OPDRACHTDOCUMENT HOUDENDE DE BIJZONDERE EN ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DE CONCESSIE VOOR DE CATERING VAN PUTTEKE WINTER IN DE SCHORRE.
PROVINCIAAL RECREATIEDOMEIN
De Schorre
Departement Vrije Tijd
OPDRACHTDOCUMENT HOUDENDE DE BIJZONDERE EN ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DE CONCESSIE VOOR DE CATERING VAN PUTTEKE WINTER IN DE SCHORRE.
Artikel 1 Voorwerp van de concessie
a. De concessie heeft tot doel het leveren, exploiteren en faciliteren van tijdelijke cateringstanden ten behoeve van Putteke Winter 2024 in De Schorre te Boom.
Om de bezoekers (plusminus 11.000 bezoekers) van Putteke Xxxxxx, dat zich richt naar gezinnen met kinderen van 3-99 jaar oud, van voldoende cateringfaciliteiten te voorzien, wil de directie van Xx Xxxxxxx een horeca-aanbod aanbieden door middel van 3 catering zone(s).
De cateringzone op het evenement is zodanig gelegen dat een grote passage van bezoekers verzekerd is. De opdrachtgever behoudt het recht de plaats en grootte van de zones op te leggen aan de concessionaris.
Tijdens het evenement is er een ruimte voorzien waarin een drank en eetaanbod kan worden aangeboden dat voldoende is voor het aantal geschatte bezoekers. Het aanbod moet minstens één vegetarisch gerecht omvatten. Het aanbod kan bestaan uit (niet limitatieve lijst) volgende horecawagens of horecatenten: frituren – hotdog, hamburgers en aanverwante gefrituurde snacks – fruitstanden – wafelkramen - drankenstanden, ijsjes en snoepgoed. Hierbij streeft de opdrachtgever naar een zo groot mogelijke diversiteit, waaronder een gezond aanbod en een zo hoog mogelijke kwaliteit van de aangeboden producten.
b. De concessionaris krijgt het exploitatierecht van 70 lopende meter waar hij horecawagens/ horecatenten voor zijn rekening neemt op Putteke Winterin De Schorre. Het is de opdrachtgever die over de uiteindelijke toewijzing van de standplaatsen beschikt. Vanuit de Schorre wordt er voldoende zitgelegenheid voorzien.
c. De cateringkramen en/of installaties moeten gedurende het evenement Putteke Winter (vrijdag 6/12 van 18-23u en 7/12 van 17-23u) operationeel zijn.
Xxxxxxxxxx 0/0 x X-0000 Xxxx T x00 (0)0 000 00 00 xxx.xxxxxxxxx.xx | xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
BTW BE 0541.414.111 | XX00 0000 0000 0000
d. De concessionaris gaat de verbintenis aan het exploitatierecht uit te oefenen rechtstreeks door eigen personeel. De concessionaris behoudt de verantwoordelijkheid voor het personeel ten overstaan van het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre en dient zich aan de geldende regelgeving te houden voor het inzetten van personeel.
e. Binnen de perken van wat in dit opdrachtdocument is bepaald, verbindt het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre zich ertoe aan de concessionaris het volledige en ongestoorde genot van de exploitatie te verzekeren.
f. De dranksegmenten bieren, fruitbieren, abdijbieren, frisdranken, waters en fruitsappen zijn vrij te kiezen van drankleverancier.
g. Er is geen exclusiviteit op volgende producten: popcorn en suikerspin
Artikel 2 Opdrachtgevend bestuur
Het opdrachtgevend bestuur is het APB Provinciaal Recreatiedomein De Schorre, de opdrachtgever genoemd.
Artikel 3 Duur van de concessie en opzegbaarheid
De concessie wordt verleend voor de duurtijd van Putteke Winter (vrijdag 6 en zaterdag 7 december 2024)
Artikel 4 Concessievergoeding
a. De concessie voor 2024 wordt verleend tegen betaling van minimum 20% commissie op de omzet. Deze vergoeding dient uiterlijk op vrijdag 20 december 2024 te zijn voldaan. De hoogte van het percentage op de omzet/ de commissie maakt deel uit van de offerte van de inschrijver.
b. De vergoeding is betaalbaar door middel van een gewone overschrijving op het rekeningnummer XX00 0000 0000 0000 met vermelding van “firmanaam + concessievergoeding cateringfaciliteiten Putteke Winter 2024”.
c. 50 eetbonnen en 100 drankbonnen per dag voor de opdrachtgever zijn sowieso bijkomend onderdeel van de f inanciële vergoeding/commissie, waarvoor de concessionaris geen vergoeding kan voor vragen aan de opdrachtgever. Wordt het aantal overschreden dan wordt het aantal erboven door de opdrachtgever vergoed volgens de verkoopprijzen.
