Inkoopbeleid 2023

Inkoopbeleid 2023

Versie: def.

23 december 2022 Inkoop & Services

Een efficiënte en duurzame toeleveringsketen

Inkoop & Services doet de inkoop voor PostNL in Nederland en werkt samen met de inkoopfuncties van specifieke afdelingen in de business, bijvoorbeeld als het gaat om uitbesteed vervoer en het inkopen van goederen en diensten. Daarnaast werken wij in toenemende mate samen met onze (inkoop)collega’s in België. De bevoegdheid en de verantwoordelijkheid voor alle inkopen zijn hierdoor centraal geregeld. Daarnaast is Inkoop & Services verantwoordelijk voor de optimalisering en professionalisering van de inkopen binnen PostNL. Door het bundelen van synergie en inkoopkracht behalen we voordeel en kunnen we onze klanten beter bedienen.

Samen met onze leveranciers werken we voortdurend aan het verbeteren en verduurzamen van de toeleveringsketen. Door de goede samenwerking met onze leveranciers kunnen we zorgen voor tijdige levertijden en meer kwaliteit in de toeleveringsketen. We stellen meetbare doelen om de prestaties van onze leveranciers en (onder) aannemers te behouden en continu te verbeteren.

Voor de realisatie van één integraal beleid op het gebied van inkoop hanteren wij de volgende uitgangspunten:

 Xxx zijn herkenbaar en zichtbaar voor interne klanten die als opdrachtgever optreden;

 Wij zetten onze professionele kennis en kunde in voor de vaststelling en uitvoering van één integraal proces op het gebied van inkoop en services;

 Wij zorgen voor een effectieve en efficiënte structuur welke optimaal gebruik maakt van beschikbare kennis en inkoopkracht;

 Wij zorgen voor een servicegerichte relatie met interne klanten en verschaffen duidelijkheid over verantwoordelijkheden en bevoegdheden;

 Wij zorgen voor maximaal financieel resultaat door de inkoopkracht van geheel PostNL uit te nutten en activiteiten efficiënt en effectief uit te voeren;

 Wij zorgen ervoor dat alle inkopen en serviceactiviteiten van PostNL compliant zijn met de inkooppolicy, de relevante wet- en regelgeving, sociale en ethische standaarden en duurzaamheidseisen;

 Wij sourcen, selecteren, managen en ontwikkelen op basis van toegevoegde waarde een (beperkt) aantal hoogwaardige leveranciers. We geven onze leveranciers gelijke kansen op basis van wederzijds begrip en vertrouwen.

Inkoopuitgaven

Inkoop & Services verzamelt eenmaal per jaar de gegevens over alle aankopen binnen PostNL en analyseert deze vervolgens. De uitgaven worden daarbij ingedeeld naar categorieën.

2022 totale uitgaven: €1,56 mld. - gecontracteerde spend 92,7% - Aantal crediteuren 7202

Inkoop en duurzaamheid

Als PostNL nemen we nadrukkelijk onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. Dat kan alleen als we ook maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI). Bij de keuze van onze leveranciers en het inrichten van onze inkoopprocessen kijken we daarom niet alleen naar prijs, kwaliteit en levertijd maar houden wij ook nadrukkelijk rekening met sociale- en milieuaspecten.

In samenwerking met onze leveranciers en bezorgondernemers werken we aan de volgende activiteiten om gezamenlijk de prestaties te handhaven en voortdurend te verbeteren,

• Het beoordelen van de duurzaamheid en duurzaamheidrisico’s. Dit doen we door middel van onze risicobeoordelingsmatrix en het opvragen van een duurzaamheidbeoordeling van de leverancier door Ecovadis, het MVO- Register/Fira, Sustainalytics of vergelijkbaar beoordelingssysteem.

• Hanteren van richtlijnen voor leveranciers en onderaannemers waarin met name de relevante maatschappelijke en milieukwesties aan de orde komen. Van leveranciers wordt geëist dat zij zich aan deze richtlijnen conformeren (de PostNL Business Principles (BP) en de PostNL Set of Guidelines for Suppliers and Contractors (SoG).

