Raad van
Raad van
Arbitrage
in bouwgeschillen
Mediation reglement
1 oktober 2022
Artikel 1
Artikel 2
Artikel 3
Artikel 4
Deknities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. Kwestie: de in de Mediationovereenkomst omschreven kwestie.
b. Mediation: procedure waarbij twee of meer partijen zich inzeten om, onder begeleiding van een mediator, hun kwestie op te lossen met toepassing van het reglement.
c. De Mediationovereenkomst: de schrifielijke overeenkomst waarin de partijen afspreken zich in te spannen om de kwestie door Mediaton op te lossen en de Mediator de opdracht verlenen om in de kwestie als Mediator op te treden en de Mediator deze opdracht aanvaardt.
d. Mediator: degene die de Mediation begeleidt.
e. Partij(en): de partijen die wensen de kwestie door middel van Mediation op te lossen.
f. Reglement: dit reglement.
g. RvA: Raad van Arbitrage in bouwgeschiflen die op verzoek van Partijen (een) Mediator(s) aanwijst uit zijn bestand van Mediators, voor de begeleiding van de Mediation tussen Partijen.
h. RvA Mediationdesk: de afdeling bij de RvA die zorgdraagt voor de administratieve en juridische ondersteuning van de Mediators van de RvA (verder: Mediationdesk).
Toepasselijkheid
Dit reglement is van toepassing op bij de Mediationdesk ingediende aanvragen tot Mediation, en op naar Mediation doorverwezen, andere bij de RvA aanhangig gemaakte procedures, en de behandeling daarvan.
Aanvraag
1. Partijen dienen schrifielijk een aanvraag in bij de Mediationdesk. De aanvraag kan ook door één partij worden ingediend.
2. De aanvraag bevat:
a. een globale omschrijving van de kwestie;
b. de namen, (e-mail)adressen, telefoonnummers en in voorkomende gevaflen het btw- nummer van de partijen en hun eventuele vertegenwoordigers;
c. een korte omschrijving van de op te lossen geschilpunten.
3. Als een aanvraag niet door afle partijen gezamenlijk wordt ingediend, wordt door de aanvragende partij een afschrifi van de aanvraag met eventuele bijlagen bestemd voor elk van de andere partij(en) meegezonden aan de Mediationdesk.
4. Na ontvangst van de aanvraag zendt de Mediationdesk het afschrifi/de afschrifien door naar de andere partij(en) met het verzoek binnen veertien dagen schrifielijk aan de Mediationdesk te laten weten of zij bereid is/zijn een mediationovereenkomst te sluiten voor het oplossen van de aangemelde kwestie door Mediation volgens dit reglement.
5. Als de andere partij of partijen te kennen geefi/geven niet bereid te zijn een overeenkomst zoals genoemd in artikel 3 lid 4 te sluiten, laat de Mediationdesk dit schrifielijk weten aan de andere partij(en).
6. De Mediationdesk is bevoegd van de aanvrager en de andere partij(en) te verlangen dat zij van de ingediende stukken vertalingen ter beschikking steflen in een door de Mediationdesk op te geven taal.
Benoeming mediator
1. Als afle betrokken partijen hebben meegedeeld akkoord te gaan met de oplossing van de kwestie door middel van mediation en de waarborgsom als vastgesteld in overeenstemming met artikel 9 voldaan zijn, zendt de Mediationdesk aan partijen
a. een lijst met drie mediators die, gezien de omschrijving van de kwestie en/of de door partijen opgegeven relevante criteria, voor benoeming in aanmerking komen;
b. een exemplaar van het reglement en de Gedragsregels voor de RvA-Mediator.
2. Tenzij de partijen anders zijn overeengekomen, maken zij uit bedoelde lijst een gezamenlijke keuze en benoemen zij gezamenlijk de mediator van hun keuze. De partijen doen van die benoeming dadelijk mededeling aan de Mediationdesk, die vervolgens de benoeming aan de mediator bevestigt met een afschrifi daarvan aan partijen.
3. Blijkt een benoeming in de zin van artikel 4 lid 2 binnen een termijn van veertien dagen na de ontvangst door de Mediationdesk van de gezamenlijke aanvraag, of na ontvangst door de Mediationdesk van de mededeling(en) als bedoeld in artikel 3 lid 3 en lid 4 binnen de in artikel 3 lid 4 genoemde termijn niet mogelijk, dan kunnen de partijen de Mediationdesk vragen de mediator te benoemen.
