieden de MOD een pakket operationele basisdiensten aan, waaronder laagdrempelige informatie en deskundig advies over het personeelsstatuut, het salaris, vorming en praktische ondersteuning bij dienstreizen. Hun dienstverlening maken ze bekend via het extranet;
• OD5.2: om het management van de partners/klanten maximaal te ondersteunen bieden de MOD een pakket basisdiensten op dossierniveau aan, meer bepaald over het procesmatig opstellen en verwerken van IT- dossiers en financiële dossiers, het organiseren van evenementen, etc. Ze maken daarvoor duidelijke en pragmatische afspraken die, als dat nodig is, in processtromen of dienstverleningsovereenkomsten worden uitgetekend;
• OD5.3: om het management van de partners/klanten maximaal te ondersteunen verzorgen de MOD advies en informatie voor het lijnmanagement, bijvoorbeeld met betrekking tot personeels- en werkingsbudgetten, financiële procedures, selectie en aanwerving, personeelsbeleid, personeelsplanning, juridische aangelegenheden, vakbondsoverleg, IT en rapportering. Daarover worden duidelijke en pragmatische afspraken gemaakt die, als dat nodig is, worden bekrachtigd in processtromen of dienstverleningsovereenkomsten;
• OD5.4: het aanbod en de kwaliteit van de MOD-dienstverlening worden permanent bewaakt en, voor zover dat nodig is, bijgestuurd. Er wordt een Werkgroep MOD opgestart, die bestaat uit vertegenwoordigers van de partners/klanten. Die werkgroep evalueert de dagelijkse MOD-dienstverlening en formuleert verbetervoorstellen;
• OD5.5: de MOD peilen naar het tevredenheidsniveau bij de medewerkers en partners/klanten, en zorgen voor opvolgingsacties als dat nodig blijkt.
SD6: Het departement EWI maakt werk van open en innoverend bestuur
Het departement EWI stimuleert openheid, creativiteit en innovatie in de werking van zijn eigen organisatie en in de samenwerking met de partners en belanghebbenden. In overeenstemming met de generieke Vlaamse overheidsdoelstelling “Slagkrachtige overheid” wordt de klemtoon gelegd op samenwerking, efficiëntie, kwaliteit en effectiviteit, en dit via (1) bestuurlijke vereenvoudiging, (2) meer doen met minder, (3)
innovatie op het vlak van werkwijze en instrumenten voor de verbetering van de dienstverlening, en (4) verbetering van het oplossingsvermogen ten aanzien van maatschappelijke uitdagingen. Een herschikking van bevoegdheden binnen het beleidsdomein is mogelijk, indien zulks wenselijk blijkt uit een evaluatie.
Het departement zal zich in dit kader ook organiseren om, zoals bepaald in artikel 4§2 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid, voor alle aspecten waarvoor geen bijzonder beleidsuitvoerend orgaan werd opgericht, een oplossing te bieden, prioritair binnen de eigen organisatie.
Operationele doelstellingen bij SD6:
• OD6.1: er wordt gezorgd voor een gestructureerd overleg tussen de ministers en het departement, en het departement EWI speelt ook een actieve rol in de beleidsraad;
• OD6.2: er wordt proactief samengewerkt met de entiteiten van het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie. Via het EWI- managementcomité wordt een plan van aanpak afgesproken voor de uitvoering en opvolging van de volledige beleidscyclus;
• OD6.3: het departement EWI onderhoudt nauwe relaties met de andere beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid en met strategische externe partners via kennisnetwerken, zodat de beleidsvoorbereiding optimaal is afgestemd op de behoeften van alle belanghebbenden;
• OD6.4: het departement EWI zorgt voor een optimale juridische onderbouwing van de werking van het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie, en biedt hiertoe een degelijke en zorgvuldige juridische ondersteuning aan;
• OD6.5: het departement EWI draagt bij tot de generieke overheidsdoelstellingen op het gebied van diversiteit, duurzaamheid en slagkrachtige overheid.
II.3. Interne werking
II.3.1. Verbetertraject gericht op maturiteitsverhoging
Het maturiteitsniveau van het departement EWI bedroeg in november 2009 gemiddeld 1,6.
