Artikel 1. Definities
Artikel 1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden (hierna ook aangeduid als 'Voorwaarden') zal worden verstaan onder:
- FME – De Vereniging FME-CWM, en specifiek de afdeling Internationaal Ondernemen binnen Vereniging FME-CWM en de bijbehorende stichtingen met een eigen entiteit ten behoeve van de sectoraanpak van deze afdeling, waarvoor al dan niet een lidmaatschapsbedrag wordt betaald.
- Opdrachtgever - De rechtspersoon, die gebruik wil maken c.q. maakt van de Diensten van FME, al dan niet in het kader van het lidmaatschap van FME.
- Deelnemer - De werknemer die namens de Opdrachtgever gebruik maakt van een Dienst van FME.
- Overeenkomst - Het door de Opdrachtgever ingediende digitale inschrijfformulier of ondertekende offertevoorstel, met inbegrip van deze Voorwaarden welke geacht worden deel uit te maken van de overeenkomst.
- Dienst - elke door FME aangeboden dienstverlening. Onder meer maar niet uitsluitend een Dienst genoemd in de bijzondere bepalingen (artikel 10): Handelsmissie, Beursdeelname, Seminar en Advies.
- Lid – Een onderneming die lid is van FME.
- Contractprijs - De prijs welke op grond van de Overeenkomst de Opdrachtgever aan FME verschuldigd is vanwege deelname aan een Dienst.
- Personeel - Al het personeel dat direct of indirect door FME te werk is gesteld en/of door FME is ingehuurd.
Artikel 2. Algemeen
De Voorwaarden zijn van toepassing op alle Overeenkomsten inzake een Dienst van FME. Afwijkingen van en wijzigingen in deze voorwaarden dienen uitdrukkelijk en schriftelijk te worden overeengekomen. De Overeenkomst vervangt alle eerdere mondelinge en schriftelijke afspraken met betrekking tot het onderwerp van de Overeenkomst. Elk aanbod van FME is vrijblijvend. FME is gerechtigd ter uitvoering van de Dienst derden in te schakelen of in te huren.
Artikel 3. Deelname, bevestiging en verplichtingen Artikel 3.1. Deelname en bevestiging
Een Opdrachtgever kan telefonisch, schriftelijk, per e-mail of via de FME-website FME verzoeken tot het verrichten van een Dienst. Een
Overeenkomst voor het verrichten van een Dienst door FME komt tot stand op het moment dat FME de schriftelijke acceptatie (per brief, e-mail of via de website) van het aanbod van FME van de Opdrachtgever heeft ontvangen.
Artikel 3.2 Verplichting FME
FME zal de overeengekomen werkzaamheden voor de Opdrachtgever zorgvuldig uitvoeren. FME staat hierbij jegens de Opdrachtgever nimmer in voor een beoogd resultaat, maar zal zich naar beste vermogen inspannen.
Artikel 3.3 Verplichting Opdrachtgever
Aanmelding voor deelname aan een Dienst verplicht de Opdrachtgever tot actieve betrokkenheid bij de totstandkoming van een kwalitatief goed programma. Dit betekent dat de Opdrachtgever waar nodig actief participeert in de voorbereiding en tijdig zorg draagt voor gevraagde gegevens, bescheiden en andere informatie zoals die nodig zijn bij de uitvoering van de activiteit.
Artikel 4. Offerte en Kosten
Artikel 4.1. Contractprijzen
Voor een door FME geleverde Dienst wordt de Contractprijs aangehouden die staat vermeld in de Overeenkomst voor het verrichten van een Dienst . Bij Diensten waar de vergoeding gebaseerd is op een uurtarief wordt vooraf een schatting gemaakt van het aantal aan de opdracht te besteden uren.
Artikel 4.2. Ledenvoordeel
Bij de Contractprijs behoudt FME het recht om een prijsdifferentiatie toe te passen op haar Diensten. Een lid van FME kan tegen een gereduceerde Contractprijs deelnemen aan een Dienst van FME.
Artikel 4.3. Bijkomende kosten
Bijkomende kosten voor transfers, reis, verblijf, visa, verzekeringen, lunch, diner, consumpties en gemiste vluchten die niet staan aangegeven in de Overeenkomst van de Dienst zijn voor rekening van de Opdrachtgever. (Reis)Voorstellen van FME zijn informatief, echter FME is geen partij in de voor eigen rekening en risico aangegane overeenkomst met de (reis)organisator(en).