Hiernaast voldoet PostNL onder andere aan de:

• Britse omkopingswet (Bribery Act 2010)

• Het Verdrag inzake bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties (het Anti-Corruptie Verdrag 1999)

• De Amerikaanse wet op corrupte praktijken in het buitenland (Foreign Corrupt Practices Act) uit 1977, zoals gewijzigd in 1988 en 1998 (Foreign Corrupt Practices Act Amendments)

• UN Guiding Principles for Business and Human Rights - International Bill of Human Rights- ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work

Door de verplichte aanvaarding van de “Business Principles” (BP) & “Set of Guidelines” (SoG) verwacht PostNL van haar leveranciers dat zij dat eveneens doen.

Inkoop en duurzame bedrijfsvoering

PostNL houdt zich aan plaatselijke en internationale wetgeving en normen op het gebied van duurzaamheid, maar gaat graag een stap verder. De duurzaamheidsambities van PostNL laat PostNL jaarlijks toetsen door S&P Global “Corporate Sustainability Assessment” ten behoeve van de Dow Jones Sustainability Index (DJSI) en het Carbon Disclosure Project (de CDP).

Naast de beoordeling voor de DJSI en CDP heeft PostNL een aantal andere duurzaamheidsbeoordelingen zoals EcoVadis, MVO-Register/Fira, Workforce Disclosure Initiative (WDI), Carbon Disclosure Propgram (CDP), International Post Corporation (IPC) en internationale certificeringen zoals ISO en OHSAS. Voor een actueel overzicht zie: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxx-xxxxxx/xxxx-xxx/xxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx

Duurzaam & circulair inkopen

De doelstelling is zo duurzaam mogelijk goederen en diensten in te kopen, daarbij zoveel mogelijk gebaseerd op de stelregels uit de circulaire economie. In overleg met onze interne klanten/opdrachtgevers hanteren we daarvoor een aantal uitgangspunten zoals:

- Een zo lang mogelijke levensduur van producten

- Minimaliseren van de hoeveelheid en diversiteit van afval die verwacht wordt aan het eind van de levensduur van een product of dienst.

- Stimuleren van (intern) hergebruik van producten

Verder kijken en bespreken we met de interne opdrachtgevers onderstaande 10R- circulariteitsladder:

1	Refuse	Voorkomen van onnodig gebruik
2	Reduce	Verminderen van het gebruik
3	Redisign	Circulair ontwerpen
4	Re-use	Hergebruiken van bestaande materialen
5	Repair	Repareren of onderhouden van producten
6	Refurbish	Opknappen of repareren
7	Remanufacture	Afgedankte producten (deels) opnieuw gebruiken in nieuwe producten
8	Repurpose	Hergebruik van producten in nieuwe toepassingen
9	Recycle	Verwerken en hergebruik van materialen
10	Recover	Verbranden met energieterugwinning

Ons inkoopbeleid is erop gericht om zo hoog mogelijk in de circulariteitsladder uit te komen, voor zover dat past binnen de beschikbare mogelijkheden. Datzelfde geldt voor onze end-of-life processen 7 tot en met 10 hetgeen wij in toenemende mate weten te realiseren.

Werkgroep Circulariteit

Deze interne werkgroep heeft zich ten doel gesteld om kennis op te halen en te delen. We maken informatie over duurzame en circulaire projecten PostNL breed beschikbaar en toegankelijk ter inspiratie, als salestool en als bewijsvoering.

Xxxxxx en ideeën inventariseren en samenbrengen:

We werken verder aan het definiëren en uitwerken van andere kansen en mogelijkheden die we zien.

Samenwerking stimuleren en verbeteren:

We werken samen met en voor de business units aan circulaire initiatieven.

Beleid circulariteit toetsen:

We werken samen om het op te stellen beleid te toetsen aan haalbaarheid in de praktijk.

