PRIVACYVERKLARING INZAKE PERSOONLIJKE INFORMATIE VOOR WERKNEMERS EN SOLLICITANTEN
PRIVACYVERKLARING INZAKE PERSOONLIJKE INFORMATIE VOOR WERKNEMERS EN SOLLICITANTEN
Adient plc (geregistreerd in Ierland, 00-00 Xxxxx Xxxx Xxxx, XXXX, Xxxxxx, 0), haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (gezamenlijk Adient, wij, ons of onze), vinden uw privacy belangrijk en streven ernaar uw persoonlijke informatie te verwerken in overeenstemming met eerlijke informatiepraktijken en toepasselijke wetten op de bescherming van persoonsgegevens.
Inleiding
Als blijk van onze inzet voor privacy, hebben we een reeks bindende bedrijfsvoorschriften (Binding Corporate Rules 'BCR') aangenomen. Hieronder vallen onze algemene privacybeloftes, met inbegrip van ons beleid inzake de overdracht van persoonsgegevens en de daaraan gerelateerde individuele privacyrechten, met als doel erover te waken dat uw persoonsgegevens wordt beschermd wanneer ze door onze gelieerde ondernemingen wordt verwerkt. Deze BCR's zijn goedgekeurd door de Europese gegevensbeschermingsinstanties.
Reikwijdte
Deze mededeling verklaart hoe Adient omgaat met persoonlijke informatie van werknemers, sollicitanten, stagiaires, ex-werknemers, afhankelijke personen, begunstigden, contractanten, consultants en uitzendkrachten bij haar activiteiten in personeelszaken en voor de in deze mededeling omschreven doeleinden. Deze mededeling kan door ons van tijd tot tijd gewijzigd worden, mocht dat noodzakelijk zijn. Deze mededeling kan, indien nodig, worden aangevuld met andere verklaringen om te voldoen aan lokale voorschriften van het land waar u woont, of waar overeenkomsten voor werknemersvertegenwoordiging zijn gesloten.
Verzamelen en gebruik van persoonlijke informatie
We kunnen uw persoonlijke informatie verzamelen om onze arbeids- of contractuele relatie met u te beheren en voor de hieronder omschreven doeleinden. We kunnen persoonlijke informatie verzamelen, rechtstreeks van u of via derden, waaronder openbare databanken, sociale netwerken of uitzendorganisaties. Wij kunnen uw persoonlijke informatie via geautomatiseerde en papieren gegevensverwerkingssystemen verzamelen, gebruiken en overdragen. We hebben routineuze verwerkingsfuncties opgesteld (zoals het verwerken voor de reguliere loonlijst en de administratie van voordelen). Wij verwerken ook persoonlijke informatie op occasionele of ad hoc basis (bijvoorbeeld als een werknemer in aanmerking komt voor een bepaalde nieuwe positie of als er sprake is van een wijziging in zijn/haar burgerlijke staat).
We kunnen de volgende soorten persoonlijke informatie verzamelen:
• Persoonlijke identificatie-informatie, zoals uw naam, woonadres, geboortedatum, geslacht, werkgerelateerde foto's en telefoonnummer thuis;
• Overheidsidentificatienummers, zoals identiteitskaartnummer voor loonlijstdoeleinden;
• Immigratie- en woonplaatsstatus, recht op arbeidsplaats;
• Contactgegevens van familie en voor noodgevallen;
• Werkgerelateerde informatie, zoals aantal dienstjaren, werklocatie, medewerkers-ID, referenties, afwezigheid i.v.m. vakantie en contractgegevens;
• Opleidings- en trainingsinformatie, zoals uw opleidingsprijzen, diploma's en certificaten, beroepsverleden en in-house trainingsdeelname;
• Wervings- en prestatiegerelateerde gegevens, zoals doelen, beoordelingen, commentaren, feedbackresultaten, carrièregeschiedenis, werkuitrusting, carrière- en opvolgingsplanning, vaardigheden en competenties en andere werkgerelateerde kwalificaties;
• Informatie betreffende uw gebruik van bedrijfsmiddelen van Adient en het beheer van operationele activiteiten;
• Informatie nodig voor conformiteit en risicomanagement zoals disciplinaire dossiers, rapporten over het controleren van de achtergrond en veiligheidsgegevens; en
• Informatie m.b.t. loonlijst, betalingen en voordelen, zoals salaris- en verzekeringsinformatie, ondergeschikten, overheidsidentificatie- of belastingnummers, bankgegevens en informatie over werkgerelateerde voordelen.