Partijen kunnen de Mediationdesk ook verzoeken een mediator uit de bedoelde lijst aan te wijzen voor benoeming. In die gevaflen wordt de volgende procedure gevolgd:
a. de Mediationdesk verzoekt elk van partijen schrifielijk mee te delen wie van de op de bedoelde lijst genoemde namen zij niet als mediator aanvaardt; vervolgens benoemt de Mediationdesk uit de resterende personen een mediator;
b. als blijkt dat geen van de op de lijst genoemde personen door afle partijen wordt aanvaard, dan stelt de Mediationdesk een lijst bestaande uit drie andere mediators aan partijen ter beschikking en wordt de procedure als hiervoor beschreven onder a) herhaald;
c. als vervolgens opnieuw blijkt dat geen van de op de lijst genoemde personen door afle partijen als mediator wordt aanvaard, dan benoemt de Mediationdesk tot mediator een persoon die niet voorkomt op een van de hiervoor genoemde lijsten.
d. De Mediationdesk bevestigt de benoeming van de Mediator en verzoekt partijen tot gezamenlijke bevestiging daarvan over te gaan.
4. Bij het opsteflen van de lijst bedoeld in artikel 4 lid 3 sub a) houdt de Mediationdesk rekening met de gerechtvaardigde wensen van de partijen.
5. Als afle partijen dat xxxxxx, of door de benoemde mediator wenselijk wordt geacht, kunnen twee of meer mediators benoemd worden. In dergelijke gevaflen is het bepaalde in het tweede, derde en vierde lid van dit artikel op de benoeming van elk van de mediators van overeenkomstige toepassing.
6. Waar in het vervolg in het reglement melding wordt gemaakt van de mediator wordt daaronder ook begrepen een panel van mediators.
Artikel 5
De mediationovereenkomst; het begin van de mediation
1. Nadat de mediator is benoemd en de in artikel 9 bedoelde aanvraagkosten, administratiekosten en waarborgsom is vastgesteld en betaald, zal door de Mediationdesk op zo kort mogelijke termijn een bijeenkomst belegd worden tussen de mediator en partijen. Tijdens deze overeenkomst wordt tussen de mediator en partijen de mediationovereenkomst vastgesteld en door mediator en partijen ondertekend.
2. De mediation begint meteen na ondertekening van de mediationovereenkomst, tenzij een ander tijdstip in die overeenkomst is afgesproken.
3. Direct na de bijeenkomst deelt de mediator aan de Mediationdesk mee of de mediationovereenkomst tot stand is gekomen. Wanneer de overeenkomst tot stand is gekomen zendt de mediator daarvan een afschrifi aan de Mediationdesk.
4. Als de mediationovereenkomst niet tijdens de in artikel 5 lid 1 bedoelde bijeenkomst is ondertekend, en er daarom geen mediationovereenkomst tot stand is gekomen, zal de Mediationdesk de partijen en de mediator bevestigen dat de aanvraag niet tot een mediation kan leiden.
Artikel 6
Artikel 7
De procedureregels
1. De mediator bepaalt, na overleg met de partijen, tijdens de in artikel 5 lid 1 bedoelde bijeenkomst, de wijze waarop de mediation wordt gevoerd. Daarbij afgesproken procedureregels worden schrifielijk vastgelegd in de mediationovereenkomst en in (schrifielijke) mededelingen van de mediator aan de partijen.
2. Partijen kunnen zich tijdens de mediation door raadslieden, experts en andere adviseurs laten bijstaan, na voorafgaande mededeling aan de mediator en de overige partij(en) en nadat de overige partij(en) schrifielijk aan de mediator en aan de Mediationdesk heefi/hebben bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan dit reglement te houden en in het bijzonder aan de in artikel 10 neergelegde bepalingen over geheimhouding.
3. Het is de mediator toegestaan zich tijdens de mediation door een secretaris te laten bijstaan, mits deze schrifielijk aan de mediatoren aan de Mediationdesk heefi bevestigd zich aan de mediationovereenkomst en aan ditreglement te houden en in het bijzonder aan de in artikel 10 neergelegde bepalingen inzakede geheimhouding.
4. Het is de mediator toegestaan afzonderlijk en vertrouwelijk met partijen te communiceren, nadat het voorstel daarvoor is besproken met afle partijen en die daarmee ingestemd hebben.