Maturiteit organisatiebeheersing bij departement EWI
LEIDRAAD organisatiebeheersing 10 thema’s | Maturiteit dept EWI geschat door IAVA (Rapportering IAVA = nov 2009) (Basis = zelfevaluatie 2008) | |
1. | Doelstellingen, Proces en Risicomanagement | 1 |
2. | Belanghebbendenmanagement | 2 |
3. | Monitoring | 1 |
4. | Organisatiestructuur | 2 |
5. | Human Resources management | 2 |
6. | Cultuur en integriteit / Organisatiecultuur | 1 |
7. | Informatie en Communicatie | 2 |
8. | Financieel management | 2 |
9. | Facility management | 2 |
10. | Informatie en Communicatietechnologie | 1 |
EIKE | ||
Effectiviteit | 1 | |
Efficiëntie | 2 | |
Kwaliteit | 2 | |
Integriteit | 1 |
In het kader van de generieke bepaling “Elke entiteit verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van een verbetertraject” onderneemt het departement EWI de hiernavolgende acties.
Doelstelling is om uiterlijk tegen einde 2011 het niveau 3 te halen. Men zal er naar streven om het maturiteitsniveau 4 te halen en te behouden uiterlijk voor het einde van de legislatuur.
Voor de meetindicatoren met betrekking tot deze acties wordt verwezen naar bijlage 2 bij deze managementovereenkomst.
• Doorvertaling van de strategische en operationele doelstellingen naar de afdelingen en in de individuele doelstellingen vanaf 2011. Ook worden deze doelstellingen gecommuniceerd aan de interne en externe belanghebbenden.
• In kaart brengen van risico’s op strategisch en operationeel niveau, en inventarisatie van sleutelprocessen. Het departement EWI streeft naar een maximale slaagkans voor het behalen van de beoogde organisatiedoelstellingen, en mag de werking van de organisatie dan ook niet aan het toeval overlaten. Het departement EWI moet zich optimaal voorbereiden op onvoorziene omstandigheden, zodat het ook in een veranderende omgeving zijn opdracht met succes kan volbrengen. Hiertoe:
- worden mogelijke belemmeringen en hinderpalen opgelijst op strategisch niveau;
- worden de sleutelprocessen geïdentificeerd en de bijbehorende risico’s in kaart gebracht op het operationele niveau;
- wordt voor de belemmeringen, hinderpalen en risico’s met een grote waarschijnlijkheid en/of impact nagegaan of hiertoe al beheersmaatregelenvoorhanden zijn. Indien niet, dan wordt verder nagedacht over proactieve maatregelen waarmee deze belemmeringen, hinderpalen en risico’s zo goed mogelijk kunnen worden beheerst, en worden deze “nieuwe” beheersmaatregelen ook geïmplementeerd.
• Procesoptimalisering van de opmaak van subsidiedossiers en de opvolging van de financiële dossierafhandeling. Deze complexe processen werden in 2009 gedetailleerd in kaart gebracht, en daarbij werden
ook de knelpunten vastgesteld. De uit deze oefening voortvloeiende suggesties voor optimalisatie worden afgetoetst aan de praktische haalbaarheid en vervolgens geïmplementeerd.
• Optimaal anticiperen op de “onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking” als meest gehanteerde type van overheidsopdrachten binnen het departement EWI. Er is een duidelijke behoefte aanwezig om de knelpunten van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking in kaart te brengen, hiervoor oplossingen te zoeken en deze te implementeren in de dagelijkse werking van het departement EWI.
• In kaart brengen van “externe belanghebbenden”. Er is nood aan een methode en (de uitwerking van) een instrument die het departement EWI op een efficiënte wijze moeten toelaten om zijn “stakeholders”(inclusief erkende sociale partners, VESOC en de SAR’s) op een permanente (of in elk geval regelmatige) basis te definiëren in functie van de zich alsmaar wijzigende behoeften van het beleid en de organisatie. Hiertoe wordt een nieuwe inventaris opgesteld van de externe vertegenwoordigingen van het departement EWI in functie van de vastgelegde organisatiedoelstellingen van het departement.
• Opmaak van een jaarverslag. Een overzicht van de jaarlijkse activiteiten/realisaties van het departement EWI helpt de individuele personeelsleden inzicht te krijgen in hoe de eigen realisaties kunnen bijdragen tot het grotere geheel. Ook als een extern communicatie-instrument is een dergelijk jaarverslag voor elke belanghebbende een interessante bron van informatie over de werking en taakstelling van het departement EWI.