Wet & regelgeving

Het voldoen aan huidige wet- en regelgeving is één van de randvoorwaarden van het beleid van PostNL. Daarnaast past PostNL het beleid aan op basis van veranderende of nieuwe wetgeving waarin elementen zijn opgenomen met betrekking tot duurzaam inkopen.

Voorbeelden zijn de EU Taxonomie voor duurzame activiteiten en de Corporate Sustainability Reporting Directive, waarin bijvoorbeeld vereisten zijn opgenomen voor circulariteit en transparantie over duurzaamheid in toeleveringsketens.

Samenwerking met leveranciers

We verwachten van onze leveranciers dat ze betrouwbaar zijn, bereid partnerschappen aan te gaan en manieren te vinden om onze kosten te verlagen.

Begin 2022 is PostNL gestart met een pilotonderzoek naar Diversiteit en Inclusie met als doel te onderzoeken in welke mate dit bij onze leveranciers de aandacht heeft.

Bij het selecteren van leveranciers en het uitvoeren van transacties verwachten wij dat wordt voldaan aan de volgende criteria:

1. De leverancier handelt in overeenstemming met de geaccepteerde ethische, wettelijke en sociale normen.

2. De leverancier voldoet aan alle toepasselijke lokale en internationale wet- en regelgeving, verdragen en akkoorden.

3. De leverancier heeft of ontwikkelt ten behoeve van het maatschappelijk verantwoord ondernemen een duurzaamheidsbeleid en stuurt daarbij op ontwikkelingen zoals mensenrechten, milieu en diversiteit.

4. De leverancier beschikt over deugdelijke bedrijfsactiviteiten en kan worden verzocht zijn managementbeleid en de status van bedrijfsactiviteiten (inclusief financiële overzichten) openbaar te maken.

5. De leverancier levert goederen en/of diensten aan PostNL op de juiste plaats met de juiste kwaliteit, prijs en levertijd.

6. De leverancier is in staat om een stabiele levering van goederen en/of diensten te garanderen, waarbij hij de flexibiliteit toont om snel te reageren op fluctuaties in vraag en aanbod.

7. De leverancier beschikt over technologie die een positieve bijdrage levert aan de producten en diensten van PostNL.

Wij voeren onze activiteiten op basis van onze BP, SoG en Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV), welke te vinden zijn op xxx.xxxxxx.xx. Daarnaast heeft XxxxXX zich tot doel gesteld om het aandeel gecontracteerde leveranciers met aantoonbare certificering of positieve (onafhankelijke beoordeling) op het gebied van duurzaamheid te verhogen naar een niveau van 75% in 2025. De huidige ontwikkeling hierin is:

- April 2020 14%

- April 2021 20%

- April 2022 22%

Business Principles

Wij hebben de wijze waarop wij zakendoen verwoord in de PostNL Business Principles (BP). Wij verwachten van al onze leveranciers en onderaannemers dat zij zich op eenzelfde duurzame en verantwoorde manier gedragen, overeenkomstig alle toepasselijke plaatselijke, nationale en internationale wet- en regelgeving, verdragen en akkoorden. Naast het overeenkomen van contractvoorwaarden is aanvaarding van onze BP en SoG door de leveranciers een vereiste om zaken met PostNL te kunnen doen.

Algemene Inkoopvoorwaarden

De Algemene Inkoopvoorwaarden van PostNL NV (AIV) worden in de regel gehanteerd als basis bij het contracteren van leveranciers. In deze AIV zijn o.a. diverse artikelen opgenomen die betrekking hebben op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

Set of Guidelines for Suppliers & Contractors

De afdeling Inkoop & Services van PostNL hanteert ten aanzien van MVI de OESO Richtlijnen (in het Engels aangeduid met OECD Guidelines). Deze OESO-richtlijnen zijn verdeeld in 11 hoofdstukken. Voor meer info zie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/

In aanvulling op de BP en de AIV is specifiek voor leveranciers een Set of Guidelines for Suppliers & Contractors (SoG) opgesteld.