Verwerkingsdoeleinden
Wij verwerken persoonlijke informatie voor de volgende doeleinden:
• personeelsplanning, -werving en -bezetting;
• personeelsbeheer, loonlijst, programma's voor vergoedingen en voordelen;
• prestatiebeheer, leren en ontwikkeling;
• promotie en opvolgingsplanning;
• juridische verdediging en compliance, met inbegrip van de naleving van informatieaanvragen van overheidsinstanties, retentierechten, beslagleggingen en fiscale naleving;
• werkplekbeheer, zoals reis- en onkostenprogramma's en interne programma's rond gezondheid en veiligheid;
• het beheer van operationele activiteiten, waaronder productieactiviteiten;
• het beheer van informatiesystemen;
• interne rapportage;
• audit;
• om Adient, het personeel en het publiek te beschermen tegen letsel, diefstal, juridische aansprakelijkheid, fraude, misbruik of risico's voor de veiligheid van onze netwerken, berichtgeving, systemen, voorzieningen en infrastructuur en
• overige juridische en gangbare bedrijfsgerelateerde doeleinden.
Rechtsgronden voor verwerking
Dit gebruik van persoonlijke informatie is gebaseerd op een van de onderstaande rechtsgronden, indien van toepassing:
• de behoefte om uw persoonlijke informatie te verwerken in het kader van ons arbeidscontract of om stappen te ondernemen om een contract met u te sluiten;
• de wettelijke verplichtingen van Adient als werkgever;
• de legitieme zakelijke belangen van Adient, waaronder het algemeen beheer van personeelszaken, algemene bedrijfsactiviteiten, bekendmaking voor audit- en rapportagedoeleinden, interne onderzoeken, contractuele verplichtingen ten opzichte van derden, het beheer van de veiligheid van netwerken en informatiesystemen en het beschermen van de bedrijfsmiddelen van Adient, en
• in bepaalde specifieke en beperkte omstandigheden, uw goedkeuring.
Gevoelige persoonlijke informatie
De mogelijkheid bestaat, dat wij gevoelige persoonlijke informatie verwerken als dit nodig is voor legitieme zakelijke doelen of als dit nodig is voor het naleven van de toepasselijke wet. Gevoelige persoonlijke informatie wordt niet verzameld, verwerkt of overgedragen, behalve wanneer adequate gegevensbeschermingsmechanismes aanwezig zijn en nadat wij eerst uw officiële goedkeuring hebben ontvangen, als dit volgens de wet verplicht is.
Bekendmaking en categorieën van ontvangers
We kunnen uw persoonlijke informatie bekendmaken voor legitieme doeleinden aan:
• Andere Adient units, joint ventures, onderaannemers of leveranciers die namens ons diensten uitvoeren voor de hiervoor genoemde doeleinden;
• Een nieuw opgerichte of overgenomen organisatie als Adient betrokken is bij een fusie, verkoop of overdracht van sommige of alle zakelijke activiteiten;
• Iedere ontvanger, als we hier wettelijk toe genoodzaakt zijn, zoals op gerechtelijk bevel of krachtens de toepasselijke wetten;
• Iedere ontvanger, met uw toestemming, zoals voor tewerkstellingscontrole of leningen bij de bank; of
• Iedere ontvanger, indien redelijkerwijs noodzakelijk zoals in het geval van een levensbedreigend noodgeval.
Internationale overdracht
Uw persoonlijke gegevens kunnen worden overgebracht naar landen buiten het land waar u werkt, waaronder landen die niet dezelfde bescherming voor uw persoonlijke gegevens bieden. Adient streeft ernaar de privacy en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens te beschermen wanneer deze worden overgebracht.
Als u in de Europese Economische Ruimte ('EER') woonachtig bent, kunnen we uw persoonlijke informatie overdragen aan landen waarvan de Europese Commissie acht dat ze onvoldoende bescherming bieden. Wanneer een dergelijke overdracht plaatsvindt, zullen wij zorg dragen voor adequate bescherming van de gegevens, hetzij via contractuele regelingen of op basis van de wetgeving.
Adient heeft een reeks bindende bedrijfsvoorschriften (BBV's) aangenomen, die door de relevante Europese gegevensbeschermingsinstanties zijn goedgekeurd. De BBV's waarborgen dat persoonlijke informatie van de betrokken personen binnen de EER wordt beschermd terwijl ze door onze gelieerde bedrijven wordt verwerkt. Klik op de onderstaande link om onze bindende bedrijfsvoorschriften te raadplegen: xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx.
Nauwkeurigheid
Xxx ondernemen redelijkerwijs aanvaardbare stappen om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens nauwkeurig, volledig en actueel zijn. Houd er rekening mee dat u medeverantwoordelijk bent voor de nauwkeurigheid van uw persoonlijke gegevens. Informeer Personeelszaken over alle wijzigingen van uw persoonlijke informatie of die van uw begunstigden of ondergeschikten.
Uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens
Toegang, correcties en overdracht. U hebt redelijkerwijs het recht om toegang te verkrijgen tot uw persoonlijke gegevens die bij Adient worden bewaard. Ook mag u vragen om onvolledige, onjuiste of gedateerde persoonlijke informatie te corrigeren. Voor zover dit krachtens de toepasselijke wetgeving verplicht is, mag u vragen om de persoonlijke informatie die u ons hebt verstrekt over te dragen aan uzelf of aan een ander bedrijf.