• Vereenvoudiging van de onderzoeksverslaggeving aan de Vlaamse overheid vanwege universiteiten en hogescholen. Aan de subsidiëring die de kennisinstellingen (universiteiten en hogescholen) in Vlaanderen van de Vlaamse overheid ontvangen wordt diverse rapportering gekoppeld, en die is vaak (te) weinig gestroomlijnd, met veelal dubbelwerk en inefficiëntie tot gevolg. Het departement EWI wil de rapporteringsplicht van de kennisinstellingen waar mogelijk verlichten, en dat kan in belangrijke mate worden gerealiseerd doordat de kennisinstellingen met één enkele gegevenslevering maximaal kunnen voldoen aan al hun verplichtingen op het vlak van rapportering (en de Vlaamse overheid zelf alle gevraagde indicatoren kan berekenen op basis van de geleverde [detail]gegevens). Het departement EWI wil hiertoe zijn onderzoeksportaal FRIS (xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx) verder ontsluiten en optimaliseren.
• Periodiek rapporteren over de beleids- en apparaatskredieten. Om het verbruik van de financiële werkingsmiddelen te kunnen beheersen is er nood aan degelijke periodieke rapporten met de actuele stand van de beleidskredieten evenals de apparaatskredieten (= algemene werkingsmiddelen, ICT-kredieten en personeelskredieten), waarbij ook een onderbouwde prognose voor de toekomst wordt voorzien. De afdeling Strategie & Coördinatie en de MOD van het departement EWI zullen instaan voor de nodige tussentijdse rapportering met betrekking tot resp. de
beleidskredieten en de apparaatskredieten, en zullen hiertoe vooraf een vaste methodiek en een vast sjabloon op punt stellen op basis van de gevoerde analytische boekhouding. Het is de bedoeling dat deze rapporten online beschikbaar worden gesteld aan alle betrokkenen.
• Monitoren van het toezicht op derden. Er is een duidelijke behoefte aan standaardisering van de methode om het toezicht op derden te monitoren. Daarnaast zal het departement EWI een aantal specifieke standaarden ontwikkelen voor het luik “evaluatie” binnen de relaties met derden (overeenkomsten, besluiten, etc.), een minimaal sjabloon voor de invulling van de relaties met derden opstellen en standaarden gebruiken voor de continue opvolging van de uitvoering van de opdracht zoals geformuleerd in de relatie met derden. Ook zal het departement EWI een netwerk rond organisatiebeheersing opstarten met de verantwoordelijken/contactpersonen voor Interne Controle, Audit en Kwaliteit binnen de door de Vlaamse overheid gesubsidieerde instellingen die actief zijn in het beleidsdomein Economie, Wetenschap en Innovatie. Er zal gestreefd worden naar een optimale samenwerking van de diensten, die binnen het beleidsdomein belast zijn met toezicht.
• Verder uitwerken en implementeren van het vormingsplan. In 2009 werd een vormingsplan voor de periode 2009 – 2010opgemaakt voor de personeelsleden van het departement EWI. Dat vormingsplan moet, in functie van de reële vormingsnoden op de werkvloer, verder gefaseerd worden uitgevoerd, en dit via (1) het aanbod “vorming” van het Agentschap voor Overheidspersoneel (BZ) en (2) het op maat aanbieden van specifieke opleidingen. Aan de hand van de vormingsnoden die worden opgetekend in de planningen 2010 in het kader van PLOEG zal het departement EWI ook een vervolgtraject opstarten voor de periode2010 – 2011.
• Uitwerken van een visie op organisatiecultuur, daarbij inbegrepen een visie op integriteit. Momenteel zijn al wel een aantal waarden en normen uitgeschreven, maar dit is nog te weinig verankerd in een “visie” op cultuur en integriteit, en hierover is bovendien nog maar weinig gecommuniceerd. Het departement EWI wil werk maken van het uitschrijven van een visie op cultuur en integriteit, en zal hiertoe vertrekken vanuit een analyse van het huidige cultuur- en integriteitsbeleid.