Deze SoG is een concrete invulling van PostNL inzake MVO. Het document is niet limitatief, maar is bedoeld om richting te geven aan de belangrijkste aandachtsgebieden.

Een belangrijk onderdeel van de OESO richtlijnen gaat over verantwoord ketenbeheer. Daarom verwacht PostNL van haar leveranciers niet alleen dat zij de zaken binnen de eigen organisatie goed op orde hebben, maar ook verder in hun toeleverketen hun verantwoordelijkheid nemen en er op toezien dat de zaken ook daar goed zijn geregeld.

Akkoordverklaring

De AIV, BP en SoG worden in principe opgenomen als bijlage bij de met de leverancier te sluiten overeenkomst. In het geval er geen overeenkomst wordt gesloten maar bijvoorbeeld een éénmalige opdracht wordt verstrekt, worden leveranciers gevraagd een schriftelijke verklaring te ondertekenen waarmee de voorwaarden, richtlijnen en bepalingen in de genoemde documenten van toepassing zijn op de betreffende opdracht en eventueel op de toekomstig te verstrekken opdrachten.

Beoordeling inkooprisico’s

Twee keer per jaar beoordeelt de afdeling Inkoop de (duurzaamheid)risico’s van onze toeleveranciers en onderaannemers. Deze risico’s worden onderverdeeld in financiële en inkooprisico’s.

Financieel

- Hoe belangrijk is het product of de dienst voor de producten of diensten die PostNL levert?

- Kan de levering hiervan in gevaar komen?

- Welke gevolgen heeft dit op het bedrijfsresultaat van PostNL of mogelijk zelfs de beurswaarde van PostNL?

Inkooprisico’s

- Is het product of de dienst makkelijk te verkrijgen?

- Zijn er veel leveranciers die dit product of deze dienst kunnen leveren?

- Komt het product uit een (politiek) stabiele of instabiele regio?

Geïndustrialiseerde westerse landen zijn, mede op basis van (gehandhaafde) wetgeving, over het algemeen minder risicovol dan landen in ontwikkeling.

- Wat zijn de arbeidsomstandigheden en hoe staat het met risico’s ten aanzien van milieu en duurzaamheid?

- Gebruikt de leverancier schaars wordende grondstoffen?

- Aard van de organisatie: Ook het risicobeheer van de leverancier zelf speelt een grote rol. Bedrijven met een goed ingeburgerd (bij voorkeur gecertificeerd) managementsysteem slagen er beter in de risico’s te beperken dan bedrijven die dat niet hebben georganiseerd. Andere onderwerpen die hierbij relevant zijn, is het risico op discontinuïteit, risico’s ten aanzien van het juridisch eigendom, kans op niet tijdige beschikbaarheid van te leveren producten en diensten, risico van claims, risico’s ten aanzien van intellectueel eigendom, negatieve publiciteit en het niet voldoen aan wet- en regelgeving.

Per leverancier worden de financiële en inkooprisico’s weergegeven in de Kraljic Matrix. Deze kent een indeling in vier kwadranten, waarbij de volgende indeling wordt aangehouden, afhankelijk van de hoogte van de financiële en inkooprisico’s.

• Leveranciers met strategische producten

• Leveranciers met hefboomproducten

• Leveranciers met routineproducten

• Leveranciers met knelpuntproducten

Risk Management

Kraljic Matrix

Jaarlijks vindt er een interne risicoanalyse (Risk Workshop) bij Inkoop plaats. Deze vergroot het risicobewustzijn binnen de organisatie en het vermogen om adequaat op risico's te reageren. De kwalificatie van de risico’s is gebaseerd op twee kenmerken. Het omvat de beoordeling van de waarschijnlijkheid van bepaalde effecten (waarschijnlijkheid van optreden) en de beoordeling van het werkelijke resultaat en de schaal van het effect dat het risico zal hebben wanneer het daadwerkelijk gebeurt (potentiële gevolgen).

