Deze verwerkersovereenkomst is conform de modelverwerkersovereenkomst zoals deze is bijgesloten als bijlage bij het convenant "Digitale onderwijsmiddelen en privacy 3.0".
Verwerkersovereenkomst
Naam | Kennisnet diensten (categorie C) |
Versie | 1.2 |
Datum | 23 februari 2022 |
Referentie | C/«CONTRACT_MARK» |
CatC-V1.1MT20062017
Deze verwerkersovereenkomst is conform de modelverwerkersovereenkomst zoals deze is bijgesloten als bijlage bij het convenant "Digitale onderwijsmiddelen en privacy 3.0".
Ondergetekenden:
Stichting Kennisnet, gevestigd en kantoorhoudende aan xx Xxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxxx, hierbij vertegenwoordigd door “tekenbevoegde”, “functie”, hierna te noemen: “Kennisnet, Verwerker”,
en
het bevoegd gezag van «ADDRESS_COMPANY» , geregistreerd onder bestuursnummer «ADDRESS_NUM1» bij de Dienst Uitvoering Onderwijs van het Ministerie van Onderwijs, gevestigd en kantoorhoudende aan
«ADDRESS_MAILADDRESS» , te «ADDRESS_ZIPCODE» «ADDRESS_CITY» , te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door «ADDRESS_DFUNCTION», «ADDRESS_SURNAME», hierna te noemen: “Onderwijsinstelling”.
hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”, of afzonderlijk: “Partij”
Overwegen het volgende:
a) Onderwijsinstelling en Verwerker zijn een overeenkomst aangegaan waarbij Onderwijsinstelling Verwerker opdracht geeft om de door Verwerker zoals in de Privacy Bijsluiter omschreven Dienst te verlenen, (‘de Product- en Dienstenovereenkomst’). Deze Product- en Dienstenovereenkomst leidt ertoe dat Verwerker in opdracht van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens verwerkt.
b) Partijen wensen, mede gelet op het bepaalde in artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming, in deze Verwerkersovereenkomst hun wederzijdse rechten en verplichtingen voor de Verwerking van Persoonsgegevens vast te leggen.
c) Voor zover Partijen deze Verwerkersovereenkomst sluiten voor 25 mei 2018, gelden de relevante bepalingen uit de WBP.
verklaren te zijn overeengekomen als volgt:
Artikel 1. Definities
In deze Verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
a) Betrokkene, Verwerker, Derde, Persoonsgegevens, Verwerking van Persoonsgegevens en Verwerkingsverantwoordelijke: de begrippen zoals gedefinieerd in de AVG;
b) Bijlage(n): bijlage(n) bij het Convenant of de Verwerkersovereenkomst;
c) Convenant: het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 3.0;
d) Convenantpartij: een tot het Convenant toegetreden Onderwijsinstelling of Leverancier;
e) Datalek: een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 sub 12 AVG;
f) Digitaal Onderwijsmiddel: Leermiddelen en Toetsen, en School- en Leerlinginformatiemiddelen;
g) Initiatiefnemers: partijen die de initiatiefnemers zijn van het Convenant als opgenomen in de aanhef van het Convenant;
h) Instructies: geschreven of elektronisch gestuurde aanwijzing van de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker in het kader van haar bevoegdheden zoals geformuleerd in deze Verwerkersovereenkomst of in de Product- en Dienstenovereenkomst. Instructies worden verstrekt door en aan de contactpersonen van partijen zoals die zijn opgenomen in de Bijlage(n);
i) Xxxxx iD: een pseudoniem van een persoonsgebonden nummer van een Onderwijsdeelnemer dat de Onderwijsdeelnemer niet langer direct identificeerbaar maakt. Hierna wordt dat pseudoniem opnieuw versleuteld tot het Keten iD, dat voor identificatiedoeleinden gebruikt wordt voor de
toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen. Het Keten iD wordt ook ECK iD genoemd;
j) Leermiddelen en Toetsen: digitaal product en/of digitale dienst bestaande uit leerstof en/of toetsen en de daarmee samenhangende digitale diensten, gericht op onderwijsleersituaties, ten behoeve van het geven van onderwijs door of namens Onderwijsinstellingen;
k) Leverancier: leverancier van een Digitaal Onderwijsmiddel, zoals een distributeur, uitgever of leverancier van een administratiesysteem;
l) Model Verwerkersovereenkomst: het model voor een verwerkersovereenkomst die als bijlage is bijgevoegd bij het Convenant;
m) Onderwijsdeelnemer: onderwijsdeelnemer in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs of middelbaar beroepsonderwijs;
n) Platform: het platform als bedoeld in artikel 8 van het Convenant, thans bekend als Edu-K;
o) Product- en Dienstenovereenkomst: : de overeenkomst tussen Onderwijsinstelling en Bewerker, zoals omschreven in overweging a (voor Kennisnet gaat het hierbij om de ‘Gebruiksovereenkomst Kennisnet diensten’);Privacybijsluiter: één of meerdere privacybijsluiter(s) zoals opgenomen in de Bijlage(n) die van toepassing zijn op de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen;
p) Reglement: het reglement als bedoeld in artikel 8 lid 4 van het Convenant;
q) School- en Leerlinginformatiemiddelen: een digitaal product en/of digitale dienst ten behoeve van het onderwijs(proces), zoals een leerling-administratiesysteem, kernregistratiesysteem, studentinformatiesysteem, deelnemersadministratie, roostersysteem, ouderportaal, leerling- en oudercommunicatiesysteem, dashboards en kwaliteitsmanagementsystemen voor zover zij Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers bevatten, een elektronische leeromgeving en een leerling volgsysteem;
r) Standaardattributenset: de door het Platform vastgestelde aanvullende gestandaardiseerde Persoonsgegevens van Onderwijsdeelnemers die naast het Keten iD gebruikt kunnen worden voor de toegang tot en het gebruik van Digitale Onderwijsmiddelen (zoals gepubliceerd op de website van het Platform);
s) Subverwerker: de partij die door Verwerker wordt ingeschakeld als Verwerker ten behoeve van de Verwerking van de Persoonsgegevens in het kader van de Model Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst;
t) AVG: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG);
u) Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens: de toepasselijke (Unierechtelijke en lidstaatrechtelijke) wet- en regelgeving en/of (nadere) verdragen, verordeningen, richtlijnen, besluiten, beleidsregels, instructies en/of aanbevelingen van een bevoegde overheidsinstantie betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, tevens omvattende toekomstige wijziging hiervan en/of aanvulling hierop, inclusief lidstaatrechtelijke uitvoeringswetten van de AVG en de Telecommunicatiewet.