Artikel 5. Betaling, Incassokosten, Rente en Valuta Artikel 5.1. Betalingsvoorwaarden
Betaling door de Opdrachtgever geschiedt binnen 30 (dertig) dagen na de factuurdatum van het factuurbedrag naar een door FME aangewezen
bankrekening. Betaling geschiedt zonder enigerlei verrekening, vorderingen, compensatie, aftrek of inhouding. In geval van voorschotnota’s dienen deze betaald te zijn voor aanvang van de activiteit.
De Opdrachtgever zal op ieder redelijk verzoek van FME zekerheid stellen voor de volledige Contractprijs. Indien de Opdrachtgever niet aan een dergelijk verzoek voldoet, heeft FME het recht om de Overeenkomst met een schriftelijke aanzegging aan de Opdrachtgever geheel of gedeeltelijk op te schorten of te beëindigen.
Artikel 5.2. Incassokosten
Indien de Opdrachtgever niet binnen de overeengekomen termijnen betaalt, wordt hij geacht van rechtswege in verzuim te zijn en heeft FME zonder enige ingebrekestelling het recht hem vanaf de vervaldag rente in rekening te brengen naar een percentage van 3 punten boven de in Nederland geldende wettelijke rente, zoals in art. 6:119a en art. 6:120 lid 2 Burgerlijk Wetboek bedoeld, en tevens alle op de inning van zijn vordering vallende gerechtelijke en buitengerechtelijk kosten.
Artikel 5.3. Valuta
De door FME vermelde tarieven zijn in euro’s en exclusief BTW.
Artikel 6. Annulering door FME
FME is gerechtigd bij onvoldoende deelname tot twee weken voor aanvang van een Dienst, met uitzondering van Advies (zie bijzondere bepalingen voor Advies artikel 10.4), te annuleren of door te schuiven naar een latere datum, zonder dat FME gehouden is tot enige schadevergoeding.
FME heeft het recht om een Deelnemer, die ondanks herhaaldelijk verzoek onvoldoende actief participeert in de voorbereiding en niet tijdig zorg draagt voor gevraagde gegevens, uit te sluiten van verdere deelname, zonder dat FME gehouden is tot enige schadevergoeding. Reeds gemaakte kosten kunnen in dat geval onverminderd op de Opdrachtgever worden verhaald.
FME heeft het recht voor deelname aan een activiteit op ieder moment te annuleren, indien sprake is van het niet – of niet op tijd - voldoen van facturen van FME of één van haar uitvoerders. Betaling van alle (deel)facturen dient te geschieden zoals bepaald in artikel 5.
Artikel 7. Garanties en Aansprakelijkheid Artikel 7.1. Garanties
FME garandeert dat de Dienst naar beste kunnen zal worden uitgevoerd. Een verdergaande garantie met betrekking tot de uitvoering een Dienst
wordt niet verstrekt en de contractuele aansprakelijkheid van FME is beperkt tot het nakomen van deze garantiebepaling.
Artikel 7.2. Aansprakelijkheid
FME uit welke hoofde dan ook is niet aansprakelijk voor schade, daaronder begrepen bedrijfsschade en/of andere vormen van indirecte of gevolgschade voor de Opdrachtgever of eventuele derden, tenzij FME opzet of bewuste roekeloosheid te verwijten is.
Dit geldt ook voor schade veroorzaakt door derden die door FME zijn ingeschakeld, zelfs wanneer deze schade veroorzaakt is door opzet of bewuste roekeloosheid van bovengenoemde derden. Indien de Opdrachtgever (mede) op basis van door FME verrichte Diensten bepaalde beslissingen neemt, kan FME nimmer verantwoordelijk worden gehouden voor de gevolgen of de resultaten daarvan.
Artikel 7.3. Calamiteiten
In het geval van een ongewone gebeurtenis met aanzienlijke materiële en/of gevolgschaden tijdens een Dienst stelt FME een calamiteitenplan in werking. Deze dient door zowel de Deelnemer als Personeel strikt te worden gevolgd.