Bij het beoordelen van de mogelijke gevolgen worden verschillende dimensies in overweging genomen. Veel van de onderzochte risico's kunnen tegelijkertijd gevolgen hebben voor bijvoorbeeld de financiële situatie, het milieu of de reputatie.

Awareness

Improve performance

Competitive advantage

Internal transparency profile

External regulatory requirements

Investor requirements

Op basis van geïdentificeerde risico’s worden waar nodig mitigerende maatregelen getroffen en bij overtredingen gestuurd op correctieve acties.

Corporate Responsibility (CR) risicoclassificatie

Bij onze inkooptrajecten maken we voor de risicoclassificatie gebruik van een MVI- risicobeoordelingsmatrix.

De classificatie resulteert in drie categorieën leveranciers. Voor iedere categorie wordt een andere benaderingswijze in acht genomen. Zie bijlage.

Bijlage:

CR risicoclassificatie leveranciers & follow- upmaatregelen

PostNL maakt voor haar risicoclassificatie gebruik van MVI-risicobeoordelingsmatrix. De classificatie resulteert in drie categorieën leveranciers: groen, geel en rood. Voor iedere categorie dient een iets andere benaderingswijze in acht te worden genomen en gelden andere follow-upmaatregelen. De navolgende diagrammen geven de te volgen procedures weer:

In te kopen product of dienst?

Risicobeoordeling doorlopen

Groen

Wordt AIV art. 7&8 of SoG niet/gedeeltelijk geaccepteerd?

Indien geselecteerd, ovk of opdracht incl. AIV*, BP en SoG. Indien geen AIV minimaal art. 7&8 AIV opnemen & SoG verklaring laten ondertekenen.

Bij Rfx MVI vragen opnemen en AIV, BP en SoG meesturen.

Bespreken wat wel kan. Indien niet acceptabel dan stoppen

*Indien AIV niet volledig opgenomen dan altijd check via Legal!

AIV = Algemene Inkoopvoorwaarden BP= Business Principles

SoG = Set of Guidelines for Suppliers & Contractors

In te kopen product of dienst?

Risicobeoordeling doorlopen

Geel

Ovk of opdracht incl. AIV*, BP & SoG. Indien geen contract minimaal art. 7&8 AIV opnemen en SoG verklaring laten ondertekenen.

OK

Niet OK: Afwijzen of opnieuw

Zo nodig beoordeling op locatie door tussenpersoon, PostNL of derde

Nadere toelichting vragen en indien gewenst mogelijke verbeteracties

*Indien AIV niet volledig opgenomen dan altijd check via Legal!

Niet OK

OK

Ingevulde CR Checklist beoordelen

OK

Twijfel

Checklist opnieuw laten invullen & beoordelen

Bij Rfx MVI vragen opnemen en AIV, BP, SoG en (maatwerk) CR checklist meesturen. Indien geselecteerd:

In te kopen product of dienst?

Risicobeoordeling doorlopen

Rood

Zo mogelijk verbeteracties doorvoeren of anders afwijzen

Zo mogelijk verbeteracties doorvoeren of anders afwijzen

Opdracht

Bedrijfsbezoek onvoldoende OK?

Bedrijfsbezoek OK?

Ovk of opdracht incl. AIV*, BP en SoG. Indien geen contract minimaal art. 7&8 AIV opnemen en SoG verklaring laten ondertekenen.

Vóór elke opdracht langer dan 1 jaar geleden (hernieuwde) CR beoordeling op locatie. Dit kan door tussenpersoon, PostNL of een derde.

Niet OK?

OK?

Checklist (opnieuw) laten invullen & beoordelen

Bij Rfx MVI vragen opnemen en AIV, BP, SoG en (maatwerk) CR checklist meesturen. Indien geselecteerd:

*Indien AIV niet volledig opgenomen dan altijd check via Legal!