Artikel 2. Onderwerp en opdracht Verwerkersovereenkomst
1. Deze Verwerkersovereenkomst is van toepassing op de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst.
2. De Onderwijsinstelling geeft Verwerker conform artikel 28 AVG opdracht en Instructies om Persoonsgegevens te verwerken namens de Onderwijsinstelling. De Instructies van de Onderwijsinstelling kunnen onder meer nader omschreven zijn in deze Verwerkersovereenkomst en de Product- en Dienstenovereenkomst.
3. De bepalingen uit de Verwerkersovereenkomst gelden voor alle Verwerkingen zoals opgenomen in Bijlage 1, die plaatsvinden ter uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst. Verwerker brengt Onderwijsinstelling onverwijld op de hoogte indien Verwerker reden heeft om aan te nemen dat Verwerker niet langer aan de Verwerkersovereenkomst kan voldoen.
Artikel 3. Rolverdeling
1. Onderwijsinstelling is ten aanzien van de in diens opdracht uit te voeren Verwerkingen van Persoonsgegevens de Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker is Verwerker in de zin van de AVG. De Onderwijsinstelling heeft en houdt zelfstandige zeggenschap over het (het bepalen van) doel en de middelen van de Verwerking van de Persoonsgegevens.
2. Verwerker draagt er zorg voor dat de Onderwijsinstelling voorafgaande aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst toereikend wordt geïnformeerd over de dienst(en) die de Verwerker verleent, en de uit te voeren Verwerkingen. De gegeven informatie stelt de Onderwijsinstelling in staat om te doorgronden welke Verwerkingen onlosmakelijk zijn verbonden met een aangeboden dienst en voor welke Verwerkingen Onderwijsinstelling een keuze kan maken voor eventueel aangeboden optionele diensten.
3. Onverminderd hetgeen elders in deze Verwerkersovereenkomst is bepaald, informeert Verwerker voorafgaand aan het sluiten van deze Verwerkersovereenkomst de Onderwijsinstelling in Bijlage 1 over de in lid 2 bedoelde diensten, waaronder eventuele optionele diensten, en de Verwerkingen die in dat kader plaatsvinden. De in Bijlage 1 opgenomen informatie moet in begrijpelijke taal zijn beschreven, waardoor Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord kan gaan met de afname van deze dienst(en) en de uitvoering van de bijbehorende Verwerkingen.
4. De Onderwijsinstelling neemt de in lid 2 van dit artikel genoemde Verwerking van de Persoonsgegevens op in een register van de verwerkingsactiviteiten die onder hun verantwoordelijkheid plaatsvinden.
5. Voor zover artikel 30 lid 5 AVG daartoe verplicht, houdt Verwerker conform artikel 30, lid 2 AVG een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die Verwerker ten behoeve van een Onderwijsinstelling verricht.
6. Onderwijsinstelling en Verwerker verstrekken elkaar over en weer alle benodigde informatie teneinde een goede naleving van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens mogelijk te maken.
Artikel 4. Privacy convenant
1. Partijen onderschrijven de bepalingen in het Convenant.
Artikel 5. Gebruik Persoonsgegevens
1. Verwerker verplicht zich om de van Onderwijsinstelling verkregen Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze te gebruiken dan voor het doel, en conform de wijze waarvoor, de gegevens zijn verstrekt of aan hem bekend zijn geworden. Het is Verwerker derhalve niet toegestaan andere gegevensverwerkingen uit te voeren dan door de Onderwijsinstelling (schriftelijk dan wel elektronisch) aan Verwerker in het kader van de uitvoering van de Product- en Dienstenovereenkomst zijn opgedragen, behoudens een eventuele afwijkende Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, dan wel een rechterlijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat. In dat geval stelt Verwerker de Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking van dat wettelijke voorschrift dan wel de rechterlijke uitspraak in kennis, tenzij dergelijke kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verboden is.
2. Een overzicht van onder meer de categorieën Persoonsgegevens en het doel waarvoor de Persoonsgegevens worden verwerkt, is uiteengezet in de Privacybijsluiter bij deze Verwerkersovereenkomst.
3. De Verwerker dient in de Privacybijsluiter aan te geven of de Privacybijsluiter ziet op een Leermiddel en Toets en/of een School- en Leerlinginformatiemiddel. Verwerker specificeert in de Privacybijsluiter voor welke, door de Verwerkersverantwoordelijke vastgestelde, doeleinden persoonsgegevens worden verwerkt bij het gebruik zijn product en/of dienst, en welke categorieën Persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.
4. Indien Verwerker in strijd met de AVG het doel en de middelen van de Verwerking van Persoonsgegevens bepaalt, wordt Verwerker met betrekking tot die Verwerking als Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd.
Artikel 6. Vertrouwelijkheid
1. Verwerker garandeert dat hij alle Persoonsgegevens strikt vertrouwelijk zal behandelen ten opzichte van derden, waaronder overheidsinstanties. Verwerker zorgt er voor dat een ieder die hij betrekt bij de Verwerking van Persoonsgegevens, waaronder zijn werknemers, vertegenwoordigers en/of Subverwerkers, deze gegevens als vertrouwelijk behandelt. Verwerker waarborgt dat met de tot het Verwerken van de Persoonsgegevens geautoriseerde personen een geheimhoudingsovereenkomst of – beding is gesloten, of dat deze door een wettelijke verplichting tot geheimhouding zijn gebonden.
2. De in lid 1 bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet in de hierna genoemde gevallen:
a) voor zover Onderwijsinstelling uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken;
b) indien het verstrekken van de Persoonsgegevens aan een Derde noodzakelijk is gezien de aard van de door Verwerker aan Onderwijsinstelling te verlenen diensten; of
c) indien Verwerker op grond van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling dan wel een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, tot verstrekking verplicht is.