Artikel 5 Inschrijvingsvoorwaarden
a) De inschrijvingen dienen te gebeuren via mail op xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. De inschrijvingen mogen geen beperkende voorwaarden bevatten. Eventuele doorhalingen dienen door de inschrijver tegengetekend te worden.
b) De gegadigden kunnen na voorafgaande afspraak met Xx Xxxxxx – mail: xx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx – een plaatsbezoek brengen aan de plaatsen die voor de concessie ter beschikking worden gesteld.
c) De uiterste inschrijvingsdatum wordt vastgesteld op 14/08/2024 om 12:00.
d) In beide gevallen vermelden: “inschrijving voor de exploitatie van catering op Putteke winter december 2024”.
e) Een intrekking van de inschrijving is uitsluitend geldig ingeval zij in dezelfde voorwaarden en binnen dezelfde termijn als bepaald voor de inschrijving is geschied. Hetzelfde geldt voor elke verklaring tot wijziging van de inschrijving.
f) Een inhoudelijk dossier met betrekking tot de gunningscriteria dient bijgevoegd te worden.
g) De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de inschrijvers de mogelijkheid te geven hun offertes aan te passen of aan te vullen indien dit noodzakelijk blijkt voor de vergelijking van de offertes en rekening houdend met de gelijkheid van de inschrijvers. Inschrijvers kunnen geen rechten doen gelden, indien de opdrachtgever beslist ineens tot toewijzing over te gaan zonder eventuele aanpassingen of aanvullingen te vragen.
h) De opdrachtgever zal binnen een redelijke termijn tot toewijzing overgaan.
i) De inschrijver wiens bieding aanvaard wordt, wordt hiervan per mail verwittigd.
Artikel 6 Selectiecriteria
Om geldig in te schrijven voor deze exploitatie moeten de inschrijvers:
a) Ingeschreven zijn in het handelsregister als verantwoordelijke belast met het beheer van een horeca-uitbating
b) De inschrijver bezorgt minstens 3 referenties van goed uitgevoerde catering op een evenement van ongeveer 10.000 bezoekers.
Artikel 7 gunningscriteria
De inschrijvingen worden beoordeeld op basis van volgende gunningscriteria (deze criteria kunnen gewijzigd worden)
a) Bedrag van de concessievergoeding (50 %) - de hoogste bieder krijgt 100% van de punten. De lagere biedingen worden hier procentueel tegen afgewogen.
b) Duurzaamheid van de aangeboden artikelen (10%)
c) Het aandeel gezonde voeding binnen het aanbod (5%)
d) Verkoopprijzen die aan de klant worden gevraagd (10%) - hoe goedkoper de prijzen hoe meer punten. Er wordt een greep uit het aanbod genomen om met elkaar te vergelijken.
e) Presentatie / Look en feel van de uitgiftepunten en eventueel terras (10%) – ’dit criterium mag bijkomend ondersteund worden door foto’s van de uitgiftepunten.
f) Extra materiaal ter beschikking (5%)
g) Aangeboden betalingssysteem cash / cashless – inruilstanden (10%) - Onze voorkeur gaat uit naar een systeem zonder betaalkaarten eigen aan het systeem, maar met reguliere bankkaarten.
Artikel 8 Aansprakelijkheid
De concessionaris is volledig verantwoordelijk voor wat betreft de juiste aanwending van zijn infrastructuur. De opdrachtgever kan onder geen enkel beding aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of incorrect gebruik van de kramen, wagens, installaties en toebehoren.
Als door foutief gebruik van materialen schade is aan het domein door de cateraar, dan wordt hier een vaststelling van gedaan. Deze schade dient door de catraar te worden vergoed.