• Inzake diversiteit gaat het departement een inspanningsverbintenis aan voor het bereiken van volgende doelstellingen:
- personen met een handicap:2,6%
- personen van allochtone afkomst:4,3%
- vrouwen in middenkaderfuncties: 40%
Jaarlijks wordt er een actieplan gelijke kansen en diversiteit opgemaakt. Bij de toewijzing van studentenjobs wordt 25% voorbehouden aan kandidaten uit de kansengroep allochtonen.
• Formuleren van ICT-doelstellingen. Om de mogelijkheden van ICT in te zetten bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen is er nood aan het formuleren van de ICT-doelstellingen en dit samen te brengen in een “Strategisch Plan ICT” van het departement EWI.
II.3.2. Verbetertraject gericht op meetbare efficiëntiewinsten
In het kader van de generieke bepaling “Elke entiteit definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren” voorziet het departement EWI de hiernavolgende initiatieven.
Interne werking/organisatie
• Het percentage van de personeelsleden dat klaagt over concentratieverstoring als gevolg van de werkorganisatie op basis van het principe “anders werken” wordt teruggebracht tot de helft (van 82% naar 40%).
• Verslagen van vergaderingen, stuurgroepen, … worden binnen de week beschikbaar gesteld.
• Jaarlijks weerkerende (ministeriële) subsidiebesluiten waarvoor geen bijkomende informatie verwacht wordt/noodzakelijk is worden uiterlijk eind januari voor advies aan de Inspectie van Financiën voorgelegd.
• In onderlinge afspraak bezorgt het departement EWI op geregelde tijdstippen een statusrapport met betrekking tot alle lopende dossiers aan de ministeriële kabinetten.
• Bij de vertegenwoordiging namens het departement EWI in externe werkgroepen en overlegvergaderingen wordt de delegatie beperkt tot één ambtenaar per werkgroep/overlegvergadering.
• Het personeelsbestand uitgedrukt in VTE van het departement EWI ligt op 31 december 2015 niet hoger, en zal bij voorkeur lager liggen dan het aantal VTE op 15 juli 2009(ingang van het regeerakkoord), zijnde 114,48 VTE. Het aantal VTE dat is tewerkgesteld binnen de cel kabinetsondersteuning werd in deze meting niet opgenomen. Het bedroeg 6,8 VTE’s op 1 december 2010.
• Het departement EWI onderschrijft de doelstelling zoals geformuleerd in het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid om de managementondersteunende functies te verminderen met 20%, om op die manier de norm voor overhead terug te brengen tot 12% voor het gehele beleidsdomein.
• Contractuele aanwervingen en bevorderingen worden waar mogelijk in eigen beheer afgewerkt.
Beleidsvoorbereiding
• Het beantwoorden van schriftelijke parlementaire vragen gebeurt in minstens 95% van de gevallen binnen de tijdslimiet opgelegd door de ministeriële kabinetten.
• De ontwerpen van bijdrage tot beleidsnota en -brief worden jaarlijks uiterlijk op 15 september overgemaakt aan de betrokken ministers.
• Bij het aantreden van een nieuwe regering heeft het departement EWI een bijdrage voor de beleidsnota klaar voor de betrokken minister(s).
Beleidsevaluatie
• In het referentiejaar wordt 90% van de evaluatiedossiers kwaliteitsvol en binnen de gestelde termijn afgerond. Hiertoe wordt jaarlijks minstens 1% van de beleidskredieten gereserveerd voor beleidsevaluaties.
• Begin 2011 zijn generieke evaluatiebepalingen beschikbaar voor de diverse beleidsinstrumenten.
Klantvriendelijkheid
• Tegen maart 2011 wordt een stappenplan, inclusief budget en timing, opgeleverd om tot een informatie- en procesarchitectuur te komen die een eenvoudige, gestroomlijnde en geautomatiseerde gegevensaanlevering voor onderzoeksrapportering mogelijk maakt.
• In 2010 werd door het departement EWI een rollend actieplan opgemaakt voor de vermindering van administratieve lasten, na insteek van de verschillende entiteiten van het beleidsdomein EWI.
Het departement EWI volgt de uitvoering van de projecten in het actieplan op, en zal begin 2011, en ieder jaar zolang het actieplan loopt, een vooruitgangsrapportage doen aan de dienst wetsmatiging van BZ.