3. Verwerker onthoudt zich van verstrekking of bekendmaking van Persoonsgegeven aan een Derde, tenzij deze verstrekking of bekendmaking plaatsvindt in opdracht van Onderwijsinstelling respectievelijk wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een gerechtelijke uitspraak, voor zover daartegen geen beroep meer openstaat, of een op de Verwerker rustende wettelijke verplichting. Onder wettelijke verplichtingen zijn begrepen Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen op grond waarvan Verwerker tot verstrekken verplicht is. In geval van een wettelijke verplichting, verifieert Verwerker voorafgaand aan de verstrekking de wettelijke grondslag en de identiteit van de partij die zich daarop beroept. Daarnaast stelt Xxxxxxxxx - tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van
algemeen belang verbiedt - Onderwijsinstelling onmiddellijk, zo mogelijk voorafgaand aan de verstrekking, in kennis van de voor Onderwijsinstelling relevante informatie inzake deze verstrekking.
4. Verwerker zorgt er voor dat de onder diens gezag werkende medewerkers uitsluitend toegang hebben tot Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk voor de vervulling van hun werkzaamheden.
Artikel 7. Beveiliging en controle
1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 32 AVG zal Verwerker, gelijk de Onderwijsinstelling, zorg dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
2. Naast de maatregelen als genoemd in artikel 32 lid 1 AVG, worden onder meer de volgende maatregelen - waar passend - genomen:
a. een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van de Persoonsgegevens;
b. maatregelen om te waarborgen dat enkel geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot de Persoonsgegevens die in het kader van de Verwerkersovereenkomst worden verwerkt;
c. het regelen van procedures rondom het verlenen van toegang tot Persoonsgegevens (waaronder een registratie- en afmeldprocedure voor toewijzing van toegangsrechten), en het in logbestanden vastleggen van gebeurtenissen betreffende gebruikersactiviteiten, uitzonderingen en informatiebeveiligingsgebeurtenissen (vergelijkbaar met de toepasselijke ISO-normering, en/of vergelijkbaar met het geldende Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA). De Onderwijsinstelling wordt in de gelegenheid gesteld om deze logbestanden periodiek te controleren.
3. Partijen zullen de door haar getroffen beveiligingsmaatregelen periodiek evalueren en aanscherpen, aanvullen of verbeteren voor zover de eisen of (technologische) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.
4. In Bijlage 2 worden de afspraken tussen Partijen vastgelegd over de passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, alsmede over de inhoud, vorm en de werkwijze van de verklaringen die Verwerker verstrekt over de afgesproken beveiligingsmaatregelen.
5. De Verwerker stelt in goed overleg de Onderwijsinstelling in staat om effectief te kunnen voldoen aan zijn wettelijke verplichting om toezicht te houden op de naleving door de Verwerker van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen alsmede op de naleving van de in artikel 8 genoemde verplichtingen ten aanzien van Datalekken.
6. In aanvulling op de voorgaande leden heeft Onderwijsinstelling te allen tijde het recht om, in overleg met de Verwerker en met inachtneming van een redelijke termijn, de naleving van Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, de Product- en Dienstenovereenkomst en deze Verwerkersovereenkomst, waaronder de door Verwerker genomen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, te (doen) controleren middels een audit uitgevoerd door een onafhankelijke gecertificeerde externe deskundige:
a. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat de audit wordt uitgevoerd door een door Verwerker, in overleg met Onderwijsinstelling, in te schakelen externe deskundige die een derden- verklaring (TPM) afgeeft;
b. De auditor verstrekt het auditrapport alleen aan Partijen;
c. Partijen maken onderling afspraken over de omgang met de uitkomsten van de audit;
d. Partijen kunnen in onderling overleg afspreken dat, aan de hand van een geldige (inter)nationaal erkende certificering of een gelijkwaardig controle- of bewijsmiddel, een reeds uitgevoerde audit en daaruit afgegeven derden-verklaring gebruikt kan worden. Onderwijsinstelling wordt in dat geval geïnformeerd over de uitkomsten van de audit;
e. Partijen komen overeen dat de kosten van deze audit voor rekening komen van de Onderwijsinstelling, tenzij uit de audit (grote) gebreken blijken, die aan Verwerker kunnen worden toegerekend. In dat geval treden partijen in overleg over de verdeling van de kosten van de audit.
Artikel 8. Datalekken
1. Partijen hebben een passend beleid voor de omgang met Datalekken.
2. Indien Onderwijsinstelling of Verwerker een Datalek vaststelt, dan zal deze de andere Partij daarover zonder onredelijke vertraging informeren zodra hij kennis heeft genomen van dat Xxxxxxx. Verwerker verstrekt ingeval van een Datalek alle relevante informatie aan Onderwijsinstelling met betrekking tot het Datalek, waaronder informatie over eventuele ontwikkelingen rond het Datalek, en de maatregelen die de Verwerker treft om aan zijn kant de gevolgen van het Datalek te beperken en herhaling te voorkomen.
3. Verwerker informeert Onderwijsinstelling onverwijld indien een vermoeden bestaat dat een Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen zoals bedoeld in artikel 34,lid 1, AVG.
4. Verwerker stelt bij een Datalek de Onderwijsinstelling in staat om passende vervolgstappen te (laten) nemen ten aanzien van het Datalek. Verwerker dient hierbij aansluiting te zoeken bij de bestaande processen die Onderwijsinstelling daartoe heeft ingericht. Partijen nemen zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens, en meer in het bijzonder (verdere) schending van de Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
5. In geval van een Datalek, voldoet Onderwijsinstelling aan eventuele wettelijke meldingsplichten. In geval een Datalek bij Verwerker meerdere Onderwijsinstellingen in gelijke mate treft, kan Verwerker, na overleg met een of meerdere Verwerkingsverantwoordelijken, namens de Onderwijsinstellingen een melding doen van het Datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Van het voornemen hiervan zal Verwerker Onderwijsinstelling onverwijld (en zo mogelijk voorafgaand aan de melding) in kennis stellen.
6. In geval van het Datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, zal de Onderwijsinstelling de Betrokkenen informeren over het Datalek.