Artikel 8. Intellectueel Eigendom en Privacy Artikel 8.1. Intellectueel Eigendom
Door FME verstrekt materiaal ter uitvoering van een Dienst wordt eigendom van de Opdrachtgever. De rechten van intellectuele eigendom met
betrekking tot de in verband met Diensten verstrekte materiaal en overige door FME geleverde producten blijven bij FME. Het door FME verstrekte materiaal is uitsluitend bestemd voor persoonlijke doeleinden. Zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van FME is de Opdrachtgever niet gerechtigd (gegevens uit en/of gedeelten van en/of uittreksels van) het verstrekte materiaal te openbaren, aan derden ter beschikking te stellen, te exploiteren of, op welke wijze dan ook te verveelvoudigen.
Artikel 8.2. Privacy
FME gebruikt gegevens van de Opdrachtgever en Deelnemer voor de uitvoering van Diensten en om Opdrachtgevers van Diensten op de hoogte te houden. Persoonsgegevens en bedrijfsgevoelige informatie van Opdrachtgevers worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. FME is verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in de AVG. FME verwijst naar de privacyverklaring op haar website xxx.xxx.xx. De door de Opdrachtgever verstrekte persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar landen buiten de EU tenzij dat in het kader van de dienstverlening door FME zoals, maar niet beperkt tot, het uitvoeren van handelsreizen en deelname aan beurzen buiten de EU noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming door de Opdrachtgever.
Artikel 9. Toepasselijk recht en forumkeuze
Op deze Voorwaarden, alle offertes, aanbiedingen, (rechts)handelingen en Overeenkomsten van FME is Nederlands recht van toepassing. Partijen verplichten zich bij geschillen alles in het werk te stellen om op de kortst mogelijke termijn tot een minnelijke schikking komen. Indien partijen niet tot een minnelijke schikking kunnen komen, wordt het geschil aanhangig gemaakt bij de bevoegde rechter in Den Haag.
Artikel 10. Bijzonder Bepalingen Diensten
De door FME aangeboden dienstverlening bevat onder meer maar niet uitsluitend de volgende Diensten:
- Beursdeelname - elke door FME zelfstandig of in opdracht van derden georganiseerde deelname aan vakbeurzen
- Handelsreis - elke door FME zelfstandig of in opdracht georganiseerde collectieve buitenlandse reis of inkomend bezoek
- Seminar - elke door FME georganiseerde activiteit in het kader van kennisoverdracht, waaronder begrepen trainingen, seminars, workshops en symposia
- Advies - elk door FME gegeven advies in het geval van vraagbeantwoording of een individueel adviestraject
Op deze Diensten zijn de Voorwaarden van toepassing maar Diensten zijn tevens onderhevig aan de bijzondere bepalingen genoemd in dit Artikel. De bijzondere bepalingen in artikel 10 prevaleren boven de algemene bepalingen in deze Voorwaarden.
Artikel 10.1. Bijzondere bepalingen voor Beursdeelname
- Een Beursdeelname is definitief als alle benodigde formulieren en opdrachtbevestigingen volledig ingevuld en ondertekend bij de beursorganisatie, FME of haar uitvoerders aanwezig zijn.
- Bij aanmelding, zoals in het vorige punt beschreven, wordt akkoord gegaan met de afspraken voor de collectieve ruimte. In overleg met FME en de standbouwer wordt vervolgens de individuele ruimte ingevuld.
- Toelating tot het FME collectief en uiteindelijke toewijzing van het aantal vierkante meters standruimte en locatie geschiedt door FME. FME stelt per Beursdeelname een vierkante meterprijs vast en een minimum aantal vierkante meters per Deelnemer.
- Bij de vierkante meterprijs zijn, tenzij anders overeengekomen, inbegrepen: de voorbereiding en organisatie, huur van de expositieruimte, standaard vloerbedekking, schoonmaak, transport van de materialen ten behoeve van de gezamenlijke standbouw, begeleiding ter plaatse door Personeel, gebruik van gezamenlijke lounge en faciliteiten, gezamenlijke promotie, aan- en afvoer en verbruik van water en elektriciteit.
- Bij de Beursdeelname zijn niet inbegrepen: het vervoer en plaatsing van expositiezaken van de Deelnemer, de reis- en verblijfkosten van de Deelnemer, overmatig gebruik van de loungefaciliteiten, inrichting van de stand en overige bijzondere voorzieningen zoals tolken en standhulpen, dit alles ter beoordeling aan FME.