EWI heeft de algemene reductiedoelstelling van 25% voor administratieve last als gevolg van Vlaamse regelgeving voorlopig onderschreven. Bij de vooruitgangsrapportage eind januari 2011 zal, naast de evaluatie van vooruitgang van de projecten op het managementcomité, ook een definitieve beslissing genomen worden over de reductiedoelstelling van het beleidsdomein EWI. Deze zal opgenomen worden in het ondernemingsplan van het departement.
• Op geregelde tijdstippen organiseert het departement EWI een bevraging van de belangrijkste doelgroepen om te peilen naar hun tevredenheid. Deze bevraging zal worden gericht tot zowel de interne klanten (o/a peiling over de vindbaarheid, beschikbaarheid en raadpleegbaarheid van gegevens, formele stukken, etc.) als de externe klanten (o/a peiling over de snelheid van respons, uitbetaling van subsidies, …)
• In 2009 werd conform de geldende regelgeving met betrekking tot klachtenmanagement binnen het departement EWI een systeem voorde behandeling van formele klachten opgezet, en dit met het oog op de jaarlijkse rapportering aan de ombudsdienst. Met het oog op de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening, zal er op de website van het departement een rubriek “klachten” worden opgenomen. Hierin zal informatie over de procedure van behandeling, een klachtenformulier en, contactgegevens van de klachtencoördinator worden opgenomen bij de financiële afhandeling van (reguliere) subsidiedossiers wordende voorziene deadlines voor uitbetaling in 90% van de gevallen gehaald.
• Begin 2011 zijn alle lopende verbintenissen waarvoor het departement EWI verantwoordelijk is digitaal ontsloten.
• Begin 2011 is alle benodigde/relevante regelgeving digitaal ontsloten.
• Op basis van de dienstencatalogus worden samenwerkingsovereenkomsten en SLA’s afgesloten met de partners/klanten van de MOD.
Bovendien zullen de leidinggevenden van het departement EWI ook elke medewerker stimuleren om zijn taken en werkmethode, en die van haar of zijn dienst, in vraag te stellen en verbetervoorstellen te doen. Het zichzelf en de eigen werking in vraag stellen, zeker ook op het vlak van taken die niet langer relevant zijn, moet ook elke entiteit zich stellen los van besparingen of andere externe druk.
II.4. Financiële engagementen
Bij de uitvoering van deze managementovereenkomst wordt gestreefd naar een optimale financiële transparantie. Hiertoe zal het departement EWI onder meer jaarlijks rapporteren op basis van de gevoerde analytische boekhouding.
Op vlak van beheer van de financiële middelen onderschrijft het departement EWI de “good governance” principes van zuinigheid, effectiviteit en efficiëntie. In het kader van deugdelijk beleid zal het departement EWI dan ook streven naar een optimale aanwending van de beschikbare middelen om een zo hoog mogelijk maatschappelijk effect te bekomen.
Het departement EWI engageert zich, bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen, tot het realiseren van het in de begroting voorziene ESR- saldo.
Voor de financiering van de kosten verbonden aan de buitenlandse zendingen van de ministers zal een bedrag van 100.000 euro worden ingeschreven op een begrotingsartikel binnen de apparaatskredieten van het departement EWI.
III. Engagementen van de functioneel bevoegde ministers
De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde begroting. Dit gebeurt met een maximale vrijwaring van de kwaliteit van de dienstverlening.
De ministers streven er naar om de middelen die nodig zijn om 1%, zijnde het aandeel van de overheid binnen de 3%-norm vooropgesteld in de Lissabonstrategie op het vlak van onderzoek en innovatie, op te nemen in de begrotingsvoorstellen die worden overgemaakt aan het parlement.
Elk jaar nemen de ministers deel aan twee (deel-)beleidsraden.
IV. Opvolging, rapportering en evaluatie
IV.1. Opvolging en rapportering
Naast de wettelijk voorziene financiële rapporteringen en rapportering in functie van de decretaal voorziene bevoegdheid van Interne Audit, zal ook jaarlijks over de realisatie van de engagementen in de managementovereenkomst worden gerapporteerd.
De opvolging van de managementovereenkomst gebeurt in het geregelde overleg tussen de secretaris-generaal en de ministeriële kabinetten. Deze opvolging gebeurt op kwartaalbasis.
Het departement EWI erkent ook het inlichtingenrecht van de ministers met betrekking tot informatie en/of stukken die op de managementovereenkomst betrekking hebben.