7. Partijen zullen te goeder trouw in onderling overleg afspraken maken over de redelijke verdeling van de eventuele kosten die verbonden zijn aan het voldoen aan de meldingsplichten.
8. Partijen documenteren alle Datalekken in een (incidenten)register, met inbegrip van de feiten omtrent de inbreuk in verband met persoonsgegevens, de gevolgen daarvan en de genomen corrigerende maatregelen.
9. Over incidenten met betrekking tot de beveiliging, anders dan een Datalek, die vallen buiten het bereik van artikel 1 sub e van deze Verwerkersovereenkomst, informeert de Verwerker de Onderwijsinstelling conform de afspraken zoals neergelegd in Bijlage 2.
Artikel 9. Bijstand
1. Verwerker verleent Onderwijsinstelling bijstand bij het doen nakomen van de op Onderwijsinstelling rustende verplichtingen op grond van de AVG en andere Toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zoals met betrekking - maar niet beperkt - tot:
a. het - voor zover redelijkerwijs mogelijk - vervullen van de plicht van Onderwijsinstelling om aan verzoeken van de in hoofdstuk III van de AVG vastgelegde rechten van de betrokkene binnen de wettelijke termijnen te voldoen, zoals een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens;
b. het uitvoeren van controles en audits zoals bedoeld in artikel 7 van deze Verwerkersovereenkomst;
c. het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een eventuele daaruit voortkomende verplichte voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens;
d. het voldoen aan verzoeken van de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere overheidsinstantie;
e. het voorbereiden, beoordelen en melden van datalekken zoals bedoeld in artikel 8 van deze Verwerkersovereenkomst.
2. Een klacht of verzoek van een Betrokkene of een verzoek of onderzoek van de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de Verwerking van de Persoonsgegevens, wordt door de Verwerker, voor zover wettelijk is toegestaan, onverwijld doorgestuurd naar Onderwijsinstelling, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van het verzoek.
3. Partijen brengen elkaar voor in redelijkheid verleende bijstand geen kosten in rekening. In het geval dat één van de Partijen kosten in rekening wil brengen, brengt deze partij de andere partij hiervan vooraf op de hoogte.
Artikel 10. Doorgifte aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte
1. Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte van Persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling Verwerker tot Verwerking verplicht. In dat geval stelt Verwerker Onderwijsinstelling voorafgaand aan de Verwerking Schriftelijk op de hoogte van deze bepaling, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.
2. Indien na toestemming van Onderwijsinstelling Persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie zoals bedoeld in artikel 4 lid 26 AVG, dan zien Partijen er op toe dat dit alleen plaatsvindt conform wettelijke voorschriften en eventuele verplichtingen die in dit verband op Onderwijsinstelling rusten. Indien gegevens worden doorgegeven aan een derde land of een internationale organisatie, dan wordt dit in Bijlage 1 bij deze Verwerkersovereenkomst aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt. Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de voorwaarden op basis van de AVG voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties.
Artikel 11. Inschakeling Subverwerker
1. Onderwijsinstelling geeft Verwerker door ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst toestemming tot het inschakelen van Subverwerkers, van wie de identiteit en vestigingsgegevens zijn opgenomen in de Privacybijsluiter.
2. Tijdens de duur van de Verwerkersovereenkomst licht Verwerker Onderwijsinstelling in over een voorgenomen toevoeging van een nieuwe Subverwerker of wijziging in de samenstelling van de bestaande Subverwerkers, waarbij Onderwijsinstelling de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken.
3. Verwerker is verplicht iedere Subverwerker via een overeenkomst of andere rechtshandeling minimaal dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming op te leggen als in deze Verwerkersovereenkomst aan Verwerker zijn opgelegd. Hieronder vallen onder meer de verplichting om de Persoonsgegevens niet verder te Verwerken anders dan in het kader van deze Verwerkersovereenkomst is overeengekomen, en de verplichting tot het nakomen van de geheimhoudingsverplichtingen, meldingsverplichtingen, medewerkingsverplichtingen en beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens zoals in deze Verwerkersovereenkomst vastgelegd. Verwerker zal op verzoek van Onderwijsinstelling afschriften verstrekken van deze Verwerkersovereenkomst, of van de relevante passages uit de Verwerkersovereenkomst of een andere overeenkomst of een andere bindende rechtshandeling tussen Verwerker en de door deze overeenkomstig artikel 11, lid 1, van deze overeenkomst ingeschakelde Subverwerker.
Artikel 12. Bewaartermijnen en vernietiging Persoonsgegevens
1. Onderwijsinstelling zal Verwerker adequaat informeren over (wettelijke) bewaartermijnen die van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker. Verwerker zal de Persoonsgegevens niet langer Verwerken dan overeenkomstig deze bewaartermijnen.
2. Onderwijsinstelling verplicht Verwerker om de in opdracht van Onderwijsinstelling Verwerkte Persoonsgegevens bij de beëindiging van de Verwerkersovereenkomst te (doen) vernietigen, tenzij de Persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, zoals in het kader van (wettelijke) verplichtingen, dan wel op verzoek van de Onderwijsinstelling. De Onderwijsinstelling kan op eigen kosten een controle laten uitvoeren of vernietiging heeft plaatsgevonden.
3. Verwerker zal Onderwijsinstelling (schriftelijk of elektronisch) bevestigen dat vernietiging van de Verwerkte persoonsgegevens heeft plaatsgevonden.
4. Verwerker zal alle Subverwerkers die betrokken zijn bij de Verwerking van de Persoonsgegevens op de hoogte stellen van een beëindiging van de Verwerkersovereenkomst en zal waarborgen dat alle Subverwerkers de Persoonsgegevens (laten) vernietigen.
Artikel 13. Aansprakelijkheid
1. Een Partij kan geen beroep doen op een aansprakelijkheidsbeperking, die is opgenomen in de Product- of Dienstenovereenkomst of andere tussen Partijen bestaande overeenkomst of regeling, ten aanzien van een door de andere Partij ingestelde:
a. verhaalsactie op grond van artikel 82 AVG; of
b. schadevergoedingsactie uit hoofde van deze Verwerkersovereenkomst, indien en voor zover de actie bestaat uit verhaal van een aan de Toezichthouder betaalde geldboete die geheel of gedeeltelijk toerekenbaar is aan de andere Partij.