Artikel 9 Elektriciteit
De opdrachtgever voorziet in de cateringzones nutsvoorzieningen voor elektriciteit. Steeds in onderling overleg qua haalbaarheid. Als de concessiehouder zelf stroomgroepen gebruikt moeten alle gebruikte stroomgroepen of andere voorzieningen voldoen aan de regelgeving inzake veiligheid en milieunormen. Indien de concessionaris stroomgeneratoren plaatst, moeten dit stroomgeneratoren zijn met een dubbelwandige tank in een lekbak. Bij voorkeur het gebruik van stille generatoren met een lage uitstoot.
Artikel 10 Producten
a. De concessionaris zorgt voor een gevarieerd aanbod van producten, dat in overleg met de opdrachtgever f inaal wordt vastgelegd rekening houdend met de periode, het publiek en het soort evenement.
b. De producten die te koop worden aangeboden door de concessionaris kunnen tijdens het evenement te allen tijde door de opdrachtgever anoniem gecontroleerd worden.
c. De verkoop van energydranken (bijvoorbeeld Red Bull) sigaretten en/of verdovende middelen is tijdens het evenement strikt verboden.
d. De concessionaris moet voor verkoop van dranken marktconforme prijzen hanteren zoals gelijkaardige producten op andere gelijkaardige evenementen. Ook voor verkoop van etenswaren worden marktconforme prijzen gehanteerd conform de gebruikelijk geldende tarieven voor gelijkaardige producten in de omgeving.
e. De concessionaris is verplicht om te werken met herbruikbaar cateringmateriaal (zowel voor voeding als voor drank) volgens de geldende regelgeving. Hij staat in voor het gebruik ervan, de inzameling, de f inanciële handelingen die hierbij betrokken zijn. De concessionaris kan zich voor de richtlijnen baseren op de OVAM-wetgeving voor overheden in verband met herbruikbare drank en voedselrecipiënten op evenementen.
Artikel 11 Materieel en uitrusting
a. De concessionaris dient op zijn kosten te zorgen voor de volledige uitrusting en het materieel dat vereist is voor de efficiënte exploitatie van de concessie. De concessionaris voorziet de mogelijkheid voor de bezoekers om cashless te betalen. Ook de terugbetaling van de herbruikbare materialen moet cashless gebeuren. Tijdens en na het event heeft de opdrachtgever toegang tot dit systeem om de stand van zaken mee op te volgen.(heb ik extra toegevoegd om wat controle te kunnen uitvoeren. In het verleden ging dit steeds)
b. De concessionaris is zelf verantwoordelijk voor het duidelijk afficheren van de prijzen van de verkochte producten. De prijslijsten worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgever.
c. De concessionaris is ook verantwoordelijk voor het duidelijk aanduiden van de werkwijze van terugbetaling van de waarborg van het herbruikbaar catering materiaal.
d. De concessionaris is verantwoordelijk voor de brandveiligheid. De concessionaris moet de nodige veiligheidsattesten kunnen voorleggen en een veiligheidskeuring door de brandweer en andere bevoegde diensten voor en tijdens de evenementen toestaan.
e. De concessionaris verbindt zich ertoe het restafval zoveel mogelijk te beperken en bij elk kraam zelf de nodige voorzieningen te treffen om het afval op te slaan. Deze voorzieningen bestaan minimaal uit 2 afvalcontainers per kraam of vuilniszakken met de nodige afvalrecipiënten. Al het afval moet dadelijk na de activiteit op legale wijze afgevoerd worden door de concessionaris en verwijderd van het terrein. De milieuwetgeving moet te allen tijde gerespecteerd worden.
Artikel 12 Opbouw en afbraak, editie 2024
a. De concessionaris moet zijn kraam en/of materialen opbouwen na afspraak met de diensten van de opdrachtgever op donderdag 5 december (anders in overleg met de opdrachtgever).
b. Eventueel gebeurt er een controle en inspectie door de opdrachtgever, de brandweer, de veiligheidscoördinator en de concessionaris. Op dat moment moeten alle vereiste attesten verplicht aanwezig zijn en moet er eveneens een kopie voorhanden zijn voor de brandweer. De concessionaris is er zich evenwel van bewust dat hij als professionele handelaar als enige verantwoordelijk en aansprakelijk is om aan de geldende regelgeving te voldoen evenals de bepalingen van dit opdrachtdocument te respecteren.
c. De horecawagens moeten volledig operationeel zijn en voldoende voorraad ingeslagen hebben op vrijdag 18.00u tot 23.00u en zaterdag van 17.00u tot 23.00u. Tijdens de duur van het evenement is bevoorrading of andere vormen van gemotoriseerd verkeer niet toegestaan.
d. De afbraak van de horecakramen en het verwijderen van het restafval dient te gebeuren op zondag 8 of maandag 9 december. Uren af te spreken met de opdrachtgever. Hiervan kan enkel worden afgeweken na schriftelijke goedkeuring door de opdrachtgever.