IV.2. Evaluatie
Uiterlijk op het einde van februari na het werkingsjaar legt de secretaris-generaal een evaluatierapport voor aan de ministers met de stand van zaken van de uitvoering van de managementovereenkomst.
Vanuit het gegeven van de politieke primauteit kan de politieke overheid ook steeds ingrijpen bij de niet- of onvoldoende uitvoering van de managementovereenkomst.
V. Aanpassingen van de managementovereenkomst – Opschortende voorwaarden
Indien zich tijdens de duur van de managementovereenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het departement EWI actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting in overleg met de Vlaamse Regering ten gevolge van een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de managementovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het departement EWI dusdanig veranderen dat deze veranderingen niet kunnen worden ingepast in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de managementovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen opnieuw worden onderhandeld en aangepast.
Brussel,
De Minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaamse minister van Economie, Buitenlands Beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid,
Xxxx Xxxxxxx
De Viceminister-president van de Vlaamse Regering en Vlaamse minister van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding,
Xxxxxx Xxxxxx
Voor het departement Economie, Wetenschap en Innovatie, de secretaris-generaal,
Xxxx Xxx Xxxxxxxxx
Bijlage 1: Indicatoren bij de geformuleerde strategische/operationele doelstellingen
SD1: Creëren van een duurzaam economisch weefsel en het faciliteren van ondernemerschap
Indicatoren
OD1.1:
- oplevering van het draaiboek (geplande datum);
- verspreiding van het draaiboek (% doelgroep bereikt);
- aantal lopende rondetafels;
- kwalitatieve analyse: mate van sectortransformatie (na 5 jaar).
OD1.2:
- oplevering/actualisatie van het Actieplan Ondernemerschap;
- doelstellingen en mijlpalen uit het Actieplan (% gerealiseerd).
OD1.3:
- oplevering van een Masterplan Groene Economie (geplande datum);
- doelstellingen en mijlpalen uit het Masterplan (% gerealiseerd).
OD1.4:
- aantal groeiondernemingen/gazellen;
- beoordeling van de kwaliteit van nieuwe groeiondernemingen;
- beoordeling van de kwaliteit van de rondetafel gazellesprong (aantal deelnemers);
- oprichting en samenkomst van het groeiplatform.
OD1.5:
- kwaliteit van de rapportering “monitoring kredietverlening”;
- frequentie van de rapportering “kredietverlening”.
SD2: Vlaanderen sturen naar meer innovatie, creativiteit, kenniscreatie en kennisvalorisatie
Indicatoren
OD2.1:
• aantal overeenkomsten met innovatiepartners.
OD2.2:
• aantal grote projecten waarin het departement EWI trekker/betrokken is.
OD2.3:
• mate van complementariteit van financieringsprogramma’s (SOC’s, SBO, IOF, PWO en Academisering);
• gewicht van valorisatiegerichte parameters in bepaalde financieringsprogramma’s.
OD2.4:
• rondetafel creatieve industrie;
• aantal overlegmomenten met cultuur en onderwijs;
• aantal en kwaliteit van overeenkomsten met partners m.b.t. creatief en innoverend ondernemen.
OD2.5:
• oplevering van het Beleidsplan Wetenschapscommunicatie (datum oplevering);
• doelstellingen en mijlpalen uit het Beleidsplan Wetenschapscommunicatie (% gerealiseerd);
• oplevering van het Actieplan Wetenschapscommunicatie (datum oplevering);
• doelstellingen en mijlpalen uit het Actieplan Wetenschapscommunicatie (% gerealiseerd);
• aantal deelnemers aan het Wetenschapsfeest (impactmeting).
OD2.6:
• oplevering van het Vlaamse Actieplan voor Onderzoekers (datum oplevering);
• doelstellingen en mijlpalen uit het Vlaamse Actieplan voor Onderzoekers (% gerealiseerd).
SD3: Vlaanderen op het vlak van onderzoek en innovatie internationaal op de kaart zetten
Indicatoren
OD3.1:
• aantal experts rond specifieke thema’s in het kennisnetwerk;
• aantal proactieve adviezen door experts aangeleverd;
• aantal deelnames van het departement EWI aan internationale fora.