- Voor aanvang van de beurs wordt de Deelnemer uitgenodigd voor de deelnemersbijeenkomst waar met de Deelnemers en de standbouwer definitieve afspraken worden gemaakt ten aanzien van locatie, PR-activiteiten, ondersteuning, standbouw en indeling. De gemaakte afspraken tijdens deze vergadering zijn bindend.
- Na de deelnemersbijeenkomst wordt uw aanmelding definitief mits deze bijeenkomst vóór de contractdatum van de beursorganisatie ligt. In laatstgenoemde geval geldt de deadline voor contracttekening voor vastlegging van de beurs als definitieve aanmelding. U wordt hiervan voorafgaand en tijdig geïnformeerd.
- Na uw definitieve aanmelding ontvangt de Opdrachtgever een factuur voor 50% van de kosten. Een factuur voor de overige 50% volgt na afloop van de beurs.
Artikel 10.1.1 Annulering Beursdeelname door Opdrachtgever
Na de uiterste aanmeldingsdatum bepaalt FME het wel of niet doorgaan van een beurs. Vanaf dat moment start een Beursdeelname voor de Opdrachtgever en worden faciliteiten contractueel vastgelegd op basis van het aantal deelnemers. Met de volgende voorwaarden dekt FME zich in tegen gemaakte kosten in het voortraject:
- Kosteloze annulering door de Opdrachtgever is mogelijk tot de gestelde uiterste aanmelddatum of het gecommuniceerde startmoment, waarbij FME zelf de financiële verplichting aangaat met de beursorganisatie, indien deze datum afwijkt van de uiterste aanmelddatum.
- De datum van ontvangst van de schriftelijke annulering is bepalend.
- Vervanging door een andere Deelnemer van dezelfde Opdrachtgever is mogelijk, mits de vervanger uiterlijk twee werkdagen voor de eerste bijeenkomst wordt aangemeld bij FME. Voor deze vervanging is de Opdrachtgever geen extra kosten verschuldigd.
- Deze Voorwaarden zijn niet van toepassing op de aan de Beursdeelname gerelateerde diensten die zijn afgenomen bij derden (bv. ten behoeve van reis en verblijf).
- Bij annulering ná de deelnemersbijeenkomst of ná de contracttekening met de beurs, zullen alle tot dan toe gemaakte kosten in rekening gebracht worden bij de Opdrachtgever.
- De standbouw wordt uitgevoerd door een door FME gecontracteerde standbouwer. De Deelnemer is verplicht de instructies van de standbouwer op te volgen. Elke afwijking van de door FME aangeboden standbouw of vloerbedekking, dient van tevoren te worden goedgekeurd door FME. Bij de definitieve stand-indeling kan FME maximaal 15% meer of minder vierkante meters toewijzen dan de Opdrachtgever heeft aangevraagd. FME kan besluiten de indeling van de stand te veranderen indien dit de collectieve presentatie ten goede komt.
- Een paneelpresentatie geeft uitsluitend recht op het neerhangen van een standaard paneel in de lounge.
Artikel 10.2. Bijzondere bepalingen voor Handelsmissie
Een aanmelding is bindend, tenzij in de voorbereidingsfase blijkt, dat er naar het oordeel van FME onvoldoende belangstelling of interessante gesprekspartners voor de Opdrachtgever zijn. Bij onvoldoende belangstelling behoudt FME het recht de Dienst te annuleren zonder zich tot schadevergoeding te verplichten.
Artikel 10.2.1 Annulering Handelsmissie door Opdrachtgever
Na de uiterste aanmeldingsdatum bepaalt FME het wel of niet doorgaan van een Dienst. Vanaf dat moment start een Dienst voor de Opdrachtgever en worden faciliteiten contractueel vastgelegd op basis van het aantal deelnemers. Met de volgende voorwaarden dekt FME zich in tegen gemaakte kosten in het voortraject:
- Kosteloze annulering door de Opdrachtgever is mogelijk tot de gestelde uiterste aanmelddatum, of het gecommuniceerde startmoment indien deze datum afwijkt van de uiterste aanmelddatum.
- De datum van ontvangst van de schriftelijke annulering is bepalend.