Het bepaalde in dit artikel laat onverlet de rechtsmiddelen die de aangesproken partij op grond van de geldende wet- of regelgeving ter beschikking staat.
2. Het bepaalde in lid 1 sub b geldt onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 2.
3. Iedere Partij is verplicht de andere Partij zonder onnodige vertraging op de hoogte te stellen van een (mogelijke) aansprakelijkstelling of het (mogelijk) opleggen van een boete door de Toezichthouder, beiden in verband met deze Verwerkersovereenkomst. Iedere Partij is in redelijkheid verplicht de andere Partij informatie te verstrekken en/of ondersteuning te verlenen ten behoeve van het voeren van verweer tegen een (mogelijke) aansprakelijkstelling of boete, zoals bedoeld in de vorige volzin. De Partij die informatie verstrekt en/of ondersteuning verleent, is gerechtigd om eventuele redelijke kosten dienaangaande in rekening te brengen bij de andere Partij, Partijen informeren elkaar zo veel mogelijk vooraf over deze kosten.
Artikel 14. Tegenstrijdigheid en wijziging Verwerkersovereenkomst
1. In het geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst en de bepalingen van de Product- en Dienstenovereenkomst, dan zullen de bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst leidend zijn.
2. Indien Partijen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst door omstandigheden moeten afwijken, of deze willen aanvullen, dan zullen deze wijzigingen en/of aanvullingen door Partijen worden beschreven en gemotiveerd in een overzicht dat als Bijlage 3 aan deze Verwerkersovereenkomst zal worden gehecht. Het bepaalde in dit lid geldt niet voor aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2.
3. Bij belangrijke wijzigingen in het product en/of de (aanvullende) diensten die van invloed zijn op de Verwerking van de Persoonsgegevens wordt, alvorens de Onderwijsinstelling de keuze hiertoe aanvaardt, de Onderwijsinstelling in begrijpelijke taal geïnformeerd over de consequenties van deze wijzigingen. Onder belangrijke wijzigingen wordt in ieder geval verstaan: de toevoeging of wijziging van een functionaliteit die leidt tot een uitbreiding ten aanzien van de te Verwerken Persoonsgegevens en de doeleinden waaronder de Persoonsgegevens worden Verwerkt. De wijzigingen zullen in Bijlage 1 worden opgenomen.
4. Wijzigingen in de artikelen van de Verwerkersovereenkomst kunnen uitsluitend in gezamenlijkheid worden overeengekomen.
5. In het geval enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst nietig, vernietigbaar of anderszins niet afdwingbaar is of wordt, blijven de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval met elkaar in overleg treden om de nietige, vernietigbare of anderszins niet afdwingbare bepaling te vervangen door een uitvoerbare alternatieve bepaling. Daarbij zullen partijen zoveel mogelijk rekening houden met het doel en de strekking van de nietige, vernietigde of anderszins niet afdwingbare bepaling.
Artikel 15. Duur en beëindiging
1. De looptijd van deze Verwerkersovereenkomst is gelijk aan de looptijd van de tussen Partijen gesloten Product- en Dienstenovereenkomst, inclusief eventuele verlengingen daarvan.
2. Deze Verwerkersovereenkomst eindigt van rechtswege bij de beëindiging van de Product- en Dienstenovereenkomst. De beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst zal Partijen niet ontslaan van hun verplichtingen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst die naar hun aard worden geacht ook na beëindiging voort te duren, waaronder in ieder geval artikel 5, lid 1, en de artikelen 6, 9 en 12.
Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,
Stichting Kennisnet, | Onderwijsinstelling, | ||
Naam: | NAAM TEKENBEVOEGDE | Naam: | «ADDRESS_SURNAME» |
Functie: | FUNCTIE TEKENBEVOEGDE | Functie: | «ADDRESS_DFUNCTION» |
Datum: | 23 februari 2022 | Datum: | 23 februari 2022 |
Bijlage 1: Privacybijsluiter dienst
Bijlage 2: Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen Bijlage 3: Wijzingen t.o.v. Model verwerkersovereenkomst
Bijlage 1: Privacybijsluiter Koppelpunt vo
(Bijlage 1 bij de Verwerkersovereenkomst Koppelpunt vo)
Onderwijsinstellingen zijn verantwoordelijk voor de zorgvuldige omgang met de persoonsgegevens van hun leerlingen. Als onderwijsinstellingen gebruik maken van een systeem van een leverancier die persoonsgegevens ontvangt van de onderwijsinstelling, dan moet de onderwijsinstelling daar afspraken over maken. Deze afspraken worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. Deze Privacybijsluiter geeft onderwijsinstellingen informatie over de werking en dienstverlening van Koppelpunt vo en meer specifiek welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt. Het gaat daarbij om “wie, wat, waar, waarom en hoe” wordt omgegaan met de privacy van de leerlingen wiens gegevens worden uitgewisseld.
Het gebruik van deze Privacybijsluiter helpt po-, vo- en mbo-instellingen om beter te begrijpen wat de werking van het Koppelpunt vo is en welke persoonsgegevens daarvoor worden uitgewisseld. Deze Privacybijsluiter stelt u tevens in staat om ouders en leerlingen te informeren over de verwerking van persoonsgegevens.