OD3.2:
• aantal Vlaamse bijdragen en/of positiepapers opgenomen in het Belgische standpunt en/of de Belgische positiepapers voor de EU-besluitvorming;
• aantal informele beleidsvoorbereidende contacten met de Europese Commissie (EC);
• aantal positiepapers vanuit Vlaanderen ten aanzien van EC- initiatieven, opgesteld door het departement EWI (“proactieve positiepapers” die ontstaan vóór een initiatief van de EC + “reactieve positiepapers” die ontstaan als antwoord op een EC-initiatief).
OD3.3:
• aantal bijeenkomsten van het Europa Platform;
• aantal gecoördineerde standpunten aangeleverd door het Europa Platform.
OD3.4:
• vergelijk aantal toponderzoekers (vroeger/nu; Vlaanderen/andere regio).
SD4: Zich ontwikkelen als kenniscentrum binnen de Vlaamse overheid voor het aanleveren en aanwenden van inzichten op het vlak van economie, ondernemerschap, wetenschappelijk onderzoek en innovatie
Indicatoren
OD4.1:
• Plan van aanpak “Afspraken Maken” (met wie tegen wanneer);
• belangrijkste partners (verhouding afspraak/geen afspraak);
• tijdig aanleveren van data en indicatoren (% realisatiegraad).
OD4.2:
• verdere verspreiding van gecapteerde internationale beleidsinzichten;
• aantal deelnames aan (internationale) overlegfora (congressen, seminaries, studiedagen, etc.).
OD4.3:
• aantal uitgevoerde lange termijnstudies;
• kwalitatieve evaluatie van het gebruik van “de resultaten uit lange termijnstudies” in de beleidsvoorbereiding.
OD4.4:
• oplevering van een afsprakenkader m.b.t. de standaardisatie van evaluaties (datum oplevering);
• doelstellingen en mijlpalen uit de standaardisatie van evaluaties (% realisatiegraad);
• verhouding budget evaluaties t.o.v. budget beleidskredieten ≥ 1%;
• kwalitatieve evaluatie van het gebruik van “de aanbevelingen uit de evaluaties” in de beleidsvoorbereiding.
OD4.5:
• oplevering van een Actieplan Kennisbeheer (datum oplevering);
• doelstellingen en mijlpalen uit het Actieplan Kennisbeheer (% realisatiegraad).
OD4.6:
• aantal hits op de (EWI-)website;
• verspreiding van publicaties;
• spontane vragen om informatie;
• responstijd – tevredenheid van de vraagsteller m.b.t. het antwoord;
• klantenbevraging i.v.m. de effectiviteit van de communicatiemiddelen.
SD5: De Managementondersteunende Diensten (MOD) van het departement EWI bieden aan hun partners en klanten een professionele en competente omkaderingsstructuur en dienstverlening aan op het vlak van mensen en middelen
Indicatoren
OD5.1:
• beschikbaarheid en up-to-date houden van de “wie doet wat” lijst;
• kwaliteit van de informatie aangeboden via het extranet;
• aantal vragen van individuele klanten/personeelsleden.
OD5.2:
• beschikbaarheid van een dienstencatalogus;
• aantal georganiseerde evenementen;
• aantal verwerkte financiële dossiers;
• aantal IT-tussenkomsten;
• aantal personeelsdossiers.
OD5.3:
• beschikbaarheid van dienstverleningsovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten;
• kwaliteit van de personeelsrapportering;
• kwaliteit van de rapportering m.b.t. beleids- en apparaatskredieten;
• aantal aanwervingen en personeelsbewegingen.
OD5.4:
• deelname aan overlegfora;
• beschikbaarheid van de overlegverslagen;
• realisatiegraad van de verbetervoorstellen.
OD5.5:
• tevredenheidsbevraging;
• kwaliteit van de analyse van de resultaten en de realisatie van opvolgacties.
SD6 – Het departement EWI maakt werk van open en innoverend bestuur
Indicatoren
OD6.1:
• aantal gestructureerde overlegmomenten tussen het departement EWI en de kabinetten van de ministers;
• aantal behandelde dossiers in de overlegmomenten.
OD6.2:
• oplevering van een plan van aanpak (datum oplevering);
• doelstellingen en mijlpalen uit het plan van aanpak (% uitvoering en kwaliteit van de uitvoering).
OD6.3:
• aantal sessies van “EWI-focus”;
• aantal formele contactmomenten met belanghebbenden.