Artikel 13 Verantwoordelijkheid - verzekeringen
a. De concessiehouder alleen, ter volledige bevrijding van de opdrachtgever, is verantwoordelijk voor eender welke schade veroorzaakt ter gelegenheid van de exploitatie van de concessie:
• hetzij aan zijn persoon of zijn goederen;
• hetzij aan de persoon of aan de goederen van zijn aangestelde in wier contract hij moet bepalen dat zij generlei verhaal kunnen nemen tegen de opdrachtgever;
• hetzij aan de provincie of aan de personeelsleden van de provincie of aan derden;
• hetzij aan de goederen die aan de provincie toebehoren of aan deze waarvan de opdrachtgever het genot of het toezicht heeft.
b. Om zich te dekken tegen de in voorgaande paragrafen aangehaalde risico’s zal de concessiehouder, van zodra hij de exploitatie begint, aangepaste verzekeringen afsluiten bij een solvabele maatschappij.
Artikel 14 Bijzondere bepalingen
a. De concessionaris mag de normale werking van het park op geen enkele wijze hinderen door de verkoop van zijn producten.
b. De zuiverheid van de standplaatsen, het materieel, benodigdheden en de dienst mogen in geen enkel opzicht te wensen overlaten.
c. Het is de concessionaris niet toegelaten om het even welke reclame of panelen aan te brengen of te plaatsen in De Schorre, met uitzondering van deze die verbonden zijn aan het verkooppunt.
d. Het gebruik van geluidsversterkers voor muziek of mededelingen is verboden.
e. De concessionaris verbindt er zich toe de bestaande en toekomstige wetgeving en reglementen die aan de exploitatie van dergelijke inrichtingen verbonden zijn, inzonderheid, maar niet limitatief: de reglementering van de eetwareninspectie, de handelsbedrijvigheid en de sociale wetgeving te eerbiedigen (vb. gebruik van geregistreerd kassasysteem). De concessiehouder draagt hiervoor alleen, ter volledige bevrijding van de concessiegever de gehele verantwoordelijkheid.
f. Na het evenement wordt een evaluatie van de samenwerking en de uitvoering opgemaakt waarbij beide partijen op aanwezig zijn. Een negatieve evaluatie kan leiden tot uitsluiting van deelname aan concessies van evenementen van de opdrachtgever in het jaar volgend op de uitgevoerde opdracht
Artikel 15 Intrekking - einde van de concessie
a. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de concessie éénzijdig in te trekken om redenen van algemeen belang. Behoudens in gevallen van overmacht zoals bepaald in punt b van dit artikel zal de concessionaris eventuele reeds gemaakte kosten, mits hij hiervan het bewijs voorlegt, kunnen verhalen op de opdrachtgever .
b. Indien het evenement waarvoor huidige concessieovereenkomst opgemaakt is door overmacht of beperkingen opgelegd van overheidswege (met inbegrip van beperkende maatregelen in het kader van een epidemie of pandemie) niet kan doorgaan wordt de concessionaris voor dat jaar ontslaan van zijn verplichtingen in het kader van deze overeenkomst. In dat geval zal de concessionaris hiervoor op geen enkele manier schadevergoeding kunnen eisen van de opdrachtgever, zelfs niet voor reeds geleverde prestaties.
c. Geen enkele vergoeding, van welke aard ook, is door de opdrachtgever verschuldigd aan de concessiehouder op het einde van de concessie.
Artikel 15 Betwistingen
Geschillen naar aanleiding van de uitvoering van deze overeenkomst zijn voor beslechting aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen onderworpen, maar worden bij voorkeur in minnelijk overleg zoals bijvoorbeeld bemiddeling opgelost.