In de bijlages behorende bij het Koppelpunt vo worden de volgende definities gebruikt:
a. Aanmeldbericht: het bericht dat door de Onderwijsinstelling middels de Dienst wordt ontvangen van de mbo-instelling
b. Administratie: een specifieke administratie binnen het Administratiesysteem
c. Administratiesysteem: een door Leverancier aan Onderwijsinstelling geleverd leerling administratiesysteem (LAS) of student informatiesysteem (SIS)
d. Berichten: alle Berichten die worden doorgegeven door de Dienst
x. Xx Xxxxxx: het Koppelpunt vo
f. Endpoints: verzameling van adres- en routeringsinformatie waar een leverancier een specifieke dienst levert. Deze informatie wordt opgeslagen in het Onderwijs serviceregister (OSR)
g. Gegevens: alle Gegevens niet zijnde persoonsgegevens
h. Mbo-gangerbericht: het bericht dat door de Onderwijsinstelling middels de Dienst wordt doorgegeven aan de gemeenten
i. Onderwijsinstelling: de Gebruiker van de dienst zijnde een instelling voor v(s)o/vavo/pro onderwijs
j. Voorziening Vroegtijdig Aanmelden mbo: het geheel van koppelpunten (mbo, vo en gemeenten)
A. Algemene informatie
Naam product en/of dienst: Koppelpunt vo
Naam Verwerker en vestigingsgegevens: Stichting Kennisnet, Zoetermeer
Beknopte uitleg en werking product en dienst: De Dienst genaamd Koppelpunt vo: de dienst die het mogelijk maakt - om op een veilige en betrouwbare manier van Berichten tussen vo/vavo- en mbo-instellingen dan wel vo/vavo instellingen en gemeenten uit te wisselen en waarmee Onderwijsinstellingen uitvoering kunnen geven aan de op hen rustende verplichtingen voortvloeiende uit de Wet vroegtijdige aanmelddatum en toelatingsrecht mbo welke op 1 augustus 2017 in werking getreden is en zoals is opgenomen in de Wet op het voortgezet onderwijs (hierna Wet).
Link naar uitgever en/of productpagina: xxxxx://xx.xx/xxx
Doelgroep (zoals po/vo, onderbouw/bovenbouw): Onderwijsinstellingen in het primair, voortgezet en mbo (beperkt tot vavo) onderwijs.
Gebruikers (leerlingen/ouders/verzorgers/docenten): medewerkers van Onderwijsinstellingen en Leveranciers voor zover deze handelen in opdracht van de Onderwijsinstelling
B. Omschrijving specifieke dienstverlening
Koppelpunt vo wordt door Kennisnet aangeboden aan Nederlandse Onderwijsinstellingen. De Onderwijsinstellingen zorgen dat de Administratie(systemen) van hun onderwijsinstelling worden aangesloten (gekwalificeerd) op het Koppelpunt vo. Hiervoor moeten de Onderwijsinstellingen, maar ook hun Leveranciers voldoen aan vooraf opgestelde technische en organisatorische eisen.
Het doel van het Koppelpunt vo is het ontwikkelen, aanbieden en faciliteren van het veilig en betrouwbaar uitwisselen van Berichten over potentiële Mbo-gangers tussen vo/vavo-instellingen, mbo-instellingen en gemeenten voor de sector vo in het kader van Wet ‘vroegtijdige aanmelddatum voor en toelatingsrecht tot het beroepsonderwijs’.
Met het gebruik van de Dienst worden met betrekking tot het Mbo-gangerbericht de volgende processtappen doorlopen:
- Het Koppelpunt vo ontvangt via het Administratiesysteem van een vo/vavo-instelling een Mbo- gangerbericht met informatie over een (potentiële) Mbo-ganger.
- Het Mbo-gangerbericht wordt door het Koppelpunt vo gecontroleerd, tijdelijk opgeslagen, gelogd en doorgestuurd naar Koppelpunt vo het Koppelpunt gemeenten.
Met het gebruik van de Dienst worden met betrekking tot het Aanmeldbericht de volgende processtappen doorlopen:
- Het Koppelpunt vo ontvangt via het Koppelpunt mbo een Aanmeldbericht met informatie over een (potentiële) Mbo-ganger én de status van de aanmelding.
- Koppelpunt vo. Het Aanmeldbericht wordt door het Koppelpunt vo gecontroleerd, tijdelijk opgeslagen, gelogd en op basis van het in het bericht opgenomen BRIN, doorgestuurd naar de Onderwijsinstelling waar de potentiële Mbo-ganger staat ingeschreven. De inhoud van het bericht wordt verwerkt binnen het Koppelpunt vo (zie tabel onder D. voor beschrijving van de inhoud).
Met het gebruik van de Dienst worden met betrekking tot de beide Berichten de volgende processtappen doorlopen:
- Berichten worden versleuteld opgeslagen in het Koppelpunt vo voordat ze worden doorgestuurd.
- Na aflevering van de Berichten worden deze direct door de Dienst uit het Koppelpunt vo verwijderd.
- Het Koppelpunt vo logt de metadata rond alle inkomende en uitgaande Berichten zodat eventuele problemen in het berichtenverkeer (waaronder de routering) kunnen worden opgespoord.
Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van de aangeboden dienst.
- Verwerking persoonsgegevens van potentiële Mbo-gangers (leerlingen van het vmbo, vso, pro, vavo) via de berichtuitwisseling tussen onderwijsinstellingen onderling, en tussen onderwijsinstellingen en gemeenten. Waarbij de Berichten met persoonsgegevens worden ontvangen, gecontroleerd, tijdelijk versleuteld opgeslagen, doorgestuurd en verwijderd.
C. Xxxxxxxxxx voor het verwerken van gegevens
Koppelpunt vo is een School- en Leerlinginformatiemiddel. De Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx opdracht tot Verwerking van Persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden zoals opgenomen in het Convenant Privacy en Digitale Onderwijsmiddelen:
a. De organisatie, het geven en volgen van onderwijs, het begeleiden en volgen van leerlingen of het geven van school- en studieadviezen, waaronder het uitwisselen van Persoonsgegevens met onderwijsinstellingen in geval van overstappen tussen onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs.
b. De beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de, met behulp van het Koppelpunt vo, Verwerkte Persoonsgegevens.
c. De continuïteit en goede werking van het Koppelpunt vo conform de afspraken die zijn gemaakt met de Onderwijsinstelling, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning.
d. De uitvoering of toepassing van een andere wet zoals (maar niet beperkt tot) de Wet vroegtijdige aanmelddatum voor en toelatingsrecht tot het beroepsonderwijs, de Wet primair onderwijs, Wet voortgezet onderwijs en de Wet educatie en beroepsonderwijs
D. Categorieën persoonsgegevens
Binnen Koppelpunt vo kunnen op beveiligde wijze gegevens opgeslagen van (potentiële) Mbo-gangers, informatie over de betrokken Onderwijsinstellingen en hun Administratie(systemen) waarmee de uitwisseling plaatsvindt, informatie over de sessie waarbinnen gegevens worden uitgewisseld, en informatie over de uitgewisselde Berichten (zie onderstaande tabel). Deze gegevens worden versleuteld en beveiligd opgeslagen voor het doel van berichtuitwisseling met hoge beschikbaarheid. Gegevens behalve Persoonsgegevens en Gegevens uit de inhoud van Berichten worden opgeslagen in een logbestand om de werking en beveiliging van het Koppelpunt vo te kunnen garanderen.