5. De partijen zuflen eventueel tussen hen lopende procedures schorsen en geschorst houden en geen nieuwe procedures beginnen tenzij schorsing mocht leiden tot het voltooien van een wetelijke of contractuele verjarings- of vervaltermijnen, een nieuwe procedure noodzakelijk is ter voorkoming daarvan of als zij gezamenlijk in aanwezigheid van de mediator anders besluiten.
6. Als de partijen een lopende mediation geheel of gedeeltelijk wiflen beëindigen om hun geschil vervolgens door arbitrage of bindend advies te laten beslechten, is het de mediator niet toegestaan in die arbitrage- of bindend adviesprocedure als arbiter, bindend adviseur of secretaris op te treden, tenzij afle partijen uitdrukkelijk instemmen met het beoogde optreden van de mediator in een dergelijke procedure, onverminderd het in artikel 8 bepaalde.
7. De partijen en de mediator spannen zich ervoor in om de mediation voortvarend te laten verlopen.
8. De mediator houdt de Mediationdesk gevraagd en ongevraagd op de hoogte van de voortgang van de mediation. De mediator ziet toe op een voortvarend verloop van de mediation.
9. De taal van de mediation wordt door de partijen en de mediator bepaald. Is die taal een taal die op de Mediationdesk niet begrepen wordt, dan kan de Mediationdesk gebruikmaken van haar bevoegdheid als beschreven in artikel 3 lid 6 van het reglement.
10. Als de te benoemen mediator(s) door lidmaatschap van, door registratie of op andere wijze onderworpen is/zijn aan een ander mediationreglement, zoals het MfN-mediationreglement, geldt dat reglement ook op deze mediation, behalve voor zover deze reglementen
met elkaar in strijd zijn. In dat laatste geval gaat het andere reglement voor het RvA Mediationreglement.
Het einde van de mediation
1. De mediation eindigt op een van de drie hierna volgende wijzen:
a. door ondertekening van een vaststeflingsovereenkomst, gevolgd door een mededeling daarvan door de mediator aan de Mediationdesk;
b. doordat de mediator schrifielijk aan de partijen, met een afschrifi aan de Mediationdesk, te kennen geefi dat de mediation geëindigd is zonder dat een vaststeflingsovereenkomst gesloten is, of
c. doordat één van de partijen de mediationovereenkomst schrifielijk opzegt aan de andere partij(en) en aan de mediator, met afschrifi aan de Mediationdesk.
2. De mediation vindt plaats op basis van vrijwifligheid van partijen. Elke partij, en ook de mediator, kan op elk moment de mediation beëindigen.
3. De mediationdesk bevestigt de beëindiging van de mediation aan de partijen aan de mediator.
4. Aan het einde van de mediation worden het honorarium van de mediator en de andere kosten door de Mediationdesk vastgesteld en zo veel mogelijk met het volgens artikel 9 gestorte waarborgsom verrekend.
5. De geheimhoudings- en betalingsverplichtingen blijven na de beëindiging van de mediation gehandhaafd.
Artikel 8
Artikel 9
Artikel 10
a. Arbitraal schikkingsvonnis ex artikel 1069 Rv
De partijen en de mediator kunnen overeenkomen dat de in artikel 7 lid 1 sub a genoemde vaststeflingsovereenkomst vastgelegd zal worden in een arbitraal schikkingsvonnis, in de zin van artikel 1069 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering en met inachtneming van artikel 12 leden 1, 3 en 4 van het Arbitragereglement van de RvA van 1 augustus 2021. De overeenkomst die daartoe strekt zal tevens gelden als overeenkomst tot arbitrage mede inhoudende de benoeming van de mediator of van een oneven aantal leden van een panel van mediators tot arbiter(s), terwijl Amsterdam geldt als plaats van arbitrage.
b. Arbitrale procedure na (deels geslaagde) Mediation
Partijen kunnen met elkaar overeenkomsten dat, voor geschilpunten die niet via de mediationkunnen worden opgelost, een geschil aanhangig wordt gemaakt bij de RvA (arbitrage volgens het Arbitragereglement van de RvA of (bindend/richtinggevend) Advies volgens het Reglement Fast Track Light of het Reglement Fast Track Plus. In dat geval zal de mediator niet optreden als arbiter of (bindend) adviseur in dat geschil, tenzij partijen dit uitdrukkelijk overeenkomen. Hiervoor moeten partijen een afzonderlijke overeenkomst sluiten, waarin zij uitdrukkelijk bepalen dat de partijen en de mediator van de geheimhouding als bedoeld in artikel 10 van dit reglement zijn ontheven uitsluitend
ten behoeve van een gedurende de looptijd van deze arbitrageprocedure (en een eventueel hoger beroep).