OD6.4:
• aantal juridische adviezen;
• administratieve lastenmeting van de EU-wetgeving (% verbetering t.o.v. de nulmeting).
OD6.5:
• diversiteit: genderdiversiteit (% man/vrouw per niveau en in de organisatie), % personeelsleden met een arbeidshandicap, % personeelsleden van allochtone afkomst;
• duurzaamheid: duurzaam aankoopbeleid;
• slagkrachtige overheid: gemiddelde maturiteit qua organisatiebeheersing (10 thema’s), gemiddelde maturiteit qua effectiviteit, integriteit, kwaliteit en efficiëntie.
Bijlage 2 – Indicatoren bij de acties in het kader van het verbetertraject gericht op de verhoging van de organisatiematuriteit
• Doorvertaling van de strategische en operationele doelstellingen naar de afdelingen en in de individuele doelstellingen vanaf 2011:
- de individuele PLOEG-planningen bevatten vanaf het werkjaar 2011 de cascade organisatiedoelstellingen, afdelingsdoelstellingen, persoonlijke doelstellingen;
- aantal communicatie-initiatieven m.b.t. organisatiedoelstellingen naar interne en externe belanghebbenden.
• In kaart brengen van risico’s op strategisch en operationeel niveau, en inventarisatie van sleutelprocessen:
- inventaris van risico’s op strategisch en operationeel niveau met een inschatting van de “kans” en de “impact” (datum oplevering);
- overzicht van de afdekkinggraad van beheersmaatregelen t.o.v. risico’s (datum oplevering);
- inventaris van sleutelprocessen (datum oplevering).
• Procesoptimalisering van de sleutelprocessen 2010/2011 (opmaak van subsidiedossiers, opvolging van de financiële dossierafhandeling, optimaal anticiperen op de “onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking”):
- procesbeschrijvingen, werkafspraken en sjablonen zijn beschikbaar, actueel en ontsloten aan alle personeelsleden;
- aanvaardbare doorlooptijden van processen door knelpunten aan te pakken.
• In kaart brengen van “externe belanghebbenden”:
- een generieke werkmethode voor “actualisatie externe belanghebbenden” is beschikbaar en wordt organisatiebreed toegepast.
• Opmaak van een jaarverslag vanaf 2010:
- het jaarverslag van het jaar X is beschikbaar op 31 maart in het jaar X+1.
• Vereenvoudiging van de onderzoeksverslaggeving aan de Vlaamse overheid vanwege universiteiten en hogescholen:
- tegen maart 2011 wordt een stappenplan, inclusief budget en timing, opgeleverd om tot een informatie- en procesarchitectuur te komen die een eenvoudige, gestroomlijnde en eventueel geautomatiseerde gegevensaanlevering voor onderzoeksrapportering mogelijk maakt.
• Periodiek rapporteren over de beleids- en apparaatskredieten:
- periodiek actuele financiële rapporten over de apparaatskredieten en de beleidskredieten ontsluiten aan het management en de personeelsleden (type en inhoud van de rapporten definiëren + frequentie van actualisatie).
• Monitoren van het toezicht op derden:
- alle lopende verbintenissen waarvoor het departement EWI verantwoordelijk is, zijn digitaal gearchiveerd en ontsloten tegen begin 2011 (via het project “contractpoint@EWI”);
- standaarden zijn beschikbaar voor de opmaak van overeenkomsten (vooral het gedeelte “evaluatie”) en voor de continue opvolging van de uitvoering van overeenkomsten.
• Verder uitwerken en implementeren van het vormingsplan:
- een actueel vormingsplan is beschikbaar en de uitvoering ervan wordt opgevolgd.
• Uitwerken van een visie op organisatiecultuur, daarbij inbegrepen een visie op integriteit:
- een visie op organisatiecultuur (inclusief integriteit) is beschikbaar;
- concrete acties: communiceren van normen en waarden, uitbouwen van een integriteitsaanpak, realisatie van een diversiteitsplan.
• Formuleren van ICT-doelstellingen:
- een strategisch ICT-plan voor het departement EWI is beschikbaar en de uitvoering ervan wordt opgevolgd. Om de mogelijkheden van ICT in te zetten bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen is er nood aan het formuleren van de ICT-doelstellingen en dit samen te brengen in een “Strategisch Plan ICT” van het departement EWI.