Er vinden rapportages plaats van aantallen uitwisselingen per sector of Leverancier. Hierbij zijn de aantallen niet herleid tot individuele Berichten.
Omschrijving van de categorieën Betrokkenen over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de categorieën Persoonsgegevens van de Betrokkenen:
Van Toepassing | Categorie | Toelichting |
Ja | Contactgegevens (potentiële) Mbo-gangers | Naam, adresgegevens, geboortedatum. |
Ja | Studievoortgang | Vooropleiding, startkwalificatie, leertraject, Status aanmelding |
Ja | BSN/PGN | |
Ja | Onderwijsorganisatie | BRIN + ID |
Door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens:
- Berichten worden uit het Koppelpunt vo verwijderd wanneer ze zijn afgeleverd op het juiste afleveradres.
Als afleveren niet mogelijk is dan worden de Berichten na meerdere pogingen (aan de hand van een vooraf vastgesteld proces) binnen een maximaal tijdsbestek van 2 werkdagen verwijderd.
- Alleen de metadata over de Berichten worden opgeslagen in de logfiles van het Koppelpunt vo, voor meer informatie hierover: zie technische bijlage B. De loggegevens bevatten geen Persoonsgegevens en worden maximaal zes maanden bewaard.
E. Opslag Verwerking Persoonsgegevens
Kennisnet kwalificeert als Verwerker voor de Onderwijsinstelling, Kennisnet maakt gebruik van in Amsterdam geplaatste (eigen) servers.
F. Subverwerkers
Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. Verwerker heeft het recht gebruik te gaan maken van andere Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode. Verwerker maakt ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruik van de volgende Subverwerkers:
Vancis CMS b.v. te Amsterdam Hosting provider Interxion datacenter te Amsterdam
De voornoemde leveranciers handelen enkel in opdracht en onder instructie van Xxxxxxxxx. Hierbij werken zij onder meer aan de broncode en hebben zij toegang tot de log-bestanden.
G. Contractgegevens
Bezoekadres Koppelpunt vo (Kennisnet)
Stichting Kennisnet Xxxxxxxxxxx 00
0000 XX Xxxxxxxxxx
Postadres Stichting Kennisnet Xxxxxxx 000
0000 XX Xxxxxxxxxx
Servicedesk Koppelpunt vo: ondersteuning bij gebruik en aansluiting op Koppelpunt vo, tips en verbetersuggesties. Telefoon: 0800-321 22 33 (op werkdagen van 9.00 – 17.00 uur)
Bijlage 2: Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
(Bijlage 2 bij de Verwerkersovereenkomst Koppelpunt vo)
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
In het Programma van Eisen Koppelpunt vo worden de eisen beschreven waar alle leveranciers van administratiesystemen van onderwijsinstellingen aan moeten voldoen willen zij gebruik maken van Koppelpunt vo. Deze (technische en beveiligings-) eisen zijn hier te raadplegen: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx.xxx?xxxxxxXX:Xxxxxxxxxxx .
A. Omschrijving van de maatregelen zoals bedoeld in artikel 7.2 Verwerkersovereenkomst
Koppelpunt vo is voor de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid ingeschaald op het hoogste beveiligingsniveau volgens de BIV-classificatie. De onderstaande beveiligingsmaatregelen zijn hierop gebaseerd.
Rol onderwijsinstelling
Over het algemeen zorgt een ict-specialist voor de beveiliging van een schoolnetwerk. Hij of zij zorgt voor regelmatige back-ups, niet alleen van de software maar ook van de data. Ook zorgt de ict-specialist voor het overzicht van computers die zijn opgenomen in het netwerk van de onderwijsinstelling, met de bijbehorende software, instellingen en updates. De beveiliging van het Administratiesysteem moet op alle computers die toegang hebben tot het systeem, op dezelfde manier zijn ingericht. Dus ook op een andere locatie en ook als de medewerkers vanuit huis werken! Het is de verantwoordelijkheid van de Onderwijsinstelling om te controleren of dit naar behoren functioneert.
Beveiligingsincidenten moeten gemeld worden bij de eindverantwoordelijke. Meestal is dit de directeur/bestuurder van de onderwijsinstelling, een schoolleider, of bovenschools directeur. Als het systeem- en applicatiebeheer is uitbesteed aan een externe partij, dient de Onderwijsinstelling zich ervan te verzekeren dat deze provider dezelfde beveiligingsmaatregelen treft en de mogelijkheid biedt dat deze regelmatig worden ge-audit. Veiligheid is bij digitale uitwisseling van leer- en begeleidingsgegevens van groot belang. Elke Onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor de (persoons)gegevens van zijn leerlingen/studenten en moet daarover ook afspraken maken met leveranciers van o.a. de administratiesystemen. Voordat er kan worden aangesloten op Koppelpunt vo, moet de Onderwijsinstelling de vereiste overeenkomsten met de leveranciers hebben afgesloten.
Koppelpunt vo
Bij de uitwisseling van een Bericht hebben alleen de afzender en ontvanger toegang tot de inhoud van het Bericht. Deze Berichten worden in Koppelpunt vo versleuteld. Berichten worden uit Koppelpunt vo verwijderd wanneer ze zijn afgeleverd op het juiste adres of na een aantal afleverpogingen niet kunnen worden afgeleverd. Alleen de metadata over de Berichten worden opgeslagen in de logfiles van Koppelpunt vo.
De beveiligde verbinding tussen de systemen van de onderwijsinstellingen en koppelpunten verloopt volgens de Edukoppeling transactiestandaard 1.2 en via TLS 1.2 of hoger, ten minste conform de huidige stand van de techniek, waarbij Koppelpunt vo en certificaten van leveranciers gevalideerd worden. Er wordt gebruik gemaakt van PKI- Overheidscertificaten of nader te bepalen certificaten die gezien de stand van de techniek, minimaal vergelijkbaar zijn.