Bezwaar. Wij respecteren uw recht om bezwaar te maken tegen enige vorm van gebruik of bekendmaking van uw persoonlijke informatie die (i) niet wettelijk vereist is, (ii) niet noodzakelijk is om een contractuele verplichting te vervullen (uw arbeidscontract) of (iii) niet vereist is om een legitieme behoefte van Adient als werkgever in te lossen (zoals bekendmaking van algemene personeelsadministratie voor audit- en rapportagedoeleinden, interne onderzoeken, beheer van netwerken en informatiesysteembeveiliging of bescherming van de bedrijfsmiddelen van Adient). Indien u bezwaren hebt, zullen we samen met u proberen tot een redelijke oplossing te komen. Ook kunt u uw toestemming voor onze verwerking van uw persoonsgegevens met uw toestemming te allen tijde intrekken.
Verwijdering. U kunt vragen om uw persoonlijke informatie te verwijderen, voor zover dit krachtens de toepasselijke wetgeving is toegestaan. Dit is bijvoorbeeld van toepassing wanneer uw informatie gedateerd is of wanneer de verwerking ervan onnodig of onwettig is, wanneer u uw toestemming voor onze verwerking van uw persoonlijke informatie met uw toestemming intrekt of wanneer we beslissen rekening te houden met een door u ingediend bezwaar tegen onze verwerking. In sommige situaties moeten we uw persoonsgegevens bewaren om onze juridische verplichtingen na te komen of voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
Beperking van de verwerking. Evenzo, en voor zover dit krachtens de toepasselijke wetgeving is toegestaan, kunt u vragen dat we de verwerking van uw persoonlijke informatie beperken gedurende
de verwerking van uw verzoek of klacht gerelateerd aan (i) de juistheid van uw persoonlijke informatie,
(ii) onze legitieme belangen om deze informatie te verwerken of (iii) de wettigheid van onze verwerkingsactiviteiten. U kunt ook vragen dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken als u de persoonsgegevens wenst te gebruiken voor geschillenbeslechting.
U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen door u te wenden tot ons privacykantoor zoals hieronder wordt omschreven. Adient mag echter een redelijke vergoeding aanrekenen of een verzoek weigeren als het klaarblijkelijk ongegrond of overdreven is, in het bijzonder gezien de repetitieve aard ervan. In bepaalde situaties kan Adient uw verzoek weigeren of uw rechten beperken, bijvoorbeeld wanneer uw verzoek negatieve gevolgen zou hebben voor de rechten en vrijheden van Adient zelf of anderen, de uitvoering of handhaving van de wetgeving zou hinderen, hangende of toekomstige geschillenbeslechting zou beïnvloeden of de toepasselijke wetgeving zou overtreden. In al deze gevallen hebt u het recht een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsinstantie.
Informatiebeveiliging
Adient neemt passende voorzorgsmaatregelen om persoonlijke informatie te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang, bekendmaking, wijziging en vernietiging. We hebben geschikte technische en organisatorische maatregelen genomen om de informatiesystemen waarop uw persoonlijke informatie is opgeslagen te beveiligen en we verplichten onze leveranciers en serviceproviders contractueel om uw persoonlijke informatie te beschermen.
Retentie
Uw persoonlijke informatie wordt niet langer bewaard dan nodig is om het doel waarvoor zij is verzameld te bereiken, meestal zolang er sprake is van een contractuele relatie en zolang erna als wettelijk vereist of toegestaan is in de geldende wetgeving. Onze beleidsregels betreffende gegevensbewaring weerspiegelen de lokale wetgeving inzake verjaringstermijnen en wettelijke vereisten.
Hoe contact met ons opnemen en meer informatie vragen
Indien u vragen hebt over deze mededeling of als u van mening bent dat er niet conform de geldende wetten of deze mededeling wordt omgegaan met uw persoonlijke informatie, of als u uw rechten wilt laten gelden, hebt u meerdere opties:
• Raadpleeg de Privacyportal om uw plaatselijke contactpunt met betrekking tot gegevensbescherming te vinden om er contact mee op te nemen
• Neem contact op met het privacykantoor via xx-xxxxxxx@xxxxxx.xxx of
Adient Belgium BVBA Xx Xxxxxxxxx 0x, 0000 Xxxxxx,
Xxxxxx
• Bespreek het probleem met uw supervisor of een andere supervisor of manager
• Neem contact op met de afdeling Personeelszaken
• U kunt ook contact opnemen met de 24-uurs integriteitshulplijn van Adient:
- Online melden via internet: xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx
- Melden via de telefoon: een overzicht van gratis telefoonnummers in alle landen waar Adient actief is, is te vinden op xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx. Er zijn tolken beschikbaar in vrijwel alle plaatselijke talen.
* * *