Honorarium, overige kosten en waarborgsom
1. Het honorarium voor de werkzaamheden van de Mediator wordt vastgesteld overeenkomstig de tabel Uurtarieven mediation bij de RvA. Verder komen voor rekening van Partijen de administratiekosten volgens de tabel Administratiekosten mediation bij de RvA en de kosten van de Mediationdesk van de RvA. Daarnaast komen voor rekening van partijen afle overige directe en indirecte kosten van de Mediation, zoals eventuele huur van ruimtes, reiskosten van de mediator en van de eventuele secretaris alsmede honoraria en kosten van eventuele bij de Mediation door de Mediator betrokken derden, een en ander steeds vermeerderd met wetelijk verschuldigde omzetbelasting.
2. Honorarium en kosten zoals bedoeld in artikel 9.1 worden door Partijen steeds gezamenlijk gedragen, ieder voor een gelijk deel.
3. Partijen dragen ieder de eigen kosten.
4. Als waarborg voor de voldoening van het honorarium en de overige kosten zal de RvA aan partijen verzoeken om voor aanvang van de mediation ieder 50% van de waarborgsom te voldoen, vastgesteld conform de tabel Waarborgsom Mediation bij de RvA.
Geheimhouding
De partijen, de mediator, de Mediationdesk en afle uit hoofde van dit reglement bij de mediation betrokkenen, zijn gehouden tot geheimhouding van afle met het oog op en ter bespreking in de mediation geopenbaarde, gewisselde of anderszins bekendgemaakte stukken en van al hetgeen hun in het kader van de mediation overigens op welke wijze ook is gebleken. In het bijzonder zijn zij niet gerechtigd om wat hen in het kader van de mediation is gebleken in of buiten rechte als bewijs aan te voeren en om bij de mediation betrokkenen als getuige ter zake te horen of te doen horen, met uitzondering van:
a. informatie die ook anders dan in het kader van de mediation bij hen was;
b. instemming van afle partijen met de openbaring van wat in het kader van de mediation gebleken is;
c. ter bespreking in de mediation ingebrachte bewijsmiddelen, die ook zonder de mediation in een procedure bij de rechter of in arbitrage zouden zijn overgelegd;
d. informatie over (dreigende) misdrijven waarvoor een wetelijke meldplicht bestaat;
e. noodzakelijke informatie in een klacht-, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure tegen de mediator, hetzij ten behoeve van de mediator zelf met het oog op zijn verweer, hetzij ten behoeve van een andere bij de mediation betrokkene ter onderbouwing van zijn klacht of aansprakelijkstefling;
f. om dwingende redenen van openbare orde prijs te geven informatie die in het kader van de mediation werd verkregen;
g. de vaststeflingsovereenkomst, tenzij partijen hebben afgesproken dat een of meer onderdelen daarvan onder de geheimhouding valt.
Artikel 11
Artikel 12
Artikel 13
Artikel 14
Beperking van de aansprakelijkheid
De RvA, zijn bestuursleden en personeelsleden, de mediator, de eventueel benoemde secretaris en eventuele andere door (een van) hen in deze zaak betrokken personen zijn noch contractueel noch buitencontractueel aansprakelijk voor eventuele schade door eigen of andermans handelen of nalaten of door gebruik van hulpzaken in of rond een mediation, een en ander tenzij en voor zover dwingend Nederlands recht aan exoneratie in de weg zou staan. De RvA, zijn bestuursleden en personeelsleden zijn niet aansprakelijk voor de betaling van enig bedrag dat niet door de aanvraag-/ administratiekosten/waarborgsom is gedekt.
Wijzigingen van dit reglement
1. Dit reglement kan door het bestuur van de RvA gewijzigd worden. Ongeacht het tijdstip van inwerkingtreding van een wijziging, blijfi op elke mediation uitsluitend die versie van dit reglement van toepassing dat gold ten tijde van het tijdstip waarop de aanvraag door de Mediationdesk is ontvangen.