Binnen het Koppelpunt vo worden naast de tijdelijke opslag van de Berichten ook de Gegevens van de Onderwijsinstellingen opgeslagen, informatie over hun Administratiesystemen waarmee de uitwisseling plaatsvindt, informatie over de sessie waarbinnen Gegevens worden uitgewisseld, en informatie over het uitgewisselde Berichten. Kennisnet heeft geen toegang tot deze informatie. Medewerkers van de Servicedesk Koppelpunt vo hebben beperkt toegang tot de logbestanden (zij kunnen slechts 90 dagen terugkijken). Subverwerkers van Kennisnet die toegang hebben tot de logbestanden, tekenen vooraf een geheimhoudingsverklaring.
Eventuele nieuw ontwikkelde software van Koppelpunt vo wordt uitvoerig getest door een Tester. Bij de softwareontwikkeling wordt gebruik gemaakt van de zgn. OTAP-straat: ontwikkelen en testen geschiedt niet met ‘live- of reële data’.
In het eerste kwartaal van elk jaar vindt een risicoworkshop plaats. Deze risicoworkshop heeft als doel om de grootste risico’s op het gebied van informatiebeveiliging en privacy voor Kennisnet en specifiek Koppelpunt vo te identificeren. Deze risico’s worden vervolgens gebruikt om te bepalen welke informatiebeveiligingsmaatregelen geïmplementeerd of verbeterd dienen te worden in dat jaar. Op basis hiervan worden beheersmaatregelen genomen om de risico’s te mitigeren.
Kennisnet maakt ook gebruik van audits: een interne audit is een controle op de voortgang van de implementatie en borging van het informatiebeveiligings- en privacybeleid en de hieruit voortvloeiende richtlijnen en maatregelen. Deze vindt gedurende het jaar plaats en wordt nader beschreven in het handboek interne audit informatiebeveiliging en privacy. Rapportage vindt plaats aan de CTO. Een externe audit is een onafhankelijke controle van de informatiebeveiliging van (een onderdeel) van Kennisnet. Een dergelijke controle vindt minimaal jaarlijks plaats op een of meerdere onderdelen van de primaire bedrijfsvoering van Kennisnet. Rapportage vindt plaats aan de CTO.
Ten aanzien van scholing en bewustwording worden medewerkers van Kennisnet jaarlijks geschoold op het gebied van security-awareness. Gebruik van bedrijfsmiddelen zoals computers en laptops vindt plaats binnen vastgesteld informatiebeveiligings- en privacybeleid. Onderdeel daarvan zijn een set met voorwaarden, ‘aanvaardbaar gebruik van bedrijfsmiddelen’ genaamd.
Kennisnet is zelf gecertificeerd volgens de ISO 27001:2013. Op verzoek kan een afschrift van de audit (TPM- verklaring) worden verstrekt.
B. Rapportage (artikel 7.4 van de Verwerkersovereenkomst)
Er vindt een algemene geanonimiseerde rapportage plaats ten behoeve de beveiliging en continuïteit van de Dienst. Bij eventuele geconstateerde beveiligingsincidenten vindt, passende communicatie plaats met de betrokken onderwijsinstellingen en (software)leveranciers.
C. Datalekken
Binnen Kennisnet zijn afspraken gemaakt in geval van beveiligingsincidenten. Kennisnet heeft een incidentmanagementbeleid vastgesteld. In het geval van zo’n incident wordt een security- en privacy response team samengesteld onder leiding van de Security Officer. Deze wordt bijgestaan door technisch deskundigen en de Productmanager Koppelpunt vo. Hiernaast overlegt de Security Officer met de CTO, Directie en Functionaris voor Gegevensbescherming (FG).
Individuele medewerkers of externen die een incident of inbreuk op het gebied van informatiebeveiliging en/of privacy vermoeden of zien met betrekking tot Koppelpunt vo, dienen dit te melden bij support @xxxxxxxxx.xx, of telefonisch via tel. 0000-0000000. Een incident kan ook een vraag of suggestie zijn voor de informatiebeveiliging en privacy bij Kennisnet. Deze melding wordt vervolgens doorgezet naar de CTO en Security Officer die het incident in behandeling nemen. In geval er bij het incident persoonsgegevens betrokken zijn, wordt de FG ingeschakeld. Na afhandeling van het incident wordt de melder ingelicht over de afhandeling van het incident. Gedurende het incident vindt er logging van de activiteiten plaats zoals over datum en tijdstip constatering, samenvatting incident, kenmerk en aard incident (op wat voor onderdeel van de beveiliging ziet het, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van persoonsgegevens), de aard en omvang van de
groep Betrokkenen die gevolgen ondervinden van het incident, de oorzaak van het beveiligingsincident en de maatregelen die getroffen zijn om eventuele/verdere schade te voorkomen.
In geval van een ernstig beveiligingsincident of datalek, neemt Xxxxxxxxx terstond contact op met Onderwijsinstellingen. Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx het recht om in geval van een incident of datalek die geheel Koppelpunt vo raakt, namens de Onderwijsinstelling (verwerkingsverantwoordelijke) een melding te doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Onderwijsinstelling zal hierover zo snel mogelijk worden geïnformeerd waaronder over de aard, omvang, oorzaak en overige relevante feiten en omstandigheden van het incident of datalek.
D. Versie
versie 1.0 februari 2019
Bijlage 3: Wijzingen t.o.v. Model verwerkersovereenkomst
In afwijking van de eerder gesloten verwerkersovereenkomst komen partijen overeen dat met betrekking tot de Dienst de volgende aanpassingen zijn gemaakt:
- De definitie Leverancier zoals genoemd in artikel 1 van de Verwerkersovereenkomst komt te luiden:
de Leverancier van het LAS / SIS die door de Onderwijsinstelling daartoe is aangewezen;
- Artikel 5 lid 5 van de Verwerkersovereenkomst met betrekking tot het Koppelpunt vo komt te vervallen.
- Artikel 6 lid 3 van de Verwerkersovereenkomst is niet van toepassing.