- Vervanging door een andere Deelnemer van dezelfde Opdrachtgever is mogelijk, mits de vervanger uiterlijk twee werkdagen voor de eerste bijeenkomst wordt aangemeld bij FME. Voor deze vervanging is de Opdrachtgever geen extra kosten verschuldigd.
- Deze annuleringsvoorwaarden zijn niet van toepassing op gerelateerde diensten die zijn afgenomen bij derden (bv. ten behoeve van reis en verblijf) en worden volledig op de Opdrachtgever verhaald.
- De Opdrachtgever die in de periode tot acht weken voor aanvang van de activiteit annuleert, is verplicht tot betaling van 50% van de Contractprijs.
- De Opdrachtgever die tussen acht en vier weken voor aanvang van de activiteit annuleert, is verplicht tot betaling van 75% van de Contractprijs.
- Bij annulering na een individueel intakegesprek, onafhankelijk van de datum waarop deze plaatsvindt voor aanvang van de Dienst, wordt 75% van de Contractprijs in rekening gebracht. Tenzij gezamenlijk anders overeengekomen.
- In alle andere gevallen kan de overeenkomst door de Opdrachtgever niet worden geannuleerd en is de Opdrachtgever verplicht de gehele Contractprijs te voldoen.
- Bovendien kan een annulering zoals benoemd leiden tot immateriële schade bij uitvoering van de reis (bijvoorbeeld gezichtsverlies bij ontvangende partijen in het buitenland, kwaliteitsverlies van de Nederlandse delegatie en negatieve sentimenten t.a.v. FME). FME behoudt zich daarom ter compensatie het recht om een vast bedrag van € 2.500,– in meerdering op de contractprijs in rekening te brengen aan de Opdrachtgever.
- Indien er voor de organisatie van een Handelsmissie gebruik wordt gemaakt van een door FME ingehuurde partij ten behoeve van het individuele programma, dan worden bij annulering van deelname binnen 4 weken voordat de missie plaatsvindt deze kosten, indien hoger dan de individuele deelnemersbijdrage, door FME op de Opdrachtgever verhaald.
Artikel 10.3. Bijzondere bepalingen voor Seminar
Na de uiterste aanmeldingsdatum bepaalt FME het wel of niet doorgaan van een Seminar. Vanaf dat moment start een Seminar voor de Opdrachtgever en worden faciliteiten contractueel vastgelegd op basis van het aantal deelnemers. Met de volgende voorwaarden dekt FME zich in tegen gemaakte kosten in het voortraject:
- Voor Seminars geldt een annuleringstermijn van minimaal 2 werkdagen voorafgaand aan de start van het Seminar.
- Indien later dan 2 werkdagen voorafgaand aan een Seminar word geannuleerd is FME gerechtigd een bedrag in rekening te brengen aan de Opdrachtgever, welke op voorhand wordt gecommuniceerd en afhankelijk is van de Contractprijs van het Seminar, met een maximum van € 150,-
- Het laten vervangen van een Deelnemer is mogelijk zonder het betalen van extra kosten.
Artikel 10.4. Bijzondere bepalingen voor Advies
- Leden kunnen gratis gebruik maken van de adviesdienst van FME. Het betreft Advies waarbij de totaal geïnvesteerde tijd van FME niet meer dan 4 (vier) uur in beslag neemt.
- Indien de Opdrachtgever een individueel adviestraject wil ingaan, en dus de geïnvesteerde tijd van FME meer dan 4 (vier) uur bedraagt, dan zal FME deze Dienst aanbieden op basis van een uurtarief voor Personeel en de bijbehorende out-of-pocket kosten die het Personeel maakt ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst. FME maakt op voorhand een inschatting van de Contractprijs voor Advies.
- De werkelijke Contractprijs, en dus de te ontvangen vergoeding die de Opdrachtgever verschuldigd is aan FME, wordt gebaseerd op het werkelijk aantal besteedde uren en de werkelijk gemaakte out-of-pocketkosten.
a. De kosten voor het werkelijke aantal uren mogen niet meer dan 15% verschillen dan op voorhand begroot in de Contractprijs
b. Alle werkelijke bijbehorende out-of-pocketkosten mogen niet meer 20% verschillen dan op voorhand begroot in de Contractprijs