2. Dit reglement evenals iedere wijziging daarvan treedt in werking één maand na het depot daarvan bij de Rechtbank te Amsterdam
Verlenging van termijnen
De termijnen genoemd in artikel 3 lid 4 en artikel 4 lid 3 kunnen door de Mediationdesk, al dan niet op verzoek van een van partijen, verlengd worden.
Mededelingen
1. Verzoeken en mededelingen worden schrifielijk gedaan of bevestigd op de in dit artikel voorziene wijze.
2. Tenzij dit voor de verzender niet mogelijk is, zuflen afle verzoeken, mededelingen en andere stukken aan de Mediationdesk uitsluitend worden verzonden per e-mail aan het adres xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx of een ander door de Mediationdesk op te geven adres.
3. Als tijdstip waarop een verzoek of een mededeling door de Mediationdesk per e-mail is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het verzoek of de mededeling een systeem voor gegevensverwerking heefi bereikt waarvoor de RvA verantwoordelijkheid draagt.
4. De Mediationdesk zal een verzoek dat of een mededeling die tot een of meer geadresseerden is gericht verzenden per e-mail als de geadresseerde door opgave van zijn e-mailadres kenbaar heefi gemaakt dat hij daarvoor langs deze weg bereikbaar is.
5. Na de ondertekening van de mediationovereenkomst zenden de partijen hun verzoeken, mededelingen en andere stukken rechtstreeks aan de mediator.
6. Tenzij de mediator anders beslist, zuflen, als partijen door opgave van hun e-mailadres kenbaar hebben gemaakt daarvoor langs deze weg bereikbaar te zijn, afle verzoeken, mededelingen of andere geschrifien tussen partijen en de mediator per e-mail worden verzonden.
7. Als tijdstip waarop een verzoek, mededeling of ander stuk door de mediator per e-mail is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het verzoek, de mededeling, en/of het andere stuk een systeem voor gegevensverwerking hebben bereikt waarvoor de mediator verantwoordelijkheid draagt.
8. Als tijdstip waarop een verzoek, mededeling of ander stuk door de mediator en/of de Mediationdesk per e-mail verzonden is, geldt het tijdstip waarop het bericht een systeem voor gegevensverwerking heefi bereikt waarvoor de mediator respectievelijk de RvA geen verantwoordelijkheid draagt.
Artikel 15
Toepasselijk recht en geschiQen
1. Op dit reglement en op al dat uit kracht daarvan gebeurt, is Nederlands recht van toepassing. De vaststeflingsovereenkomst zoals bedoeld in artikel 7 lid 1 sub a) zal worden beheerst door Nederlands recht, tenzij partijen anders overeenkomen.
2. Elk geschil dat is of mocht ontstaan naar aanleiding van het onderhavige reglement, uit een mediationovereenkomst die daaruit voortvloeit, of uit nadere overeenkomsten die overigens in het kader van de mediation of naar aanleiding van het reglement gesloten mochten zijn, wordt beslecht door arbitrage bij de Raad van Arbitrage in bouwgeschiflen overeenkomstig het arbitragereglement van de RvA zoals dat luidt op de dag van het aanhangig maken van het geschil, met inachtneming van het volgende:
a. een consument (natuurlijke persoon niet handelende uit bedrijf of beroep) heefi steeds het recht een procedure aanhangig te maken bij de RvA of de gewone rechter;
b. een niet-natuurlijke persoon (rechtspersoon of samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid) die optreedt als de wederpartij van een consument, moet de consument eerst bij aangetekende brief een termijn van tenminste één (1) maand in de gelegenheid steflen om schrifielijk kenbaar te maken of deze het geschil door de RvA of door de gewone rechter beslecht wil hebben;
c. de niet-natuurlijke persoon is gebonden aan de door de consument gemaakte keuzen. Maakt de consument binnen de gestelde termijn geen keuze dan heefi ook de niet- natuurlijke persoon de vrijheid te kiezen voor de RvA of de gewone rechter.
Secretariaat
Godebaldkwartier 407
(kantoorgebouw Janssoenbaorch 7e etage) 3511 DT Utrecht
tel: 030 - 0 000 000
xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Correspondentieadres
Postbus 19290
3501 DG Utrecht
Raad van
Arbitrage
in bouwgeschillen